Gaia 01 - 02 - 2022 11 - 59 - 40

MANUAL SOGI
Revisão: 10
MÓDULO GAIA Mês: Outubro
Folha: 1/60
O
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Revisão: 10
Folha: 2/60
APP SOGI
Um software ainda mais ágil, flexível e prático. Assim é a mais nova versão do SOGI – Sistema
Online de Gestão Integrada, que veio para simplificar o monitoramento da legislação aplicável e
da gestão integrada dos processos, de acordo com as normas internacionais.
A versão 8.0 é uma construção conjunta da Verde Ghaia e de seus clientes, por meio de avaliações
de satisfação do produto e implementação de melhorias sugeridas. Tudo isso para melhorar o
atendimento das necessidades das empresas.
O SOGI ainda mantém a estrutura dos módulos: – ADMINISTRATIVO, LIRA, GAIA, PRSSO,
AUDITORIA, TNC, LICENÇAS, GRC, RISCO LEGAL, LIRA CORPORATIVO, LICENÇAS CORPORATIVO,
GRC CORPORATIVO, LIA e DOCUMENTOS; no entanto, propõe um aperfeiçoamento das
funcionalidades, para garantir que a usabilidade seja simples e prática.
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Revisão: 10
Folha: 3/60
APRESENTAÇÃO .......................................................................................... 4
1 – ACESSANDO O GAIA.............................................................................. 5
2 – BOTÕES E FIGURAS DE ALERTA .......................................................... 10
3 - FUNCIONALIDADES ............................................................................. 13
4 – CADASTRANDO DADOS NA PLANILHA GAIA............................................... 14
4.1 – Cadastro de Áreas ........................................................................................................... 14
4.2 – Cadastro de Processo....................................................................................................... 17
4.3 – Cadastro de Atividade...................................................................................................... 19
4.4 – Cadastro de Aspecto ....................................................................................................... 21
4.5 – Cadastro de Impacto ....................................................................................................... 25
4.6 – Cadastro de Controle Operacional ................................................................................. 26
5 – VINCULANDO DADOS NA PLANILHA GAIA .......................................... 27
6 – VISUALIZAÇÃO DA PLANILHA GAIA .................................................... 32
7 – AVALIAÇÃO DOS ASPECTOS E IMPACTOS ........................................... 32
7.1 – Avaliação Genérica.......................................................................................................... 33
7.2 – Avaliação Específica ........................................................................................................ 34
8 – CONTROLE OPERACIONAL .................................................................. 36
8.1 – Genérico .......................................................................................................................... 36
8.2 - Específico.......................................................................................................................... 37
9 – IMPRIMIR e EXPORTAR A PLANILHA GAIA ......................................... 39
10 – RELATÓRIOS ..................................................................................... 40
10.1 – Relatório ........................................................................................................................ 40
10.2 – Gráfico Análise de Eficácia das Ações Gaia .................................................................. 41
10.3 - Gráficos .......................................................................................................................... 41
11 – FILTROS............................................................................................ 42
12 – VISUALIZAÇÃO DOS REQUISITOS LEGAIS ........................................ 44
13 – PLANO DE AÇÕES .............................................................................. 44
13.1 – Cadastro de Ações ......................................................................................................... 44
13.2 – Gerenciar Ações ............................................................................................................ 52
13.2.1 – Gerenciar Ações Abertas ........................................................................................... 53
13.2.2 – Gerenciar Eficácia de ações ....................................................................................... 54
13.2.3 – Gerenciar Ações Concluídas....................................................................................... 54
13.2.4 – Gerenciar Todas as Ações .......................................................................................... 55
13.2.5 – Gerenciar Minhas ações............................................................................................. 55
13.2.6 - Gerenciar Alteração Data de vencimento.................................................................. 56
13.3 – Status de Ações/Tarefas ............................................................................................... 56
13.4 – Transferir ações ............................................................................................................. 57
14 – CONFIGURAÇÕES .............................................................................. 57
14.1 – Ordenação de colunas da planilha ............................................................................... 57
14.2 – Agrupamento de colunas .............................................................................................. 58
15 - SUPORTE SOGI .................................................................................. 59
HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES .................................................................................................... 60
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Folha: 4/60
APRESENTAÇÃO
O módulo GAIA é uma ferramenta que possibilita gerenciar, monitorar e controlar os ASPECTOS
e IMPACTOS AMBIENTAIS significativos por área, processos e atividades da empresa.
Através do GAIA é possível:
 Criar ações individuais para as áreas identificando responsáveis e notificação com

intuito de implementar controles operacionais ou melhorá-los;
 Gerar impressões para monitoramento de forma rápida e de fácil visualização;
 Gerar filtros dos aspectos significativos que possuam ou não controles operacionais;
 Identificar dos requisitos legais para os aspectos ambientais.
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Folha: 5/60
1 – ACESSANDO O GAIA
Para acessar o módulo GAIA clique no menu INÍCIO e em seguida em GAIA.
Ao acessar o modulo GAIA, o usuário visualizará o Painel de Bordo, que exibe gráficos com
informativos sobre os cadastros de área, processo, atividade, aspecto, impacto e ações.
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Folha: 6/60
 Resumo de Cadastro:
Este gráfico apresenta a quantidade de áreas, processos, atividades, aspectos e impactos

cadastrados no sistema.
 Controle Operacional
Demonstra a quantidade de itens que possuem controle operacional vinculados.

