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Cgu - Manual de Gestão de Materiais e Patrimônio PDF
Cgu - Manual de Gestão de Materiais e Patrimônio PDF
SERVIÇO PÚBLICO
DEZEMBRO / 2014
Escola de Contas do Tribunal de Contas dos Municípios
Estado de Goiás
Thiago Parísio é graduado em administração de empresas pela UFPE, pós-graduado em gestão de pessoas pela
FAFIRE. É servidor concursado do Tribunal de Contas de Pernambuco desde 2005, exerceu a chefia da Divisão de
Patrimônio entre 2008 e 2011, da Divisão de Compras entre 2012 e 2013, da Divisão de Materiais entre janeiro e
setembro de 2014 e novamente da Divisão de Patrimônio da instituição a partir de outubro de 2014. (e-mail:
gestaodepatrimonio2012@gmail.com)
SUMÁRIO
COMPRAS
I Identificação de necessidades .......................................................................................... 5
1.1 Definições ........................................................................................................... 5
1.2 Evolução das compras ....................................................................................... 6
1.3 Fluxo de compras ............................................................................................... 7
1.4 Escolha de fornecedores .................................................................................... 8
1.5 Desafios para o setor de compras ................................................................... 10
1.6 Centralização x Descentralização .................................................................... 10
II Especificações ............................................................................................................... 11
2.1 Definições ......................................................................................................... 11
2.2 Elementos essenciais ....................................................................................... 11
2.3 Fontes .............................................................................................................. 12
2.4 Direcionamento ................................................................................................ 12
2.5 Padronização ................................................................................................... 13
2.6 Segmentação de produtos ............................................................................... 13
III Modalidades de compras .............................................................................................. 15
3.1 Licitação ........................................................................................................... 15
3.2 Pregão (presencial ou eletrônico) .................................................................... 17
3.3 Compra por dispensa de licitação .................................................................... 20
3.4 Compra por inexigibilidade de licitação ............................................................ 24
3.5 Compra por adiantamento (suprimento individual) .......................................... 25
3.6 Sistema de Registro de Preços (SRP) ............................................................ 27
IV Compras e gestão de contratos ................................................................................... 31
4.1 Aspectos fundamentais .................................................................................... 31
4.2 Formalização contratual ................................................................................... 31
4.3 Encargo e remuneração ................................................................................... 32
MATERIAIS
I Conceitos e definições .................................................................................................... 34
1.1 O que é gestão de materiais? .......................................................................... 34
2
1.2 Atividades da gestão de materiais ................................................................... 35
II Previsão de demandas .................................................................................................. 36
2.1 O que é previsão de demandas? ..................................................................... 36
2.2 Padrões de demandas ..................................................................................... 36
2.3 Técnicas de previsão ....................................................................................... 37
III Especificação de materiais ........................................................................................... 40
IV Agrupamento e classificação ........................................................................................ 41
V Controle de estoques .................................................................................................... 43
5.1 Gestão de estoques ......................................................................................... 43
5.2 Causas de erro em registros ............................................................................ 44
5.3 Classificação de estoques ................................................................................ 44
5.4 Classificação ABC ............................................................................................ 45
5.5 Outros métodos de controle ............................................................................. 47
5.6 Avaliação de estoques ..................................................................................... 49
5.7 Custos de estoques .......................................................................................... 52
5.8 Indicadores de estoques .................................................................................. 53
VI Recebimento e distribuição .......................................................................................... 55
6.1 Recebimento .................................................................................................... 55
6.2 Distribuição ....................................................................................................... 56
VII Movimentação e armazenagem .................................................................................. 58
7.1 Movimentação .................................................................................................. 58
7.2 Condições básicas do arranjo físico ................................................................. 59
7.3 Técnicas de estocagem ................................................................................... 60
VIII Inventário .................................................................................................................... 64
8.1 O que é um inventário? .................................................................................... 64
8.2 Modalidades de inventário ............................................................................... 64
8.3 Tipos de inventário ........................................................................................... 65
8.4 Etapas do planejamento de inventário ............................................................. 65
8.5 Indicador de inventário ..................................................................................... 67
PATRIMÔNIO
I Conceitos e definições .................................................................................................... 68
1.1 Patrimônio público ............................................................................................ 68
3
1.2 O que é gestão patrimonial? ............................................................................ 69
1.3 Classificação de bens ...................................................................................... 70
1.4 Material de consumo x Material permanente ................................................... 71
II Incorporações ................................................................................................................ 74
2.1 O que é incorporação? ..................................................................................... 74
2.2 Número patrimonial .......................................................................................... 76
2.2.1 Código de barras ........................................................................................... 77
III Controle físico ............................................................................................................... 79
3.1 Modalidades de movimentação de bens .......................................................... 79
3.2 Movimentação centralizada x descentralizada ................................................. 80
IV Manutenções ................................................................................................................ 82
V Modalidades de desfazimento ....................................................................................... 84
5.1 Avaliação de bens para alienação ................................................................... 87
5.2 Irregularidades patrimoniais ............................................................................. 88
VI Baixas ........................................................................................................................... 91
6.1 Casos especiais de baixas ............................................................................... 92
VII Depreciações ............................................................................................................... 94
7.1 Métodos mais utilizados ................................................................................... 95
VIII Inventário .................................................................................................................... 98
8.1 O que é um inventário? .................................................................................... 98
8.2 Modalidades de inventário ............................................................................... 98
8.3 Planejamento de um inventário ........................................................................ 99
8.4 Nova tecnologia: RFID ................................................................................... 100
4
COMPRAS
I IDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES
1.1 Definições
O grande desafio de uma aquisição bem feita é conseguir conciliar três atributos
geralmente incompatíveis: celeridade, qualidade e preço. Um compra célere nem sempre
é a mais econômica e ainda pode comprometer a qualidade do que se está adquirindo.
Comprar bem, portanto, pode ser considerado “uma arte”.
5
Ao contrário do senso comum que enxerga compras como um ato de procura de
bens e serviços para posterior suprimento à organização, a ―função‖ compras é mais
complexa e demanda responsabilidades maiores como:
Como se vê, a função é ampla e não deve ser exclusiva do setor: sua atividade só
será bem-sucedida se houver a colaboração de outros segmentos com o fornecimento
dos insumos necessários.
O processo de compras, assim como várias outras atividades, sofreu forte evolução
nas últimas décadas, como mostra o quadro abaixo:
6
COMPRA REATIVA (antes dos COMPRA PROATIVA (após
anos 80) anos 80)
Área de compras vista como Área de compras deve adicionar
centro de custos valor
Compradores respondem às Área de compras contribui para o
condições de mercado desenvolvimento de mercado
Os problemas são de Os problemas tem
responsabilidade do fornecedor responsabilidade compartilhada
Ênfase estratégica que pode ser
Ênfase no hoje
no longo prazo
Negociações ganha-perde Negociações ganha-ganha
Muitos fornecedores significam Muitos fornecedores significam
mais segurança perda de oportunidade
Estoques elevados significam Estoques elevados significam
mais segurança desperdício
Informação é valiosa se for
Informação é poder
compartilhada
2. Realização de cotações
Primeiramente, é necessário identificar fornecedores capazes de suprir a
demanda com a agilidade necessária para que o setor de compras encaminhe
solicitações de cotações por escrito. Com as informações devolvidas pelos
fornecedores, as cotações são analisadas quanto ao preço, especificações e prazo
de entrega.
7
Com base no orçamento disponível, é necessário definir a forma como o
material será adquirido (compra direta ou processo licitatório). A decisão deverá ser
autorizada por autoridade competente.
8
Fonte múltipla: Mais de um fornecedor disponível para um item, garantindo
competitividade.
