Padronização da organização dos documentos

DIGITALIZAÇÃO

Antes de arquivar, digitalize os documentos para facilitar a

localização das informações e evitar buscas generalizadas
nos arquivos.

CLASSIFICAÇÃO

Coloque as etiquetas nas pastas para identificar os tipos de

documentos de acordo com a espécie, gênero/ formato ou
assunto.

CLASSIFICAR DOCUMENTOS: PADRÕES E ESTRATÉGIAS

A classificação de documentos é o processo aplicado para

organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a
localização dos documentos em papel e no formato digital.

As empresas podem aplicar seus próprios padrões para a

classificação dos documentos movimentados no dia a dia,
porém, existem alguns pré-definidos que contemplam
praticamente todos os tipos de informações empresariais.
Confira a seguir os padrões mais utilizados para classificar
documentos e torne o processo de arquivamento da sua
empresa mais eficiente e produtivo!

Padrões para classificar documentos

Estes são os 4 padrões mais utilizados para classificar documentos:

Espécie

Classificação do tipo de documento com base na origem das informações e na

finalidade de uso.

Uma “Ata de Reunião”, por exemplo, registra os acordos e decisões

estabelecidos para a execução do planejamento estratégico, com a definição de
prazos de conclusão e a delegação de responsabilidades aos envolvidos.
Já uma “Ordem de Serviço” é um documento de origem técnica e/ou
administrativa que autoriza a realização de um serviço e contém a descrição do
que deve ser feito, servindo como base de dados ao prestador. Outros
exemplos de espécies de documentos: “laudos”, “petições”, “recibos”.

Gênero/formato

Representação do documento no formato impresso ou digital.

Quando a mesma informação é transmitida em formatos diferentes, é
importante classificar os documentos de acordo com o tipo de conteúdo e os
respectivos suportes para sua reprodução.
Os textos (impressos e digitais), gravações em áudio, vídeos, gráficos e
planilhas são exemplos de gêneros/formatos de documentos.
Assunto

Dependendo do tipo do documento é fundamental classificar se o conteúdo

pode ser divulgado sem restrições ou se contém informações sigilosas a serem
administradas por departamentos específicos.
É por exemplo, o caso de fichas de cadastro, que registram informações
confidenciais dos funcionários e clientes.
Quando o assunto de um documento for “sigiloso”, o mais indicado é sinalizar
esta restrição de acesso (com uma etiqueta ou utilizando envelopes e pastas
em cores exclusivas), além da escolha de um local estratégico para armazenar
o documento.
Relevância

É a classificação dos documentos de acordo com o estágio de produção e/ou

com a frequência de uso na execução dos processos administrativos.
Alguns tipos de documentos exigem mais tempo de pesquisa e apuração de
dados para serem concluídos, bem como os que dependem de “aprovações”
e/ou aguardam análise técnica/jurídica.
Para os documentos em fase de elaboração a dica é simples: inclua lembretes
no próprio envelope ou pasta descrevendo o estágio do processo, as
informações que ainda precisam ser incluídas e o prazo limite para concluir a
elaboração dos documentos.
(Imagem: Freepik)
Esses são os padrões mais utilizados para classificar documentos e facilitar a
localização de dados em meio ao fluxo de informações empresariais.
Caso sua empresa tenha um grande volume de documentos arquivados, uma
sugestão é utilizar a “relevância” para classificá-los, diferenciando os
documentos mais utilizados na execução dos serviços para reduzir o tempo de
busca e garantir mais produtividade.
Leia o artigo “Dicas para arquivar documentos depois da digitalização” e saiba
como melhorar o aproveitamento do espaço físico no escritório guardando
documentos de forma segura e estratégica.
CONTROLE DE ACESSO

Defina políticas de uso dos documentos para evitar perdas e

desorganização dos arquivos.

ATUALIZAÇÃO

Organize os documentos de acordo com a frequência de uso,

separando os concorrentes, dos intermediários, e
permanentes.