Kanban

o que é e como usar em

seus projetos
Kanban pode ser traduzido do japonês como “sinal”, “aviso”
ou “quadro de avisos”, e é usado como um método para
indicar a “capacidade de trabalho disponível” na produção.
Também relacionado à metodologia ágil, surgiu na japonesa
Toyota, com o objetivo de ser usado como um método
de agendamento de atividades para dizer o que produzir,
quando produzir e quanto deve ser produzido.

Entre outros benefícios, ele ajuda a eliminar gargalos de

produção, ao identificar os momentos em que o fluxo
de trabalho fica mais lento, preparando toda a linha de
produção para otimizar o fluxo como um todo ao entender
os processos que compoem cada etapa dele.

Se você tem interesse em aprender como usar o método

Kanban de forma eficiente no seu negócio, produzindo os
resultados citados acima, nós do Flowup preparamos este
conteúdo para lhe ajudar.
Sumário

Uma introdução ao método Kanban.......................................................... 5

O que é o método Kanban.............................................................................. 6

O conceito de fluxo............................................................................................ 9

Princípios e práticas base do método Kanban.................................... 11

Os 4 princípios básicos do Kanban........................................................... 12

As 6 práticas básicas do Kanban............................................................... 14

Conclusão.............................................................................................................23
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Boa leitura!
Entendendo o Kanban

Uma introdução ao
1 método Kanban
Tudo começou na década de 40, quando Taiichi Ohno desenvolveu
o primeiro método Kanban para ser aplicado nas linhas de produção
da automotiva japonesa Toyota. Ele foi criado como um método de
planejamento simples, com o objetivo de controlar e gerenciar a mão
de obra e inventário durante todos os estágios de produção de forma
otimizada.

A necessidade de desenvolver o método Kanban surgiu dos índices

inadequados de produtividade e eficiencia da Toyota comparados aos
seus rivais americanos. Com este método, a Toyota atingiu flexibilidade
e eficiência em um sistema de controle de produção que aumentou
produtividade, além de causar redução de custos em todos os processos
de trabalho envolvidos.

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Entendendo o Kanban

O método Kanban busca controlar toda a linha de produção, do

fornecedor ao consumidor. Através dele, podemos evitar interrupções no
fornecimento, assim como excesso de estoque de mercadorias em vários
estágios do processo de produção.

Ele também pode ser usado da mesma forma para auxiliar na sua gestão
de projetos, ao identificar processos que precisam de mais tempo para
serem realizados, podendo concentrar mais mão de obra neles, e evitar
que outros membros da equipe fiquem sem trabalhar, aguardando
atividades mais complexas de outras etapas do projeto serem concluídas.

Sua gestão de pessoas também pode ser afetada pelo Kanban, ao

otimizar a produtividade da sua equipe em diversos projetos ao
mesmo tempo. O que irá permitir um processo mais fluido em seus
projetos, otimizando tempo, reduzindo custos diretos e indiretos, e,
consequentemente, aumentando seu lucro real por projeto.

O que é o método Kanban

Embora tenha sido criado por Taiichi Ohno, foi David J. Anderson
o primeiro a usar este método para processos de trabalho de
conhecimento, na área de desenvolvimento de softwares em 2004. Em
2010, ele escreveu o livro “Kanban: Successful Evolutionary Change for
Your Technology Business”, que é considerado o guia mais compreensivo
para usar o método em processos de trabalho de conhecimento.

David sugere que o “Kanban não é uma metodologia do ciclo de vida do

projeto, ou de gerenciamento de projetos em si. Ele exige que alguns

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Entendendo o Kanban

processos de trabalho já estejam acontecendo, para então aplicar o

método e seguir alterando e otimizando gradualmente os processos do
fluxo de trabalho.“

O método Kanban busca causar mudanças evolutivas na sua gestão de

forma não disruptiva. Ao implementar pequenas mudanças, ao invés
de grandes mudanças, o risco da sua equipe apresentar resistências é
menor. A abordagem evolutiva do método leva a pouca ou nenhuma
resistência da sua equipe ou das partes interessadas.