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Folha: 7/60
 Monitoramento das ações
Mostra o número total de ações pendentes, monitoradas e vencidas.
 Ações incluídas, concluídas e vencidas
Esse gráfico mostra o número de ações incluídas, concluídas e vencidas por mês, nos últimos 12
meses.
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Folha: 8/60
 Ajuda
Ferramenta que possibilita os usuários do sistema SOGI ter acesso aos manuais do sistema, às
dúvidas frequentes e encaminhar dúvidas e solicitações para os departamentos jurídico e
suporte da Verde Ghaia.
Nesta tela inicial também é possível visualizar os menus GAIA, Cadastro, Gerenciar Ações,
Relatórios e Configurações.
Na opção GAIA é possível visualizar duas informações, GAIA – Gerenciamento de Aspectos e

Impactos Ambientais e Procedimento GAIA.
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Folha: 9/60
NOTA: No item procedimento GAIA é possível fazer o download do procedimento de avaliação

de aspectos e impactos ambientais. A metodologia disponível é o padrão da Verde Ghaia.
Contudo, caso queira inserir a metodologia própria da empresa é necessário seguir o passo a
passo do manual ADMINISTRATIVO.
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Folha: 10/60
2 – BOTÕES E FIGURAS DE ALERTA
O APP SOGi apresenta novo visual, com telas mais agradáveis, autoexplicativas e com padrão de
visualização e usabilidade. Abaixo segue a lista de botões e figuras de alerta que você encontrará
no módulo GAIA:
IMAGEM DESCRIÇÃO
IMPRIMIR: Gera um relatório da planilha GAIA para
impressão.
EXPORTAR PLANILHA: Exportar a planilha para o Excel.
REQUISITOS: Permite a visualização de requisitos inerentes

ao impacto gerado.
+ AÇÃO: Permite a criação de um plano de ação para o
aspecto.
ITEM DE EDIÇÃO DO CAMPO: Permite a visualização dos
dados para preenchimento e alteração.
LIXEIRA: Realiza a exclusão de um registro.
HISTÓRICO: Permite a visualização do histórico do aspecto.
FILTRO INDIVIDUAL: Opção de filtrar registros de acordo com

o título do campo.
BUSCAR: Busca os registros de acordo com os filtros
individuais inseridos.
FILTRAR: Opção de filtrar dados por palavra chave no sistema,
em todas as colunas.
BOTÕES DE STATUS: Status da ação.
PAGINAÇÃO: Indica em qual página o usuário está e informa

o total de páginas em que os registros foram agrupados,
permitindo a navegação entre elas.
TOTAL DE REGISTROS: Mostra o total das informações da
página e o total geral de itens.
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Folha: 11/60
LOCAIS: indica o local no sistema em que o usuário está.
ITENS POR PÁGINA: Estipula o número de visualizações de

itens por página.
CANCELAR: Cancela a alteração sem salvar e fecha a tela.
ADICIONAR: Adiciona um registro.
SALVAR: Salva as informações preenchidas.
ENVIAR E-MAIL: Enviar notificação por e-mail para os

observadores selecionados.
ATUALIZAR: Faz a atualização das informações que estão
sendo exibidas na tela.
IMPORTAR DADOS: Importar áreas, processos, atividades,
aspectos e impactos através de arquivo txt.
NOVO: Criar um novo registro.
VISUALIZAR: Visualizar o arquivo anexado.
ESCOLHER ARQUIVO: Permite ao usuário anexar um arquivo.
FECHAR: Fecha a tela.
ADICIONAR E CRIAR NOVO: Salva a informação e já abre uma

nova tela em branco para registro de um novo item.
SALVAR E FECHAR: Salva as informações preenchidas e fecha
a tela.
VINCULAR E FECHAR: Vincula a informação e fecha a página
aberta.
EXPANDIR TUDO: Mostra todos os itens vinculados.
RECOLHER TUDO: Fecha todos os itens vinculados.

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Folha: 12/60
VINCULAR DADOS: Campo para vincular dados dentro do

item principal.
NOTIFICAR: Enviar e-mail de notificação para todas as ações
selecionadas.
NOTIFICAR A TODOS: Enviar e-mail de notificação para todas
as ações pendentes e vencidas de todos os usuários
INFORMAÇÕES: Apresenta informações sobre o campo a ser
preenchido.
CAMPO OBRIGATÓRIO: Notifica a obrigatoriedade de
preenchimento dos campos. Assim, o cadastro só é salvo após
o preenchimento deles.
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Folha: 13/60
3 - FUNCIONALIDADES
As funcionalidades do módulo GAIA envolvem sete pontos primordiais:
 Cadastro de área, processo, atividade, aspecto, impacto e controle operacional;

 Vínculo dos cadastros;
 Visualização da planilha
 Avaliação dos cadastros;
 Controles operacionais;
 Geração de relatórios;
 Criação de planos de ação;
É válido lembrar que a metodologia utilizada no módulo GAIA necessita, impreterivelmente, de

seguir mapeamento hierárquico:
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Folha: 14/60
4 – CADASTRANDO DADOS NA PLANILHA GAIA

Através do menu CADASTRO o usuário tem acesso a todos os itens iniciais que vão fazer parte
da montagem da planilha GAIA: áreas, processos, atividades, aspectos, impactos e controles
operacionais.
4.1 – Cadastro de Áreas
Este menu refere-se ao cadastro de todas as ÁREAS

contempladas no levantamento. É pertinente que elas
sejam definidas por áreas físicas ou de acordo com a
distribuição de responsabilidades.
Durante o cadastro de ÁREAS é possível inserir as

informações sobre controles do responsável pelo
levantamento/revisão, de revisões na área e das datas.
Neste item há a opção de assinalar os sistemas (meio ambiente, saúde e segurança), para
habilitar no Módulo GAIA ou Módulo PRSSO.
Para cadastrar uma nova área acesse o menu CADASTRO, selecione o item ÁREA e clique em
+NOVO:
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Folha: 15/60
Será exibida a tela de cadastro com as opções de edição. Após preencher as informações e definir
um responsável (caso exista), clique em ADICIONAR – para salvar e continuar editando a nova área;
ou ADICIONAR E CRIAR UM NOVO para continuar criando áreas.
Nota: Os campos que possuem o caractere * são campos obrigatórios.
Para facilitar o cadastro das ÁREAS, foi criada a funcionalidade IMPORTAR, que permite ao
usuário transferir do computador um arquivo, com formato TXT (bloco de notas), com
informações referentes à realidade da empresa. Isto facilita o processo, pois evita o cadastro
individual de área por área.
Para fazer a importação, é preciso ter atenção às seguintes instruções:

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Folha: 16/60
 No arquivo .txt, os nomes de cada ÁREA

precisam estar posicionados um abaixo do outro,
sem linhas em branco (como mostra a figura);
 O arquivo deve estar salvo na máquina do
usuário.
Depois de verificar os itens acima, o usuário deverá clicar na opção IMPORTAR, conforme
imagem abaixo:
Na tela que será exibida, o usuário deverá clicar em PROCURAR, selecionar o arquivo e clicar em
VISUALIZAR. Se as informações exibidas estiverem corretas, basta clicar em IMPORTAR.
Assim que for processado, o sistema irá atualizar as informações na tela com as ÁREAS
importadas.
ATENÇÃO: A importação também está disponível para: PROCESSOS, ATIVIDADES, ASPECTOS e

IMPACTOS. Para tanto, basta executar os mesmos passos descritos acima.
Nota: A qualquer momento após o cadastro, o usuário poderá editar as ÁREAS ou inserir novas
informações clicando em sua descrição na página exibida pelo menu CADASTRO > ÁREAS.
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Folha: 17/60
Nota: Por solicitação de alguns clientes com necessidade especificas criamos a opção de incluir aspecto e
impacto VG na Área, Processo e Atividade. Não é obrigatória o vínculo. Orientamos vincular no cadastro
de Área, Processo ou Atividade, somente quando houver alguma especificidade, ou a empresa optar que
a legislação do aspecto VG apareça em todos os itens da árvore onde foi vinculado.
4.2 – Cadastro de Processo
No menu PROCESSO é possível cadastrar, importar

e/ou verificar a listagem de todos os processos
contemplados no levantamento e que estão
correlacionados com as ÁREAS identificadas.
Para cadastrar um PROCESSO o usuário deverá clicar no botão NOVO (localizado acima da lista
dos processos).
Será exibida a tela de cadastro com as opções para preenchimento. Quando finalizar a inserção
das informações clique em ADICIONAR – para salvar e continuar editando o novo processo; ou
ADICIONAR E CRIAR UM NOVO - para continuar criando novos processos.
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Folha: 18/60
ATENÇÃO: A importação de processo é feita de forma análoga à importação de áreas. Caso o

usuário deseje cadastrar vários processos ao mesmo tempo, ele deve seguir a mesma regra de
importação apresentado no item CADASTRO DE ÁREAS.
Nota: A qualquer momento após o cadastro, o usuário poderá editar os PROCESSOS ou inserir novas
informações clicando em sua descrição na página exibida pelo menu CADASTRO > PROCESSOS.
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Folha: 19/60
4.3 – Cadastro de Atividade
No menu ATIVIDADE é possível cadastrar,

importar e/ou verificar a listagem de todas
as ATIVIDADES contempladas no
levantamento e que estão correlacionadas
com os processos identificados.
Para cadastrar uma nova ATIVIDADE, o usuário deverá clicar no botão NOVO (localizado acima
da lista das atividades).
Será exibida a tela de cadastro com as opções de campos a serem preenchidos. Ao finalizar a
inserção das informações, basta clicar em ADICIONAR – para salvar e continuar editando a nova
atividade; ou ADICIONAR E CRIAR UM NOVO - para continuar criando novas atividades.
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Folha: 20/60
ATENÇÃO: A importação de atividades é feita de forma análoga à importação de áreas. Caso o

usuário deseje cadastrar várias atividades ao mesmo tempo, ele deve seguir a mesma regra de
Nota: A qualquer momento após o cadastro, o usuário poderá editar as ATIVIDADES ou inserir novas
informações clicando em sua descrição na página exibida pelo menu CADASTRO > ATIVIDADES.
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Folha: 21/60
4.4 – Cadastro de Aspecto

ASPECTO AMBIENTAL é o elemento das atividades, produtos ou serviços de uma organização
que pode interagir com o meio ambiente.
No menu ASPECTO é possível cadastrar,

importar e/ou verificar a listagem de todos os
ASPECTOS AMBIENTAIS contemplados no
levantamento e que estão correlacionados
com as ATIVIDADES identificadas.
Para cadastrar um ASPECTO, o usuário deverá

clicar no botão NOVO, que se encontra acima
da lista dos aspectos:
Será exibida a tela de cadastro com as opções: aspectos, sistemas, observações, aspectos VG,
outros requisitos, P.R.E e Objetos/metas. Ao concluir a inserção das informações basta clicar em
ADICIONAR – para salvar e continuar editando o novo aspecto; ou ADICIONAR E CRIAR UM
NOVO - para continuar criando novos aspectos.
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Folha: 22/60
O usuário deve se atentar aos campos de preenchimento obrigatório:
 Descrição: neste campo é necessário preencher o nome do ASPECTO AMBIENTAL a ser

cadastrado.
 Aspecto Verde Ghaia: permite uma melhor identificação dos requisitos legais
pertinentes ao ASPECTO. Neste item, o sistema permite ao usuário buscar uma
descrição padrão, que esteja mais próxima à definição da empresa.
Exemplo:
Aspecto cliente: Geração de papel, papelão, etc.
Aspecto padrão VG: Sólidos diversos - Geração de resíduos de

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Folha: 23/60
Atenção: Para facilitar a identificação correta dos requisitos legais associados aos aspectos e
impactos ambientais, a Verde Ghaia recomenda que a descrição do ASPECTO seja sempre a mais
detalhada possível, evitando o agrupamento de vários deles. Isso porque muitos requisitos são
específicos. Exemplo: resíduos de lâmpadas e lâmpadas florescentes, resíduos de pilhas e
baterias, resíduos ambulatoriais contaminados e perfurantes, óleo lubrificante e combustível,
entre outros. O usuário também deve ficar atento e separar as informações referentes ao
armazenamento, vazamento, resíduo, entre outros.
 Observação: permite inserir informações adicionais ao aspecto.

