MANUAIS COMPACTOS DE GESTÃO

Nº 17

UMA TÉCNICA
PARA REDUZIR CUSTOS

Núcleo Soluções Contábeis Ltda

Belo Horizonte
Novembro/2008

2
 ÍNDICE

1. Introdução

2. Conceitos introdutórios

3. Uma técnica para reduzir custos

4. Bibliografia

3
1. Introdução

E novamente o mundo estremece diante de uma crise, da qual ninguém

sabe, ainda, as conseqüências que virão. Crises desse porte, em outras
épocas, como a de 1929, tiveram conseqüências drásticas para os rumos da
humanidade.
E o que pode fazer o empresário diante de um cenário ainda indefinido
quanto às conseqüências? Não há muito que se dizer, pois as crises nunca são
iguais, a não ser seguir as receitas de sempre dos economistas: ficar atento
aos sinais, adiar investimentos e reduzir os custos (principalmente os fixos).
Mas reduzir custos não é uma tarefa simples. Não se trata, simplesmente,
como muitos fazem, de ir cortando funcionários e destruindo a própria cultura.
Além de perder funcionários, muitas vezes para a concorrência, perdem a
confianças e a lealdade daqueles que ficam.
Cortar custos não é uma tarefa simples. Exige muito critério e reflexão
para que não sejam eliminados custos estratégicos, conforme veremos a
seguir.

Marcelo Pereira da Fonseca

Moacir Rodrigues Reis Filho

4
2. Conceitos introdutórios

Gasto: é a entrega, ou promessa de entrega, de recursos econômicos para a

obtenção de um produto ou serviço. Ex. Gasto com a aquisição de matérias-
primas, gasto com aquisição de veículo, gasto com mão-de-obra.

Desembolso: é o efetivo pagamento, em dinheiro, de um gasto.

Investimentos: é o gasto ativado em função de sua vida útil ou de benefícios

atribuíveis a exercícios futuros. Ex.: veículos.

Despesas: é o consumo de bens ou a utilização de serviços vinculados, direta

ou indiretamente, com a obtenção de receitas. Ex. comissão de vendedores,
propaganda, aluguel dos escritórios de administração, etc.

Perdas: é o consumo anormal ou involuntário de bens ou serviço. Ex. perdas

por roubo, incêndio, etc..

Custos: é o consumo de recursos econômicos utilizados na produção de bens

ou serviços. São aplicados diretamente nos produtos, não necessitando,
portando, de rateio para sua alocação. Ex. matérias-primas, mão-de-obra
direta, etc.

Custos Históricos  são aqueles incorridos e registrados contabilmente, no

tempo em que vão ocorrendo.

Custos Pré-Determinados  são os avaliados e previstos com antecedência,

no sentido de funcionarem como padrão.

Custos Fixos  são aqueles que, dentro de uma determinada capacidade de

produção tendem a permanecer constantes, apesar de variações de produção
ou das vendas.

Custos Variáveis  são aqueles que tendem a variar, de acordo com a

flutuação das atividades da empresa.

Custos Semi-Variáveis são aqueles que tem componentes fixos e variáveis,

componentes esses que podem ser decompostos.

Custos Diretos  aqueles que podem ser apropriados diretamente aos

produtos fabricados; estão incluídas nessa categoria:
 Matéria-prima aplicada ao produto
 Mão-de-obra direta
 Material de embalagem
 Depreciação, desde que o equipamento seja utilizado somente para a
produção de um único produto.

5
Custos Indiretos  são aqueles que não podem ser apropriados diretamente
aos produtos fabricados, dependendo de rateio para ser distribuído aos vários
produtos.

Custo Primário  consiste no somatório de matéria-prima utilizada + mão-de-

obra direta.

Custos de Conversão ou Transformação  consiste no somatório de mão-

de-obra direta + custos indiretos de fabricação. Não inclui matérias-primas e
outros custos. O objetivo é avaliar o esforço da empresa em chegar ao produto
final.

Custo de Produção do Período  consiste no somatório dos custos

incorridos para a produção de um período.

Custos dos Produtos Vendidos  Custos incorridos na produção dos bens

vendidos no período, geralmente no ano.

Custos Controláveis  são os custos que apresentam condições de controle

por parte da administração.

