A COMUNICAÇÃO NO CONDOMÍNIO

As novas plataformas digitais são a grande chave

do sucesso da sua gestão

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Índice
Apresentação 03
A boa comunicação é o pilar de sustentação do síndico 04
Como organizar a comunicação no condomínio 05
Plataformas de comunicação digital 07
Cuidados ao contratar um site ou aplicativo 11
Precisa de assembleia para contratar? 13
Suporte 14
Uso da ferramenta 15
Outras formas de se comunicar com os moradores 17
Leitura complementar? 20

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Apresentação
O Brasil é, atualmente, o maior usuário de redes sociais da América Latina, contando
com mais de 93 milhões de pessoas conectadas a essas plataformas, de acordo com
pesquisa da agência eMarketer.

Quem diria, há cinco anos, que hoje empresas como Uber, IFood e AirBNB estariam tão
presentes em nosso cotidiano? São novidades como essas que tanto facilitam a nossa
vida e transformaram o nosso dia-a-dia com a cultura do compartilhamento.

Essa forma de se comunicar está presente também na nossa vida em condomínio.

Afinal, quem não quer acompanhar as melhorias e comunicados importantes do condo-

mínio, além de compartilhar com os vizinhos uma dica boa de prestador de serviço ou
aquele restaurante do bairro com serviço incrível e que ainda entrega em casa?

Por outro lado, essa facilidade de espalhar notícias também deve ser vista de forma res-
ponsável e cautelosa, tanto por parte do síndico como por parte dos moradores, uma
vez que se deve sempre zelar pela veracidade do que é postado nas redes sociais.

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1 A boa comunicação é o pilar de
sustentação do síndico
Os síndicos brasileiros hoje devem ter consciência da importância de uma boa
comunicação para sua gestão.
Afinal, em tempos em que a velocidade da informação está a um clique do seu
smartphone, é fundamental saber usar esse tipo de ferramenta a seu favor.

“Hoje, o síndico sabe que se comunicar bem com os moradores é fundamen-

tal para uma gestão bem-sucedida. Afinal, se os moradores não conseguem
ver como a gestão está se desenrolando, as melhorias, se há transparência
ou não, como podem avaliar a mesma? ”, questiona o advogado especialista
em condomínios Marcio Rachkorsky.

Se comunicar bem e oferecer transparência, porém, não significa estar 24h

por dia, sete dias por semana disponível para os moradores.
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2 Como organizar a comunicação no
condomínio
É fundamental estabelecer regras para uma boa comunicação no condomínio.
Dessa forma, ninguém se perde e todos seguem o mesmo “código de conduta”
ao se comunicar.
ƒƒ Centralizar e estabelecer um único canal: escolher um canal é
fundamental para evitar ter que estar presente por e-mail, whatsapp,
pelo interfone e no celular. Se os moradores souberem onde procurar o
síndico e outras informações do condomínio, se tiverem segurança de que
serão respondidos por ali, é bem menos provável que acionem o gestor
de outras formas.
Aqui também vale dizer que o síndico deve se esforçar ao máximo para
educar os moradores no sentido de se utilizarem apenas de um canal
para os assuntos que não sejam de extrema urgência.

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 É importante também que o síndico responda às perguntas dos moradores
em um certo período pré-estabelecido – que geralmente não passa de dois
ou três dias, dependendo do que foi acordado. Assim, todos conseguem se
planejar e os moradores não ficam sem resposta.

ƒƒ Se organizar para responder todas as perguntas: é de extrema

importância que o síndico se organize para responder tudo o que
lhe for perguntado, mesmo que seja para direcionar a dúvida para
outra pessoa. O melhor é que todos os dias ele dedique algum tempo
para essa tarefa, evitando assim que as questões e demandas se
acumulem

ƒƒ Delegar e pedir ajuda: Nem sempre é o síndico quem pode ou deve

responder todas as perguntas. Às vezes, a administradora, o zelador
ou mesmo alguma comissão do condomínio (como de obras, eventos,
etc.) é o mais indicado para certas dúvidas. O síndico deve ter a clareza
de repassar dúvidas à quem puder responde-las.
ƒƒ Linguagem adequada: saber se expressar com clareza é fundamen-
tal. Evite o uso de letras maiúsculas, de palavras de baixo calão.
Também não compactue com a disseminação de boatos.

