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CENTRO UNIVERSITÁRIO DO NORTE

LAUREATE INTERNATIONAL UNIVERSITIES
MBA GERENCIAMENTO DE PROJETO

DIEGO VIEIRA
JULIANA CARVALHO
MILEYDE OLIVEIRA
RANGEL JOVINO
TARCÍSIO VIANA

TRABALHO DE GESTÃO DE INTEGRAÇÃO E ESCOPO DE

PROJETOS
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO, ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO,
CPM, DICIONÁRIO DA EAP.

MANAUS
2018
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DIEGO VIEIRA
JULIANA CARVALHO
MILEYDE OLIVEIRA
RANGEL JOVINO
TARCÍSIO VIANA

TRABALHO DE GESTÃO DE INTEGRAÇÃO E ESCOPO DE

PROJETOS
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO, ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO,
CPM, DICIONÁRIO DA EAP.

O Trabalho apresentado a disciplina de

Gestão de Integração de Escopo de
projetos para obtenção da nota parcial do
curso de MBA Gerenciamento de projeto
da turma POSGP51, sobre orientação do.

Professor: Msc Rogério Menezes.

MANAUS
2018
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RESUMO
O objetivo deste trabalho é desenvolver o gerenciamento de projetos do
Project e Wbs que dê suporte ao planejamento de escopo, alinhado ao PMBOK 4ª
edição. Para alcançar este objetivo, ao longo deste trabalho é estudado o processo
de planejamento de escopo dentro da disciplina de gerência de projetos. O plano de
gerenciamento de escopo tem como objetivo dá as diretrizes de como este projeto
será gerenciado e de que forma as mudanças serão incorporadas à empresa para
que o projeto se concretize. E para este estudo utilizou as ferramentas de
gerenciamento de projeto elaborada a partir do projeto UNISMART, tendo uma
visualização ampla do estudo pesquisado. Neste estudo teve como diretrizes o
termo de abertura, estrutura analítica do projeto, Canvas.

PALAVRAS-CHAVE: Escopo, Termo de abertura, Canvas, UNISMART.

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1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO UNISMART.

AUTOATENDIMENTO UNISMART

TERMO DE ABERTURA

Preparado por Diego Vieira, Juliana Carvalho, Mileyd Versão 01

Oliveira, Rangel Oliveira, Tarcísio Viana.
Aprovado por Rogério Menezes 22-02-2018

I - Título do projeto
Autoatendimento UNISMART

II - Objetivo do projeto
A proposta do projeto é criar um terminal de autoatendimento que irá reduzir as
filas de espera, otimizando o tempo de atendimento ao cliente e, com isto,
aumentando a eficiência. Fazendo com que os funcionários, desta forma, possam
focar na captação de novos clientes (matrículas) ou realizar atividades que
aproveitem da melhor forma suas habilidades.

III - Resumo das condições do projeto

Centro Universitário do Norte (estilizado como UniNorte), é uma instituição
privada de ensino superior sediada em Manaus e integrante da rede de
ensino Laureate International Universities, possui atuação em diversas áreas, sendo
considerada uma das maiores e mais prestigiadas instituições de ensino superior
privado do Estado do Amazonas. Está situada no Centro da capital do Estado e
possui uma unidade na zona norte da cidade, com cursos nas áreas de Ciências
Humanas e Sociais, Saúde e Exatas.
Analisando a unidade de pós-graduação (unidade 14), notou-se ações
necessárias para expressar a excelência da instituição nos aspectos dos serviços
prestados aos clientes.
Um dos principais problemas que se pode observar hoje no atendimento da
unidade 14 do UNINORTE é a demora no atendimento ao cliente, que necessite de
informações rápidas, simples e práticas.
O serviço de atendimento ao cliente da unidade 14 instiga uma otimização em
suas funções visto que as principais características são bom atendimento e
minimização do uso do tempo para possíveis novos clientes.
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Com base em um levantamento de informações no setor da recepção na unidade

14 notou-se que alunos e possíveis clientes buscam informações sobre a academia,
especializações e informações internas de serviços, o que gera alta demanda aos
atendentes disponíveis ocasionando filas de espera que se torna um obstáculo entre
o público interessado e possível novo alunos, prejudicando a satisfação de alunos
efetivos e desempenho dos funcionários.
A proposta do projeto é criar um terminal de autoatendimento que irá reduzir as
filas de espera, otimizando o tempo de atendimento ao cliente e, com isto,
aumentando a eficiência. Fazendo com que os funcionários, desta forma, possam
focar na captação de novos clientes (matrículas) ou realizar atividades que
aproveitem da melhor forma suas habilidades.