Fonte simples: Decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um
único fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis no
mercado para estabelecer parcerias de longo prazo. Esta situação não se aplica a
órgãos públicos.
Habilidade técnica
Capacidade de produção
Confiabilidade
Serviço pós-venda
Localização do fornecedor
Preços e qualidade
Garantir a cumplicidade entre as duas partes, de tal forma que as propostas sejam
vantajosas para as organizações e as condições de fornecimento também sejam
favoráveis aos fornecedores, é a base para um importante ativo intangível: o
relacionamento positivo com parceiros comerciais. Por isso, é importante durante a
negociação levar em consideração fatores como:
Preços
Prazos de entrega
Condições de pagamento
Fatores pós-vendas
Condições de reajustes dos preços
Garantias contratuais e respectivas extensões
Garantias de qualidade
Custos de transporte
Custos de embalagens ou introdução de embalagens especiais
Acréscimos ou reduções de quantidades
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1.5 Desafios para o Setor de Compras
Para o comprador:
Tempo;
Qualidade;
Custo; e
Ciclo de vida dos produtos.
Vantagens da centralização:
Oportunidade de negociar maiores quantidades;
Homogeneidade da qualidade das aquisições; e
Maior controle de materiais e estoques.
Vantagens da descentralização:
Distância geográfica;
Tempo necessário para aquisição; e
Facilidade de diálogo com fornecedores.
10
II ESPECIFICAÇÕES
2.1 Definições
De acordo com a Lei Nº 8.666/93, art. 15, as compras, sempre que possível,
deverão:
11
Observação:
Certificações não são previstas por lei, mas podem ser solicitadas como
diferencial desde que sem caráter eliminatório.
2.3 Fontes
Fornecedores (mercado);
Especialistas;
Sites especializados;
Catálogos impressos;
Bancos de dados de órgãos públicos;
2.4 Direcionamento
De acordo com o Art. 3º da Lei 8.666/93, “é vedado aos agentes públicos: admitir,
prever, incluir ou tolerar, nos atos convocatórios, cláusulas ou condições que
comprometam, restrinjam ou frustrem o seu caráter competitivo e estabeleçam
preferências ou distinção”.
12
Observação:
Apesar de a lei proibir o gestor de indicar marcas ou características
exclusivas, não é impedido que uma aquisição seja realizada com base em
especificações de marcas e modelos para manutenção de padrões previamente
definidos e alheios à sua vontade pessoal (exemplos: pisos e revestimentos de
uma unidade).
2.5 Padronização
Vantagens:
Redução do trabalho da área de compras;
Simplificação de materiais;
Redução de itens, quantidades e custos de estoque;
Maior qualidade e uniformidade
Desvantagens:
Padrão imutável;
Não acompanhamento da evolução dos produtos;
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PRODUTO: Automóvel, tipo sedã médio
CLASSE
FABRICANTE / MARCA
A B C
Audi A4
BMW Série 3
Mercedes-Benz Classe C
Honda Civic
Toyota Corolla
Chevrolet Cruze
VW Jetta
Renault Fluence
JAC J5
Lifan 620
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III ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO (MODALIDADES DE
COMPRAS)
3.1 Licitação
Tomada de preços
Modalidade entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem
a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data
do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.
É determinada para obras e serviços de engenharia no valor de até R$
1.500.000 (um milhão e quinhentos mil reais) como também para compras e
serviços no valor de até R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Concorrência
Modalidade entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação
preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no
edital para execução de seu objeto.
É determinada para obras e serviços de engenharia de valor acima de R$
1.500.000 (um milhão e quinhentos mil reais) como também para compras e
serviços acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Convite
Modalidade entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto,
cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela
unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento
convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente
especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e
quatro) horas da apresentação das propostas.
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É determinada para obras e serviços de engenharia no valor de até R$
150.000 (cento e cinquenta mil reais) como também para compras e serviços no
valor de até R$ 80.000 (oitenta mil reais).
Observações:
- Existindo na praça mais de 3 (três) possíveis interessados, a cada novo
convite, realizado para objeto idêntico ou assemelhado, é obrigatório o convite a,
no mínimo, mais um interessado, enquanto existirem cadastrados não convidados
nas últimas licitações. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994) (Art. 22, § 6º)
- Quando, por limitações do mercado ou manifesto desinteresse dos
convidados, for impossível a obtenção do número mínimo de licitantes exigidos,
essas circunstâncias deverão ser devidamente justificadas no processo, sob pena
de repetição do convite. (Art. 22, § 7º)
Concurso
Modalidade entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico,
científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos
vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial
com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias.
Leilão
Modalidade entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis
inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou
penhorados, ou para a alienação de bens imóveis prevista no art. 19, a quem
oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação. (Redação dada
pela Lei nº 8.883, de 1994)
16
Técnica e preço; e
Maior lance ou oferta - nos casos de alienção de bens ou concessão de direito real
de uso. (Incluído pela Lei nº 8.883, de 1994)
Observação:
Melhor Técnica ou Técnica e Preço são tipos que deverão ser utilizados
exclusivamente para “serviços de natureza predominantemente intelectual, em
especial na elaboração de projetos, cálculos, fiscalização, supervisão e
gerenciamento e de engenharia consultiva em geral e, em particular, para a
elaboração de estudos técnicos preliminares e projetos básicos e executivos,
ressalvado o disposto no § 4o do artigo anterior”. (Lei 8666/93, Art. 46)
Pregão presencial
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Até R$ 160.000 (cento e sessenta mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado; e
- Meio eletrônico (internet)
Acima de R$ 160.000 (cento e sessenta mil reais) até R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta
mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado;
- Meio eletrônico (internet); e
- Jornal de grande circulação local
Acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado;
- Meio eletrônico (internet); e
- Jornal de grande regional ou nacional
Observação:
O pregão (presencial ou eletrônico) não é válido para a contratação de obras
e serviços de engenharia, as locações imobiliárias e as alienações em geral.
Pregão eletrônico
Observação:
A partir da publicação do Decreto Nº 5.504 (05 de agosto de 2005) ficou
estabelecido que será exigida a utilização de pregão, preferencialmente na forma
eletrônica para entes públicos ou privados, nas contratações de bens e serviços
comuns, realizadas em decorrência de transferências voluntárias de recursos
públicos da União, decorrentes de convênios ou instrumentos congêneres, ou
consórcios públicos.