 Outros Requisitos: São documentos internos da empresa que estão relacionados aos
ASPECTOS AMBIENTAIS. Para inserção, é necessário descrever e identificar o
documento, o que pode ser feito através do número de um procedimento, nome do
arquivo ou código.
 PRE: O Plano de Respostas a Emergências (PRE) é o procedimento a ser seguido em
situações emergenciais da empresa, tais como: vazamentos, incêndio, derramamentos,
entre outros.
 Objetivos / Metas: Neste campo devem ser registrados os Objetivos e Metas da
empresa que estão relacionados aos ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTAIS, tais como:
redução de consumo, geração, emissão, entre outros.
 Controles Operacionais: São documentos e/ou procedimentos internos, instruções de
trabalho, controles de engenharia, entre outros meios para conseguir controlar e
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Folha: 24/60
monitorar os aspectos ambientais, visando evitar ou minimizar a ocorrência de um

impacto ambiental. Para vincular os controles aos ASPECTOS E IMPACTOS é necessário
que eles estejam previamente cadastrados (mais orientações no item CADASTRO DE
CONTROLE OPERACIONAL). Para vincular controles para o aspecto clique na opção de
ADICIONAR e na tela que será exibida selecione o CONTROLE desejado. Por último clique
em VINCULAR.
ATENÇÃO: Os CONTROLES vinculados ao cadastro do ASPECTO, vão aparecer em todas as

ATIVIDADES em que esse aspecto estiver vinculado.
ATENÇÃO: A importação de aspectos é feita de forma análoga à importação de áreas. Caso o

usuário deseje cadastrar vários aspectos ao mesmo tempo, ele deve seguir a mesma regra de
Nota: A qualquer momento após o cadastro, o usuário poderá editar os ASPECTOS ou inserir novas
informações clicando em sua descrição na página exibida pelo menu CADASTRO > ASPECTOS.
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Folha: 25/60
4.5 – Cadastro de Impacto

Este menu refere-se ao cadastro ou a alteração
de todos os IMPACTOS contemplados no
levantamento, afinal, para cada ASPECTO é
necessário identificar os seus IMPACTOS.
Para cadastrar um novo IMPACTO, o usuário

deverá clicar no botão NOVO (localizado acima
da lista dos impactos)
Será exibida a tela com as opções: impactos,
observação e impacto VG. Ao finalizar a inserção das informações, clique em ADICIONAR – para
fechar a tela ou ADICIONAR E CRIAR UM NOVO - para continuar criando novos impactos.
Nota: A qualquer momento após o cadastro, o usuário poderá editar os IMPACTOS ou inserir novas
informações clicando em sua descrição na página exibida pelo menu CADASTRO > IMPACTO.
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Folha: 26/60
4.6 – Cadastro de Controle Operacional
CONTROLES OPERACIONAIS são documentos

usados para controlar e monitorar os ASPECTOS
AMBIENTAIS, visando minimizar ou evitar o
IMPACTO AMBIENTAL. Estes documentos
podem ser: procedimentos internos, instruções
de trabalho, controles de engenharia, alteração
de estruturas, entre outros.
Para cadastrar um novo CONTROLE OPERACIONAL, o usuário deverá clicar no botão NOVO
(localizado acima da lista dos Controles).
Será exibida a tela com as opções: descrição do controle operacional, sistema, anexo do
documento, imagem, instrução, outros. Ao finalizar a inserção das informações, clique em
ADICIONAR – para fechar a tela ou ADICIONAR E CRIAR UM NOVO - para continuar criando novos
controles.
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Folha: 27/60
Nota: A qualquer momento após o cadastro, o usuário poderá editar os CONTROLES ou inserir novas
informações clicando em sua descrição na página exibida pelo menu CADASTRO > CONTROLE
OPERACIONAL.
5 – VINCULANDO DADOS NA PLANILHA GAIA

Após realizado o cadastro de todos os dados, é necessário vinculá-los uns aos outros. Essa etapa
é realizada de maneira análoga para todos os dados: ÁREAS, PROCESSOS, ATIVIDADES,
ASPECTOS, IMPACTOS, CONTROLES OPERACIONAIS. Portanto, o passo a passo a seguir
exemplificará somente a criação de vínculo entre ÁREA E PROCESSO.
Atenção: Para vincular PROCESSOS E ATIVIDADES, ATIVIDADES E ASPECTOS, etc.; basta seguir a
mesma lógica apresentada a seguir.
A associação entre dados é realizada através do menu CADASTRO. Para vincular uma ÁREA a um
PROCESSO, o usuário deve acessar CADASTRO > ÁREA e em seguida clicar na descrição da área
desejada, como mostra a imagem a seguir:
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Folha: 28/60
A tela de edição de área se abrirá com os dados previamente inseridos pelo usuário no cadastro
daquela área. Temos dois novos campos estarão disponíveis para que sejam adicionados
RESPONSÁVEL e PROCESSO relativos àquela área, como mostra a imagem a seguir:
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Revisão: 10
Folha: 29/60
Para vincular um RESPONSÁVEL, clique em +ADICIONAR, e uma tela se abrirá com todos os
usuários cadastrados para que sejam selecionados e vinculados os responsáveis desejados de
cada área.
Para vincular um PROCESSO, basta clicar em +ADICIONAR, uma tela se abrirá com todos os
processos cadastrados para que sejam selecionados e vinculados.
Após a seleção de todos os processos relativos à área escolhida, o usuário deverá clicar em
VINCULAR para concluir a ação. Com isso, os processos aparecerão na página de edição da área
escolhida.
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Revisão: 10
Folha: 30/60
Esses links já ficarão disponíveis para aquela área automaticamente. Para visualizar todos os
vínculos, basta abrir a árvore como mostra a imagem a seguir:
Caso o usuário deseje, pelo exemplo da figura acima, vincular outro ASPECTO à Atividade 51,
basta clicar no ícone . Em contrapartida, para deletar algum dos registros exibidos, basta clicar
no ícone .
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Revisão: 10
Folha: 31/60
Exemplo prático:
Uma atividade administrativa que já possui seus ASPECTOS vinculados e, consequentemente

seus IMPACTOS, ao ser vinculada em mais de um PROCESSO, já estará pronta, ou seja, com o
restante dos vínculos já realizados.
É importante lembrar que toda alteração e exclusão de uma ATIVIDADE será replicada para a
ATIVIDADE do outro PROCESSO.
Atenção: Para casos em que a empresa tiver uma mesma ATIVIDADE vinculada a PROCESSOS e
ASPECTOS diferentes, sugere-se a criação no sistema de outra ATIVIDADE, com o nome de
complemento do processo, para que cada uma tenha os seus ASPECTOS corretos.
Exemplo:
ATIVIDADE 01 - Troca de componentes elétricos da manutenção elétrica e;
ATIVIDADE 02 - Troca de componentes elétricos na manutenção predial.

