introdução aos Sistemas de

Informação Contábil
Um sistema de informação contábil (AIS) é uma estrutura que uma empresa usa
para coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e relatar seus dados
financeiros para que possa ser usada por contadores, consultores, analistas de
negócios, gerentes, diretores financeiros (CFOs). ), auditores, reguladores e
agências tributárias.

Contadores especialmente treinados trabalham em profundidade com a AIS para

garantir o mais alto nível de precisão nas transações financeiras e na manutenção
de registros de uma empresa, bem como disponibilizar dados financeiros para
aqueles que legitimamente precisam acessá-la - tudo isso mantendo os dados
intactos e seguros.

Os sistemas de informações contábeis geralmente consistem em seis

componentes principais: pessoas, procedimentos e instruções, dados, software,
infraestrutura de tecnologia da informação e controles internos. Vamos examinar
cada componente em detalhes.

Partes de um sistema de informação contábil

Um sistema de informações contábeis geralmente possui seis partes básicas:

1. Pessoas que usam o sistema, incluindo contadores, gerentes e analistas

de negócios
2. Procedimento e instruções são as maneiras pelas quais os dados são
coletados, armazenados, recuperados e processados
3. Dados incluindo todas as informações que entram em um AIS
4. Software consiste em programas de computador usados para processar
dados
5. A infra-estrutura de tecnologia da informação inclui todo o hardware
usado para operar o AIS
6. Controles internos são as medidas de segurança usadas para proteger
O que são sistemas de informação
contábil?
Um sistema de informação é um processo formal para coletar dados, processar
os dados em informações e distribuí-las aos usuários. O objetivo de um
sistema de informação contábil (AIS) é coletar, armazenar e processar dados
financeiros e contábeis e produzir relatórios informativos que os gerentes ou
outras partes interessadas possam usar para tomar decisões de
negócios. Embora um AIS possa ser um sistema manual, hoje a maioria dos
sistemas de informação contábil é baseada em computador.

Funções de um sistema de informação contábil

Os sistemas de informação contábil possuem três funções básicas:

1. A primeira função de um AIS é a coleta e o armazenamento eficientes e

efetivos de dados referentes às atividades financeiras de uma
organização, incluindo a obtenção dos dados de transação dos
documentos de origem, o registro das transações em periódicos e o
registro de dados de periódicos em registros.
2. A segunda função de um AIS é fornecer informações úteis para a
tomada de decisões, incluindo a produção de relatórios gerenciais e
demonstrações financeiras.
3. A terceira função de um AIS é garantir que os controles estejam no
local para registrar e processar com precisão os dados.

Partes de um sistema de informação contábil

1. Pessoas
As pessoas em um AIS são simplesmente os usuários do sistema. Os profissionais
que podem precisar usar o AIS de uma organização incluem contadores,
consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros e auditores. Um
AIS ajuda os diferentes departamentos dentro de uma empresa a trabalhar em
conjunto.

Por exemplo, o gerenciamento pode estabelecer metas de vendas para as quais a

equipe pode solicitar o valor apropriado do estoque. O pedido de estoque notifica o
departamento de contabilidade de um novo pagamento. Quando as vendas são
feitas, o pessoal de vendas pode inserir pedidos de clientes, a contabilidade
pode faturar clientes, o armazém pode montar o pedido, o departamento de
expedição pode enviá-lo e o departamento de contabilidade é notificado de um
novo recebível . O departamento de atendimento ao cliente pode rastrear as
remessas do cliente e o sistema pode criar relatórios de vendas para o
gerenciamento. Os gerentes também podem ver os custos de estoque, custos de
envio, custos de fabricação e assim por diante.

Com um AIS bem projetado, todos em uma organização autorizada podem

acessar o mesmo sistema e obter as mesmas informações. Um AIS também
simplifica a obtenção de informações para pessoas fora da organização, quando
necessário.

Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar

a eficácia da estrutura de preços da empresa examinando dados de custo, dados
de vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os
controles internos, a condição financeira e a conformidade da empresa com a Lei
Sarbanes-Oxley (SOX).

O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que o
utilizarão. O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não
atrapalhar, a eficiência.

