Gestão de Projetos em Tecnologia da Informação

Aula 03
Processos de gerenciamento de projetos propostos pelo Guia
PMBOK® – Iniciação e Planejamento

Objetivos Específicos
• Conhecer os processos propostos pelo Guia PMBOK®;
• Relacionar estes processos em uma sequência mais provável de execução;
• Praticar o preenchimento de documentos propostos.

Temas

Introdução
1 Processos do Guia PMBOK®
2 Sequência mais provável dos processos de iniciação e planejamento do Guia
PMBOK®
3 Praticando o preenchimento dos documentos de saída dos processos de
iniciação e planejamento do Guia PMBOK®
Considerações finais
Referências

Professor
André Luis Fonseca Ricardi
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Introdução
Nesta aula, serão apresentados os processos de gerenciamento de projetos propostos
pelo Guia PMBOK® – Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMI, 2013).

Esses processos estão distribuídos em grupos e em áreas de conhecimento, sendo que

para cada processo existe um único grupo e uma única área de conhecimento associada.

Apenas ler o Guia PMBOK® não basta, para utilizar esses processos de forma adequada;
é necessário adaptá-los, definir a ordem de execução e grau de rigor na aplicação, para cada
projeto. Se você tem dificuldades em entender a proposta, consulte profissionais que estejam
habituados a utilizar as práticas preconizadas pelo PMI®. Provavelmente, você terá resultados
mais consistentes do que tem obtido até o momento.

Apesar de não existir uma sequência única, para a utilização dos processos, há uma ordem
mais provável de execução desses processos. Para tal, vamos apresentar e analisar os processos de
acordo com os grupos de processos. Trataremos a seguir, os grupos de iniciação e planejamento.

Para consolidar o conhecimento, vamos praticar o preenchimento dos principais

documentos propostos, como saída desses processos. Ainda, você poderá aplicar este
conhecimento em algum projeto que esteja participando ou que já participou anteriormente.
Apenas tome o cuidado de não utilizar, inicialmente, de forma profissional, confiando que
você já está apto a aplicar sem antes entender por completo o contexto da proposta do PMI®.

1 Processos do Guia PMBOK®

1.1 Áreas de conhecimento do Guia PMBOK®
O Guia PMBOK® apresenta 10 áreas de conhecimento, para agrupar os processos e
facilitar o seu entendimento e uso prático, conforme a figura 1 abaixo (PMI, 2013).

Figura 1 – Áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos

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Essas áreas de conhecimento são tratadas nos capítulos 4 a 13 do Guia PMBOK®, a saber
(PMI, 2013):

1. Gerenciamento da Integração do Projeto;

2. Gerenciamento do Escopo do Projeto;

3. Gerenciamento do Tempo do Projeto;

4. Gerenciamento dos Custos do Projeto;

5. Gerenciamento da Qualidade do Projeto;

6. Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto;

7. Gerenciamento das Comunicações do Projeto;

8. Gerenciamento dos Riscos do Projeto;

9. Gerenciamento das Aquisições do Projeto; e

10. Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto.

Os nomes das áreas de conhecimento são autoexplicativos. Tenha em mente que todas
elas são importantes para o sucesso do projeto. Em projetos específicos, algumas serão mais
importantes do que as outras, mas todas devem ser consideradas durante todo o ciclo de
vida do projeto. Não menospreze nenhuma delas, pois podem tornar-se o ponto sensível do
projeto, e levá-lo ao fracasso (RICARDI, 2014).

Recomendo que você se associe ao PMI®, pois assim terá acesso ao Guia
PMBOK® e demais publicações do Instituto. Avalie: o custo-benefício é muito
bom. Depois, tendo acesso aos padrões publicados, consulte mais detalhes
sobre cada área de conhecimento.

1.2 Grupos de processos do Guia PMBOK®

Os processos são separados pelas áreas de conhecimento e por grupos de processos, a
saber (PMI, 2013):
1. Iniciação;
2. Planejamento;
3. Execução;
4. Monitoramento e controle;
5. Encerramento.

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A figura a seguir, extraída do Guia PMBOK®, ilustra como esses processos são utilizados
durante o projeto.

Figura 2 – Grupos de processos de gerenciamento de projetos (PMI, 2013)

A seguir, vamos apresentar esses processos separados em seus respectivos grupos,

descrevendo cada um deles de uma forma macro e destacando a principal saída produzida
por esse processo.

1.2.1 Grupo de processos de iniciação

O grupo de processos de iniciação contém os processos que irão definir um novo projeto
ou uma nova fase, obtendo a autorização formal e é composto pelos seguintes processos
(PMI, 2013):

1. Desenvolver o termo de abertura do projeto:

Desenvolve um documento que, formalmente, autoriza a existência de um

projeto e dá ao gerente do projeto a autoridade necessária, para aplicar recursos
organizacionais às atividades do projeto.

Principal saída: termo de abertura do projeto.

2. Identificar as partes interessadas:

Identifica pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados

por uma decisão, atividade ou resultado do projeto, e analisa e documenta
informações relevantes, relativas aos seus interesses, nível de engajamento,
interdependências, influência e seu impacto potencial no êxito do projeto.

