GUIA COMPLETO SOBRE A RAIS

Introdução 3

O que é a RAIS? 5

A quem se aplica? 7

Quem deve ser declarado? 9

Para que serve a RAIS? 12

Como funcionam os prazos de entrega? 14

Como declarar? 16

Qual é o valor das multas por atraso? 22

Conclusão 26

Sobre a Metadados 28
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

O setor de Departamento de Pessoal de uma

empresa tem muitas obrigações, inclusive, o
cumprimento de algumas exigências do Governo.
Não atendê-las adequadamente pode causar sérios
problemas, como a cobrança de multas.

Entre as exigências do Governo junto ao DP de uma

empresa, temos a declaração da Relação Anual
de Informações Sociais (RAIS). Esse documento
tem um papel e importância social e, portanto,
entregá-lo regularmente é uma demonstração de
responsabilidade por parte da empresa.

Neste eBook, vamos explicar o que é a RAIS, qual

é a sua relevância para a empresa, e como o
gestor de RH deve proceder para desenvolver e
entregar essa declaração. Boa leitura!

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O QUE É A RAIS?
 O QUE É A RAIS?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), criada em 1975, trata-se de um arquivo

com informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego
brasileiro às pessoas jurídicas e outros empregadores pessoa física e deve ser enviado
anualmente.

Ela tem por objetivo coletar dados que são utilizados para o controle do FGTS, pagamento do abono
salarial PIS/PASEP, estatísticas, empregos formais, demissões, empregos que foram criados, setores
onde houveram mais contratações e sobre a criação de novas atividades. Estes dados são divididos por:

• Município. • Grau de instrução.

• Classe econômica e ocupação. • Tempo de serviço.

• Faixa etária. • Faixa de rendimento médio.

Mesmo quando a empresa não tem funcionários ou movimentações a declarar, ela ainda não está isenta
de enviar esse documento. Nesse caso, ela deve entregar ao Governo a chamada “RAIS negativa”.

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A QUEM SE APLICA?
 A QUEM SE APLICA?

Para resumir bem a resposta, podemos dizer: toda empresa que possui um CNPJ ou CEI, independentemente
de sua categoria, e todos os “empregadores” que se encaixam na definição da CLT.

Na verdade, nem toda empresa é obrigada a entregar a RAIS, mas as exceções são bastante raras. A
principal delas é o caso dos estabelecimentos com registro CEI (Cadastro Específico no INSS) que não
têm empregados. Nesse caso, a empresa é dispensada de apresentar a declaração conhecida como
RAIS Negativa.

Para quase todos os outros casos, porém, a empresa (ou seja, o empregador) deve apresentar o
documento. Caso não haja empregados a declarar, deve apresentar a RAIS negativa. A obrigatoriedade
é tão absoluta que até mesmo as empresas individuais ou aquelas que abrem falência precisam fazer
a entrega da declaração.

Outro ponto importante é que, se a empresa tiver filiais, agências ou sucursais, cada estabelecimento
— ou seja, cada local de trabalho — deve fazer sua própria declaração.

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QUEM DEVE SER DECLARADO?
 QUEM DEVE SER DECLARADO?

Já falamos que a RAIS é uma declaração que registra as “movimentações” de funcionários em uma empresa.
Mas, afinal, que movimentações são essas? Quais funcionários devem entrar na sua declaração? Mais
uma vez, a resposta é bem absoluta: praticamente todos. Diferentes tipos de contratação entram na
RAIS.

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 QUEM DEVE SER DECLARADO?

Você precisa incluir todos os funcionários contratados em regime CLT (mesmo que estejam em período de
experiência), os trabalhadores avulsos, temporários, menores aprendizes e até mesmo os ocupantes de cargos
de direção que não tiverem vínculo empregatício formal, desde que a empresa faça seu recolhimento de FGTS.

Vale a pena comentar que, na iniciativa pública, a RAIS também é uma exigência. Essa regra se aplica à
administração pública direta ou indireta, de todas as esferas: federal, estadual e municipal. Nesse caso,
é preciso declarar os servidores públicos, inclusive aqueles cedidos ou requisitados.

E quem não entra na declaração?

A lista é bem menor. Você não deve incluir trabalhadores autônomos e eventuais, estagiários e os ocupantes
de cargos de direção para os quais a empresa não faz recolhimento de FGTS. Membros de cooperativas
(cooperados ou cooperativados) também não precisam ser incluídos na RAIS.

Além disso, pessoas físicas não precisam declarar empregados domésticos por meio da RAIS.

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PARA QUE SERVE A RAIS?
 PARA QUE SERVE A RAIS?

A RAIS não é simplesmente mais uma documentação, criada para tornar a “máquina burocrática”
ainda mais lenta. Na realidade, ela é usada para fins que beneficiam a população de maneira direta,
por isso a importância de cumprir com esta obrigatoriedade.