O primeiro passo é criar o seu quadro Kanban para visualizar o fluxo de

trabalho. Você precisará apenas de um quadro branco e alguns postites,
caso deseje usar um quadro físico; ou você pode criar seu quadro usando
ferramentas de gestão digitais como as oferecidas pelo Flowup.

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Entendendo o Kanban

Em um quadro Kanban clássico, como o mostrado acima, você terá

apenas três colunas.

Novas
Esta coluna lista as tarefas que ainda não começaram,
também conhecida como “backlog”.

Em andamento
Consiste nas tarefas que estão atualmente em progresso.

Finalizadas
Consiste nas tarefas que foram concluídas.

Esta simples visualização leva à transparência quando a distribuição do

trabalho e gargalos de produção, se existir algum. Você também pode
representar fluxos de trabalho mais complexos no seu quadro Kanban,
assim como focar em partes específicas do fluxo para identificar gargalos
com o objetivo de eliminá-los. Vamos falar sobre isso mais a frente.

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Entendendo o Kanban

O conceito de fluxo
No coração do método Kanban está o conceito do “fluxo”. Isto quer dizer
que todos os cards do seu quadro devem seguir pelo fluxo da forma mais
fluida possível, sem grandes esperas ou obstáculos. Com esse objetivo,
tudo o que interromper uma rotina fluida de trabalho deve ser examinado
criticamente. O Kanban tem diferentes técnicas, métricas e modelos, e,
caso estes sejam aplicados continuamente na sua rotina de trabalho,
podem levar a uma cultura de melhorias contínuas.

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Entendendo o Kanban

O conceito de fluxo de trabalho como algo que realmente deve fluir

de forma contínua, sem obstáculos e esperas, é algo que irá aumentar
drasticamente sua entrega de resultados, o ciclo de vida do seu projeto,
e a qualidade dos produtos e serviços entregues; além de aumentar a
velocidade que seus clientes e colaboradores lhe dão feedback do que
está sendo concluído.

Estes aspectos citados acima são abordados em detalhes no livro

“Actionable Agile”, de Dan Vacanti. Adiante vamos explicar alguns
conceitos e técnicas que irão proporcionar esses benefícios.

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Entendendo o Kanban

Princípios e práticas
2 base do método Kanban
Por mais simples que seja o método Kanban, ainda é preciso seguir uma
série de princípios e práticas para que ele traga os resultados desejados
ao seu negócio. Você pode implementar o método sem seguir estes
princípios e práticas, porém, isto não irá lhe dar a certeza de que os
resultados buscados ao implementar o método serão alcançados.

Esses princípios permitirão que o uso do método Kanban evolua com o

tempo no seu negócio, incrementando gradualmente os seus fluxos de
trabalho e seus resultados sem causar disrupção em sua equipe e nos
processos e resultados atuais da sua empresa.

Seguir estes princípios e práticas permitem a você usar o método Kanban

com sucesso para maximizar os benefícios que ele pode trazer aos

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Entendendo o Kanban

processos em seu negócio.

Estes são os princípios e práticas base do método Kanban:

Os 4 princípios básicos do Kanban

1. Comece com o que estiver fazendo agora

A importância de não mudar o seu fluxo de trabalho atual é muito
enfatizada ao implementar o método. O Kanban deve ser aplicado ao
fluxo de trabalho existente, e qualquer mudaça que for vista como uma
melhoria, ocorrerá gradualmente no tempo e rítimo da sua equipe, para
que eles sintam-se confortáveis e incorporem as mudanças feitas.

2. Concorde em buscar mudanças incrementais

com o objetivo de evoluir e otimizar
Mudanças nem sempre são bem vindas, e nós, como seres humanos,
tendemos a resistir estas mudanças pelo medo que o desconhecido
traz. Por isso, o Kanban também enfatiza que toda mudança no fluxo de
trabalho deve ser realizada de forma incremental e gradual, para que a
sua equipe sinta-se confortável com elas e as mesmas sejam absorvidas
pela sua empresa.

