Estabelecer SECÇÃO 2

uma parceria

Estabelecer
uma parceria
Capítulo 1: Princípios gerais
Capítulo 2: O acordo financeiro
Capítulo 3: O acordo escrito
SECÇÃO 2 / CAPÍTULO 1
Princípios gerais
51 Colaborar para quê?
57 • A colaboração permite evitar a duplicação de esforços e o consequente desper-
dício de recursos.
73 • A colaboração evita que as organizações concorram entre si pelos recursos e por
visibilidade.
• A colaboração permite que as organi-
zações multipliquem os recursos: por
exemplo, falando a uma só voz, defen-
demos melhor os interesses dos nossos
beneficiários.
• A colaboração permite que as organi-
zações utilizem os recursos de que dis-
põem de forma complementar, para
realizar objectivos comuns que nenhu-
ma delas poderia atingir só por si.
• Ao mais alto nível (“parceria plena”), a
colaboração permite que as organizações criem novos
recursos e ideias que não teriam conseguido criar sozinhas.
Eis alguns dos elementos com que cada uma das organi-
zações pode contribuir para uma relação funcional:
• recursos financeiros;
• recursos materiais;
• competências/conhecimentos;
• ideias;
• relações (influência) com as comunidades, os doadores, os governos ou o sector
privado.
Claro que colaborar exige tempo e empenhamento e, regra geral, quanto maiores são
Secção 2 / Capítulo 1: Princípios gerais 51
os benefícios esperados, maior deverá ser o empenhamento. Não é realista pensar
que todas as relações organizacionais darão origem a uma parceria plena. Um dos
primeiros passos para a criação de uma relação funcional consiste em avaliar a medi-
da em que cada uma das organizações pode e quer estabelecer uma parceria e inves-
tir o grau de empenhamento necessário. Uma relação funcional simples pode ser per-
feitamente satisfatória, mesmo que não implique a criação de novos recursos e ideias,
desde que seja vantajosa para as duas partes.
Princípios que regem a parceria
O PAM definiu um conjunto de princípios, apresentados na Caixa 2, que regem as
suas relações com as ONG:
CAIXA 2
Quadro de parceria PAM-ONG
Objectivos comuns e respeito e confiança mútuos
Os parceiros devem identificar-se igualmente com os programas e partilhar a respon-
sabilidade pelo êxito ou pelo fracasso das actividades do programa, adoptando uma
abordagem comum perante a comunicação social e os doadores.
Concepção conjunta das actividades e adopção conjunta de decisões sobre essas acti-
vidades
A decisão de criar uma parceria efectiva só pode ser tomada se o PAM e as ONG con-
siderarem que podem obter melhores resultados com as suas actividades conjuntas
do que actuando separadamente.
Compromisso de criação e manutenção da parceria
As parcerias não se criam num dia, exigem grandes investimentos de tempo e de
recursos humanos.
Disposição de renunciar até certo ponto à independência, para executar conjunta-
mente os programas.
Compromisso de transparência e responsabilidade
A franqueza e a honestidade são condições indispensáveis para que haja confiança e
para que a relação seja funcional. Uma parceria baseia-se num compromisso de partil-
ha total da informação e no acordo entre os parceiros no que se refere aos processos
de prestar contas aos doadores.
Fonte: Adaptação de Working with ONGs: A Framework for Partnership (Colaborar com
as ONG: um quadro de parceria), documento político, PAM, Roma, 2001.
Devem acrescentar-se a estes outros dois princípios, extraídos do ‘Manual e ferra-
mentas para a construção de Parcerias’’ (2003):
52 Como colaborar com o PAM
Equidade
Qual é o significado de equidade, numa relação em que há grandes diferenças entre
os parceiros em matéria de poderes, recursos e influência? Equidade significa igual-
dade de direitos de negociação e validação dos contributos que não podem ser medi-
dos apenas em termos de valor em dinheiro ou de perfil público.
Benefício mútuo
Uma vez que todos os parceiros devem contribuir para a parceria, todos eles devem
ter direito a beneficiar da parceria. Uma parceria saudável deve contribuir para que
cada um dos parceiros dela derive benefícios específicos, para além dos benefícios
comuns para todos os parceiros. Só assim será possível garantir um compromisso
duradouro dos parceiros e a sustentabilidade da parceria.
O que é que é necessário fazer para que a parceria funcione?
É necessário esclarecer três questões, para estabelecer uma parceria funcional:
Clareza dos objectivos:
• Quais são os objectivos das duas organizações?
• Quais desses objectivos serão abrangidos pela relação de parceria?
• Com que objectivos as duas organizações estabeleceram a parceria: apenas para
evitar a concorrência e a duplicação, ou também com outras expectativas?
Clareza de funções:
• Quem contribui com o quê (este aspecto normalmente é esclarecido no docu-
mento de parceria)?
Clareza de procedimentos:
• Como é que as organizações comunicarão entre si: o que é que deve ser comu-
nicado; por que meios; com que frequência?
• Como é que serão tomadas as decisões?
• Como é que serão discutidas e resolvidas as discordâncias (não esquecer que as
discordâncias são normais em todas as parcerias e que podem contribuir para
encontrar melhores soluções)?
• Como é que as duas organizações farão saber uma à outra se acham que a rela-
ção institucional está a resultar?
Claro que todos estes procedimentos podem ser modificados à medida que a relação
institucional evolui ou quando surgem novas questões. As duas partes devem sentir-
se livres de o fazer, mas em princípio é sempre conveniente debater francamente estas
questões.
Secção 2 / Capítulo 1: Princípios gerais 53
É evidente que todas as organizações e todos os sectores têm as suas próprias prio-
ridades e podem ter alguma dificuldade em aceitar as prioridades do parceiro; porém,
se estes princípios forem respeitados, as divergências e as tensões podem ser discuti-
das abertamente, para chegar a consenso.
Que tipo de parceria existe entre o PAM e as ONG?
As ONG com que o PAM colabora podem ser classificadas em cinco categorias
gerais: (1) grandes ONG internacionais; (2) ONG internacionais mais pequenas; (3)
grandes ONG nacionais que trabalham no seu país de origem; (4) ONG locais; (5)
organizações de base comunitária como associações locais e igrejas locais. O PAM
mantém com estas diferentes organizações relações muito diversificadas, que
podem, no entanto, ser classificadas em três tipos principais: (1) “parceria de coope-
ração”; (2) “parceria complementar”; (3) “parceria de coordenação”.
Estas parcerias não se excluem mutuamente e é mesmo muito provável que coexis-
tam; e se bem que nem sempre sejam observados todos os princípios referidos no
início do presente capítulo, é possível promover a sua observância.
Parceria de cooperação (designada anteriormente por “parceria de execução”)
É o tipo de relação mais comum entre o PAM e as ONG. Os parceiros de cooperação
normalmente são responsáveis pela execução de uma actividade (por exemplo, o trans-
porte, o armazenamento e a distribuição) em nome do PAM, geralmente no âmbito de
uma intervenção de ajuda alimentar concebida pelo PAM. O PAM é responsável
perante o Governo e o Conselho Executivo do PAM é responsável pela intervenção.
Neste tipo de parceria, a ONG geralmente presta um serviço relacionado com a dis-
tribuição dos alimentos e o PAM suporta os custos de prestação desse serviço inco-
rridos pela ONG. A parceria de cooperação é formalizada num Acordo no Terreno
(FLA), concluído entre o PAM e a ONG, em que são claramente especificadas as
responsabilidades das duas organizações, os recursos que devem ser disponibilizados
e por quem (ver Capítulo 3 da presente secção).
A medida em que esta relação evoluirá para um tipo de parceria mais complementar
dependerá em grande medida da capacidade da ONG, em termos de recursos finan-
ceiros e humanos.
Parceria complementar
Numa parceria complementar, o PAM e a ONG podem conceber conjuntamente uma
intervenção, com objectivos comuns e dirigida ao mesmo grupo alvo ou, em alternativa, o
PAM pode prestar ajuda alimentar como um dos elementos de um programa mais alarga-
54 Como colaborar com o PAM
do da ONG, que abrange beneficiários do PAM e que tem os mesmos objectivos do PAM.
No âmbito desta parceria, o PAM e a ONG contribuem com os recursos que cada
uma das organizações está mais bem colocada para disponibilizar. O PAM fornece
produtos alimentares e a ONG recursos não alimentares.
Um exemplo deste tipo de parceria será o caso de
uma ONG que mantém em funcionamento cen-
tros de formação para mulheres aos quais o PAM
fornece alimentos. Prestando ajuda alimentar às
mulheres e às crianças que frequentam os centros,
o PAM está a apoiar o seu grupo alvo de benefi-
ciários. Por outro lado, ao proporcionar um incen-
tivo para que as mulheres frequentem os centros, o
PAM ajuda a ONG prestar apoio a um grupo alvo
de beneficiários mais numeroso.
Um outro exemplo de uma parceria complementar é o “pacote essencial” que o PAM
fornece em parceria com outros organismos das Nações Unidas e com as ONG, que
inclui as seguintes componentes: alimentação escolar, ensino básico, desparasitação e
fornecimento de suplementos de micronutrientes, educação no domínio do
VIH/SIDA, prevenção da malária, promoção da utilização de fogões de lenha amigos
do ambiente e eficientes e projectos de criação de hortas e de plantação de árvores nos
terrenos das escolas. O PAM fornece a componente alimentar do pacote.
Não existe ainda um modelo de acordo de formalização deste tipo de parceria. Nalguns
casso utiliza-se uma versão adaptada do Acordo no Terreno (FLA), em que será neces-
sário especificar os mecanismos de coordenação previstos e como é que serão dividi-
das entre os parceiros as funções de acompanhamento e apresentação de relatórios.
Parceria de coordenação
Numa “parceria de coordenação”, as actividades da ONG e do PAM são executadas
separadamente, mas é vantajoso para as duas organizações partilharem informações
e manterem-se mutuamente informadas sobre as suas actividades.
Este tipo de parceria é especialmente indicado nos casos em que a ONG executa acti-
vidades de sensibilização, mas é também possível quando uma ONG trabalha numa
zona do país e o PAM noutra ou quando a ONG mantém contactos principalmen-
te com um ministério, ao passo que o PAM está mais ligado a outro. Pode ainda ser
útil quando a ONG e o PAM trabalham com os mesmos grupos de beneficiários,
mas não concluíram um acordo formal.
Secção 2 / Capítulo 1: Princípios gerais 55
 SECÇÃO 2 / CAPÍTULO 2