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Folha: 32/60
A regra também vale para as ÁREAS com os mesmos PROCESSOS, porém com ATIVIDADES
diferentes.
6 – VISUALIZAÇÃO DA PLANILHA GAIA

Ao concluir os links, o sistema será atualizado automaticamente, exibindo a Planilha GAIA, como
mostra a imagem a seguir:
A visualização da Planilha Gaia é dada por ATIVIDADE, de maneira que cada bloco contenha os
ASPECTOS E IMPACTOS de cada atividade.
O usuário poderá realizar buscas na Planilha através de filtros localizados no topo da página.
7 – AVALIAÇÃO DOS ASPECTOS E IMPACTOS

Com todas as informações cadastradas e vinculadas, o próximo passo é a realização da avaliação
dos ASPECTOS e IMPACTOS, de acordo com o procedimento de cada empresa.
Atenção: Antes de AVALIAR os Aspectos e Impactos, o usuário deverá encaminhar o

procedimento para o Setor de Suporte SOGI da Verde Ghaia (suporte@verdeghaia.com.br).
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Revisão: 10
Folha: 33/60
Assim, a base de cálculo será configurada de acordo com o procedimento de cada cliente e as
opções de avaliação serão exibidas para o usuário no SOGI. É válido lembrar que a Verde Ghaia
já disponibiliza um procedimento padrão e, caso queira, a sua empresa poderá segui-lo.
A avaliação dos ASPECTOS e IMPACTOS é usada para definir os ASPECTOS SIGNIFICATIVOS, que
são aqueles que podem vir a causar impactos mais representativos ou graves, de acordo com
sua possibilidade de ocorrência, visibilidade, abrangência ou outros critérios definidos pela
empresa.
A avaliação pode ser:
 ESPECÍFICA: É feita na própria planilha GAIA. O ASPECTO e seu IMPACTO são avaliados
de forma que essa avaliação será aplicada somente para uma determinada atividade.
 GENÉRICA: É feita através do menu CADASTRO do ASPECTO. Esse tipo de avaliação irá
aparecer para todas as ATIVIDADES em que esse aspecto estiver vinculado.
7.1 – Avaliação Genérica

Para realizar esse tipo de avaliação é preciso acessar o menu CADASTRO e selecionar a opção de
ASPECTO. Logo em seguida, deverá clicar na descrição do aspecto a ser avaliado.
A janela de edição de aspecto se abrirá e, no item IMPACTOS, o usuário deverá avaliar cada
impacto vinculado ao aspecto selecionado.
MANUAL SOGI
Revisão: 10
Folha: 34/60
É necessário avaliar todos os campos mencionados para que o sistema calcule automaticamente
o valor da importância. Após as avaliações dos campos, o usuário deverá SALVAR as
informações.
Nota: É importante lembrar que os IMPACTOS precisam estar vinculados aos ASPECTOS e a base
de cálculo configurada para que a avaliação esteja disponível.
7.2 – Avaliação Específica

A AVALIAÇÃO ESPECÍFICA poderá ser feita após a AVALIAÇÃO GENÉRICA.
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Revisão: 10
Folha: 35/60
Para alterar a opção de AVALIAÇÃO de GENÉRICA para ESPECÍFICA, basta acessar a Planilha GAIA
e clicar no ícone de edição ao lado do aspecto que se deseja avaliar em uma atividade
específica. A tela com os dados gerais do aspecto se abrirá e o usuário poderá realizar a avaliação
conforme ilustrado a seguir:
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Revisão: 10
Folha: 36/60
Após salvar as alterações, os dados da AVALIAÇÃO se transformam em ESPECÍFICOS:
A avaliação específica é representada na tabela pelos caracteres sublinhados.
Após a alteração da AVALIAÇÃO de GENÉRICA para ESPECÍFICA, caso seja necessário, o usuário
poderá reverter o processo. Para isso, basta clicar no ícone LIXEIRA , ao final da linha do
ASPECTO na planilha, para excluir a avaliação especifica e voltar com a avaliação genérica do
cadastro.
8 – CONTROLE OPERACIONAL
Analogamente ao processo de avaliação de aspectos e impactos, o sistema oferece a opção de
vincular CONTROLES OPERACIONAIS aos ASPECTOS de forma genérica ou específica.
8.1 – Genérico
Para inserir um CONTROLE OPERACIONAL de maneira GENÉRICA, basta acessar o menu
CADASTRO > ASPECTO e clicar na descrição do aspecto escolhido para editar.
No item CONTROLE OPERACIONAL, o usuário

deve clicar em +ADICIONAR para selecionar o(s)
controle(s) desejados e salvar. Os itens
selecionados aparecerão conforme a imagem ao
lado.
CONTROLES OPERACIONAIS adicionados através do cadastro de um determinado aspecto serão

adicionados à todas as atividades em que esse aspecto estiver vinculado.
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Revisão: 10
Folha: 37/60
8.2 - Específico
O cadastro específico do Controle Operacional é realizado através da EDIÇÃO do ASPECTO
dentro da PLANILHA GAIA. O usuário deverá seguir os mesmos passos da avaliação específica,
acessando o ícone ao lado do aspecto em que se deseja inserir o controle.
Na janela que se abrir, o usuário deverá acessar o item CONTROLE OPERACIONAL e clicar em
+ADICIONAR, para então selecionar o(s) controle(s) desejados e salvar.
Se o aspecto já contar com Controle Operacional GENÉRICO, o controle inserido de forma

