Libro para Practicar Portugués Gestão Do Tempo

NIVELAMENTO DE
GESTÃO DO TEMPO
NA AUTOAPRENDIZAGEM
ETAPA 2
TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO
CENTRO UNIVERSITÁRIO
LEONARDO DA VINCI
Rodovia BR 470, Km 71, nº 1.040, Bairro Benedito
89130-000 - INDAIAL/SC
www.uniasselvi.com.br
Nivelamento de Gestão do Tempo na Autoaprendizagem

Centro Universitário Leonardo da Vinci
Organização
Rodrigo Borsatto Sommer da Silva
Autora
Prof.ª Heloisa Rosa
Reitor da UNIASSELVI
Prof. Hermínio Kloch
Pró-Reitoria de Ensino de Graduação a Distância

Prof.ª Francieli Stano Torres
Pró-Reitor Operacional de Ensino de Graduação a Distância

Prof. Hermínio Kloch
Diagramação e Capa
Renan Willian Pacheco
Revisão
Harry Wiese
Esta unidade tem por objetivos:
• Discutir a importância da gestão no tempo para alcançar objetivos pessoais e

profissionais.
• Apresentar processos que auxiliem na boa gestão do tempo.
• Apresentar formas de organização e planejamento para uma boa gestão do tempo.
• Demonstrar maneiras de priorização de atividades no campo profissional e
educacional.
• Expor formatos de execução de tarefas, considerando uma boa gestão de atividades.
• Apresentar características de ambientes que proporcionam maior produtividade
profissional e acadêmica.
ORGANIZAÇÃO DA UNIDADE
Esta unidade está dividida em quatro tópicos, conforme seguem. No decorrer

da unidade, você encontrará autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo
apresentado.
TÓPICO 1 – ORGANIZAÇÃO
TÓPICO 2 – PRIORIZAÇÃO
TÓPICO 3 – GESTÃO DE ATIVIDADES
TÓPICO 4 – AMBIENTES DE PRODUTIVIDADE
2 NIVELAMENTO DE GESTÃO DO TEMPO NA AUTOAPRENDIZAGEM
TÓPICO 1 – ORGANIZAÇÃO
1 INTRODUÇÃO
O tempo pode ser nosso amigo ou inimigo, basta saber como usá-lo ao nosso
favor. Pare para pensar: o tempo não é estático! Às vezes, 30 minutos podem durar
uma eternidade. Lembre-se daqueles momentos em que você estava angustiado ou
esperando por alguma coisa. Nesse momento, o tempo demorou muito para passar,
não é? E naqueles momentos em que você aproveitou ao máximo a sua vida, seja em
uma comemoração ou algum momento especial com a sua família. Aí, o tempo passou
voando, não passou?
Perceba como o tempo passa na maneira como o encaramos. O tempo é

insubstituível e não estocável, sendo que temos que usá-lo de forma obrigatória. Cabe
a nós, escolhermos a melhor forma de utilizá-lo (BERG, 2010). Podemos dizer que o
tempo é como a nossa vida, “[...] quem perde tempo, perde a vida. Quem domina o
tempo, domina a vida” (BERG, 2010, p. 25). Apesar de ser tão importante para as nossas
atividades, é necessário encarar o tempo de maneira leve e sadia. Este não deve ser o
nosso inimigo que nos force a trabalhar por longas jornadas, mas deve ser aquele que
é prático e útil, que nos ajuda a alcançar os nossos objetivos se for bem utilizado. A
qualidade do uso do nosso tempo determinará se seremos produtivos ou improdutivos,
vencedores ou perdedores (BERG, 2010).
Em meio a um turbilhão de meios de comunicação e interrupções, cumprir

as tarefas em um prazo definido não é tão simples como parece, não é? São e-mails,
telefonemas, mensagens e outros tantos recursos tecnológicos que interferem a nossa
rotina, que parece que nossas horas ficaram mais curtas. Neste caso, devemos lembrar
sempre: “quem não utiliza o tempo em atividades diretamente relacionadas aos
objetivos prioritários, estará fadado ao fracasso” (BERG, 2010, p. 27). Assim, para usar
com qualidade este recurso tão preciso que é o nosso tempo, é necessário colocar em
prática a administração do tempo, representada por “uma forma racional e sistemática
do uso do tempo, cujo o objetivo é aumentar a eficiência e eficácia das pessoas” (BERG,
2010, p. 28). Só assim é possível que as pessoas usem o tempo com algo útil, rendendo
frutos. Pois “nada mais fácil do que estar sempre ocupado. Nada mais difícil do que
ser eficaz” (BERG, 2010, p. 28).
Usar o tempo de forma eficaz é fundamental para o sucesso das nossas entregas,
seja na vida pessoal, profissional ou acadêmica, mas, por onde começar? Saiba que
o primeiro passo está mais próximo do que você imagina. Comece por você, pela
autodescoberta. Onde você utiliza seu tempo? De que forma você utiliza seu tempo? O
que você acha que faz certo? E o que faz errado? Estas são questões-chave que ajudarão
você neste processo de tornar o tempo seu melhor amigo.
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NIVELAMENTO DE GESTÃO DO TEMPO NA AUTOAPRENDIZAGEM 3
2 ORGANIZAR É PLANEJAR
Entregar as atividades com qualidade e dentro do prazo não é uma tarefa fácil.
Para que isso seja possível, devemos seguir um processo que exige disciplina, dedicação
e, principalmente, organização. Saber organizar bem as atividades e prioridades é a
primeira etapa para uma boa gestão do tempo, que só é possível quando se olha para
a frente, listando as atividades e colocando no papel todos os prazos existentes. Tudo
isso contribui para que o planejamento seja bem feito e as atividades sejam entregues
dentro do tempo previsto, fazendo assim, você ser mais produtivo em sua vida pessoal,
acadêmica e profissional.
A maioria dos problemas da gestão do tempo é causada pela falta de organização

na vida, que resulta em informações perdidas, atrasos e coisas dando errado. Para que
isso se resolva podemos estabelecer em nossas rotinas diárias sistemas de organização
conforme necessidades específicas (COVEY, 2002).
a) Organização das coisas: criação de ordem para elementos, como chaves, computadores,
sistemas de arquivamento, espaços de trabalho e estudo.
b) Organização de tarefas: estabelecer prioridades nas tarefas do dia a dia, por meio de
ferramentas que podem ser simples listas no papel, planilhas em softwares ou agendas
diárias.
c) Organização pessoal: definição do que você pode fazer e o que os outros podem fazer,
delegando as responsabilidades ou as executando.
O agrupamento destas responsabilidades e identificação de prioridades contribui

para que as atividades sejam planejadas e executadas de forma produtiva, garantindo
a execução com qualidade e dentro do prazo esperado. Covey (2002) afirma que uma
das virtudes da organização é a economia de tempo e promoção da eficiência. Por
exemplo, quando existem problemas em uma organização, ou seja, o caos, é necessário
reorganizar, reestruturar, para assim poder executar as atividades necessárias.
Bom, sabemos que saber organizar é fundamental para o sucesso em nossas

entregas. Mas, como organizar? São tantas prioridades, tantos prazos e tantas urgências,
não é?
Para a organização, é fundamental planejar. Berg (2010) nos conta que se alguém
falha por não planejar o tempo, estará planejando falhar no seu trabalho. “Planejar
é definir o ponto de chegada no futuro. Não se trata de prever o futuro, mas que
decisões e medidas devem ser adotadas hoje para que determinados objetivos e metas
sejam alcançados no futuro” (BERG, 2010, p. 41). Desta forma, o resultado de um bom
planejamento não é apenas um pedaço de papel com listas de objetivos e metas, mas sim