2. Procedimento e Instruções
O procedimento e as instruções de um AIS são os métodos usados para coletar,
armazenar, recuperar e processar dados. Esses métodos são manuais e
automatizados. Os dados podem vir de fontes internas (por exemplo, funcionários)
e fontes externas (por exemplo, pedidos on-line de clientes). Procedimentos e
instruções serão codificados em software AIS - eles também devem ser
"codificados" em funcionários por meio de documentação e treinamento. Para ser
eficaz, os procedimentos e instruções devem ser seguidos de forma consistente.

3. Dados
Para armazenar informações, um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados,
como a linguagem de consulta estruturada (SQL), uma linguagem de computador
comumente usada para bancos de dados. O AIS também precisará de várias telas
de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e entrada de dados,
bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades de
diferentes usuários e vários tipos de informações.

Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes às

práticas de negócios da organização. Quaisquer dados comerciais que afetem as
finanças da empresa devem entrar em um AIS.

O tipo de dados incluídos em um AIS dependerá da natureza do negócio, mas

pode consistir no seguinte:

 ordens de venda
 declarações de cobrança do cliente
 relatórios de análise de vendas
 requisições de compra
 faturas de fornecedor
 verificar registros
 contabilidade geral
 dados de inventário
 informação de folha de pagamento
 marcação do tempo
 informação de impostos

Esses dados podem ser usados para preparar demonstrações contábeis e

relatórios, como vencimentos de contas a receber, cronogramas
de depreciação / amortização , balancetes , lucros e perdas, e assim por
diante. Ter todos esses dados em um único local - no AIS - facilita as atividades de
registro, relato, análise, auditoria e tomada de decisões de uma empresa. Para que
os dados sejam úteis, devem ser completos, corretos e relevantes.

Por outro lado, exemplos de dados que não entrariam em um AIS incluem
memorandos, correspondências, apresentações e manuais. Esses documentos
podem ter uma relação tangencial com as finanças da empresa, mas excluindo as
notas de rodapé padrão, eles não são realmente parte da manutenção de registros
financeiros da empresa.

4. Software
O componente de software de um AIS são os programas de computador usados
para armazenar, recuperar, processar e analisar os dados financeiros da
empresa. Antes que houvesse computadores, os AISs eram sistemas manuais
baseados em papel, mas hoje, a maioria das empresas está usando software de
computador como base do AIS. Pequenas empresas podem usar Quickbooks da
Intuit, Sage Peachtree Accounting ou Small Business Accounting da Microsoft,
mas existem muitas outras. Pequenas e médias empresas podem usar o Business
One da SAP . Empresas de médio e grande porte podem usar o Microsoft
Dynamics GP, o MAS 90 ou o MAS 200 da Sage Group, o Peoplesoft da Oracle ou
o Epicor Financial Management.

Qualidade, confiabilidade e segurança são componentes-chave do software

AIS eficaz. Os gerentes confiam nas informações que saem para tomar decisões
para a empresa e precisam de informações de alta qualidade para tomar decisões
acertadas.

Os programas de software AIS podem ser personalizados para atender às

necessidades exclusivas de diferentes tipos de empresas. Se um programa
existente não atende às necessidades de uma empresa, o software também pode
ser desenvolvido internamente com contribuições substanciais dos usuários finais
ou pode ser desenvolvido por uma empresa terceirizada especificamente para a
organização. O sistema poderia até ser terceirizado para uma empresa
especializada.

Para as empresas de capital aberto, independentemente do programa de software

e das opções de personalização escolhidas pela empresa, os regulamentos da
Sarbanes-Oxley ditarão a estrutura do AIS até certo ponto. Isso porque os
regulamentos da SOX estabelecem controles internos e procedimentos de
auditoria que as empresas públicas devem cumprir.

5. Infraestrutura de Tecnologia da Informação

Infra-estrutura de tecnologia da informação é apenas um nome sofisticado para o
hardware usado para operar o sistema de informações contábeis. A maioria
desses itens de hardware são coisas que uma empresa precisaria ter de qualquer
maneira, incluindo computadores, dispositivos móveis, servidores, impressoras,
protetores contra surtos, roteadores, mídia de armazenamento e, possivelmente,
uma fonte de alimentação de backup. Além do custo, os fatores a serem
considerados na seleção de hardware incluem velocidade, capacidade de
armazenamento e se ela pode ser expandida e atualizada.

