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Olá pessoal, como vão as coisas? Estudando muito? Espero que sim, desde que
sejam estudos planejados, otimizados, organizados, concentrados e com
material de qualidade.
Meu nome é Vinicius Ribeiro, sou um uberlandense que vive há 7 anos em
Brasília. Gosto muito dessa cidade. Apesar disso, preserrrrvo meu sotaque
mineiro que come quieto um pão de queijin, sempre com café (humm,
maravilha!!!).
Vamos a um breve resumo do meu currículo:
Graduado em Administração na Universidade Federal de Uberlândia –
UFU;
MBA em Comércio Exterior e Negócios Internacionais na Fundação
Getúlio Vargas – FGV;
Atualmente, sou Analista Legislativo da Câmara dos Deputados,
onde trabalho com as nossas Leis Orçamentárias;
Fui classificado no concurso para Consultor de Orçamentos da
Câmara dos Deputados, certame realizado em 2014;
Ex-Analista de Planejamento e Orçamento do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão – MPOG, onde atuava na Secretaria
de Planejamento e Investimentos Estratégicos - SPI;
Ex-Analista Judiciário (Área Administrativa) do Supremo Tribunal
Federal, onde atuava na Secretaria de Controle Interno (oriundo do
concurso do STJ);
Ex-Analista Judiciário (Área Administrativa) do Conselho Nacional
de Justiça, onde atuava na Seção de Gestão de Contratos (oriundo do
concurso do STF);
Ex-Servidor do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação,
onde atuava na Coordenação de Tomada de Contas Especial;
Sabe de nada,
Inocente!!!
Sumário
Detalhe Sobre o Curso/Edital ...................................................... 04
Estrutura Organizacional .............................................................. 06
Questões .......................................................................................... 32
Bibliografia ...................................................................................... 46
Exercícios Trabalhados ............................................................... 47
Gabarito ......................................................................................... 53
Planejamento
Controle Organização
Direção
Conceito de Empresa
E qual o conceito de empresas? Quando um grupo de pessoas se junta,
organizando-se e trabalhando em prol de um objetivo comum, estamos
falando do surgimento de uma empresa. Essa empresa sempre terá, na sua
base, a busca pelo lucro, razão de sua sobrevivência. Nos termos do dicionário,
empresa é uma “sociedade organizada para a exploração de uma indústria ou
comércio”.
As empresas atuam em três diferentes áreas: comércio, indústria e prestação
de serviços. Dentro das indústrias, temos as fábricas e as usinas, onde as
matérias-primas são transformadas em produtos finais. No caso do comércio,
onde estão as lojas, os representantes e as distribuidoras, o negócio é comprar
e vender mercadorias, ou seja, não há produção. Por fim, nos serviços, temos
a prestação de um trabalho de caráter intelectual ou manual.
E qual a diferença das empresas com as organizações? Podemos dizer que a
empresa é um dos tipos de organização. Sendo assim, a organização
representa um conceito mais amplo, podendo-se revestir da forma de um
clube, de uma loja, de uma associação, de uma indústria, etc. Segundo o
Dicionário Michaelis, organização é a “constituição de um estabelecimento
público ou particular”. Não necessariamente a organização visará o lucro,
diferentemente das empresas, em que o lucro é a regra principal do jogo.
Em conceito mais moderno, da teoria do desenvolvimento organizacional,
organização é visto como um sistema aberto, flexível, que influencia o
mercado e por ele é influenciado.
Vejamos a figura.
Empresa
Creche
Organização
Associações
Igreja
Vamos voltar ao ciclo administrativo para dissecar cada uma das funções do
administrador.
Planejamento
O planejamento, como função básica do administrador, define os objetivos a
serem atingidos pela organização (seja pública ou privada), além de
determinar a maneira (como) alcançá-los. A definição de como atingir o
objetivo, determinando a maneira como serão alocados os recursos da
empresa ou órgão, é chamada de estratégia.