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Assim como no pregão presencial, a convocação de interessados deverá levar em
consideração o valor estimado para a aquisição de bens e serviços (Decreto Nº 5.450, de
31 de maio de 2005, Art. 17), mas para o pregão eletrônico os limites são maiores:
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3.3 Compra por Dispensa de Licitação
I - para obras e serviços de engenharia de valor até 10% (dez por cento) do limite
previsto na alínea "a", do inciso I do artigo anterior (valor de R$ 15.000), desde
que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou serviço ou ainda para obras
e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas
conjunta e concomitantemente; (Redação dada pela Lei nº 9.648, de 1998)
II - para outros serviços e compras de valor até 10% (dez por cento) do limite
previsto na alínea "a", do inciso II do artigo anterior (valor de R$ 8.000) e para
alienações, nos casos previstos nesta Lei, desde que não se refiram a parcelas de
um mesmo serviço, compra ou alienação de maior vulto que possa ser realizada de
uma só vez; (Redação dada pela Lei nº 9.648, de 1998)
III - nos casos de guerra ou grave perturbação da ordem;
IV - nos casos de emergência ou de calamidade pública, quando caracterizada
urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou
comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros
bens, públicos ou particulares, e somente para os bens necessários ao
atendimento da situação emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e
serviços que possam ser concluídas no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias
consecutivos e ininterruptos, contados da ocorrência da emergência ou
calamidade, vedada a prorrogação dos respectivos contratos;
V - quando não acudirem interessados à licitação anterior e esta, justificadamente,
não puder ser repetida sem prejuízo para a Administração, mantidas, neste caso,
todas as condições preestabelecidas;
VI - quando a União tiver que intervir no domínio econômico para regular preços ou
normalizar o abastecimento;
VII - quando as propostas apresentadas consignarem preços manifestamente
superiores aos praticados no mercado nacional, ou forem incompatíveis com os
fixados pelos órgãos oficiais competentes, casos em que, observado o parágrafo
único do art. 48 desta Lei e, persistindo a situação, será admitida a adjudicação
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direta dos bens ou serviços, por valor não superior ao constante do registro de
preços, ou dos serviços; (Vide § 3º do art. 48)
VIII - para a aquisição, por pessoa jurídica de direito público interno, de bens
produzidos ou serviços prestados por órgão ou entidade que integre a
Administração Pública e que tenha sido criado para esse fim específico em data
anterior à vigência desta Lei, desde que o preço contratado seja compatível com o
praticado no mercado; (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
IX - quando houver possibilidade de comprometimento da segurança nacional, nos
casos estabelecidos em decreto do Presidente da República, ouvido o Conselho de
Defesa Nacional; (Regulamento)
X - para a compra ou locação de imóvel destinado ao atendimento das finalidades
precípuas da administração, cujas necessidades de instalação e localização
condicionem a sua escolha, desde que o preço seja compatível com o valor de
mercado, segundo avaliação prévia; (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
XI - na contratação de remanescente de obra, serviço ou fornecimento, em
consequência de rescisão contratual, desde que atendida a ordem de classificação
da licitação anterior e aceitas as mesmas condições oferecidas pelo licitante
vencedor, inclusive quanto ao preço, devidamente corrigido;
XII - nas compras de hortifrutigranjeiros, pão e outros gêneros perecíveis, no tempo
necessário para a realização dos processos licitatórios correspondentes, realizadas
diretamente com base no preço do dia; (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
XIII - na contratação de instituição brasileira incumbida regimental ou
estatutariamente da pesquisa, do ensino ou do desenvolvimento institucional, ou de
instituição dedicada à recuperação social do preso, desde que a contratada
detenha inquestionável reputação ético-profissional e não tenha fins lucrativos;
(Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
XIV - para a aquisição de bens ou serviços nos termos de acordo internacional
específico aprovado pelo Congresso Nacional, quando as condições ofertadas
forem manifestamente vantajosas para o Poder Público; (Redação dada pela Lei
nº 8.883, de 1994)
XV - para a aquisição ou restauração de obras de arte e objetos históricos, de
autenticidade certificada, desde que compatíveis ou inerentes às finalidades do
órgão ou entidade.
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XVI - para a impressão dos diários oficiais, de formulários padronizados de uso da
administração, e de edições técnicas oficiais, bem como para prestação de
serviços de informática a pessoa jurídica de direito público interno, por órgãos ou
entidades que integrem a Administração Pública, criados para esse fim específico;
(Incluído pela Lei nº 8.883, de 1994)
XVII - para a aquisição de componentes ou peças de origem nacional ou
estrangeira, necessários à manutenção de equipamentos durante o período de
garantia técnica, junto ao fornecedor original desses equipamentos, quando tal
condição de exclusividade for indispensável para a vigência da garantia; (Incluído
pela Lei nº 8.883, de 1994)
XVIII - nas compras ou contratações de serviços para o abastecimento de navios,
embarcações, unidades aéreas ou tropas e seus meios de deslocamento quando
em estada eventual de curta duração em portos, aeroportos ou localidades
diferentes de suas sedes, por motivo de movimentação operacional ou de
adestramento, quando a exiguidade dos prazos legais puder comprometer a
normalidade e os propósitos das operações e desde que seu valor não exceda ao
limite previsto na alínea "a" do inciso II do art. 23 desta Lei: (Incluído pela Lei nº
8.883, de 1994)
XIX - para as compras de material de uso pelas Forças Armadas, com exceção de
materiais de uso pessoal e administrativo, quando houver necessidade de manter a
padronização requerida pela estrutura de apoio logístico dos meios navais, aéreos
e terrestres, mediante parecer de comissão instituída por decreto;(Incluído pela Lei
nº 8.883, de 1994)
XX - na contratação de associação de portadores de deficiência física, sem fins
lucrativos e de comprovada idoneidade, por órgãos ou entidades da Administração
Pública, para a prestação de serviços ou fornecimento de mão-de-obra, desde que
o preço contratado seja compatível com o praticado no mercado. (Incluído pela Lei
nº 8.883, de 1994)
XXI - para a aquisição de bens e insumos destinados exclusivamente à pesquisa
científica e tecnológica com recursos concedidos pela Capes, pela Finep, pelo
CNPq ou por outras instituições de fomento a pesquisa credenciadas pelo CNPq
para esse fim específico; (Redação dada pela Lei nº 12.349, de 2010)
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XXII - na contratação de fornecimento ou suprimento de energia elétrica e gás
natural com concessionário, permissionário ou autorizado, segundo as normas da
legislação específica; (Incluído pela Lei nº 9.648, de 1998)
XXIII - na contratação realizada por empresa pública ou sociedade de economia
mista com suas subsidiárias e controladas, para a aquisição ou alienação de bens,
prestação ou obtenção de serviços, desde que o preço contratado seja compatível
com o praticado no mercado. (Incluído pela Lei nº 9.648, de 1998)
XXIV - para a celebração de contratos de prestação de serviços com as
organizações sociais, qualificadas no âmbito das respectivas esferas de governo,
para atividades contempladas no contrato de gestão. (Incluído pela Lei nº 9.648, de
1998)
XXV - na contratação realizada por Instituição Científica e Tecnológica - ICT ou por
agência de fomento para a transferência de tecnologia e para o licenciamento de
direito de uso ou de exploração de criação protegida. (Incluído pela Lei nº 10.973,
de 2004)
XXVI – na celebração de contrato de programa com ente da Federação ou com
entidade de sua administração indireta, para a prestação de serviços públicos de
forma associada nos termos do autorizado em contrato de consórcio público ou em
convênio de cooperação. (Incluído pela Lei nº 11.107, de 2005)
XXVII - na contratação da coleta, processamento e comercialização de resíduos
sólidos urbanos recicláveis ou reutilizáveis, em áreas com sistema de coleta
seletiva de lixo, efetuados por associações ou cooperativas formadas
exclusivamente por pessoas físicas de baixa renda reconhecidas pelo poder
público como catadores de materiais recicláveis, com o uso de equipamentos
compatíveis com as normas técnicas, ambientais e de saúde pública. (Redação
dada pela Lei nº 11.445, de 2007).
XXVIII – para o fornecimento de bens e serviços, produzidos ou prestados no País,
que envolvam, cumulativamente, alta complexidade tecnológica e defesa nacional,
mediante parecer de comissão especialmente designada pela autoridade máxima
do órgão. (Incluído pela Lei nº 11.484, de 2007).
XXIX – na aquisição de bens e contratação de serviços para atender aos
contingentes militares das Forças Singulares brasileiras empregadas em operações
de paz no exterior, necessariamente justificadas quanto ao preço e à escolha do
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fornecedor ou executante e ratificadas pelo Comandante da Força. (Incluído pela
Lei nº 11.783, de 2008).