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Entendendo o Kanban

3. Inicialmente, respeite as funções atuais da

sua equipe, reponsabilidades e cargos
Diferente de outros métodos, o Kanban não impões mudanças na
organização da sua equipe. Portanto, você não precisa mudar sua
estrutura organizacional, que pode estar com uma boa performance.
É preciso confiar na sua equipe para que ela naturalmente incorpore
as mudanças organizacionais necessárias. Seguir estes três primeiros
princípios irá ajudar sua equipe a superar a resistência natural e o medo
de sair da zona de conforto naturalmente encontrados em iniciativas que
buscam mudar algo na cultura organizacional da empresa.

4. Encorage atos de liderança em

todos os níveis de trabalho
O Kanban também encoraja um desenvolvimento contínuo em todos os
níveis organizacionais da sua empresa, inclusive, fomentando a ideia de
que atos de liderança não precisam vir apenas de gestores, sêniors ou
dos níveis mais altos da empresa.

Isto é evidenciado em todas as organizações que aplicam este princípio.

Estimular atos de liderança em todos os níveis da sua empresa pode
trazer melhoras contínuas nos processos e fluxos de trabalho, que irão
otimizar continuamente a forma como você entrega seus produtos e
serviços.

Nós do Flowup acreditamos que este é um ponto de extrema

importância, geralmente deixado de lado pelos gestores, o que limita
muitas empresas de colherem os frutos associados a estimular atos de
liderança em todos os níveis organizacionais.

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Entendendo o Kanban

As 6 práticas básicas do Kanban

1. Visualize os fluxos de trabalho

Aqui no Flowup descobrimos um valor muito grande em algo simples:
visualização. O passo fundamental a ser dado para implementar o
Kanban na sua empresa é focado em criar uma forma simples e rápida
de visualizar o seu fluxo de trabalho. Damos o nome de “quadro” a esta
estrutura que nos permite criar essa visualização. Ele pode ser um quadro
físico ou virtual, como o gerenciador de tarefas encontrado no Flowup.

Dependendo da complexidade que envolve processo de trabalho, seu

quadro pode ser simples ou bastante elaborado.

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Entendendo o Kanban

Com o uso de um quadro virtual, você poderá implementar várias

informações em seu quadro Kanban que facilitarão o uso do método.
Atribuir responsáveis diretamentes nos cartões de cada tarefa, criar
quadros ilimitados por projetos (quadros físicos estão limitados ao espaço
físico que você tem disponível), além de muitos outros benefícios que não
estão sujeitos às limitações físicas encontradas ao usar ferramentas como
postites em quadros reais.

De início, para manter a implementação do método simples, é importante

que você faça um quadro Kanban básico e incremente o design dele
gradualmente - seguindo as informações que estamos lhe apresentando
neste conteúdo.

2. Limite o trabalho em andamento (LTA)

A maior parte das equipes e especialistas se envolve muito em “multi-
tasking”, que significa fazer várias tarefas ao mesmo tempo. O método
Kanban gradualmente irá educar a sua equipe a finalizar as atividades
em andamento prioritariamente antes de iniciar novas atividades. Isso
garante que essas atividades concluídas gerem o valor associado a elas
continuamente ao longo do tempo e, em alguns casos, ainda permitam o
início de algumas atividades que estejam dependendo delas.

De forma simples, os limites de trabalho em andamento (LTAs), são

a quantidade de tarefas que podem estar presentes em cada status
(colunas), do seu quadro Kanban.

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Entendendo o Kanban

“Não force visualização, transparência, ou LTAs em

departamentos que não se voluntariem a colaborar.”
David J Anderson.

Este limite do trabalho em andamento é algo muito importante na

implementação do Kanban. Através disso, você encoraja a sua equipe
a completar tarefas antes de mudar o seu foco para um novo trabalho.
Dessa forma, o trabalho em andamento sempre precisa ser concluído e
marcado como feito. Isto cria alta capacidade de produção no seu fluxo
de trabalho, de forma que novas tarefas possam ser desenvolvidas com
agilidade pela equipe.

