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Além disso, também envolve o direito mais básico do colaborador; se este não receber o salário corretamente
e no prazo, terá de enfrentar dificuldades financeiras e familiares, e a relação entre empregador e funcionário
será abalada.
Pensando nisso, a Metadados decidiu reunir neste eBook todas as informações mais importantes sobre
gestão de obrigações legais relacionadas à folha de pagamento. Este livro servirá como um guia de
referência, com explicações objetivas e simples sobre diversos tópicos.
Com as informações contidas aqui, esperamos que esta tarefa tão crítica se torne um pouco mais fácil de
executar no dia a dia da sua empresa.
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ENTENDENDO A ESTRUTURA
DA FOLHA DE PAGAMENTO
ENTENDENDO A ESTRUTURA DA FOLHA DE PAGAMENTO
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ENTENDENDO A ESTRUTURA DA FOLHA DE PAGAMENTO
A elaboração da folha de pagamento pode ser realizada até mesmo em uma planilha. Porém, os
cálculos envolvidos são complexos, e quanto mais manual for o processo, maiores as chances de erro.
Portanto, cada dia mais empresas aderem ao uso de sistemas que permitem realizar estes cálculos
e elaborar a folha de pagamento automaticamente. Como estes sistemas são integrados a outros, é
possível cruzar os dados salariais com outras informações sobre o trabalhador, como o controle do
ponto, a administração dos benefícios ou empréstimos, a gestão de terceiros, entre outros.
Precisamos, ainda, lembrar que a folha de pagamento é um documento utilizado para a contabilidade da
empresa. Baseado nos dados constantes dela, os contadores podem fazer os cálculos necessários
para a declaração anual do IRPJ, comprovando que as entradas e saídas de capital informadas estão
corretas.
A empresa farmacêutica Kley Hertz encontrou na automação da folha de pagamento a qualificação dos
processos que tanto procurava. Você também está precisando organizar seu RH? Assista ao vídeo e
veja por onde começar.
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CONTRATO DE TRABALHO
CONTRATO DE TRABALHO
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CONTRATO DE TRABALHO
§ Contrato por prazo determinado – o término é estabelecido na sua celebração (CLT, art. 443). Somente
será válido para atividades temporárias ou transitórias, com prazo máximo de duração de 2 anos. Exemplo:
Contrato de safra (Lei nº 5.889/1973, art. 14, parágrafo único).
§ Contrato de experiência - é a forma mais comum de contrato por prazo determinado. O principal
objetivo é avaliar o empregado em relação à ocupação para a qual foi contratado e seu prazo máximo é
de 90 dias (art. 445 da CLT).
§ Contrato de trabalho temporário - é aquele que, por intermédio de empresa de trabalho temporário,
o trabalhador presta serviço para uma determinada empresa (tomadora dos serviços) e seu prazo de
vigência é de 180 dias, podendo ser prorrogado uma única vez até 90 dias. Legislação: Lei nº 13429/2017.
§ Contrato de trabalho intermitente - é aquele no qual a prestação se serviços, com subordinação, não é
contínua, ocorrendo com alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade,
determinados em horas, dias ou meses, independente do tipo de atividade do empregado e do
empregador, exceto para aeronautas. (CLT, art. 443).
De acordo com o Contrato de Trabalho são apuradas as rubricas de Folha de Pagamento, concernentes a
valores que o empregado tem a receber e a descontar.
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O CALENDÁRIO OFICIAL
O CALENDÁRIO OFICIAL
Como você já sabe, as datas para pagamento dos salários não são estipuladas pela empresa; existe um
calendário oficial. A regra geral para mensalistas é que o pagamento deverá ser efetuado, o mais tardar,
até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido (CLT, art. 459. Caso essa data corresponda a um sábado,
a empresa deverá efetuar o pagamento no sábado; se não houver expediente nesse dia, o pagamento deve
ser adiantado para a sexta-feira (CLT, art. 465.
É importante ressaltar que atrasos na elaboração da folha de pagamento não justificam o adiamento
do pagamento de salários; se isso acontecer, a empresa fica sujeita ao recebimento de multas.
