Gestão Visual

Cores, símbolos e formas estão tão presentes no nosso dia a dia que muitas vezes nem
percebemos o quanto elas influenciam em nossas decisões diárias.

Comunicações eficazes em poucos segundos são muito valiosas e é por isso que a gestão visual
é tão importante nas organizações.

Podemos definir a gestão visual como uma ferramenta que tem por objetivo uma comunicação
rápida e assertiva e que guia as pessoas para uma ação desejada.

Um olhar atento sobre o que queremos comunicar faz muita diferença neste contexto.
Ou seja, padronizar facilita muito o processo. Organizações que possuem uma
sinalização unificada em todos os seus departamentos conseguem transmitir as
informações de forma mais fácil, pois todos sabem que, independente da linha de
produção, ou do setor, aquele determinado sinal significa atenção, pare ou siga, por
exemplo. Ou que tudo o que está em uma área sinalizada em vermelho está segregado e,
portanto, não deve ser utilizado.

Quando tratamos de resultados, o uso de um quadro de gestão visual é extremamente

útil para compartilhar informações sobre o andamento de um o processo e para isso é
importante entender o que deve estar exposto e levar em consideração de alguns fatores:

Componentes do quadro

 Indicadores: Se o objetivo é acompanhar os resultados do processo, a melhor maneira

de fazer isso é através de indicadores de desempenho. Os mais comuns estão
relacionados a resultados de: Segurança, Qualidade, Custos, Pessoas, Produtividade e
Entrega.
  Planejamento diário/semanal: Podemos encontrar informações sobre o que está
planejado para ser produzido hoje ou para a semana. Desta forma é possível ter uma
previsão
 Plano de ações: é essencial que todos compreendam o que deve ser feito sempre que
os resultados não forem alcançados e até mesmo quando a meta for superada. Planos
de ação podem ser inseridos no quadro de gestão e devem ser acompanhados e
atualizados sempre que necessário
 Outras informações relevantes: Agenda de reunião e informativos relevantes ao
processo. Porém é importante cautela nesse item, o objetivo principal do quadro é o
acompanhamento do processo e compartilhamento de informações sobre ele de
forma visual. Sendo assim, somente as informações importantes para cumprir esse
objetivo devem fazer parte dele. Cuidado com excessos!

Fatores a serem considerados

 Simplicidade: as informações devem estar expostas de uma maneira simples e direta

para que qualquer pessoa seja capaz de entender tanto o que está sendo medido
quanto se o resultado está ou não positivo para o processo. A simplicidade também
deve estar presente para quem é responsável pelo seu preenchimento, não devemos
demorar muito tempo para reportar um resultado.
 Visibilidade: é importante que os resultados sejam visíveis de uma certa distância. A
necessidade de se aproximar muito do quadro pode dificultar a compreensão durante
uma reunião ou passagem de turno, por exemplo.
 Uso de cores: sempre que possível, use cores para destacar os resultados. O verde
indica o atingimento das metas e o vermelho pode representar uma zona de risco.
Desta forma, intuitivamente, mesmo desconhecendo o processo em detalhes,
qualquer um é capaz de identificar o seu estado.
 Pertencimento: os quadros precisam trazer a sensação de pertencimento para a
equipe que o gerencia e devem retratar a sua realidade com indicadores e
informações relevantes para quem irá utilizá-los. Ou seja, quando estamos no que
chamamos de "chão de fábrica" o mais comum é desdobrarmos indicadores
estratégicos em objetivos específicos para a equipe em questão, assim todos
caminham na mesma direção e sabem identificar a sua influência sobre um objetivo.
 Formato: podemos encontrar quadros com preenchimento manual ou automático. Os
automáticos tendem a serem mais fáceis de preencher e gerenciar, mas devemos
tomar cuidado em relação a sua forma de apresentação e entendimento dos dados.
Em alguns casos, é valido iniciar os quadros com preenchimento manual para trazer a
sensação de pertencimento e simplicidade, como já citado, e ir migrando para os
dados automáticos uma vez que a equipe já esteja madura para entender
rastreamentos mais complexos.
 Frequência: é preciso que todos tenham clareza sobre a frequência de
acompanhamento e registro dos dados do quadro de gestão. Estes devem ser
mantidos sempre atualizados para que qualquer pessoa que transite pela área possa
consultar o estado do processo. O ideal é ter sempre resultados diários para manter a
equipe motivada na entrega.

O uso do quadro de gestão visual, através de reuniões de gerenciamento diário, permite uma
comunicação efetiva e ações rápidas em caso de identificação de problemas.

Esta é uma importante ferramenta de melhoria contínua nas organizações e praticada por
aqueles que possuem a filosofia Lean implementada nos seus processos.