Inicialmente não será fácil decidir quanto limitar o trabalho em

andamento na sua equipe. Por isso, especialistas no método sugerem

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Entendendo o Kanban

que, ao implementar o Kanban, você não imponha LTAs a sua equipe, mas
apenas observe o fluxo de trabalho em progresso enquanto ela começa a
usar o método.

Quando você tiver dados o suficiente, comece a definir LTAs por cada
coluna do seu quadro Kanban (colunas verticais, que tradicionalmente
são: novas, em andamento e finalizadas).

Isso será importante para lhe ajudar a lidar com gargalos no seu fluxo
de trabalho, onde, tradicionamente, cada coluna terá uma capacidade
específica do número de atividades (ou até mesmo horas estimadas
para atividades), para que o fluxo de trabalho permaneça produtivo,
consistente, e focado em otimizar o tempo de sua equipe como um todo.

3. Gerencie o fluxo de trabalho

Gereciar e otimizar o trabalho realizado por sua equipe é o ponto
fundamental do método Kanban após implementar as duas primeiras
práticas. O método irá lhe ajudar a gerenciar o fluxo de trabalho ao
destacar vários estágios nele onde você poderá realizar otimizações.
Dependendo do quão bem detalhado está o seu fluxo de trabalho e
como os seus LTAs estão definidos, o gerente de projeto irá identificar
claramente pontos onde o trabalho começa a empilhar, conforme
algum processo cria resistência no fluxo e segura a sua capacidade de
produção. Estes pontos podem ser chamados de gargalos de produção,
onde outros colaboradores podem ter seu fluxo de trabalho reduzido por
conta de outras demandas que precisam ser atendidas antes que eles
possam seguir com sua parte no processo de produção.

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Entendendo o Kanban

Tudo isso afeta o quão rápido tarefas serão concluídas dentro do seu
fluxo de trabalho, o que alguns chamam de “value stream” (do inglês,
fluxo de valor). O Kanban ajuda você a analisar seu fluxo de trabalho
e otimizá-lo. Isso é feito através de ajustes que irão reduzir o tempo
necessário para concluir cada tarefa, e oferecer dados importantes ao
gerente de projetos. Com estes dados, ele poderá gerenciar o fluxo com o
objetivo de saber quais tarefas devem ser priorizadas para evitar gargalos
e otimizar ainda mais o tempo de trabalho de sua equipe. Com o tempo,
este processo ajuda também a otimizar recursos, diminuir custos diretos e
indiretos, e aumentar seu lucro real por projeto.

Um dos aspectos chaves neste processo de observar o fluxo de trabalho

e identificar (com o objetivo de eliminar) gargalos de produção, é observar
“estágios intermediários” no fluxo, onde tarefas ficam “aguardando”; e,
a partir desta informação, observar quanto tempo estas tarefas ficam
nestes “estágios de espera”. Como você está aprendendo neste material,
reduzir o tempo em que as tarefas de um projeto permanecem nestes
estágios é essencial para reduzir o tempo do ciclo de vida do seu projeto.

Conforme você otimiza o seu fluxo de trabalho, sua equipe irá entregar
trabalhos de forma mais consistente, flúida e previsível. Conforme o
trabalho da sua equipe fica mais previsível, sua habilidade de estabelecer
e cumprir prazos irá aumentar com facilidade, levando você a ter mais
credibilidade nos compromissos assumidos com seus clientes, e nos
seus prazos de entrega; além de incrementar o valor que sua empresa
traz para o negócio deles. Otimizar a sua habilidade de prever prazos
com segurança é um dos grandes benefícios ao implementar o método
Kanban!