Quadro 1: Características dos tipos de parcerias entre o PAM e as ONG, em

comparação com uma relação comercial

Comercial Cooperação
(Execução)
Complementar Coordenação
O acordo financeiro
Objectivos comuns Não Sim Sim Não necessariamente
Princípios comuns Não Sim Sim Sim
Concepção conjunta Não Desejável Desejável Não
O PAM disponibiliza • fundos • alimentos • alimentos • informação /
normalmente: • fundos • fundos consultoria
• formação • formação
• influência/apoio • influência/apoio

Que custos serão suportados pelo PAM?

A outra organização • serviços • serviços • recursos não • informação /
disponibiliza: específicos, com específicos, sem alimentares consultoria
fins lucrativos fins lucrativos • fundos De um modo geral, o PAM procurará reembolsar todos os custos justificados rela-
• materiais
cionados com o transporte físico da ajuda alimentar do PAM até aos beneficiários e
• formação
• pessoal / com a gestão dessa ajuda. O grau em que o PAM reembolsará os custos relacionados
consultoria com o transporte e a distribuição dos produtos alimentares ou com qualquer outra
técnica
actividade dependerá dos seguintes factores:
Tipo de acordo Contrato Acordo no terreno Versão adaptada Inexistente
do acordo no
• O tipo de intervenção e as actividades para as quais
terreno a ONG pede um financiamento: por exemplo,
conforme as actividades de ajuda alimentar são ou
não complementares em relação a um programa
Outras leituras e referências: existente da ONG.
International Business Leaders Forum (IBLF) e Global Alliance for Improved • A capacidade financeira da ONG.
Nutrition (GAIN). 2003. Manual e ferramentas para a construção de Parcerias. • Os recursos financeiros do PAM – o montante
dos fundos disponíveis.
PAM. 2001. Participatory Techniques and Tools – A WFP Guide. Roma.
A ONG deve ser transparente em relação a quais-
PAM. 2003. Self-Appraisal of World Food Programme Collaboration/Partnership quer outras fontes de financiamento de uma inter-
with NGOs. Escritório Regional (Joanesburgo). venção específica e ao grau em que contribui com os
seus próprios fundos para essa intervenção.
PAM. 2005. WFP’s Relationship with NGOs in 2004. Roma.
O grau de participação da ONG numa intervenção
‘’Working with NGOs: A Framework for Partnership’’ (WFP/EB.A/2001/4-B). deve ser acordado com o escritório do PAM no país antes da execução da interven-
ção. A responsabilidade por cada uma das etapas da cadeia de distribuição da ajuda
alimentar deve ser clarificada antes da assinatura do acordo no terreno11 e claramen-
te definida nesse acordo (ver Capítulo 3 da presente secção, sobre o acordo no terre-
no). O reembolso dos custos será efectuado com base nas disposições do acordo.

