Manual Sei 40

GOVERNO DO ESTADO
Maria de Fátima Bezerra

Governadora
Antenor Roberto Soares de Medeiros

Vice-governador
SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO - SEAD
Maria Vírginia Ferreira Lopes

Secretária de Estado da Administração
George Luiz Rocha da Câmara

Secretário Ajunto da Administração
José Ediran Magalhães Teixeira

Subsecretário de Recursos Humanos
COMISSÃO ESPECIAL SEI/SEAD
Tatiane Alves Santana

Juliana Cristina de Oliveira Bastos
Maria Aparecida Gomes de Oliveira
Laise Silvane Tomaz do Nascimento
Marco Aurélio Sousa da Silva
Maria das Graças Araujo
Maria Conceição Silva Bezerra
Aldo Martins Garcês
Ytalo Rosendo do Amaral
SUMÁRIO
1. Visão Geral 5
1.1 O que é o SEI? 5
2. Iniciando Operações no SEI 6

2.1 Acesso ao Sistema 6
2.2 Barra de Ferramentas 6
2.3 Menu principal 7
2.4 Tela “Controle de Processos” 7
2.5 Tela do Processo 10
2.6 Tela do Documento 13
2.7 Restrição de Acesso 15
3. Operações Básicas com Processos 17

3.1 Árvore de Documentos do Processo 17
3.2 Iniciar Processo 17
3.3 Tipos de Processo 19
3.4 Processos com Restrição de Acesso 20
3.5 Concluir Processos 20
3.6 Reabrir Processos 21
3.7 Gerar PDF do Processo 21
4. Trabalho Colaborativo 22
4.1 Receber Processos na Unidade 22
4.2 Atribuir Processos a um Usuário 22
4.3 Enviar Processos para outra Unidade 23
4.4 Controle de Prazos 25
4.5 Inserir Anotações 26
4.6 Ciência 27
4.7 Sobrestar Processos 27
4.8 Relacionar Processos 29
4.9 Anexar Processos 30
4.10 Recuperando Informações 31
4.11 Acrescentar informações ao Histórico 32
4.12 Acompanhamento especial 33
4.13 Métodos de Pesquisa 35
4.14 Medições de desempenho 36
5. Operações Básicas com Documentos 40

5.1 Incluir Documentos 40
5.2 Documentos Gerados no Sistema 41
5.3 Editar Documentos 43
5.4 Referenciar Documentos ou Processos 44
5.5 Versões 46
5.6 Textos Padrão 46
5.7 Modelos de Documentos 47
5.8 Documento Externos 50
5.9 Excluir Documentos 53
5.10 Cancelar Documento 54
6. Assinaturas 55
6.1 Restrição à Visualização de Minutas 55
6.2 Assinatura de Documento Interno 55
6.3 Assinaturas por Usuários de outras Unidades 56
6.4 Assinar Documentos em Bloco de Assinatura 58
6.5 Duplicar Processo 60
1. Visão Geral
1.1 O que é o SEI?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal

da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos
eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas princi-
pais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais
e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos
em tempo real.
O é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de

documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de proces-
sos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao mesmo
tempo em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de
realização das atividades.
Principais facilidades do :
a. Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais
navegadores do mercado.
b. Acesso Remoto: Pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equi-
pamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de
vários sistemas operacionais. Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;
c. Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos

aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que
tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remota-
mente contratos e outros tipos de documentos;
d. Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos

e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades
envolvidas ou a usuários específicos;
e. Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo

eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limita-
ção física do papel. Deste modo, várias unidades podem ser demandadas
simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente
administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;
SISTEMA DE INFORMAÇÕES
MANUAL DO USUÁRIO 5
2. Iniciando Operações no SEI
2.1 Acesso ao Sistema
Para acessar o , o usuário deve utilizar seu login e senha:
2.2 Barra de Ferramentas
O possui uma barra de ferramentas no topo da página:
Segue abaixo a descrição de cada item da Barra:
2.3 Menu Principal
É a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um conjunto

de funcionalidades, podendo ser distintas a depender do perfil do usuário ou do tipo de
unidade. O perfil básico apresenta as seguintes opções:
2.4 Tela “Controle de Processos”
É a tela principal do , onde são visualizados todos os processos que estão abertos na
unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra
unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado:
Esta tela ainda apresenta um grupo de ícones com funcionalidades que possibilitam
efetuar operações para um conjunto de processos (operações em lote). Basta marcar a
caixa de seleção ao lado do número de cada processo e, então, selecionar o ícone corres-
pondente à ação desejada:
Segue a descrição detalhada das funcionalidades destes ícones:
A tela “Controle de Processos” também apresenta símbolos e orientações visuais para
facilitar a identificação da situação de cada processo dentro dos grupos e :
Ao passar o cursor sobre o número do processo (sem clicar), é mostrada a informação do
“Tipo de Processo” e a “Especificação” (ambas são registradas no momento da abertura
de um processo).
Para acessar o conteúdo de um processo, basta clicar sobre o respectivo número.
2.5 Tela do Processo
Ao clicar em um dos processos listados na tela de “Controle de Processos” será apre-

