ARQUIVOLOGIA

Etapas do Arquivamento de Documentos

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ETAPAS DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

ETAPAS DO ARQUIVAMENTO

• Inspeção;
• Estudo;
• Classificação;
• Codificação;
• Ordenação;
• Guarda dos documentos.

DIRETO DO CONCURSO
1. (CESPE-UNB/ANTAQ) As operações de arquivamento são inspeção, estudo, classifica-
ção, codificação, ordenação e guarda dos documentos. CERTO

Inspeção
Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se eles se des-
tinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou
pela observância de uma rotina preestabelecida.

Obs.: durante a rotina, o arquivista recebe periodicamente documentos para arquivamen-

to, a partir dessa grande circulação de documentos pode ocorrer que algum deles
seja indevidamente encaminhado para essa área. A inspeção confirma que cada
documento esteja resolvido e deva ser arquivado. Caso a inspeção confirme que o
arquivo não está pronto para arquivamento ou simplesmente não deva ser arquivado
ele deve ser devolvido para o remetente.

DIRETO DO CONCURSO
2. (CESPE-UNB/EBC) A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento.
Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo
se destina ao arquivamento. CERTO
5m
ANOTAÇÕES

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Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá
ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas refe-
rências cruzadas (referências a outros documentos que versam sobre o mesmo assunto).

Obs.: a análise dos antecedentes é importante para verificar a possibilidade de o novo do-
cumento estar relacionado a outros documentos já arquivados e que provavelmente
na hora de desarquivar seja preciso de todos juntos. As referências cruzadas por sua
vez relacionam o novo documento com outros documentos sobre o mesmo assunto
e permitem a consulta de todos juntos caso necessário.

DIRETO DO CONCURSO
3. (CESPE-UNB/CETURB-ES) A leitura de cada documento, feita para atribuir ao registro
documental a entrada e a existência de antecedentes, é operação de arquivamento de-
nominada estudo. CERTO

Classificação
Concluído o estudo do documento, o arquivista passa a etapa de classificação, que con-
siste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A
classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é
indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que
recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.

Obs.: em arquivologia, a palavra classificação possui vários significados, a depender do

contexto que se está. Ela está relacionada à atribuição de grau de sigilo, separação
de documentos por área no protocolo, análise dos aspectos de cada documento /
arquivo etc.

– A etapa de classificação no recebimento do documento é caracterizada pela forma-
lização das informações identificadas na etapa de estudo.
10m
ANOTAÇÕES

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DIRETO DO CONCURSO
4. (CESPE-UNB/SEE-DF) A classificação define a organização física dos documentos
arquivados.

Codificação
Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos corresponden-
tes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.

Obs.: na teoria arquivística o ideal seria a codificação ocorrer na entrada do documento na

instituição. Não ocorrendo, este se torna o momento.

DIRETO DO CONCURSO
5. (QUADRIX/CRM-PR) A operação que consiste na verificação do código numérico atri-
buído ao assunto de que trata o documento e na aposição do referido código no canto
superior direito da primeira folha do documento recebe o nome de
a. Inspeção.
b. Codificação.
c. Produção.
d. Seleção.
e. Ordenação.

6. (CESPE-UNB/CETURB-ES) A operação de apor, nos documentos, símbolos que corres-

pondem ao método de arquivamento adotado (letras, números, letras e números e cores)
denomina-se protocolo. ERRADO

Ordenação
É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas.
Nessa operação, os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classifica-
dores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias.
15m
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Obs.: antes de colocar os documentos efetivamente no lugar onde eles vão ficar, realiza-se
a ordenação para facilitar a realização da guarda.

DIRETO DO CONCURSO
7. (CESPE-UNB/SEE-DF) Ordenação é uma fase posterior à classificação dos documentos.
CERTO
Guarda
É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da aten-
ção dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do traba-
lho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja “guardado”
dentro do móvel.

Obs.: na bibliografia as etapas anteriores à guarda são denominadas intelectuais, pois há

o planejamento. A guarda seria a parte física, colocando efetivamente no seu de-
vido lugar.

DIRETO DO CONCURSO
8. (CESPE-UNB/DPF) A organização de documentos de arquivo envolve a classificação, a
ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são operações intelectuais e
o arquivamento, uma operação física. CERTO

9. (CS-UFG/IF-GO) O processo de arquivamento de documentos tem início na operação de

inspeção do documento e finaliza na sua guarda. Entre essas duas etapas são realizadas
as operações a seguir:
I – Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II – Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da cate-
goria de assunto sob a qual sejam recuperados.
III – Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência
de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
IV – Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codifica-
ção dadas.
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A ordem correta em que essas operações são realizadas é:

a. I, II, IV e III.
b. II, III, I e IV.
c. III, II, I e IV.
d. IV, II, III e I.

COMENTÁRIO
Etapas do arquivamento:
1. Inspeção;
2. Estudo;
3. Classificação;
4. Codificação;
5. Ordenação;
6. Guarda dos documentos.

GABARITO
1. C
2. C
3. C
4. C
5. b
6. E
7. C
8. C
9. c

�Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a aula
preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda.
A presente degravação tem como objetivo auxiliar no acompanhamento e na revisão do conteúdo
ministrado na videoaula. Não recomendamos a substituição do estudo em vídeo pela leitura exclu-
siva deste material.
ANOTAÇÕES

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