Portanto, é essencial que o setor de pessoal ou RH esteja organizado para entregar a folha
de pagamento ao setor financeiro e contábil com antecedência.
Assim, nós dizemos que a folha de pagamento precisa ser fechada no mês corrente, mesmo que o pagamento
seja depositado no mês subsequente.
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CAGED
CAGED
A sigla CAGED refere-se ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, instituído pela Lei nº
4.923, de 23 de dezembro de 1965. Como regra geral, deve ser enviado pelo empregador, mensalmente,
até o dia 7 do mês subsequente, por ocorrência de admissão, transferência ou demissão de
empregados.
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CAGED
Contudo, de acordo com a Portaria nº 768 de 29/05/2014, as informações relativas a admissões deverão
ser prestadas:
§ Na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do Seguro-Desemprego
ou cujo requerimento esteja em tramitação.
§ Na data do registro do empregado, quando o mesmo decorrer de ação fiscal conduzida por Auditor-
Fiscal do Trabalho.
As informações são prestadas por meio eletrônico, com utilização do aplicativo correspondente fornecido
pelo Ministério do Trabalho.
Estes dados são utilizados para o desenvolvimento de estatísticas, estudos e projetos envolvendo o tema
do mercado de trabalho. Eles são essenciais para as ações do Governo com foco em empregabilidade e
desemprego. Também são dados importantes para o controle do Programa de Seguro-Desemprego.
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GPS
GPS
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GPS
• 20% sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas, aos empregados, trabalhadores
avulsos e aos contribuintes individuais;
• 15% sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços de cooperativas
de trabalho.
• 1% (risco leve), 2% (risco médio) ou 3% (risco grave) incidentes sobre o total das remunerações pagas,
devidas ou creditadas, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos. Para o financiamento
dos benefícios concedidos em razão do grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente
dos riscos ambientais do trabalho (GILRAT).
• As alíquotas GILRAT de 1%, 2%, ou 3% poderão ser reduzidas em até 50% ou aumentadas em até
100%, em razão do desempenho da empresa em relação à respectiva atividade econômica, aferido
pelo Fator Acidentário de Prevenção (FAP).
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GPS
• As alíquotas GILRAT de 1%, 2%, ou 3% são acrescidas de 12%, 9% e 6%, se a atividade exercida
pelo segurado ensejar a concessão de aposentadoria especial após, respectivamente, 15, 20 ou
25 anos de contribuição. No caso de cooperativa de trabalho, os percentuais são de 9%, 7% ou 5
%, a cargo da empresa tomadora de serviços.
A alíquota do funcionário varia entre 8% e 11%, dependendo da faixa salarial. A própria empresa é
responsável por fazer os cálculos, provisionar sua parte na contribuição e descontar a parte do funcionário.
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GFIP
GFIP
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GFIP
Instituída pela Lei nº 9.528/1997 e regulamentada pelo Decreto nº 2.803/1998, seus principais objetivos são:
A GFIP é gerada pelo aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à
Previdência Social), programa distribuído pela Caixa Econômica Federal.
Para o FGTS, a GFIP é composta pela Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e pelo arquivo gerado no SEFIP.
A guia deve ser paga até o dia sete do mês seguinte ao da competência. Caso não haja expediente bancário
no dia sete, deve ser antecipado para o dia útil imediatamente anterior.
Para a Previdência Social, a GFIP é o conjunto de informações cadastrais da empresa e dos trabalhadores,
a remuneração, a exposição a agentes nocivos, as movimentações do segurado, e de outros fatos geradores
de interesse da Previdência Social e do INSS, que constam no arquivo e nos relatórios gerados após o
fechamento do movimento no SEFIP.
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GRRF
GRRF
A sigla GRRF refere-se à Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS, um documento obrigatório que a
empresa deve utilizar para fazer o recolhimento de direitos trabalhistas devidos aos funcionários, em
casos de dispensa sem justa causa ou ainda extinção de contrato, e das contribuições sociais, instituídas
pela Lei Complementar nº. 110/2001, quando devidas.
