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Gestão de demanda: entenda o que é e descubra

como focar nos projetos que realmente importam
em 6 passos
Postado em 25/07/2019 por Andreia Silva Justo

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Ao final do dia, você normalmente tem a sensação de que não entregou nada de relevante para o
o planejamento
negócio? Têm dificuldadesdos seusasprojetos.
em priorizar iniciativas da sua organização? Pode não parecer, mas esses
sentimentos são comuns nas empresas, afinal, é muito fácil se perder no meio de tantas solicitações de
projetos
Baixare desviar da estratégia organizacional. Por isso, é tão importante ter um bom processo de
gratuitamente
gestão de demanda. E é sobre isso que vamos falar hoje.

Neste post você vai conferir:

O que é gestão de demanda e para que ela serve

Benefícios da gestão de demanda
Como fazer gestão de demanda em 6 passos

Vamos começar alinhando um conceito básico:

O que é gestão de demanda e para que ela serve?

Gestão de demanda, quando se fala em projetos, é o processo de identificar, priorizar, executar e

monitorar as iniciativas de uma empresa.

Basicamente, trata-se de administrar as solicitações de projetos que chegam na organização,

certificando-se de que a disponibilidade das equipes não seja comprometida. Através desse controle,
também garantimos que os projetos que já estão em andamento não atrasem ou extrapolem os
recursos disponíveis. Além disso, a gestão de demanda abrange a revisão de iniciativas em execução,
verificando se elas fazem sentido no contexto da empresa e se ajudam a executar a estratégia
organizacional.

Seria ótimo se conseguíssemos atender a todas as solicitações, não é mesmo? Acontece que os
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recursos organizacionais cookies e,
são limitados para melhorar a sua
inevitavelmente, experiência
é preciso de navegação.
selecionar onde serão aplicados,
para que tragam melhores resultados para a organização. Nem mesmo a maiorcom
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equipe do mundo daria
conta de executar todosSinta-se livresolicitados
os projetos para ler nossa Políticasem
pelas pessoas de antes
privacidade.
filtrar os prioritários entre eles.
Porém, mais importante do que atender a todas as demandas é entregar as iniciativas dentro dos
requisitos de qualidade exigidos e proporcionarEstouresultados rápidos ao negócio.
ciente e aceito

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Podemos dizer que a gestão de demanda é uma provocação para encontrar o equilíbrio entre a
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quantidade de demanda e a capacidade da equipe em atender essas demandas. É o momento de se
o planejamento
perguntar: dos
existe um volume seusdeprojetos.
excessivo trabalho ou a equipe é pequena? As estimativas estão
adequadas? A produtividade da equipe está conforme esperado? Não há uma resposta exata para essas
perguntas,
Baixarisso pode variar de organização para organização. Vale a pena analisar dados e testar aquilo
gratuitamente
que funciona melhor para o seu negócio.

Existem vários benefícios de estruturar um processo de gestão de demanda. Conheça alguns deles a
seguir.

9 benefícios da gestão de demanda

1. Aumento do controle de custos

Quando você faz gestão de demanda, sabe exatamente para onde o dinheiro destinado aos projetos
está indo. E mais: consegue perceber quando a conta não fecha. Dessa forma, pode realizar ações
para obter mais recursos e adaptar o orçamento de alguns projetos até que os custos fiquem dentro da
verba disponível.

2. Facilidade em cumprir os prazos dos projetos

Como mencionado anteriormente, a gestão de demanda tem o objetivo de equilibrar a quantidade de
iniciativas e a disponibilidade da equipe. Dessa forma, torna-se mais fácil cumprir os prazos dos projetos,
pois a equipe não ficará sobrecarregada ou subutilizada. Caso esteja, com a gestão da demanda
teremos visibilidade dos problemas de alocação do time, identificando onde estão os gargalos e onde
existe disponibilidade. Assim, é possível realizar ações para “desafogar” a fila de projetos, seja
repriorizando as iniciativas ou contratando mais gente.