IV - Nome do gerente do projeto, suas responsabilidades e sua

autoridade.
Responsável: Tarcísio Viana Corrêa - Gerente do projeto, responsável pelo
controle, andamento, autoridade do projeto, e também de acompanhar o andamento
do escopo e das atividades visando o cumprimento das metas e prazos pré-
estabelecidos.

V - Necessidades básicas do trabalho a ser realizado

Solucionar os problemas na demora do atendimento aos clientes, evitando

possíveis desperdícios de tempo com informações básicas, aumentando o foco para
a prospecção de possíveis novos alunos.

VI - Descrição do projeto

Em fevereiro de 2018, em uma reunião acadêmica junto com o especialista em

projetos Rogério Menezes surgiu uma ideia de melhoria no atendimento ao aluno do
UNINORTE, por meio de um brainstorm, a ideia veio a se tornar um projeto que foi
aderido à equipe de estudo cujo objetivo era estabelecer um modelo de
autoatendimento padronizado buscando a melhoria do atendimento e a imagem da
instituição perante o aluno.
O projeto propõe a criação de um modelo de atendimento que integre os
segmentos de sua atuação comercial e acadêmica, melhoria de recursos
tecnológicos, deslocando a demanda de atendimento pessoal para o
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autoatendimento eficiente. Com tudo isso iniciou-se o projeto por nome UNIFÁCIL,
propondo as soluções para os problemas já citados:

1. Produto do projeto
Um terminal de autoatendimento online, localizado estrategicamente na entrada
da recepção da unidade 14, na cor azul e laranja, funcionando no horário de
atendimento do shopping disponível para consultas de:

• Informações de horários, turmas, salas, notas, nome do professor e

coordenador do curso;

• Solicitação de transferência e trancamento do curso;

• Solicitar e enviar via e-mail em PDF;

• Fornecer a ementa da disciplina;

• Realizar a avaliação dos professores e da instituição;

• Liberação da confirmação da carteirinha estudantil;

• Solicitar autorização para cursar o módulo fora do período;

• Solicitar a declaração do curso e histórico;

• Sugestões;

• Criar informações sobre o quantitativo de atendimentos (dia, mês, ano).

Suporte: localizado na área interna de responsabilidade da administração do T.I e

operação da instituição.
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2. Cronograma do projeto Uni Smart.

Etapas Atividades do Projeto Responsável Ago Set Ou Nov

1 Aprovação do projeto por parte da instituição Tarcísio

Seleção da empresa de prestadora de serviço de

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software/hardware Rangel
Selecionar empresa para construção do design do
3
terminal Juliana
Definir e criar o protótipo
4
Juliana
Adequação do espaço físico para instalação do
5
protótipo Diego
Treinamento e capacitação dos colaboradores da
6 Mileyde
instituição

7 Período de adaptação do projeto Tarcísio

Fonte: Integrantes do grupo.

Realizado
Previsto
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3. Estimativas iniciais de custo

Duração
Item Atividade Dias Custo R$
Contrata empresa para criação do R$ 60.000,00
Software
sistema. 30
Hardware Contrata um programador. 60 R$ 30.000,00
Selecionar empresa para criar o R$ 10.000,00
Designer do Produto
layout do projeto 30
Definir empresa para criação do R$ 20.000,00
Criação do Protótipo
totem. 30
Pintura do local onde será Pintor para executa atividades de R$ 1.000,00
instalado o terminal pintura na empresa. 20
TOTAL GERAL 170 121.000,00
Fonte: Integrantes do grupo.

VII - Administração

1. Necessidade inicial de recursos

Humanos

• Equipe do projeto UNIFÁCIL, com a coordenação da instituição sob

apoio da gerência de padronização de rede;

• Empregados do núcleo de T.I;

• Engenheiros e arquitetos;

• Equipes de colaboradores;

• Mão de obra terceirizada para confecção do designer e protótipos.

