SET 1986 NBR 9578

Arquivos

ABNT-Associação
Brasileira de
Normas Técnicas

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Exemplar autorizado para uso exclusivo - PETROLEO BRASILEIRO - 33.000.167/0036-31
Terminologia
Origem: ABNT - 14:004.01-001/1983
CB-14 - Comitê Brasileiro de Finanças, Bancos, Seguros, Comércio,
Administração e Documentação
CE-14:004.01 - Comissão de Estudo de Teminologia Arquivística
NBR 9578 - Documentation - File - Terminology
Descriptor: File
Palavra-chave: Arquivos 4 páginas

1 Objetivo 2.5 Arquivamento

Operação que consiste na guarda de documentos nos

Esta Norma define os termos empregados nos arquivos
seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem
em geral.
próprios e de acordo com um sistema de ordenação pre-
viamente estabelecido.
2 Definições
2.6 Arquivista
Para os efeitos desta Norma são adotados as definições
de 2.1 a 2.65. Profissional de arquivo, de nível superior.

2.7 Arquivística
2.1 Acervo
Princípios e técnicas a serem observados na constituição,
Conjunto dos documentos de um arquivo. organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

2.2 Acesso 2.8 Arquivo

2.8.1 Designação genérica de um conjunto de documentos

Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos,
produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica,
as quais poderão variar em função de cláusulas restri-
pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica
tivas.
de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou
por seus sucessores, para fins de prova ou informação.
2.3 Administração de arquivos
De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a
qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audio-
Direção, supervisão e coordenação das atividades admi-
visual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informá-
nistrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arqui-
tico.
vístico.
2.8.2 O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados
2.4 Administração de documentos os conjuntos arquivísticos.

Metodologia de programas para controlar a criação, o 2.8.3 Unidade administrativa cuja função é a de reunir, or-
uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção, denar, guardar e dispor para o uso conjuntos de docu-
e a destinação de documentos. mentos, segundo os príncípios e técnicas arquivísticas.

