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Texto 1
Diretrizes:
O fato de saber como você utiliza o tempo deve ajudá-lo a planejar e predizer o
término de um projeto:
Tenha uma lista de "Faça". Escreva aquilo que tem que fazer,
então decida o que fazer naquele momento, o que agendar para
mais tarde, o que pedir para alguém fazer e o que adiar.
Faça um planejamento diário/semanal. Anote em caderno ou
quadro, por ordem cronológica, compromissos, aulas e reuniões.
Sempre saiba de antemão o que tem para fazer naquele dia;
sempre vá para a cama, sabendo que você está preparado para o
dia seguinte.
Faça um planejamento de longo prazo. Use um quadro mensal
para que você sempre possa planejar de ante-mão. Planejamentos
de longo prazo também servem para lembrá -lo de planejar seu
tempo livre construtivamente.
Texto 2
Todos nós devemos saber como administrar o tempo, pois com o seu uso correto pode-
se realizar inúmeras tarefas, principalmente àquelas que nunca realizamos, pois
alegamos não ter tempo!
O tempo quem faz é você, se você o utiliza de forma produtiva, estará tirando proveito
disso, caso contrário estará desperdiçando-o!
O curso foi realizado através do Institudo IPED. O IPED, é um instituto formado por
um conjunto de serviços e parceiros em diversos segmentos do mercado. Possui
diversos treinamentos, todos eles à distância.
Como o assunto, do treinamento realizado, é algo muito importante hoje em dia, resolvi
escrever este artigo, relatando alguns fatores que aprendi durante o curso e acho
interessante o compartilhamento.
Lição 1
Quem administra tempo não vive uma corrida perpétua contra o mesmo,
conseqüentemente não precisa trabalhar horas extras para a realização de uma
tarefa.
Quem tem tempo não é vagabundo! Simplesmente consegue administrar o
tempo que tem.
Sempre termine uma tarefa, para em seguida iniciar uma outra tarefa. Caso
contrário perderá tempo.
Quem faz o seu tempo é você!
Evite ser instruído, sobre como fazer uma determinada tarefa, ou seja, crie você
mesmo um método de realizar uma determinada tarefa, levando em conta que a
tarefa deve ser realizada com uma maior eficiência
Definitivamente, tempo é dinheiro, a decisão de utilizá-lo ou não é sua.
Lição 2
Pessoas que gastam tempo demais para realizar uma tarefa, são eficazes, porém
ineficientes!
Ser produtivo é fazer certas as coisas certas, ou seja, fazer o que é importante e
prioritário com a menor utilização de recursos possíveis.
Já a eficiência é fazer as coisas certas, ou seja, com a menor quantidade de
recursos possíveis.
Eficácia, é fazer as coisas certas, ou seja, fazer aquilo que consideramos
importante e prioritário.
Lição 3
Oito notas importantes, para melhor gerenciar o tempo;
1. Faça agora e fará somente uma vez. Não fique lendo e relendo para fazer/tomar
uma ação. Leia e aja!
2. Não postergue nada! Programe o que vai fazer e realmente faça.
3. Resolva os problemas enquanto são pequenos, caso contrário crescerão e
consumirão mais tempo.
4. Diminua as interrupções desnecessárias, isso o tornará mais produtivo.
5. Coloque trabalhos atrasados em dia, pois provocam trabalho extra.
6. Vise o futuro e não o passado! Trabalhe sempre de forma preventiva,
antecipando-se a possíveis problemas.
7. Pare de se preocupar, pois isso causa cansaço.
8. A conclusão das tarefas traz autoconfiança e evita o estresse, aumentando o
auto-respeito.
Esqueça de tudo. apenas lembre de alguma tarefa quando for realmente necessário. Isso
deve ser feito tendo uma boa anotação.
Lição 4
Antes de fazer, qualquer coisa é importante você saber como você gasta o seu tempo,
para isso:
1. Crie uma lista de todas as suas tarefas diárias e se concentre em todas as tarefas,
de modo que todas sejam executadas.
2. Lide primeiro com os assuntos importantes, e não com os assuntos urgentes.
3. Distribua a sua carga de trabalho entre cada item que deve ser realizado, de
forma que todos tenham um tempo para serem realizados.
4. Com a papelada (documentação), divida-as em prioridades, A, B e C.
5. Em reuniões (caso ela seja realmente necessária), distribua o assunto da reunião
antes de começá-la, ou melhor, envie por e-mail um ou dois dias antes.
Estabeleça um objetivo para a reunião, crie etapas dos assuntos que serão
discutidos. Por fim crie uma ata com tudo o que foi discutido.
6. No dia-a-dia, apenas use conversa paralelas se elas realmente dizem respeito à
você, caso contrário não se envolva com assuntos desnecessários.
7. Ao utilizar o telefone, use-o de uma só vez, porém racione o tempo gasto em
conversas prolongadas.
Lição 6
Essa tarefa é para quem possui cargo de chefia, como DELEGAR tarefas de maneira
eficiente:
Lição 6
Gerenciar melhor o tempo é saber dizer NÃO, principalmente quando:
Lição 7
Use o Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto foi criado no Séc. XIX por um economista italiano chamado
Alfredo Pareto que, ao analisar a sociedade concluiu que grande parte da riqueza se
encontrava nas mãos de um número demasiado reduzido de pessoas. Após concluir que
este princípio estava válido em muitas áreas da vida quotidiana, estabeleceu o designado
método de análise de Pareto, também conhecido como dos 20-80% e que significa que
um pequeno número de causas (geralmente 20%) é responsável pela maioria dos
problemas (geralmente 80%).
Logo, para alcançarmos 80% de resultado, devemos nos esforçar apenas 20%!
Lição 8
A eliminação de tarefas é importante, pois sempre fazemos tarefas que são
extremamente inúteis. O mesmo ocorre com os papéis, por isso:
Lição 9
Aumentando o desempenho em reuniões, que são em sua grande maioria uma perda de
tempo total e isso deve-se ao fato de que quem organiza a reunião não a faz de forma
correta e com isso muitas pessoas que não possuem relação nenhuma com a reunião tem
que participar da mesma, isso ocasiona perda de tempo.
Primeiro tente trocar a reunião por uma conferência ou por e-mail. Apenas,
convoque uma reunião quando for totalmente indispensável.
Com 72 horas de antecedência, distribua a pauta da reunião, informando
claramente o que espera ser discutido quem vai participar e o tempo da reunião.
Isso deve ser enviado a todos os participantes.
Estabeleça objetivos.
Convoque apenas as pessoas as quais o assunto interessa.
Não castigue os pontuais, premiando os atrasados.
No início da reunião distribua uma referência dos assuntos com os seus
respectivos tempos para serem discutidos.
Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
Mantenha o rumo da discussão.
No final da reunião faça uma ATA e a distribua.
Lição 9
Evite a Procrastinação
eSpecífica;
Mensurável;
Alcancável;
Representam um desafio pessoal;
Temporária.
Lição 10
Sete dicas para economizar tempo: