MANUAL DE ORIENTAÇÕES

DO PORTAL CONTRACT

1
 BERNHOEFT – AUDITORES
GESTÃO DE RISCOS COM TERCEIROS
MANUAL DO PORTAL: CONTRACT

SÃO PAULO – 2015

2
SUMÁRIO

I. PORTAL: CONTRACT ........................................................................................................................ 4

II. PÁGINA INICIAL............................................................................................................................... 5
CARREGAMENTO DE MOBILIZAÇÃO .................................................................................................. 6
Etapa 1 ................................................................................................................................................ 7
A. Confirmar prestação de serviço. ................................................................................................ 7
B. Informar que não houve prestação de serviço. ......................................................................... 8
Etapa 2 .............................................................................................................................................. 10
A. Adicionar Trabalhadores ...................................................................................................... 10
Etapa 3 .............................................................................................................................................. 12
A. Excluir Trabalhadores ........................................................................................................... 12
Etapa 4 .............................................................................................................................................. 14
A. Atualizar dados dos Trabalhadores: ..................................................................................... 14
Etapa 5 .............................................................................................................................................. 16
A. Resumo dos trabalhadores: ................................................................................................. 16
Etapa 6 .............................................................................................................................................. 17
A. Anexar documentos da Empresa ......................................................................................... 17
B. Inserir comentário ................................................................................................................ 19
Etapa 7 .............................................................................................................................................. 21
A. Anexar documentos do trabalhador .................................................................................... 21
B. Processo de Carregamento .................................................................................................. 23
Etapa 8 .............................................................................................................................................. 24
A. Concluir carregamento ......................................................................................................... 24
Informações Adicionais .................................................................................................................... 25
Regularizar Pendências .................................................................................................................... 28
Anexos .............................................................................................................................................. 30
1. Fluxograma do processo de envio de documentação e análise:.............................................. 30
2. Modelo de declaração de competência sem medição: ........................................................... 31
3. Email enviado após a atualização de trabalhadores: ............................................................... 32
4. Solicitação de documentos enviada após a atualização de Trabalhadores: ............................ 33
5. Recebimento de documentos: ................................................................................................. 34

3
I. PORTAL: CONTRACT

O Portal Contract é um sistema informatizado via web, que funciona como meio de troca
e consulta de informações e relatórios entre as Contratadas e a Bernhoeft.

O sistema disponibiliza uma ferramenta de carregamento de arquivos (upload) para que

as empresas Contratadas enviem de forma digital todas as documentações solicitadas á
Bernhoeft (documentos iniciais, mensais e de pendências).

Tudo inicia com a atualização mensal dos funcionários do contrato, em seguida as

empresas contratadas realizam o upload de documentos previamente solicitados. A
Bernhoeft recebe estes arquivos e realiza a análise dos mesmos, para que posteriormente
possa emitir o relatório de pendências e enviá-lo às empresas contratadas, que terão a
possibilidade de realizar uma nova carga de documentos ou justificar a pendências no
próprio portal. Para um melhor entendimento, consultar o anexo 1 (FLUXOGRAMA DO
PROCESSO DE ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO E ANÁLISE).

4
II. PÁGINA INICIAL

Para acessar o sistema Contract basta utilizar o link abaixo:

http://newcontract.contractweb.com.br/Login

Na primeira tela do sistema o operador deve inserir o seu login (e-mail completo) e
senha. O cadastro dos Trabalhadores responsáveis pelas atualizações das contratadas
será realizado previamente pela Bernhoeft após o envio da planilha de responsáveis que
deverá ser encaminhada. É importante informar que as empresas contratadas ficarão
responsáveis pela atualização no portal de seus documentos e também das empresas
subcontratadas e cessionárias vinculadas a seus contratos.

Após preencher o
Login e a Senha,
clique em “enviar”
para dar início à
navegação no
portal.

5
CARREGAMENTO DE MOBILIZAÇÃO

O carregamento de mobilização serve para que uma nova competência possa ser gerada e sua
documentação analisada de forma previa ao carregamento de documentações mensal.

Clicar para gerar

uma nova
mobilização.

3º A mobilização é
inserida junto às outras
1º Deve-se selecionar competências.
o contrato.

2º Selecionar a
contratada e salvar.

6
Etapa 1

A. Confirmar prestação de serviço.

No Menu “Confirmar prestação de serviço” a contratada deverá informar se houve ou não

prestação de serviço.

7
B. Informar que não houve prestação de serviço.

Nas competências em que não ocorreu prestação de serviços o operador deverá clicar no ícone
“NÃO” para justificar esta situação. O operador deverá anexar uma declaração assinada pelo
responsável pela empresa informando o motivo pelo qual não ocorreu prestação de serviços, para
um melhor entendimento baixar modelo disponível.

Confirmar
prestação
de serviço

8
Segue o passo a passo para inserir declaração de não prestação de serviço:

- Clicar na opção Clique aqui para baixar o modelo da declaração;

- Após preenchimento dos dados salvar a declaração.

- Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a declaração para que a mesma
possa ser carregada.