a ação realizada (BERG, 2010). Se o objetivo foi alcançado, significa que o planejamento
foi um sucesso.
E para fazer um bom planejamento, algumas ferramentas podem ajudar, como

planilhas por exemplo. Stephen R. Covey (2002) sugere um sistema de organização
baseado em uma planilha com espaços preestabelecidos, podendo ser adaptado para
um planejador diário, caderno ou até pedaço de papel, apresentado a seguir. O mais
importante não é a forma em que você usará esta ferramenta, mas se o conteúdo que
você incluirá estará alinhado com o que você busca realizar. Lembre-se, você só entregará
o que precisa se souber para onde está indo.
3 PLANEJAMENTO SEMANAL
Covey (2002) estruturou a ferramenta a seguir, com definição de um planejamento

semanal, de acordo com papéis, metas, lembretes e dias da semana. O fato de planejar
suas responsabilidades para a semana e não para o seu dia oferece um contexto amplo
do que é necessário realizar, não apresentando uma visão limitada de apenas um dia,
por exemplo (COVEY, 2002). Neste sentido, é possível estabelecer as etapas necessárias
para as variadas atividades até que cheguem à etapa final: a entrega.
QUADRO 1 - PLANILHA DE ATIVIDADES SEMANAIS

SEGUNDA- TERÇA- QUARTA- QUINTA- SEXTA-
PAPÉIS METAS SÁBADO DOMINGO
FEIRA FEIRA FEIRA FEIRA FEIRA
1
PAPEL 2
1
MISSÃO
3
4
PAPEL
5
2
6
FONTE: Adaptado de Covey (2002)
Para estabelecer este planejamento de forma coerente, você precisa levar em

consideração seis etapas: conecte sua visão e sua missão, identifique seus papéis,
selecione as metas, crie uma estrutura de tomadas de decisões para a semana, exercite
a integridade no momento da escolha, avalie.
1º Conecte sua visão e sua missão: antes de tudo, você terá que definir qual é a prioridade
da sua vida, ou seja, qual é a sua missão pessoal? De nada adianta você agendar
inúmeras atividades se estas não fazem parte da sua missão ou propósito. A partir do
momento em que você tem uma visão clara dos seus principais objetivos, você terá
mais clareza para planejar as maneiras de alcançar estes objetivos (COVEY, 2002).

Por exemplo, se minha missão é alcançar uma boa média na disciplina que estou
cursando na faculdade, deverei realizar atividades para que esta missão seja atingida.
2º Identifique seus papéis: esta etapa diz respeito às responsabilidades que temos em
nossa vida. Lembre-se de que o atingimento da missão “alcançar uma boa média
na disciplina” provavelmente dependerá de outros aspectos da sua vida, como
relacionamentos, trabalho e casa. Ao listar os papéis da sua vida, você poderá conduzir
as atividades de maneira que haja um equilíbrio entre os papéis, e para que a missão
seja alcançada. Desta forma, é possível definir as prioridades de cada papel e assim
não prejudicar a área da vida pessoal, profissional e acadêmica (COVEY, 2002).
Por exemplo, para que eu alcance uma boa média, exercerei os papéis de “Aluno”,
“Profissional” e “Social”. Considerando que a missão está relacionada ao ambiente
acadêmico, o papel “Aluno” exercerá maior prioridade no planejamento semanal.
3º Selecione as metas: a partir dos papéis, é possível definir as metas que estejam de
acordo com a missão. Neste ponto, você deve fazer a seguinte pergunta: Qual é a
coisa mais importante que poderia fazer em cada função esta semana a fim de ter o
maior impacto positivo? (COVEY, 2002). Ou seja, o que poderia provocar mudanças
significativas em cada papel, sempre levando em consideração a missão? Por exemplo,
para que seja possível alcançar a minha missão, considerando meus papéis, eu terei
as seguintes metas:
• Aluno: Ler a Unidade 1 do Livro Didático, fazer as autoatividades do Livro Didático,

realizar as atividades complementares.
• Profissional: agendar reuniões para horário do expediente para não fazer hora extra,
preparar calendário mensal.
• Social: encontrar os amigos durante os fins de semana.
Ao listar todas as metas, é possível ter uma visão clara das responsabilidades e
prioridades para alcançar a missão.
4º Crie uma estrutura de tomada de decisões para a semana: neste momento, é possível
criar um plano de ação para as metas, ou seja, estabelecer datas durante a semana
para atividades que ajudem a alcançar as metas, de acordo com seus papéis e sua
missão (COVEY, 2002). Como no exemplo a seguir.

6
QUADRO 2 - PLANILHA DE ATIVIDADES SEMANAIS

SEGUNDA- TERÇA- QUARTA- QUINTA- SEXTA-
PAPÉIS METAS SÁBADO DOMINGO
FEIRA FEIRA FEIRA FEIRA FEIRA
Ler a Unidade 1 do
X x
Livro Didático
Fazer as
ALUNO(A) autoatividades do x x
dentro da disponibilidade do seu dia.

Livro Didático
Realizar as atividades
x
complementares
Agendar reuniões para
horário do expediente
X
para não fazer hora
PROFISSIONAL
DISCIPLINA X
extra
Preparar calendário
x
mensal
Encontrar amigos
ALCANÇAR UMA BOA MÉDIA NA

SOCIAL durante os fins de x x
semana
NIVELAMENTO DE GESTÃO DO TEMPO NA AUTOAPRENDIZAGEM
FONTE: Adaptado de Covey (2002)

Ao definir os dias da semana, é importante também definir os horários em que
as atividades possivelmente ocorrerão, de maneira que seja possível alcançar as metas
5ª Exercite a integridade no momento da escolha: nesta etapa, você já está com tudo
pronto! Mas, como executar tantas tarefas em meio a um vendaval de acontecimentos
durante a semana, não é mesmo? Exercitar a integridade significa colocar em prática
as ações com tranquilidade e segurança (COVEY, 2002), de acordo com o que foi
planejado. Desta forma, após todo o planejamento, você deve se manter firme para
que as atividades sejam cumpridas, e assim, alcançar sua missão.
6ª Avalie: após planejar e executar todas as tarefas, cabe a você fazer uma avaliação
final da sua semana. Esta é a oportunidade de você identificar as falhas do seu
planejamento e planejar a semana seguinte de uma maneira melhor ainda (COVEY,
2002). Afinal, as falhas são necessárias para que possamos melhorar, não é mesmo?
Reveja seu cronograma, se teve dificuldades em executar alguma tarefa no prazo que
você estipulou, ou inclua uma nova meta se o que você inseriu foi insuficiente. Exclua
alguma meta se por acaso você incluiu metas demais na sua semana. Lembre-se, este
é o momento de olhar para trás e pensar naquilo que pode ser melhorado à frente.
A definição contínua deste planejamento semanal contribuirá não somente para

a criação de uma agenda que poderá ser aplicada, mas também no processo mental
de organização. Conforme Covey (2002) aponta, o maior valor do processo não está
na agenda, mas no que faz em sua cabeça. “Quando você começa a pensar mais em
termos de importância, começa a ver o tempo de um modo diferente. Você se torna
energizado para colocar as prioridades no devido lugar de uma forma significativa”
(COVEY, 2002, p. 113).
Após este hábito de planejamento mensal estabelecido, você não concentrará seu
tempo para “se organizar”, pois este será um processo natural da sua rotina. Você acabará
planejando de modo que possa manter essa experiência e rotina semanal (ALLEN, 2006).
4 AUTOATIVIDADES
1) Descreva quais são as atividades que devem ser realizadas em cada etapa do processo
de planejamento semanal.
2) Desenvolva o seu planejamento semanal de acordo com a sua missão pessoal,
considerando todas as etapas do planejamento apresentadas neste tópico.
3) Argumente: as suas metas semanais estão de acordo com a sua missão? Por quê?

