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ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO NO CONTEXTO JURÍDICO

SOUZA, R.P.P, Arquivologia, Departamento de Ciência da Informação, Faculdade de


Filosofia e Ciências – UNESP Campus de Marília.
Rua Frei Jacinto 631, CEP 17501240, cel.: (14) 981931831,
ricardopereira.pinheiro@hotmail.com.
GT3: Organização da informação e do conhecimento no século XXI

Resumo
Pretendemos demonstrar a Arquivística, enquanto a pratica de organização, acesso,
conservação da documentação, como o elemento ideal para organizar a informação e
documentação no contexto de escritório jurídico, através de levantamento bibliográfico
que explique os conceitos de Informação Jurídica, as fontes e lugares onde se encontra e
aspectos da Arquivística.

Palavras-chaves: Informação Jurídica, Arquivística, Bibliografia.


Abstract

We intend to demonstrate the Archival Science, whie the practice of organization,


access, conservation of documentation, as the ideal element to organize information and
documentation in the context of a legal office, trough bibliographical survey that
explain the concepts of legal information, the sources and places where we can find and
aspects of Archival Science.

Keywords: Legal information, Archival Science, Bibliography.

Introdução e metodologia

Por meio de material bibliográfico encontrado tanto em buscas pela Internet,


quanto na biblioteca da Faculdade de Filosofia e Ciências - UNESP Campus Marília,
procuramos elucidar o conceito que explica a informação jurídica, suas fontes, suas
formas, especialmente no âmbito deste trabalho, e também os aspectos da Arquivística
que serão fundamentais para a organização de tal documentação.

Discussão

A informação jurídica faz-se imprescindível pelas exigências do meio jurídico,


pois ela é: “(...) o instrumento de trabalho, servindo de orientadora nas questões legais
tanto nas instituições e empresas entre si, como do seu corpo funcional. É a informação
contida numa lei, decreto, artigo doutrinário, portaria, etc.” (BARROS, 2004, p.206).
De maneira mais explanada, temos as procedências da informação jurídica:

A informação jurídica é originada fundamentalmente por um tripé


informacional: Legislação, Doutrina e Jurisprudência. Legislação é o
conjunto normativo que regula a convivência social. Doutrina é o
conjunto de princípios expostos nas obras de Direito em que firmam
teorias ou se fazem interpretações sobre a ciência jurídica.
Jurisprudência é a sábia interpretação e aplicação das leis a todos os
casos concretos que se submetem a julgamento da justiça, que produz
sentenças no primeiro grau, ou acórdãos e súmulas nos Tribunais
(MIRANDA, 2004, p.138).

Agora cabe nos concentrarmos em explanar quais são suas fontes, como se
apresentam, enfim, onde podem ser encontradas.
Sobre o primeiro conceito, a fonte da informação jurídica, podemos dizer o
seguinte:

Entende-se por fonte de informação jurídica o local onde o


bibliotecário ou pesquisador adquire uma informação útil ao
desenvolvimento de seu trabalho, indispensável que é para o bom
desempenho de suas atividades cotidianas (BARROS, 2004, p.209).

Tal afirmação pode parecer muito generalizada, mas realmente são amplas as
fontes de informação por meio de documentos, já que o meio jurídico é um grande
produtor de publicações, que são disponibilizadas por diversos meios.
Mencionaremos a partir deste ponto os meios, pelo menos os mais acessíveis ou
comuns, com os quais a informação jurídica vem sendo disseminada.
O ambiente de trabalho do advogado particular, seu escritório, é um local
propício para se encontrar esse tipo de informação porque [...] na maioria das vezes,
esses escritórios abrigam um acervo considerável de informações jurídicas, por isso a
necessidade de manter um intercâmbio maior com outras instituições congêneres
(BARROS, 2004, p. 223).
Tal documentação é interessante para o meio jurídico, pois ela se encontra
inserida dentro do contexto onde cumpre uma função bem característica, como vemos:

Assim, se em um primeiro momento percebe-se todos os documentos


como de interesse jurídico, em um segundo momento, direciona-se o
foco dessa percepção somente para um número limitado de
documentos, ou seja, o documento localizado dentro de um sistema
jurídico, onde visa representar um fato ou ato de forma
verdadeira a atingir sua função (ou objetivos) jurídico-
administrativa probatória e/comprobatória. (NASCIMENTO;
GUIMARÃES, 2004, p. 53, grifo nosso).