sentada uma nova tela que possibilitará ao usuário visualizar seu conteúdo, conforme
figura abaixo. O lado esquerdo mostra o número do processo e a respectiva relação de
documentos organizados por ordem de autuação. A seguir é mostrada a opção de
“Consultar Andamento”. Em seguida, são mostrados os “Processos Relacionados”,
se houver. À direita são mostrados todos os ícones de operações possíveis para o
processo e, logo após, são mostradas as unidades nas quais o processo está aberto:
Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou
foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes,
assim como o status do processo são exibidos.
A tela do processo apresenta os mesmos ícones da tela “Controle de Processos” (com

operações possíveis para grupos de processos), além de outros ícones com funcionalidades
que permitem atuação sobre o processo em questão.
Segue abaixo descrição detalhada das funcionalidades dos ícones da tela do processo:
2.6 Tela do Documento
Um documento selecionado recebe uma marcação em azul. O sistema abre uma

tela que contém duas áreas. À esquerda mostra o número do processo, a respectiva
relação de documentos, enfatizando o documento selecionado. Logo abaixo é mos-
trada a opção de consulta ao andamento do processo. À direita são mostrados
todos os ícones de operações possíveis para documentos. Abaixo dos ícones, é mostrado
o corpo do documento.
Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um

novo menu com as ações que poderão ser realizadas no documento. No caso de
documento externo será apresentada uma barra de menu com algumas ações diferen-
tes das apresentadas para os documentos internos.
2.7 Restrição de Acesso
Ao abrir um processo ou criar um documento no , deverá ser indicado o nível de acesso.
Há três níveis de acesso possíveis: sigiloso, restrito e público. Os níveis de restrição de

acesso permitidos são configurados durante o cadastro do tipo de processo. Significa que
só é possível abrir um processo sigiloso se essa opção estiver configurada como permitida
para o tipo de processo escolhido. Os tipos de processos que podem ser sigilosos aparecem
com o fundo vermelho na lista “Escolha o Tipo do Processo”.
É desejável que a maioria dos tipos de processo não possua restrição de acesso. No
entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar
danos. Para estes casos é importante restringir o acesso à informação, informando a
hipótese legal que ampara tal situação.
O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na
barra de rolagem.
Um processo sigiloso, além do campo “Hipótese legal”, apresenta a relação de

“categorias do sigilo”, de seleção obrigatória, em conformidade com a Lei de Acesso à
Informação (LAI), Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
Deve ser escolhida uma das opções: “Secreto”, “Ultrassecreto” ou “Reservado” e

salvar informações.
1. Ao inserir um documento restrito em um processo público, o processo

assumirá, automaticamente, o nível de acesso deste documento.
2. Ao criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os docu-

mentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assu-
mirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o con-
junto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.
3. Processos sigilosos não são recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa.

Também não são registrados nas estatísticas do sistema.
4. Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa.
5. Ao realizar a pesquisa de um processo em que um documento restrito,
todo o processo, ou o conteúdo de todos os documentos desse processo,
não poderão mais ser visualizados. Somente serão visualizados o número do
processo e a descrição de cada documento.
6. Para alterar o nível de acesso de “Restrito” ou “Público” para “Sigiloso”, o

processo deve estar aberto somente para a unidade que efetua a operação.
7. Processos e documentos restritos são identificados por uma chave amarela ao

lado dos respectivos números.
8. Processos e documentos sigilosos são identificados por uma chave vermelha.
3. Operações Básicas com Processos
3.1 Árvore de Documentos do Processo
Todos os documentos do processo são organizados por ordem de inclusão, na vertical,

em um modo de visualização denominado “árvore de documentos do processo”:
Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de documentos apresen-
tam seus conteúdos aglutinados em pastas, de modo que sempre fiquem visíveis os últimos
documentos inseridos. Essa aglutinação não pode ser confundida com “Volume de Processo”,
que é típico de processos em suporte físico, não existente em processo eletrônico.
3.2 Iniciar Processo
Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opção “Iniciar Processo” no

menu principal:
Na tela “Iniciar Processo” será escolhido o tipo de processo desejado. Os tipos mais
usados ficam em destaque assim que a tela é aberta.
Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone ao lado de “Escolha

o Tipo de Processo”. Já, para voltar à tela anterior deverá ser selecionado o ícone
.
O próximo passo é o preenchimento de dados de cadastro do processo.
Estão disponíveis os campos: “Protocolo”, “Especificação” (opcional), “Classificação por
Assuntos”, “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção
do “Nível de Acesso”.
Quando se tratar de um novo processo, deve se deixar marcada a opção “Automático”.