Em suma, quando se efetua o planejamento, deseja-se determinar onde se
pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência.
Isso é planejamento!!!
Organização
Na organização (que não é o conceito mais amplo que empresa que vimos logo
acima), o foco é proporcionar tudo o que é útil para o funcionamento da
empresa.
Vejamos os principais aspectos da organização:
Organização
Dividir o trabalho
Designar atividades
Agrupar as atividades em órgãos e cargos
Alocar recursos
Definir autoridade e responsabilidade
Planejamento
Organização
Estrutura Organizacional
Relacionamento Divisão do
Autoridade
Pessoal Trabalho
Direção
A terceira função tem o papel de fazer as coisas acontecerem, após a
realização do planejamento e da organização. Para que as coisas de fato se
realizem, precisamos dos membros da empresa, certo? Sem eles, não adianta,
as atividades que contribuirão para alcançar os objetivos não serão realizadas.
É por isso que a direção está intimamente ligada com a atuação sobre os
recursos humanos, por meio de motivação, treinamentos, comunicação,
liderança, etc.
Controle e Avaliação
Após ter sido planejado, organizado e dirigido, o importante agora é verificar o
cumprimento dos objetivos. Essa é a função controle e avaliação. É o momento
“cara crachá”. O que foi planejado está sendo executado? Os resultados estão
sendo obtidos?
Vejamos as fases do controle na figura abaixo:
Estabelecimento de padrões e
critérios
Observação do desempenho
Comparação desempenho x
padrão estabelecido
Ação corretiva
Tipos de Controle
Vejamos os tipos de controle:
Planejamento
Controle Organização
Direção
Gabarito: D
4) (CESPE TJ-RO 2012) As funções clássicas do administrador incluem
a) planejamento, produção, venda e controle.
b) liderança, planejamento, captação e organização.
c) planejamento, organização, comando e controle.
d) planejamento, execução, distribuição e organização.
e) organização, comando, produção e análise.
Na visão clássica, não tínhamos a direção. A terceira função era o comando.
Gabarito: C
5) (CESPE MS 2010) Julgue o seguinte item em C (Certo) ou E
(Errado).
Considere a seguinte situação hipotética.
A ONG Viver com Saúde está divulgando na mídia do DF e de Goiás
uma nova campanha alertando a população para a importância do
aleitamento materno. Para gerir os resultados alcançados, decidiu-se
analisar a quantidade média de doações para os bancos de leite antes
e após a divulgação da campanha.
Nessa situação, a análise comparativa é ação inerente ao processo de
planejamento da organização.
Observação do desempenho
Ação corretiva
Gabarito: C
Estrutura organizacional
Dentro de uma empresa, é possível identificar tanto uma estrutura formal
quanto uma estrutura informal.
Estrutura Formal: é o que a empresa de fato definiu. É a estrutura pensada e
formalmente divulgada. Surge, aqui, um conceito importante para nós:
organograma. Já viram, nas empresas, aqueles desenhos de cargos e
hierarquia? Aquilo é o organograma.
Presidente
Diretor
Diretor de RH
Financeiro
Recrutamento Contas a
Treinamento
e Seleção Pagar
Princípios
Quando estudamos estrutura, é fundamental conhecermos a contribuição de
Henri Fayol. O engenheiro enunciou 14 princípios de administração que
possuem forte correlação com o estudo das estruturas organizacionais.
Vejamos.
Departamentalização
Conceito importantíssimo para nós. A departamentalização é a divisão da
organização em subunidades com características semelhantes, com a
finalidade de atingir mais eficiência para alcançar os objetivos da empresa.
Nós, na verdade, já sabíamos o que é departamentalização, mas com outro
nome: especialização horizontal.
Não se preocupe na prova com a terminação departamentalização ou estrutura
organizacional. As bancas não fazem distinção dos temas. Às vezes eles vão
usar um termo, às vezes outro. Apenas para distinguir:
Departamentalização é mais específico do que a estrutura, é voltado
para os departamentos.
