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Abertura 1
Capítulo 1 O cliente de convênio 2
Capítulo 2 A sua proposta de valor 5
Capítulo 3 A sua equipe 7
Capítulo 4 Parcerias Essenciais 10
Capítulo 5 As atividades essenciais 13
Capítulo 6 Recursos essenciais 15
Capítulo 7 Os canais 18
Capítulo 8 Relacionamento com clientes 21
Capítulo 9 Estrutura de custos 24
Capítulo 10 Modelo de geração de receitas 27
Sugestões de leitura 29
Sugestões de filmes 30
Sobre o autor 31
Abertura
Este e-book foi feito para você, colega dentista que atende pacientes que
possuem planos odontológicos. Fiz isso durante alguns anos e no início perdi dinheiro,
clientes e me aborreci com glosas. Até que, por necessidade, comecei a me aprofundar na
Odontologia Suplementar para encontrar um caminho que mudasse minha realidade.
Foi quando percebi que ela é um modelo de negócio diferente do modelo particular
embora aconteça dentro do mesmo espaço e com a mesma equipe.
Este e-book é uma síntese de toda essa caminhada que agora compartilho
com você. Espero que a minha visão sobre o assunto possa contribuir de alguma forma
para a sua prosperidade.
Vitor Ribeiro
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CAPÍTULO 1 O cliente de convênio
1. Classe social
Os clientes de planos odontológicos se concentram nas classes C e D.
Empresas de diversos setores têm voltado sua atenção e seus esforços para as pessoas
que pertencem a essas classes sociais. Elas são a bola da vez. Embora com poder de
compra menor, são ávidos e constantes consumidores dos mais diversos produtos e
serviços, desde que sejam oferecidos a eles, formas e meios de pagamento adequados.
Isso se aplica também aos serviços de saúde e estética odontológicas. Ou seja, abrem-se
muitas oportunidades para o consumo de procedimentos que embora não sejam cobertos
pelos planos, são objeto de desejo dos pacientes de convênio.
2. São exigentes e empoderados
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Legislação da ANS
Código de Defesa do Consumidor
Código de Ética Odontológica
SAC e Ouvidoria das operadoras
Departamento de RH das empresas onde trabalham
PROCOM
Sites como o Reclame Aqui
Redes sociais
3. São carentes
Ao atender clientes de
convênio, você vai se deparar com pessoas
que se sentem como de 2ª categoria em
relação aos clientes particulares. É comum
eles checarem se a clinica faz essa
diferenciação já na primeira ligação para
marcação de consulta. Se forem agendados
para muito longe (mais de uma semana, por
exemplo) é comum ligarem novamente e se
identificarem como clientes particulares. Se
conseguirem um horário mais próximo, se
sentem preteridos e rejeitam a clínica.
Essa carência existe por conta de experiências negativas em outras clínicas.
Porém, isso abre uma grande oportunidade de captação se você tiver um atendimento
diferenciado e inclusivo desde o primeiro contato telefônico do cliente para a clínica.
4. São desconfiados
Isso é mais evidente nos clientes que adquiriram o plano recentemente e
estão na “fase de teste”. Eles não conhecem a clínica e a escolheram pelo livreto ou pelo
site da operadora. Qualquer um ficaria meio com o pé atrás, não? Afinal, confiança se
conquista, então não será na primeira consulta que isso vai acontecer. Demanda tempo.
Portanto, cultive cada um dos momentos em que o cliente mantiver algum tipo de contato
com sua clínica para que isso se converta em pontos positivos na construção da confiança.
Esse é um investimento que rende dinheiro, satisfação pessoal e fortalecimento da sua
marca.
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5. Valorizam a saúde bucal e a estética
Salvo aqueles que adquirem o plano odontológico apenas por conta de uma
emergência de dor, os outros clientes de convênio possuem o plano por valorizarem a
saúde bucal ou a estética. Por isso, eles são mais fieis em retornar semestralmente que os
particulares. Não precisam se sujeitar à sazonalidade dos seus proventos financeiros como
acontece com os clientes particulares.
Essas características abrem espaços para aproveitar toda essa motivação e
ofertar procedimentos não cobertos que são objetos de desejos desses pacientes, tais
como implantes, clareamentos, restaurações estéticas e tratamentos ortodônticos
modernos.
