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CONTROLO DE TESOURARIA

VICTOR SANTOS
(4/7/14)

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ÍNDICE:

Conteúdo
Introdução..................................................................................................................................................... 3 
Controlo de Tesouraria ................................................................................................................................. 4 
Regras gerais ............................................................................................................................................ 4 
Cobranças ............................................................................................................................................. 4 
Pagamentos........................................................................................................................................... 5 
Fundo de Maneio .................................................................................................................................. 5 
Contas Movimentadas pela Tesouraria ..................................................................................................... 6 
Descrição das contas da classe 1 .......................................................................................................... 6 
Conta 12 - Depósitos à Ordem ............................................................................................................. 8 
Cheque...................................................................................................................................................... 9 
Reconciliação do saldo Bancário ............................................................................................................ 10 
Controlo Interno dos Saldos de Caixa .................................................................................................... 12 
CONCLUSÕES .......................................................................................................................................... 12 
BIBLIOGRAFIA:....................................................................................................................................... 13 

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Introdução
O presente manual foi preparado como suporte à UFCD “Controlo de
Tesouraria”.

A tesouraria surgiu da necessidade das entidades possuíssem um órgão que


efetua-se a cobrança das receitas e os pagamentos de despesas. Tendo em atenção
que os pagamentos seriam em numerário.

A tesouraria é considerada como o departamento de uma entidade que efetua o


registo das entradas e saídas de dinheiro.

Atualmente, a tesouraria existe predominantemente nas entidades de maior


dimensão. ex: Municípios, Associações, Empresas Publico Privadas, Sociedades
Anónimas.

A utilização da conta caixa é em maior numero em comparação com qualquer


outro tipo de transação. Encontrando-se desta forma mais sujeito a roubos e
fraudes. Desta forma é fundamental à existência de um sistema adequado de
controlo de caixa.

A caixa é um meio de pagamento das dívidas correntes encontrando-se


disponível imediatamente.

Tendo em atenção as operações diárias com a caixa, existe a necessidade de


supervisionar periodicamente os saldos de caixa. O caixa e tesoureiro utiliza as
folhas de caixa.

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Controlo de Tesouraria
Regras gerais

1. Quem lida com o dinheiro não deve efetuar registos de tesouraria:

2. As entradas de caixa deverão ser depositadas;

3. As saídas de Caixa devem ser efetuadas em cheque;

4. Não são permitidas entradas e saídas não documentadas.

A Caixa é um meio líquido de pagamento de propriedade da empresa para:

 Vales Postais nacionais ou Estrangeiros;


 Depósitos à Ordem;
 Depósitos a prazo;
 Saques bancários;
 Cheques nominais ao portador;
 Divisas;
 Moedas e notas.

Não deve incluir:

 Selos do Correio;
 Selos Fiscais;
 Vales de Caixa (utilizados para pagar despesas pequenas, jornais deverão
ser substituídos por bilhetes e recibos da base da caixa);
 Declarações de divida;
 Cheques pré datados.

Cobranças

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A pessoa nomeada para lidar com caixa não deverá efetuar lançamentos
contabilísticos para as suas próprias atividades.

Controlo Interno

1. Depósito da totalidade das entradas;

2. Vendas a pronto deverão ser apoiadas por facturas – recibo;

3. A obrigação de prestar contas estabelecida nas transferências de dinheiro

Quem recebe dinheiro não deve:

o Efectuar saídas de caixa.


o Registo de Transacções de caixa ou reconciliar extractos bancários.

Pagamentos

Nesta tarefa é essencial assegurar que os pagamentos são efectuados por pessoas
autorizadas, que os pagamentos são devidamente recebidos e acompanhados por
documentos comprovativos de cada pagamento,

Controlo Interno

1. Todas as saídas à exceção do fundo maneio deverão ser efetuadas por cheque;

2. Quando os cheques são assinados, os recibos e os documentos comprovativos


deverão ser enviados para revisão;

3. Quem assina os cheques não deve ter acesso as entradas de caixa, não deverá
ter fundos a seu cargo e não deverá registar lançamentos de caixa nem fazer
reconciliação de contas bancárias.

Fundo de Maneio

Existem nas empresas despesas de pequenos montantes onde não se justifica a


emissão de cheques ( ex: selos postais, despesas de entregas, fornecimentos e
outras despesas) e que são pagas em dinheiro, através de um adiantamento de
caixa a que vulgarmente se chama de fundo de maneio.

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O sistema de fundo de maneio ou fundo fixo de caixa, consiste no
estabelecimento de um montante fixo, que é periodicamente reposto com a
emissão de um cheque no valor do montante dos valores despendidos.