Talvez o mais importante, o hardware selecionado para um AIS deve ser

compatível com o software pretendido. Idealmente, não seria apenas compatível,
mas ideal - um sistema desajeitado será muito menos útil do que um sistema
veloz. Uma das maneiras pelas quais as empresas podem atender facilmente aos
requisitos de compatibilidade de hardware e software é adquirindo um sistema
pronto para uso que inclua o hardware e o software de que a empresa precisa. A
aquisição de um sistema turnkey significa, teoricamente, que a empresa obterá
uma combinação ideal de hardware e software para seu AIS.

Um bom AIS também deve incluir um plano para manutenção, manutenção,

substituição e atualização de componentes do sistema de hardware, bem como um
plano para o descarte de hardware quebrado e desatualizado para que os dados
confidenciais sejam completamente destruídos.

6. Controles Internos
Os controles internos de um AIS são as medidas de segurança que ele contém
para proteger dados confidenciais. Estas podem ser tão simples quanto senhas ou
tão complexas quanto a identificação biométrica. Um AIS deve ter controles
internos para proteger contra acesso não autorizado ao computador e limitar o
acesso a usuários autorizados, o que inclui alguns usuários dentro da
empresa. Ele também deve impedir o acesso não autorizado a arquivos por
pessoas que têm permissão para acessar apenas partes selecionadas do sistema.

Um AIS contém informações confidenciais que pertencem não apenas à empresa,

mas também a seus funcionários e clientes. Esses dados podem incluir números
do Seguro Social, informações sobre salários, números de cartões de crédito e
assim por diante. Todos os dados em um AIS devem ser criptografados e o acesso
ao sistema deve ser registrado e supervisionado. A atividade do sistema também
deve ser rastreável.

Um AIS também precisa de controles internos que o protejam contra vírus de

computador, hackers e outras ameaças internas e externas à segurança da
rede . Também deve ser protegido contra desastres naturais e picos de energia
que podem causar perda de dados.
Como os AISs funcionam na vida real
Vimos como um AIS bem projetado permite que um negócio funcione sem
problemas no dia-a-dia ou prejudique sua operação se o sistema estiver mal
projetado. Um terceiro uso para um AIS é que, quando um negócio está com
problemas, os dados do AIS podem ser usados para descobrir a história do que
deu errado.

Os casos da WorldCom e Lehman Brothers fornecem dois exemplos.

Em 2002, os auditores internos da WorldCom, Eugene Morse e Cynthia Cooper,

usaram o AIS da empresa para descobrir US $ 4 bilhões em alocações
fraudulentas de despesas e outros lançamentos contábeis. A investigação levou à
rescisão do CFO Scott Sullivan, bem como à nova legislação - seção 404 da Lei
Sarbanes-Oxley, que regulamenta os controles e procedimentos financeiros
internos das empresas.

Ao investigar as causas do colapso do Lehman, uma revisão de seu AIS e outros

sistemas de dados foi um componente-chave, juntamente com a coleta e revisão
de documentos, além de entrevistas com testemunhas. A busca pelas causas do
fracasso da empresa "exigiu uma extensa investigação e revisão dos sistemas
operacionais, comerciais, de avaliação , financeiros, contábeis e outros dados do
Lehman", segundo o relatório do examinador de 2.200 páginas e nove volumes.

Os sistemas do Lehman fornecem um exemplo de como um AIS não deve ser

estruturado. O relatório do examinador Anton R. Valukas afirma: "Na época de seu
pedido de falência , o Lehman mantinha uma colcha de retalhos de mais de 2.600
sistemas de software e aplicativos ... Muitos dos sistemas do Lehman eram
arcanos, desatualizados ou não padronizados."

O examinador decidiu concentrar seus esforços nos 96 sistemas que pareciam

mais relevantes. Esse exame exigia treinamento, estudo e tentativa e erro apenas
para aprender a usar os sistemas.

O relatório de Valukas também observou que "os sistemas do Lehman eram

altamente interdependentes, mas seus relacionamentos eram difíceis de decifrar e
não eram bem documentados. Foi preciso um esforço extraordinário para
desvendar esses sistemas para obter as informações necessárias".

