GESTÃO DE TEMPO

Gestão de tempo e Organização

Quem nunca teve aquela sensação de trabalhar o dia inteiro e, no fim do dia, perceber que ainda
restam muitas tarefas pendentes? Ou, quando chega o final de semana, você percebeu que muitas
das coisas importantes que deveriam ter sido feitas, ficaram – mais uma vez – para a semana
seguinte? Se esse é o seu caso, com certeza este artigo poderá te ajudar de alguma forma. E, se
você é da área de vendas, mais ainda.

Afinal, é muito comum encontrarmos pessoas com dificuldade de organização e gestão de tempo
na área de vendas. Isso acontece porque herdamos do modelo de vendas tradicional o “mito” de
que um bom vendedor é ótimo com pessoas e ruim com processos. É um resquício do modelo
de vendas tradicional. Assim, o perfil do bom vendedor é aquele mais comunicativo, com ótima
lábia e muitos amigos, mesmo que seja mais bagunçado, certo? Errado!!

Você, que acompanha o blog, sabe que um bom vendedor precisa

de disciplina, organização e técnica. E não só para ter ótimos resultados, mas para ser, enfim,
um bom vendedor. Portanto, ele ou ela devem ser conscientes de uma boa organização e gestão
de tempo. não é diferente.

1 Gestão de tempo exige priorização!

Antes de mais nada, um ponto importantíssimo para realizar uma gestão de tempo eficiente é
saber quais tarefas devem ser priorizadas.
Para isso, precisamos definir critérios de priorização das atividades. Normalmente, esse é
o primeiro passo para quem trabalha muito e, no fim do dia, ainda tem muito trabalho ainda
a ser feito. Essa sensação de “pouco tempo” é decorrência de muito tempo dedicado em
tarefas não prioritárias. Ou seja, é aquela velha história: “Não há nada tão inútil quanto fazer
bem algo que não deveria ter sido feito”, já diria Peter Drucker (1909-2005), o “pai” da
Administração.
 GESTÃO DE TEMPO
2 Gestão de tempo do que é importante e do que é urgente
Então, uma ferramenta simples e fácil de usar para a priorização de tarefas é a Matriz de
Eisenhower. A matriz se resume em entender a importância e a urgência das atividades para
decidir o que será feito. Primeiramente, deve-se entender a diferença entre importante e urgente.

Importante:

Tarefas importantes são aquelas que contribuem diretamente para os seus objetivos e,
normalmente, possuem um prazo maior para entrega. Ou seja, não precisam de atenção imediata.
Contudo, precisam ser realizadas! Então, com um bom planejamento e execução, a entrega é
feita com qualidade. Se não for planejada, a tarefa importante fica para última hora e se
torna urgente.

Urgente:

Tarefas urgentes normalmente exigem atenção imediata, pois – se não resolvidas rapidamente –
podem ter consequências nada agradáveis. A urgência também pode acontecer em função de um
prazo estabelecido que está (muito) próximo.

3 Gestão de tempo e a matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é uma excelente ferramenta para a gestão de tempo e para a construção
de processos organizados. Em resumo, ela é dividida em quatro quadrantes. Vamos entendê-los
aos poucos
 Matriz de Eisenhower

Q1 – Importante e Urgente: Faça agora!

Se é uma tarefa importante, contribuindo diretamente com seus objetivos, e urgente, com prazo
definido ou consequências graves se não resolvida, só há uma solução. Pare o que está fazendo e
resolva o problema imediatamente! Afinal, deixar de dar atenção para o que é importante e
urgente pode fazer com que você perca ainda mais tempo. Porque no futuro você terá que lidar
com as consequências e ainda continuar distante dos objetivos estabelecidos

Q2 – Importante e Não Urgente: Decida quando fazer, mas faça!

Se a tarefa é importante e não urgente, programe a resolução na sua agenda. Pois, se não deixar
programado, é grande a chance de você esquecê-la e ela se tornar urgente! Portanto, assim que
receber uma demanda que é importante e não urgente, faça o seguinte. Pare o que está fazendo,
decida quando irá fazer, e programe em sua agenda. Aqui vale utilizar ferramentas como Google
Calendar, Trello, Evernote. E, quando terminar, volte sua atenção para o que estava fazendo,
normalmente.

