ESPECIFICAÇÃO

Conceito
Barbieri e Machline (2009) definem especificação como a atividade voltada para a identificação
das características e propriedades de um material e sua individualização.
Segundo Neto e Filho (1998, p. 09) “especificação de um determinado produto ou serviço é a sua
descrição precisa, utilizando-se critérios objetivos, de fácil compreensão, que possibilite a sua
identificação por parte dos clientes tanto internos quanto externos.”
O usuário do produto, antes de requisitá-lo ao setor competente, deve saber identificar o que de
fato precisa adquirir, o que realmente será necessário para atender à sua necessidade e isso é feito
através da especificação, que consiste na análise e no registro dos principais dados que caracterizam e
individualizam um item em relação ao universo de outros materiais existentes no mercado.
A especificação incompleta do bem a ser adquirido impede, por exemplo, o licitante de fazer uma
boa cotação e apresentar a melhor proposta, o que desencadeia um conjunto de inconsistências
técnicas, perdas econômicas, perda de tempo e de qualidade.
A aquisição de matérias primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na
atuação de uma empresa, justamente por isso que a compra é vista pelas organizações como uma
atividade de importância estratégica considerável. Se desempenhada de forma correta, ela pode se
transformar em uma vantagem competitiva. Em contrapartida, uma especificação falha compromete a
compra de materiais e, por consequência, os processos e serviços realizados pela organização.

Descrição
A correta especificação do item é que vai determinar o atendimento das necessidades da compra
ou não. É de fundamental importância que seja bem descrito, de forma concisa e completa, para que não
haja margem de dúvida por parte dos licitantes ou dos responsáveis pela aquisição. U​ma descrição
adequada permite eliminar confusões com materiais similares.
Os elementos básicos necessários à especificação e, consequentemente, à individualização de
um item, compreendem basicamente as seguintes informações, sem, entretanto, se limitarem a elas:
1. Denominação no singular;
2. Denominação deve ater-se ao material e não à sua forma ou embalagem, apresentação ou uso;
3. Denominação única para materiais da mesma natureza;
4. Utilizar de abreviaturas padronizadas.

Estrutura
A formação da especificação obedece a seguinte estrutura:
1. Nome básico: 1º termo da especificação, é ​denominação básica de um item​, por exemplo, sabão.
2. Nome modificador: termo complementar, é ​denominação secundária para diferenciar itens de
mesmo nome básico​, por exemplo, sabão em pó e sabão líquido.
3. Características físicas: e​nvolve dados técnicos do material, informações detalhadas quanto às
propriedades físicas e químicas.
Além disso, podem ser usadas informações complementares, como ​unidade metrológica,
medidas, características de fabricação, características de operação, cuidados de manuseio e
armazenagem, e tipo de embalagem.
Barbieri e Machline (2009) complementam que para medicamentos, torna-se necessário incluir
denominação genérica do produto, forma farmacêutica, concentração, prazo de validade e registro no
Ministério da Saúde.

Codificação
As empresas tendem a criar padrões de especificação com o objetivo de reduzir a variedade de
itens no estoque, porque isso gera custos. Classificar os materiais respeitando suas peculiaridades e
funções, a partir da especificação, facilita o processo e a atribuição de um código que os identifique
quanto aos tipos, usos, finalidades, data de aquisição, propriedades e sequência de aquisição.
Para identificar com facilidade a grande quantidade e diversidade de materiais, a solução
encontrada foi a representação por meio de símbolos numéricos e alfanuméricos que traduzem as
características dos materiais de forma racional, metódica e clara, para se transformar em linguagem
universal de materiais da empresa.
A codificação, a partir de uma análise dos materiais da empresa, visa propiciar a solicitação dos
insumos por seu código, possibilitando a utilização de sistemas automatizados de controle; se tornando
uma forma de facilitar a comunicação interna na empresa, evitar duplicidade de itens e contribuir para a
padronização.

Código de barras
É a tecnologia de identificação automática aplicável aos objetos sendo o método mais utilizado
nas organizações de saúde. Para fazer a implementação do código de barras, a empresa precisa se filiar
a Associação Internacional de Numeração de Artigos (EAN). O código Ean-13 é um padrão utilizado em
mais de 100 países, sendo composto por 13 dígitos que incluem: País, fabricante, código do item e dígito
de controle.
O código QR é como um código de barras, a diferença entre este e os demais é que ele se
comporta como um arquivo de dados portátil, sendo capaz de codificar nome, foto e resumo de registros.

GS1 Brasil
A GS1 Brasil - Associação Brasileira de Automação é uma associação multissetorial sem fins
lucrativos, que implementa padrões de identificação de produtos, como código de barras e EPC/RFID,
colaborando para o processo de automação desde a matéria-prima até o consumidor final. Os padrões
GS1 são utilizados em mais de 150 países, identificando com exclusividade, produtos, unidades
logísticas, localizações, ativos e serviços.
Facilita a integração de processos, proporcionando soluções estruturadas para mensagens
eletrônicas, viabilizando a total rastreabilidade das operações e a visibilidade dos itens que transitam nas
cadeias de suprimentos.

Normalização
Segundo a ABNT normalização é: “​Atividade que estabelece, em relação a problemas existentes
ou potenciais, prescrições destinadas à utilização comum e repetitiva com vistas à obtenção do grau
ótimo de ordem em um dado contexto. Consiste, em particular, na elaboração, difusão e implementação
das Normas.”
Ou seja, se trata do estabelecimento de normas técnicas para os itens de material em si, ou para
seu emprego com segurança. Pode-se dizer que a normalização de itens de material é necessária para
se alcançar a padronização em sua totalidade. Um exemplo de material a ser normalizado são os
medicamentos – a bula é, nesse caso, o produto final da normalização. Para outros tipos de materiais, a
entidade oficial de normalização no Brasil é a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). (fonte:
https://repositorio.enap.gov.br/bitstream/1/2268/1/Enap%20Did%C3%A1ticos%20-%20Gest%C3%A3o%2
0de%20Materiais.pdf​)
As técnicas de normalização são essenciais para um efetivo planejamento e controle dos
medicamentos utilizados nos hospitais. Compreende as etapas de seleção, especificação, classificação e
codificação de produtos. O resultado da ação de normalização é a consolidação dos dados de
especificação, identificação e codificação de medicamentos e posterior divulgação à Equipe de Saúde.
A utilização da normalização para os produtos, serviços e processos tem uma série de benefícios
para as organizações e para os consumidores. Entre essas vantagens estão:
1. Utilizar adequadamente os recursos;
2. Facilitar o treinamento da mão-de-obra, melhorando seu nível técnico;
3. Reduzir o consumo de materiais e desperdício;
4. Padronizar componentes e equipamentos;
 5. Aumentar a produtividade;
6. Racionalizar o uso de tempo;
7. Melhorar a qualidade dos produtos e serviços.
A respeito dos benefícios proporcionados pela normalização, a ABNT destaca que ela “é utilizada
cada vez mais como um meio para alcançar a redução de custo da produção e do produto final,
mantendo ou melhorando sua qualidade”, aumentando dessa forma a competitividade das empresas que
têm seus processos e sistemas normalizados.