_____________________
11. Designado anteriormente pelo nome de Carta de Entendimento (Letter of Understanding, LoU). O acordo no
terreno (FLA) é uma versão normalizada da carta de entendimento, ou seja, um modelo de acordo normalizado em
que são definidas as funções e responsabilidades do PAM e dos seus parceiros de cooperação.

56 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 57


Nas Caixas 3 e 4 descrevem-se em pormenor os custos que o PAM procurará cobrir,
caso esses custos sejam justificados e caso estejam disponíveis os fundos necessários,
bem como os custos que não serão cobertos e em que circunstâncias. Além disso, os
financiamentos do PAM estarão sujeitos a possíveis restrições impostas pelos doadores.
CAIXA 3
Custos que o PAM poderá cobrir
• Pessoal que participa no planeamento, na administração, na execução e no acom-
panhamento da distribuição da ajuda alimentar.
• Aluguer de instalações administrativas, numa localização central ou no terreno,
segurança e seguros, material de escritório, comunicações e custos associados,
directamente relacionados com a função de apoio às operações do PAM*.
• Mobiliário, equipamentos e material de comunicações de escritório, adquiridos ou
utilizados nas operações do PAM, incluindo os custos de transporte, movimentação
e possível regresso desses equipamentos/activos à sua localização primitiva*.
• Custos relacionados com a distribuição física e o armazenamento dos produtos ali-
mentares do PAM, incluindo a mãodeobra, o aluguer e a manutenção dos armazéns.
Este custos incluem também as despesas com fumigação,protecção contra os incên-
dios ou outras despesas e equipamentos relacionados, tais como medidas, balanças,
contentores para distribuição, sacas/receptáculos para reacondicionamento.
• Aluguer, manutenção, seguros e combustível para os veículos utilizados no transpor-
te dos produtos alimentares e no acompanhamento da distribuição desses produtos.
• Custos associados ao reforço da capacidade das ONG locais em matéria de plane-
amento, gestão e acompanhamento da distribuição da ajuda alimentar, quando
directamente relacionados com a operação do PAM em causa, bem como os cus-
tos de formação para esses efeitos.
• Custos de formação, reforço da capacidade, acompanhamento e apresentação de
relatórios relacionados com a aplicação da política de igualdade entre os sexos
definida nos Compromissos Reforçados a favor das Mulheres, na directiva do
Director Executivo Directive ED2003/006 – Revised Standards of Conduct in the
International Civil Service (Directiva ED2003/006 – Normas de Conduta Revistas no
Serviço Civil Internacional) e no Boletim do Secretário-Geral das Nações Unidas –
Special Measures for Protection from Sexual Exploitation and Sexual Abuse
(Medidas especiais de protecção contra o abuso sexual e a exploração sexual).
• Despesas de capital, quando esses activos são utilizados exclusivamente para efei-
tos de distribuição da ajuda alimentar e serviços relacionados e desde que a com-
pra tenha sido previamente acordada com o escritório do PAM no país.
• Uma comissão de gestão de 5%, destinada a cobrir parte dos custos administrati-
vos da Sede da ONG**.
• Em caso de interrupções do fornecimento de produtos alimentares, os custos da
ONG relacionados com as interrupções da intervenção e os custos resultantes do
prolongamento da duração da intervenção em consequência dessas interrupções
em princípio serão cobertos pelo PAM, mas só serão cobertos os custos fixos,
durante um máximo de dois meses.
58 Como colaborar com o PAM
* Se o parceiro está estabelecido no país há vários anos, os custos das instalações administrativas e
do material e equipamentos de escritório utilizados ao serviço de um projecto específico do PAM serão
baixos. Observe-se que esses custos deverão ser calculados em proporção das actividades executadas
pelo parceiro para o PAM no âmbito de um projecto específico.
** Em casos excepcionais em que uma ONG gere as actividades do PAM a partir da sede, a ONG pode
incluir e apresentar à consideração do PAM uma percentagem dos custos da sede, integrando-os nos
custos normais previstos no acordo de reembolso.
CAIXA 4
Custos que o PAM não cobrirá
• Avaliação inicial pela ONG dos custos de uma operação.
• Todos os custos associados a actividades executadas pela ONG em paralelo com as
distribuições da ajuda alimentar, mas independentemente dessas distribuições***.
• Uma comissão de gestão, no caso de:
- a ONG estar a executar um programa distinto, paralelamente à operação – os cus-
tos de gestão devem ser cobertos pelo outro programa;
- quando foi assinado um acordo entre o PAM e a ONG ao abrigo do qual a ONG
está a financiar aspectos específicos da operação.
• Os custos fixos ou quaisquer outros custos, caso as operações do PAM devam ser
encerradas e se a ONG receber uma notificação por escrito 30 dias antes da data
de cessação do acordo (tal como é acordado nos termos do ponto 2.2 do Acordo
no Terreno).
• Veículos ligeiros****.
*** Nesses casos aplica-se uma fórmula de partilha dos custos entre as duas organizações. É necessá-
rio que a actividade e as funções da ONG sejam formalmente reconhecidas e deve haver um acordo
definindo uma eventual partilha dos custos e/ou reconhecendo a contribuição da ONG para um pro-
grama de apoio paralelo ou associado (por exemplo, de nutrição, saúde, saneamento, etc.).
**** Os veículos ligeiros só serão pagos em casos excepcionais e só mediante aprovação prévia do
escritório do PAM no país.
Como é que o PAM obtém financiamentos?
Os doadores oferecem ao PAM produtos alimentares em espécie, numerário desti-
nado a adquirir produtos alimentares e um montante normalizado a utilizar para a
cobertura dos custos operacionais de execução das actividades de ajuda alimentar,
que incluem a distribuição dos alimentos aos beneficiários. O montante recebido
pelo PAM para cobrir os custos operacionais é calculado com base numa fórmula
fixa - x USD/por tonelada -, ou seja, por y toneladas de produtos alimentares o PAM
recebe y vezes x USD/por tonelada, em numerário. Este montante deve ser suficien-
te para cobrir todas as despesas relacionadas com a operação, incluindo os custos da
Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 59
intervenção da ONG. O PAM só pode reembolsar os custos da ONG se conseguir
obter os fundos necessários para o fazer.
O que é que deve ser incluído no orçamento da ONG?
Quando elabora um orçamento, a ONG deve saber que terá de apresentar os seguin-
tes documentos:
• mapas orçamentais 1 e 2 (ver Anexo 1);
• uma justificação do orçamento (para mais pormenores, ver ponto sobre a justi-
ficação do orçamento);
• documento da proposta de projecto (para um exemplo, ver Anexo 2).
Os mapas orçamentais, a justificação do orçamento e o documento da proposta de
projecto devem ser entregues ao PAM simultaneamente.
O orçamento da ONG deve basear-se:
Numa estimativa de custos realista - A estimativa de custos da ONG deve ser preci-
sa, dentro dos limites das circunstâncias conhecidas, pois poderá influenciar os dona-
tivos que o PAM virá a receber. Sempre que possível, recomenda-se que o PAM e a
ONG colaborem na elaboração da estimativa de custos de uma operação.
Numa estimativa de custos proporcional às actividades do PAM com o parceiro - Os
custos estimados de aluguer e funcionamento das instalações administrativas e dos mate-
riais de escritório devem ser proporcionais em todos os casos às actividades do PAM exe-
cutadas em colaboração com o parceiro. Quando a ONG está estabelecida há vários anos
no país, parte-se do princípio de que os custos de aluguer das instalações administrativas,
de materiais, equipamento informático e de comunicações e mobiliário de escritório:
• já existem; e/ou
• foram já imputados a outro projecto do PAM; ou
• a percentagem das actividades executadas para o PAM nas actividades totais do
escritório é baixa em comparação com as que estão relacionadas com outros pro-
jectos do parceiro.