Os documentos gerados pelo escritório como contratos, procurações, elementos


das peças processuais, são importantíssimas para o funcionamento do mesmo, e de
assim representam uma fonte de informação para aquele ambiente de trabalho.
Ao mesmo tempo, é também muito corriqueiro um profissional do Direito pedir
conselhos a outro sobre a maneira de agir diante de um caso em que não tenha muita
experiência.
Associações de advogados são responsáveis por uma fonte informacional muito
importante: as intimações, que são enviadas eletronicamente ao advogado tornando
possível acompanhar o andamento da ação na vara em que esta tramita, permitindo
desse modo que ele saiba das decisões do juiz, dos prazos estipulados e assim, o
advogado pode planejar os próximos passos na ação judicial.
Sobre esse importante serviço, a AASP, Associação dos Advogados de São
Paulo nos traz:

A cobertura de leitura dos Diários Oficiais abrange o Brasil inteiro.


Toda a triagem é feita pelo nome do advogado e as intimações são
enviadas no mesmo dia em que são consultadas, com a possibilidade
de remessa impressa para algumas publicações, por e-mail ou consulta
direta no site da AASP. O serviço está em constante expansão e hoje
são 112 jornais lidos diariamente dos mais diversos órgãos de justiça
do país. (AASP, 2014).

A literatura especializada em Direito é muito vasta, livros que trazem


comentários sobre doutrina, jurisprudência e legislação são facilmente encontrados, já
que as editoras têm pleno conhecimento da necessidade desse tipo de leitura para os
profissionais do Direito e exploram isso comercialmente, lançando atualizações,
revisões, etc. sempre que necessário, devido às mudanças que ocorrem na área.
Na construção de coleções bibliográficas, deve-se, portanto ter em mente as
necessidades da instituição e de seus usuários, sendo esse um critério essencial,
conforme Miranda (2004), visto que tais exemplares costumam ser bastante onerosos
para a instituição que os adquirem.
Assim, por esse motivo, o conteúdo de uma obra pode tornar-se inadequado às
necessidades do profissional do Direito, que demanda na maioria das ocasiões de
atualizações, em especial se tratando de legislação.
Leis, decretos, portarias são criados, mudados, revogados, às vezes com muita
velocidade, por isso os Diários Oficiais são uma fonte informacional valiosíssima para
os profissionais do Direito, pois por meio deles as atualizações tornam-se públicas e
também oficiais.
Além disso, as notícias que são publicadas em jornais comuns podem ser
utilizadas como prova documental para uma ação judicial dependendo do caso, já que
tem grande circulação. Esse tipo de publicação possui ainda áreas reservadas para a
exposição de editais de intimação e de notas protesto, que podem ser relevantes para o
advogado no desempenho de suas atividades.
A Internet, com seus buscadores, é uma grande aliada na pesquisa de fontes de
informação jurídica. Sites especializados em doutrina, legislação e jurisprudência
podem ser encontrados com relativa facilidade.
Os tribunais brasileiros de um modo geral têm se preocupado em ter seus
próprios sites, como o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, por exemplo. O que
se destaca como interessante desse site especificamente, é que ele possui espaços
reservados ao cidadão, ao advogado e também ao magistrado, contendo informações
que se estimam pertinentes a cada um.
Ante a vastidão de sites existentes no universo da Internet, que possuem algum
conteúdo informacional jurídico, mais importante do que conhecer vários sites, é
possuir “estratégias de busca para se encontrar a informação certa, precisa, rápida e no
menor custo possível [...] e pelo menos, conhecer o método adequado que cada site
oferece” (BARROS, 2004, p.224).
Ou seja, não seria sábio, por exemplo, procurar no site do Tribunal Regional do
Trabalho informações sobre divorcio litigioso. Desse modo, vemos que aprender a
utilizar tais sites de maneira adequada, por saber de seus recursos e de sua temática
básica, é tão ou mais importante do que conhecer um grande número de sites.
Algumas instituições públicas, por serem subordinados ao Estado, desempenham
funções e serviços indispensáveis ao mesmo, e por isso acabam por serem fontes de
informação jurídica “ainda que estas não atuem diretamente junto à área jurídica”
(BARROS, 2004, p.213).
Outras instituições têm um caráter informativo muito mais evidente, inclusive
confere fé pública aos documentos, como os cartórios ou “Serviço Notarial e Registral”,
segundo o artigo 236 da Constituição Federal de 1988 sendo assim:
[...] o lugar onde, privativamente, o serventuário de justiça oficia e
arquiva as notas públicas, títulos e documentos, processos e livros
pertencentes ao seu arquivo constituindo-se, portanto agentes
portadores de informação jurídica. (BARROS, 2004, p. 222).

Ainda, outra instituição onde explicitamente temos informação jurídica, são as


bibliotecas de faculdades de Direito, tendo elas um vasto acervo literário, periódicos e
afins.
Sobre a clientela de uma dessas bibliotecas, a “Biblioteca de Ciências Sociais C”
da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ) temos o seguinte:

A clientela da Biblioteca é diversificada, uma vez que, sendo a


informação jurídica imprescindível para o exercício da cidadania e
prerrogativa de garantia dos direitos individuais, todo cidadão
depende, freqüentemente, desse tipo de informação (SILVA; DIB,
2004, p. 125).