A estrutura se envolve com a empresa como um todo.
Vamos aos critérios de departamentalização:
Uma dica importante: o examinador, por várias vezes, irá usar o termo
“departamentalização” e o termo “estrutura organizacional” como se
fossem a mesma coisa. Não se preocupe com essa diferença para fins
de prova!!! Só se preocupe se o examinador for claro em querer saber
a diferença:
A departamentalização envolve a divisão do trabalho dentro de uma
estrutura organizacional.
A estrutura organizacional está mais relacionada à unidade de
comando, hierarquia.
Diagnóstico
As estruturas organizacionais devem sempre ser observadas pela empresa. É
preciso verificar se elas são compatíveis com o contexto, com a realidade, com
o mercado.
Para isso, é preciso efetuar um diagnóstico da empresa. Analisar seus
processos, suas vendas, os colaboradores, sua cultura organizacional, o
mercado, suas relações com fornecedores e clientes, etc. Com essa análise, é
possível ter um diagnóstico da situação da empresa.
A colaboração dos funcionários também é fundamental. São eles que
vivenciam a empresa, podendo “palpitar” sobre eventuais mudanças. Para
isso, um questionário pode ser elaborado com perguntas padronizadas,
garantindo o anonimato.
O grande problema do questionário é fidedignidade das informações passadas
pelos funcionários. É possível que alguns funcionários não queiram contribuir
para o processo.
Outra opção que o administrador possui é a observação pessoal, ou seja, a
visita in loco. A análise presencial do funcionamento da empresa gera boas
ideias sobre mudanças na organização.
Questões
O novo diretor de determinado órgão público pretende reestruturar as
jurisdições das chefias e da unidade de comando. Após a
reestruturação, pretende, ainda, tornar os diversos setores do órgão
aptos a gerenciar diferentes projetos demandados pelo restante da
organização.
Com base nessa situação hipotética, julgue os itens a seguir.
13) (CESPE MPU 2010) A adoção, pelo diretor, da estrutura linha-staff
aceleraria o processo decisório.
A estrutura linha-staff é uma evolução da estrutura linear. A inovação dessa
estrutura deve-se à presença de um órgão staff (assessoramento, consultoria).
Esse órgão novo não tem poder de decisão. Entretanto, por ser um órgão
consultivo, antes de tomar as decisões, os responsáveis consultam o staff, o
que atrasa o processo decisório. Portanto, a estrutura linha-staff não acelera o
processo decisório.
Gabarito: E
14) (CESPE MPU 2010) Ao departamentalizar, o diretor deve
considerar os aspectos de ordem formal e informal.
Fatores formais: custo da estrutura, coordenação entre chefia e subordinados
(autoridade e responsabilidade), importância das atividades.
Fatores informais: processo político (envolvendo atos de poder), preparação
dos empregados para mudanças, rede de relações pessoais e sociais, a
existência de líderes informais.
Assim, para que a departamentalização seja eficaz, o diretor não pode
prescindir nem da ordem formal nem da informal.
Gabarito: C
Controlar algo que nós mesmos fazemos não faz sentido. É preciso alguém de
fora para verificar o que está sendo feito. Assim, é fundamental essa
separação entre quem faz o controle e quem executa a atividade controlada.
Se o controle fosse feito pela mesma pessoa que executou uma tarefa,
provavelmente a subjetividade imperaria.
Gabarito: C
28) (CESPE TCU 2009) Visando facilitar a comunicação e coesão do
grupo, pode-se adotar a departamentalização matricial.
Boa questão de 2009 para revisão.
Vamos definir coesão segundo o Dicionário Priberam:
“Qualidade de uma coisa em que todas as partes estão ligadas umas às
outras.”
De fato, na estrutura matricial, há uma ligação entre todas as partes, o que
facilita também a comunicação.
A estrutura matricial é uma forma de organização em que passam a coexistir,
na empresa, áreas funcionais e áreas de projeto, formando uma matriz. Essa
matriz pode ser projetizada (matriz do projeto), com foco em projetos. Por
outro lado, caso predominem as áreas funcionais, temos uma matriz funcional.