A ONG deve garantir que:
Os custos sejam comparáveis aos de outras actividades executadas no país - A ONG
deve garantir que os custos sejam comparáveis aos de operações e situações semel-
hantes a nível do país. Se bem que o PAM não imponha tarifas, quer no que se refe-
re aos salários, às rendas ou a quaisquer outros serviços, quando analisa o orçamen-
to da ONG compara os custos com os custos normais de operações semelhantes exe-
cutadas a nível local.
Os custos fixos e os custos variáveis sejam calculados separadamente - O montante
reembolsado às ONG é calculado com base numa estimativa dos custos fixos (“cus-
60 Como colaborar com o PAM
tos por unidade de tempo”), a que se adiciona uma estimativa de custos calculada
com base no número de toneladas a distribuir (“custos variáveis”). A ONG deve
preencher as duas secções do mapa orçamental (apresentado no Anexo 1), especifi-
cando os diferentes tipos de custos. Na Secção A são inscritos os custos fixos e na
Secção B os custos variáveis.
Os custos de encerramento sejam incluídos no orçamento - Os custos relacionados
com a fase de encerramento e com o encerramento definitivo de uma intervenção
devem ser também incluídos no orçamento. Se a ONG não puder estimar esses cus-
tos nas fases de concepção e planeamento da intervenção, terá de o fazer antes de que
a intervenção termine.
A justificação do orçamento da ONG deve descrever:
• As actividades da intervenção propostas pela ONG, juntamente com pormeno-
res sobre o pessoal e sobre a forma como foi calculada a estimativa de custos.
• Pormenores sobre as rubricas de equipamento de comunicações e informático e
o respectivo custo.
• Uma previsão das necessidades em termos de deslocações, uma estimativa de
custos das deslocações e o cálculo desses custos.
• Pormenores sobre qualquer iniciativa de formação para a qual é pedido um
financiamento, indicando a quem se dirige a formação, qual é o tema da mesma,
porque é que é necessária e quando é que terá lugar.
• Outras actividades complementares que a ONG se propõe executar, se for caso
disso, e a sua relação com a ajuda alimentar do PAM.
• Quaisquer custos que serão incorridos pela ONG na execução de actividades
complementares relacionadas com as intervenções de ajuda alimentar do PAM.
O ideal será que a ONG e o escritório do PAM no país discutam e analisem conjun-
tamente a justificação do orçamento, para assegurar que sejam incluídas todas as
informações de que o PAM necessita para justificar o seu próprio orçamento. A jus-
tificação do orçamento pode ser integrada na proposta de projecto da ONG (por
exemplo, ver no Anexo 2 o modelo de proposta de projecto da ONG utilizado pelo
escritório do PAM no Zimbabué).
Revisões do orçamento
O PAM considerará a possibilidade de proceder a revisões do orçamento nos seguin-
tes casos:
• Quando há atrasos na chegada dos produtos alimentares.
• Quando há interrupções dos fornecimentos.
• Quando as distribuições se prolongam para além dos prazos previstos inicialmente.
• Quando as distribuições são aumentadas ou reduzidas.
Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 61
Nestas circunstâncias, a ONG deve apresentar um orçamento revisto que reflicta as
alterações verificadas e que inclua os custos suplementares em que incorreu devido
ao atraso ou ao prolongamento da intervenção. A ONG deve utilizar os mesmos
modelos de mapas orçamentais para as revisões do orçamento (ver Anexo 1, no fim
do presente capítulo). Os custos em causa incluirão provavelmente custos com pes-
soal, aluguer de instalações e manutenção, bem como outras despesas inevitáveis e já
comprometidas e custos com equipamentos.
Porém, a ONG deve ter em conta que o PAM se esforçará ao máximo por analisar
e dar resposta a todos os pedidos justificados, mas que a sua capacidade para finan-
ciar operações está directamente relacionada com a atribuição de recursos a uma
intervenção específica. As ultrapassagens de um orçamento podem exigir negociaçõ-
es entre o PAM e os doadores e não há garantias de que o PAM receba os fundos
necessários para cobrir os custos extraordinários.
• No caso específico de interrupções dos fornecimentos: o PAM reembolsará no
máximo os custos fixos equivalentes a um período de dois meses.
• Caso o PAM necessite de encerrar uma operação antes do que estava previsto: o
PAM não reembolsará os custos fixos caso tenha notificado a ONG por escrito
com uma antecedência de pelo menos 30 dias relativamente à nova data de ence-
rramento. Se o PAM não tiver notificado a ONG com essa antecedência, reem-
bolsará no máximo os custos fixos equivalentes a um período de dois meses.
Como é que os custos da ONG são reembolsados?
Adiantamento de fundos para cobrir custos de arranque/aumento da capacidade
As ONG parceiras podem iniciar operações num novo território ou ter necessida-
de de reforçar substancialmente a capacidade existente, para dar resposta a uma
crise. Se for esse o caso, a ONG poderá incorrer em despesas antes de iniciar a dis-
tribuição dos produtos alimentares do PAM e, portanto, tem direito a receber um
adiantamento, para cobrir os custos estimados de arranque da operação. Esses cus-
tos incluirão provavelmente os seguintes:
• aluguer de instalações administrativas;
• pessoal complementar;
• manutenção;
• mobiliário e equipamentos, inclusive de comunicações.
O montante do adiantamento dependerá da duração total prevista de uma intervenção:
• No caso de uma intervenção de seis meses ou mais: será pago um adiantamento
que permita cobrir os custos totais estimados da intervenção da ONG durante
três meses.
62 Como colaborar com o PAM
• No caso de uma intervenção de menos de seis meses: a ONG receberá 30% dos
custos totais estimados da sua intervenção.
Além disso:
• O limite máximo do adiantamento será normalmente de 100 000 USD, a menos
que seja negociado um valor mais elevado com o escritório do PAM no país.
• O adiantamento será pago depois de ter sido recebida a confirmação do finan-
ciamento, mas assim que essa confirmação for recebida será pago rapidamente,
no prazo de 21 dias, tal como se estipula no Acordo no Terreno (as condições
são as que se aplicam ao pagamento de facturas).
• O escritório do PAM no país e a ONG elaborarão um mapa orçamental de
reembolso do adiantamento.
Documentos a apresentar ao PAM para obter o reembolso dos custos
O PAM necessita dos seguintes documentos para efectuar um pagamento à ONG:
• notas de entrega do PAM confirmando a transferência das mercadorias do PAM
para a ONG;
• um resumo das notas de entrega atrás referidas;
• um resumo da entrega e da distribuição para cada uma das instruções de expedi-
ção do PAM;
• uma factura;
• certificação da distribuição pelo sub-escritório do PAM.
Alguns escritórios do PAM exigem que, para que os custos possam ser reembolsa-
dos, seja apresentado juntamente com os documentos atrás referidos um relatório
qualitativo.
Prazos de reembolso dos custos
O PAM normalmente reembolsa os custos no prazo de 21 dias, mediante a apresen-
tação dos documentos atrás referidos e tal como se estipula no acordo no terreno.
Para acelerar o processo de recolha de notas de pagamento e recibos, o PAM aceita-
rá uma declaração de despesas certificada, de modelo a acordar, e na condição de que
todos os originais de todos os recibos e notas de pagamento sejam conservados
durante um período de cinco anos e disponibilizados quando solicitados, inclusive
para efeitos de auditoria.
Se o PAM contestar uma factura
Caso o PAM conteste uma factura ou um extracto de conta, deverá fazê-lo por escri-
to e pagará apenas 75% do valor da factura, no prazo de 21 dias, enquanto aguarda
a clarificação da situação. As facturas seguintes em princípio só serão liquidadas
depois de terem sido resolvidas as questões relacionadas com a factura anterior paga
Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 63
parcialmente ou quando houver acordo no que se refere à resolução da questão liti- Anexo 1: Mapas orçamentais
giosa ou pouco clara.

