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LUCAS MARRA
Limeira, 2014
Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP
Faculdade de Ciências Aplicadas - FCA
LUCAS MARRA
Limeira, 2014
2
FICHA CATALOGRÁFICA ELABORADA PELA BIBLIOTECA PROF. DR. DANIEL JOSEPH
HOGAN DA FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS
Marra, Lucas
M348m Metodologia estruturada de planejamento e controle de projetos aplicada a empresa de
construção pesada / Lucas Marra. - Limeira, SP: [s.n.], 2014.
35 f.
- Continuous improvement;
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AGRADECIMENTOS
Agradeço a família por todo o apoio e motivação ao longo desses cinco anos,
principalmente aos avós Maria e José Carlos, fonte de inspiração e encorajamento para
que fosse possível concluir esta jornada.
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RESUMO
ABSTRACT
Since the last decades, project management is becoming increasingly more present
in the companies businesses as a way to increase the results in order to survive in a
highly competitive market. It is in this context that the present study demonstrates the
Structured Methodology of Project Management and Control (MEPCP), a tool that was
created as a union of the continuous improvement method PDCA and concepts of the
PMBOK, a guide widely used for project management, with the objective of showing
the most important steps of a project, and the most important activities in each of these
steps to assist planning and project control, and achieve the expected results. A case
study that illustrates the application of MEPCP on a company of heavy construction is
also presented.
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ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO.............................................................................................................7
2. DESENVOLVIMENTO................................................................................................8
2.1 CONTEXTUALIZAÇÃO................................................................................8
2.4.1 INICIALIZAÇÃO...........................................................................11
2.4.2 PLANEJAMENTO.........................................................................12
2.4.3 EXECUÇÃO...................................................................................17
2.4.4 CONTROLE...................................................................................18
2.4.5 ENCERRAMENTO........................................................................18
3. ESTUDO DE CASO....................................................................................................19
3.1 CONTEXTUALIZAÇÃO..................................................................19
3.2.1 INICIALIZAÇÃO...............................................................22
3.2.2 PLANEJAMENTO..............................................................23
3.2.3 EXECUÇÃO.......................................................................25
3.2.4 CONTROLE........................................................................27
3.2.5 ENCERRAMENTO............................................................29
4. RESULTADOS...........................................................................................................30
5. CONCLUSÃO.............................................................................................................31
6. ANEXOS.....................................................................................................................32
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS........................................................................35
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1. INTRODUÇÃO
Desde épocas remotas, projetos como grandes construções são realizados pelos
povos antigos, e principalmente após a revolução industrial esse conteúdo passou a cada
vez mais ser tratado como uma ciência de estudo e forte aplicação nas organizações, não
apenas por empresas movidas por projetos como construtoras ou consultorias, mas
também empresas com linhas de produção e de serviços interessadas em processos de
manutenção ou melhoria contínua.
Nas seções 2.1 até 2.3 serão apresentados conceitos e definições a respeito de
projetos, abordando temas como a caracterização de um projeto, a introdução do
gerenciamento como tema de estudo, a origem dos projetos, além de aspectos
importantes do gerenciamento de um projeto. Na seção 2.4 serão apresentadas as etapas
pelas quais um projeto deve passar e suas principais atividade, de acordo com a
MEPCP.
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2. DESENVOLVIMENTO
2.1. CONTEXTUALIZAÇÃO
Projetos existem desde épocas remotas, em que povos antigos como egípcios e
romanos realizavam grande construções e monumentos. Entretanto, foi somente a partir
da revolução industrial, no século XVIII, que técnicas de gerenciamento começaram a
ser utilizadas por alguns profissionais, principalmente das áreas de construção e
transporte ferroviário. Posteriormente, em 1970, o gerenciamento começou a ser tratado
como uma ciência e passou a ser estudado e ensinado em instituições de ensino.
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A necessidade de realizar projetos está diretamente relacionada às metas das
empresas e podem ser originados a partir do planejamento estratégico, oportunidades
ou ameaças, atendimento à legislação, melhoria contínua e solicitação de clientes.
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salientar que quanto melhor o planejamento, gerenciamento dos riscos (mapeados na
etapa planejamento) e proposição de contramedidas e medidas de contenção para riscos
que não forem evitados, menor será a lacuna entre o que foi planejado e o que foi
executado.