TÓPICO 2 – PRIORIZAÇÃO
1 INTRODUÇÃO
A falta de priorização é um dos problemas mais comuns dos profissionais

atualmente. Como priorizar um trabalho quando tudo é urgente? Prazos curtos e excesso
de atividades são questões que, aliadas à ausência da priorização, impactam na “não
entrega” ou atraso de determinada atividade.
Um dos maiores problemas para se organizar eficientemente resulta do fato de

muitos itens de baixa prioridade tenderem a fazer pressão (o cachorro tem que
ser levado a passear agora, o relatório de despesas deve ser preparado hoje à
noite, essa revista deve ser lida e desenvolvida amanhã), Da mesma forma, as
coisas importantes da vida com frequência não têm prazo [...]. A saída é enten-
der a diferença entre aquilo que tem valor e aquilo que está gerando pressão,
de forma que as coisas certas sejam feitas na sequência certa (SCHLENGER;
ROESCH, 1992, p. 20).
Entender a real importância das coisas faz parte do ato do planejamento. Já

vimos até aqui que o primeiro passo para a produtividade é planejar a semana, com
todas as responsabilidades, de acordo com aquilo que representa a sua missão. Sabemos
que o planejamento está suscetível a mudanças, como inclusão de uma nova tarefa,
ou redução de algum prazo. Como assim? Bom, você já deve ter vivenciado alguma
situação em que havia planejado realizar determinada tarefa em um período do seu dia,
por exemplo, estudar aquela disciplina durante a noite. Aí surge aquele compromisso
urgente do trabalho ou da vida pessoal. Neste caso, você precisou decidir qual das duas
responsabilidades era mais importante. Estudar a disciplina ou aquele compromisso
urgente? Bem, não existe resposta pronta. Tudo depende da prioridade que você define
para o determinado momento da sua vida.
Lembra quando falamos da missão da sua vida no tópico anterior? Uma missão
definida contribui muito para você conseguir tomar as decisões de acordo com as
prioridades da sua vida. Se sua missão for conseguir uma boa média naquela disciplina,
a sua prioridade deverá ser a atividade que ajudará você a alcançar este resultado. Isto
não significa que você deixará outras atividades ou setores da sua vida de lado, mas
dará uma atenção menor a estes.
Durante o processo de planejar a sua semana e suas entregas você já estará

priorizando algumas questões, mesmo sem perceber. Por exemplo, quando você deixa
de incluir alguma responsabilidade na sua agenda semanal, você está, automaticamente,
definindo que você prefere realizar outra ação em vez daquela excluída (ou não
incluída), ou seja, você, sem perceber, define critérios daquilo que é mais importante
fazer, estabelecendo prioridades no seu planejamento (SCHLENGER; ROESCH, 1992).

Vamos a um exemplo prático! Imagine que você está em semana de prova final
e você está planejando as atividades que realizará durante aquela semana. Verificando
suas responsabilidades com a sua família, com o seu trabalho e com a faculdade, você
percebeu que “não tem tempo” para ir ao cinema naquela semana. Em resumo, você
está priorizando outras questões, em vez de ir ao cinema. A resposta aqui não é “não
ter tempo”, mas sim, não priorizar esta atividade, que não é tão importante para você
neste momento, e não o ajudará a alcançar a sua missão nesta importante semana.

Entender a priorização considerando uma realidade de duas situações em que
uma é fundamental para a missão e outra não, é simples, não é? Mas, quando existe um
turbilhão de coisas aparecendo? Como nos organizamos e definimos estas prioridades?
Dois formatos de organização podem ajudar nesse processo: Matriz de Gerenciamento
do Tempo (COVEY, 2005) e as listas Mestra e Diária (SCHLENGER; ROESCH, 1992).
2 MATRIZ DE GERENCIAMENTO DO TEMPO
A matriz criada por Stephen Covey apresenta quatro classificações das atividades
que impactam no processo de priorização: Urgente e Importante (UI), Não Urgente e
Importante (NUI), Urgente e Não Importante (UNI) e Não Urgente e Não Importante
(NUNI). Conhecida também como a Matriz UI NUI UNI NUNI (COVEY, 2005). Para
Covey (2005), aquilo que é importante está relacionado aos resultados. Se algo é
importante, é por que contribui com missão, valores e metas prioritárias. Já aquilo que
é urgente, está relacionado com o que nós reagimos.
QUADRO 3 – MATRIZ DE GERENCIAMENTO DO TEMPO

Urgente Não Urgente
QUADRANTE I QUADRANTE II
Importante
ATIVIDADES ATIVIDADES
Crises Prevenção
Problemas urgentes Desenvolvimento de relacionamentos
Projetos com data marcada Identificação de novas oportunidades
Planejamento, recreação
QUADRANTE III QUADRANTE IV
Não Importante
ATIVIDADES ATIVIDADES
Interrupções, telefone Detalhes, pequenas tarefas
Relatórios e correspondência Correspondência
Questões urgentes próximas Perda de tempo
Atividades populares Atividades agradáveis
Telefonemas inúteis
FONTE: Covey (2005)
O Quadrante I lida com resultados significativos, exigindo atenção imediata,

sendo classificados, muitas vezes, como “crises” ou “problemas”. Todos temos atividades
deste quadrante em nossas vidas, que estão diretamente relacionados com estresse,
esgotamento, administração de crises e necessidade de “apagar incêndios” (COVEY,

2005). Neste caso, as atividades acabam nos tornando “gerenciadores de crises, escravos
dos problemas, capazes de produzir só na última hora” (COVEY, 2005, p. 183).

O Quadrante II está no centro do gerenciamento eficaz, pois lida com coisas
importantes e não urgentes, mas que geralmente deixamos de lado por não serem
urgentes. As atividades assim classificadas estão relacionadas ao planejamento e
identificação de oportunidades e são de extrema importância para a eficácia. Os
resultados alcançados ao executar as atividades deste quadrante são muitos, como
possibilidade de visão ampla, equilíbrio, disciplina, controle e poucas crises (COVEY,
2005).
Os Quadrantes III e IV classificam as atividades “perigosas”. São aquelas

atividades que não são importantes, e acabam tomando um tempo considerável dos
indivíduos, que deixam de fazer as atividades efetivamente importantes. Dentre alguns
resultados da realização de atividades deste quadrante, está o foco no curto prazo,
administração de crises, falta de controle (COVEY, 2005).

Para uma vida equilibrada, Stephen Covey (2005) argumenta que as pessoas
devem ficar afastadas dos Quadrantes III e IV, pois não são importantes (mesmo sendo
urgentes), e devem ficar ao máximo afastadas ao Quadrante I, dedicando mais tempo
ao Quadrante II, que pode render bons frutos.
E quais frutos você espera? As atividades que você vem desenvolvendo são
importantes ou urgentes? Tente analisar e identificar a real importância daquelas
atividades que vêm comprometendo seu tempo, quando você poderia fazer aquilo que
realmente está no Quadrante II da sua vida.
3 A LISTA-MESTRA E LISTA DIÁRIA
Tanto a lista diária (responsabilidades do dia), quanto a lista-mestra (tudo que

você precisa fazer) são fundamentais para o planejamento (SCHLENGER; ROESCH,
1992). Tais listas são estruturadas considerando quatro divisões necessárias para a
organização, como: Importante e urgente, Importante e Não urgente, Não importante
e urgente e, Não importante e não urgente. No momento de categorizar alguma
atividade em uma das ordens apresentadas, é importante levar em consideração alguns
questionamentos levantados por Schlenger e Roesch (1992), como:

FIGURA 1 - DETERMINAÇÕES DE PRIORIZAÇÃO
FONTE: Adaptado de Schlenger e Roesch (1992)
Respondendo a estes questionamentos, você chegará a uma divisão de prioridades

considerando se a tarefa é urgente ou não e se é importante ou não. Então, o primeiro
passo é fazer este questionamento. Após feito o questionamento, é possível dividir as
tarefas de acordo com as respostas obtidas, conforme o exemplo a seguir:
QUADRO 4 - LISTA-MESTRA DE SHLENGER E ROESCH (1992)

Mês: outubro
IMPORTANTE E IMPORTANTE E NÃO IMPORTANTE E NÃO IMPORTANTE E
URGENTE NÃO URGENTE URGENTE NÃO URGENTE
ESCOLA: ESCOLA: ESCOLA: ESCOLA:
- Exercícios de - Ler o próximo Definir programação para
contabilidade. capítulo de o próximo semestre.
- Ler capítulo 5 de Contabilidade. Verificar possibilidades
contabilidade. - Ler os próximos de trabalhar como
- Reescrever trabalho capítulos de Direito. contratada.
de Direito Corporativo. Fazer assinaturas de
- Fazer leitura rápida revistas de negócios.
para direito.
TRABALHO: TRABALHO: TRABALHO: TRABALHO:
- Fazer entrevista para - Ligar para Stempert. - Criticar boletim. Começar a trabalhar na
artigo sobre joalheria. - Ligar para AT&T - Ligar para UJC, lista de oportunidades de
- Começar a escrever para verificar situação referente a reuniões trabalho free-lance
artigo sobre vestuário. do trabalho. planejadas.
- Enviar relatórios de - Marcar reunião para - Fazer acompanhamento
despesas. elaboração do livro. da história de lacticínios.
- Chamar Bart para - Devolver livro da - Marcar entrevista na
recusar nomeação. escola de religião. loja de roupas.

PESSOAL: PESSOAL: PESSOAL: PESSOAL:

- Depositar cheques. - Ir ao clube fazer Mandar consertar Planejar festa do dia das
- Levar roupas para exercícios. aquecedor. bruxas.
lavar. - Comprar presente
- Acertar canhotos de de aniversário do
cheques. irmão.
- Comprar comida. - Consertar aspirador.
- Arrumar quarto de
costura.
FONTE: Schlenger e Roesch (1992)
Com esta lista-mestra, você terá uma visão de todo o quadro, possibilitando uma
visão geral de todas as suas prioridades e “não prioridades” do mês. Após a classificação
de todas as suas atividades conforme mostrado no quadro, é possível dar andamento na
segunda etapa: a criação da Lista Diária, em que você poderá definir quais das atividades
apresentadas na lista-mestra são prioridades no seu dia (SCHLENGER; ROESCH, 1992).
Na Lista Diária, você pode, por exemplo, listar dez atividades que sejam urgentes
e importantes para serem realizadas, conforme a definição de prioridades. A seguir é
possível visualizar em exemplo de lista, sendo um quadro com quatro colunas: coluna
de prioridades e colunas de ação. As colunas de ação são definidas conforme o tipo de
ação que precisa ser executada para que a tarefa seja concluída, podendo ser alterada
conforme o tipo de ação que surgir na sua agenda diária.
QUADRO 5 - LISTA DIÁRIA DE SCHLENGER E ROESCH (1992)

PRIORIDADE LIGAR ESCREVER FAZER
1. Entrevistas para o artigo sobre joalheria x
2. Ler Capítulo 5 de Contabilidade x
3. Comprar comida x
4. Marcar entrevista com Stempert x
5. Fazer exercícios de Contabilidade x
6. Fazer exercício no Clube x
7. Enviar relatórios de despesas x
8. Levar roupas para lavar x
9. Começar e escrever artigo sobre vestuário x
10. Apanhar texto de direito para ler x
A partir da definição destas dez tarefas, conforme prioridades na numeração,

você poderá executá-las de acordo com o que é mais importante, uma a uma. Lembre-
se, as prioridades não são fixas em nossas vidas, elas mudam. Por isso, você pode
substituí-las conforme as prioridades surgirem. Ainda, é possível separar tais atividades
em períodos de tempo, realizando, por exemplo, as atividades 1, 2 e 3 no período da
manhã, e assim por diante.
Assim, é possível perceber que dar prioridade a alguma coisa requer organização
e visão do todo. Por isso, liste as atividades e classifique-as de maneira que seja possível

identificar a real importância e urgência daquela atividade. Desta forma, será possível
executar as tarefas com qualidade.
4 AUTOATIVIDADES
1) Descreva o que é priorização e sua importância para a gestão do tempo.
2) Descreva os quatro quadrantes da Matriz de Gerenciamento do Tempo e identifique

o quadrante de maior valor para a realização de tarefas eficazes.
3) Além da visão ampla e específica, qual é a outra diferença entre a Lista-Mestra e a

Lista Diária?

TÓPICO 3 – GESTÃO DE ATIVIDADES
1 INTRODUÇÃO
Você já viu que para fazer uma boa gestão do seu tempo, é necessário haver
organização e priorização, para assim, poder executar as atividades. Mas, e quando
não conseguimos realizar as nossas tarefas conforme o planejamento foi feito? Quando
surgem outras questões importantes que impactam na não realização destas tarefas?
Ou quando perdemos mais tempo do que o esperado na realização de uma atividade?
Pois é, executar as atividades não é tão simples quanto parece, pois diversas variáveis
acabam interferindo neste processo. Assim, para que possamos ter sucesso em nossas
entregas, também é necessário haver uma boa gestão de atividades. O que isso significa,
afinal? É simples, é conseguir ter uma visão do todo, realizar o que foi planejado e ter
clareza nas decisões na hora de escolher entre uma atividade e outra.
2 ESTRATÉGIAS PARA UMA BOA GESTÃO DE ATIVIDADES
Para uma boa gestão de atividades, por exemplo, você deve se certificar que está
dando o tempo suficiente para fazer um trabalho decente, seguindo algumas estratégias,
propostas por Schlenger e Roesch (1992):
1) Divida em etapas um compromisso, imaginando os passos necessários para o seu

final e estimando o tempo necessário de cada passo:
A partir do momento em que você tem o seu objetivo final da atividade, você
pode listar quais etapas são necessárias para que você alcance este objetivo. E, além
disso, quanto tempo você levará em cada etapa para que sejam realizadas? Desta forma,
você conseguirá chegar ao prazo final para a entrega da tarefa.
QUADRO 6 - TEMPO ESTIMADO DAS ETAPAS

Tarefa Tempo estimado Data de início e término
Pesquisar o material 3 dias 1 a 3 de março
Fazer o primeiro rascunho 3 dias 4 a 6 de março
Aprimorar o texto 1 dia 7 de março

2) Monitore seu tempo enquanto executa a atividade:

Ao monitorar seu tempo você conseguirá estimar se é necessário rever algum
prazo ou acrescentar algum item a sua lista de atividades diárias. A monitoração ajudará
você a perceber se está progredindo ou está perdendo muito tempo com determinada
etapa da sua tarefa. Por exemplo, você calculou que conseguiria ‘Pesquisar o material’
em três dias, mas você já está no 3º dia de trabalho e está longe de terminar a atividade.
Desta maneira, você percebe que precisa de mais tempo para conseguir executar a ação,
sendo necessário rever as etapas e seus prazos calculados.
3) Reconheça o cumprimento de “minimetas” enquanto prossegue:

A cada término de determinada etapa, como “Pesquisar o material” ou “Fazer o
primeiro rascunho”, traz reconhecimento a si próprio, afinal, você terminou uma etapa
da sua meta. Esse reconhecimento trará a você maior motivação para continuar uma
nova etapa.
4) Revise periodicamente sua lista de tarefas, para assegurar que você não esteja
deixando de lado itens críticos.
Ao revisar suas tarefas com frequência, você se sentirá seguro para adiar tarefas
menos significantes, priorizando aquilo que tem mais importância na sua rotina.
Considerando todas estas responsabilidades, você conseguirá fazer uma boa

gestão do seu tempo, respeitando o tempo necessário para cada atividade ou tarefa.
E ainda, não se esqueça de reservar um tempo para recompensar o seu esforço ao
terminar alguma atividade, pois isso lhe trará mais energia para iniciar novas etapas
(SCHLENGER; ROESCH, 1992).
3 CRITÉRIOS PARA ESCOLHA DAS ATIVIDADES
Ao definir as atividades a serem realizadas, você deve considerar alguns elementos-

chave que influenciam no desenvolvimento nas etapas de uma tarefa: contexto, tempo
disponível, energia disponível, prioridade. Ao fazer isso, você conseguirá tirar o maior
proveito da dinâmica de cada elemento (ALLEN, 2005).
1) Contexto
Você tem condições de realizar a ação planejada, no local onde está e com as
ferramentas que possui? Se você não pode realizar a ação porque não está no local ou
não tem as ferramentas necessárias, não se preocupe com o assunto (ALLEN, 2005). Por
exemplo, em vez de definir uma agenda no seu ambiente de trabalho, para atividades
que você realizará no período da noite em casa, faça uma agenda em sua casa, definindo
o que você conseguirá realizar neste ambiente.

2) Tempo disponível
Antes de realizar alguma ação, você precisa ter a clareza de quanto tempo terá
disponível para realizar tal ação. Por exemplo, você tem um capítulo de um livro para ler
e atividades para responder, mas tem apenas 30 minutos para estudo naquele dia. Desta
forma, você deverá levar em consideração a atividade que conseguirá desempenhar
nestes 30 minutos disponíveis, de maneira que a atividade seja eficiente dentro do tempo
disponível. Neste caso, ter uma lista de atividades pendentes a serem desempenhadas
é importante, visto que “janelas de tempo” podem ser aproveitadas de acordo com as
atividades listadas (ALLEN, 2005).
3) Energia disponível
Embora você possa ter tempo disponível para realizar determinada tarefa, isso
não significa que você conseguirá realmente realizá-la (ALLEN, 2005). O fator “energia”
é fundamental para que você consiga desempenhar seu papel com qualidade, afinal,
não é toda noite que temos disposição para ler um capítulo inteiro de um livro. Outras
atividades da nossa rotina, como trabalho, afazeres domésticos e responsabilidades
familiares, por exemplo, acabam impactando em nossa energia para realizarmos outras
atividades. Desta forma, é importante você considerar o momento em que poderá
realizar determinada tarefa e se terá energia suficiente para colocar em prática aquilo
que planejou. Para ser produtivo, você pode ter sempre à mão uma relação de tarefas
que exigem pouca energia mental ou criativa. Assim, quando você está em um momento
de baixa energia, pode aproveitar o tempo para fazer estas tarefas mais simples, porém
necessárias (ALLEN, 2005).
4) Prioridade
Neste passo, você já identificou o local adequado para a atividade, dentro de
um tempo ideal e com a energia que você dispõe. No entanto, você programou duas
atividades para serem realizadas, sendo uma importante e outra urgente (ALLEN,
2005). Desta maneira, você deverá levar em consideração a prioridade, que já vimos no
Tópico 2, avaliando o que deve ser realizado neste momento e não pode ter sua data
de entrega adiada.
Considerando todos estes critérios, você conseguirá, em resumo, realizar as

ações de acordo com o que é mais adequado ao seu local, seu tempo, sua energia e suas
prioridades, resultando, então, em uma boa gestão das suas atividades. Lembre-se, boa
gestão não é apenas cumprir prazos, mas sim, aproveitar com qualidade os recursos
que dispõe para um bom desempenho dos trabalhos e estudos.

LEITURA COMPLEMENTAR
Você é multitarefa ou monotarefa?
Existe uma crença no mundo de que algumas pessoas conseguem fazer várias
coisas ao mesmo tempo. A geração Y se diz “portadora” do gene da multitarefa, as
mulheres dizem que, diferentemente dos homens, fazem várias coisas ao mesmo tempo
(talvez isto seja realmente possível, afinal elas conseguem estar grávidas e vivas ao
mesmo tempo…) e por aí vai.
Você pode não acreditar, mas a verdade é que ainda não existe um ser humano
capaz de fazer várias tarefas simultaneamente com extrema qualidade e sem perda
de tempo. E não sou apenas eu quem está dizendo, esse assunto chama a atenção de
pesquisadores em todo o mundo. Mais de 14 institutos de pesquisa (incluindo Harvard,
MIT, Stanford etc.) já provaram de formas diferentes que quem tenta “multitarefar”
perde até 30% a mais de tempo!
Uma pesquisa de 2009, realizada pela Universidade de Stanford, na qual os

pesquisadores estavam procurando descobrir o segredo da multitarefa perfeita, acabou
chegando à conclusão, depois de muitos testes e estudos, de que existe uma total
incompetência na execução simultânea de múltiplas tarefas, ou seja, “multitarefar” não
funciona! O estudo, que foi publicado na Academia Nacional de Ciências dos Estados
Unidos, conclui que “multitarefeiros” têm dificuldades em focar e não são capazes de
ignorar informações irrelevantes, ou seja, perdem tempo!
Em um estudo desenvolvido na Triad, com 2.100 participantes desde 2009, as

pessoas que eram incumbidas de realizar um exercício em atuação multitarefa tiveram
um aumento médio de tempo ao realizar atividades simultâneas de 35%, podendo chegar
a casos extremos de até 78% quando comparados com o tempo gasto para executar o
mesmo exercício em atuação monotarefa. Apenas 2% das pessoas pesquisadas tiveram
perdas irrelevantes de performance.
Se você priorizou, siga a ordem; se surgir algo novo, escreva e reordene conforme
o nível de importância ou a urgência da atividade. O que não pode é ficar pulando
entre tarefas, e-mails etc., ou seu dia vai todo por água abaixo! Por isso é fundamental
aprender a lidar com essas atividades inesperadas e não sair “multitarefando”!
FONTE: BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Elsevier Brasil, 2008.

4 AUTOATIVIDADES
1) Quais são as estratégias que devem ser consideradas na gestão de atividades? E o

que deve ser feito em cada estratégia?
2) Descreva, com as suas palavras, os critérios que devem ser considerados na tomada
de decisão para a realização das atividades: contexto, tempo disponível, energia
disponível, prioridade.
3) Na sua rotina diária de estudos, qual dos critérios listados você tem maior dificuldade
de considerar em sua rotina de estudos? E por quê?

