Reuniões

Tipos de Reuniões:
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Sugestão de Pauta:
QUE BOM: O que deu certo no período anterior e por que deu
certo.

QUE PENA: O que deu errado no período anterior e por que deu
errado.

QUE TAL: Quais as sugestões para testarmos daqui para a frente.

OBS.: Lembre-se de discutir apenas ideias e fatos. A reunião deve

ser objetiva
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Tipos de Reuniões:
Tempo Estimado: Máximo 15 minutos
Formato: Em Pé
Objetivo: Alinhamento Informações Operacionais
Periodicidade: No mínimo 2 vezes por semana (ideal todo o dia)
Como Realizar:
- É Importante Ter a Rotina da Realização (ex.: todas segundas, quartas e
sextas antes do expediente)
- Os temas podem ser pré-definidos (ex.: Alinhamento dos
acontecimentos do dia anterior, ajustar reservas e encomendas do dia)
- É necessário ter um Guia (quem vai liderar a reunião)
- Uma pessoa (que não seja o guia) irá anotar as decisões
- A reunião deve ser o mais objetiva possível. Por isso o horário deve ser
monitorado
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Tipos de Reuniões:
Tempo Estimado: Máximo 40 Minutos
Formato: Cadeiras em formato de “U”
Objetivo: Motivar equipe para cumprimento de Metas e ajuste de
técnicas de operação
Periodicidade: Pode ser trimestral (ideal é mensal)
Como Realizar:
- Essa reunião não deve ser feita para “lavar roupa suja”. O objetivo é
que elas sejam feitas para Motivar a Equipe para uma Transformação.
- Nesse caso, a Estrutura é o ponto forte. Prepare o local com carinho.
Equipamento multimídia, ar condicionado, cadeiras estofadas e um
brinde no início fazem toda a diferença.
- O convite deve ser feito com antecedência e ter a confirmação da
equipe.
- A energia da reunião é muito importante. Quando mais positiva, mais
resultados terá.
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Sugestão de Pauta:
10 minutos: Introdução falando sobre a cultura da empresa e mostrando
um caso de sucesso ou alguma ação extraordinária que deu certo e que
vale à pena cultivar os valores da empresa.
10 minutos: Expor os indicadores do período anterior e falar do que deu
certo, passando a meta para o próximo período.
15 minutos: Quais as práticas mais eficientes? Sugestão de condutas que
devem ser aplicadas. Peça para o colega que bateu as metas falar como
ele conseguiu.
5 minutos: Encerramento com uma reflexão positiva e altamente
motivacional.
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Tipos de Reuniões:
Tempo Estimado: Máximo 30 Minutos
Formato: Cadeiras em formato auditório ou em “U”. Depende a
quantidade de pessoas
Objetivo: Passar uma nova informação (um novo produto, serviço ou
mesmo uma nova decisão tomada pela diretoria)
Periodicidade: Não há periodicidade específica. Depende da situação
Como Realizar:
- O conteúdo é muito importante. Por isso, planeje os recursos
audiovisuais com antecedência.
- Tenha um material impresso sobre o que irá ser passado. Isso ajuda a
gravar a informação passada.
- É necessário estimular a participação no final da reunião para tirar
todas as dúvidas possíveis.
- Lembre que a reunião deve ser objetiva. Portanto, não passe muitas
informações novas nessa reunião. Caso seja necessário, marque duas
reuniões em momentos distintos
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Sugestão de Pauta:
10 Minutos: Inicie a reunião lembrando a cultura e os valores da
empresa. Quando colocamos os Valores na frente, temos uma equipe
consciente, e há bom senso.
15 Minutos: Esse é o momento de passar a informação necessária. É
sugerido focar nos motivos e não nas regras. Quanto maior a imposição,
maior a rebelião. Portanto, foque nos motivos pelo qual a decisão foi
tomada, para que a adesão seja por consciência e não por imposição de
ideias. Tire todas as dúvidas relativas à informação.
5 Minutos: Após a informação passada, é o momento da adesão. Caso
seja uma nova norma ou decisão, é o momento da assinatura do termo
de concordância. Caso não seja necessário, é o momento da finalização
da reunião. Agradeça a presença de todos e mantenha-se à disposição
para tirar dúvidas em outro momento.
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Siga as dicas:
1- Tenha uma pauta e reserve um tempo livre para assuntos aleatórios.
2- Seja Pontual. Inicie a reunião no horário combinado
3- Tenha um voluntário para tomar notas das decisões
4- Busque a participação – Informalidade
5- Um assunto por vez
6- Não interrompa quem estiver falando
7- Faça Perguntas
8- Valorize Opiniões Diferentes
9- Resuma cada item da pauta
10- Tenha um plano de ação e confirme responsabilidades