O Governo brasileiro utiliza os dados coletados por meio da RAIS para produzir estatísticas sobre o
trabalho no país. Essas estatísticas, por sua vez, são um aporte indispensável para a criação de
estratégias voltadas a melhorar o cenário da empregabilidade.

Até mesmo a legislação trabalhista e os sistemas de arrecadação de FGTS e Previdência Social

são influenciados pela análise da RAIS. Afinal, ela permite entender, com números concretos, quantos
são os trabalhadores ativos no país inteiro.

Essa importância se aplica a todas as esferas: municipal, estadual e federal.

Além disso, também é por meio dessa declaração que o Governo identifica quais são os trabalhadores
que têm direito ao recebimento do abono salarial referente ao PIS/PASEP. Por isso, quando a RAIS é
feita de maneira incorreta (ou não é feita), um trabalhador pode ser diretamente prejudicado, não
recebendo o abono devido.

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COMO FUNCIONAM OS
PRAZOS DE ENTREGA?
 COMO FUNCIONAM OS PRAZOS DE ENTREGA?

Os prazos de entrega da RAIS podem variar um pouco de um

ano para o outro. No entanto, a tendência é que o sistema esteja
disponível para a declaração por 3 meses, entre meados de janeiro
e março.

É muito importante que o gestor esteja atento aos prazos.

Caso você perca a data-limite, a entrega ainda será obrigatória,
porém, além da declaração, poderá ser exigido também o
pagamento de uma multa. Ou seja, uma falha nessa obrigação
administrativa pode gerar custos adicionais para a empresa.

Caso seja necessário, você pode entregar uma RAIS Reti icadora,
para corrigir informações incorretas. Desde que seja entregue
no mesmo prazo, não existe multa pela reti icação.

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COMO DECLARAR?
 COMO DECLARAR?

Agora, chegamos na parte mais importante

do nosso guia. Vamos explicar, de fato, como é
feita a declaração da RAIS. Para isso, vamos
apresentar alguns passos básicos.

OBTENHA O PROGRAMA

A declaração da RAIS é feita usando

um programa especial, o GDRAIS. Se a empresa
tiver um sistema de RH informatizado e quiser
utilizar a folha de pagamento para gerar a RAIS,
o GDRAIS também validará esse arquivo.

Confira o que o gestor de RH da

empresa farmacêutica, a Kley Hertz, fala
sobre o seu sistema informatizado aqui.

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 COMO DECLARAR?

O GDRAIS fica disponível para download no site e pode ser baixado gratuitamente. Faça o download, execute
e instale em seu computador. Lembre-se de verificar se a máquina atende aos requisitos de sistema
necessários.

Depois de instalar o GDRAIS, você encontrará um arquivo “Leia-me” com informações úteis. Vale a
pena ler esse arquivo antes de rodar o programa.

Somente no caso da RAIS Negativa, existe uma segunda opção, para fazer a declaração diretamente
pela web. Você só precisa preencher um formulário disponível online.

INSIRA OU IMPORTE INFORMAÇÕES

Para gerar a RAIS com o GDRAIS, é preciso inserir as informações nos campos adequados. Para a
RAIS Negativa, basta informar os campos dessa categoria.

Esteja atento à digitação das informações. Quando houver inconsistências, o GDRAIS emitirá um
relatório de erros. Se houver problemas que não impedem a geração da RAIS, mesmo assim o
programa emitirá um relatório de avisos.

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 COMO DECLARAR?

Também é possível gerar o arquivo com as informações que devem ser enviadas na RAIS através de
um software de folha de pagamento, para tanto veja com o seu fornecedor como a geração do arquivo
deve ser feita e os cuidados necessários para evitar o envio de dados errôneos. Confira o que o gestor
da Kley Hertz fala sobre o software da sua folha de pagamento que o ajuda a gerar a RAIS.

Nos dois casos, você precisará rever as informações prestadas. Essa é uma função útil já que,
como veremos adiante, qualquer empresa pode ser multada pela prestação de informações incorretas
na RAIS.

Um ponto interessante é que a RAIS exige a informação dos dados do responsável pela
entrega. Nesse campo, serão colocados CNPJ/CPF, razão social/nome, e-mail, telefone e
até data de nascimento da pessoa que inseriu as informações na declaração.

Se o responsável for um escritório de contabilidade, deverão ser informados os dados do escritório. Já se

o próprio gestor fizer a declaração, é seu nome que deve aparecer nesse campo.

Essa é a única informação que não pode ser alterada por meio da RAIS Retificadora. Assim, evita-se
fraudes na responsabilidade sobre os dados prestados.

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 COMO DECLARAR?

ENTREGUE A RAIS

Depois de inserir e validar as informações, você deve fazer a entrega da declaração. Isso pode ser feito
diretamente pelo GDRAIS, usando uma destas funções: “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”.

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 COMO DECLARAR?

Com a opção “Gravar Declaração”, é possível também salvar o arquivo no disco rígido do computador. Essa
é uma medida importante para que a empresa possa manter um registro das RAIS emitidas ao longo dos
anos. Por isso, essa função é mais indicada.