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3 Plataformas de comunicação digital
Atualmente existem diversas plataformas que intermediam e organizam a
comunicação entre síndico e moradores.
Essas ferramentas aglutinam funcionalidades (veja mais abaixo) e podem se
tornar o canal oficial de comunicação entre a administração e a comunidade,
evitando assim que o síndico precise estar “presente” a todo momento no fa-
cebook, whatsapp, ligações telefônicas, e até pelo interfone.
“Creio que o uso de whatsapp e facebook não seja a melhor forma do condomí-
nio se comunicar com todos, não fica algo muito organizado e é fácil de ‘deixar
passar’ algum assunto sem resposta, o que nunca é legal”, assinala Gabriel
Karpat, diretor da administradora GK.

Saiba mais, abaixo, sobre o uso de redes sociais não pensadas para o condomínio

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“Ter um espaço pensado para o condomínio, um local onde os moradores sabem
que irão encontrar os documentos que precisam e outras informações não é
apenas bacana, está se tornando quase que uma necessidade”, opina Angélica
Arbex, diretora de marketing da administradora Lello.
Esse tipo de plataforma pode ser contratado diretamente pelo condomínio e
tem um custo geralmente por unidade.
“Aqui no condomínio sugeri e os moradores aprovaram de fazermos um teste
grátis. Após esse período, fechamos a assinatura do serviço e ninguém achou
caro”, explica Moacir Moraes, síndico de um condomínio em São Paulo e usuário
da plataforma MeuCondomínio.

Conheça algumas funcionalidades disponíveis em plataformas do tipo:

Comunicados: o síndico e/ou gerente predial podem deixar os mora-

dores avisados sobre manutenções que irão ocorrer, um elevador que
ficará desligado, problemas nos portões, etc.

Enquetes: perguntar para os moradores sua opinião sobre diversos as-

suntos pode ajudar, e muito, a sua gestão

Mensagens: os moradores podem escrever mensagens para o síndico

ou para outros moradores. É mais uma forma efetiva de manter a co-
municação fluindo e transparente no condomínio
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Livro de ocorrências: usando este canal, os moradores podem apon-
tar irregularidades no condomínio, como alguém que estacionou fora
da vaga, lixo no local errado e outras situações

Quadro de administração: mostrar quem são os funcionários do con-

domínio e da administradora que atendem aquela comunidade pode
ajudar bastante quando um morador precisa de algo da administradora

Fale com o sindico: um canal direto com o gestor. É fundamental que o

mesmo responda em um período de no máximo dois ou três dias, mesmo
que seja para dizer que vai se informar melhor sobre a pergunta, ou que
a mesma deve ser encaminhada para o zelador ou a administradora

Reserva de espaços: uma forma mais prática de reservar o salão de

festas, churrasqueira, quadra ou área gourmet do seu condomínio. Vale
ressaltar que deve haver um tempo máximo de resposta da administração
do condomínio para esse tipo de solicitação

Documentos: cópias digitalizadas de contratos de manutenção do condomí-

nio, do RIA, AVCB em dia, contas pagas, devem estar disponíveis nesse canal;

Classificados: os condôminos podem oferecer seus serviços e também

indicar fornecedores e locais com bom serviço nas proximidades do
condomínio
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 2ª via de boleto: os condôminos podem, usando a plataforma, obter
uma segunda via do boleto de sua cota condominial, sem haver a neces-
sidade de ligar para a administradora

Financeiro: moradores podem ter acesso, em tempo real, às contas do

condomínio. Isso ajuda, e muito no quesito “transparência” da gestão
condominial

Controle de acesso: saber quem entrou ou saiu do condomínio com a

sua autorização e a que horas

“Antes, toda a comunicação passava pela administradora. Se eu precisasse avisar

sobre algo, como falta de água, eu ligava na empresa, explicava, e depois eles
mandavam um cartaz para colocarmos nos elevadores e nos quadros de aviso.
Agora, eu mesmo entro no site e coloco ali as informações. O morador recebe
um aviso que chegou algo por e-mail e pronto. Achei que ficou mais rápida e
clara a comunicação dessa forma”, argumenta Leandro da Costa, síndico pro-
fissional e usuário da plataforma MeuCondomínio.