Essa é a visão dos pacientes de convênio. Aceite este fato e utilize isso
como oportunidade, afinal algumas operadoras têm uma marca tão forte que podem
fortalecer a sua. As cooperativas e seus dentistas cooperados já utilizam há muito tempo
essa visão do cliente como elemento de marketing e tem sido um sucesso.
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CAPÍTULO 2 A sua proposta de valor
Porque a partir desses valores é que você irá construir a sua proposta de
valor. Segundo o SEBRAE, “a proposta de valor é o produto ou serviço que sua empresa
vai oferecer ao público e que vai fazer toda a diferença na vida das pessoas.” Porém, essa
proposta precisa ir além dos produtos e serviços e abranger a experiência completa que
a pessoa terá sendo sua cliente. Essa experiência precisa espelhar os valores do cliente.
Ele precisa se enxergar nela para que diga:
Qualidade
Debaixo do grande guarda-chuva da qualidade podemos colocar duas
instâncias presentes no dia a dia: a clínica e a de atendimento.
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Qualidade técnica
Qualidade de atendimento
Essas duas instâncias da qualidade, podem até ser uma obrigação, mas
frente à escassez disso no dia a dia, tornam-se diferenciais em especial para os pacientes
de convênio, acostumados a serem mal tratados. Uma verdadeira cereja do bolo!
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CAPÍTULO 3 A sua equipe
A essa altura você já deve ter percebido que se aquilo que você vai entregar
ao cliente será admirado, comprado e usufruído, vai depender de quanto você conhece
sobre ele e seus valores. Mas, deve ter percebido outra coisa importante: quem faz a
proposta acontecer de fato são as pessoas da sua equipe incluindo você. O fator
humano é o principal elemento da proposta de valor, na verdade, o segredo de tudo.
Por isso, vamos dedicar um capítulo para falar sobre a equipe, aspecto
fundamental por vezes negligenciado pelos donos do negócio. A pergunta chave aqui é:
Vamos então nos aprofundar em cada uma delas e ver o impacto que
produzem no negócio.
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Competências de Relacionamento
Competência clínicas
Competências de gestão
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A importância da crença
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CAPÍTULO 4 Parcerias Essenciais
Diria que uma parte substancial dos atritos convênio-dentista ocorre por
conta de um desconhecimento recíproco dos aspectos mais fundamentais de ambos os
negócios. Isso é crítico se considerarmos que a operadora faz parte da proposta de valor
da clínica que, por sua vez, faz parte da proposta de valor da operadora.
Vamos então, pontuar alguns dos aspectos que mais impactam na relação e
nos resultados de ambos os negócios.
Momentos da verdade
Esse termo foi cunhado por Jan Carlson em seu cultuado livro A hora da
verdade. Ele foi o CEO da SAS, uma companhia estatal de aviação que tinha o pior
desempenho do setor. No livro ele conta como fez a SAS passar para o primeiro lugar.
Coloquei este livro como sugestão de leitura e estimulo vocês a lerem.
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Segundo o autor, momento da verdade é todo contato ou experiência do
cliente com a empresa e que gera nele uma impressão que pode ser positiva ou
negativa. Frente a essa experiência o cliente decide se permanece ou não sendo cliente.
Esse contato pode ser um anuncio publicitário, uma noticia sobre a companhia, um post na
internet, um contato telefônico ou pessoal com um funcionário, o uso do produto ou dos
serviços da empresa e tantas outras formas em que nos relacionamos com empresas.
Muito bem, no caso das
operadoras, diria sem medo de errar muito, que
90% dos seus momentos da verdade ocorrem
dentro das clinicas dos dentistas credenciados.
Ou seja, diariamente, clientes das operadoras
decidem se permanecem ou não clientes das
mesmas, baseados nas suas experiências
dentro dos consultórios e não em contato direto
com os convênios. Isso acontece, porque o
cliente de convênio não diferencia clinica de
operadora. Para eles é uma coisa só, como uma
pizza. Se o recheio estiver bom, mas a massa
ruim, rejeitamos a pizza toda. Assim também
pensam os clientes de convênio.
E quando um cliente de convênio, insatisfeito por conta da má experiência
passada dentro da clínica de um prestador, troca de operadora, o prejuízo é para os dois
parceiros. O dentista perde o cliente e a operadora também. Os dois perdem receita e tem
suas marcas mal faladas pelo cliente em suas redes sociais.