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Figura 2.2: Comparação entre ciclo MEPCP (esquerda) e PMBOK (direita). Retirado de [2].
Cada uma das áreas de atuação será abordada em pelo menos um dos processos
gerenciais descritos. Por exemplo, meta e escopo serão abordadas mais fortemente nos
processos de inicialização e planejamento, e qualidade será mais abordada em processos
de execução e controle. O nível de abordagem de cada uma das áreas dependerá da
complexidade de cada projeto.
2.4.1. INICIALIZAÇÃO
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estratégico da empresa, e também de necessidades de clientes, oportunidades ou
ameaças, necessidade de melhoria contínua, adequação à legislação, dentre outros.
2.4.2. PLANEJAMENTO
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estabelecida. Esse plano deverá conter aspectos de tempo (cronogramas de execução),
recursos (pessoal, equipamentos, matéria prima), custos (orçamento), riscos,
regulamentos, a meta, informações do escopo, dentre outros.
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construir uma nova fábrica para aumentar em 20% a produção do produto X, no período
de 2 anos, a um custo de R$600.000,00 reais. Para o controle e acompanhamento da
meta ao longo do projeto é importante a utilização de ferramentas de gestão à vista, que
serão discutidas posteriormente nas Subseções 2.4.3 e 2.4.4, Execução e Controle,
respectivamente.
Também é importante nessa etapa uma análise do tempo do projeto, que resulta
na elaboração do cronograma, uma das principais ferramentas para o gerenciamento do
projeto. O cronograma apresentará uma inter-relação das tarefas de um projeto (se o
início de uma atividade depende do termino de outra ou se estas podem ser feitas em
paralelo, por exemplo), e as datas de início e termino de cada tarefa. Softwares de
gerenciamento de projeto geralmente são utilizados para o acompanhamento do
cronograma, como o MS Project [5].
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Na elaboração do cronograma, é importante ter atenção especial com o caminho
crítico do projeto, que são tarefas dependentes e que não apresentam folgas, que caso
ocorram com atraso, afetaram o prazo de término do projeto.
Após o mapeamento, os riscos assinalados devem ter seu impacto analisado com
o seguinte questionamento: caso esse risco ocorra, qual será o prejuízo para o projeto?
Para a resposta desta pergunta, o risco pode ser classificado como de alto, médio ou
baixo impacto no projeto.
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Em seguida, é necessário qualificar a probabilidade de um risco assinalado
realmente acontecer. De forma similar a análise de impacto, um risco pode ser
classificado com alta, média ou baixa probabilidade de ocorrer. A Figura 2.5 ilustra uma
matriz para a avaliação dos riscos. Caso um risco seja considerado alto, será necessário
um plano de ação (ou contramedida) para a sua neutralização.
Para a neutralização do risco, o plano de ação deve conter a fonte do risco, a sua
classificação (alto, médio, baixo), a contramedida a ser tomada para mitigar esse risco, o
responsável por tal ação, e a sua data limite para realização.
Apesar de não ser sempre simples, é muito importante sempre que possível
transformar os riscos mapeados em valores financeiros, como um forma de
compreender melhor os impactos dos riscos no resultado esperado do projeto, pois um
risco alto que se concretiza pode reduzir os resultados esperados e até mesmo trazer
prejuízo para a empresa.
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2.4.3. EXECUÇÃO
Essas informações serão levadas para reuniões gerenciais (não são detalhados
aspectos técnicos) do gerente de projeto com a equipe, que devem acontecer
periodicamente (quinzenalmente ou mensalmente), através dos relatórios Status Report,
Gantt Report e Progress Report.
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início do projeto (ou meta desdobrada), por meio de gráficos de barras, de pizza ou
outros tipos de visualização dependendo da natureza da meta. Além de suportar a
visualização do andamento do projeto, os painéis de gestão à vista ajudam a manter a
equipe comprometida com a busca do resultado planejado.