Assim o próprio fornecerá seu número único:
Caso contrário, deverá ser selecionada a opção “Informado”. Neste caso, automati-
camente será disponibilizado um campo para que seja inserido o número de processo
e sua data de autuação original:
Com exceção dos campos “Protocolo informado” e “Data de Autuação”, o sistema

permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados poste-
riormente por meio do ícone
O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para

acrescentar informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas infor-
mações ficam visíveis ao passar o cursor sobre o número do processo na tela “Controle
de Processos”, juntamente com o Tipo de Processo:
O campo “Classificação por Assuntos” é automaticamente preenchido e não deve ser
alterado sem que o fato seja informado aos responsáveis pela gestão documental.
O campo “Interessados” deve ser preenchido com a denominação de pessoa física ou

jurídica que tenha interesse sobre o mérito do processo. O campo permite a inclusão de
vários interessados.
“Observações desta unidade” é um campo de livre preenchimento, onde devem ser

inseridas informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua
recuperação. As informações desse campo só poderão ser recuperadas, na pesquisa,
pela unidade que as inseriu.
Seleção do “Nível de Acesso” é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo as-

sim, é possível alterar o nível de acesso de um processo posteriormente por meio do ícone
, disponível na tela do processo.
1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Especificação”,

“Interessados” e “Observações desta unidade”, estes campos são importan-
tes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de
padrões de preenchimento pelas unidades .
2. A inclusão de um novo tipo de processo deverá ser solicitada à unidade

responsável pela gestão documental.
3.3 Tipos de Processo
Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela

“Iniciar Processo”.
Esta tela contém os tipos de processos nos quais os documentos serão incluídos,
tendo em vista que no SEI somente é permitida a tramitação de processos.
É possível alterar o tipo de um processo em trâmite. Basta selecionar o número na tela

“Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela do processo. Deverá ser selecionado o
ícone
Na tela “Alterar Processo”, deverá ser selecionada uma das opções disponíveis na barra
de rolagem do campo “Tipo de processo”. As informações devem ser salvas.
3.4 Processos com Restrição de Acesso
Processos e documentos sigilosos são indicados por meio do ícone ao lado dos respec-
tivos números (árvore do processo) .
Já, processos e documentos restritos são indicados por meio do ícone ao lado dos
números.
1. Um processo sigiloso não pode ser incluído em blocos ou em acompanha-

mento especial.
2. Processos sigilosos não podem ser anexados a outros processos. No entanto,

permitem ser relacionados a outros processos
3. Processos sigilosos não são computados nas pesquisas disponíveis por

meio do menu “Estatísticas”.
3.5 Concluir Processos
A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais

unidades nas quais esteja aberto.
O processo pode ser concluído na unidade por dois motivos:
a. A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais nenhuma

ação a ser tomada por parte da unidade, não obstante poder continuar aberto
em outras unidades;
b. O processo já alcançou o seu objetivo em todas as unidades e deverá ser

concluído na última unidade em que estiver aberto.
Para efetuar a conclusão, é necessário clicar no número do processo e selecionar

o ícone .
Também é possível concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a

caixa de seleção dos processos desejados na tela “Controle de Processos” e clicando
no ícone “Concluir Processos Nesta Unidade”.
O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opção
, possui o mesmo efeito da conclusão do processo para
a unidade que efetua o envio.
Um processo concluído em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo por
meio da pesquisa.
3.6 Reabrir Processos
É permitido reabrir o processo por meio do ícone (tela do processo).

O sistema automaticamente atribui o processo para o usuário que efetuou a operação.
Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a ope-
ração é efetuada. Após envio para outra unidade, o processo poderá ser reaberto a qual-
quer momento nas unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.
3.7 Gerar PDF do Processo
Por meio do ícone (tela do processo) é possível converter um processo em

um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema pro-
cessa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF
de todos os documentos possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.
O sistema não converterá formatos de imagem, som, arquivos compactados, docu-
mentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades.
4. Trabalho Colaborativo
4.1Receber Processos na Unidade
A tela “Controle de Processos” organiza todos os processos abertos na unidade em

dois grupos. O primeiro apresenta os processos recebidos e o segundo apresenta os
processos gerados na unidade. O recebimento de processo ocorre quando o usuário
clica sobre o registro que aparece em vermelho. O registra automaticamente no
andamento do processo a hora, a unidade e o login do usuário que recebeu o processo.
4.2 Atribuir Processos a um Usuário
É possível a atribuição do processo para um usuário específico dentro da unidade, ainda

que isso não impeça a edição por outro usuário da mesma unidade.
Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque, ao