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Os itens 2, 3 e 4 dependem do performance da operadora, mas o primeiro
e mais importante item na visão do cliente é o dentista e sua clínica. Sim, o corretor
ou vendedor, vende também a sua clinica para o cliente. Neste sentido, ele é a sua
força de vendas. Porém, se o cliente não recebe na clínica o que comprou do
vendedor, ele foge para a concorrência.
Dito isto, não mantenha parcerias que não respeitem este modelo. Um dos
objetivos deste e-book é ajudar você a avaliar se suas parcerias estão sendo vantajosa
para os envolvidos: cliente (sempre em primeiro lugar!), seu negócio e o de seu parceiro.
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CAPÍTULO 5 As atividades essenciais
Agora que conhecemos as três instâncias do modelo de atendimento a
convênios que envolvem pessoas – clientes, equipes e parceiros - vamos nos aprofundar
naqueles aspectos tangíveis, materiais que, como veremos, são as ferramentas que sua
equipe irá utilizar para que a proposta de valor aconteça e seja entregue para o seu
cliente.
Para que a clínica possa atender e receber pelos atendimentos, ela precisa
seguir um processo que é imposto pela operadora e também pela ANS. Lembre-se que a
Agência Nacional de Saúde Suplementar regula não apenas o seu contrato com a
operadora, mas também alguns aspectos da operação. Depois cada operadora pode
customizar essa operação.
Se você atende muitos convênios, crie uma pasta com um resumo dos
principais pontos da operação de tal forma que qualquer um da equipe
possa consultar rapidamente. Se houver quaisquer dúvidas, entre em
contato com a operadora que, em geral, mantem um SAC para esse fim.
2. Processos clínicos
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Ser produtivo é produzir mais, por menos e com mais qualidade.
Para ilustrar e inspirar, vou indicar um filme que conta a história de dois
empreendedores que conseguiram fazer isso com maestria: os irmãos McDonald. O filme
é Fome de Poder que está na filmografia no final do e-book.
Nunca foi tão verdade aquela velha e sábia frase: - Quem não se comunica
se trumbica!
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CAPÍTULO 6 Recursos essenciais
Os recursos essenciais para que a uma clínica atenda convênios com eficácia
e eficiência é um aspecto deste modelo de negócio que vai mudando constantemente na
corrente do tempo. Isso acontece por três principais razões:
Frente a isso, a clínica que atende convênios precisa estar sempre atenta
para decidir se os recursos que possui darão conta de servir como instrumentos para a
entrega da sua proposta de valor ao cliente. Um olho no presente e outro em um futuro
que se faz presente cada vez mais rápido e impactante.
Tecnologia da informação
O principal recurso aqui é ter uma boa conexão de internet, pois com a
implantação do TISS pela Agência em 2011, toda a troca de informações entre os atores
do sistema (que inclui a sua clínica) é feita pela rede. As operadoras são obrigadas a
disponibilizar portais para que o dentista possa gerar e enviar guias para auditoria e
pagamento. Além disso, hoje os clientes utilizam a internet para se comunicar com a
clinica utilizando aplicativos de celulares.
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Comunicação
Dizem que o e-mail não é mais utilizado, mas isso não é exatamente
verdade. As pessoas ainda utilizam e-mails para comunicações mais formais. As operadoras
utilizam esse meio para comunicar-se com os credenciados. Utilize os e-mails dos clientes
como também como ferramenta de marketing de conteúdo para enviar informações
educacionais ou promocionais.
Imagens
Radiografias
Além do mais, o paciente quer fazer tudo em um único local, então vai
valorizar não precisar deslocar-se para uma radiologia.
Fotografias
Então vale a pena investir em uma câmera intraoral que hoje pode ser
encontrada por preços muito acessíveis. Algumas tem conexão bluetooth com o celular o
que facilita a conexão com o aplicativo da operadora.
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Equipamentos e materiais
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CAPÍTULO 7 Os canais
Como o cliente de convênio sabe que a sua clinica existe e qual é sua
proposta de valor? Como o interesse por essa proposta é criado? Como ele é convencido
de que a sua proposta é a resposta às suas necessidades, anseios e valores? Para
sintetizar tudo isso: como ele se conecta à sua clínica e faz negócios com você?