Se a empresa tiver mais de 11 vínculos empregatícios, é preciso utilizar o Certificado Digital para fazer
a transmissão.

No momento da transmissão, é gerado um protocolo. Nele, consta um número de Controle de Recepção e

Expedição de Arquivo (CREA). Você deve guardá-lo, pois ele é obrigatório para obter o Recibo de Entrega
da RAIS.

O recibo ficará disponível online no site da RAIS em até 5 dias úteis após a transmissão da declaração.

É recomendável fazer a impressão e mantê-lo arquivado por um período de, pelo menos,
5 anos, da mesma maneira que é feito com extratos do pagamento de Imposto de Renda,
por exemplo. Dessa forma, a empresa fica resguardada caso passe por alguma auditoria.

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QUAL É O VALOR DAS
MULTAS POR ATRASO?
 QUAL É O VALOR DAS MULTAS POR ATRASO?

Nós já mencionamos que o atraso na entrega da RAIS

pode ocasionar penalidades, na forma de
cobrança de multas. Você provavelmente está
imaginando qual é o custo que essa penalização
representa.

A multa começa em R$ 425,64 e é acrescida de mais

R$ 106,40 por bimestre de atraso.

Esse prazo é contado desde o último dia oficial

para entrega da RAIS até a data de entrega efetiva
ou, se ocorrer primeiro, a lavratura do auto de
infração (o documento do Governo registrando
que a empresa não fez a entrega da RAIS).

Existe mais um detalhe: se a lavratura do auto

de infração ocorrer antes da entrega da RAIS
atrasada, a multa terá mais um acréscimo.

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 QUAL É O VALOR DAS MULTAS POR ATRASO?

Nesse caso, o valor vai aumentar em proporção à quantidade de empregados da empresa. Pode haver
adição de até 20% na multa no caso de empresas que tenham mais de 500 empregados.

A tabela completa é esta:

• Para empresas com 0 a 25 empregados: de 0% a 4% de acréscimo sobre a multa;

• Para empresas com 26 a 50 empregados: de 5% a 8% de acréscimo sobre a multa;

• Para empresas com 51 a 100 empregados: de 9% a 12% de acréscimo sobre a multa;

• Para empresas com 101 a 500 empregados: de 13% a 16% de acréscimo sobre a multa;

• Para empresas com mais de 500 empregados: de 17% a 20% de acréscimo sobre a multa.

Mais uma vez, reforçamos que o pagamento da multa não exime a empresa de realizar a declaração
da RAIS.

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 QUAL É O VALOR DAS MULTAS POR ATRASO?

Além disso, não é apenas a entrega em atraso

que pode causar penalização por multa: a
declaração de informações falsas ou
inexatas também é repreendida pelo
Governo. A multa começa em R$ 425,64 e é
acrescida de mais R$ 26,60 por funcionário
cujas informações sejam omitidas ou
adulteradas.

Para completar, tanto no caso da multa por

atraso quanto no caso da multa por informações
incorretas, o valor será dobrado se a RAIS ou a RAIS
Retificada não for entregue até o último dia do ano.
Por exemplo: para a RAIS incorreta do ano-
exercício de 2015, se a retificação não for feita até
31 de dezembro de 2016, uma multa de R$ 500,00
passará a valer R$ 1.000,00.

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AGORA É COM VOCÊ!
 CONCLUSÃO

Neste eBook, você aprendeu o que é a declaração RAIS e todos os principais detalhes sobre como ela deve
ser feita. Também entendeu melhor quais são as possíveis consequências de não realizar essa
declaração no prazo e de forma acurada.

A declaração RAIS é uma ferramenta para a Gestão Pública. Além disso, ainda é instrumento para o
pagamento de um benefício (o abono PIS/PASEP) à população brasileira. Por isso, fazer essa declaração
de maneira responsável não é apenas uma obrigação administrativa. É, também, sinal de respeito com
nosso país.

A RAIS é apenas uma das obrigações do Departamento de Pessoal e seu gestor. Ela é uma prova real
da relevância estratégica desse setor para o bom funcionamento da empresa como um todo.

Quer ver como o gestor de RH da Kley Hertz qualificou os processos internos, inclusive a RAIS, com uma
iniciativa que você também pode ter? Assista ao vídeo e entenda!

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 MARKETING TRADICIONAL X MARKETING DIGITAL:
O QUE SÃO E COMO SE COMPLEMENTAM?

A Metadados é uma empresa com 30 anos de

experiência no ramo de soluções tecnológicas e
serviços de apoio à gestão de recursos humanos.
Essa experiência está alicerçada no nosso elevado
nível de especialização no fornecimento de
telogias e serviços: o objetivo da Metadados é
facilitar o dia-a-dia dos nossos clientes. Nossa meta
é aumentar a eficiência e agilidade do trabalho nas
etapas de execução, o controle e o gerenciamento
dos processos de RH.

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