XXX - na contratação de instituição ou organização, pública ou privada, com ou
sem fins lucrativos, para a prestação de serviços de assistência técnica e extensão
rural no âmbito do Programa Nacional de Assistência Técnica e Extensão Rural na
Agricultura Familiar e na Reforma Agrária, instituído por lei federal. (Incluído pela
Lei nº 12.188, de 2.010) Vigência
XXXI - nas contratações visando ao cumprimento do disposto nos arts.
3º, 4º, 5º e 20 da Lei no 10.973, de 2 de dezembro de 2004, observados os
princípios gerais de contratação dela constantes. (Incluído pela Lei nº 12.349, de
2010)
24
III - para contratação de profissional de qualquer setor artístico, diretamente ou
através de empresário exclusivo, desde que consagrado pela crítica especializada ou
pela opinião pública.
§ 1º Considera-se de notória especialização o profissional ou empresa cujo conceito
no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos,
experiências, publicações, organização, aparelhamento, equipe técnica, ou de outros
requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é
essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do
contrato.
§ 2º Na hipótese deste artigo e em qualquer dos casos de dispensa, se comprovado
superfaturamento, respondem solidariamente pelo dano causado à Fazenda Pública
o fornecedor ou o prestador de serviços e o agente público responsável, sem prejuízo
de outras sanções legais cabíveis.
25
A Portaria nº 95/2002 do Ministério da Fazenda em seu Artigo 1º, por sua vez,
regulamentou os valores para suprimento de fundos na esfera federal:
Observações:
- Considerando que o limite estipulado para as despesas de pequeno vulto, através
do suprimento de fundos, é de R$ 4.000,00 (quatro mil reais) e que suas despesas
são efetuadas sem qualquer necessidade de processo licitatório, e considerando
que o limite por dispensa de valor, com fulcro no art. 24, II, da Lei nº 8.666/93, é de
R$ 8.000,00 (oito mil reais); deve-se observar que as despesas realizadas por
suprimento e as com fulcro no art. 24, II, da Lei nº 8.666/93 deverão ser somadas
para fins de verificação quanto ao limite global (R$ 8.000,00).
- O suprimento de fundos não poderá ser utilizado para aquisição de material e de
equipamentos e para realização de obras por serem estas despesas que podem
subordinar-se ao processo normal de aplicação.
- Ao agente suprido só é permitido ser responsável por no máximo dois
suprimentos ao mesmo tempo, desde que estes suprimentos sejam de elementos
de despesa diferentes (consumo e serviço, por exemplo).
26
3.6 Sistema de Registro de Preços (SRP)
3.6.1 Competências
27
I - registrar sua intenção de registro de preços no Portal de Compras do Governo
federal;
II - consolidar informações relativas à estimativa individual e total de consumo,
promovendo a adequação dos respectivos termos de referência ou projetos básicos
encaminhados para atender aos requisitos de padronização e racionalização;
III - promover atos necessários à instrução processual para a realização do
procedimento licitatório;
IV - realizar pesquisa de mercado para identificação do valor estimado da licitação e
consolidar os dados das pesquisas de mercado realizadas pelos órgãos e entidades
participantes;
V - confirmar junto aos órgãos participantes a sua concordância com o objeto a ser
licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência ou projeto básico;
VI - realizar o procedimento licitatório;
VII - gerenciar a ata de registro de preços;
VIII - conduzir eventuais renegociações dos preços registrados;
IX - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes
de infrações no procedimento licitatório; e
X - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do
descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das
obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações.
28
registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às
suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador.
O SRP deve ser adotado, preferencialmente, nas situações a seguir (Art. 3º):
29
Otimização / redução de estoques;
Otimização do tempo;
Melhoria do planejamento de aquisições;
Padronização de especificações de bens e serviços;
30
IV COMPRAS E GESTÃO DE CONTRATOS
A remuneração, por sua vez, representa o que o contratado necessita para cumprir
o compromisso estabelecido e receber a devida contrapartida financeira. A fixação da
remuneração é feita com base no encargo, nas condições de mercado, na ordem jurídica
vigente e na expectativa de lucro do licitante.
O simples fato de inexistir um contrato escrito não significa dizer que não há
contrato, já que o edital e a proposta vencedora, que são instrumentos escritos, são
suficientes para formalizar um acordo de vontades. Diante disso, é importante reforçar
que o contrato é formalizado durante a própria licitação, e não depois dela.
31
4.3 Encargo e remuneração
33
MATERIAIS
I CONCEITOS E DEFINIÇÕES
Também pode ser definida como uma função coordenadora responsável pelo
planejamento e controle do fluxo de materiais que busca maximizar a utilização de
recursos da instituição e fornecer o nível de serviços requerido pelo usuário. (ver fluxo
abaixo)
34
São objetivos da gestão, portanto: suprir a organização de materiais nas
quantidades certas, na hora certa, no momento certo, na qualidade desejada, praticando
preços econômicos, armazenando-os de maneira e nos locais adequados e buscando
minimizar estoques.
Gestão de estoques
É a parte responsável por adequar os níveis de estoques às necessidades e
à política de gestão de materiais do órgão;
Gestão de compras
É a parte responsável pelas aquisições/contratações solicitadas pelos
diversos setores do órgão, bem como atender às solicitações da área de estoques;
e
Gestão de almoxarifados
É a parte responsável pelo controle físico dos materiais, incluindo
recebimento, movimentação, armazenagem e distribuição interna.
35
II PREVISÃO DE DEMANDAS
36
2.3 Técnicas de Previsão
1. Os dados devem ser registrados nos mesmos termos exigidos pela previsão.
Se o propósito é prever a demanda de consumo, os dados devem ser
baseados nesta demanda. Se a programação de tempo for em trimestres, a
previsão também deve ser feita para o mesmo intervalo.
37
Qualitativas, de natureza subjetiva, quando são provenientes de especialistas ou
da opinião de usuários e normalmente utilizadas para prever demandas futuras
para grandes grupos de materiais;
Extrínsecas, quando baseadas em indicadores externos para prever demandas por
famílias de produtos; e
Intrínsecas, quando baseadas em dados históricos da organização, supondo
demandas futuras com base no que aconteceu no passado.
MM = (C1 + C2 + C3) / 3
↓
Onde:
C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
38
considerado. Uma das vantagens é que se pode atribuir qualquer peso aos novos
dados.
39
III ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS
40
IV AGRUPAMENTO E CLASSIFICAÇÃO
Sistema alfabético
Materiais codificados através de um conjunto de letras, cada qual
identificando características e especificações. Por ser de difícil memorização e por
limitar o número de itens, é pouco utilizado.
41
Sistema alfanumérico
Materiais codificados através de um conjunto de letras e números, com as
letras identificando a classe do material e seu grupo naquela classe, e os números,
o código indicador do item.
AB - 123
↓
Onde:
A = classe de materiais (exemplo: materiais de escritório)
B = grupo de materiais (exemplo: caneta esferográfica)
123 = código indicador do material (marca BIC, cor AZUL, escrita FINA)
Sistema numérico
Também conhecido como sistema decimal, é o mais utilizado pela facilidade
de informação e pelo número ilimitado de itens que abrange.
42
V CONTROLE DE ESTOQUES
Para que a gestão de estoques seja eficiente é necessário garantir que haja:
Falta de materiais;
Excesso de estoque de materiais errados;
43
Baixa produtividade; e
Baixo desempenho no atendimento de solicitações.
Estoque de antecipação
É aquele criado antecipando uma demanda futura. (exemplo: época de
eventos)
44
É aquele em que os materiais são adquiridos em quantidades maiores do
que o necessário, geralmente para se tirar vantagem dos descontos sobre
quantidades maiores ou nos casos em que é impossível comprá-los na velocidade
em que são consumidos.
