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Apresentação
O trabalho da secretária (o) é constituído por períodos intercalados de grande
azáfama e de serenidade.
Uma vez que é bastante diversificado está sujeito a diversos tipos de interrupções
(telefonemas, receção de visitantes, reuniões entre outras), pelo que é
extremamente importante que exista uma planificação de todas as tarefas a
desempenhar, por forma a rentabilizar o tempo e a permitir a concretização de
todos os trabalhos, quer sejam de rotina, quer os que surgem no dia a dia.
Objetivos de Aprendizagem
Conhecer métodos de gestão da agenda.
Identificar fatores facilitadores da organização do trabalho.
Organizar o tempo profissional.
“Se você pensa que não precisa de nada além de um relógio para administrar
seu tempo está muito enganado.
Para você conseguir mais tempo na sua vida e uma maior organização é
preciso encontrar a ferramenta certa.”
Christian Barbosa
Não adianta nada ter uma agenda e deixá-la em casa, não é? A agenda precisa de
acompanhá-lo todos os dias e de estar sempre consigo. Nós recebemos
solicitações o dia inteiro e por mais organizados que sejamos, muitas vezes o dia a
dia é maluco e fica alguma coisa por fazer.
Desta forma só entra na agenda o que tem um prazo, isto é, a tarefa que tem
mesmo de ser feita até uma determinada data. É frustrante quando isso acontece
e o bom uso da agenda evita essa frustração.
Compromissos
Prazos
Aniversários
Deslocações
Eventos
Tarefas pontuais
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Tipos de agendas:
Não há certo e errado na organização, talvez o que funcione para si, não funcione
para outra pessoa. E para acertar na ferramenta é necessário conhecer a sua
forma de organização. Quando tenta começar a organizar-se, o que utiliza? O que
está sempre consigo? O que não pode esquecer?
Agenda de Papel
Agenda diária
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Prós:
Tem uma página para cada dia: todos os dias pode ver ou anotar ao
pormenor aquilo que tem para fazer;
A maioria tem horário, o que facilita as anotações e dá uma melhor ideia do
tempo que temos para fazer cada uma das tarefas.
Contras:
Por ter uma página para cada dia, pode tornar-se demasiado volumosa para
levar na mala ou andar com ela para todo o lado, principalmente se for do
tamanho A4. Existem agendas de bolso, mas podem ser pequenas demais
para apontarmos tudo o queremos.
Agenda semanal
Prós:
É possível ter uma ideia de toda a semana que vem pela frente.
Contras:
É pouco detalhada e pode perder-se a noção de tudo o que há realmente para
fazer, pois no meio das tarefas importantes que se apontam, estão outras que
podem ficar esquecidas.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Agenda mensal
Prós:
Pode anotar tarefas que queira fazer no futuro sem ter ainda uma data e hora
específica, o que faz com que não se esqueça que, por exemplo, daqui a 3
meses tem algo para fazer e que deverá, mais tarde, achar o melhor dia para
tal.
Contras:
Na maioria dos casos, o espaço para anotar tarefas mensais é diminuto. Pode
não conseguir anotar tudo o que pretende.
Se utilizar apenas este tipo de agenda, pode acabar por se esquecer de
pormenores e continuar desorganizado no seu dia-a-dia.
Agenda de Papel
Vantagens:
Forma prática para incluir informações;
Visão geral dos compromissos;
Não exige senha nem bateria;
É particular;
Primeira ideia fica sempre no papel;
Personalizado.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Agenda de Papel
Desvantagens:
É difícil fazer alterações;
Pouco espaço disponível;
Não tem lembretes e alarmes;
Fácil de esquecer em casa;
Pode estragar facilmente dependendo do uso;
Perda de informações posteriormente.
Agenda Digital
Vantagens:
Permite fazer alterações facilmente;
Permite adicionar detalhes ao evento;
Permite compartilhar a agenda;
Mais fácil para adicionar e lembrar de eventos recorrentes;
Permite adicionar lembretes e alarmes;
O telemóvel está sempre consigo;
Desvantagens:
Visão geral fica comprometida dependendo da plataforma;
Leva mais tempo para incluir informação;
A bateria dos dispositivos pode acabar;
Não é particular, pode ser acedida por terceiros.
Exemplos:
Agenda Eletónica Portátil (PDA)
O PDA (Personal Digital Assistant) é uma ótima ferramenta para gerir o tempo e o
trabalho com a grande vantagem de transporte e mobilidade. Dá a possibilidade
de aceder a contactos telefónicos e endereços, ter todas as funções base da
agenda tradicional, permitir lembretes automáticos de compromissos, apresentar
um ambiente familiar do Office e sincronizar informação com o computador
pessoal (com possibilidade de acesso a redes sem fios e à internet).
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Outlook
Permite classificar, organizar e guardar quantidades ilimitadas de informações,
bem como lembrar através de alertas sonoros compromissos e tarefas a
desenvolver em cada momento. Permite ainda estabelecer planos de execução de
projetos e acompanhar a sua evolução e concretização
O que é o Outlook?
O Microsoft Outlook 2010 oferece ferramentas de gestão de email para pessoas e
empresas de qualidade superior a mais de 500 milhões de utilizadores do
Microsoft Office em todo o mundo. Com a versão do Outlook 2010, pode obter um
conjunto mais amplo de experiências para atender às suas necessidades de
comunicação no trabalho, em casa e na escola.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Pode-se anexar ficheiros a uma mensagem de email. Além disso, outros itens do
Outlook, como mensagens, contactos ou tarefas podem ser anexados às
mensagens enviadas.