Entre esses direitos trabalhistas, estão a multa rescisória, aviso prévio indenizado (conforme o caso e
algum depósito do FGTS que ainda esteja pendente.
Quando a GRRF é gerada, ela faz o cálculo da multa rescisória com base no saldo do FGTS do
trabalhador. Além disso, ela também é um meio automático de comunicar o desligamento daquele
profissional.
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IRRF
IRRF
A sigla IRRF refere-se ao Imposto de Renda Retido na Fonte. Quando calculado em folha de pagamento, o
imposto incide principalmente sobre os rendimentos do trabalho assalariado pagos por pessoas físicas
ou jurídicas e sobre os rendimentos do trabalho não assalariado pagos por pessoa jurídica.
O recolhimento do IRRF é de responsabilidade das fontes pagadoras. Logo, é obrigação da empresa recolher
e apurar o imposto dos trabalhadores aos quais efetua pagamentos.
O IRRF apurado em Folha de Pagamento deve ser pago até o último dia útil do 2º decêndio do mês
subsequente, ao mês de ocorrência do fato gerador, através do Documento de Arrecadação de Receitas
Federais (DARF).
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CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
A Contribuição Sindical é um valor destinado aos sindicatos dos empregados e aos sindicatos
patronais. No caso do sindicato dos empregados, a contribuição pode ser descontada da folha de
pagamento de todos os funcionários uma vez ao ano, geralmente em março, e corresponde ao valor de
um dia de trabalho.
Já no caso do sindicato patronal, pode ser paga em janeiro de cada ano e o valor da contribuição é calculado
através do capital social da empresa, e cada sindicato possui uma tabela própria para este cálculo.
Os sindicatos representam os funcionários nas negociações pelos aumentos salariais coletivos e outros
benefícios adicionais, não impostos por lei aos empregadores. Logo, o objetivo da cobrança, caso
efetuado, é o custeio das atividades sindicais e os valores destinados à “Conta Especial Emprego e
Salário” integram os recursos do Fundo de Amparo ao Trabalhador.
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RAIS
RAIS
O prazo de entrega é entre os meses de Janeiro e Março do ano subsequente. Atrasos na entrega deixam
a sua empresa sujeita ao pagamento de multas.
Empresas que não possuem funcionários com o perfil correto para serem enquadrados na RAIS devem
entregar uma declaração chamada de “RAIS Negativa”. Através destes relatórios, o Governo faz os cálculos
necessários para o pagamento de PIS e PASEP aos brasileiros.
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DIRF
DIRF
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DIRF
A partir das informações relacionadas na DIRF são gerados os comprovantes de retenção e rendimentos,
que devem ser entregues aos funcionários e ex-funcionários para o preenchimento da Declaração do
Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF).
Vale ressaltar, que as declarações DIRF e DIRPF devem estar coerentes, pois existe um
sistema de cruzamento dos dados, e qualquer inconsistência nestas informações pode
levar o contribuinte à chamada malha fina, ou seja, a declaração ficará retida para análise
e conferência.
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RECIBO DE FÉRIAS E PAGAMENTOS
RECIBO DE FÉRIAS E PAGAMENTOS
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CONCLUSÃO
CONCLUSÃO
Existem muitas obrigações legais que uma empresa deve cumprir e que, de uma forma ou de outra, estão
relacionadas à folha de pagamento de seus funcionários. São descontos, contribuições tributárias ou
sindicais, programas de saúde e segurança, e eventuais documentações específicas para cada situação.
Manter-se a par de todos eles, gerenciando para que sejam providenciados no prazo e atendendo aos
requisitos da legislação, é uma tarefa difícil. Os erros podem acarretar graves consequências - como
auditorias e multas. E, infelizmente, não existe uma fórmula mágica.
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A Metadados busca apoiar a gestão de recursos humanos, fornecendo
soluções tecnológicas que atendem às necessidades de empresas
de todos os portes. Com trinta anos de experiência neste nicho, a
Metadados realmente entende as características e as dificuldades do
trabalho de RH.
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