Atrasos injustificados dos pagamentos e resolução de litígios

Em caso de atrasos excepcionais na liquidação ou de outras queixas relacionadas com
com a aplicação das “Disposições de Partilha dos Custos entre o PAM e os seus
Parceiros de Cooperação”, a ONG começará antes de mais nada por entrar em con-
tacto com o Director no País do PAM. Caso o Director no País não resolva a ques-
tão, a ONG apresentará uma queixa formal ao Director Regional do PAM. Se o
Director Regional não puder resolver a questão, a ONG deverá entrar em contacto
com o Provedor do PAM, cujo nome poderá ser obtido através da Unidade de
ONG, em Roma. As funções do Provedor do PAM são descritas resumidamente no
Anexo 3.

Anexos:
Anexo 1: Mapas orçamentais
Anexo 2: Modelo de proposta de projecto a apresentar ao PAM (modelo utilizado
pelo PAM no Zimbabué)
Anexo 3: Estatuto do Provedor

Outras leituras e referências:

PAM. 2004. Disposições de Partilha dos Custos entre o PAM e os seus Parceiros de
Cooperação. Roma.
PAM. 2004. Payment Guidelines for Implementing Partners. Escritório do PAM no
Sudão, Darfur.

64 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 65

66 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 67
 4.3. PRODUOS (Resultados imediatos):
Anexo 2: Modelo de Proposta de Projecto a apresentar ao PAM – Descrever os bens/serviços a fornecer aos beneficiários no âmbito desta operação, relacionando-os
Exemplo do modelo utilizado pelo PAM no Zimbabué com a ou as causas do ou dos problemas fundamentais.
Indicar os indicadores de desempenho que serão utilizados para avaliar o desempenho no fornecimen-
to destes bens/serviços.