1. Crie uma mensagem ou, para uma mensagem existente, clique em Responder,
Responder a Todos ou Encaminhar.
2. Na janela da mensagem, no separador Mensagem, no grupo Incluir, clique em
Anexar Ficheiro/Arquivo.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Abrir um anexo
Guardar um anexo
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Pode criar assinaturas personalizadas para suas mensagens de email que incluam
texto, imagens, um logótipo ou, até, uma imagem de sua assinatura pessoal.
Compromissos são atividades que agenda no seu calendário e que não envolvem
convidar outras pessoas, nem reservar recursos.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Tecla de Atalho: Para criar uma nova solicitação de reunião a partir de qualquer
pasta no Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.
Para obter mais informações, consulte Agendar uma reunião com outras pessoas.
Definir um lembrete
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Saber organizar o dia de trabalho e gerir o tempo são tarefas que todos os
profissionais de secretariado devem dominar. Para maximizar a produtividade é
importante:
Organizar;
Planificar e esquematizar;
Comunicar;
Conhecer o ritmo biológico;
Gerir prioridades;
Dizer não e/ou delegar tarefas.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Como tal, existem inúmeras tarefas a desenvolver e prazos a cumprir num dia de
trabalho, tornando-se fulcral a organização do trabalho que permite a gestão das
tarefas de forma racional e funcional.
Organização e metodologia
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Planificação do trabalho
A diversidade e a exigência do trabalho em secretariado requerem capacidade de
organização, de síntese e de focalização nos objetivos.
Tipos de planeamento
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Existem dois tipos de tarefas que fazem parte do dia a dia de trabalho do
profissional de secretariado.
As tarefas rotineiras são tarefas repetidas, programadas e estruturadas –
acontecem frequentemente.
Exs.: resposta a solicitações, processamento de salários, emissão de documentos,
o arquivo, gestão da agenda,…
As tarefas pontuais são tarefas que não fazem parte da rotina diária, situações
que surgem espontaneamente, no momento, e que têm de ser solucionadas.
Exs.: marcação e preparação de uma reunião de emergência, substituição de um
colega de trabalho,…
Os esquemas
Os esquemas são grafismos que permitem a organização e a visualização das
ideias e do plano de trabalho de uma forma reduzida, objetiva e clara.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Esquema geométrico
Os esquemas geométricos permitem a organização e esquematização das ideias e
do trabalho. Este método recorre a esquemas de processo circulares, pirâmides
ou hierarquias.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Saber gerir o tempo exige conhecer o ritmo biológico próprio, o teor das tarefas a
realizar e os objetivos a atingir, planificar o trabalho, estabelecer prioridades, ser
eficiente, comunicar eficazmente, gerir emoções e controlar os desperdiçadores
de tempo.
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Protelamento
Protelar, ou adiar tarefas, pode contribuir para o não cumprimento de
prazos, assim como para o desenvolvimento de estados de ansiedade, de
depressão e stress e resultar em ineficácia.
Perfecionismo
Verifica-se quando as pessoas pretendem realizar um trabalho perfeito com
metas irrealistas; quando em excesso, reflete-se na dificuldade em gerir o
tempo de uma forma sensata.
Autoconhecimento
Conhecer o ritmo biológico permite ter consciência das fragilidades e das
competências individuais, do ritmo de trabalho e dos picos ou défices de
energia. O conhecimento destes fatores facilita a gestão do trabalho,
ajudando a destinar e as tarefas mais exigentes e complexas ao período do
dia em que se tem mais poder de concentração.
Gestão de prioridades
Estabelecer prioridades é fazer uma lista das tarefas a desenvolver pelo grau
de urgência. Para hierarquizar as prioridades deve-se agrupar as tarefas de
acordo com quatro critérios:
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Módulo 2 – Organização do Trabalho
Desperdiçadores de tempo
Chamadas telefónicas longas, falhas de comunicação, lacunas de formação,
falta de definição de objetivos, resistência à mudança, interrupções
constantes ou fadiga, são alguns dos fatores que intervêm como
desperdiçadores de tempo.
É extremamente importante adotar comportamentos adequados face a estes
desperdiçadores de tempo para aumentar a produtividade.
Comunicação eficaz
Saber ouvir, saber dizer não, saber interpretar corretamente e saber
questionar são regras fundamentais para uma comunicação livre de conflitos
e de falhas.
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Organização Pessoal:
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Rentabilizar o tempo permite realizar o serviço com eficácia mas requer método
de trabalho. As técnicas que facilitam a gestão do tempo são:
Agrupar
Agrupar as tarefas pela sua natureza: chamadas telefónicas, arquivo,
correspondência, entre outros.
Anotar prazos
Anotar todos os prazos na agenda e conferi-los com regularidade.
Arquivar
Efetuar o arquivo diariamente para evitar acumulação de documentos e
evitar desorganização.
Delegar
Delegar tarefas a outros colaboradores permite libertar tempo para a
realização e a concretização de outras tarefas.
Efetuar pausas
Fazer pausas para relaxar e para fazer uma alimentação adequada.
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