12 de março de 2014 | 15h30-17h30

Objetivo:

Melhorar a produtividade utilizando métodos e técnicas

que permitam otimizar a planificação do tempo disponível

Melhorar a qualidade da organização

pessoal e gestão do tempo
 Questionário de Auto-Diagnóstico

• Costuma planificar alguma área da sua vida?

• Quais(l) a(s) área(s) da sua vida que costuma planificar?

• Como costuma planificar?

• Marca habitualmente o início e o fim das atividades que desenvolve?

• Como se encontra distribuído o seu tempo em dias da semana?

• Como se encontra distribuído o seu tempo durante o fim-de-semana?

• Quando chega ao seu local de trabalho/estudo, o que costuma fazer para

prosseguir o seu dia?
Gestão de Tempo: Definições
Gestão de Tempo
Yesterday is History

Tomorrow’s a Mystery

But Today is a Gift

That’s Why They Call it

The Present
Gestão de Tempo: Definições

Gestão de Energia

Quanto mais importante, mais energia

Durante um seminário um instrutor colocou sobre
a mesa uma jarra de vidro e um monte de pedras
(tamanho de um punho).

“Quantas pedras cabem nesta jarra?”

Colocou as pedras dentro da jarra.

“A jarra está cheia?”

“Sim”
Posteriormente pegou numa jarra com gravilha e
despejou sobre a jarra com as pedras.

“A jarra está cheia?”

“Provavelmente não”

De seguida pegou noutra jarra com areia que ocupou

os espaços deixados pela gravilha.

“A jarra está cheia?”

“Não”
Por fim, pegou numa jarra com água e despejou-a.

“Qual o objetivo?”
“Quando alguém se esforça muito, consegue
encaixar sempre mais coisas na sua vida.”

Mas esse não é o verdadeiro objectivo…..

“Coloque as pedras grandes em primeiro lugar”

Stephen Covey
Para onde temos de ir? Meta

Prioridades

VS
Desenvolvimento Pessoal e Profissional

Conhecer características:
– Dos objetivos definidos;
– Pessoais;
– Necessidades.

Maximização da Eficiência
Eficiência versus eficácia
 Métodos
Método Pessoal

Auto-Conhecimento

• Ritmos Biológicos;

• Auto-Recompensas;

• Organização.
Organização
Cronobiologia

Ao aprendermos a escutar o nosso

organismo potenciamos o nosso ritmo
natural;

O tempo pode ser optimizado através

da planificação de determinadas
actividades em determinados períodos
do dia.
Objetivos
Sabia que apenas 3% dos adultos possuem objetivos claros e escritos
e em papel?

Estas pessoas conseguem atingir 5 – 10 vezes mais do que aquelas

com iguais ou melhores habilitações e capacidades, mas que, por
qualquer razão, nunca se deram ao trabalho de escrever exatamente
o que pretendem alcançar.

Como sabe se já chegou ao destino se

não sabe para onde vai?
Objetivos
REMAR

R R
(relevantes) (registáveis)

E A
(específicos) (alcançáveis)

M
(mensuráveis)
Objetivos
Para onde se quer ir?

O que se pretende realizar?

O que se deve evitar?

Qual o resultado final que se pretende alcançar?

Em que prazo se pretende atingir?

Que condições têm de ser respeitadas?

Quais os apoios necessários?

“Desperdiçadores” do Tempo

Quais são os “ladrões” do

tempo mais comuns?
“Desperdiçadores” do Tempo

É normal “desperdiçar” tempo.

Por vezes pode ser construtivo, porque nos pode

ajudar a relaxar ou a reduzir tensão.

Origens:

* Internas (auto-geradas);

* Externas (contexto ambiental)

“Desperdiçadores” do Tempo

Auto-Geradas Contextuais

* Desorganização * Visitas
* Procrastinação * Telefonemas
* Incapacidade de dizer * Correio Inútil
“não” * Esperar por alguém
* Reuniões não produtivas
* Crises
Outros Outros

* “Falatório” * Conversas à hora do café

* Perfeccionismo * Relatórios sem utilização
desnecessário prática
Gerir dos “desperdiçadores”
– É eficiente?