lado do número do processo.
Para efetuar a atribuição, deve-se, clicar na caixa de seleção ao lado do número do pro-
cesso ou processos a serem atribuídos. Deve ser selecionado o ícone . Na
tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatário na barra de rolagem do campo
“Atribuir para”. As informações devem ser salvas.
Ao se clicar em “Ver processos atribuídos a mim” a tela “Controle de Processos”
apresentará apenas os processos atribuídos ao usuário logado:
Caso não haja nenhum processo atribuído ao usuário, a tela não listará nenhum
processo. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”:
Para saber como está a distribuição dos processos da Unidade para um usuário
específico, basta clicar no login do usuário na tela de “Controle de Processos”:
Embora seja possível atribuir vários processos por vez, só é possível atribuir o processo
para um usuário de cada vez.
4.3 Enviar Processos para outra Unidade
Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual.
Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é
possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo
tempo. Quando um processo é enviado sem ser mantido aberto na unidade atual,
deixa de ser visualizado na tela “Controle de Processos”. Para efetuar o envio, é ne-
cessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve
ser selecionado o ícone
Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.
Esta tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”,
“Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido),
“Enviar e-mail de notificação” (permite enviar um e- mail com texto não editável a todos
os usuários cadastrados na unidade de destino do processo, avisando do envio) e a opção
“Retorno programado” (permite atribuir uma data em que o processo deva ser devolvido).
Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar.
É possível enviar vários processos para uma unidade clicando na caixa de seleção ao
lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionando o
ícone (na mesma tela).
No entanto, o trâmite de vários processos para várias unidades só será possível quando
todos os processos se destinarem às mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite
em bloco quando os processos selecionados têm destinos distintos. Nesse caso deverá ser
realizado o trâmite individual, ou do conjunto com mesmo destino.
Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o

processo está aberto.
A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e acompanhamento espe-

cial não implica à abertura dos processos para as respectivas unidades de disponibilização.
4.4 Controle de Prazos
A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um

processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos
para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos
definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário).
Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para
devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.
O ícone “Retorno Programado” fica visível para as unidades de destino do processo.

Ao passar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu.
À medida que o prazo vai diminuindo, o ícone muda de cor , indicando a proximi-
dade do vencimento:
A funcionalidade não retira o acesso ao processo caso a demanda não seja atendida no
prazo. Ou seja, não trava o trabalho sobre o processo, mas apenas marca e controla prazos:
quem demandou processo com prazo para unidade e quem está devendo processos com
prazos definidos pela unidade.
Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo não pode concluí-
-lo ou enviá-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual,
podendo, neste caso, inclusive, definir um outro prazo para a unidade destinatária. Ou seja,
o também controla prazos “em cascata”.
É possível verificar a relação de controles programados da unidade, por meio da opção

“Retorno Programado” no menu principal. Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o
mês” que mostra os retornos previstos para o mês:
O organiza as informações em dois quadros:
a. “Processos para devolver
b. “Processos aguardando retorno de outras unidades”
4.5 Inserir Anotações
As anotações (post its) são de livre preenchimento e uma mesma anotação pode ser
inserida em vários processos ao mesmo tempo. Também é possível mudar o nível de priori-
dade da anotação por meio do ícone e a cor do símbolo de anotação ficará em
vermelho :
A anotação só é visível para a unidade geradora. Significa que quando um processo é

enviado, de uma unidade para a outra, ela não fica visível até que o processo seja devolvido.
Caso não seja desejável que ela volte a aparecer, é necessário selecionar a opção na tela
“Enviar Processo”.
Para inserir a anotação, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado no número do pro-
cesso ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção. Deve-se
clicar no ícone . O sistema abrirá a tela de mesmo nome. No campo “Descrição”
deverá ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotação, basta clicar na caixa
de seleção “Prioridade” abaixo do campo Descrição e salvar informações.
4.6 Ciência
A ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuá-
rio, quando não é necessária a assinatura. É muito útil nos casos de envio de documen-
tos circulares ou mesmo em blocos de reunião.
a. Para dar ciência no processo: o usuário deverá selecionar o número do

processo e clicar na opção da barra de menu do processo;
b. Para dar ciência no documento: o usuário deverá acessar o processo e em

seguida selecionar o documento que se pretende. Na barra de menu do docu-
mento, clicar na opção .
Ao clicar no ícone , é possível verificar os usuários que

conferiram o documento:
O não permite cancelar ou anular a ciência. Relações entre Informações
4.7 Sobrestar Processo
Esta funcionalidade deve ser utilizada apenas quando houver determinação formal para
interrupção do trâmite do processo, seja dentro do próprio processo ou a partir de outro
processo. O sobrestamento faz com que a contagem do tempo do processo fique suspensa,
até que seja retirado o sobrestamento.
Para sobrestar é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone
Quando a interrupção do trâmite do processo constar formalmente no próprio processo,

selecione a opção “Somente Sobrestar”, preencha o campo “Motivo” e salvar:
Quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar formalmente
em outro processo também existente no SEI , selecione a opção “Sobrestar vinculando a
outro processo”. O sistema abre o campo “Processo para Vinculação”, no qual deve ser
informado o número do processo que tenha determinado seu sobrestamento. Ao clicar
em , automaticamente preencherá o campo “Tipo” com o respectivo tipo de
processo a ser vinculado. O campo “Motivo” deve ser preenchido e depois salvar:
Ao selecionar a opção “Processos Sobrestados” no menu principal, o sistema