2.4.4. CONTROLE
Caso após a verificação seja necessário tomar ações corretivas para o tratamento
dos desvios, é necessário a elaboração de um relatório de anomalias, que irá mostrar o
que foi planejado, o que foi realmente realizado, as consequências deste desvio, suas
causas, e proposições para sua correção. É importante destacar que desvios de prazo
(pode ser necessário replanejamento do cronograma do projeto), escopo e qualidade são
mais facilmente tratados do que desvios de custo.
2.4.5. ENCERRAMENTO
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administrativo (dados contábeis computados), o encerramento dos contratos (encerrados
contratos com fornecedores externos), a avaliação de desempenho final (avaliação de
todos os indicadores de desempenho), criação da documentação do projeto.
3. ESTUDO DE CASO
3.1 CONTEXTUALIZAÇÃO
Na terceira parte deste trabalho será apresentado um estudo de caso real em que
foi aplicada a metodologia estruturada de gerenciamento de projetos como forma de
reduzir os desvios de custo das obras de uma empresa do ramo de construção pesada.
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Era exatamente neste contexto que se iniciava o maior problema da empresa em
questão. Após ganhar uma licitação e iniciar a execução de uma obra, a empresa
apresentava elevados desvios de custos, ou seja, mensalmente o custo efetivo da
realização da obra era quase sempre superior ao planejado para o mês em questão, de
acordo com o planejado no orçamento.
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Dessa forma, foram identificados os problemas fundamentais que resultavam no
desvio de custo. Para solucionar estes problemas, três soluções foram implementadas na
empresa em questão: a reestruturação dos processos críticos mapeados, a implantação
da metodologia de gerenciamento de projetos nas obras da empresa, e no nível
operacional a padronização dos processos de produção com maior impacto nos
resultados das obras. A solução apresentada neste trabalho será a implantação da
metodologia estruturada de gerenciamento de projetos.
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Figura 3.2: Processos Finalísticos da empresa distribuidos de acordo com a MEPCP
3.2.1 INICIALIZAÇÃO
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Caso após a avaliação da nova oportunidade seja definido que a empresa tem
interesse na obra, inicia-se o processo de orçamento que deverá levantar todos os custos
referentes a obra, como a mão de obra, equipamentos, matéria prima, dentre outros, do
início até o término do contrato. Ao final do processo de orçamento, é elaborado um
“caderno de orçamento” que contempla as informações e premissa adotadas na
orçamentação, e um planejamento preliminar da obra que será detalhado mais a frente
na etapa de planejamento.
Por último, elabora-se a proposta comercial, que será apresentada para concorrer
com outras empresas na concorrência para ganhar a obra. No caso de vencimento da
concorrência, a obra é efetivamente iniciada e inicia-se a etapa de planejamento.
3.2.2 PLANEJAMENTO
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Elaborada a EAT, esta servirá como entrada para a definição do cronograma
físico da obra, que mostrará todas as atividades a serem executadas, o seu tempo e a
inter-relação entre elas, atentando-se para o caminho crítico do projeto.
Por conta do elevado tempo de projeto (algumas obras chegam a durar mais de
três anos), é arriscado observar apenas a situação presente de resultado, faturamento e
custo, pois algum fato despercebido pode gerar uma surpresa inesperada no futuro e
comprometer a margem esperada ao término do contrato. Por isso, como outro
indicador, adotou-se uma visão do cenário futuro da obra ao término do contrato.
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Basicamente, esse cenário futuro é calculado a partir do planejamento até o final
do contrato, considerando a produtividade média dos equipamentos nos últimos meses e
os custos médios no mesmo período. Um cronograma assertivo do projeto é essencial
para esse calculo, já que tanto o faturamento e os custos futuros irão variar de acordo
com a alocação de equipamentos, recursos, mão de obra direta, etc.
3.2.3 EXECUÇÃO
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tudo o que foi definido na etapa de planejamento. Quanto mais semelhante a execução
da obra for do planejamento, menores são os desvios de orçamento e prazo tanto no
controle mensal, quanto no resultado final ao término do contrato.
Mas para que seja feita um correto tratamento dos desvios da etapa de controle, é
necessário que ao longo da execução mensal os dados de produção sejam coletados e
compilados em Status Reports, que mostram tanto os dados financeiros da obra
(margem do contrato, faturamento, custo do mês e acumulado), como as informações
dos indicadores operacionais, sempre trazendo as visões do planejado e do realizado. A
figura 2.4 mostra um exemplo de Status Report usado nas reuniões gerenciais.