– Está organizado para minimizar o esforço?

– O fluxo de materiais e movimentos processa-se livremente?

– Já pensou colocar mais próximo de si os materiais que utiliza com maior

frequência?

– O espaço para trabalhar está desarrumado?

– Quanto tempo perde a procurar coisas que sabe que estão lá mas não as
encontra?
Desorganização
Procrastinação
Incapacidade para dizer “não”
Stress
Matriz de Gestão de Tempo

Urgente Menos Urgente

Importante Inevitável Qualidade Fazer Já!

Menos Decepção Desperdício Fazer mais

Importante tarde

Dedicar Muito Dedicar o

Tempo Mínimo de
Tempo
Exemplo

Tarefa
Preparar a reunião de sexta-feira à tarde

Prioridade
Média

Início
Amanhã às 09:00 horas

Fim do prazo
Sexta-feira de manhã
Gerir o Tempo

• A melhor maneira de reunir informação é mantendo um diário de registos.

• Após o registo dessas informações deverá examiná-las sob três aspetos:

◙ Necessidade;

◙ Adequabilidade;

◙ Eficiência.
Estratégias
Internas

* Procrastinação
* Gestão de Stress
* Competências de Relacionamento Interpessoal
* Comunicação
* Assertividade
* Gestão de Conflitos

Externas

* Gestão dos “desperdiçadores” de tempo

* Delegação de tarefas
* Planificação
Procrastinação
Aprender a procrastinar ou adiar com qualidade

Flexibilizar horários

Planificar

Tomar Decisão

– Definir e cumprir prazos para completar uma tarefa;

– Combinar com alguém para monitorizar o processo;

– Tratar das tarefas logo pela manhã;

– Criar um sistema de recompensa.

Delegar
Transferência de tarefas

Libertação

Maior Concentração

Responsabilidades vs Autoridade

Expectativas não realistas

Maior perda de tempo

Delegar
Delegar com eficácia:

* Faça apenas o que pode.

* Há coisas que os outros fazem melhor

Tarefas a manter:

* Liderança de projectos ou de organizações;

* Criação de sistema de recompensas;

* Verificação do controlo de performance;

* Delinear estratégias;

* Assegurar uma boa comunicação interna;

* Avaliar os resultados.
Delegar

Quais as tarefas em Não delegar

desenvolvimento que são Completar depois
Irrelevantes?

Quais as tarefas em Delegar

desenvolvimento que podem
ser cumpridas por outra pessoa?

Quais as tarefas em Não delegar

desenvolvimento que só eu Dar prioridade
posso desempenhar?
Planificar
Planeamento:

É um processo complexo.

Constitui a chave para aliviar o stress provocado pela escassez de tempo.

Planear é uma forma de estruturação para garantir o sucesso.

O planeamento é tipicamente de curto prazo ou de longo prazo

* Planeamento flexível (ponto de referencia)

* Ajustes contínuos

* Espírito crítico
Planificar
Fases de elaboração de um plano:

1. Estabelecer objetivos;

2. Enumerar atividades;

3. Esquematização das prioridades;

4. Elaboração do plano;

5. Criação de planos de contingência

Planificar
Instrumentos de auxilio no planeamento a curto prazo

Os planos a curto prazo desenvolvem-se e calendarizam-se melhor numa

base semanal ou diária.

Planos semanais

Planos diários

Plano de conferência
Planificar
Planos semanais

Um plano semanal deve descrever:

* aquilo que se pretende concretizar até ao final da semana

* as acções necessárias para conseguir fazê-lo.

* podem ser simples ou complexos.

* depois de concluído deve manter o seu plano para consultá-lo

Planificar

Planos diários

Uma lista de prioridades diárias é a melhor maneira de focar a atenção nos seus objetivos mais
importantes.

O formato da sua lista não é importante.

Pode fazê-la em qualquer lado:

* numa agenda,
* numa folha de papel
* num formulário da sua autoria.

Utilize a sua lista de “coisas a fazer” para esquematizar a sua rotina diária.