45
3. Aplicar um grau de controle proporcional à importância do grupo.
Classe A (alta prioridade), constituída de poucos itens (cerca de 20% do total) que
representam aproximadamente 80% da utilização, exige controle cerrado com
registros completos e precisos, revisões regulares pela administração;
Classe B (média prioridade), constituída por uma quantidade média de itens (cerca
de 30% do total) que representam aproximadamente 15% da utilização, exige
controles normais e atenção regular; e
Classe C (baixa prioridade), constituída por uma grande quantidade de itens (cerca
de 50%) que representam aproximadamente 5% da utilização, exige controles mais
simples.
Logo abaixo, um exemplo prático do uso da classificação ABC com base no valor
monetário dos itens:
46
Utilizando a classificação ABC, duas regras gerais devem ser seguidas para
garantir um controle eficiente:
Ter grande número de itens de baixo valor (Classe C), já que eles pouco impactam
no valor do estoque e podem geram números menores de pedidos ao longo do
exercício; e
Reduzir o estoque de itens de alto valor.
47
E min = ER + d*t
↓
Onde:
ER = estoque de reserva
d= consumo médio do material;
t= tempo de espera, em dias, para reposição
↓
E max = E min + lote de compra
48
5.6 Avaliação de Estoques
Custo médio
Indicado pela Receita Federal (Art. 295 do Decreto nº 3.000 de 26 de março
de 1999), o método mais utilizado é baseado num preço médio entre todas as
entradas e saídas de materiais e funciona como moderador de preços ao minimizar
eventuais flutuações.
49
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
DATA Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
R$
02/04/2012 200 R$ 2,00 R$ 400,00 200 R$ 2,00 400,00
R$
03/05/2012 200 R$ 4,00 R$ 800,00 400 R$ 3,00 1.200,00
R$
01/06/2012 100 R$ 3,00 R$ 300,00 300 R$ 3,00 900,00
R$
03/07/2012 100 R$ 3,00 R$ 300,00 200 R$ 3,00 600,00
R$
13/07/2012 100 R$ 3,00 R$ 300,00 100 R$ 3,00 300,00
R$
31/07/2012 100 R$ 4,50 R$ 450,00 200 R$ 3,75 750,00
50
Método UEPS (LIFO)
Abreviação da frase “último a entrar, primeiro a sair” – em inglês, “last in, first
out” (FIFO) -, avalia o estoque com base no preço do último lote a entrar no
almoxarifado. A vantagem é a simplificação dos cálculos, mas ao mesmo tempo
supervaloriza o preço dos itens e deixa no estoque os itens com preços mais
desatualizados. Não é permitido pela Receita Federal. Ver exemplo a seguir:
Custo de reposição
Método que ajusta o valor do estoque em função dos preços de mercado.
Ver exemplo a seguir:
51
5.7 Custos de Estoques
CC = CA + CK
↓
Onde:
CC = custo de carregamento
CA = custo de armazenagem
CK = custo de capital (valor de perda por opção de imobilização)
CP = CAP / N
↓
Onde:
CP = custo de pedido
CAP = custo anual dos pedidos
N = número de pedidos no ano
Custos independentes
São os valores fixos (CF), que independem da quantidade de itens em
estoque. (exemplo: aluguel de depósito)
52
Em resumo:
CE = CC + CP + CF
↓
Onde:
CE = custo total dos estoques
CC = custos diretamente proporcionais ou de carregamento
CP = custos inversamente proporcionais ou de pedido
CF = custos independentes ou fixos
Exemplo: Numa determinada instituição, cujo estoque médio mensal de resmas de papel
é de 2.000 unidades, são consumidas mensalmente 1.000 resmas.
Cobertura de estoques
53
CE = 8.000 / 1.600 = 5, ou seja, o estoque é suficiente para cinco meses de consumo.
Nível de serviço
54
VI RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO
6.1 Recebimento
Entrada de materiais
Recepção dos materiais e conferência dos dados básicos de entrega
(exemplo: informações da nota fiscal). Como não há dispositivo legal quanto à
obrigatoriedade de agendamento de entregas, sugere-se incluir cláusulas sobre o
tema em novos dispositivos contratuais.
Conferência quantitativa
Verificação se a quantidade entregue corresponde à especificada pelo
fornecedor. A inspeção poderá ser integral, quando todos os itens forem
minuciosamente analisados; ou por amostragem, quando há grande volume de um
determinado item (sugere-se amostragem entre 5% a 10% do total entregue).
Conferência qualitativa
Verificação se as especificações técnicas do material correspondem às
solicitadas pelo setor de compras. (marca, modelo, dimensões, formato).
Instrumentos para inspeção devem estar à disposição do almoxarifado. (exemplos:
balanças, paquímetros, termômetros)
Regularização
Resultado das fases anteriores, podendo ser originada pela entrada do
material em estoque e consequente liberação do pagamento ao fornecedor;
devolução parcial ou total de itens entregues em desconformidade; ou reclamação
junto ao fornecedor por falta de material.
55
Para o recebimento de materiais cujo valor seja superior a R$ 80.000, a entidade
deverá realizá-lo por meio de uma comissão com, no mínimo, 03 (três) membros, de
acordo com a Lei nº 8.666/93, Art. 15, § 8º:
o
§ 8 O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 desta Lei, para a
modalidade de convite, deverá ser confiado a uma comissão de, no mínimo, 3 (três) membros.
6.2 Distribuição
Localização
Unidades requisitantes localizadas distantes do almoxarifado exigem formas
e prazos distintos de atendimento.
56
Força de trabalho
Quantidade reduzida de funcionários exige otimização de separação e
calendários de entrega bem definidos.
Código do material;
Descrição do material;
Unidade de medida (peça, kg, caixa);
Quantidade desejada;
Setor requisitante; e
Assinatura, com carimbo, quando não houver sistema informatizado.
Observação:
O almoxarifado poderá promover cortes ou reduções nas quantidades
solicitadas quando estas estiverem incompatíveis com o consumo médio da
unidade requisitante (normalmente utiliza-se o histórico dos 03 últimos
fornecimentos), como forma de racionalizar o atendimento aos demais setores.
57
VII MOVIMENTAÇÃO E ARMAZENAGEM
7.1 Movimentação
Flexibilidade: empregar equipamentos que possam ser utilizados para vários tipos
de cargas.
Manipulação mínima: evitar a manipulação de materiais e utilizar transportes
mecânicos ou automatizados sempre que possível.
Máxima utilização do espaço: maximizar o aproveitamento do espaço cúbico
disponível.
Máxima utilização dos equipamentos: maximizar a utilização dos equipamentos
diversificando seu emprego.
Menor custo total: selecionar equipamentos ponderando custos e vida útil
estimada.
Mínima distância: reduzir distâncias na movimentação (eliminação do ―zigue-
zague‖).
Obediência do fluxo das operações: adotar trajetórias de movimentações
produtivas.
Padronização: utilizar equipamentos padronizados para facilitar manutenção e
intercâmbio de peças sobressalentes.
Segurança e satisfação: promover segurança dos colaboradores e redução de
fadiga.
58
7.2 Condições Básicas do Arranjo Físico
Itens de estoque
Materiais de maior saída e aqueles de maior peso e volume devem ser
armazenados próximos da expedição.
Corredores
Devem facilitar o acesso às mercadorias.
Dica:
O uso de sistemas de arquivos deslizantes amplia a capacidade de
armazenagem ao mesmo tempo em que reduz a necessidade de espaço.
Portas de acesso
Devem permitir a passagem de equipamentos de manuseio e a
movimentação de materiais (altura e largura devidamente dimensionadas). Próximo
ao local de expedição deve existir um espaço de armazenagem temporária para
última conferência ou separação de acordo com destinos.