(Veja também o Estudo de Caso: O Colapso dos Lehman Brothers . )

The Bottom Line
Os seis componentes de um AIS trabalham em conjunto para ajudar funcionários
importantes acoletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e relatar seus
dados financeiros. Ter um sistema de informações contábeis bem desenvolvido e
mantido que seja eficiente e preciso é um componente indispensável de um
negócio bem-sucedido.

Sistema de Informação
Contábil - AIS
O que é um 'Sistema de Informação Contábil - AIS'
Um sistema de informação contábil (AIS) é a coleta, armazenamento e
processamento de dados financeiros e contábeis usados por usuários internos
para relatar informações a investidores, credores e autoridades fiscais. Um sistema
de informação contábil é geralmente um método baseado em computador para
rastrear a atividade contábil em conjunto com recursos de tecnologia da
informação. Um sistema de informação contábil combina práticas
contábeis tradicionais, como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP),
com recursos modernos de tecnologia da informação.

Próximo
QUEBRANDO 'Sistema de Informação Contabilística -
AIS'
Um sistema de informação contábil contém vários elementos importantes no ciclo
contábil . Embora as informações contidas em um sistema variem entre setores e
tamanhos de empresas, um sistema típico de informações contábeis inclui dados
relacionados a receitas, despesas, informações sobre clientes, informações sobre
funcionários e informações fiscais. Dados específicos incluem pedidos de vendas e
relatórios de análise, requisições de compra, faturas, registros de cheques,
estoque, folha de pagamento, contabilidade e informações do balanço financeiro.

Além disso, os sistemas de informações contábeis geralmente são plataformas

altamente seguras, com medidas preventivas tomadas contra vírus, hackers e
outras fontes externas que tentam coletar informações.

Armazenamento de dados e recall

Um sistema de informação contábil deve ter uma estrutura de banco de dados
para armazenar informações. Esta estrutura de banco de dados é tipicamente
programada com linguagem de consulta que permite a manipulação de tabelas e
dados. Um sistema de informações contábeis possui vários campos para inserir
dados e editar dados previamente armazenados.

Saída de dados
As várias saídas de um sistema de informações contábeis mostram a versatilidade
de suas capacidades de manipulação de dados. Um sistema de informações
contábeis produz relatórios incluindo contas a receber , relatórios antigos com
base em informações do cliente, programações de depreciação para ativos fixos e
balancetes para relatórios financeiros. Listas de clientes, cálculos de tributação e
níveis de estoque também podem ser reproduzidos. No entanto, correspondências,
memorandos ou apresentações não são incluídos no sistema porque esses itens
não estão diretamente relacionados aos relatórios financeiros e à contabilidade da
empresa.

Relacionamentos entre Departamentos

Um sistema de informação contábil se esforça para atravessar diferentes
departamentos. Dentro do sistema, o departamento de vendas pode fazer o upload
do orçamento de vendas. Essas informações são usadas pela equipe de
gerenciamento de estoque para conduzir estoque e comprar materiais. Após a
compra do estoque, o sistema pode notificar o departamento de contas a pagar da
nova fatura. Um sistema de informações contábeis também pode compartilhar
informações sobre um novo pedido para que os departamentos de manufatura,
expedição e atendimento ao cliente estejam cientes da venda.

Controles internos
Uma parte integrante dos sistemas de informação contábil está relacionada aos
controles internos.Políticas e procedimentos podem ser colocados dentro do
sistema para garantir que informações confidenciais de clientes, fornecedores e
negócios sejam mantidas dentro de uma empresa. Por meio do uso de negação de
acesso físico, requisitos de login, registros de acesso, autorização e segregação
de funções, os usuários podem se limitar a apenas as informações relevantes
necessárias para executar sua função de negócios.

Os sistemas de informações contábeis coletam e processam dados de transações

e comunicam as informações financeiras às partes interessadas. Existem muitos
tipos de sistemas de informação contábil e, como resultado, eles variam
muito. Vários fatores influenciam esses sistemas, como o tipo de negócio, o
tamanho do negócio, o volume de dados, o tipo de necessidade de gerenciamento
de dados e outros fatores.

Sistemas de Processamento Eletrônico de Dados (EDP)

A maioria das empresas, exceto as menores, usa sistemas computadorizados,

também chamados de sistemas de processamento eletrônico de dados (EDP).