Custos Não Controláveis  são os custos em que a administração não tem

qualquer controle, como é o caso dos impostos.

Custos por responsabilidade  são os custos atribuídos a departamentos da

empresa, cabendo a ele analisar e controlar esses custos.

Custo Industrial de Produção ou Fabril  somatório dos custos de

elaboração dos produtos, ou seja, material direto, mão-de-obra direta e custo
indireto de produção.

Custo Total ou Global  são os custos fixos e variáveis.

6
3. Uma técnica para reduzir custos

ANÁLISE DE VALOR

Alguns conceitos a respeito de Análise de Valor, de acordo com

Sebastião Júlio de Carvalho e Edson de Oliveira.

“A Análise de Valor é um método sistemático para aumentar o valor de

um produto, projeto, sistema ou serviço através da identificação e avaliação
das funções necessárias para o fornecedor e o consumidor/usuário permitindo
o desenvolvimento de alternativas para maximizar a relação”:

VALOR = FUNÇÃO
CUSTOS

Análise significa decompor o todo em suas partes constituintes.

Normalmente, quando nos referimos ao ato de analisar, dizemos: “Análise de
uma variável”, o que quer dizer: decomposição desta variável em seus
elementos menores e, consequentemente, o estudo minucioso de cada um
deles.
Podemos citar como exemplo a técnica de análise de custos, onde o
custo é desmembrado em elementos menores, e cada um deles é estudado em
todos os seus detalhes:

ANÁLISE DE CUSTOS  DESP.GERAIS

IMPOSTOS
MÃO DE OBRA
MATERIAL

ou ainda,

ANÁLISE DE MOVIMENTOS  ALCANÇAR

PEGAR
MOVER
MATERIAL

7
 A Análise de Valor desmembra a variável Valor nos enfoques CLIENTE
e EMPRESA. A Análise de Valor é:

 um roteiro para remover custos desnecessários

 um trabalho de equipe
 um estudo no ciclo de vida
 inovação

O método conduz de modo simples a respostas para as seguintes

questões:

 o que é isto?
 o que isto faz?
 quanto custa?
 qual é o seu valor ?
 o que poderia fazer a mesma coisa?
 quanto custaria esse substituto?

As fases do método, segundo o seu criador, Lawrence D. Miles

 sintonia mental (canalizar a sua mente para o problema)

 coleta do máximo de informações
 estabelecimento da relação custo/função
 análise das informações e da relação custo/função
 definição exata do problema
 aplicação da criatividade ao problema
 seleção da melhor alternativa de solução

Já Romeu Carlos Lopes de Abreu nos apresenta as fases acima de

uma outra forma, ou seja:

PREPARATÓRIA
 escolha do recurso a ser estudado
 formação do grupo para o estudo
 definição de objetivos
 divulgação do estudo a ser feito
 solicitação de contribuições

INFORMATIVA
 recolhimento de dados e informações
 identificação das funções e características
 descrição das funções e características
 valorização das funções e características
 envolvimento das áreas interessadas

8
  identificação de situações semelhantes

ANALÍTICA
 análise das funções
 análise do estado atual
 análise do estado ideal
 análise de situações semelhantes

CRIATIVA
 formulação de alternativas
 seleção de alternativas viáveis
 ótica técnica
 ótica econômica
 ótica política

AVALIAÇÃO
 análise das alternativas viáveis
 seleção das melhores alternativas
 indicação da melhor alternativa

ESCOLHA, IMPLANTAÇÃO, ACOMPANHAMENTO

 escolha da melhor alternativa
 determinação de sua implantação
 desenvolvimento do projeto final
 implantação
 acompanhamento dos resultados
 incorporação de aperfeiçoamentos

Vimos, acima, técnica que pode ser utilizada para redução de custos. A
seguir trataremos de quais custos cortar. Vamos dividir a questão em partes.
Para isso nos basearemos em Hickman.
Assim, ao considerar o corte de custos na organização, alguns pontos
devem ser considerados:

 Determinar, em primeiro lugar quais os custos que são

estratégicos e os que não o são, o que pode ser feito utilizando
o quadro abaixo:

Custos Estratégicos Custos não Estratégicos

9
 Custos estratégicos são aqueles que criam uma vantagem
estratégica para a empresa. Evidentemente que não se trata de cortar tudo
que aparece na frente, desde que não se enquadre na categoria acima.
Lembre-se que alguns custos, mesmo que não se enquadre na categoria acima
são fundamentais para o funcionamento da empresa.