Informar que
não houve
prestação de
serviço na
Confirmar
competência
prestação
de serviço

Carregar a
declaração

Realize a busca
em seus
arquivos da
declaração
assinada pelo
representante
da empresa
Selecionar justificando a
o arquivo não prestação
de serviços.

Clicar em
Abrir

9
Etapa 2

A. Adicionar Trabalhadores

Caso na competência houver alocação de novos Trabalhadores, esta etapa servirá para inserir as
informações referentes a esses trabalhadores.

Na medida em que as informações para determinado colaborador for concluída, caso queira
adicionar outro colaborador, clicar na opção “Adicionar Colaborador”, caso deseje excluir clicar na
opção “Excluir colaborador”.

Clicar para
adicionar novo
colaborador

Visualizar os
colaboradores
adicionados

Excluir
colaborador

Visualizar os
dados dos
colaboradores

As Informações dos novos trabalhadores também poderão ser informadas através de uma
planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo
sistema.
10
 Sempre utilizar as opções
das linhas suspensas das
colunas.

Segue o passo a passo para importação da planilha de Trabalhadores:

- Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas;

- Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva;

- Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada;

- Ao clicar no botão “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em
“ABRIR” para realizar o upload da planilha.

Procure a planilha
de Trabalhadores
em seus arquivos.
Ao encontrá- lá
selecione o arquivo
e em seguida clicar
“Abrir” para concluir
a operação.

Selecione a
Planilha

Clicar em
Abrir

11
Etapa 3

A. Excluir Trabalhadores

Se na competência houver Trabalhadores demitidos ou que mesmo não tendo sido demitido não
faz mais parte do projeto, esta etapa servirá para que esses possam ser informados.

Excluir
trabalhadores

Informar se houve
ou não demitidos
na competência.

Caso haja,
inserir os
dados do
funcionário.

As Informações dos trabalhadores desligados também poderão ser informadas através de uma
planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo
sistema.

12
 Sempre utilizar a
opção das linhas
suspensas das
colunas

Segue o passo a passo para importação da planilha de Trabalhadores demitidos:

- Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas;

- Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva;

- Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada;

- Ao clicar no botão “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em
“ABRIR” para realizar o upload da planilha.

13
Etapa 4

A. Atualizar dados dos Trabalhadores:

Nesta etapa será possível editar a relação de funcionários, retificando os campos

lançados anteriormente. Após todas as alterações clique “SALVAR”, para atualizar a
lista de Trabalhadores no sistema.

Sempre que a atualização de Trabalhadores for realizada, o sistema irá enviar um

email para o operador e os responsáveis da contratante para que ocorra a
confirmação das informações registradas no portal. Portanto, caso a empresa
contratada realize uma atualização incorreta, a contratante poderá informá-la e
solicitar a retificação dos dados registrados.

Atualizar dados
dos
trabalhadores

14
As Atualizações dos dados dos trabalhadores também poderão ser informadas através de uma
planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo
sistema.

Segue o passo a passo para inserir a planilha com atualização dos dados dos Trabalhadores:

Alterar dados do
colaborador e
clicar em salvar Sempre utilizar
a opção das
linhas suspensas
das colunas

- Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas;

- Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva;
- Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada;
- Ao clicar no botão “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em
“ABRIR” para realizar o upload da planilha.

15
Etapa 5

A. Resumo dos trabalhadores:

Em seguida será disponibilizado um resumo em gráficos de todas as informações de

trabalhadores inseridas/alteradas.

16
Etapa 6

A. Anexar documentos da Empresa

Nesta etapa deverão ser anexados os documentos da empresa referente à competência. Os

documentos deverão estar salvos em PDF e serem anexados conforme solicitado.

Observação:

1. Essa etapa só é liberada após a atualização das informações referentes aos

trabalhadores.

2. Só serão permitidos uploads de arquivos com a seguinte extensão:

PDF

3. O tamanho máximo do arquivo anexado não deve exceder 30MB.

4. É preferível utilizar o acesso ao portal da Bernhoeft pelo navegador Google

Chrome por ser compatível com o nosso sistema.

Desmarcar para
visualizar as cobranças Anexar
sanadas. documentos da
empresa

Clicar na
opção
adicionar
arquivo

Verificar o
documento que
está sendo
solicitado

Após clicar na opção adicionar arquivo, deverá ser selecionado o documento que será
carregado, e em seguida clicar em abrir.

17
 Documento
solicitado

Documento
que será
anexado

Clicar em abrir
para enviar

Em seguida o sistema mostrará o processo de carregamento do documento até a sua

conclusão, informando dados como: tamanho, data e hora do envio. Se o documento
apresentado estiver incorreto o mesmo poderá ser excluído. Veja o exemplo na página a
seguir.

Desmarcar para
visualizar as
cobranças sanadas.

Processo de
carregamento

Detalhes do
arquivo

Opção para
excluir o
documento

18
Após a conclusão do carregamento do documento, o operador terá a possibilidade visualizar a
documentação, para identificar se a mesma foi anexada de forma correta, clicando no nome
original do arquivo.