Esses sistemas lidam com todas as etapas do processo contábil, desde o registro
da transação financeira até a preparação das demonstrações financeiras. As
empresas estão melhorando constantemente a tecnologia de seus sistemas para
se manterem competitivas e em conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley de
2002 . Mesmo as empresas menores podem optar por usar sistemas como
o Quickbooks .

Noções básicas de transações comerciais e processos de negócios

Para entender como esses sistemas de informações contábeis funcionam, você

precisa entender os termos básicos de contabilidade "transações comerciais" e
"processos empresariais". Mais importante, você precisa entender como
transações e processos de negócios se juntam para gerar relatórios
financeiros. Com relação aos sistemas de informações contábeis, as transações
comerciais podem ser divididas em vários tipos de processos de negócios:

1. Processos de receita e retorno, sistemas e controles

As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são

grandes volumes de vendas diárias, devoluções e transações de entrada de caixa .

2. Processos, sistemas e controles de gastos e devoluções

As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são
grandes volumes de transações de despesas, devoluções e saídas de
caixa. Astransações de folha de pagamento e compra de ativos fixos também
estão nessa categoria.

3. Processos, sistemas e controles de conversão

As transações comerciais nessa categoria são matérias-primas e transações de

trabalho em andamento.

4. Processos, sistemas e controles administrativos

As transações comerciais que são administrativas são investimentos, empréstimos

e transações de capital.

Todas essas transações comerciais resultam em contas T configuradas nos

processos, sistemas e controles do Razão Geral . A partir do razão geral, são
desenvolvidas demonstrações financeiras internas e externas. Os relatórios
financeiros internos podem ser um cronograma de vencimento para contas a
receberou um relatório de status de estoque de vendas. Os relatórios financeiros
externos seriam a demonstração de resultados , o balanço patrimonial e
a demonstração dos fluxos de caixa .

Tipos de sistemas de informação contábil

Existem vários tipos ou categorias de sistemas de informação contábil. O que uma

empresa de negócios usa depende do tipo de negócio , do tamanho do negócio,
das necessidades do negócio e da sofisticação do negócio:

Sistemas manuais

Os sistemas de informações contábeis manuais são usados principalmente por

empresas muito pequenas e empresas domésticas. Se um sistema for
inteiramente manual, ele exigiria o seguinte: documentos de origem ,
razão geral , diário geral e periódicos especiais ou periódicos subsidiários que
você possa precisar.

Sistemas legados

Os sistemas legados geralmente estão em empresas existentes e foram usados

antes que a tecnologia da informação se tornasse tão sofisticada quanto é
hoje.Embora os sistemas legados possam parecer antiquados, eles têm algumas
vantagens definidas para a empresa. Eles contêm dados históricos valiosos sobre
a empresa. O pessoal da empresa tende a saber como usar o sistema e entendê-
lo. Um sistema legado geralmente foi customizado para as necessidades
específicas de uma empresa individual. Você não encontrará esse tipo de
personalização em pacotes de software de contabilidade genéricos.

Infelizmente, os sistemas legados também apresentam desvantagens

significativas.Muitas vezes, eles não têm documentação. Geralmente, é difícil
encontrar peças de reposição, pois o hardware e o software podem se tornar
obsoletos. Até mesmo a linguagem de computador que os sistemas legados usam
geralmente é um idioma mais antigo.

A maioria dos sistemas legados foi construída do zero.

Substituição de Sistemas Legados

Você pode substituir completamente seu sistema legado por um sistema novo e
atualizado. Essa é uma solução bastante cara. Você também pode atualizar seu
sistema legado. Você pode usar um procedimento chamado screen scraping, que
é uma técnica que pega os dados exibidos na tela do computador e os converte de
modo que um aplicativo mais recente possa lê-los. Você também pode configurar
um sistema de integração de aplicativos corporativos. Esse tipo de sistema faz a
rede de diferentes aplicativos em seu sistema legado, como inventário, folha de
pagamento e outros.

Se você é um SMB, a menos que seja a menor variedade doméstica, você

desejará que seu sistema de informações contábeis esteja atualizado para mantê-
lo competitivo em seu setor. Há muitas opções para escolher.