TÓPICO 4 – AMBIENTES DE PRODUTIVIDADE
1 INTRODUÇÃO
Até aqui você já viu que é importante se organizar, saber priorizar e saber
colocar em prática as atividades. Nesse caminho, vimos que não são tarefas simples
e que dependem de muitas variáveis, não é? Agora, imagine que você já planejou sua
semana, já conseguiu priorizar suas atividades diárias, conseguiu fazer uma boa gestão
das atividades, mas, na hora de parar para estudar para a disciplina, sua concentração
fugiu! Pois é, isso aconteceu porque está fazendo tudo certo, só não está estudando
no local certo! A escolha do espaço de trabalho ou estudo pode ser a última etapa de
um processo, mas não é a menos importante! Afinal, de que adianta preparar todas as
etapas e na hora de colocar em prática não conseguir?
As condições em que as nossas atividades são realizadas, sejam elas atividades

de trabalho ou estudo, contribuem muito para a qualidade do que entregamos. Você
já deve ter se deparado com alguma situação em que, apenas por mudar de ambiente,
já conseguiu fazer aquelas atividades da faculdade ou ler algum material com mais
atenção. Provavelmente o que você fez, neste caso, foi escolher um espaço físico que
fosse mais adequado aos estudos. Isso não significa, necessariamente, que o espaço
deva ser quieto e calmo, mas sim, um espaço que se adeque ao que você necessita para
produzir melhor.
Ao melhorar as condições de trabalho para executar suas tarefas, você contribui

de diversas maneiras, por exemplo: reduzindo fadiga física, reduzindo o stress gerado
em um ambiente que não seja adequado, aumentando o bem-estar e a qualidade de
vida. Desta forma, a escolha do ambiente mais adequado para determinada atividade
representa um elemento importante do processo de produtividade (ANDRETO, 2005),
podendo influenciar em diversos aspectos, conforme afirma Abrantes (2001).
QUADRO 7 - IMPACTOS NA PRODUTIVIDADE

Elemento Impacto
Temperatura Interfere no humor, bem-estar.
Qualidade do ar Interfere no bem-estar e saúde.
Iluminação Pode causar depressão, cansaço e estresse.
Ruído Pode causar irritabilidade e falta de concentração.
Layout Pode causar depressão e irritabilidade.
FONTE: Abrantes (2001)

Se estes fatores não são considerados em seu ambiente de trabalho ou estudo,

certamente suas atividades estão sendo comprometidas. Um ambiente organizado
influencia diretamente na motivação, produtividade e qualidade da tarefa entregue. Se
a sua vida está “bagunçada”, sua mente também estará! Lembre-se, o espaço em que
estamos influencia muito na forma como nosso cérebro encara as nossas atividades
(BELTRÃO, 2015).
2 ESTRATÉGIAS PARA UM AMBIENTE PRODUTIVO
Para deixar um ambiente de estudo ou trabalho produtivo, algumas estratégias

podem ser tomadas, como limpeza, uso de arquivos, organização, redução no uso de
papel e jogar fora o que não é necessário! Beltrão (2015) lista algumas ações que podem
ser realizadas para que você tenha um ambiente agradável e, assim, possa produzir mais.
1) Organize seus documentos no momento em que você se depara com eles! Por exemplo,
você recebeu algum e-mail sobre um trabalho? Direcione para uma pasta sobre este
trabalho. Não deixe para organizar depois, quando você estará com outros itens novos
para organizar.
2) Limpe tudo após estudar ou trabalhar no local. É muito comum deixarmos nossos
papéis, canetas, rascunhos em nosso local de estudo após terminarmos nossas tarefas.
Limpar o local de estudo ajudará na motivação ao começar uma nova tarefa naquele
mesmo ambiente.
3) Organize suas gavetas! Manter as gavetas organizadas contribui para que você
encontre de forma rápida algum elemento que esteja procurando. Não use as gavetas
para esconder a bagunça, pois, acredite, um dia você precisará de alguma coisa que
está nesta “bagunça”.
4) Livre-se do que não precisa. Você já parou para pensar que talvez não precise de tudo
que está na sua mesa? Excesso de elementos podem comprometer sua produtividade.
Então, pense se você realmente usa tudo que está próximo a você. Se não usa, descarte.
Considerar essas ações contribui, e muito, para uma boa produção. Outras
estratégias também podem ser consideradas nas rotinas de trabalho ou estudos. A
utilização da metodologia japonesa 5S é um exemplo, que se trata de um sistema de
cinco conceitos que, se aplicados, trazem resultados para a produtividade: Seiri, Seiton,
Seisou, Seiketsu e Shitsuke (ARENA et al., 2011).

Quadro 8 - Os 5S
Nome Significado Vantagens
Organização: Deve-se separar o necessário Facilita a locomoção no ambiente.
do desnecessário, pois os armazenamentos Aumenta a produtividade das
de coisas inúteis impossibilitam o encontro pessoas.
SEIRI de outras com vitais importâncias. É Maior organização.
essencial separar, classificar e descartar os
objetos de acordo com sua utilidade dentro
do ambiente em que ele está inserido.
Ordenação: Nesta etapa é definido o local
Facilidade de limpeza no ambiente
correto para cada objeto, identificando-o
de trabalho.
de forma que qualquer pessoa possa Melhor disposição dos equipamentos
SEITON localizar facilmente. Tudo deve estar sempre
e móveis.
disponível em um espaço definido. Melhor qualidade de vida para o
indivíduo, com menor cansaço físico
e mental.
Limpeza: Este senso permite ter um Aumento da produtividade das
ambiente de trabalho limpo (paredes, pessoas.
armários, gavetas, pisos etc), evitando a Ambiente sempre limpo.
SEISOU sujeira. A ideia principal do SEISO é manter
a limpeza através do não sujar. Neste “S”,
a tarefa de limpar deve ser constante na
rotina.
Padronização: O objetivo do SEIKETSU é de Prevenção de danos à saúde dos que
conscientizar as pessoas de que o ambiente convivem no ambiente de trabalho.
de trabalho deve sempre estar favorável à Uma imagem positiva tanto interna
SEIKETSU
saúde e higiene. como externa.
Satisfação e motivação pessoal para
com o trabalho.
Autodisciplina: Este “S” busca a disciplina Maior produtividade pela redução
pelos envolvidos, fazendo com que todos de perda de tempo procurando
sigam determinadas regras, que contribuam objeto.
para um ambiente saudável e produtivo. Maior satisfação das pessoas com
SHITSUKE trabalho.
Predisposição ao desenvolvimento
de trabalho em grupo devido ao
aumento da responsabilidade.
Estímulo à criatividade.
FONTE: Arena et al. (2011)
É importante levar em consideração que tais estratégias não são regras fechadas,
mas sim alternativas que contribuem para a produtividade. É importante conhecer estas
alternativas para que seja possível, então, aplicar na rotina de acordo com o estilo de
vida. Todos devem saber identificar o que contribui, de fato, para a sua produtividade,
podendo assim, entregar o que foi proposto.

LEITURA COMPLEMENTAR
Veja como construir um ambiente ideal de estudos
Como estudar com qualidade? A questão é pouco detalhada do ponto de vista

do ambiente ideal. Ou seja, o lugar em que os estudantes possam absorver a quantidade
de conteúdos necessária para o ingresso na faculdade ou na preparação para testes e
avaliações, seja na graduação ou pós. O que é melhor: estudar no quarto ou longe da
cama? É bom ler no computador ou ficar longe dele? De que forma, televisão, rádio,
barulho e até a mobília do local podem afetar o esforço de um estudante que se esforça
para aprimorar seu conhecimento? Há indicativos de que tão importante quanto
organizar o tempo de estudo, é determinar o melhor local para fazer isso.
"A aprendizagem não é desenvolvida num vácuo. O processo é influenciado

por contexto pessoal, social e até pelo espaço físico", explica Mauricio Peixoto, líder do
Grupo de Aprendizagem e Cognição da UFRJ (Universidade Federal do Rio de Janeiro).
Segundo ele, o estudo pode ser favorecido ou até mesmo prejudicado por elementos
externos, como iluminação, ventilação, ruídos e cores. "Esses são alguns dos fatores
capazes de colocar em xeque a concentração e, consequentemente, a produtividade do
processo", aponta ele.
Fernando Becker, professor de psicologia da educação da UFRGS (Universidade