Materiais

• Equipamentos de informática e automação de atendimento;

• Sinalização interna e externa;

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Financeiro

• Orçamento total para aprovação do projeto inicial para a unidade 14 é

de R$ 142.000,00;

2. Necessidade de suporte pela organização

A organização irá suportar toda a necessidade externa à divisão, uma vez que
existe um interesse na otimização do atendimento aos clientes da instituição.

3. Controle e gerenciamento das informações do projeto

O controle e o gerenciamento das informações do projeto serão realizados

através de documentos escritos, armazenamento em mídia digital (nuvem)

APROVAÇÕES
[Nome] Rogério Menezes [Assinatura] [Data] 15-03-2018
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2. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO UNI SMART.

Fonte: Fonte Própria.

Figura 1 – Estrutura Analítica das Atividades do Projeto UNI SMART.

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3. DICIONÁRIO DA EAP UNI SMART.

UNI SMART

DICIONÁRIO DA EAP

Preparado por Tarcísio Viana Corrêa Versão: 1.0

Aprovado por Rogério Menezes 15-03-2018

I - Informações básicas
Responsável Tarcísio Viana Corrêa
Prazo estimado 6 meses
Custo estimado R$ 145 mil

II - Principais tarefas a serem realizadas

• Homologação do escopo do projeto:
o Reunião com a coordenação;
o Apresentação do projeto;
o Redefinição do escopo final;
o Aprovação final do escopo;
• Escolha do software:
o Definir sistema necessário para o autoatendimento;
o Especificar requisitos técnicos e funcionais;
o Desenvolver fornecedores;
o Solicitar orçamento;
o Negociar propostas;
o Fechar contratos de fornecedores;
o Sistema adquirido;
• Entrega da base do totem e a tela:
o Escolha dos fornecedores da base do totem;
o Definição da base do totem;
o Escolha do fornecedor da tela;
o Definição da tela do projeto;
• Construção do protótipo:
o Aprovação técnica:
▪ Contratação de serviços de terceiros;
▪ Construção da base do protótipo;
▪ Instalação elétrica;
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▪ Acabamento do projeto;
▪ Protótipo construído;
o Monitoramento:
▪ Monitoramento do escopo;
▪ Monitoramento dos prazos;
▪ Monitoramento da qualidade;
▪ Monitoramento dos riscos;
▪ Controle dos marcos de entrega;
▪ Controle das validações dos produtos;
• Instalação:
o Instalação das máquinas e equipamentos;
o Instalação do sistema;
o Testes e validações;
o Disponibilização do manual;
o Sistema de autoatendimento disponibilizado;
• Encerramento:
o Contratos;
o Organização/indexação de documentos do projeto;
o Consolidação da documentação do projeto;
o Lições aprendidas;
o Relatório final;
o Encerramento formal do projeto.

III - Recursos previstos

• Recursos humanos:
o Equipe do projeto UNIFÁCIL, com a coordenação da instituição sob
apoio da gerência de padronização de rede;
o Empregados do núcleo de T.I;
o Engenheiros e arquitetos;
o Equipes de colaboradores;
o Mão de obra terceirizada para confecção do designer e protótipos.
• Materiais:
o Equipamentos de informática e automação de atendimento;
o Sinalização interna e externa;
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• Financeiro:

o Orçamento total para aprovação do projeto inicial para a unidade 14 é

de R$ 142.000,00;

IV - Predecessores principais do pacote de trabalho

• Definir fornecedores:
• Contratação de serviços de terceiros:
• Instalação elétrica;
• Acabamento do projeto;
• Instalação das máquinas e equipamentos.

V - Sucessoras principais do pacote de trabalho

• Contratação de serviços de terceiros:

• Instalação elétrica;
• Acabamento do projeto;
• Instalação das máquinas e equipamentos.

VI - Riscos associados ao pacote

• Extrapolar custo
• Alteração do escopo do projeto
• Não encontra mão de obra qualificada
• Logística de material necessário
• Qualidade
• Tempo

APROVAÇÕES
[Nome] Rogério Menezes [Assinatura] [Data] 15-03-2018

Fonte: Integrantes do grupo.

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4. DIAGRAMA DE REDE UNISMART.

Sequenciar
Definir as as Fazer o
atividades atividades cronograma
de
atividades

Estimar a
Criar o duração das
termo de atividades
abertura

Estimar os
recursos
De
implantação

Fazer o
orçamento do
projeto

Desenvolver plano
do projeto

Fonte: Integrantes do grupo.