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3. Melhoria Ao
nocontinuar
retornonavegando,
sobre investimento (ROI)
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Quando a organização passa a realizar primeiro os projetos estratégicos, é natural que o indicador de
retorno sobre investimento (ROI) aumente. Afinal, imagina-se que para um determinado projeto ser
considerado estratégico no processo de gestão
Estoude demanda,
ciente e aceitoele deve ser crucial para o negócio e trazer
mudanças significativas que possibilitarão colher bons frutos ao término da iniciativa.
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uda ças s g cat as que poss b ta ão co e bo s utos ao té o da c at a
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o Leia
planejamento dos
também  O que faz seus de
um gerente projetos.
projetos e quais as competências necessárias para se
tornar um?
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4. Visibilidade para os projetos em andamento
Com as ferramentas utilizadas no processo de gestão de demanda, você poderá ter maior visibilidade
sobre as iniciativas que estão em progresso. Uma dessas ferramentas é o portfólio de projetos. Esse
instrumento, normalmente em formato de tabela, traz uma série de informações organizadas sobre as
demandas, possibilitando um controle centralizado delas, indicando eventuais desvios e riscos. Além
disso, o portfólio de projetos permite que outras pessoas consultem, em apenas uma página, o status de
cada projeto.

Um portfólio de projetos corporativo é composto de projetos, programas e subportfólios

5. Transparência na alocação da equipe

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O processo de gestão de demanda
Ao continuar tambémassumiremos
navegando, possibilita queque
os clientes dos projetos
você consente comvisualizem
isso. como
está a capacidade das equipes
Sinta-se para atender
livre às nossa
para ler iniciativas. Às vezes,
Política quem está de fora pode ter a
de privacidade.
impressão de que os projetos não estão indo para frente pela simples falta de vontade. Mas, na verdade,
o que frequentemente atrapalha a execução dasciente
Estou iniciativas é o fato de as equipes já estarem
e aceito
atendendo em seu limite máximo. Essa transparência na alocação auxilia no balanceamento de carga
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da equipe, otimizando a utilização dos recursos.

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o
6. planejamento dos decisões
Segurança em tomar seus projetos.

A capacidade de tomar boas decisões está diretamente ligada à qualidade das informações
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disponíveis. Com um processo de gestão de demanda estruturado e padronizado, será muito mais fácil
coletar dados confiáveis, que podem trazer insights interessantes para decidir aquilo que vale a pena
ser feito e aquilo que não vale. Ou seja, você conseguirá justificar o porquê tomou a decisão de
suspender determinado projeto, por exemplo, através dos dados.

7. Agilidade para responder às mudanças

Outro ponto forte da gestão de demanda é que, ao trazer dados confiáveis e monitorar constantemente
a execução dos projetos e alocação das equipes, ela proporciona agilidade para responder às mudanças.

Então, vamos supor que através de uma cerimônia (reunião) de acompanhamento das demandas você
percebe que determinado projeto deixará de atender o problema para o qual foi criado, em razão da
publicação de uma lei. Por ter uma rotina de monitoramento dos projetos, você conseguirá identificar
essa mudança com muito mais velocidade e se preparar adequadamente para reagir a ela.

8. Redução do estresse das equipes envolvidas em projetos

Parece um assunto batido, mas quando você tem visibilidade e transparência sobre o que está sendo
feito até mesmo as próprias pessoas que participam apenas da execução dos projetos se beneficiam. É
tranquilizador saber exatamente em quais projetos você está envolvido e ter, inclusive, a oportunidade
de ajudar nas decisões de alocação dos recursos. Também é interessante saber quando existem
mudanças na prioridade e ter consciência das justificativas para cada alteração. Afinal, um bom portfólio
de projetos é resultado de um esforço de priorização colaborativo.

9. Foco naquilo
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Este pode ser considerado um resumo
Sinta-se de todos
livre para os benefícios
ler nossa Políticaproporcionados pela gestão de demanda.
de privacidade.
Se você não faz ideia de quais projetos estão rolando na sua organização ou qual o status de cada um e
está com dificuldades para saber por onde começar a otimizar as solicitações, a gestão de demanda te
Estou ciente e aceito
ajuda a “pôr ordem na casa” e focar naquilo que realmente importa: projetos que trazem resultados
id m nt b ité i
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t j d lh di i i d ii 5/11
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rapidamente, com base em critérios que te ajudam nessas escolhas, diminuindo o empirismo.
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Benefícios anotados? Agora só falta botar a mão na massa… Confira nosso passo a passo sobre como
fazer gestão de demanda e comece a colocá-la em prática na sua empresa!

