4º Pilar – Controles Internos

Em primeiro lugar, minha opinião é que um bom controle interno

deve ser implantado por um auditor interno ou alguém que tenha
preparo, pois essa parte dos controles internos é algo enorme e
abrangente, e acaba tirando o foco do compliance officer se ele for
se preocupar com isso. Outra coisa, para cada tipo de empresa,
existem controles internos adequados pra ela, não existe
padronização nos controles. Marteson Castelo Branco

Outro conselho que dou é que busquem livros sobre controles

internos, pois como eu disse, cada entidade é um caso diferente,
eu tentarei deixar algo a disposição.

O que é controle interno e qual é o seu papel no

compliance?
Enquanto a função do compliance é trabalhar no estabelecimento de
regras, nos treinamentos, nos procedimentos rotineiros e na
conscientização das normas para as partes interessadas,
o controle interno (ou auditoria interna) tem o papel de identificar
oportunidades de aperfeiçoamento, colaborando para uma gestão mais
precisa e identificando indícios ou a existência de irregularidades na
organização.

Compliance busca uma gestão ética.

Controle interno busca uma gestão eficiente, sem erros técnicos.

A auditoria interna é uma função independente das demais áreas da

companhia, e tem como objetivo agregar valor ao negócio, utilizando
consultorias e avaliações realizadas por meio de um processo
sistematizado e disciplinado para verificar os métodos de gerenciamento
de riscos, governança e controle interno.
A auditoria interna é a melhor maneira de manter sempre funcionando
os controles internos. A auditoria interna não precisa ser contratada,
pode ser uma equipe interna da própria empresa, pode ser até uma
única pessoa, o auditor interno, desde que tenha conhecimento pra isso.

OS CONTROLES INTERNOS PODEM SER CONSIDERADOS

EFICIENTES E EFICAZES SE A ALTA ADMINISTRAÇÃO TIVER
UMA SEGURANÇA RAZOÁVEL DE QUE:

1 - Os objetivos das operações da Entidade estão sendo alcançados

Ou seja, a maneira de saber se o controle está eficiente é se ele está
ajudando a entidade conseguir seus objetivos. Não faz sentido um
controle continuar existindo se ele não consegue influenciar pra melhor
a entidade fazendo-a alcançar o que ela objetiva.

2 - As demonstrações financeiras publicadas são preparadas de

maneira confiável (objetivos de relatórios financeiros)
Os controles internos devem ajudar as demonstações contábeis a
refletirem a realidade financeira e contábil da empresa.
Exemplos:
- Devem existir controles contábeis para melhorar a contabilidade, tais
como: Fazer lançamento contábil somente baseado em documento real
e válido, nunca em opinião de alguém.
- Não fazer lançamento contábil baseado em fotos de documentos.
- Caso o documento contábil seja enviado por uma instituição bancária,
como um extrato bancário, lançar somente se for recebido
diretamentodo e-mail do banco, pois caos aceite documento
intermediado por outra pessoa, pode existir adulterações no original.
- Cada pessoa na contabilidade deve ter sua função, não pode existir o
“faz tudo”, pois vira um problema, a não ser em casos bem específicos,
um funcionário pode sim ajudar em outras funções que não são a dele.
- Dentre outros controles internos que o contador conhece.
(Lembrando que você do Compliance não fará esse levantamento
sozinho).

3 - As leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos (objetivo de

conformidade)

É necessário saber se todas as leis e regulamentos aplicáveis a

instituição estão sendo observados corretamente.

Aspectos Gerais

1. Devem ser:

a) Úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom

desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas
que nela trabalham;
b) Práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das
operações, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação;
c) Econômicos – quando o benefício de mantê-lo é maior que o seus
custo (custo/benefício).
2. Importância

a) Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos,

perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa);
b) Desenvolvimento do negócio – sistema de controle interno que
permita a administração agir com a maior rapidez e segurança possível
nas tomadas de decisões.
c) Resultado das operações – fornecer à administração, em tempo hábil,
informações que possibilitem o aproveitamento de todas as
oportunidades de bons negócios, redução de custo e aumento do nível
de confiança dos clientes e funcionários da empresa.
e) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades.
Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três
grandes fins:

– cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade,

formação política, etc;
– atender às necessidades e expectativas de seus clientes;
– proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali
trabalhem, proporcionando condições para que essas pessoas possam
aprimorar continuamente suas habilidades técnico profissionais e
humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante
elogios, prêmios ou promoções, treinamentos). As pessoas devem saber
como são avaliadas e participar desse processo.

3. Ambiente propício para existir um bom controle interno inclui:

– Princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da

empresa;
– Estrutura organizacional adequada;
– Comprometimento com a competência e a eficiência;
– Formação de uma cultura organizacional;
– Estilo e atitude exemplar dos administradores;
– Políticas e práticas adequadas de RH;
– Sistemas adequados.

4. O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas:

1. Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação.

2. Documentação e registros adequados.
3. Segregação de funções.
4. Procedimentos adequados de autorizações para o processamento
das transações.
5. Verificações independentes.

5. Tipos de controles internos

O sistema de controle interno de uma empresa se decompõe em dois

grupos de controle: os de natureza contábil e os de natureza
administrativa.

Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos

os sistemas, métodos e procedimentos relativos a:
– salvaguarda dos bens, direitos e obrigações;
– fidedignidade dos registros financeiros.

Exemplos:
– sistema de autorização e aprovação de transações
– princípios de segregação de tarefas
– controles físicos sobre os bens e informações

Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os

sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de
contribuir para:

– eficiência e eficácia operacional;

– obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da
administração.

Exemplos:
– programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;
– métodos de programação e controle de atividades
– sistemas de avaliação e desempenho
– estudos de tempos e movimentos

Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e

desenvolvimento de seu pessoal tem por finalidade contribuir para que
tenhamos pessoas mais capacitadas, e tais pessoas, sendo mais e
melhor capacitadas, tendem a provocar menor quantidade de erros
durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade
do fluxo de transações da empresa.
- Cada funcionário deve fazer aquilo pelo qual ele foi contratado.
- Não deve fazer coisas fora de sua capacidade, pois isso pode gerar
problemas sérios. Um estagiário não pode fazer coisas complexas de
contabilidade, nãoa deve ser o responsável pelos lançamentos e ao
mesmo tempo pela análise sem passar pelo crive de um contador.
- Um funcionário não deve usar seu e-mail pessoal pra enviar
documentos secretos da empresa, pois isso ficará registrado em seu e-
mail, e por uma questão de segurana da informação, não deve ser
assim.

Nesse treinamento não é possível eu listar todos os tipos de controles

internos pois é quase impossível uma pessoa sozinha conhecer todas
as possibildiade relacionadas a eles, por isso mesmo que em cada setor
de uma entidade, o Compliance deve sentar e conversar com o
responsável daquele setor e listar todas as possibilidades de controles.

Controles internos no setor pessoal:

Cuidado com o prazo de devolução da CTPS
Cuidado com os tipos de contratos de trabalho
Cuidado com os prazos de tais contratos e modelos (é estágio?)
Cuidado com os cálculos do salário de cada tipo de empregado.
Dentre outros.
Controles internos no setor de serviços gerais:
Cuidado com o piso molhado, sempre colocar a placa de aviso.
Dentre outros.
Controles internos no setor de compras:
Sempre fazer uma boa cotação antes de comprar, não comprar do
fornecedor só porque e conhecido.
Não comprar também somente por causa do preço, pode ser que a
qualidade seja baixa, sempre a qualidade vai subrepor o preço.

Fazer isso com todos os setores de risco, pois não é necessário fazer
com todos, a interpretação é sua.