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5. DECLARANÇÃO DO ESCOPO UNISMART.

UNISMART

DECLARAÇÃO DE ESCOPO

SCOPE STATEMENT

Preparado por Equipe do Projeto Versão 01

Aprovado por Rogério Menezes 15-03-2018

I- Time do Projeto

Nome Função Depto.

Diego Vieira Responsável pelo Administração

escopo

Juliana Execução Compras

Mileyde Consultoria Pesquisa

Tarcísio Gerente do projeto Gerência

Rangel Planejamento Coordenador

Fonte: Integrantes do grupo.

II- Descrição do Projeto

O projeto envolverá a criação de um modelo de atendimento que integre os

segmentos de sua atuação comercial e acadêmica, melhoria de recursos
tecnológicos, deslocando a demanda de atendimento pessoal para o
autoatendimento eficiente. Compras de software e hardware, padronização do
designe do totem.

III- Objetivo do projeto

Programar um terminal de autoatendimento, através do projeto Uni Smart, dentro

das metodologias estabelecidas pela equipe de projeto. Dentro de um prazo máximo
de 190 dias corridos a partir de agosto de 2018 e com custo total estimado de
R$ 142, 000,00 (custo adicional).
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IV- Justificativa do projeto

Com base em um levantamento de informações no setor da recepção na unidade

14 notou-se que alunos e possíveis clientes buscam informações sobre a academia,
especializações e informações internas de serviços, o que gera alta demanda aos
atendentes disponíveis ocasionando filas de espera que se torna um obstáculo entre
o público interessado e possível novo alunos, prejudicando a satisfação de alunos
efetivos e desempenho dos funcionários.
Solucionar os problemas na demora do atendimento aos clientes, evitando
possíveis desperdícios de tempo com informações básicas, aumentando o foco para
a prospecção de possíveis novos alunos.

IV- Produto do projeto

Um terminal de autoatendimento online, localizado estrategicamente na entrada
da recepção da unidade 14, na cor azul e laranja, funcionando no horário de
atendimento do shopping disponível para consultas de:

• Informações de horários, turmas, salas, notas, nome do professor e

coordenador do curso;
• Solicitação de transferência e trancamento do curso;
• Solicitar e enviar via e-mail em PDF;
• Fornecer a ementa da disciplina;
• Realizar a avaliação dos professores e da instituição;
• Liberação da confirmação da carteirinha estudantil;
• Solicitar autorização para cursar o módulo fora do período;
• Solicitar a declaração do curso e histórico;
• Sugestões;
• Criar informações sobre o quantitativo de atendimentos (dia, mês, ano).

Suporte: localizado na área interna de responsabilidade da administração do T.I e

operação da instituição.
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VI- Expectativa do cliente

• Projeto em conformidade com o termo de abertura.

• Projeto dentro do prazo e orçamento previsto.

VII- Fatores de sucesso do projeto

• Comunicação efetiva dentro do time.

• Apoio integral da área de TI.

• Suporte permanente do patrocinador.

VIII- Restrições

• O orçamento é limitado.

• Tempo

• O projeto deve ser mantido dentro da esfera departamental, tendo apenas o

contato externos com as área de TI e compras.

• Qualidade

• Escopo

IX- Premissas

• Público alvo serão alunos do UNINORTE;

• O time do projeto deverá ter conhecimento de gerenciamento de projetos e

informática.

• É necessário o apoio irrestrito de todos os envolvidos dentro da organização.

X- Exclusões específicas

• O projeto não tem com o objetivo administrar os projetos após sua

implementação.

• O projeto não tem como objetivo criar politicas e processos para projetos fora
do departamento ou entre departamento da organização.

• A equipe de consultoria atuará apenas como apoio, e não como mão- de-
obra.
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XI- Principais atividades e estratégias do projeto

1 Geral
o O Custo de pessoal interno não está incluído no valor anterior e não será
considerado por já fazer parte do custo indireto da empresa.
2 software
o Definir sistema necessário para o autoatendimento;
o Especificar requisitos técnicos e funcionais;
o Desenvolver fornecedores;
o Solicitar orçamento;
o Negociar propostas;
o Fechar contratos de fornecedores;

3 Entrega da base do totem e a tela

o Escolha dos fornecedores da base do totem;
o Definição da base do totem;
o Escolha do fornecedor da tela;
o Definição da tela do projeto

4 Instalação
o Instalação das máquinas e equipamentos;
o Instalação do sistema;
o Testes e validações;
o Disponibilização do manual;

XII- Entregas do projeto

• Software instalado

• Hardware instalado

• Layout do totem

• Padrões estabelecidos

XII- Orçamento do projeto

• O projeto prevê um gasto adicional de até R$ 142.000,00 incluindo as

reservas gerencias.