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4 Cuidados ao contratar um site ou
aplicativo para o condomínio
Como se pode ver, contratar uma plataforma do tipo é algo que irá envolver
muitas informações dos condôminos.
Por isso, é fundamental que se escolha uma empresa séria e bem estruturada
para fazer a gestão correta de todos esses dados, além, é claro, de prestar um
bom serviço.
“Procure uma empresa que já esteja há um tempo no mercado, pergunte sobre
a segurança dos dados dos usuários e também se informe com outros clien-
tes”, sugere Gabriel Karpat.
Outro cuidado a ser tomado é com quem poderá ingressar no site do condomínio.
“É fundamental que só sejam convidados realmente os moradores do local, e
que o síndico mande ele mesmo os convites, evitando que qualquer pessoa

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entre naquele ambiente”, alerta Valnei Ribeiro, gerente de negócios da admi-
nistradora APSA.
Além disso, também é importante que a ferramenta seja fácil de usar, permi-
tindo assim que tanto um síndico jovem e familiarizado com a tecnologia se
sinta bem nesse ambiente como pessoas que não estão tão conectadas com
o mundo virtual.

“É importante que o site seja intuitivo ao ser usado, isso faz toda a diferença
na hora de engajar os moradores a usar o portal”, explica Aldo Busuletti,
síndico profissional da cidade de São Paulo.

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5 Precisa de assembleia para
contratar?
Essa pergunta é feita por muitos síndicos e a verdade é que não há uma res-
posta certa.
“Acho que não precisa levar um assunto como este para a assembleia, o custo
é baixo por unidade, e o síndico é livre para contratar fornecedores”, avalia o
advogado Marcio Rachkorsky.
Porém, síndicos têm preferido levar o assunto à assembleia justamente para
testar o interesse dos moradores pela ferramenta.
“Acho que a assembleia é uma forma de apresentar a novidade para os mo-
radores e deixa-los mais a par de como vai funcionar”, explica Gabriel Karpat.

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6 Suporte
Ao contratar um serviço como esse, é importante que a empresa dê um su-
porte adequado para o síndico.
É importante saber se a mesma está sempre desenvolvendo melhorias para o
seu produto, como é o atendimento ao cliente em caso de problemas, se há
acesso para smartphone – algo cada vez mais necessário e presente na cultura
do compartilhamento.
Também é importante que a ferramenta consiga disponibilizar os dados em
parceria com a administradora, centralizando assim os serviços em um só local.
Isso também evita que, ao trocar de administradora, o condomínio perca in-
formações.

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7 Uso da ferramenta
Fazer os condôminos realmente utilizarem o portal pode ser um grande desafio
no começo. Veja algumas dicas:

ƒƒ Divulgação: Explique aos moradores que esse será o canal oficial do condomínio.
“Logo que aprovamos o site, fizemos bastante comunicação nos quadros
de avisos, nos elevadores e também no boca a boca. Como estávamos
implantando o condomínio, a comunicação era bastante frequente e os
moradores logo se acostumaram a usar essa forma de se comunicar por
aqui”, explica Leandro da Costa, síndico

ƒƒ Eventos: Aproveite algum evento comunitário no prédio, como uma festa

junina ou de final de ano, e poste fotos dos moradores se divertindo. Além
de agitar a sua rede, também promove uma melhor convivência entre os
moradores
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ƒƒ Documentos: Não deixe de alimentar sempre a plataforma com documentos
atualizados do condomínio. Podem ser as últimas atas das assembleias, os
orçamentos para a próxima obra, o Auto de Vistora do Corpo de Bombeiros
Atualizado, o novo contrato com a administradora.
“Fazer assembleias depois de usar esse tipo de ferramenta ficou bem mais
simples. Os moradores já chegam mais informados e não há tantas dúvidas
a serem tiradas, uma vez que os assuntos já foram discutidos paulatinamente
pelo site”, explica Leandro da Costa

ƒƒ Solicitação de reserva: Incentivar que os moradores usem esses espaços,

e que os reservem pelo site, é uma ótima maneira de fazê-los usar a
ferramenta. É importante, porém, que as solicitações sejam respondidas
em um período pré-estabelecido – geralmente não mais do que dois dias.