Em tais instituições, os funcionários que ali trabalham também são capazes de


dar orientações úteis para o trabalho do advogado, já que diariamente lidam com
documentos e tem conhecimento de procedimentos rotineiros de tais instituições.
Como vimos nesta etapa do texto, são muitos os lugares e os formatos onde
conseguimos informação jurídica, porém em quase todos os casos que apontamos
acima, a informação foi sintetizada em documentos textuais, e portanto temos a
documentação jurídica como a reunião das fontes de modo a disponibilizar os conteúdos
na medida da necessidade, conforme os estudos de Barros (2004).
Por isso, devemos sempre ser cuidadosos, observando as necessidades de quem
se atende, notar a questão de obsolescência da informação, seu custo e o espaço que
teremos para o acondicionamento da mesma.
Pretendemos demonstrar a Arquivística, pratica de organização, acesso,
conservação, como o elemento organizador da informação e documentação do escritório
jurídico.
O arquivo, enquanto serviço custodiador de documentos surge pela necessidade
de racionalização dos documentos, classicamente os que utilizam a linguagem escrita,
sendo elaborados conforme as atividades de um empreendimento são desenvolvidas.
A visão de Schellenberg (2006) deixa isso bem claro, pois segundo o autor só
podem ser considerados como sendo arquivos, os documentos que acumulados,
representam ou comprovam a realização dos afazeres do órgão. Assim sendo também
temos que:

O facto de haver locais reservados ao armazenamento de documentos


mostra antes um desejo de se ter uma boa administração e sublinha a
importância atribuída ao acto escrito. (ROUSSEAU; COUTURE,
1998, p.40)

Retomando a questão da Arquivística, temos por meio dela que os documentos


de arquivo possuem dois valores. O primeiro valor, intrínseco ao documento, é o
administrativo ou probatório, já que ele cumpre com a atividade a qual foi elaboradora
por seu produtor.
O segundo valor é atribuído ao documento, pela importância que ele carrega do
ponto de vista histórico, compondo um testemunho sobre a organização ou pessoa que o
produziu. É um valor ligado à pesquisa seja ela interna ou restrita ao órgão que a
produziu, ou externa aberta a toda a sociedade.
Porém, é perfeitamente possível que um documento possua os dois tipos de
valores ao mesmo tempo. Segundo Schellenberg (2006, p.182) “o valor que um
documento contém devido ao testemunho que oferece da organização e função da
administração pode ocasionalmente ser o mesmo que o valor derivado de sua
informação sobre pessoas, coisas ou fenômenos”.
Na teoria arquivística das Três Idades temos a divisão dos arquivos em
correntes, intermediários e permanentes, compondo assim um ciclo de vida documental.
O arquivo corrente ou primeira idades, são os documentos que estão vinculados
aos fins imediatos e originais (administrativo, fiscal, legal), o primeiro valor que
mencionamos anteriormente, por causa de estarem em plena vigência, são
constantemente utilizados, e por isso estão sempre próximos de seus produtores ou dos
destinatários da ação documental, por isso temos:

Chamados a ser utilizados frequentemente, devem permanecer o mais


perto possível do utilizador ou, se estiverem na memória de
computador, ser fácil e rapidamente acessíveis. Sem serem
necessariamente utilizados todos os dias, os documentos activos tem a
sua principal característica no fato de serem essenciais ao
funcionamento quotidiano. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 115)
No caso de um escritório de advocacia, a exemplo, compõe o arquivo corrente
todos os processos judiciais que ainda estão em pleno curso, longe de um parecer final
positivo ou negativo.
Temos como arquivo intermediário ou segunda idade a documentação, que pode
ainda ter seu valor administrativo, mas por ter pouca freqüência de uso é movida do
arquivo corrente, e assim aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução.
Após o cumprimento dos prazos estabelecidos, o ideal é que seja feita a
destinação final, realizando eliminação, quando possível ou recolhimento ao arquivo
permanente.
Em escritórios de advocacia ou mesmo nas varas de fóruns, encaixam-se nessa
categoria, por exemplo, as ações judiciais que já foram extintas e agora aguardam por
precaução ou também as ações que foram arquivadas pela sua difícil situação e estão
sem previsão de resolução.
Arquivo permanente ou terceira idade: São os documentos preservados em
definitivo, em razão de possuir o segundo valor citando anteriormente, portanto são de
grande importância científica, histórica e cultural. É uma rica fonte de pesquisa, para
usuários internos, e externos, quando assim permitido pela instituição.
Isso fica evidente do ponto da Informação Jurídica, pelo que se lê em:

[...] o vestuto Código Civil de 1916 não perderá, de imediato seu valor
como Lei reguladora de grande parte das relações privadas. Os
processos judiciais cujos fatos jurídicos ocorreram na vigência da
antiga Lei, deverão usá-la ainda como norma na prescrição do Direito.
Também não podemos desprezar o valor histórico do antigo
Código Civil, sendo necessário preservá-lo para futuros estudos
ou pesquisas (MIRANDA, 2004, p.138, grifo nosso).