Esses três canais formam um ciclo que se for bem cuidado em todas as
suas etapas não para de girar, criando clientes fieis que se conectam à sua clínica para
sempre. Um cliente que recebe, aprecia e se surpreende com a experiência em sua clínica
torna-se ele mesmo um canal de marketing, divulgando e criando interesse nas pessoas
que compõem suas redes sociais virtuais ou presenciais. É o bom e velho - mas altamente
eficiente - boca a boca fechando este ciclo virtuoso.
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No modelo de negócio de atendimento a convênios este ciclo se encontra
integrado com o ciclo da operadora, sua parceira de negócios. Para o convênio, a rede
credenciada é o canal de entrega de parte do seu produto: o atendimento odontológico.
Essa visão é verdadeira, mas reduzida e simplista. Por isso, vamos expandir a visão dos
canais de forma a ampliar suas oportunidades de negócio. Ser só o “entregador da pizza”
não vai te levar ao sucesso. Afinal, você é um sócio dessa pizzaria!
Ou seja, ficou tudo muito igual e você não vai se diferenciar nesse mercado
se não enxergar e agir diferente.
O canal de marketing
A maioria dos dentistas não acredita que fazer ações de marketing para
captação de clientes de convênio dê resultados. Então, ficam dependendo da divulgação
que a operadora faz de suas clínicas: o indicador profissional que é disponibilizado aos
beneficiários no site, em aplicativos e também nos livretos impressos.
Ocorre que essa divulgação é pobre em termos de marketing, por ser apenas
informativa: nome, localização, telefone e especialidades atendidas. Evidentemente a
localização pode ser um diferencial, mas nesta divulgação o maior diferencial está nas
especialidades atendidas. Os clientes de convênio valorizam fazer o tratamento todo numa
única clínica e com especialistas. Então, credencie-se em todas as especialidades e tenha
apenas especialistas em sua equipe, mesmo que precise fazer parcerias com colegas para
atender em sua clinica alguma especialidade com freelancer.
Mas não é preciso ficar só nisso. Nem deve. Vou dar duas dicas pouco
utilizadas, mas muito poderosas.
As operadoras disponibilizam
colaboradores para fazerem palestras em
algumas de suas empresas clientes, mas não
em todas. Então, entre em contato e faça uma
visita ao RH dessas empresas oferecendo uma
palestra gratuita de saúde bucal para ser
ministrada nas SIPATs. SIPAT é a Semana Interna de
Prevenção de Acidentes no
Trabalho. Trata-se de uma semana
Crie um pequeno portfólio com
de atividades temáticas e
meia dúzia de temas para ele escolher. Não direcionadas para prevenção de
tente vender a clínica nesse momento e nem acidentes do trabalho, doenças
durante as palestras. Não é preciso. A sua ocupacionais e também para a
oferta e a sua presença na SIPAT é a saúde bucal.
divulgação mais poderosa.
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CAPÍTULO 8 Relacionamento com clientes
A partir do momento em que o cliente escolheu você para fazer parte da sua
vida, nasce uma árvore: a árvore do relacionamento. Como qualquer árvore frutífera,
para vicejar e sempre gerar frutos, precisa ser cultivada e este é o auspicioso assunto
deste capítulo.
Canais de comunicação
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Não importa o canal que seu cliente ou parceiro escolha para se comunicar
com você, lembre-se que eles valorizam e querem principalmente quatro coisas neste
quesito:
1. Acessibilidade
2. Acolhimento
3. Rapidez de respostas
4. Resolução dos problemas
Esses quatro elementos precisam fazer parte da sua proposta de valor e são
um diferencial. Basta lembrar de suas próprias experiências como cliente de algumas
empresas. Quando você precisa se comunicar com elas, são poucas as que cumprem com
maestria esses quatro desejos. Deveria ser obrigação, mas como é uma raridade, vira
diferencial.
Conflitos
Como acontece em todo tipo de relação, os conflitos vão surgir. Como lidar
com eles? Primeiramente, é possível diminuir os conflitos com prevenção. Sendo
observador e se antecipando aos problemas é possível incluir nos seus processos internos
e na forma de comunicação com os clientes, pequenas mas eficazes ações que podem
prevenir grandes problemas.
- Conforme combinamos, sua próxima consulta fica agendada para o dia tal à tal
hora. Procure chegar com x minutos de antecedência e se precisar faltar avise,
por favor, com x horas de antecedência. Muito obrigada e tenha um excelente
dia!