Empilhamentos ou prateleiras
Altura máxima de empilhamentos e prateleiras deve considerar o peso dos
materiais e as limitações dos equipamentos de elevação.
59
7.3 Técnicas de Estocagem
Espaço disponível;
Tipos de materiais a serem estocados;
Número de itens a serem estocados;
Velocidade de atendimento; e
Tipo de embalagem
Carga unitária
Refere-se à carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou
acondicionam certa quantidade de material como se fosse uma única unidade, para
possibilitar manuseio, transporte a arnmazenagem.
Caixas ou gavetas
Ideal para estocagem de materiais de pequeno porte. (exemplos: parafusos,
pregos, canetas)
60
Prateleiras
Meio mais simples e econômico (ideal para estoques pequenos), destina-se
à guarda de materiais de tamanhos diversos, bem como para apoio de gavetas ou
de caixas padronizadas.
Raques (Racks)
Ideal para acomodação de peças longas e estreitas. (exemplos: vergalhões,
tubos).
61
Empilhamento
Variante da técnica de estocagem de caixas, é ideal para aproveitar ao
máximo o espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os
outros, obedecendo a uma distribuição equitativa de cargas.
Contêiner
Caixa construída em aço, fibra ou alumínio, geralmente utilizada para o
transporte unitizado de mercadorias, que pode ser utilizada para armazenamento
temporário de materiais na ausência de espaço físico adequado.
Contêiner flexível
Técnica recente que utiliza uma espécie de saco feito com tecido resistente
e borracha vulcanizada para a estocagem e a movimentação de sólidos a granel e
de líquidos, com movimentação através de empilhadeiras ou guinchos.
62
Arquivo deslizante
Úteis para armazenamento de documentos e materiais diversos, podem
reduzir em até 70% o espaço ocupado por formas de arquivo convencionais.
63
VIII INVENTÁRIO
Inventário Geral
É aquele realizado ao final do exercício de cada órgão, abrangendo todos os
itens do estoque de uma só vez. Exige a paralisação da área inventariada em
função do volume de trabalho e não permite reconciliações ou ajustes nem a
análise das causas das divergências identificadas.
Inventário Rotativo
É aquele realizado através de programações mensais e envolve
determinados materiais a cada mês, não exigindo a paralisação da área
inventariada, mas possibilitando a análise das causas das divergências
64
identificadas. Este é o mais adequado porque possibilita detecção e correção dos
problemas a tempo.
65
1. Convocação das equipes de inventariantes
Os membros deverão ser escolhidos e agrupados em duas equipes, uma
para a primeira contagem ou de reconhecimento, e outra para a segunda contagem
ou de revisão.
2. Arrumação física
Necessidade de que os itens a serem inventariados sejam adequadamente
arrumados.
66
5. Contagem de estoque
Os materiais deverão ser contados pelo menos duas vezes – havendo
divergência entre as contagens o coordenador do inventário deverá solicitar uma
terceira contagem por equipe diferente das duas primeiras.
6. Reconciliações e ajustes
Setores envolvidos deverão justificar as divergências entre o real e o
registrado e realizar os ajustes que se fizerem necessários.
67
PATRIMÔNIO
I CONCEITO E DEFINIÇÕES
De acordo com classificação do Código Civil em seu Artigo 99, estes chamados
bens públicos podem ser:
De uso comum do povo, quando destinados, por natureza ou lei, ao uso coletivo,
sem necessidade de consentimento (exemplo: rios, mares, ruas, praças);
De uso especial, quando destinados ao serviço ou ao estabelecimento da
administração pública (exemplos: prédios, veículos, móveis); ou
Dominiciais, quando constituem patrimônio das pessoas jurídicas de direito público.
Observação:
- Os bens de uso comum do povo e os de uso especial são inalienáveis
enquanto conservarem a sua qualificação, enquanto os bens dominiciais podem
ser alienados, desde que observadas exigências da lei.
68
1.2 O que é Gestão Patrimonial?
69
- Pela incorporação? Pelo controle físico? Pelas movimentações? Pelas
manutenções? Pelas baixas?
Material de Consumo
71
É aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua
identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
Material Permanente
É aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física,
e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Tomando por base as definições acima, para que um material seja classificado
como permanente, portanto, é necessário que ele:
72
- Não seja adquirido com finalidade de transformação.
Observação:
- Materiais permanentes confeccionados por encomenda deverão ser classificados
como bens permanentes, exceto se a própria instituição fornecer a matéria-prima –
neste caso, a despesa será classificada como serviços de terceiros.
- De acordo com o Art. 18 da Lei nº 10.753 de 30/10/2003, livros não serão
considerados materiais permanentes se fizerem parte do acervo de bibliotecas
públicas, compreendidas como aquelas abertas ao atendimento da comunidade em
geral.
73
II INCORPORAÇÕES
Descrição do item
Valor de aquisição
Número de nota fiscal / nota de empenho
Prazo de garantia
Características físicas (exemplos: dimensões, forma, peso)
Características técnicas (exemplos: potência, voltagem)
Observação:
Em caso de bens produzidos pela própria instituição a incorporação deverá
ser realizada à vista do processo regular, com uso de documentação contendo a
74
apropriação de custos realizada pela unidade produtora ou, à falta deste, por
valoração realizada por comissão definida para esta finalidade.
O valor para incorporação, nestes casos, deverá ser igual à soma dos custos
estimados para a sua fabricação, como matérias-primas, mão de obra, energia
consumida, desgaste dos equipamentos, etc.
26. Quando se tratar de ativos do imobilizado obtidos a título gratuito deve ser considerado o valor
resultante da avaliação obtida com base em procedimento técnico ou valor patrimonial definido nos
termos da doação.
27. O critério de avaliação dos ativos do imobilizado obtidos a título gratuito e a eventual
impossibilidade de sua mensuração devem ser evidenciados em notas explicativas.
Por fim, no caso de bens adquiridos com recursos vinculados (exemplos: saúde,
educação), o inciso I do art. 50 da Lei de Responsabilidade Fiscal estabelece que, no
tocante à disponibilidade de caixa, “constará de registro próprio, de modo que os recursos
vinculados a órgão, fundo ou despesa obrigatória fiquem identificados escriturados de
forma individualizada”.
75
2.2 Número Patrimonial
Em seu livro ―Manual de controle patrimonial nas entidades públicas‖, o autor Diogo
Duarte Barbosa sugere alguns cuidados especiais na afixação de plaquetas:
Observação:
No caso de bens permanentes cuja identificação seja impossível ou
inconveniente em face de suas características físicas (exemplo de persianas,
76
cortinas e equipamentos de som automotivo), o mesmo poderá ser tombado por
agrupamento em um único número de patrimônio, cabendo ao controle patrimonial
apenas os registros de entrada e de saída do mesmo.
PE 121 0753
SE – Unidade Federativa onde se encontra o bem (Pernambuco)
121 – Grupo de bens (1 = Mobiliário em geral / 2 = Cadeira fixa / 1 = Do tipo fixa sem
braços)
0753 – Sequencial do item dentro da Unidade e do grupo de bens
77
Para implantar um sistema de código de barras, cujo custo é relativamente baixo, é
necessária uma infraestrutura básica:
78
III CONTROLE FÍSICO
Recolhimento
Movimentação de bens de um segmento para o depósito de patrimônio, se
houver, com a respectiva regularização de carga patrimonial.
Redistribuição
Movimentação do depósito de patrimônio, se houver, para um determinado
segmento, com a respectiva regularização de carga patrimonial.
Remanejamento
Movimentação entre detentores de carga patrimonial, podendo ocorrer em
duas modalidades: sem movimentação física (transferência de titularidade de
função de chefia) ou com movimentação física.