ESPECÍFICA não irá se sobrepor aos genéricos, como acontece com as avaliações. Nesse caso,
eles irão se somar, e serão todos exibidos, conforme as imagens a seguir:
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Folha: 38/60
MANUAL SOGI
Revisão: 10
Folha: 39/60
A diferença dos controles GENÉRICOS e ESPECÍFICOS no modo de visualização da planilha é que

os específicos se encontram sublinhados.
9 – IMPRIMIR e EXPORTAR A PLANILHA GAIA

O sistema oferece ao usuário a possibilidade de fazer a impressão e exportação e de sua Planilha
GAIA. A impressão pode ser realizada nas extensões .pdf, .doc (Word) e .xls (Excel) e a
exportação é feita através em arquivo do Excel. A diferença entre esses modos é que na
exportação o usuário faz o download automático da planilha (inteira), e já o arquivo de
impressão será gerado a partir das informações que estão sendo exibidas na tela do usuário.
Os ícones de IMPRIMIR e EXPORTAR estão localizados no topo da página de visualização da

planilha. Basta clicar para gerar o relatório da impressão e/ou fazer o download da planilha.
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10 – RELATÓRIOS
É possível extrair as informações da planilha GAIA de outras formas:
Relatórios e Gráficos.
10.1 – Relatório
O sistema oferece ao usuário a possibilidade de gerar um relatório da PLANILHA GAIA. Neste
relatório é possível realizar combinações por grupos.
Para gerá-lo, realize as combinações desejadas e clique em gerar relatório.

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10.2 – Gráfico Análise de Eficácia das Ações Gaia

Já neste gráfico é possível visualizar a análise da eficácia das ações.
Tendo a opção do módulo de visualização em Tabela e Gráficos.
10.3 - Gráficos
Nesta opção é possível visualizar todos os campos de avaliação (exp: severidade, frequência,
probabilidade, etc), base de resultados (exp: Importância, Risco Residual, Significância, etc..)
atendimento das ações, Ações Incluídas X Concluídas, Estatística dos custos das ações.
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Os gráficos também poderão ser extraídos através da planilha geral, no ícone localizado no canto
superior esquerdo.
Basta clicar e serão abertos os indicadores do GAIA.
11 – FILTROS
O sistema oferece o filtro, no qual o usuário poderá realizar filtros de qualquer informação da
planilha GAIA. A opção de filtro de busca está disponível no canto superior direito da tela:
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12 – VISUALIZAÇÃO DOS REQUISITOS LEGAIS

O SOGI permite ao usuário visualizar os requisitos legais através da PLANILHA GAIA. Assim é
possível verificar quais legislações são referentes aos ASPECTOS e IMPACTOS AMBIENTAIS.
Para visualizar os requisitos legais, verifique a coluna REQUISITOS, localizada ao final da planilha
(horizontal), e descanse o mouse sobre o ÍCONE correspondente.
13 – PLANO DE AÇÕES
As AÇÕES são tarefas cadastradas com intuito de controlar os aspectos de modo a prevenir,
corrigir ou monitorar os impactos. Para isso, o sistema permite a definição de prazos de
vencimento, de alertas, responsáveis e data de conclusão.
13.1 – Cadastro de Ações

Para cadastro de PLANOS DE AÇÕES é preciso clicar no ícone +AÇÃO que os campos de edição
do plano de ação se abrirão, conforme imagens abaixo:
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Veja como preencher cada um dos campos do Plano de Ação:
 Responsável: Indicar quem ficará responsável por gerenciar e/ou executar o plano de
ação. Nesse cadastro é fundamental indicar um responsável para execução da ação. Este
responsável será um dos usuários cadastrados no sistema, com o respectivo e-mail
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indicado no cadastro, para que o SOGI possa enviar os relatórios de pendências de

ações.
 Descrição: corpo da ação, deve informar claramente qual é a atividade/tarefa que

deverá ser realizada para efetivar o controle do aspecto.
 Tipo: informa qual o tipo da ação. As opções são: correção, ação corretiva, preventiva,
melhoria, planejamento, controle de condicionantes e plano de monitoramento.
 Ação Corretiva: Elimina a causa

para corrigir o impacto.
 Ação Imediata: Age no

efeito/elimina o problema. Ação para
ser realizada de forma imediata.
 Controle e Condicionantes:
Obrigação, medida, atividade ou
diretriz, exigível como pressuposto
de validade de licenças.
 Correção: É a ação para eliminar o problema identificado.
 Melhoria: Ação de melhoria na atividade ou processo que pode evitar ou

minimizar os impactos.
 Oportunidade: Esse tipo de ação indica que são para implementar novos
benefícios, para melhorar o estado atual, em uma área, na empresa, no
local, que podem ser geridas por um responsável.
 Planejamento: Ação para garantir o alcance dos objetivos.
 Plano de Monitoramento: Monitorar e medir regularmente operações

que possam ter um impacto significativo.
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 Preventiva: Elimina a causa para evitar ocorrências de problema

potencial.
 Risco: Esse tipo de ação indica que são para antecipar possíveis efeitos
potenciais adversos (ameaças, perigos) que algo pode acontecer ou
podem ocorrer na área, na empresa, no local, que podem ser geridas por
um responsável.
 Prioridade: campo onde é possível selecionar se a prioridade é baixa, média, alta ou

urgente, para efeito de ordenação e importância das tarefas a serem realizadas.
 % Concluído: Indica a porcentagem do plano de ação que já está concluída.
 Alerta: data a partir da qual o responsável pela ação começará a receber alertas do
sistema, através do e-mail. A regra é o envio automático do alerta da ação uma vez por
semana, todas as segundas-feiras. O sistema também oferece a opção de manualmente
enviar os alertas a qualquer momento.
 Vencimento: prazo máximo para a conclusão da ação.
 Conclusão: campo que só deve ser preenchido após a CONCLUSÃO da ação, para indicar
em qual data a mesma foi concluída e, por consequência, cessar o envio dos e-mails pelo
sistema.
 Evidência Objetiva: evidência concreta do cumprimento da ação, deve se relacionar