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2.8.4 Móvel destinado à guarda de documentos.
2.9 Arquivologia
Estudo, ciência e arte dos arquivos.
2.10 Arquivos correntes
Conjuntos de documentos em curso ou de uso freqüente.
Também denominados arquivos de movimento.
2.11 Arquivos em depósito
Conjuntos de documentos colocados sob a guarda de
um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu
acervo.
2.12 Arquivos intermediários
Conjuntos de documentos procedentes de arquivos
correntes e que aguardam sua destinação final.
2.13 Arquivos permanentes
Conjuntos de documentos que são preservados, respei-
tada a destinação estabelecida, em decorrência de seu
valor probatório e informativo.
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2.14 Arquivos privados
Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
instituições não-governamentais, famílias ou pessoas fí-
sicas, em decorrência de suas atividades específicas, e
que possuam uma relação orgânica perceptível através
do processo de acumulação.
2.15 Arquivos públicos
2.15.1 Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por instituições governamentais de âmbito federal, esta-
dual ou municipal, em decorrência de suas funções es-
pecíficas administrativas, judiciárias ou legislativas.
2.15.2 Instituições arquivísticas franqueadas ao público.
2.16 Arranjo
2.16.1 Processo que, na organização de arquivos perma-
nentes, consiste na ordenação (estrutural ou funcional)
dos documentos em fundos, na ordenação das séries
dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais
dentro das séries.
2.16.2 Processo que, na organização de arquivos cor-
rentes, consiste em colocar ou distribuir os documentos
em uma seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica,
de acordo com o método de arquivamento previamente
adotado. Também denominado classificação.
2.17 Autógrafo
2.17.1 Assinatura ou rubrica.
(1)
Esse processo foi muito usado no século XIX e começos de XX.
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2.17.2 Designação de documento manuscrito, do próprio
punho do autor, esteja assinado ou não.
2.18 Avaliação
Processo de análise da documentação de arquivos, vi-
sando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus
valores probatórios e informativos.
2.19 Catálogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério
temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluin-
do todos os documentos pertencentes a um ou mais
fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada.
2.20 Classificação
Ver 2.16.2.
2.21 Coleção
Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleato-
riamente acumulados.
2.22 Cópia
2.22.1 Reprodução de um documento, obtida simulta-
neamente à execução do original.
2.22.2 Reprodução de um documento, obtida a partir do
original.
2.23 Copiador
2.23.1 Livro contendo páginas em papel liso ou pautado,
nas quais eram transcritas, em ordem cronológica, pelos
próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros
tipos de correspondência expedida.
2.23.2 Livro contendo folhas em “papel de trapos”, nas
quais se fazia a cópia de documentos expedidos, usando-
se processo de transferência direta da tinta do original,
mediante umidade e pressão(1).
2.24 Correspondência
Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati-
va), apresentada sob várias formas (cartas, cartões pos-
tais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo
ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou
sigilosa.
2.25 Datas limites
Elemento de identificação cronológica de uma unidade
de arquivamento em que são indicadas as datas de início
e término do período abrangido.
2.26 Depósito
Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisi-
camente, sob custódia de terceiros, sem que haja trans-
ferência da posse ou propriedade.
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2.27 Descarte
Ver 2.38.
2.28 Desclassificação
Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.
2.29 Descrição
Processo intelectual de sintetizar elementos formais e
conteúdo textual de unidades de arquivamento, ade-
quando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em
vista produzir (inventário sumário ou analítico, guia, etc.).
2.30 Destinação
Conjunto de operações que se seguem à fase de avalia-
ção de documentos, destinadas a determinar a sua guar-
da temporária ou permanente, a sua eliminação ou a sua
microfilmagem.
2.31 Doação
Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a
terceiros, de livre vontade, com caráter irrevogável, sem
retribuição pecuniária, através de instrumento jurídico
adequado no qual devem constar as condições da ces-
são, a documentação que lhe pertence.
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2.32 Documento
Registro de uma informação independentemente da natu-
reza do suporte que a contém.
2.33 Documento de arquivo
Aquele que, produzido ou recebido por uma instituição
pública ou privada, no exercício de suas atividades, cons-
titua elemento de prova ou de informação.
2.34 Documento oficial
Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos
de ordem jurídica na comprovação de um fato.
2.35 Documento público
Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder pú-
blico, no desempenho de suas atividades.
2.36 Documento sigiloso
Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo,
determina medidas especiais de proteção quanto à sua
guarda e acesso ao público.
2.37 Dossiê
Unidade de arquivamento formada por documentos
diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pes-
soa.
2.38 Eliminação
Destruição de documentos julgados destituídos de valor
para guarda permanente.
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2.39 Espécie de documentos
Designação dos diversos tipos de documentos segundo
seu aspecto formal: ata, carta, certidão, decreto, despacho,
edital, ofício, relatório, requerimento, etc.
2.40 Fundo
2.40.1 A principal unidade de arranjo estrutural nos arqui-
vos permanentes, constituída pelos documentos proveni-
entes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
2.40.2 A principal unidade de arranjo funcional nos arqui-
vos permanentes, constituída pelos documentos prove-
nientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reu-
nidas pela semelhança de suas atividades, mantido o
princípio da proveniência.
2.41 Gênero de documentos
Designação dos tipos de documentos segundo o aspecto
de sua representação nos diferentes suportes: textuais,
audiovisuais, iconográficos e cartográficos.
2.42 Guia
Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuá-
rios no conhecimento e utilização dos fundos que integram
o acervo de um arquivo permanente.
2.43 Índice
Lista sistemática e pormenorizada dos elementos do con-
teúdo de um documento ou grupo de documentos, dis-
posta em determinada ordem para indicar e facilitar sua
localização do texto.
2.44 Instrumento de pesquisa
Meio de disseminação e recuperação da informação
utilizado pelos arquivos. São instrumentos de pesquisa,
entre outros, catálogos, guias, índices, inventários, reper-
tórios e tabelas de equivalência.
2.45 Inventário analítico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
vamento de um fundo ou de uma de suas divisões são
identificadas e pormenorizadamente descritas.
2.46 Inventário sumário
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
vamento de um fundo ou de uma de suas divisões são
identificadas e brevemente descritas.
2.47 Item documental
A menor unidade arquivística materialmente indivisível.
2.48 Legado
Doação feita por declaração de última vontade.
2.49 Lista de eliminação
Relação de documentos específicos a serem eliminados,
devidamente aprovada pela autoridade competente.
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2.50 Natação
Elemento de identificação das unidades de arquivamento,
constituído por números, letras ou combinação de núme-
ros e letras, que permite sua localização.
2.51 Processo
Termo geralmente usado na administração pública para
designar o conjunto de documentos reunidos em capa
especial e que vão sendo organicamente acumulados
no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O
número de protocolo que registra o primeiro documento
com o qual o processo é aberto, repetido externamente
na capa, é o elemento de controle e arquivamento do
processo.
2.52 Protocolo
2.52.1 Denominação geralmente atribuída a setores en-
carregados do recebimento, registro, distribuição e movi-
mentação de documentos em curso.
2.52.2 Denominação atribuída ao próprio número de re-
gistro dado ao documento.
2.52.3 Livro de registro de documentos recebidos e/ou
expedidos.
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2.53 Proveniência
Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos,
em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes
de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde
à expressão francesa respect des fonds e à inglesa
provenance.
2.54 Recolhimento
Transferência de documentos dos arquivos intermediá-
rios para os permanentes.
2.55 Repertório
Instrumento de pesquisa no qual são descritos, porme-
norizadamente, documentos previamente selecionados
e pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elabo-
rado segundo um critério temático, cronológico, onomás-
tico ou geográfico.
2.56 Respect des fonds d’archives
Ver 2.53.
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2.57 Seleção
Ver 2.18.
2.58 Série
Designação dada às subdivisões de um fundo que refle-
tem a natureza de sua composição, seja ela estrutural,
funcional ou por espécie documental. As séries podem
ser subdivididas em subséries.
2.59 Símbolo
Ver 2.50.
2.60 Tabela de equivalência
Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência
de antigas notações para as novas que tenham sido ado-
tadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo
de um arquivo.
2.61 Tabela de temporabilidade
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade
competente, que determina os prazos em que os docu-
mentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e in-
termediários ou recolhidos aos arquivos permanentes,
estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.
2.62 Técnico de arquivo
Profissional de arquivo de nível médio.
2.63 Transferência
Passagem dos documentos dos arquivos correntes para
os intermediários.
2.64 Triagem
Ver 2.18.
2.65 Unidade de arquivamento
O menor conjunto de documentos, reunido de acordo
com um critério de arranjo preestabelecido. Estes conjun-
tos, em geral, são denominados pastas, maços ou paco-
tilhas.