Alienação
Modalidade que consiste na transferência do direito de propriedade de bens
do órgão para outra instituição mediante venda, permuta ou doação.
79
Cessão
Modalidade que consiste na transferência gratuita de posse e direito de
propriedade do órgão para outros órgãos ou entidades da administração pública
sem quaisquer ônus para o cedente.
Observação:
Bens adquiridos com recursos vinculados só poderão ser transferidos para
outras unidades em casos excepcionais, sem desvio de finalidade intencional, e
com razões devidamente justificadas. Caberá à unidade recebedora ressarcir a
unidade cedente com base no valor justo do bem no momento da transferência.
80
Já na descentralizada, a emissão e o preenchimento dos termos são realizados
pela própria unidade cedente, cabendo ao setor de patrimônio providenciar formulários
específicos e os destinar aos responsáveis de cada unidade administrativa. Com isso, o
processo se torna muito mais ágil, mas ao mesmo tempo reduz a segurança operacional
se os trâmites obrigatórios não forem seguidos pelas partes envolvidas.
81
IV MANUTENÇÕES
Manutenção preventiva
É aquela realizada conforme plano ou programa de prevenção buscando
reduzir a probabilidade de falhas e geralmente ocorre de forma periódica
(exemplos: revisão de veículos em período de garantia).
Manutenção corretiva
É aquela realizada em momento posterior à falha/quebra do equipamento.
Manutenção preditiva
É aquela que monitora regularmente o rendimento operacional e das
condições físicas de equipamentos e de instalações buscando maximizar o
intervalo entre manutenções corretivas (exemplo: análise de funcionamento de um
grupo gerador).
82
Especificação completa do bem a ser consertado, incluindo número de
tombamento e de série, quando for o caso;
Detalhamento completo do prestador de serviço;
Período estimado para o reparo;
Campos para assinaturas das partes envolvidas (responsável pelo bem,
responsável pelo setor de patrimônio e prestador de serviço); e
Declaração de responsabilidade sobre o bem.
83
V MODALIDADES DE DESFAZIMENTO
Bem ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo
aproveitado e não tiver perspectiva futura de utilização pelo órgão;
Bem obsoleto: quando, mesmo em condições de uso, for considerado como
antiquado e não for possível sua utilização;
Bem excedente: quando, independente do estado de conservação, funcionamento
ou obsolescência, for verificada sua inaplicabilidade na instituição;
Bem recuperável: quando sua recuperação for possível e o orçamento para o
reparo for de no máximo 50% (cinquenta por cento) do valor de mercado; e
Bem irrecuperável / antieconômico: quando não mais puder ser utilizado para o fim
a que se destina em virtude de perda de suas características, e/ou seu rendimento
for precário em virtude de uso prolongado ou desgaste prematuro, ou quando sua
recuperação for inviável economicamente (reparo orçado em mais de 50% do valor
de mercado).
Cabe destacar que os recursos provenientes deste tipo de alienação não podem
ser aplicados em despesas correntes (exemplo: pagamento de pessoal ou aquisição de
materiais de consumo), conforme determinação da Lei de Responsabilidade Fiscal:
Art. 44. É vedada a aplicação da receita de capital derivada da alienação de bens e direitos que
integram o patrimônio público para o financiamento de despesa corrente, salvo se destinada por lei
aos regimes de previdência social, geral e próprio dos servidores públicos.
A alienação por permuta, por sua vez, consiste em um determinado bem ser dado
a título de troca por outro bem, sendo feita através de edital elaborado pelo órgão
responsável, com a proposta vencedora sendo aquela em que a diferença entre o bem a
ser adquirido e o a ser oferecido for a menor.
85
A Lei nº 8.666, em seu Art. 17, inclui a possibilidade de doação com encargos, ou
seja, com uma contrapartida a ser oferecida pelo donatário:
o
§ 4 A doação com encargo será licitada e de seu instrumento constarão, obrigatoriamente os
encargos, o prazo de seu cumprimento e cláusula de reversão, sob pena de nulidade do ato, sendo
dispensada a licitação no caso de interesse público devidamente justificado.
De todo modo, todo e qualquer ato de doação deverá ter por objeto ―fins e uso‖ de
interesse social. É fundamental, portanto, que a Administração se certifique de que o uso
a ser dado aos bens guardará correlação com igual interesse social (exemplo: uso de
móveis de escritório por uma entidade filantrópica), para evitar que estes bens doados
sejam utilizados para finalidades particulares por membros de diretoria deste tipo de
entidade.
Observação:
De acordo com o parágrafo único do Decreto Nº 6.087 (20/04/2007) da
Presidência da República, “os microcomputadores de mesa, monitores de vídeo,
impressoras e demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-
parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperáveis, poderão ser
doados a instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo
Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público que participem de
projeto integrante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal”.
87
Fatores de influência para efeito de reavaliação
Estado de
Período de Vida Útil Período de Utilização
Conservação do Bem -
do Bem - PVU Futura do Bem - PUB
EC
Conceito Pontuação Conceito Pontuação Conceito Pontuação
Excelente 10 10 anos 1 10 anos 1
Bom 8 9 anos 2 9 anos 2
Regular 5 8 anos 3 8 anos 3
Péssimo 2 7 anos 4 7 anos 4
6 anos 5 6 anos 5
5 anos 6 5 anos 6
4 anos 7 4 anos 7
3 anos 8 3 anos 8
2 anos 9 2 anos 9
1 anos 10 1 anos 10
Além do valor de referência calculado por este método, Santos (2012) cita fatores
como valor de bens similares avaliados anteriormente, comportamento do mercado em
relação ao tipo de bem e opiniões de leiloeiros oficiais como itens a serem considerados
no estabelecimento do valor mínimo para alienação.
88
antecipem os fatos ocorridos, ao Detentor de Carga quaisquer irregularidade ocorrida em
bem sob seus cuidados Estas irregularidades podem ocorrer por:
Observação:
- No caso de prejuízos provocados por motivos de força maior (acidentes de
serviço devidamente comprovados; roubo ou furto quando comprovado que
medidas de segurança foram adotadas; saque ou destruição; epidemias e
moléstias contagiosas; estragos produzidos por animais daninhos, quando não
forem consequência de descuido; e incêndios, desmoronamentos ou outras
89
calamidades), as baixas serão realizadas tão logo sejam feitas as devidas
comprovações.
90
VI BAIXAS
91
Concluída a baixa, caberá à área de patrimônio solicitar ao setor contábil todas as
providências necessárias à retirada do bem do ativo imobilizado do órgão, encaminhando
todos os documentos relativos ao processo.
Por fim, cabe ressaltar que o número de patrimônio de um bem baixado não deverá
ser aproveitado para qualquer outro bem.
Art. 32. As Bandeiras em mau estado de conservação devem ser entregues a qualquer Unidade
Militar, para que sejam incineradas no Dia da Bandeira, segundo o cerimonial peculiar.
6.1.2 Explosivos, munições e agentes químicos de guerra: Regidos pelo Decreto nº 3.665,
de 20 de novembro de 2000.
92
II - a destruição deverá ser feita por pessoal habilitado;
III - ao responsável pela destruição, cuja presença é obrigatória nos trabalhos de campo, caberá a
responsabilidade técnica de planejamento e de execução dos trabalhos;
IV - após a destruição será lavrado um termo, em três vias, assinado pelo responsável pela
destruição. As vias terão os seguintes destinos: DFPC, RM (SFPC/RM) e pessoa jurídica detentora
do material; e
V - a destruição de restos e refugos de fabricação, não constantes de Mapas e Estoques, não
necessita da autorização do Comandante da RM, prevista nos incisos I a IV deste artigo, sendo
suficiente um controle com data, horário, origem e quantidades estimadas do material destruído.