diretamente com a descrição do corpo da ação. Não é obrigatória a inserção da
evidência no Plano de Ação.
 Custo Previsto e Custo Real: campo onde é possível registrar a estimativa de custo para
execução de uma tarefa e também do processo. Assim, através de um relatório à medida
que o processo é executado (quando se concluir a tarefa), é possível avaliar os custos
dos aspectos.
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 Necessita avaliação de eficácia: Este campo vira selecionado, caso a empresa deseje
realizar a avaliação de eficácia da ação. Caso a empresa não queira e necessário
desmarcar o mesmo.
Os campos a seguir só estarão disponíveis após as ações criadas estiverem salvas. Em EDITAR
PLANO DE AÇÃO, as seguintes abas estarão disponíveis:
 Observadores: Usuários que não são responsáveis pela ação, mas que irão acompanhar
as mesmas, recebendo e-mails de notificação nos casos em que houver alteração do
responsável, conclusão da ação, ou quando a ação estiver pendente. Os e-mails de
pendência são enviados uma vez por semana até a conclusão do plano ou manualmente
por algum usuário.
Para adicionar observadores, basca clicar em ADICIONAR, conforme ilustrado na

imagem abaixo:
 Avaliação de Eficácia: Essa funcionalidade permite ao usuário verificar a eficácia de sua

ação, ou seja, a extensão na qual a ação planejada é realizada e os resultados
alcançados, considerando os recursos utilizados.
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 Resultado Esperado: Neste campo deve-se descrever o RESULTADO que se

pretende alcançar através da realização dos planos de ações, visando atender
ou manter a conformidade das obrigações.
 Resultado Encontrado: o avaliador responsável descreve o resultado que
encontrou na conclusão da ação, se está conforme o resultado esperado.
Posteriormente, deverá inserir o resultado da eficácia.
 Responsável: como padrão o sistema buscará como responsável da avaliação
de eficácia o mesmo usuário responsável da ação. Mas esse campo poderá ser
alterado para outro usuário cadastrado no sistema. Esse preenchimento
automático é apenas para que o campo não fique em branco e para que o
sistema consiga enviar a notificação quando chegar o prazo para avaliação
 Prazo de avaliação: deve-se preencher este campo com a data em que será
realizada a verificação do atendimento das ações concluídas. Sugere-se que
este prazo seja estipulado considerando o período após a conclusão da ação,
para checar a eficácia. Como padrão o sistema já indica 7 dias após a conclusão
da data, mas esse campo também pode ser alterado.
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 Data de avaliação: é a data em que a avaliação ocorreu.

 Eficácia: como complemento do resultado encontrado, o usuário deverá
selecionar a opção, informando se ele foi “EFICAZ” ou “NÃO EFICAZ”. A opção
“NÃO AVALIADO” aparecerá para o usuário até que a data proposta do prazo
para avaliação ocorra.
 Anexo: Nesta guia o usuário tem a possibilidade de inserir anexos ao plano de ação.
Basta clicar em +Novo no canto superior esquerdo, em seguida clicar em “Escolher
arquivo”, selecionar o mesmo e “Adicionar”.
 Recorrência: Esta opção é usada para ações que podem ser realizadas com determinada
frequência pela empresa. Exemplos: periodicidade de pagamento de uma taxa, de envio
de um relatório, de realização de um treinamento, renovação de uma licença, entre outros.
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A recorrência poderá ser inserida em meses ou em anos. A partir desta definição a

empresa poderá criar intervalo de recorrência, tais como: sem data para término,
terminar em determinada data (a ser indicada), terminar após determinado número de
ocorrências.
Exemplo:
 Recorrência: bimestral
 Intervalo: Terminar após 10 ocorrências
Neste caso, o sistema irá gerar uma ocorrência a cada dois meses. Após 10 ocorrências,
ou seja, 20 meses no total, a recorrência se encerrará.
É possível também gerar RECORRÊNCIAS sem determinar a data de fim (“sem data de término”)
ou o número total de ocorrências. Ou inserir uma data limite no campo “terminar em”. A partir
da data de conclusão da primeira ação, o sistema gera automaticamente a próxima seguindo as
regras selecionadas.
Para interromper a criação recorrência das ações é preciso editar a ação que estiver em aberto,
selecionar a guia recorrência e marcar a opção sem recorrência.
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13.2 – Gerenciar Ações

É possível também editar um plano de ação através de um menu especifico, chamado
GERENCIAR AÇÕES.
Esse menu apresenta a lista de todas as ações cadastradas na planilha GAIA, com uma
visualização mais rápida e simples. Através dele é possível verificar, alterar, filtrar e imprimir o
relatório de pendências em que constam as informações referentes a estes planos. Também é
possível emitir relatórios por usuário.
O MENU é dividido em cinco opções: Gerenciar Ações Abertas, Gerenciar Eficácia de Ações,
Gerenciar Ações Concluídas, Gerenciar Minhas ações, Gerenciar alteração data de vencimento
e Transferir Ações
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13.2.1 – Gerenciar Ações Abertas

Apresenta toda lista de ações com o status das ações monitoradas, pendentes e vencidas:
Para usuários com nível de permissão Administrador ou Tutor, é possível editar uma ação
clicando sobre ela. Os campos de alteração são os mesmos citados anteriormente.
Na visualização do menu GERENCIAR AÇÕES o usuário também encontrará a opção para envio
de pendências para os usuários selecionados ou para todos os usuários.
Essa opção possibilita ENCAMINHAR NOTIFICAÇÕES manualmente sobre os planos de ações

pendentes para os usuários responsáveis e observadores:
O botão destacado na primeira imagem, envia TODAS as pendencias a todos os respectivos

responsáveis e observadores. Já o botão destacado segunda imagem envia somente as
pendências de ações SELECIONADAS para os seus respectivos responsáveis e observadores. Para
tanto é necessário selecionar as ações e clicar na seta conforme imagem a seguir:
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13.2.2 – Gerenciar Eficácia de Ações

Exibe todas as ações da empresa que foram concluídas, mas que falta preencher a Avaliação de
Eficácia.
Preenchendo a Data de Avaliação e Eficácia, ela passará para as Ações Concluídas.
13.2.3 – Gerenciar Ações Concluídas