Nela deverão constar reuniões e compromissos além do tempo necessário para realizar itens com
prioridade na sua lista.
 “Para fazer” ABC Estado

Telefonar ao João sobre o calendário do novo projecto A

Fazer apresentação à direcção A

Escrever ao Samuel – incluir último relatório C

Reunião de equipa – pedir informações sobre o cliente Y ao António B

Enviar fotocópias ao Carlos C

Telefonar à Teresa para marcar a próxima reunião C

Telefonar à Beatriz para confirmar participantes na reunião de 2.ª feira B

Avaliação do Álvaro – lembrar Bernardo para estar presente A

Comprar bilhetes para o teatro no caminho de casa C

Reunir documentos para projecto importante A

 Plano de Conferência

Necessita de comunicar frequentemente com colegas de trabalho para obter informações

que requer para o seu trabalho?

* Muitas vezes isso ocasiona interrupções que distraem as pessoas.

* Uma maneira de lidar com este problema eficazmente é através da utilização

de um Plano de Conferência.
• Em primeiro lugar introduza os
nomes das pessoas que consulta
com frequência. Em seguida, à
medida que for pensando nos
assuntos que tem para discutir
anote-os por baixo desse nome.
Quando chegar a altura para
conferenciar com essa pessoa,
organize os itens da lista por
prioridades.
Características dos Planos:

• Abrangente

• Personalizado

• Equilibrado

• Flexível

• Realista
Principais dificuldades:

1. Esquecimentos

2. Tarefas numerosas

3. Falta de produtividade

4. Cansaço

5. Indecisão
1. Resultados
* Objectivos/Expectativas?

Plano de trabalho
2. Atividades
* Estratégias?

3. Prioridades
* O que é mais importante?

4. Estimativa de duração
* Tempo de execução estimado

Plano de tempo
5. Horários
* Quando realizar?

6. Fexibilidade
* Imprevistos?
Regras a considerar na elaboração de um plano:

1. Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos;

2. Intervalos;

3. Prever compromissos e obrigações de curto, médio e longo prazo;

4. Reservar tempo para análise e trabalho individual;

5. Utilizar grelhas/fichas de planeamento que permitam fácil leitura

Usar símbolos e cores

 Duração Decisão
Data Actividades Importante Urgente

Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar

 Plano Semanal

2a 3a 4a 5a 6a Sab Dom
Conclusões
Leis e Princípios da Gestão de Tempo
Lei dos 20/80

• Concentrar no essencial
• 80% dos resultados obtém-se com 20% do esforço
Lei das sequências Homogéneas de trabalho
Lei de Parkinson

• Pensar em função do tempo necessário e não

em função do tempo disponível
Lei da Contra-produtividade

Saber Parar
Lei da Alternância
Lei dos ritmos biológicos
Lei da dimensão subjetiva do tempo
Conclusões
Definir e clarificar objetivos (escrevê-los e estabelecer prioridades)

Ter uma boa agenda

Centrar nos objetivos e não nas atividades

Tentar atingir objetivos diariamente

Registar regularmente o tempo

Reduzir gradualmente os “desperdiçadores” de tempo

Planificar o tempo

Impor deadlines

Ação vs Reação

Acabar o que se começa

Conclusões
Ritmos biológicos

Mobilização das energias

Comunicação eficaz

Planos

Metas

Objetivos

Exercício Físico

Alimentação Saudável

Stress
Conselhos úteis:

1. Separar trabalho do lazer

2. Programar atividades

3. Não adiar tarefas menos interessantes

4. Flexibilidade

5. Aproveitar todos os momentos

6. Antecipar o que for possível

7. Encarar um plano com ceticismo

8. Auto-avaliação da eficácia
O que poderemos ganhar?
Mais tempo disponível;

Melhores desempenhos profissionais;

Melhor comunicação, e relação interpessoal com o grupo de trabalho;

Maior responsabilização dos seus colaboradores;

Maior motivação de todos;

Melhor capacidade de previsão/planeamento;

Em suma, mais eficácia e maior satisfação do grupo e de si mesmo.

Mensagem Principal

Focar a gestão na energia

e não no tempo!
Muito obrigada
gempsico@med.up.pt