Federal do Rio Grande do Sul), partilha da opinião de Peixoto e garante que o simples
cuidado com a escolha do local de estudo pode influenciar diretamente o rendimento
das horas investidas nos livros e fazer toda a diferença. "Geralmente os ambientes
inapropriados – escuros, frios ou barulhentos – causam desconfortos físicos, que geram
estresse ao organismo humano e não favorecem o funcionamento do cérebro. Minimizam
ainda o período de produtividade e antecipam o estado de fadiga", diz ele.
Não há regras, no entanto, para a construção de um ambiente ideal. É o que

enfatiza o pesquisador da UFRJ. "Esse local deve respeitar o estilo pessoal do aprendizado
do estudante. Enquanto o silêncio pode ser essencial para uns, para outros ele pode
provocar inquietação. Há alunos que rendem mais se estudam sentados na tradicional
escrivaninha, outros se concentram melhor na cama ou até mesmo caminhando",
compara Peixoto, que aposta no processo de flexibilização e personalização.
Renan Soares Mendes Teixeira da Cunha, psicólogo do ProEstudo/UFSCar

(Programa de Capacitação Discente para o Estudo da Universidade Federal de São
Carlos), também aposta no autoconhecimento. "Testar as diversas opções é a melhor
maneira de saber qual delas se encaixa a suas necessidades. Se o silêncio atrapalha,
que tal ouvir uma música instrumental e leve. Agora, se o barulho é que atrapalha, é
possível recorrer ao protetor auricular", afirma ele. Ainda que não haja regras, Cunha

recomenda lugares frescos, arejados, bem iluminados e razoavelmente silenciosos.

"Independentemente do local, é fundamental que as distrações sejam mínimas", alerta
ele.
Entretanto, independentemente do perfil do estudante, é preciso evitar os

exageros e as situações extremas. "Nada de ambiente excessivamente luminoso ou
sem luminosidade, muito frio ou quente, com ruídos em excesso, tampouco estudar
de barriga cheia ou vazia", recomenda Peixoto. "Como dizem os budistas: 'a virtude
está no meio'. Priorize uma situação de conforto", acrescenta o pesquisador da UFRJ.
Caso não haja um espaço adequado na própria casa do estudante, Alessandra

Venturi, coordenadora-geral do cursinho da Poli, orienta para a busca de um caminho
alternativo. "Há algumas escolas e cursos preparatórios que, mesmo no período de
recesso, mantém espaços de estudos abertos durante o dia. Recorrer a um deles pode
ser ainda mais produtivo do que ficar em casa e ser interrompido constantemente
com os problemas domésticos", diz ela, que também sugere o estudo em bibliotecas
municipais e estaduais.
FONTE: Disponível em: <http://universitario.universia.com.br/provas-exames/provas-

interativas/>. Acesso em: jun. 2017.
3 AUTOATIVIDADES
1) Descreva um ambiente com condições negativas de produtividade e explique quais

características negativas este ambiente proporciona ao indivíduo.
2) Na sua opinião, o ambiente de estudo deve ser um local silencioso? Por quê?
3) Descreva os elementos do 5S e argumente se você concorda ou não com a aplicação

destes conceitos nos estudos.

REFERÊNCIAS
ABRANTES, A. F. Ergonomia no ambiente de escritórios. Artigo Técnico, 2001.

Disponível em: <http://www.grialog.com.br/ARTIGO175.htm>. Acesso em: 18 maio 2017.
ALLEN, David. A arte de fazer acontecer. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2005.
ALLEN, David. Gerencie sua mente, não o seu tempo: 52 princípios do código da
produtividade. São Paulo: Landscape, 2006.
ANDRETO, Luiz F. M. Influência do espaço construído na produtividade: avaliação

baseada na ergonomia do ambiente construído e na psicologia dos espaços de trabalho.
Dissertação. Recife: PPGEP-UFPE, 2005.
ARENA, K. de O. et al. Método 5S: uma abordagem introdutória. São Paulo: 2011.
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. São Paulo: Elsevier Brasil, 2008.
BELTRÃO, Giovana. Artigo Técnico. Como organizar seu local de trabalho para
produzir mais. 2015. Disponível em: <https://curseduca.com/blog/como-organizar-seu-
local-de-trabalho-para-se-manter-motivado/>. Acesso em: 18 maio 2017.
BERG, Ernesto Artur. Quem roubou o meu tempo: os segredos da alta eficácia ao seu
alcance. Curitiba: Juruá, 2010.
COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. 24. ed. rev. e atual.
Rio de Janeiro: Best Seller, 2005.
COVEY, Stephen R; MERRILL, A. Roger; MERRILL, Rebecca R. First things first: como
definir prioridades num mundo sem tempo. 7. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2002.
SCHLENGER, Sunny; ROESCH, Roberta. Organize-se: como administrar seu tempo

e espaço de forma a ser eficiente sem precisar modificar seu estilo pessoal. São Paulo:
Harbra, 1992.

RESPOSTAS DAS AUTOATIVIDADES
TÓPICO 1
1) Descreva quais são as atividades que devem ser realizadas em cada etapa do processo
de planejamento semanal.
1 - Conecte sua visão e sua missão: Identificação da principal missão pessoal, para o
desenvolvimento da agenda de acordo com a missão do indivíduo.
2 - Identifique seus papéis: Identificação dos diversos papéis, como papéis profissionais,
pessoais, sociais. São as variações que temos enquanto indivíduos.
3 – Selecione as metas: Identificação das metas em cada papel listado, de forma que
possa contribuir com a missão principal.
4 - Crie uma estrutura de tomada de decisões para a semana: Desenvolvimento de
cronograma semanal, planejando colocar em prática as metas identificadas durante
os dias da semana.
5 – Exercite a integridade no momento da escolha: Momento de colocar em prática as
atividades de acordo com o que foi planejado.
6 – Avalie: Avaliação do planejamento e execução da agenda. Neste momento, deve-
se identificar o que deu certo e o que deu errado, com o intuito de melhorar nos
planejamentos semanais seguintes.
2) Desenvolva o seu planejamento semanal de acordo com a sua missão pessoal,

considerando todas as etapas do planejamento apresentadas neste tópico.
Neste momento, o acadêmico deve simular um planejamento de acordo com a sua
missão pessoal, seguindo os passos listados na questão anterior.
3) Argumente: as suas metas semanais estão de acordo com a sua missão? Por quê?
Neste momento, o acadêmico deve avaliar se as metas listadas contribuem para alcançar a
missão e argumentar. Por exemplo, ele deve argumentar se uma meta relacionada à “vida
social” contribui para a sua missão de “atingir um bom desempenho” na disciplina. Não
existe resposta certa ou errada, pois cabe ao acadêmico justificar, por exemplo, que ter
“vida social ativa” contribui para que sua semana seja mais produtiva em seus estudos.

TÓPICO 2
1) Descreva o que é priorização e sua importância para a gestão do tempo.

Priorizar é saber colocar em prática as atividades de acordo com o seu real valor em
comparação a outras atividades. Saber priorizar é importante para a gestão do tempo,
pois contribui para que as atividades de maior valor sejam colocadas em prática de
acordo com a sua real necessidade, considerando importância e urgência.
2) Descreva os quatro quadrantes da Matriz de Gerenciamento do Tempo e identifique

o quadrante de maior valor para a realização de tarefas eficazes.