Status Report
Obra: Obra exemplo
Diretoria / Unidade: Unidade exemplo
Mês: setembro-14
Acumulado set/14 Acumulado até set/14 Visão do contrato até set/14
INDICADOR
2013 Meta Real Desvio Meta Real Desvio Meta Real Desvio
RESULTADO FINANCEIRO
Faturamento R$ 1.200.000,00 R$ 250.000,00 R$ 270.000,00 R$ 20.000,00 R$ 750.000,00 R$ 800.000,00 R$ 50.000,00 R$ 1.900.000,00 R$ 1.850.000,00 -R$ 50.000,00
Tributos R$ 60.000,00 R$ 12.500,00 R$ 13.500,00 R$ 1.000,00 R$ 37.500,00 R$ 40.000,00 R$ 2.500,00 R$ 95.000,00 R$ 92.500,00 -R$ 2.500,00
Custo R$ 1.100.000,00 R$ 160.000,00 R$ 180.000,00 -R$ 20.000,00 R$ 690.000,00 R$ 710.000,00 -R$ 20.000,00 R$ 1.580.000,00 R$ 1.620.000,00 -R$ 40.000,00
Resultado - do faturamento
Resultado bruto (OBRA)
Indicador "Avanço Físico" Indicador "Atraso em metros" Indicador "Cumprimento da Programação Mensal"
Planejado 45% Término Planejado 31/12/2015 % de cumprimento 85% n
n 1537 m n
Realizado 42% Tendência de término 31/03/2016 Desvio -150 m n
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3.2.4 CONTROLE
Figura 3.5: Atividades das funções gerenciais e operacionais e o fluxo de informação. Retirado de [3].
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Entretanto, quando existem desvios no processo, o fluxo da informação é o
mostrado na coluna da esquerda da figura 3.5, em o operador relata as anomalias, e
essas são registradas e informadas para níveis gerenciais através dos supervisores e
gerentes, até atingir a direção. Esse fluxo permite que a direção conheça os desvios que
impactam nos resultados e permite o estabelecimento de medidas corretivas.
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causa raiz é descoberta através de uma do diagrama de Ishikawa. Uma ação deve ser
cadastrada no plano de ação da obra (presente no painel de gestão desenvolvido no
planejamento) como forma de bloquear a causa raiz desse desvio. Se possível, uma ação
para mitigar o efeito desse desvio também pode ser tomada. A figura 3.7 mostra um
exemplo de ação para o tratamento de um desvio.
Por último, lições aprendidas no período, tanto positivas quanto negativas, são
cadastradas e posteriormente servirão para a gestão do conhecimento da empresa. Essas
informações serão valiosas para outros projetos similares e poderão auxiliar tanto nos
processos de avaliação da oportunidade, quanto de planejamento de outras obras.
3.2.5 ENCERRAMENTO
30
4. RESULTADOS
31
5. CONCLUSÃO
Por meio do estudo de caso em uma empresa do ramo de construção pesada foi
possível aplicar o método na prática e verificar a sua assertividade, tendo em vista a
expressiva melhora nos resultados e nos custos da obra piloto desde o período de
implementação da metodologia.
Esse cenário pode ser visto em uma pesquisa realizada pelo PMI e mostrada no
14º Encontro de Gerenciamento de Projetos [6], realizado na metade de ano de 2014,
com gerentes de projeto de empresas públicas e privadas do distrito federal, que mostra
que 74% das empresas já utilizam algum modelo de maturidade em gerenciamento de
projetos.
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6. ANEXOS
ANEXO A - 9 áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos
Figura 6: Quadro com as 9 áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos (Parte 1). Retirado de
[2].
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Figura 7: Quadro com as 9 áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos (Parte 2). Retirado de
[2]
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Figura 8: Quadro com as 9 áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos (Parte 3). Retirado de
[2].
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7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
[6] Schwartz Cruz, Kleber. Pesquisa do perfil dos PMO no DF. 14º Encontro de
Gerenciamento de projetos, 2014.
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