Q3 – Não importante e Urgente: faça no menor tempo ou delegue

Isso significa que aqui existe uma atividade emergencial que precisa ser resolvida em um curto
espaço de tempo. Contudo, ela não necessariamente vai contribuir com os seus objetivos e metas.
Então, a dica que eu dou é a seguinte: se a tarefa demora até 2 minutos, pare o que está fazendo
e faça. Livre-se disso o quanto antes! Lembre-se que, por mais que a tarefa não seja importante,
ela é urgente. Assim, ela pode ter consequências se não for resolvida logo, não é? Mas, se a
resolução demorar mais do que 2 minutos, delegue para outra pessoa. Finalmente, se a tarefa não
contribui com o seu objetivo e é urgente, certamente estará atrelada com o objetivo de outra
pessoa, que precisará priorizar a tarefa neste momento.

Q4 – Não é importante e nem urgente: elimine!

Simples assim. Este quadrante não exige muita explicação. Mas adivinhem só onde as pessoas
passam a maior parte do tempo? Aqui mesmo: na internet. Redes como Facebook, aplicativos
como WhatsApp, e-mails marketing, YouTube etc. Tudo isso pode ser uma distração. Portanto, tire
da sua vida tudo aquilo que não contribui com os seus objetivos! E, assim, você verá como a
sensação de produtividade e dever cumprido no final do dia virá a galope!

Bom, agora que você já conhece a matriz de Eisenhower, mantenha sempre um olho na luz do
“importante e urgente”. Quando vê-la piscando, já se pergunte: “Isso é importante e urgente? O
que devo fazer agora?”. Seja feliz e, claro, organizado e com tempo de sobra!
4 Gestão de tempo e o GTD

O planejamento de agenda é utilizar o método GTD (Getting Things Done!)

Em bom português, GTD quer dizer Fazer o que tem que ser feito!

Entender o conceito de priorização de tarefas também é essencial para um bom

planejamento de agenda.
Essa é outra rotina importantíssima para a gestão de tempo.

Porque se você não fizer um bom planejamento da sua agenda, é muito provável que lide o
tempo inteiro com situações importantes e urgentes, Afinal de contas, você não se
programou para executar as atividades no tempo devido, não é?
 COMO UTILIZAR O MÉTODO GTD!

1. Coletar
Anote tudo o que você precisa fazer na semana. E quando eu digo tudo, é tudo mesmo. Sem
filtros. Anote obrigações, ideias, coisas que você quer fazer no seu tempo livre. Lembre-se de
visitar sua família e qualquer coisa que precise da sua atenção. Este é o momento de
tirar da sua cabeça qualquer preocupação e colocar no papel. Além de aliviar a sua mente
para ter a tranquilidade de que tudo está ali, será ainda mais fácil de organizar para executar as
ações

2. Processar
Nesta etapa, vamos organizar as atividades que coletamos e decidir o que fazer com elas. Por
exemplo, usar a matriz de Eisenhower é uma excelente ideia. Assim, você
vai perceber que muitas coisas serão eliminadas, algumas delegadas, e outras serão priorizadas
para serem feitas o quanto antes. Finalmente, outras serão
programadas para serem feitas ao longo da semana e/ou do mês. Simples, não?

3. Organizar
Organize suas tarefas em projetos. Por exemplo: 1-Trabalho, 2-Viagens, 3-Vida pessoal. Separe por
pastas e/ou blocos. Desta forma, as coisas ficarão mais fáceis de serem encontradas e isso facilitará
a verificação do que precisa ser feito em cada um dos projetos.

4. Revisar
Revise sua programação ao menos uma vez por dia para garantir que tudo aquilo que planejamos
foi executado. Caso não tenha
sido, garanta que tenha sido realocado. E, sempre que perceber que uma tarefa ficou para trás,
não esqueça de definir uma nova data para a execução. Lembre-se sempre que,
quanto mais adiamos, mais próximo de se tornar urgente a tarefa fica!
Então, como o planejamento é normalmente feito uma vez por semana, é importante olhar todos
os dias quais são os compromissos do dia seguinte, para evitar ruídos de horários e atrasos
desnecessários.

5. Fazer
De nada adianta um bom planejamento se não há execução, certo? Agora que já está tudo
planejado, é hora de colocar a mão na massa e se tornar uma máquina de produtividade!