Controlo Interno

Os procedimentos para implementar e manter um fundo de maneio fixo são:

 Calculo da estimativa total de pequenas despesas que deverão ser pagas


num curto espaço de tempo normalmente 1 mês;
 Emite-se um cheque para o total estimado que é colocado no fundo;
 O único lançamento da conta fundo de maneio é para reposição do fundo,
no entanto, poderá ser determinado que esse fundo deverá ser aumentado
ou diminuído;
 O responsável pelo fundo maneio guarda o dinheiro numa caixa fechada
com os comprovativos dos pagamentos efectuados.
 De cada vez que é efectuado o pagamento, o respectivo comprovativo dá
entrada no registo do fundo de maneio,
 De cada vez que é efectuado o pagamento o respectivo comprovativo dá
entrada no registo do fundo de maneio e é colocado com o saldo do
dinheiro da caixa do fundo maneio;
 A verificação do fundo maneio é obtida contando o numerário e juntando
os montantes da totalidade dos comprovativos da caixa..

Contas Movimentadas pela Tesouraria


Descrição das contas da classe 1

Contas da classe 1 – Meios Financeiros líquidos.

Esta classe apresenta os seguintes contas:

11 Caixa

12 Depósitos à Ordem

13 Outros Depósitos Bancários

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14 Outros Instrumentos Financeiros

Conta 11 Caixa

Uma entidade pode ter a necessidade de efectuar movimentos em várias contas -


caixa, em função das suas necessidades e da sua localização das suas
necessidades operacionais e da localização das suas unidades. Desta forma
podem ser criadas subcontas por cada tipo de caixa.

A conta 11 movimenta-se a partir da folha de caixa, onde são registadas as


operações de recebimentos e pagamentos, os valores são transcritos para o diário
e razão. A função das folhas de caixa é funcionarem com uma folha com a
cronologia das operações de Caixa.

Exemplo:

Podemos subdividir a conta 11 Caixa

111 Caixa

112 Caixa do departamento de vendas

113 Caixa da loja de Lisboa

114 Caixa da loja de Faro

115 Caixa da Fabrica

118 Caixa Pequena (pode surgir para controlo de meios monetários que figuram
em caixa, pequenas despesas de secções ou pessoas. È reforçada através da
apresentação das despesas.

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Deverão ser tomados os seguintes procedimentos de controlo interno, com o


objetivo de limitar o risco:

 A implementação do sistema de fundo fixo de caixa deve definir o limite


máximo de pagamentos em dinheiro;

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 As folhas de caixa devem evidenciar quem as elaborou e a sua revisão
e/ou aprovação.
 Na reposição do fundo fixo, os documentos de saída de caixa devem ser
formalmente aprovados e identificados para não serem reapresentados.
 Deve existir separação de funções para permitir que as funções de caixa e
o registo contabilístico sejam executados por pessoas diferentes.

Conta 12 ‐ Depósitos à Ordem

Esta conta inclui os meios de pagamentos existentes em contas nas instituições


de credito. Regra geral, a conta e as subcontas de depósitos à ordem apresentam
um saldo devedor ou nulo. Somente em casos pontuais apresentam um saldo
credor, isto acontecesse normalmente quando as empresas recorrem aos bancos,
onde possibilitam o acesso a quantias superiores às existentes em deposito, é o
chamado saque a descoberto.

A conta 12 pode ser dividida em subcontas.

Esta divisão tem como objetivo sabermos qual o movimento com cada um dos
bancos com que a empresa tem relações financeiras.

Controlo Interno

O sistema de controlo interno deve-se basear:

1. A entidade deve obrigar-se através de 2 assinaturas;

2. Os documentos para pagamento devem ser originais, não podendo aceitar o


uso de fotocópias.

3. Devem ser realizadas reconciliações bancárias mensalmente, através da


comparação entre os extractos contabilísticos e os extractos bancários, listando-
se todos os movimentos pendentes e justificando-se os desfasamentos temporais,
as diferenças deverão ser analisadas e regularizadas, as reconciliações devem ser
revistas e aprovadas pelo superior hierárquico.

4. Adequada divisão de funções;

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5. Deve-se proceder à circularização periódica (mensal, trimestral, semestral) dos
saldos de clientes e fornecedores;

Cheque
Uma entidade procede à abertura de uma conta à ordem para salvaguardar os
seus depósitos num lugar seguro, para ter a possibilidade de emissão de cheques.

Para a abertura de uma conta bancária é necessário o preenchimento de uma ficha


de identificação de assinatura, servindo para comparação para quando os cheques
são apresentados. O cheque é uma autorização escrita pelo depositário dando
ordem ao banco para retirar uma quantia definida da conta à ordem para efectuar
o pagamento à entidade que se encontra identificada no cheque.

O cheque envolve 3 personalidades:

1. Sacador: a pessoa que emite o cheque.

2. Sacado: o banco onde o cheque é levantado.

3. Beneficiário: pessoa ou empresa a quem o cheque é pago.

Vantagens dos Cheques

 Os talões do livro de cheques tem como função o registo dos montantes de


caixa pagos enquanto os cheques liquidados pelo banco e devolvidos ao
cliente provam que foi pago dinheiro à pessoa que tinha direito legal de o
receber.
 É a forma mais conveniente de pagar a terceiros porque podem ser enviados
pelo correio com segurança. Se o cheque for extraviado ou roubado, o
depositário pode pedir ao banco para não efetuar o pagamento.