Principal saída: registro das partes interessadas.

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1.2.2 Grupo de processos de planejamento

O grupo de processos de planejamento contém os processos que irão estabelecer o

escopo do projeto e os detalhes relacionados ao produto, serviço ou resultado a ser entregue,
ao final do projeto. Através do planejamento será definido o curso de ação necessário, para
atingir os objetivos do projeto e é composto pelos seguintes processos (PMI, 2013):

1. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Define, prepara e coordena todos os planos auxiliares e integra-os a um plano de

gerenciamento de projeto abrangente. As linhas de base e os planos auxiliares
integrados do projeto podem ser incluídos, no plano de gerenciamento do projeto.

Principal saída: Plano de Gerenciamento do Projeto.

2. Planejar o gerenciamento do escopo

Cria um plano de gerenciamento do escopo do projeto, que documenta como tal

escopo será definido, validado e controlado.

Principais saídas: Plano de Gerenciamento do Escopo e Plano de Gerenciamento

dos Requisitos.

3. Coletar os requisitos

Determina, documenta e gerencia as necessidades e requisitos das partes

interessadas, a fim de atender aos objetivos do projeto.

Principais saídas: Documentação dos Requisitos e Matriz de Rastreabilidade

dos Requisitos.

4. Definir o escopo

Desenvolve uma descrição detalhada do projeto e do produto.

Principal saída: Especificação do Escopo do Projeto.

5. Criar a estrutura analítica do projeto (EAP)

Subdivide as entregas do trabalho e do projeto, em componentes menores e mais

facilmente gerenciáveis.

Principais saídas: EAP e Dicionário da EAP.

6. Planejar o gerenciamento do cronograma

Estabelece as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento,

desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

Principal saída: Plano de Gerenciamento do Cronograma.

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7. Definir as atividades

Identifica e documenta as ações específicas a serem realizadas, para produzir as

entregas do projeto.

Principal saída: Lista de Atividades.

8. Sequenciar as atividades

Identifica e documenta os relacionamentos entre as atividades do projeto.

Principal saída: Diagramas de Rede do Cronograma do Projeto.

9. Estimar os recursos das atividades

Estima os tipos e quantidades de material, recursos humanos, equipamentos ou

suprimentos, que serão necessários para realizar cada atividade.

Principal saída: Requisitos de Recursos das Atividades.

10. Estimar as durações das atividades

Estima o número de períodos de trabalho, que serão necessários, para terminar

atividades específicas com os recursos estimados.

Principal saída: Estimativas das Durações das Atividades.

11. Desenvolver o cronograma

Analisa as sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e

restrições do cronograma, visando criar o modelo do cronograma do projeto.

Principal saída: Cronograma do Projeto.

12. Planejar o gerenciamento dos custos

Estabelece as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento,

a gestão, as despesas e o controle dos custos do projeto.

Principal saída: Plano de Gerenciamento dos Custos.

13. Estimar os custos

Desenvolve uma estimativa de custos dos recursos monetários necessários, para

terminar as atividades do projeto.

Principal saída: Estimativas de Custos das Atividades.

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14. Determinar o orçamento

Agrega os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho, para

estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.

Principal saída: Linha de Base dos Custos.

15. Planejar o gerenciamento da qualidade

Identifica os requisitos e/ou padrões da qualidade do projeto e suas entregas, além

de documentar como o projeto demonstrará a conformidade com os requisitos e/
ou padrões de qualidade.

Principais saídas: Plano de Gerenciamento da Qualidade e Plano de Melhorias no

Processo.

16. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos

Identifica e documenta papéis, responsabilidades, habilidades necessárias, relações

hierárquicas, além de criar um plano de gerenciamento do pessoal.

Principal saída: Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos.

17. Planejar o gerenciamento das comunicações

Desenvolve uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto,

com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e
nos ativos organizacionais disponíveis.

Principal saída: Plano de Gerenciamento das Comunicações.

18. Planejar o gerenciamento dos riscos

Define como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto.

Principal saída: Plano de Gerenciamento dos Riscos.

19. Identificar os riscos

Determina os riscos que podem afetar o projeto e documenta suas características.

Principal saída: Registro dos Riscos.

20. Realizar a análise qualitativa dos riscos

Prioriza os riscos para análise ou ação posterior, através da avaliação e da combinação

de sua probabilidade de ocorrência e impacto.

Principal saída: Registro dos Riscos atualizado.

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21. Realizar a análise quantitativa dos riscos

Analisa numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do

projeto.

Principal saída: Registro dos Riscos atualizado.

22. Planejar as respostas aos riscos

Desenvolve opções e ações, para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças

aos objetivos do projeto.

Principal saída: Registro dos Riscos atualizado.

23. Planejar o gerenciamento das aquisições

Documenta as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e

identificando fornecedores em potencial.

Principais saídas: Plano de Gerenciamento das Aquisições, Especificação do Trabalho

das Aquisições e Documentos de Aquisição.

24. Planejar o gerenciamento das partes interessadas

Desenvolve estratégias apropriadas de gerenciamento, para engajar as partes

interessadas de maneira eficaz, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com
base na análise das suas necessidades, interesses e impacto potencial, no sucesso
do projeto.