93
VII DEPRECIAÇÕES
94
Algumas instituições costumam adaptar os prazos de vida útil e as taxas de
depreciação em função da utilização de seus bens, com a devida autorização da Receita
Federal. São exemplos:
Exemplo prático:
Exemplo prático:
Exemplo prático:
Exemplo prático:
96
Vida útil estimada: 5 anos
Taxa de depreciação anual: 20%
É importante ressaltar que a revisão anual do valor do bem pelo valor efetivo de
mercado é fundamental. A depreciação deverá ser calculada e registrada com base no
novo valor, considerando ainda a vida útil econômica indicada no laudo técnico específico.
Tomando por base o exemplo anterior, temos a seguinte situação:
Exemplo prático:
Por fim, é importante ressaltar a existência de determinados bens que não estão
sujeitos à depreciação por não possuírem vida útil econômica limitada. É o que aponta o
item 12 da NBC T 16.9:
97
VIII INVENTÁRIO
Inventário Inicial
É aquele a ser realizado por um órgão durante o seu primeiro ano de
funcionamento para conhecer tudo o que possui em uso.
Inventário Eventual
É aquele realizado todas as vezes em que houver alteração de responsável
por qualquer motivo, para apuração de responsabilidades ou quaisquer outros
casos.
Inventário Anual
É aquele realizado a cada exercício por meio de uma comissão, ou pelos
próprios responsáveis, se assim for determinado por autoridade competente.
Inventário de Encerramento:
É aquele a ser realizado sempre quando um órgão ou segmento for extinto,
ou por qualquer razão os bens de sua carga forem redistribuídos para outros
órgãos ou segmentos.
98
8.3 Planejamento de um Inventário
O roteiro abaixo, sugerido pelo professor Gerson dos Santos no livro “Manual de
Administração Patrimonial”, pode ser adotado pela maioria das instituições públicas para
planejar um inventário físico eficiente:
99
Observações:
- Caso sejam encontrados bens sem registro os mesmos deverão ser
avaliados e relacionados para posterior regularização;
- Todos os bens patrimoniais não localizados no dia da conferência física,
sem a devida justificativa do responsável, deverão ser considerados como
extraviados;
- Caso um determinado bem se encontre fora do setor no momento da
verificação, mas haja documentação comprobatória de sua movimentação
(conserto, manutenção ou uso externo), a Comissão poderá se basear nela. Caso
não se julgue capaz de atestar a existência do bem a Comissão poderá fazer a
verificação e exame no local em que o bem se encontrar; e
- Todos os bens julgados pela Comissão como desnecessários, inservíveis,
supérfluos, obsoletos ou imprestáveis deverão ter a respectiva situação relacionada
no relatório para as providências cabíveis.
100
Aplicações:
Pagamento via celular
Pagamento em trânsito
Substituição do código de barras
Rastreamento de cargas
Rastreamento de animais
Modalidades esportivas
Identificação biométrica
Vantagens:
Agilidade
Controle de estoques mais efetivo
Redução de desperdícios
Limitação de roubos
Gestão de inventários
Aumento de produtividade
Codificação em ambientes hostis e em produtos onde o código de barras é
ineficaz
Desvantagens:
Preço
Baterias ativas de baixo rendimento
Segurança das informações
101
REFERÊNCIAS
ARAÚJO, Aldem Johnston Barbosa. Regime jurídico da doação de bens móveis pela
Administração Pública. Jus Navigandi, Teresina, ano 16, n. 2785, 15 fev. 2011.
Disponível em: <http://jus.com.br/artigos/18496>. Acesso em: 27 jan. 2014.
102
LEGISLAÇÃO
103
Instrução Normativa SRF Nº 162 de 31 de dezembro de 1998. Fixa prazo de vida útil e
taxa de depreciação dos bens que relaciona, 1998.
Lei Nº 8.666 de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição
Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras
providências, 1993.
104
Resolução CFC Nº 1.137/08 de 21 de novembro de 2008. Aprova a NBC T 16.10 –
Avaliação e Mensuração de Ativos e Passivos em Entidades do Setor Público. CFC, 2008.
105
EXERCÍCIOS
Com base nos elementos essenciais para a especificação de um material, listados abaixo,
realize a especificação completa de uma caneta esferográfica na cor azul.
Nome básico
Nome modificador
Características
Comprimento
Largura
Peso
Cor do corpo
Cor da tinta
Composição química
Outros
Outros
Unidade
Embalagem de
transporte
Quantidade por
embalagem
Prazo de validade
106
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício I
Previsão de demandas
ANO: 2013
Mês Consumo (unidades)
Janeiro 300
Fevereiro 370
Março 420
Abril 460
Maio 480
Junho 490
Julho 510
Agosto 560
Setembro 580
Outubro 680
Novembro 530
Dezembro 600
108
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício II
Codificação de materiais
Caneta vermelha
Cloro 1.000 ml
109
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício III
Classificação ABC
Com base na lista de materiais abaixo, realize a classificação ABC de acordo com o valor
do consumo mensal de cada item na composição total do estoque:
Custo Valor do
unitário Consumo consumo
Classif. Descrição do item (R$) mensal (R$)
R$
Caneta R$ 1,29 1200 1.548,00
Lápis R$ 0,99 300 R$ 297,00
Borracha R$ 1,05 150 R$ 157,50
R$
Papel (resma) R$ 5,77 550 3.173,50
Bobina p/maquina R$ 4,27 100 R$ 427,00
R$ R$
Cartucho p/ impressora jato de tinta 45,00 80 3.600,00
R$ R$
Toner p/ impressora laser 85,00 15 1.275,00
R$
Copo plástico (embalagem c/ 100) R$ 2,35 1000 2.350,00
R$
Perfurador 10,99 50 R$ 549,50
R$
Grampeador 15,99 30 R$ 479,70
Caixa de clips pequena R$ 0,42 2000 R$ 840,00
R$
TOTAL 3080 14.697,20
Custo Valor do
unitário Consumo consumo % do %
Classif. Descrição do item (R$) mensal (R$) total acumulada Classe
CUSTO MÉDIO:
PEPS:
111
UEPS:
112
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício V
Estudo de caso
113
Por fim, em relação a inventários, o almoxarifado os realiza esporadicamente por
meio de amostragem e não há participação de funcionários externos nesta atividade. Os
resultados dos levantamentos eventualmente apresentam divergências.
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114
Módulo de PATRIMÔNIO – Exercício I
Classificação patrimonial
Fogão 2
Forno de microondas 3
Aparelhos e utensílios
domésticos 1 Refrigerador 4
Câmera fotográfica 1
Filmadora 2
Projetor 3
Equipamentos para
áudio, vídeo e foto 2 Televisor 4
Arquivo 1
Armário 2
115
Módulo de PATRIMÔNIO – Exercício II
Reavaliação de bens
O modelo abaixo, elaborado pelo Tribunal de Contas do Espírito Santo (TCE-ES), atribui
pesos e percentuais de acordo com o estado de conservação do bem, seu tempo de vida
útil e sua perspectiva de utilização futura para calcular o valor reavaliado de um bem.
Com base nas fórmulas acima, calcule o valor reavaliado dos seguintes bens:
116
Aparelho telefônico sem fio, adquirido por R$ 230,00 há 02 anos, em estado de
conservação bom e com perspectiva de utilização futura de 02 anos.
117
Módulo de PATRIMÔNIO – Exercício III
Depreciações
118
Método de acordo com a nova contabilidade pública
Valor de aquisição: R$ 150.000
Valor residual: R$ 40.000
Vida útil estimada: 05 anos
119