relaciona os processos da unidade que se encontram sobrestados e as informações
relativas ao sobrestamento: usuário que efetivou o sobrestamento; data; motivo; e o
número do processo na coluna “Vinculação”, caso o processo tenha sido sobrestado
vinculado a outro processo:
Para remover o sobrestamento, basta o usuário selecionar o processo e clicar no botão

ou selecionar o ícone “Remover Sobrestamento” no quadro que contém a relação de
processos sobrestados.
Somente é possível sobrestar um processo que esteja aberto apenas na unidade que
efetuará a operação.
Não há regra para o tempo limite em que um processo deva permanecer sobrestado.
Processos sobrestados saem da tela de “Controle de Processos”. Para que sejam

visualizados, deve ser acessado o menu “Processos Sobrestados”.
4.8 Relacionar Processos
A funcionalidade é utilizada para agrupar processos que possuam

alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), porém, autônomos.
Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, logo abaixo da árvore de
documentos aparecem os tipos de processos que possuem relacionamentos, visíveis para
todas as unidades:
Ao clicar no tipo de processo, o sistema mostrará os números de processos relacionados

com aquele tipo. Ao clicar em um dos números, o sistema abrirá o processo correspondente
e o processo anterior passa a figurar como relacionado ao processo ora aberto. Ou seja, o
relacionamento é nos dois sentidos.
Para relacionar processos é necessário estar com um dos processos aberto e, antes, sa-
ber o número dos processos a serem relacionados. Na barra de menu do processo,
deve-se selecionar o ícone:
Em seguida é aberta tela para informar o número do “Processo Destino” e, ao clicar em
o sistema confirma a existência do processo no e automaticamente preenche o
campo “Tipo”, habilitando o botão
Ao clicar no botão, o sistema mostra um quadro com a lista de processos relacionados:
Para cancelar o relacionamento, basta selecionar o ícone na coluna

“Ações” do referido quadro.
Não há hierarquia entre processos relacionados. Ao contrário da anexação, um processo

não passa a fazer parte do outro e o vínculo pode ser desfeito a qualquer tempo. É possível
relacionar vários processos em sequência, inserindo número após número.
4.9 Anexar Processos
A anexação de processos é uma funcionalidade que permite juntar de maneira

permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo
objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas
em um processo único.
Como regra, o processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que o
mais novo passa a compor a árvore de documentos do mais antigo. No processo anexado
será indicado o processo principal:
Para anexar um processo, é necessário saber o número a ser anexado. Deve-se selecio-
nar o processo que receberá o anexado e, ao abrir a tela do processo, selecionar o ícone:
Na tela seguinte deverá ser preenchido o campo “Processo” com o número que será
anexado (processo mais recente) e clicar em . Automaticamente o SEI preen-
che o campo “Tipo” com o respectivo tipo de processo a ser anexado e habilitar o botão
clicar nesta opção, o SEI informará que somente o Administrador do
Sistema pode cancelar a operação:
Após em e a anexação é efetivada. O SEI mostrará a tela “Anexação de Processos”

com um quadro listando os processos anexados. O processo anexado aparecerá na árvore
de documentos do processo principal:
4.10 Recuperando Informações

Verificar o Histórico de Modificações
É possível acessar o registro de alterações efetuadas em um processo e verificar o mo-

mento e a unidade em que ocorreram. A opção está disponível na tela
do processo, logo abaixo da árvore de documentos. Ao selecionar esta opção, abre-se a tela
de “Histórico do processo”. Pode ser visualizado o histórico resumido do processo, em um
quadro que mostra data, unidade, usuário e descrição das operações realizadas. Também
é possível a visualização do histórico detalhado ao selecionar a opção “Ver histórico
completo” nesta mesma tela.
4.11 Acrescentar Informações ao Histórico
A opção “Atualizar Andamento” é utilizada para acrescentar informações não registradas

automaticamente pelo sistema nos andamentos do processo. Desta maneira, o usuário pode
acrescentar informações a um processo sem necessitar fazer uso de um novo documento.
a. Para atualizar o andamento do processo o usuário deverá selecionar o núme-

ro do processo e clicar na opção da barra de menu do processo;
b. Para atualizar o andamento do documento o usuário deverá acessar o pro-

cesso e em seguida selecionar o documento que se pretende, e na barra de
menu do documento clicar na opção
A atualização de andamento de processo também pode ser realizada a partir do “Controle

de Processo”. Para ir a esta tela, basta clicar no ícone na barra de ferramentas e, em
seguida, selecionar o(s) processo(s) que se pretende(m) atualizar o andamento e clicar no
ícone .
A atualização de andamento ainda poderá ser realizada por meio da funcionalidade.