A Matriz de Gerenciamento do Tempo apresenta quatro quadrantes: Urgente e
Importante (UI), Não Urgente e Importante (NUI), Urgente e Não Importante (UNI)
e Não Urgente e Não Importante (NUNI). O quadrante que apresenta maior valor é
o 2 (Não urgente e Importante), pois possibilitam visão ampla, equilíbrio, disciplina,
controle e poucas crises.
3) Além da visão ampla e específica, qual é a outra diferença entre a Lista-Mestra e

a Lista Diária?
A Lista-Mestra tem foco nas atividades necessárias durante o mês, enquanto a Lista
Diária extrai as atividades necessárias da Lista-Mestra e as prioriza em um dia.
TÓPICO 3
1) Quais são as estratégias que devem ser consideradas na gestão de atividades? E o

que deve ser feito em cada estratégia?
1 – Dividir o compromisso em etapas: listar as atividades necessárias e o tempo para
cada atividade, até atingir o objetivo final, ou seja, o cumprimento das metas.
2 - Monitorar o tempo, enquanto executa a atividade: acompanhar a realização da
atividade, considerando tempo estipulado no planejamento. Neste momento, deve-se
verificar se a atividade será cumprida no tempo determinado ou se será necessário
mais tempo para a sua conclusão.
3 – Reconhecimento do cumprimento de “minimetas”: reconhecer o trabalho concluído
com o intuito de trazer maior motivação para as etapas seguintes.
4 - Revisar periodicamente sua lista de tarefas: acompanhar o status da semana, dando
maior segurança para tomar decisões do que é mais importante entre as atividades
planejadas.
2) Descreva, com as suas palavras, os critérios que devem ser considerados na tomada
de decisão para a realização das atividades: contexto, tempo disponível, energia
disponível, prioridade.
Os critérios são questões importantes que devem ser levadas em consideração para a
execução das atividades planejadas. O contexto é o primeiro critério, representado pelo
local ideal em que executamos as atividades, e deve ser considerado no momento de
planejar. É acompanhar as atividades no local em que devem ser realizadas. Por exemplo:
planejarei as atividades acadêmicas e só acompanharei seu andamento durante às noites,
em casa, pois neste contexto eu conseguirei dar andamento às atividades. Diferente do
local de trabalho, por exemplo.
O segundo critério é o tempo disponível. Neste critério se deve considerar o tempo que
temos para realizar determinada atividade que foi planejada. Por exemplo, na noite
de hoje tenho 30 minutos para estudar, porém, preciso ler um capítulo inteiro do meu

livro (que exige uma hora). Desta forma, não conseguirem dar andamento, pois não
tenho tempo disponível.
O terceiro critério é energia disponível, que caracteriza a energia física e mental que
temos para dar andamento em determinada atividade. Por exemplo, verifiquei na minha
agenda que terça-feira será um dia cansativo de trabalho, em que não terei energia
suficiente para estudar a disciplina. Assim, planejarei estudar o conteúdo na quarta-
feira, dia em que terei mais energia.
O quarto critério é a priorização, em que se deve levar em consideração as atividades
de maior valor considerando urgência e importância.
3) Na sua rotina diária de estudos, qual dos critérios listados você tem maior
dificuldade de considerar em sua rotina de estudos? E por quê?
Nesta questão, o acadêmico deverá compartilhar qual dos critérios listados na questão
anterior ele tem maior dificuldade e argumentar o porquê. Esta reflexão ajudará a
identificar dificuldades e o que pode ser melhorado para que ele consiga planejar seu
tempo de maneira mais efetiva.
TÓPICO 4
1) Descreva um ambiente com condições negativas de produtividade e explique quais

características negativas este ambiente proporciona no indivíduo.
Um ambiente com condições negativas pode apresentar temperaturas muito altas ou
muito baixas, com qualidade do ar precária, baixa iluminação, muitos ruídos e layout
pouco acessível. Estas características podem gerar interferência no humor, depressão,
cansaço, estresse, irritabilidade e falta de concentração.
2) Na sua opinião, o ambiente de estudo deve ser um local silencioso? Por quê?
O local não deve ser necessariamente silencioso, pois depende da aceitação de cada
indivíduo. Ruídos afetam sim a produtividade, mas o formato de estudo depende
de cada estudante, podendo estudar ouvindo música, por exemplo, ou em um local
extremamente silencioso.
3) Descreva os elementos do 5S e argumente se você concorda ou não com a aplicação

destes conceitos nos estudos.
Os cinco elementos do 5S (SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU e SHITSUKE) dizem
respeito à organização, ordenação, limpeza, padronização e disciplina, respectivamente.
A respeito dos argumentos sobre concordar ou não com a aplicação nos estudos, não
existe resposta correta. O acadêmico deverá argumentar sobre sua posição. Dentre as
opiniões emitidas pelo acadêmico: ele pode concordar, alegando que o ambiente que
segue estas premissas pode ser mais produtivo, mas também pode descordar, alegando
que o cumprimento destas cinco premissas caracteriza um ambiente controlador, sem
liberdade e estímulo à criatividade.

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A maioria dos problemas da gestão do tempo é causada pela falta de organização

O agrupamento destas responsabilidades e identificação de prioridades contribui

Bom, sabemos que saber organizar é fundamental para o sucesso em nossas

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E para fazer um bom planejamento, algumas ferramentas podem ajudar, como

Covey (2002) estruturou a ferramenta a seguir, com definição de um planejamento

QUADRO 1 - PLANILHA DE ATIVIDADES SEMANAIS

Para estabelecer este planejamento de forma coerente, você precisa levar em

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• Aluno: Ler a Unidade 1 do Livro Didático, fazer as autoatividades do Livro Didático,

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QUADRO 2 - PLANILHA DE ATIVIDADES SEMANAIS

dentro da disponibilidade do seu dia.

ALCANÇAR UMA BOA MÉDIA NA

FONTE: Adaptado de Covey (2002)

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A definição contínua deste planejamento semanal contribuirá não somente para

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A falta de priorização é um dos problemas mais comuns dos profissionais

Um dos maiores problemas para se organizar eficientemente resulta do fato de

Entender a real importância das coisas faz parte do ato do planejamento. Já

Durante o processo de planejar a sua semana e suas entregas você já estará

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2 MATRIZ DE GERENCIAMENTO DO TEMPO

QUADRO 3 – MATRIZ DE GERENCIAMENTO DO TEMPO

O Quadrante I lida com resultados significativos, exigindo atenção imediata,

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Os Quadrantes III e IV classificam as atividades “perigosas”. São aquelas

3 A LISTA-MESTRA E LISTA DIÁRIA

Tanto a lista diária (responsabilidades do dia), quanto a lista-mestra (tudo que

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FONTE: Adaptado de Schlenger e Roesch (1992)

Respondendo a estes questionamentos, você chegará a uma divisão de prioridades

QUADRO 4 - LISTA-MESTRA DE SHLENGER E ROESCH (1992)

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PESSOAL: PESSOAL: PESSOAL: PESSOAL:

QUADRO 5 - LISTA DIÁRIA DE SCHLENGER E ROESCH (1992)

A partir da definição destas dez tarefas, conforme prioridades na numeração,

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1) Descreva o que é priorização e sua importância para a gestão do tempo.

2) Descreva os quatro quadrantes da Matriz de Gerenciamento do Tempo e identifique

3) Além da visão ampla e específica, qual é a outra diferença entre a Lista-Mestra e a

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TÓPICO 3 – GESTÃO DE ATIVIDADES

2 ESTRATÉGIAS PARA UMA BOA GESTÃO DE ATIVIDADES

1) Divida em etapas um compromisso, imaginando os passos necessários para o seu

QUADRO 6 - TEMPO ESTIMADO DAS ETAPAS

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2) Monitore seu tempo enquanto executa a atividade:

3) Reconheça o cumprimento de “minimetas” enquanto prossegue:

Considerando todas estas responsabilidades, você conseguirá fazer uma boa

3 CRITÉRIOS PARA ESCOLHA DAS ATIVIDADES

Ao definir as atividades a serem realizadas, você deve considerar alguns elementos-

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