Outro princípio caríssimo para a Arquivística é o Princípio da Proveniência, que


nos permite definir o fundo de arquivo, que é o conjunto de documentos gerados por
uma instituição no decorrer de suas atividades. Tal princípio implica em respeitar em
um primeiro grau a origem do documento, nunca o juntando com documentos de outra
entidade, seção ou departamento.
Além disso, em um segundo nível a proveniência está ligada ao momento ou
ordem em que os documentos foram produzidos, tecendo assim uma relação orgânica
entre os documentos. Tais princípios mostram-se vantajosos para a organização dos
documentos, pois:
A decisão de conservá-los no meio que os viu nascer (primeiro grau
do princípio da proveniência) e no lugar exacto que nesse momento
lhes foi atribuído (segundo grau) tem muito mais em conta a natureza
documentos e das particularidades de funcionamento do organismo a
que lhes diz respeito do que conseguiria uma organização por assunto,
por ordem cronológica ou outra qualquer (ROUSSEAU; COUTURE,
1998, p. 85).

Esses princípios acabam por favorecer também a busca e recuperação de itens


documentais específicos, já que como vimos eles prezam pela manutenção da
documentação em seu contexto original de produção, e são, portanto úteis para a
documentação jurídica.
Pensando na questão da organização do fundo documental, uma ferramenta
muitíssimo útil é a Classificação Documental e a mesma é considerada como básica por
Schellenberg (2006) para uma administração documental realmente boa e todos os
passos dados pensando em ter o controle do arquivo na fase corrente partem dela.
A Classificação Arquivística, em paralelo com a Classificação Biológica que
tem como mote a separação do todo em grupos cada vez menores, levando em conta as
similaridades dos indivíduos inseridos no sistema, implica na divisão, intelectual ou
física do fundo em classes, grupos e séries, tendo em mente a estrutura do organismo
estudado ou as funções (atividades) que geraram a documentação.
Entende-se como mais proveitosa para Classificação Arquivística, que a mesma
seja elaborada pensando nas funções ou atividades, embora seja considerada mais
complexa, e não baseada apenas na estrutura do órgão ou ainda no assunto do
documento.
Schellenberg (2006, p.85) aborda a questão das atividades que um organismo
desempenha:

[...] a fim de cumprir suas funções básicas, realiza dois tipos principais
de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e
meio (facilitativas ou auxiliares). As atividades-fim são as que se
referem ao trabalho técnico e profissional do órgão, trabalho que o
distingue dos demais. Chamam-se atividades-meio aquelas que se
relacionam com a administração interna da organização, ou seja,
atividades auxiliares, comuns a todos os órgãos. São meramente
incidentais para a execução das funções básicas.
Em nada será útil um documento que se encontra num ambiente relativamente
organizado em termos físicos, se o seu componente mais importante não pode ser
interpretado.
A razão de ser da produção documental, do registro, está muito ligada ao valor
de prova que o seu conteúdo carrega, deste modo deve-se tomar alguns cuidados para
que o acesso ao passado seja garantido, é o que apontaremos a seguir baseado nos
ensinamentos de Cassares (2000).
O fato de evitar o consumo de comidas e bebidas dentro do arquivo, bem como
mantê-lo limpo, ajudará em muito a evitar o aparecimento de agentes biológicos como
insetos e roedores, que como vimos, são extremamente nocivos ao acervo.
No contexto de nosso trabalho, toda a documentação precisa estar bem
conservada, mas, por exemplo, no caso uma ação judicial que vem se estendendo por
anos, por ainda estar tramitando ela estaria inserida no arquivo corrente e necessitaria
assim estar muito bem conservada já que teria uma freqüência de uso regular.

Considerações finais

A partir do levantamento bibliográfico, conseguimos elencar as fontes, lugares e formas


da informação relevante para o contexto jurídico e conseguimos elencar os pontos da
arquivística que representam elementos sólidos para a organização dos documentos que
abordamos ao longo deste artigo.

REFERÊNCIAS

AASP. ASSOCIAÇÃO DOS ADVOGADOS DO ESTADO DE SÃO PAULO.


Intimações. 2014.Disponível em:<http://www.aasp.org.br/aasp/recortes/index.asp>.
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Tradução Magda Bigotte de Figueiredo. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356
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SCHELLENBERG, T.R.Arquivos modernos:princípios e técnicas. 6 ed. Rio de Janeiro:


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