Ao clicar na opção “Atualizar Andamento” o sistema abre uma tela
com o campo “Descrição”, que é de livre preenchimento.
É preciso ter cuidado ao preencher este campo porque, ao salvar as informações, não é
possível a edição do registro efetuado. Neste caso, deverá ser feito outro registro corrigindo
o anterior.
As informações das atualizações serão visualizadas na tela do processo, ,
na opção “Histórico Completo”. Portanto, quando se tratar de informações essenciais ao
entendimento processual, estas deverão ser inseridas na forma de um novo documento, de
acordo com o que a formalidade processual exigir.
4.12 Acompanhamento Especial
O Acompanhamento Especial permite que um processo público ou restrito que já

tenha tramitado pela unidade permaneça sempre visível para a unidade, possibilitando
a verificação de trâmites posteriores e atualizações .
Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os processos relaciona-

dos. Mesmo quando o processo é concluído em todas as unidades, ainda será visualizado
ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial.
Ao clicar na opção “Acompanhamento Especial” no menu principal, será apresenta-

do um quadro com a relação dos processos da unidade que estão em acompanhamen-
to e as informações de controle, tais como: usuário que marcou o acompanhamento, a
data, o grupo, observação e ainda as ações possíveis para o acompanhamento: “Alterar
Acompanhamento” ou “Excluir Acompanhamento”.
Esta funcionalidade permite à unidade concluir um processo e mantê-lo em acom-

panhamento permanente, sem necessidade de buscas pelo formulário de Pesquisa.
Também permite a organização por categorias de acompanhamento estabelecidas pela
própria unidade, além do acréscimo de observações aos processos em acompanhamento.
O Acompanhamento Especial categorizado somente é visível para a unidade que o criou.
Para a inclusão, deve ser verificado se já existe grupo de Acompanhamento Especial com
o nome pretendido.
Caso já exista, basta adicionar o processo ao grupo de acompanhamento. Caso contrário,

deverá ser aberto um novo grupo.
Para abrir um novo grupo, deverá ser selecionada a opção “Acompanhamento Especial”
no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar no botão .
Na tela “Grupos de Acompanhamento” selecionar o botão .
Será apresentada a tela “Novo Grupo de Acompanhamento” onde deverá ser preenchi-
do o campo “Nome” com a denominação desejada e, em seguida, clicar no botão .
Será apresentada nova tela com o grupo recém criado. Para adicionar um processo ao
grupo de Acompanhamento Especial, é necessário clicar no número do processo e selecio-
nar o ícone .
Deve-se, então, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem, escrever uma obser-
vação e, em seguida, clicar no botão .
Um processo pode ser excluído do Acompanhamento Especial por meio do próprio
quadro “Acompanhamento Especial”, selecionando o ícone e con-
firmando que deseja realizar a retirada. Também é possível a exclusão de processos em
bloco, selecionando-se as devidas caixas de seleção no quadro, ao lado dos números
dos processos que se deseja excluir, e fazendo uso do botão “Excluir”
4.13 Métodos de Pesquisa
É possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.
a. Na modalidade de pesquisa livre:
Basta inserir o termo procurado no campo “Pesquisa”, ao lado da identificação da

unidade, e o sistema buscará todos os documentos e processos que possuem aquele termo:
Se houver um único resultado possível para a pesquisa o sistema abrirá o processo ou

documento procurado (no caso de documentos gerados no sistema e documentos em
PDF) ou, no caso de documentos externos em um dos formatos aceitos, o sistema indica o
documento pesquisado e abre a opção de download para a máquina do usuário.
Se houver mais de um resultado possível, o sistema abrirá a tela de pesquisa com todos
os resultados encontrados. Basta clicar no ícone ao lado da descrição para
ter acesso ao processo ou documento:
b. Na modalidade de pesquisa estruturada:
No , deve-se acessar a opção “Pesquisa” no menu principal. A pesquisa pode ser

realizada pela barra:
Ainda, é possível utilizar os campos disponíveis no formulário de pesquisa. O usuário

pode optar em pesquisar processos, documentos gerados, documentos externos e ainda
determinar um período específico:
4.14 Medições de Desempenho
A opção “Estatística”, no menu principal, oferece a possibilidade de visualizar Estatísticas

da Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados são gerados em tempo real,
sempre atualizados, com quadros e gráficos interativos:
Ao se escolher o submenu “Unidade”, será apresentada a tela “Estatísticas da Unidade”,
em que o usuário deverá informar o “Período” do qual deseja obter dados estatísticos
sobre os processos que tramitaram na unidade:
Uma vez estabelecido o período, o usuário deverá clicar em .O apresen-

tará os seguintes quadros e gráficos:
a. Processos gerados no período (por tipo):
b. Processos com tramitação (em trâmite) no período:
c. Processos com andamento fechado (concluído) na unidade ao final do período:
d. Processos com andamento aberto (em trâmite) na unidade ao final do período:
e. Tempo médio de tramitação no período:
f. Documentos gerados no período (por tipo):
g. Documentos gerados no período:
Ao clicar nas quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos gráficos, o sistema abre
quadros com informações detalhadas, sobre o processo, órgão, unidade, tipo, mês e ano.
5. Operações Básicas com Documentos
5.1 Incluir Documentos
O sistema não permite o trâmite de documentos avulsos. Todo documento deverá