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A prevenção diminui muito os conflitos, mas não isenta a clínica de tê-los.
Eles irão surgir, pequenos ou grandes. Fazem parte de qualquer negócio, mas no modelo
de atendimento a convênios ele é mais crítico porque, como já vimos, o cliente tem à sua
disposição muitos canais para comunicar sua insatisfação.
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CAPÍTULO 9 Estrutura de custos
Neste momento surge a questão: como fazer isso? Uma das chaves é a
produtividade. No frigir dos ovos ela significa produzir mais, por menos e com mais
qualidade. Saiba que produtividade é a busca constante de empresas que produzem bens
ou serviços. Desde uma fabrica de automóveis até um hospital, todos estão atrás da
produtividade ideal e não pode ser diferente com você que atende convênios.
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Porém, produtividade e sua principal ferramenta, a ergonomia, não são as
únicas variáveis dessa equação. No quadro abaixo podemos ter um visão mais ampla, com
mais fatores e que você deve usar como um checklist para começar a implementar a
gestão de custos na sua clínica. Com cada negócio tem suas especificidades, então vá
acrescentando outras variáveis a este esquema com o auxílio da sua equipe.
Otimizar custos significa fazer uma gestão inteligente deles que vai além de
simplesmente cortar despesas e comprar coisas mais baratas e de má qualidade.
Ao lidar com os custos, lembre-se sempre da lei da produtividade:
Produzir mais, gastado menos e com mais qualidade.
Glosas
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As glosas sejam administrativas ou clínicas decorrem de falhas na
operação com os convênios ou nos protocolos clínicos. Revisar esses processos é o
primeiro passo para reduzir a geração de glosas. Quando acontecem glosas, elas precisam
ser recursadas junto às operadoras mesmo que sejam precisos retrabalhos.
Após recursar, analise cada uma delas para determinar sua origem e fazer a
devida correção nos processos. Faça isso sempre junto com sua equipe, assim todos
aprendem, se capacitam e se comprometem com a busca constante da glosa zero.
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CAPÍTULO 10 Modelo de geração de receitas
Para finalizar, vamos conversar sobre um aspecto do negócio que talvez tenha sido
a primeira coisa que você pensou quando baixou este e-book:
Deixei esta conversa para o final para que você perceba que prosperar em
atendimento a convênios vai muito além de gerar receitas. Gerar receitas é algo
fundamental, mas se você não cuidar dos outros nove aspectos que já estudamos, não terá
sucesso. Sua receita irá por água abaixo.
Fontes de receita
Procedimentos cobertos
• Não ter guias ou procedimentos glosados. Com as glosas, além de não receber
pelo que produziu, terá que gastar em retrabalho. Lembre-se sempre do ciclo da glosa
zero que vimos em outro capítulo.
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Enquanto não zerar as glosas, faça o recurso de todas elas pontualmente,
sim por que existe um prazo estipulado por cada operadora para o envio. Dá
trabalho mas rende receitas.
Outras boas práticas que vão ajudar você a fechar orçamentos com
procedimentos não cobertos:
• Crie uma tabela diferenciada para esses clientes, com valores realmente menores
que sua tabela particular. Eles devem saber que você vai utilizar essa tabela
especialmente para ele.
• Crie formas de pagamento que realmente facilitem a vida dos clientes que em geral
tem o dinheiro contado. Customize se for preciso, mas não perca a venda.
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Sugestões de leitura
A Hora da Verdade
Jan Carlzon
2005 – Editora Sextante
Metanoia
Uma viagem de transformação em busca de uma nova forma
de encarar os negócios e a vida
Roberto Adami Tanjan
2016 – Editora Sextante
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Sugestões de filmes
Fome de poder
Direção: John Lee Hancock
Elenco: Michael Keaton, Nick Offerman e John Carroll Lynch
2016 – EUA
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Sobre o autor
FORMAÇÃO
Aperfeiçoamentos em:
Liderança de Alto Valor pela CEMPRE – Educação nos Negócios | São Paulo/SP | 2009
• Educação Andragógica pela CEMPRE – Educação nos Negócios | São Paulo/SP | 2011
ATIVIDADES PROFISSIONAIS
2007 até o momento - Professor convidado da ORTOGEO – São José dos Campos/SP
CONTATOS
E-mail: vitor.ribeiro@aol.com
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Blog: https://revistaatendoconvenios.wordpress.com/
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