Como fazer gestão de demanda em 6 passos

Separamos o processo de gestão de demanda em algumas etapas para facilitar o entendimento. É

importante destacar que esses passos não necessariamente acontecem de forma sequencial.
Acompanhe!

Etapa #1 — Estime a capacidade das equipes

Antes de começar a separar quais demandas são mais importantes para o negócio, é preciso identificar
qual a capacidade das equipes responderem às iniciativas. Você precisa apurar quantas pessoas
compõem as equipes de execução de projetos, qual a disponibilidade de cada uma, quantos projetos
podem ser entregues em determinado período com os recursos disponíveis, quantos projetos podem
ser realizados simultaneamente, entre outras informações relevantes. Para isso, você pode montar um
mapa de capacidade, que te dará a visão de alocação por times, por papéis e por indivíduos.

Leia também  Scrum: Definition of Ready

Etapa #2 — Identifique as iniciativas existentes

Identifique as iniciativas existentes na empresa, as que já estão em execução ou foram paralisadas e as
que ainda não foram iniciadas. Peça para que os responsáveis pelas áreas enviem suas propostas de
projetos futuros e informações sobre os projetos que já estão em andamento. Para evitar burocracias,
você pode propor
Este umsitemodelo visual depara
utiliza cookies proposta de projeto,
melhorar a suacomo o canvasdedenavegação.
experiência projeto da Euax, que
também pode ser Ao utilizado
continuar como Termo deassumiremos
navegando, Abertura de Projeto,
que vocêum documento
consente comimportante
isso. para dar
início a uma iniciativa. Sinta-se livre para ler nossa Política de privacidade.

O mais interessante de pedir para que as pessoas façam esse exercício de preencher o canvas é
Estou ciente e aceito
estimulá-las a refletir sobre a viabilidade e a real importância dos projetos. Dessa forma, já conseguimos
i i l i é l i d d
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ir, inclusive, pré-selecionando as demandas. Ou seja, se for muito difícil preencher o canvas com as
Baixe
informações nosso Canvas
de determinado depode
projeto, Projeto
ser que oeproblema
agilizeseja o próprio projeto, que não consegue
o planejamento
ser justificável do ponto dedos seus
vista do projetos.
negócio.

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Etapa #3 — Divida os projetos em categorias

Nesta etapa você precisará agrupar os projetos por afinidade. Algumas categorias que você pode criar
são: projetos estratégicos, projetos mandatórios, projetos relacionados à sustentabilidade, projetos
relacionados à transformação digital, projetos de segurança, projetos de inovação, entre outras
categorias.

É importante que você faça os agrupamentos de acordo com as necessidades do seu negócio. Assim
você garante que os agrupamentos realmente serão úteis para você no futuro, em vez de apenas mais
uma classificação que alguém indicou. Então, se você faz projetos de desenvolvimento de produto com
muita frequência, quem sabe não vale a pena criar uma categoria e definir um portifólio para esse tipo
de projeto, que terá sua gestão centralizada.

Etapa #4 — Selecione e priorize os projetos

Depois de criar as categorias para facilitar a priorização dos projetos, chegou a hora de estabelecer
critérios para cada uma das categorias criadas. Você pode aplicar os critérios em uma matriz de
valores, como a matriz 4×4, ou utilizar ferramentas prontas, como a matriz GUT, a matriz BASICO e a
matriz RICE.

Após elencar os critérios para cada categoria de projetos, você precisará analisar cada um dos projetos
conforme os parâmetros definidos, atribuindo uma pontuação para cada um deles por projeto. Então,
basta relacionar as notas (somando ou multiplicando, ou o que a ferramenta que você estiver utilizando
mandar) a fim de obter a nota final da iniciativa. Por fim, classifique os projetos, montando um ranking
de iniciativas.