ƒƒ Mural de classificados: outra ótima maneira de ajudar na interação entre

os moradores. Pedir indicação de uma boa faxineira, por exemplo, sempre
tem alguém que saiba. Esse espaço também pode ser usado para que os
próprios moradores ofereçam seus serviços, como uma moradora que dê
aulas de inglês, outro que está vendendo seu carro... assim, os moradores
vão se conhecendo e usando a ferramenta

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8 Outras formas de se comunicar
com os moradores
Muitos síndicos ainda apostam em formas que não são as mais indicadas para
se comunicar com os moradores do condomínio.
Veja algumas delas abaixo:

Grupos de e-mail: É um grupo com os e-mails de diversos moradores

do condomínio.
Além de ser difícil de identificar quem está escrevendo, em uma discus-
são sobre algum assunto mais específico pode ser difícil acompanhar
todas as perguntas e respostas.

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 Whatsapp: o aplicativo de comunicação instantânea mais usado no
Brasil virou febre com os “grupos. Aqui, também, pode ser um problema
conseguir identificar quem está perguntando ou fazendo uma solicita-
ção para o síndico.
Outro problema é que o número máximo de participantes de um gru-
po é 256 pessoas. Em diversos condomínios, o número de moradores
pode exceder esse limite.
Além disso, já imaginou um momento em que todos os participantes do
grupo estejam com alguma dúvida? Impossível conseguir responder a
todos com organização.

Facebook: muitos condomínios tem um grupo fechado para os mora-

dores do prédio.
Pode parecer uma boa ideia de início, mas o facebook também não foi
desenvolvido para condomínios.
Há que se ter muito cuidado ao adicionar uma nova pessoa no grupo,
ter certeza de que ela é realmente moradora do condomínio.

Uma vantagem das plataformas pensadas para o condomínio em relação a

essas outras opções é que o condômino sabe que esse é o “canal oficial” das
informações do condomínio.

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“Ajuda muito o síndico quando há um espaço de confiança mesmo para os
moradores se informarem e terem certeza de que o que está escrito ali é a po-
sição oficial do condomínio”, argumenta Angélica Arbex, da Lello.
Ajuda também os moradores a sanarem dúvidas e a evitar fofocas no dia-a-dia
do condomínio.

“Quando alguém tem uma dúvida, sabe que pode entrar no portal e perguntar.
Tem aquela confiança de que não vai ficar sem resposta e que vai ser o próprio
gestor que irá responder. Isso ajuda muito a evitar boatos no condomínio”,
explica Moacir Moraes, síndico.

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Leitura complementar
Atendimento aos condôminos:
saiba como fazer corretamente

Redes sociais em condomínios:

aprenda a usar corretamente

Conheça o serviço do SíndicoNet para

facilitar a comunicação em condomínios

Informativo do síndico: documento mensal

ajuda a manter sua gestão transparente

Informativos editáveis do SíndicoNet: Veja os

documentos que preparamos para condomínios

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Quem somos
O SíndicoNet está há 20 anos trabalhando para ser o braço direito que o
síndico brasileiro merece. É um portal 100% voltado para a vida em con-
domínio e abrange tudo que um síndico, gestor ou morador de condomí-
nio precisa saber para viver em harmonia: seja em um empreendimento
comercial ou residencial.
www.sindiconet.com.br

MeuCondomínio é uma plataforma criada pelo SíndicoNet para facilitar

a comunicação no seu condomínio. Com um site do MeuCondomínio, é
possível organizar ainda mais a sua gestão, centralizando a comunicação
em um único canal. Conheça e faça o teste!
www.meucondominio.com

Conteúdo: Mariana Desimone e Julio Paim | Design: Carol Charapa | 21