Vejamos a ilustração:
Gabarito: C
29) (CESPE TRT 10ª 2013) Para assegurar maior controle sobre as
operações da instituição, é essencial concentrar esforços para
desconstruir os grupos informais presentes em sua estrutura.
Nem adianta tentar desconstruir grupos informais. Eles sempre existirão. Uma
organização é formada de pessoas. Pessoas estabelecem laços com outras
pessoas. Isso é normal.
Mesmo que o gestor queira ter o máximo de controle possível, é essencial que
ele não tente desconstruir esses grupos. Ele deve, por outro lado, reconhecer
os grupos informais, saber da existência deles e tê-los sob controle, sob a sua
amplitude de visão.
Fatores formais: custo da estrutura, coordenação entre chefia e subordinados
(autoridade e responsabilidade), importância das atividades.
Fatores informais: processo político (envolvendo atos de poder), preparação
dos empregados para mudanças, rede de relações pessoais e sociais, a
existência de líderes informais.
Gabarito: E
Não é porque ela vai atuar em outro estado, que ela vai mudar seu modelo de
departamentalização. A estruturação geográfica não é obrigatória. A ONG pode
manter seu modelo, dividindo sua estrutura conforme os seus diferentes
serviços: incentivo à prática desportiva, de monitoramento da saúde bucal,
etc.
Gabarito: E
32) (CESPE EBC 2011) O modelo matricial é um tipo de estrutura
resultante da integração de dois tipos de organogramas: o modelo
tradicional de estrutura funcional e o modelo de estrutura organizado
por projeto.
A matriz é um modelo híbrido: projetos + estrutura tradicional.
Como se pode perceber, há uma coexistência de projetos e funções na
estrutura. Vejamos a ilustração:
Gabarito: C
33) (CESPE TJ-ES 2011) Um dos problemas comuns às estruturas
matriciais é a formação de habilidades administrativas específicas e
gerais ao mesmo tempo.
Gabarito: C
38) (CESPE MPU 2013) O arranjo físico ou leiaute refere-se à melhor
disposição de equipamentos, pessoas e materiais para o processo
produtivo.
De fato, o arranjo objetiva essa melhor disposição.
Quando pensamos em uma instalação física em que ocorre uma operação
produtiva, o layout é o modo de disposição física dos recursos existentes
(máquinas, materiais de escritório, departamentos, pessoas, etc).
Quando uma empresa decide o seu leiaute, ela deve sempre ter em mente a
sua estratégia, deve saber as atividades que agregam valor e as que não
agregam. Com essas informações, ela pode fazer as suas escolhas de arranjo.
A ideia é sempre otimizar tempo e custo.
Gabarito: C
39) (CESPE MPU 2013) Uma das desvantagens da adoção de uma
estrutura descentralizada é a possibilidade de aproveitamento
inadequado dos especialistas da organização.
Perfeito. Uma vez descentralizada, as decisões passam a ser tomadas por
vários níveis e o conhecimento pode ficar disperso. Com isso, o real
aproveitamento de especialistas de diferentes áreas pode ser baixo. Um
decisor com autonomia para decidir pode optar por não ouvir um especialista
da área.
Gabarito: C
40) (CESPE MPU 2013) Nas organizações, a adoção de uma estrutura
centralizada favorece a agilidade na tomada de decisão e a maior
criatividade na proposição de soluções.
Muito pelo contrário. Na estrutura centralizada, tudo passa pelo chefão. Assim,
até passar por ele, a decisão percorre um longo caminho.
Além disso, uma vez que é só o chefão que dá a última palavra, os demais
níveis ficam impossibilitados de pensarem diferente dele, de criarem coisas
novas, de proporem novas soluções.
Gabarito: E
41) (CESPE POLÍCIA FEDERAL 2014) O surgimento de estruturas
organizacionais horizontalizadas e desburocratizadas é resultado da
adaptação das organizações contemporâneas aos novos padrões de
trabalho.