• As reservas gerencias e de contingência somadas não podem ultrapassar

142.000,00 (20% do orçamento).

• O pagamento dos valores orçados se efetuara segundo o fluxo de caixa a ser

desenvolvido para o projeto pela área financeira da empresa.

• As despesas com o pessoal e recursos internos não serão considerados

dentro do orçamento do projeto.

• Antecipações ou atrasos não deslocam o fluxo de caixa do projeto.

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XIV Plano de entregas e marcos do projeto

A execução dos trabalhos terá inicio em agosto de 2018 e deve durar

aproximadamente seis meses. O planejamento do projeto com sua finalidade
deverão ser realizados fora do período estipulado.

Entrega Descrição Término

Gerente do projeto definido

15/02/2018
Fase de iniciação
Project charter aprovado
15/03/2018

Termo de abertura aprovado

16/03/2018

Cronograma definido
20/03/2018

Fase de planejamento Orçamento definido

21/03/2018

Plano do projeto concluído

22/03/2018
Fonte: Integrantes do grupo.
Aprovação do plano de projeto
30/03/2018

Software instalado
29/11/2018

Fase de execução Hardware instalado

29/112018

Padrões estabelecidos
30/11/2018

Projeto concluído
Fase de encerramento 16/12/2018

Lições aprendidas
20/12/2018
Fonte: Integrantes do grupo.

REGISTRO DE ALTERAÇÕES

Data Modificado por Descrição da mudança

20/03/2018 Equipe Detalhamento das restrições

30/03/2018 Empresa Especificação do Software a ser utilizado

APROVAÇÕES

Data
Rogerio Menezes 16/03/2018
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6. CPM UNISMART.

Fonte: Integrantes do grupo.

Fonte: Integrantes do grupo.

Figura 2 – CPM, fluxograma das atividades do projeto UNISMART.

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6.1 Calendário do projeto UNISMART

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7. LAYOUT DO TOTEM UNISMART.

Fonte: Integrantes do grupo.

Figura 3 – Layout gráfico do projeto UNISMART.
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CONCLUSÃO
Neste trabalho estudou-se o processo de planejamento de escopo dentro da
disciplina de gerenciamento de projetos e foram avaliadas as ferramentas WBS de
gerência os projetos em relação ao suporte para o planejamento e a gerência do
escopo de projetos, buscando identificar se havia ou não o suporte a este processo.
O sucesso de um projeto está intimamente ligado a assegurar que o projeto vai
satisfazer as necessidades para as quais ele foi criado. Isso envolve levantar em
detalhes e especificar formalmente as necessidades explícitas e implícitas dos
clientes, usuários ou outras partes interessadas importantes.
As empresas de consultoria estão naturalmente ligadas às dificuldades de
Interpretação da gestão de projeto, é compreensível a dificuldade de se dedicar
tempo ao planejamento. Assim como aqui abordado, as empresas de consultoria e
também os consultores autônomos devem criar a sua rotina e/ou metodologia de
planejamento. Certamente, as sugestões aqui descritas se aplicam a um grupo
pequeno, e de pequenas empresas, mas nunca se deve deixar de lado o foco em
descobrir, independente do meio, a real necessidade do cliente. Finalmente, conclui-
se através do trabalho que a metodologia do PMI pode ser modificada e trazida para
a prática de uma determinada situação, tendo para isso flexibilizações e a
incorporação de conceitos específicos da situação que se pretende ter a
metodologia adaptada. Assim, pode-se afirmar que o trabalho atingiu o objetivo
esperado.
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REFERÊNCIAS

UNINORTE, Centro Universitário do Norte. Pesquisa de Campo. Disponível em:

<https://www.uninorte.com.br >. Acesso em 07 abr. 2018.

www.criticaltools.com. Software wbs, acesso em 07 março.2018.

VAGAS, Ricardo; Gerenciamento de projetos: Estabelecendo diferencias

competitivas – Rio de Janeiro – Brasport 6ª edição 2003.