 Nunca cortar custos identificados como importantes

estrategicamente para a viabilidade de longo prazo da
empresa;
 Cortar os custos não estratégicos;
 Estar sempre preparado para aumentar, em vez de cortar, os
custos estratégicos;
 Considerar as atitudes de corte de custos dentro do contexto
de outras questões culturais, de mudança, eficiência e
resultado;
 Flexibilidade, adotando uma atitude durante as crises, e outra
durante os períodos de estabilidade;
 Monitorar os resultados da empresa e os reflexos dos cortes de
custo, para agir rapidamente no caso de reparação de
prejuízos causados pelo excesso no corte dos custos.

Abaixo, algumas sugestões no sentido de guiar a reflexão para o corte

de custos:

 Eliminar todo o trabalho desnecessário;

 Eliminar regras, procedimentos, processos, relatórios, revisões
e atividades que não sejam imprescindíveis para os negócios;
 Colocar a qualidade e a satisfação do cliente em primeiro lugar
e jamais cortar atividades necessárias para produzir qualidade
e satisfação;
 Continuamente rever todo o trabalho com vistas a cortar tudo
que não produza resultados;
 Nunca começar os esforços de cortar custos pelas pessoas;
 Comunicar-se sempre e com clareza com todos na organização
a respeito daquilo que é exatamente esperado em termos de
cortes de custos;
 Evitar sobrecarregar os funcionários.

A seguir, algumas idéias no sentido de atrair a cooperação e

responsabilidade dos funcionários nessa tarefa:

 Reconheça os indivíduos como sendo especialistas em seus

cargos;
 Peça a cada pessoa que ajude a melhorar os custos;

10
  Examine com cuidado toda sugestão que os funcionários
derem sobre a melhoria de custos;
 Mantenha as pessoas, que deram sugestões, informadas sobre
o andamento das mesmas;
 Confira os indivíduos e às equipes a responsabilidade de
colocar em prática as sugestões;
 Reconheça e recompense os autores de sugestões que levam
à economia de dinheiro;
 Divulgue os resultados positivos das ações individuais e de
equipes para melhorar os custos;

Repasse, de um jeito ou de outro, parte das economias de custos para os

empregados, em forma de bonificações, oportunidades, recursos adicionais,
aumento de orçamentos ou outras recompensas motivadoras e estimulantes.

Finalmente, algumas sugestões no sentido de assegurar que a longo

prazo os custos produzem o máximo lucro:

 Não desperdiçar tempo e talento em atividades não produtivas

e não estratégicas;
 Não desperdiçar carreiras, deixando as pessoas pensarem que
estão fazendo algo significativo e orientado para resultados, se
isso não for verdade;
 Não desperdiçar energias, tentando trabalhar com mais afinco
ou de maneira mais inteligente e sim trabalhar com mais
clareza no que diz respeito a resultados;
 Não desperdiçar dinheiro em nada que não contribua para o
alcance dos objetivos estratégicos;
 Não desperdiçar emoções, deixando as pessoas na
expectativa, imaginando quando serão decapitadas;
 Não desperdiçar palavras, fazendo rodeios e sim deixar todos a
par das metas econômicas da organização;
 Não desperdiçar prioridades em nada que não o leve aonde
você quer que a organização vá.
 Não desperdiçar oportunidades de reduzir custos ineficazes.

11
4. Bibliografia

 Palma, Luiz Otávio Viana - Contabilidade de Custos - Ed. Meta - 1993

 Ribeiro, Osni Moura - Contabilidade de Custos fácil - Ed. Saraiva – 1992

 Carvalho, Sebastião Júlio e Oliveira, Edson de - Curso de

Engenharia/Análise de Valor - Apostila

 Abreu, Romeu Carlos Lopes - Análise de Valor - Qualitymark Editora

 Hickman, Craig R. -Talento na Condução nos Negócios - Ed. Makron Books

 IOB – Temática Contábil – vários cadernos

 Coogan, Samuel -Modelos de ABC/ABM -Qualitymark Editora

12