4.4. Beneficiários:
1. Informações gerais
4.4.1. Beneficiários
1.1. Nome da Organização:
4.4.2. Critérios de selecção
2.1. Designação do projecto/programa:
4.4.3. Critérios de exclusão (se aplicável)
3.1. Sector/tipo de projecto/programa:
4.1. Localização geográfica do programa: (país, província, distrito)
Indicar a população que será beneficiada por esta operação e porque é que foi seleccionada como
5.1. Duração do apoio do PAM:(em meses)
população alvo do programa. Descrever os critérios de selecção dos beneficiários, bem como os crité-
6.1. Data de início prevista: (dia/mês/ano)
rios de exclusão (se aplicável). Acrescentar todas as informações relevantes relativas ao grupo alvo
7.1. Data de encerramento prevista: (dia/mês/ano)
(idade, localização, sexo, etc.). Indicar como é que os critérios de selecção têm em conta a igualdade
8.1. Apoio total solicitado ao PAM: (em numerário e em espécie/toneladas)
entre os sexos no acesso aos serviços.
9.1. Estatuto jurídico da organização:
10.1. Participantes: (outros parceiros locais que participam na execução do projecto)
4.5. Principais componentes e actividades:
11.1. Data de apresentação do projecto:
4.5.1. Actividades
4.5.2. Cabaz alimentar
2. Resumo do projecto
Apresentar nesta secção uma breve descrição do projecto. Incluir todos os elementos/actividades e
Descrever as principais componentes do programa e todas as actividades a executar para fornecer os bens/ser-
dados relevantes para a compreensão da operação. Indicar claramente a quem se dirige a operação,
viços identificados.As componentes e actividades devem ser relacionadas com os resultados esperados.
quantificar as tonelagens e os beneficiários, indicar os tipos de mercadorias e a localização geográfica
Descrever em pormenor as rações previstas, por grupo alvo e necessidades alimentares, incluindo o
de execução.
valor nutritivo e as razões que justificam a escolha do cabaz alimentar prescrito.
3. Contexto do projecto
4.6. Processo de execução:
Como é que a operação será executada? Descrever as modalidades de selecção dos beneficiários e de
3.1. Introdução:
distribuição, as disposições logísticas e as etapas e modalidades de acompanhamento e avaliação e de
Apresenta nesta secção uma descrição geral da zona ou zonas de execução, referindo os aspectos geo-
apresentação de relatórios.
gráficos, demográficos, económicos, sociais e culturais, a dimensão de género, bem como quaisquer
outros antecedentes relevantes que expliquem porque é que o projecto é necessário.
4.7. Calendário de execução do projecto:
Apresentar um calendário de execução do projecto, para todas as componentes e actividades.
Fazer uma breve história da presença da organização no país, da sua estratégia global de intervenção e
das suas actividades actuais. Caso seja relevante, referir outros programas executados na mesma zona
4.8. Acompanhamento e avaliação:
de intervenção.
Descrever os procedimentos de acompanhamento e avaliação que o parceiro aplicará durante a execu-
ção e depois do encerramento do programa. Indicar a frequência das acções de acompanhamento exe-
3.2. Explicação do problema:
cutadas pela organização, o acompanhamento de amostras e objectivos, as ferramentas de acompan-
Razão que justifica a intervenção do parceiro e a prestação de apoio a essa intervenção. Descrever os
hamento que serão utilizadas, etc. Métodos de avaliação.
principais problemas identificados, a sua magnitude, prevalência e impacto socioeconómico na zona de
Metodologia de apresentação de relatórios (frequência, conteúdo e datas de apresentação dos relatórios).
intervenção e como é que a intervenção proposta resolverá os problemas identificados. Explicar clara-
mente como é que a ajuda alimentar contribuirá para a realização dos objectivos do programa.
4.9. Riscos e pressupostos:
4.9.1. Factores externos: Identificar os factores exteriores à intervenção: (a) que se devem verificar
4. Descrição do projecto
para que a operação atinja os objectivos identificados a todos os níveis e/ou (b) que podem obstar à
realização desses objectivos.
4.1. IMPACTO (Objectivo global):
Indicar o ou os objectivos globais que a operação se propõe atingir. A descrição deste ou destes objec-
4.9.2. Segurança: Existem regras e procedimentos escritos em matéria de segurança que devem ser
tivos deve ser acompanhada por indicadores, meios de verificação e pressupostos.
respeitados na execução da operação no terreno? De que forma a situação de segurança na zona de
intervenção poderá afectar a realização dos objectivos do programa.
4.2. EFEITO(S) (Objectivos específicos/finalidade):
Indicar o ou os objectivos específicos do projecto em termos de benefícios directos derivados do for-
4.9.3. Integração de outras considerações: Foi tido em conta o impacto da operação do ponto de
necimento dos bens e/ou dos serviços previstos na operação para a população alvo beneficiária. Incluir
vista dos direitos humanos, da prevenção do VIH/SIDA, das questões de género e da protecção do
indicadores, meios de verificação e pressupostos relacionados com os objectivos específicos.
ambiente? Descrever as medidas ou actividades previstas destinadas a integrar estas questões especí-
ficas na operação, caso existam.

68 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 69

5. Estratégia de promoção da igualdade entre os sexos
Descrever a estratégia de promoção da igualdade entre os sexos adoptada pela organização e no pre- Anexo 3: Funções do Provedor
sente projecto. Indicar como é que o projecto contribuirá para melhorar a situação da mulher (se pos-
sível, relacionar as actividades com os Compromissos Reforçados a favor das Mulheres do PAM).