estar contido em um processo criado previamente. Há duas modalidades possíveis
de documentos em um processo do . A primeira é o documento gerado a partir
do editor do próprio sistema (desejável). A segunda alternativa é o documento ex-
terno: documentos digitalizados ou nos vários formatos que possam ser importados
para o sistema.
Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos deverão ser identifica-

dos com um tipo previamente registrado no sistema. Para documentos gerados este
enquadramento ocorrerá durante a escolha do tipo do documento. Para documentos
externos o enquadramento ocorrerá durante o cadastro de dados do documento. A
inclusão de documentos se dá por meio do íconena tela do processo:
Na tela “Gerar Documento” será escolhido o tipo de documento desejado, sen-

do que tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a tela é aberta. Para vi-
sualizar outros tipos, selecione o ícone ao lado de “Escolha o Tipo do
Documento”. Para voltar à lista anterior, basta selecionar o ícone.
Após a operação de inclusão, o documento é inserido automaticamente na árvore
de documentos do processo e fica disponível para edição ou assinatura.
Sempre que um documento for clicado, o SEI irá tarjá-lo em azul e a visualização de
seu conteúdo ficará disponível do lado direito da tela. Também será apresentada uma
nova barra de menu com todas as ações possíveis para documentos.
A cada vez que um documento for incluído ou quando um documento (interno ou

externo) for assinado, ficará visível um alerta para todas as unidades em que o
processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora do documento. O ícone fica
visível até que o primeiro acesso ao processo seja realizado. A ocorrência do acesso em
uma das unidades não impede que o alerta continue visível para as demais.
1. O sistema permite que possam ser enviados e-mails que comporão a árvore
de documentos do processo. Não é possível cancelar ou excluir estes e-mails.
2. A inclusão de um documento com restrição do nível de acesso em um

processo com menor nível de restrição faz com que todo o processo receba
o nível de restrição do documento inserido
5.2 Documentos Gerados no Sistema
Para a inclusão de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado o tipo

do documento a partir da lista apresentada na tela “Gerar Documento”.
O próximo passo é o preenchimento dos dados de cadastro do documento. Estão
disponíveis os campos: seleção do “Texto inicial”, “Descrição” (opcional), “Interessados”
(opcional), “Destinatários” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e
seleção do “Nível de Acesso”. O sistema permite que esses dados sejam alterados
posteriormente por meio do ícone
Deve ser selecionado o nível de acesso e salvar informações.
Quando o documento é criado, fica visível na árvore de documentos do processo:
DICA
1. Documentos gerados e não assinados são considerados minutas. Estão

abertos para edição por qualquer usuário da unidade geradora. Também só
podem ser visualizados por usuários da unidade geradora do documento,
ainda que o processo seja enviado para outra unidade.
2. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do documento, se o

processo estiver aberto para a unidade. As modificações são feitas por meio
do ícone: .
3. Quando o processo estiver em outra unidade, o ícone muda para
5.3 Editar Documentos
Como regra geral é permitida a edição somente para os usuários da unidade

geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades no momento
da inclusão do documento.
Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:
a. Documentos gerados no editor de texto do SEI;
b. Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponíveis no bloco

de assinatura da unidade do usuário que deseja editá- los;
c. Não terem sido visualizado por usuário de unidades distintas da geradora do

documento. Os documentos disponibilizados em blocos de assinatura poderão
ser editados desde que visualizados apenas pelas unidades incluídas nos blocos.
Para a edição, deve-se clicar no ícone: disponível na barra de menu
da tela do documento.
O sistema abrirá uma tela em que poderão ser editados os textos apresentados nas
sessões de cor branca. O permite, durante a edição, a inclusão de links e a impor-
tação de textos e formatos do Word.
Após realizar as alterações o usuário deverá clicar em “Salvar”.
Excepcionalmente, documento já assinado eletronicamente pode ser editado.

Basta que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela , alguém da mesma unida-
de acesse o documento, realize sua edição e o assine novamente. Quando o documen-
to é acessado por alguém de outra unidade, a caneta muda da cor amarela para
preta e as edições não são mais permitidas.
5.4 Referenciar Documentos ou Processos
A operação de referência a documentos ou a outros processos pode ser simplificada

por meio da inserção de um link do documento ou do processo (a ser referenciado) no
corpo do documento em edição. Isto elimina a necessidade de busca do documento
ou do processo no sistema.
Para inserir um link, é necessário selecionar um documento interno de um processo
do , clicar no ícone .
Deve ser identificado o espaço onde será inserido o link e, então, deve ser selecionado o
ícone. .
O sistema abrirá uma janela em que o campo protocolo deverá ser preenchido com
o número (aparece entre parênteses ao lado da identificação do documento a ser
referenciado) na árvore do processo. Salvar Informações.
Para referenciar outros processos, basta preencher o campo protocolo com o núme-
ro do processo a ser referenciado e clicar em salvar. Ao clicar novamente no documen-
to (na árvore de documentos), o link estará ativo.
5.5 Versões
O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que

