ATIVIDADES DO ADMINISTRADOR

Todo administrador executa muitas coisas que nada têm a ver com administração,
chegando mesmo a gastar bastante tempo com elas. Um gerente de vendas fará uma
análise estatística ou procurará aclamar um cliente importante. Um mestre irá consertar
uma ferramenta ou preencher um relatório de produção. Um gerente de fabricação
redistribuirá os equipamentos da fábrica ou testará novos materiais. Um presidente de
empresa irá reverter os detalhes de um empréstimo bancário ou negociar um grande
contrato - ou passará horas enfadonhas presidindo um jantar em homenagem aos
funcionários com muito tempo de casa. todas essas coisas pertencem a uma ou outra
determinada função. todas eles são necessárias e precisam ser bem realizadas.
Mas são alheias ao trabalho de qualquer administrador, seja qual for sua função ou
atividade, seja qual for seu cargo ou posição. São alheias ao trabalho comum a todos os
administradores, e ao que lhes é peculiar. Podemos verificar isso aplicando a análise
sistemática da administração científica ao trabalho do administrador. Isolando o
trabalho administrativo realizado por esta ou aquela pessoa, dividindo-o em suas
operações componentes básicas, o indivíduo aperfeiçoará seu desempenho como
administrador se aperfeiçoar seu desempenho nessas operações constituintes.
Existem cinco operações básicas no trabalho do administrador. Juntas resultam na
integração de recursos em um organismo ativo e em crescimento.
Um administrador deve, em primeiro lugar, fixar objetivos. Ele determina quais devem
ser esses objetivos, determina quais devem ser as metas de cada área de objetivos,
decide o que precisa ser feito para atingir esses objetivos, e torna-os efetivos ao
comunicá-los às pessoas cujos desempenhos são necessários para atingi-los.
Em segundo lugar, um administrador organiza. Ele analisa as atividades, decisões e
relações necessárias, classifica o trabalho, divide-o em atividades administráveis,
subdivide essas atividades em serviços administráveis, reúne essas unidades e serviços
em uma estrutura organizacional, e seleciona pessoas para administrarem essas unidades
e os serviços a serem executados.
A seguir, um administrador motiva e comunica. Ele forma uma equipe com as pessoas
responsáveis pelos diversos serviços de uma ou várias maneiras: através das diversas
atividades que administra, através de relacionamentos com as pessoas administradas,
através de incentivos e recompensas por um trabalho bem sucedido, através de uma
política de promoção, e através de constante comunicação descendente - do
administrador para seus subordinados - e ascendente.
O quarto elemento fundamental do trabalho de um administrador é a avaliação. Ele
estabelece os padrões de mensuração - e há poucos fatores tão importantes ao
desempenho da organização e de todos dentro dela. O administrador assegura que todo
funcionário tenha seus padrões de avaliação, que estes estejam voltados ao desempenho
da organização como um todo e que estejam, ao mesmo tempo, voltados ao trabalho de
cada um e ajudem o indivíduo a executá-lo. Um administrador analisa, avalia e
interpreta o desempenho de todos. E, novamente, como em qualquer outra área do seu
trabalho, ele comunica o significado e as conclusões das avaliações para seus superiores
e para seus subalternos.
Finalmente, um administrador desenvolve pessoas. A qualidade do desenvolvimento
dos subordinados depende diretamente do seu modo de administrar. Ele dirige as
pessoas ou então as desorienta, aproveita o que têm de melhor ou as asfixia, aumenta
sua integridade ou as corrompe, treina-as para serem dignas e fortes ou as deforma.