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Complicou? Vamos a um exemplo fictício para simplificar!
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Vamos supor que você está utilizando a nossa matriz GUT em Excel para priorizar os projetos de TI. A
matriz GUT considera os critérios de gravidade (relativo ao impacto que o projeto pode causar na
organização), urgência (relativo ao tempo Estou
disponível
cientepara realizar o projeto) e tendência (probabilidade
e aceito
que o problema resolvido pelo projeto tem de piorar) na priorização dos projetos.
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que o problema resolvido pelo projeto tem de piorar) na priorização dos projetos.
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Imagine que a iniciativa 1 recebeu nota 5 para todos os critérios, a iniciativa 2 recebeu notas 4, 3 e 5 para
gravidade, urgência e tendência, respectivamente, a iniciativa 3 recebeu notas 3, 3 e 4, respectivamente,
e a iniciativa 4 recebeu as notas 3, 2 e 3, respectivamente, como mostra a imagem abaixo:

Ao multiplicarmos as notas para cada um dos projetos obteremos o score “GUT” de cada uma das
iniciativas, que neste caso são, respectivamente, 125, 60, 36 e 18. Ao estabelecer o ranking das demandas,
teremos a iniciativa 1 em 1º lugar, a iniciativa 2 em 2º lugar, a iniciativa 3 em 3º lugar e a iniciativa 4 em 4º
lugar, dessa forma:

Leia também  Do Caos à Tranquilidade: um case de sucesso de gestão de projetos

Pronto! Mais uma etapa concluída!

Etapa #5 — Faça o balanceamento dos projetos

Na etapa de priorização com a matriz GUT (ou outra ferramenta de priorização de sua preferência)
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obtemos um ranking de iniciativas com base na ordem crescente das notas, certo? Essa ordem
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calculada já é muito útil para identificarmos os projetos mais importantes para a empresa, mas sozinha
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ainda pode deixar algumas lacunas. Por exemplo, se dois ou mais projetos ficarem com a mesma nota, a
priorização se torna um pouco inútil, não é mesmo?
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É aí que entra o balanceamento dos projetos. Trata-se de uma priorização mais “manual” das
iniciativas, com o objetivo de adequar a ordem de prioridade dos projetos ao orçamento disponível, às
condições atuais do negócio e à capacidade das equipes executarem aquele projeto naquele momento.
Dessa forma, você garante que haja um equilíbrio entre as diversas carteiras de projetos e que os
recursos disponíveis — inclusive financeiros — serão suficientes para dar conta de todas as demandas.

Por exemplo, considere que você possui um orçamento de R$ 400 mil e quatro projetos para fazer. O
projeto 1 custa R$ 200 mil, o projeto 2 custa R$ 250 mil, o projeto 3 custa R$ 50 mil e o projeto 4 custa
R$ 100 mil. Como você escolhe quais dos projetos vai fazer e quais dos projetos vão ficar para uma
próxima etapa se esses foram os quatro projetos mais bem colocados? Pela ordem calculada da matriz
GUT, você conseguiria fazer apenas o projeto 1 e precisaria conseguir mais R$ 50 mil para dar
continuidade ao segundo projeto mais importante da lista.

Mas, ao balancear as demandas, você poderia inverter a ordem dos projetos, e deixar o projeto 2 fora da
lista de projetos que você irá executar. Assim, seria possível realizar mais dois projetos sem ultrapassar o
orçamento e ainda sobraria R$ 50 mil para investir em outro projeto!

Etapa #6 — Monitore o andamento das iniciativas

Depois de decidir quais projetos serão executados, conforme a priorização e o mapa de capacidade das
equipes, você precisará fazer o acompanhamento dessas iniciativas e do próprio portfólio de projetos.
Afinal, durante a execução dos projetos, as prioridades da empresa podem mudar e você precisará rever
a priorização da sua lista.

Afinal, a priorização é contínua e é preciso estabelecer um momento na reunião de

acompanhamento do portfólio para que a priorização dos projetos seja confirmada, considerando
que entre uma reunião e outra podem surgir novas demandas. Monitorar o andamento das iniciativas
também significa estabelecer um padrão para essas reuniões, que também podem ser chamadas de
cerimônias de acompanhamento.

Nessas cerimônias, o comitê

Este site utilizade priorização
cookies dos projetos
para melhorar deverá
a sua monitorar
experiência deo navegação.
portfólio, divulgar os
resultados obtidos com os projetos,
Ao continuar tirar dúvidas
navegando, dos contratantes
assumiremos que você deconsente
projetos, conscientizando-os
com isso. de
que não é possível entregar tudo,livre
Sinta-se já que a organização
para possui recursos
ler nossa Política limitados e que nem todos os
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priorização de portfólio de projetos com foco em resultados!

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Andreia Silva Justo

Sócia consultora da EUAX, graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-
graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos
com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte.
Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI
(Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum
Alliance.

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