Exibe todas as ações da empresa que já foram encerradas, mas que são mantidas como histórico.
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Caso o usuário queira reabrir uma ação, basta clicar sobre ela, retirar a data de conclusão e
salvar. Desse modo a ação concluída passa a ser considerada aberta.
13.2.4 – Gerenciar Todas as Ações
Será exibido todas as ações do sistema, como ações abertas, concluídas, pendente avaliação
de eficácia.
13.2.5 – Gerenciar Minhas ações
Lista os planos de ação referentes ao usuário logado no sistema, possibilitando verificar os

planos abertos monitorados, pendentes e vencidos sob responsabilidade do mesmo.
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13.2.6 - Gerenciar Alteração Data de vencimento
Exibe todas as ações da empresa cuja data de vencimento foi alterada pelo o usuário
responsável e a justificativa do mesmo em relação a alteração.
NOTA: Para que o campo Justificativa fique disponível para a empresa, é necessário habilitar a diretiva no
modulo Administrativo.
13.3 – Status de Ações/Tarefas

As ações possuem prazos de alerta e de vencimento, que geram 3 (três) possíveis status para
esta ação, conforme descrito a seguir:
 Monitorada: Ações que estão sendo monitoradas e ainda não atingiram o prazo de
alerta.
 Pendente: Ações que estão sendo executadas e, em relação ao prazo, estão entre o
período de alerta e de vencimento.
 Vencida: Ações, ainda não concluídas, mas que o prazo de vencimento já passou.
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13.4 – Transferir ações

Através do menu TRANSFERIR AÇÕES é possível transferir os planos de ação pendentes e a
avaliação de Eficácia de um usuário para outro. Para realizar a transferência, selecione o usuário
que atualmente é responsável pelos planos de ação no campo Usuário Origem e, no campo
Usuário Destino, selecione o usuário que passará a ficar responsável pelos planos de ação.
Posteriormente, é necessário clicar no botão indicado na imagem abaixo, no qual contém uma
seta:
Por fim, basta confirmar a ação na caixa de diálogo que surgirá em seguida.
14 – CONFIGURAÇÕES
14.1 – Ordenação de colunas da planilha
Neste menu é possível ordenar as colunas da planilha GAIA. Para reordená-las basta clicar no
campo e arrastar o mesmo para a posição desejada.
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Caso queira voltar a formatação inicial das colunas, basta clicar em Restaurar padrão.
14.2 – Agrupamento de colunas

Já neste sub menu, é possível agrupar as colunas dos campos de avaliação.
Clique em +NOVO para criar o nome do agrupamento, conclua em Adicionar, logo após,
selecione as colunas que deseja incluir dentro deste agrupamento.
A exibição na planilha, ficará desta forma:

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15 - SUPORTE SOGI
Em caso de dúvidas, entre em contato com a equipe de Suporte Técnico do sistema SOGI,
através dos seguintes contatos:
Telefone: (31) 2127-9137
E-mail: suporte@verdeghaia.com.br
Suporte Técnico através do menu AJUDA do SOGI

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Folha: 60/60
HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES
DATA REVISÃO ITENS REVISADOS
13/01/2020 01 Inclusão dos itens 10.2, 13.2.4.
09/02/2020 02 Revisão geral.
03/03/2020 03
Revisão geral.

06 Revisão geral.
09/06/2020
07 Revisão geral.
28/07/2020
Atualização dos itens 4.1, 4.2 e 4.3.
10/08/2020 08
Revisão geral e atualização de prints.

16/09/2020 09
15/10/2020 Revisão Geral e alteração de layout.

10

Gaia 01 - 02 - 2022 11 - 59 - 40

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MÓDULO GAIA Mês: Outubro

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

Através do GAIA é possível:

 Criar ações individuais para as áreas identificando responsáveis e notificação com

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

Este gráfico apresenta a quantidade de áreas, processos, atividades, aspectos e impactos

Demonstra a quantidade de itens que possuem controle operacional vinculados.

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

 Monitoramento das ações

Mostra o número total de ações pendentes, monitoradas e vencidas.

 Ações incluídas, concluídas e vencidas

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

Na opção GAIA é possível visualizar duas informações, GAIA – Gerenciamento de Aspectos e

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

NOTA: No item procedimento GAIA é possível fazer o download do procedimento de avaliação

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

2 – BOTÕES E FIGURAS DE ALERTA

REQUISITOS: Permite a visualização de requisitos inerentes

HISTÓRICO: Permite a visualização do histórico do aspecto.

FILTRO INDIVIDUAL: Opção de filtrar registros de acordo com

PAGINAÇÃO: Indica em qual página o usuário está e informa

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

LOCAIS: indica o local no sistema em que o usuário está.

ITENS POR PÁGINA: Estipula o número de visualizações de

ADICIONAR: Adiciona um registro.

SALVAR: Salva as informações preenchidas.

ENVIAR E-MAIL: Enviar notificação por e-mail para os

VISUALIZAR: Visualizar o arquivo anexado.

ESCOLHER ARQUIVO: Permite ao usuário anexar um arquivo.

FECHAR: Fecha a tela.

ADICIONAR E CRIAR NOVO: Salva a informação e já abre uma

RECOLHER TUDO: Fecha todos os itens vinculados.

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

VINCULAR DADOS: Campo para vincular dados dentro do

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

 Cadastro de área, processo, atividade, aspecto, impacto e controle operacional;

É válido lembrar que a metodologia utilizada no módulo GAIA necessita, impreterivelmente, de

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

4 – CADASTRANDO DADOS NA PLANILHA GAIA

4.1 – Cadastro de Áreas

Este menu refere-se ao cadastro de todas as ÁREAS

Durante o cadastro de ÁREAS é possível inserir as

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

Para fazer a importação, é preciso ter atenção às seguintes instruções:

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

 No arquivo .txt, os nomes de cada ÁREA

ATENÇÃO: A importação também está disponível para: PROCESSOS, ATIVIDADES, ASPECTOS e

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

4.2 – Cadastro de Processo

No menu PROCESSO é possível cadastrar, importar

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

ATENÇÃO: A importação de processo é feita de forma análoga à importação de áreas. Caso o

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

4.3 – Cadastro de Atividade

No menu ATIVIDADE é possível cadastrar,

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

ATENÇÃO: A importação de atividades é feita de forma análoga à importação de áreas. Caso o

MÓDULO GAIA Mês: Outubro

4.4 – Cadastro de Aspecto