6. Coordenação com as partes interessadas Funções do Provedor

Explicar as medidas tomadas para facilitar a execução do projecto (autorizações, compatibilidade com
a legislação nacional e as normas locais) e, caso seja relevante, a participação em fóruns de coordena- • O Provedor apreciará todas as questões relacionadas com divergências na aplicação das
ção nacionais e locais. “Disposições de Partilha dos Custos com os Parceiros de Cooperação” que forem submetidas à sua
consideração quer pelo pessoal do PAM, quer por uma ONG.
7. Estratégia de encerramento
Descrever a estratégia de encerramento do projecto, caso seja necessário cancelar o projecto antes da • O Provedor só terá em consideração essas questões depois de terem sido analisadas pelo Director
data prevista, ou de encerramento normal, no fim do ciclo de vida do projecto. no País e pelo Director Regional do PAM e de terem sido feitos todos os esforços para resolver as
divergências a esse nível.
8. Orçamento e recursos necessários
Apresentar uma memória descritiva e justificativa dos custos do programa, referindo os custos para os • O Provedor actuará como um catalisador, facilitando a resolução satisfatória das questões; para tal
quais é solicitado o apoio do PAM. submetê-las-á à consideração da Direcção do Departamento de Operações e de outros quadros
directivos do PAM, conforme for necessário para facilitar a resolução da questão.
8.1. Orçamento total da operação: utilizar o modelo de orçamento em anexo.
8.2. Contribuição solicitada ao PAM: • O Provedor apresentará anualmente ao pessoal do PAM e aos parceiros de cooperação um resu-
8.3. Recursos humanos: (suportados pelo orçamento da organização e solicitados ao PAM) mo dos casos que foram submetidos à sua apreciação e do seguimento que lhes foi dado. Esse
8.4. Recursos materiais: (suportados pelo orçamento da organização e solicitados ao PAM) resumo será publicado no boletim noticioso das ONG.
8.5. Recursos logísticos: (suportados pelo orçamento da organização e solicitados ao PAM)

9. Informações sobre a organização

9.1. Designação oficial da Organização, endereço, números de telefone e de fax:
9.2. Pessoa de contacto do programa, número de telefone e endereço de e-mail:
9.3. Objectivos estratégicos/missão da Organização:
9.4. Áreas de trabalho da Organização:

Fazer um breve historial das áreas e dos tipos de operações executadas anteriormente, das áreas de
especialização, da colaboração com outras organizações, das fontes de financiamento anteriores e
actuais e de quaisquer outras informações relevantes para o projecto apresentado.

10. Quadro lógico:

Indicadores Meios Riscos
de desempenho de verificação e pressupostos

IMPACTO

EFEITO(S)

PRODUTOS

ACTIVIDADES RECURSOS CUSTOS

70 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 71

 SECÇÃO 2 / CAPÍTULO 3

O acordo escrito

Que tipos de acordos são celebrados entre o PAM e as ONG?

O acordo no terreno (FLA)

Um acordo no terreno (FLA) é um acordo relativo a um projecto que é elaborado
para cada um dos projectos em que o PAM e a ONG colaboram na distribuição de
alimentos aos beneficiários e para o qual a ONG solicita o financiamento do PAM.
O FLA é elaborado e assinado pela ONG e pelo escritório do PAM no país.

No FLA são definidos:

• os objectivos da parceria;
• as funções e responsabilidades específicas de
cada uma das organizações;
• pormenores relativos às quantidades de produ-
tos alimentares, às rações alimentares e aos
mecanismos de distribuição;
• os requisitos em matéria de gestão financeira e
de apresentação de relatórios;
• os procedimentos de pagamento.

Geralmente, quando a distribuição é efectuada por uma

ONG, as responsabilidades do PAM serão as seguintes:
• desalfandegamento e transporte dos produtos alimentares
para um armazém (ou vários armazéns) no país beneficiário;
• manutenção, fumigação e gestão do armazém em geral;
• movimentação dos produtos alimentares do armazém até
pontos de entrega escolhidos por acordo mútuo (entre o PAM e a ONG);
• informar o PAM com a maior antecedência possível sobre as interrupções da
cadeia de distribuição dos alimentos que prevê ou de que tem conhecimento.

Nos pontos de entrega (que poderão ser o local de distribuição ou uma instalação de
armazenamento distinta), as responsabilidades da ONG são as seguintes:

Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 73

• recepção, armazenamento e movimentação dos alimentos;
• distribuição aos beneficiários;
• acompanhamento e apresentação de relatórios de distribuição.
No Anexo 1 é apresentado um modelo de FLA. Na sequência da consulta anual de
2004 entre o PAM e as ONG, foram apresentadas várias sugestões de melhoria do
FLA destinadas a conferir-lhe mais clareza. Vai ser também efectuada uma avaliação
da aplicação do acordo no terreno.
Memorando de Entendimento relativo às disposições de colaboração – um
acordo global
Ao passo que o Acordo no Terreno é um acordo concluído entre a ONG e o escritório do
PAM no país que diz respeito a um projecto específico, o Memorando de Entendimento é
um acordo mais geral, concluído entre a ONG e a Sede do PAM. O primeiro Memorando
de Entendimento foi elaborado no fim da década de 1990, com o objectivo de ter um efei-
to catalisador para as duas organizações, a nível da Sede e dos países, no sentido de:
• iniciarem contactos formais e regulares;
• trocarem informações, se e quando for caso disso;
• colaborarem em operações no terreno, para o que será necessário assinarem um
Acordo no Terreno (em função da natureza da parceria, ver Quadro 1 do
Capítulo 1 da presente secção).
Memorandos de Entendimento relativos a disposições de disponibilidade
imediata (acordos de disponibilidade imediata)
Com vista a aumentar a sua capacidade de resposta a emergências, o PAM celebrou
acordos de disponibilidade imediata com várias ONG internacionais, bem como
com organizações governamentais e comerciais.
Ao abrigo destes acordos, o parceiro disponibiliza a curto prazo ao PAM pessoal
e/ou equipamento de apoio, em preincípio no prazo de 72 horas. Esses destacamen-
tos têm geralmente uma duração de três a seis meses.
No caso dos destacamentos de pessoal, os indivíduos em causa são seleccionados em
listas elaboradas pelo parceiro e são cedidos ao PAM. Normalmente recebem forma-
ção/instruções do PAM antes de serem destacados.
Qualificações do pessoal destacado
O pessoal requisitado com mais frequência é o das seguintes categorias:
• pessoal de telecomunicações;
• pessoal de logística: chefes de movimento, gestores da frota automóvel, encarre-
gados de armazém, técnicos de operações aéreas, comandantes de porto, chefes
de comboios de veículos, chefes de oficina, mecânicos;
• engenheiros civis.