Principal saída: Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas.

Note que, dos 47 processos propostos no Guia, 24 são de planejamento,

ou seja, mais da metade. Esse é um aspecto que precisamos analisar com
carinho. Se o planejamento for consistente e adequado, ficará muito mais fácil
executar e controlar o projeto posteriormente. Não menospreze isso!

2 Sequência mais provável dos processos de iniciação e

planejamento do Guia PMBOK®
Você já sabe que pode selecionar os processos e o grau de rigor que irá utilizar. A ordem de
execução dos processos também pode ser adaptada, de acordo com as necessidades do projeto.

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É importante que você tenha em mente, que um processo não

necessariamente precisa terminar, para que o outro inicie. Eles podem ser
executados em paralelo, e podem ser executados novamente, se necessário,
mesmo que já tenham sido concluídos.

Existe uma ordem mais provável, para a execução dos projetos, mas ela não é obrigatória.
Você encontrará várias ordens propostas por diversos autores e profissionais do mercado. A
sugestão é para que consulte fontes diferentes e avalie o que se aplica ao projeto que está
participando no momento.

3 Praticando o preenchimento dos documentos de saída dos

processos de iniciação e planejamento do Guia PMBOK®
Existem diversas fontes de modelos de documentos (conhecidos também por templates)
disponíveis gratuitamente. Pesquise e avalie aqueles que têm maior afinidade, com as suas
necessidades e, se for conveniente ao seu projeto, aproveite as informações sugeridas por
vários deles, criando seus próprios documentos. Se estiver trabalhando em uma empresa que
trabalha com projetos, consulte a metodologia utilizada por ela e avalie também os
documentos que são utilizados internamente.

Por favor, não se transforme em um “entregador de papel”. Não preencha

seus documentos utilizando modelos prontos, sem pensar sobre o conteúdo
que está incluindo. As informações precisam ser consistentes e coerentes com
as necessidades específicas do projeto. Preencher modelos com “qualquer
coisa” é um erro que pode ser irrecuperável. Considere que, se você está
preenchendo um documento oficial do projeto, com informações não confiáveis,
alguém poderá utilizar estas informações, e as consequências poderão ser
desastrosas (RICARDI, 2014).

A seguir alguns locais onde você pode encontrar modelos de documentos. Pesquise
outros e enriqueça a qualidade dos seus modelos pessoais. Mas lembre-se: pense antes de
preencher.

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Consulte os links disponíveis, na midiateca, que contém modelos de

documentos e outros materiais de apoio gratuitos que podem ajudá-lo. Os
modelos estão separados em categorias para facilitar a consulta. Consulte ao
final da página, em “Conteúdos Extras”.

Se você não tem um projeto para utilizar, como exemplo, pense em algo mais simples,
como organizar uma festa de aniversário, para alguém muito especial. Considere que você
tem recursos financeiros para produzir uma festa inesquecível, e que você quer agradar muito
ao aniversariante. Provavelmente, você vai se surpreender com a quantidade de informações,
que podem surgir e que você nunca havia pensado a respeito.

Troque ideias com seus colegas, no fórum de sua turma. Confira como as impressões e
decisões podem ser diferentes e aprenda com os seus colegas.

Considerações finais
No início, você provavelmente terá muitas dificuldades, para utilizar a estrutura de
processos, com suas entradas, ferramentas e técnicas e saídas apresentadas... Pense que
você está aprendendo, aos poucos, a utilizar uma estrutura que tem mais de 600 elementos
estruturais e que podem ser combinados de diversas formas. Você tem inúmeras opções,
que podem e devem ser adequadas às necessidades de cada projeto, considerando as
organizações envolvidas, as pessoas e a cultura local.

Não desista de melhorar os resultados de seus projetos, pois o domínio desta proposta e
os resultados serão atingidos gradualmente. Acredite: vale a pena investir nesse processo de
aprendizagem e uso das práticas preconizadas pelo PMI®. Afinal, elas estão sendo utilizadas
por milhões de profissionais pelo mundo, e a procura aumenta exponencialmente.

Talvez o grande segredo desse sucesso seja a maneira como o Guia PMBOK e demais
padrões são elaborados, ou seja, pela comunidade de associados do Instituto, que, na sua
maioria, são profissionais atuantes no gerenciamento profissional de projetos. Isso faz com
que as práticas propostas estejam muito próximas de sua necessidade.

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Referências
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de
Projetos – Guia PMBOK. Pennsylvania: Project Management Institute, 2013.

RICARDI, André L. F. EasyBOK – Um Guia de Sobrevivência para o Gerente de Projetos. BRASIL:

Campus Elsevier, 2014.

EASYBOK. http://www.easybok.com.br/downloads/ . Acesso em: 19 abril 2014.

Editora Elsevier . http://www.elsevier.com.br/site/produtos/Detalhe-Produto.

aspx?tid=93908&seg=6&cat=250&tit=GUIA%20DE%20TEMPLATES%20PARA%20
GERENCIAMENTO%20DE%20PROJETOS . Acesso em: 19 abril 2014.

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