Emissão

A emissão ocorre com o preenchimento e assinatura de um cheque pelo emitente.

O emitente assina o cheque aceitando a responsabilidade pelo montante que se


encontra no cheque.

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Existem os diferentes tipos de emissão para diferentes propósitos:

1. Emissões ao Portador: é o tipo de emissão onde se encontra apenas na


assinatura do beneficiário em cada momento. Contudo apresenta a desvantagem
de poder ser extraviado ou roubado pode levantado por alguém que o encontre ou
roube;

2. Emissões nominais: estas emissões permitem somente que um cheque possa


ser depositado ou transferido para o nome da pessoa que é emitido;

3. Emissões Barradas: este tipo de emissão (cheques cruzados) limita o


beneficiário quanto ao uso que ele possa fazer dos fundos recebidos, são
utilizados normalmente para depósitos.

Endosso

A assinatura do depositante chama-se endosso.

O endosso é a transferência de posse do cheque.

Reconciliação do saldo Bancário


O banco procede a entrega periódica de um extracto bancário onde apresenta:

1) Saldo Inicial

2) Depósitos realizados e outros créditos;

3) Cheques pagos e outras despesas (débitos)

4) Saldo Final

No extrato encontra-se a relação dos cheques pagos e liquidados e outros avisos


de débitos ou créditos da conta. Um aviso de débito pode ser um memorando de
comissões bancárias; um aviso de crédito pode ser um memorando de
transferências recebidas pelo banco a favor do depositário.

A Reconciliação bancária tem como objetivo identificar erros cometidos quer


pelo banco quer pelo depositário.

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O saldo da contabilidade e o saldo da conta do depositário normalmente não
coincidem. Assim para provar a veracidade de ambos os registos deverão ser
encontradas as diferenças de reconciliação e efectuados os devidos lançamentos.

Os itens de reconciliação encontram-se divididos em 2 grandes grupos:

1.Os itens nas contas do depositário não registados pelo banco;

2. Os itens no extracto bancário não registados nas contas do depositário.

Itens na contabilidade mas não constantes no extracto bancário:

 Depósitos em trânsito: são entradas de caixa registadas por uma empresa


cujo recebimento tardio impossibilita o seu depósito.
 Cheques por liquidar: são cheques que foram emitidos pelo depositário
mas ainda não apresentados no banco para pagamento. O total dos
cheques é deduzido ao saldo bancário.

Erros: Poderão ocorrer devido ao registo de muitos cheques, através por exemplo
de uma transposição de números. O item poderá ser adicionado se o saldo for
exagerado e deduzido se diminuído.

Itens nos extractos bancários mas não na contabilidade

 Comissões: Normalmente, o banco retira montantes por serviços


prestados, o montante exacto não é conhecido pelo depositário até que
receba o extrato. O valor das comissões deve ser descontado ao saldo
contabilístico.
 Cheques sem cobertura: são aqueles que foram depositados mas não
podem ser recebidos devido á falta de fundos da conta do emissor. Existe
a emissão de um aviso por parte do banco para movimentar a conta do
depositário a debito. O montante deverá ser deduzido ao saldo
contabilístico.

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 Transferências: o banco recebe transferências e outros itens cobrando
pequenas taxas. Depois o banco adiciona entradas na conta e emite um
aviso de credito ao depositário.

Erros: deverão ser efectuados lançamentos ao diário para rectificar as contas.


Devemos alertar os bancos para os erros que o próprio banco poderá corrigir.

Controlo Interno dos Saldos de Caixa


1. As reconciliações bancárias deverão ser realizadas por pessoas que não
recebem nem assinam cheques;

2. Os extratos de conta e cheques pagos deverão ser recebidos sem serem abertos
pelo responsável da reconciliação bancária;

3. Quem assina os cheques não deve ter acesso às entradas de caixa, não tendo
fundos a seu cargo, registar lançamentos nem reconciliar contas bancárias;

4. Deverão ser efetuadas contagens surpresas aos fundos de caixa.

Se for respeitado o princípio onde todas as saídas de caixa sejam depositadas; o


extracto de conta mensal pode constituir um controlo poderoso sobre os saldos de
caixa.

CONCLUSÕES
O presente manual visa constituir um documento de apoio à UFCD “Controlo de
Tesouraria”, no qual se procura expor os aspetos essenciais dos conteúdos
previstos.

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BIBLIOGRAFIA:

Caiado, António Campos Pires, “Contabilidade de Gestão”, Vislis Editores : Lisboa 1997

Jacintho, Roque. Contabilidade Comercial, 2. ed., São Paulo: Ática,1987.

Martins, César Lutero Costa, “ O Controlo de Gestão e a Contabilidade”, Vislis Editores,


2001

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