B. Inserir comentário

As empresas contratadas em algumas situações necessitam enviar declarações para justificar

determinadas situações quando existem particularidades no envio ou na análise dos
documentos. O Contract disponibiliza aos seus usuários a opção de incluir observações sobre
cada documento anexado, viabilizando a troca de informações e diminuindo o apontamento
de não conformidades. Cada comentário anexado reduz o número de documentos não
anexados e conta como documento.

Documento que Inserir

receberá comentário
comentário

19
Após clicar no ícone para inserir o comentário surgirá uma caixa para que o mesmo seja
inserido e em seguida clicar em ok para concluir.

Clicar em
“ok” para
concluir

20
Etapa 7

A. Anexar documentos do trabalhador

Nesta etapa deverão ser inseridos os documentos trabalhistas da competência.

Para inserir documentos por trabalhador, clicar em cima do nome do funcionário para
que possa ser visualizada a relação de documentos. Para inserir o documento, clicar na
opção “adicionar”, ou caso queira inserir um comentário, clicar na opção “inserir”.

Anexar
Nome do documentos dos
funcionário trabalhadores

Adicionar o
documento

Inserir
Relação dos comentário
documentos

21
O lançamento de documentos Trabalhistas no sistema possibilita ao operador anexar um
documento por trabalhador ou um único arquivo que contemple um grupo de Trabalhadores.

EX.: Existe um único arquivo em PDF que contemple dois Cartões de Ponto, um para o
“Funcionário 1” e outro para o “Funcionário 2”, neste caso deve-se escolher o documento “Cartão
de ponto”, em seguida buscá-lo em seus arquivos. Para concluir, selecione os Trabalhadores
contemplados no arquivo e clique em “OK”.

Documento
que será
carregado

Carregar
arquivo
Selecionar
os
funcionários

Após carregar o arquivo, o sistema irá listar quais os documentos e de quais funcionários foram
carregados. Para conferir se o upload foi realizado corretamente, clique no nome do documento
anexado para visualizá-lo.

22
 B. Processo de Carregamento

O sistema mostrará todo o processo de carregamento, que após ser concluído trará informações
sobre o arquivo que está sendo anexada, velocidade do upload, tempo previsto para a conclusão,
percentual de carregamento do documento e quantidade carregada.

Processo e
informações do
documento
carregado.

23
Etapa 8

A. Concluir carregamento

Nesta etapa o sistema disponibilizará um resumo com a situação dos documentos

solicitados, representada em gráficos. Após a verificação, clicar em “Finalizar” para
concluir o carregamento do mês.

Concluir
carregamento

Resumo com a Clicar em Finalizar

situação dos documentos
documentos solicitados
solicitados

24
Informações Adicionais
Incluir
finalizados

Quantidade
de
documentos
que ainda não
foram
importados

Quando toda a documentação estiver anexada à competência migrará para a página

“Incluir finalizados”.

25
Campo utilizado para pesquisar o contrato e verificar suas competências.

Selecionar o número do
contrato, a contratada e
clicar em Pesquisar.

O Sistema exibirá o Status da competência e sinalizará sua situação, informando se está:

pendente, concluído ou em análise.

Situação da
competência

O sistema Ícone para

informará a acessar
etapa do carregamento
carregamento 26
Quando o ícone estiver com a cor amarela significa que a documentação está em
processo de análise. Caso esteja com a cor Vermelha após a realização da análise foram
detectadas pendências e deverão ser regularizadas. Se estiver com a cor Verde a
competência está concluída, ou seja sem pendências.

Alteração
das cores

27
Regularizar Pendências

Nesta tela o operador terá a possibilidade de visualizar todas as não conformidades apontadas
pela Equipe da Bernhoeft referente aos documentos analisados. Nesta página é possível também
identificar todos os documentos pendentes, a não conformidade identificada em cada um e a
forma de regularização destas. Nessa mesma tela poderão ser anexados os documentos
retificados ou não apresentados e inserir comentários para cada ponto não conforme, se for
necessário. A competência pendente estará sinalizada de cor Vermelho, devendo operador clicar
na opção do carregamento e inserir o documento ou a justificativa conforme solicitado.

Competência
pendente

Após clicar no ícone o sistema disponibilizará a relação com os documentos pendentes, o

operador irá clicar no documento para inserir utilizar o ícone: Carregar arquivo, para inserir
comentário clicar no ícone: Comentário e para visualizar a regularização e relevância clicar em:
Pendências.

28
 Adicionar
documento
pendente

Visualizar a
recomendação da
pendência

Justificar
Documento
documento
Pendente
pendente

Para visualizar a pendência com detalhes, o operador deverá clicar no ícone “pendências”
destacado de vermelho, neste campos estará disponivel informações como: não conformidade,
regularização e a relevância.

Não conformidade Regularização Relevância

Para regularizar a pendência a contratada deverá anexar o documento solicitado pela equipe de
auditoria.

29
Anexos

1. Fluxograma do processo de envio de documentação e

análise:

30
2. Modelo de declaração de competência sem medição:

31
3. Email enviado após a atualização de trabalhadores:

32
4. Solicitação de documentos enviada após a atualização de
Trabalhadores:

33
5. Recebimento de documentos:

34