Perfeito!!! Essas estruturas mais modernas são resultado de uma nova
configuração de trabalho, de uma organização contemporânea que necessita
atender aos anseios de uma nova clientela. Essa mesma organização tem no
seu quadro de funcionários pessoas com outro tipo de visão se comparado com
os funcionários de antigamente.
Podemos fazer uma separação das estruturas da seguinte forma:
Mecanicistas (tradicionais): aqui estão as funcionais e lineares.
Orgânicas (modernas, flexíveis): aqui estão as demais.
Gabarito: C
42) (CESPE ICMBio 2014) Em relação ao controle nas organizações,
julgue o item que se segue.
Nas organizações caracterizadas por possuírem culturas hierárquicas
fortes, com alto nível de obediência às normas e ao comando, muitas
pessoas participam das decisões.
Na cultura hierárquica forte (estruturas verticais, mais tradicionais), com alto
nível de obediência, poucas pessoas tomam as decisões.
Na outra ponta, estão as organizações horizontais (mais modernas), em que as
pessoas têm mais autonomia para tomar decisões no âmbito do contexto de
cada um.
Gabarito: E
43) (CESPE ICMBio 2014) As teorias da liderança formam um
arcabouço necessário para que as organizações desempenhem as suas
atividades conforme prescrito em seus objetivos, porém a liderança
depende também de como a organização é constituída, sua cultura,
Bibliografia
Livro/Texto Autor
Administração Geral e Pública Chiavenato
Administração para Concursos Vinicius Ribeiro
Direito Administrativo Descomplicado Marcelo Alexandrino
Orçamento Público Giacomoni
Exercícios Trabalhados
1) (CESPE MPE-PI 2012) Uma das funções básicas da administração é a
organização ou estruturação, que consiste na reunião e coordenação de
atividades e de recursos necessários para o alcance dos objetivos
organizacionais.
2) (CESPE TJ-ES 2011) O processo de organização pressupõe a maneira como
as tarefas são divididas e os recursos são distribuídos.
3) (CESPE TJ-AL 2012) De acordo com a abordagem neoclássica da
administração, as principais funções do processo administrativo são
a) fiscalização, comunicação, correção e ação.
b) planejamentos estratégico, tático e operacional.
c) comunicação, direção, controle e avaliação.
d) planejamento, organização, direção e controle.
e) organização, direção, avaliação e controle.
4) (CESPE TJ-RO 2012) As funções clássicas do administrador incluem
a) planejamento, produção, venda e controle.
b) liderança, planejamento, captação e organização.
c) planejamento, organização, comando e controle.
d) planejamento, execução, distribuição e organização.
e) organização, comando, produção e análise.
5) (CESPE MS 2010) Julgue o seguinte item em C (Certo) ou E (Errado).
Considere a seguinte situação hipotética.
A ONG Viver com Saúde está divulgando na mídia do DF e de Goiás uma nova
campanha alertando a população para a importância do aleitamento materno.
Para gerir os resultados alcançados, decidiu-se analisar a quantidade média de
doações para os bancos de leite antes e após a divulgação da campanha.
Nessa situação, a análise comparativa é ação inerente ao processo de
planejamento da organização.
6) (CESPE ABIN 2010) O êxito de uma organização depende, em grande parte,
do poder de controle exercido sobre os seus colaboradores. Como a maioria
Gabarito:
1) C 2) C 3) D 4) C 5) E 6) E 7) E
8) C 9) E 10) A 11) C 12) C 13) E 14) C
15) E 16) E 17) C 18) E 19) C 20) E 21) E
22) E 23) C 24) E 25) C 26) E 27) C 28) C
29) E 30) C 31) E 32) C 33) E 34) E 35) C
36) E 37) C 38) C 39) C 40) E 41) C 42) E
43) E 44) E 45) E 46) E 47) C
Abração e bons estudos!!!