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AULA 1

Arquivo e documentação

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível


de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam
fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada
época ou lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por
uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas
atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um
conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos
de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição
de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou format.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e
formas diferentes são classificados em dois grupos:

1. ARQUIVO

1.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Arquivo, segundo Souza (2011) é o conjunto de documentos que,


independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação
ao longo das atividades das organizações. Diariamente as organizações
acumulam documentos, então, podemos dizer que arquivo é um conjunto de
documentos acumulados e guardados, que contém informações importantes.
Dentro deste contexto, qual é o significado de Informação, Suporte e
Documento?
De acordo com o SENAI (2011):

 Informação: é uma ideia, mensagem ou conhecimento;


 Suporte: meio no qual a informação está registrada;
 Documento: é toda informação registrada em um suporte material.

Informação + Suporte = Documento

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-


arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros
Segundo a Lei nº 8159,
Artigo 2º - Consideram-se arquivos, para os
fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos..

1.2 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais


organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir,
conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de
suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas
vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos
tesouros culturais da época, mas também com a finalidade de proteger a
intergridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios,
bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.

1.3 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a formados


móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.

Horizontal
– os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e
arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para
plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é,
desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar
qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o
que dificulta a localização da informação.
Vertical
– os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros,
permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover
outros documentos ou fichas.

2. Arquivologia

Arquivologia é o estudo da natureza dos arquivos, métodos e técnicas


utilizadas na organização, desenvolvimento e utilização de arquivos. A
arquivologia visa gerar eficiência no manuseio e guarda de documentos.
Alguém poderá dizer “por que tanto estudo só para guardar
documentos?”. Guardar documentos pode não ser uma tarefa tão difícil, porém,
guardar de forma organizada e conseguir acessá-los rapidamente quando
necessitar, aí sim, exige uma maior organização e controle. De acordo com
Prado (1985), o arquivo é o instrumento principal para servir de controle a ação
administrativa de guarda de documentos, em qualquer empresa, seja ela
pública ou privada.
Imagine uma empresa seguradora ou corretora de seguros, no que se
refere a gestão de documentos. São muitos papéis gerados diariamente e isso
gera também muitas dificuldades (tempo, dinheiro, espaço) para administrar
todo o material. Assim, o principal objetivo do nosso estudo aqui, é aprender a
manter a guarda de documentos organizada e assim, contribuir para manter
e/ou tornar os processos mais eficiêntes.

O arquivo deve adaptar-se a empresa, sendo organizado de


forma que atenda as necessidades da organização. Arquivos sem orientação,
ou seja, sem organização técnica acabam se transformando em verdadeiros
depósitos de papeis.
O arquivo quando bem organizado diminui a duplicidade de
trabalhos e agiliza processos. Grandes empresas costumam ter um técnico
arquivista e pessoas exclusivas para trabalhar com arquivos.
Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento,
implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas.

2.1 Vantagens do arquivo organizado

Tudo pode ficar mais simples quando tudo está em ordem. A


organização evita aquela bagunça de caixas, documentos misturados, onde
não se encontra o que precisa; o tempo vai passando e a pessoa fica ali,
procurando um documento importante, muitas vezes até se estressando. Fica
aquela sensação de que perdeu o documento e de que nunca vai encontrá-lo.
Tudo isso pode ser evitado com uma gestão organizada de documentos.
Quantas vezes isso já aconteceu com você? Esse tempo, precioso é
desperdiçado, o clima organizacional se torna pesado. As vezes, outras
pessoas acabam deixando suas responsabilidades para ajudar na tarefa, na
busca de um papel, de um arquivo físico, que praticamente foi jogado no meio
de milhares, onde ninguém faz a mínima ideia de onde ele esteja.
Se seus documentos físicos e digitais, forem organizados de maneira
adequada e correta, haverá um padrão no seu acervo, um caminho para
chegar até ele. Desta forma, os documentos são identificados rapidamente,
sem stress, sem dificuldades para localizá-los. A gestão eficiente da
documentação gera economia de tempo e agilizar processos que necessitem
de dados do documentos, reduzindo assim os riscos de descumprimento de
prazos.
Segundo guardwell (2017), os benefícios da gestão eficiente de
documentos para uma empresa são:

- Evitar que dados sejam perdidos;


- Melhorar a eficiência em busca de documentos;
- Sistematizar a guarda de documentos;
- Gerar economia de tempo e reduz custos;
- Reduzir o stress.