O Memorando de Entendimento estabelece um quadro global de parceria entre o Pode ser também requisitado pessoal de outras categorias.
PAM e a ONG, definindo de um modo geral:
• as áreas estratégicas em que as duas organizações podem colaborar; Exemplos de pacotes de serviços (pessoal e/ou equipamento de apoio) disponíveis
• as áreas de responsibilidade de cada uma das organizações, que reflectem as suas • apoio de base aos campos (organização e gestão das instalações administrativas,
vantagens comparativas; do alojamento e do transporte do pessoal, da restauração, dos serviços de saúde,
• os recursos com que cada uma das organizações deve contribuir, em termos gerais. etc., de um novo sub-escritório sediado num local onde não estão disponíveis
esses serviços);
CAIXA 5 • transporte terrestre;
• transporte aéreo.
ONG com que o PAM celebrou um Memorando de
Entendimento global Os acordos de disponibilidade imediata são assinados entre a sede do PAM e a sede
do parceiro e geridos pela ALITE (Equipa reforçada de intervenção logística do
Em 2004, o PAM tinha assinado • Caritas Internationalis
Memorandos de Entendimento globais • Catholic Relief Services (CRS) PAM). O acordo define as funções e responsabilidades específicas de cada uma das
com as seguintes ONG internacionais: • Concern organizações, o tipo de assistência que pode ser prestada e as condições aplicáveis ao
• Rede Action Contre la Faim (ACF) • Food for the Hungry International (FHI) destacamento.
• Adventist Development and Relief • German Agro Action (GAA)
Agency (ADRA) • Lutheran World Federation (LWF)
• CARE/US • Movimondo-Molisv
• CARE/Canada • Save the Children US
• CARE/Australia • World Vision International (WVI)

74 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 75

 CAIXA 6 Anexo 1: Modelo de Acordo no Terreno

ONG parceiras de acordos de disponibilidade imediata em 2005

• Danish Refugee Council (DRC)
• Norwegian Refugee Council (NRC)
• Swiss Federation for Mine Action (SFMA)
• RedR Australia

Acordos tripartidos – Acordo entre o PAM, o ACNUR e a ONG

Em situações em que é necessário prestar assistência a refugiados, o PAM colabora
estreitamente com o ACNUR.
• Quando os refugiados são em número inferior a 5 000, o ACNUR fornece pro-
dutos alimentares, bem como artigos não alimentares;
• Quando os refugiados são em número superior a 5 000, o PAM fornece produ-
tos alimentares e o ACNUR fornece artigos não alimentares.

Nos dois casos, são utilizados os serviços de um parceiro de cooperação (geralmen-

te uma ONG) para distribuir os produtos alimentares aos beneficiários. Quando o
PAM participa na operação (ou seja, se o número de refugiados é superior a 5 000),
o PAM e o ACNUR seleccionam de comum acordo a ONG que distribuirá os ali-
mentos e é assinado um acordo tripartido entre a ONG escolhida, o PAM e o
ACNUR.

No acordo tripartido são especificadas as modalidades de distribuição, as responsa-

bilidades do parceiro de cooperação, os requisitos em matéria de apresentação de
relatórios e outras condições gerais, sublinhando sempre que o parceiro deve prestar
contas tanto ao ACNUR, como ao PAM.

Anexos:
Anexo 1: Modelo de Acordo no Terreno.
Anexo 2: Principais elementos de um Memorando de Entendimento global.

Outras leituras e referências:

Para o modelo de um Memorando de Entendimento, ver:
WFP’s Programme Guidance Manual; disponível em CD-ROM. Pode também ser
pedido um exemplar do manual a: PGM.HelpDesk@PAM.org.

Para mais pormenores sobre os acordos de disponibilidade imediata do PAM, ver:

PAM. 2003. Guidelines for Managing Stand-by Partners. Roma. (Ou contactar
ALITE@PAM.org ou a Sede do PAM em Roma).

76 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 77

78 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 79
80 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 81
Anexo 2: Principais elementos de um Memorando de Entendimento Global

Esforços conjuntos
O PAM e a ONG:
• colaboram na avaliação das necessidades alimentares, através de avaliações comuns, se possível,
e caso contrário através do intercâmbio de informação;
• colaboram na promoção da participação da comunidade (e especialmente das mulheres) no pla-
neamento, gestão, distribuição e acompanhamento da ajuda alimentar;
• mantêm consultas regulares sobre as possibilidades de simplificação e consolidação dos transpor-
tes e da logística.

As propostas de alteração das rações a distribuir a grupos específicos serão debatidas e acordadas entre
o PAM e as ONG, em consulta com o Governo e outras partes interessadas.

O pessoal do PAM e das ONG será elegível para participar nos programas de formação de emergência
organizados pelos dois parceiros, na base da partilha dos custos.

Responsabilidades do PAM
O PAM é responsável por:
• mobilizar e entregar os produtos alimentares em pontos de entrega acordados e suportar todos
os custos incorridos nesses pontos;
• mobilizar recursos e pagar às ONG o transporte dos produtos desde os pontos de entrega até ao
local de distribuição, a tarifas previamente acordadas (se o ponto de entrega não coincide com o
local de distribuição);
• esforçar-se por mobilizar recursos em numerário destinados a cobrir os custos relacionados com
a distribuição e o acompanhamento pelas ONG;
• manter as ONG informadas sobre a situação da cadeia de distribuição.

O PAM é responsável perante os doadores pela utilização correcta dos produtos.

Responsabilidades da ONG
A ONG é a principal responsável pela distribuição final e pelo acompanhamento de todos os produtos
alimentares entregues pelo PAM e deve prestar contas por esses produtos. Tem as seguintes responsa-
bilidades:
• distribuir os alimentos equitativamente, com base nas necessidades avaliadas e nos critérios de
elegibilidade estabelecidos e de acordo com as políticas, os procedimentos e os planos aprovados
de comum acordo;
• criar um sistema de informação destinado a fornecer ao PAM informação socioeconómica e nutri-
cional, desagregando os dados por sexo, sempre que possível;
• apresentar periodicamente ao PAM relatórios financeiros e operacionais elaborados de acordo
com o modelo aprovado e com a frequência acordada a nível local;
• disponibilizar a documentação para inspecção e auditoria pelo PAM.

82 Como colaborar com o PAM