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Entendendo o Kanban

4. Deixe suas políticas de trabalho explícitas

Conforme você melhora sua visualização dos processos em seu fluxo
de trabalho, também faz sentido definir e visualizar com clareza suas
políticas de trabalho (regras e orientações para como você faz suas
atividades). Ao definir claramente estas orientações, você cria uma uma
linha de base para todos os envolvidos de como seu trabalho deve ser
realizado dentro do método. Isto não apenas ajuda a manter os fluxos
flúidos e consistentes, como a manter um padrão de qualidade para o
que você produz; fator essencial para que seu negócio permaneça no
mercado por mais tempo, e acumule mais recursos para ter acesso a
oportunidades cada vez melhores.

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Entendendo o Kanban

5. Implemente ciclos de feefback

Ter um bom espaço para feedback por parte de todos os envolvidos é
integral em qualquer sistema de qualidade. O método Kanban encoraja
e ajuda você a oferecer esta oportunidade de várias formas diferentes –
momentos de revisão com a sua equipe em volta de seu quadro Kanban;
ao apresentar métricas e relatórios para os stakeholders; assim como ao
usar gráficos e outros métodos de comunicação visual para comunicar o
andamento do projeto.

Embora o conceito “falhe rápido! Falhe continuamente!” não seja

bem compreendido por muitas equipes, a ideia de receber feedback
rapidamente – especialmente se seus esforços estiverem sendo
direcionados ao caminho errado no seu projeto – é essencial para a
entrega de um bom trabalho. Ciclos de feedback são essenciais para
assegurar isto.

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Entendendo o Kanban

6. Melhore colaborativamente, evolua

experimentalmente (usando métodos
científicos)
o método Kanban é um processo de melhoria evolutiva. Ele ajuda a você
encontrar pequenas mudanças que podem ser aplicadas gradualmente
para que sua equipe sinta-se confortável ao lidar com a otimização do
seu fluxo de trabalho. Ele encoraja o uso de métodologias científicas,
onde você cria uma hipótese, realiza testes sobre esta hipótese e realiza
mudanças baseadas nos resultados destes testes. Como gerente
de projetos, sua tarefa principal é avaliar seus processos de trabalho
constantemente e trazer melhoras assim que forem necessárias e
possíveis.

O impacto de cada mudança realizada no processo poderá ser

visualizado facilmente no quadro, e seus efeitos no fluxo devem ser
medidos conforme for possível. Dessa forma, será possível medir se as
mudanças realizadas estão realmente otimizando seu fluxo de trabalho
ou não. Esta é mais uma razão para se incentivar mudanças graduais e no
momento necessário, para que você possa avaliar o impacto delas na sua
estratégia com clareza.

O método Kanban irá ajudar você a coletar uma série de dados que
poderão lhe ajudar neste processo, esteja você usando um quadro
físico ou um quadro digital. Você poderá encontrar dados que indiquem
processos que estão sendo feitos de forma errada, como colaboradores
passando tarefas que não estão realmente finalizadas para outro time,
e vendo estas tarefas voltar diversas vezes do teste; ou que uma de
suas equipes está sobrecarregada e precisa de LTAs para sinalizar aos
outros departamentos que eles devem focar em tarefas que sejam

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Entendendo o Kanban

encaminhadas a outros setores quando finalizadas; ou até mesmo que

você pode estar precisando de mais colaboradores para poder lidar com
estas demandas.

Usando este método e as informações oferecidas por ele, você poderá

avaliar facilmente se a performance da sua equipe está melhorando ou
piorando – assim como modificar o seu sistema quando for preciso.

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Entendendo o Kanban

Conclusão
Esperamos que você tenha aproveitado esse conteúdo e que ele lhe
ajude a implementar o método Kanban em sua empresa ou equipe.

Como dito antes, começar a usar quadros Kanban é um trabalho em

progresso. Você sempre poderá fazer ajustes em seus quadros para
melhor representar seu fluxo de trabalho, este conteúdo apenas visa
guiar você nessa jornada para ter os resultados desejados com a
implementação do Kanban.

Se você achou o método Kanban uma ferramenta interessante de gestão

para usar em sua empresa, o Flowup é um software de gestão online que
inclui gestão de projetos, gerenciamento financeiro e gestão de equipes,
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