uma edição for salva, o sistema considera que foi gerada nova versão do documento.
É possível controlar as versões de um documento, verificar os usuários responsáveis
pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone
É possível visualizar uma das versões anteriores do documento por meio do ícone
, além de poder reverter o documento para uma versão anterior por
meio do ícone .
5.6 Textos Padrão
Um texto padrão é um texto que seja recorrente e que possa ser utilizado como um
conteúdo padrão para documentos e e-mails gerados no sistema. Cada unidade deve-
rá produzir seus próprios textos padrão.
Para a inclusão de um texto padrão é necessário selecionar a opção “Textos Padrão” no

menu principal. O sistema abrirá a tela “Textos Padrão da Unidade”. Deve ser selecionada
a opção “Novo”:
Os campos a serem preenchidos são: “Nome”, “Descrição” e “Conteúdo”:
Ao salvar as informações, o sistema abre uma tela mostrando a inclusão do novo

texto padrão em um quadro com a relação de textos da unidade:
Qualquer usuário da unidade pode “Alterar”, “Consultar” e “Excluir” um texto

padrão da unidade. Basta selecionar o devido ícone na coluna “Ações”.
Uma vez criado, o texto padrão passa a ficar disponível para ser adicionado durante
a criação de um documento ou um e-mail gerado no sistema. Ao selecionar a opção
“Texto Padrão”, dentro de “Texto Inicial”, o sistema disponibiliza uma barra de rolagem
onde pode ser selecionada a opção com o nome dado ao texto padrão:
5.7 Modelos de Documentos
Modelos de documento são documentos inteiros que, pela necessidade de constante

repetição, o sistema permite que sejam salvos para reuso. O pode salvar modelos de
documentos se já houver um grupo onde categorizá-los.
Para criar um grupo é necessário selecionar a opção “Modelos” no menu principal

da tela “Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela “Modelos Favoritos”. Ao clicar
na opção “Grupos”, o sistema mostrará a tela “Grupo de Modelos”, com um quadro
que contém a relação de grupos da unidade.
Basta preencher o nome desejado no campo específico e salvar:
Para incluir um documento como modelo, basta clicar no número do processo de

onde se deseja salvá-lo, clicar no documento desejado (na árvore de documentos),
selecionar o ícone
O sistema abrirá a tela “Novo Modelo Favorito”. Deverá ser selecionado o grupo na
barra de rolagem do campo “Grupo de Modelo”. Também deverá ser preenchido o
campo descrição e as informações deverão ser salvas.
Ainda, caso seja necessário alterar o grupo do modelo ou a descrição, basta repetir
o mesmo procedimento anterior (utilizando o mesmo documento modelo). Desta vez,
o sistema abrirá a tela “Alterar Modelo Favorito” onde será possível fazer as modifica-
ções e salvar informações.
Para criar um documento a partir de um modelo já existente, deverá ser selecionada

a opção “Selecionar nos Favoritos”. O sistema recuperará as informações dos grupos
de modelos criados na unidade:
Basta selecionar o modelo desejado por meio do ícone na colu-
na “Ações” do quadro da “Lista de Modelos”.
Após o preenchimento dos campos da tela “Gerar Documento” e salvar informa-

ções, o modelo será inserido.
Outra forma de utilizar um documento como modelo no é a seguinte: na tela

“Gerar Documento”, selecionar a opção “Documento Modelo”.
O sistema abre um campo que deverá ser preenchido com o número do documento
que se deseja copiar (número - aparece entre parênteses ao lado do documento
na árvore).
Ao confirmar os dados, o documento copiado aparecerá na arvore de documentos

com novo número e sem assinatura.
5.8 Documentos Externos
Um documento externo é um documento não produzido pelo editor do próprio

sistema. É possível configurar o sistema para somente aceitar formatos de arquivo
específicos, como de vídeos, sons, imagens, apresentações e planilhas. Porém, o
formato mais indicado é o PDF.
Para incluir um documento externo, é necessário selecionar tipo de documento
“Externo” (sempre é a primeira opção da lista), a partir da lista apresentada na tela
“Gerar Documento”:
O sistema abre a tela “Registrar Documento Externo” onde estão disponíveis os

campos: “Tipo do Documento”, “Data do Documento”, “Número/nome na árvore” (opcional),
“Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)” (opcional), “Remetente” (opcional),
“Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional), seleção do “Nível de
Acesso” e “Anexar Arquivo”:
O campo “Data do Documento” deve ser preenchido com a data de emissão

do documento.
O campo “Tipo do Documento” representa um combo onde deve ser selecionada
uma das opções de tipos que foram previamente cadastrados no sistema. Um docu-
mento externo deve ser enquadrado em um dos nomes desta lista por questões de
gestão documental e temporalidade.
O campo “Número/Nome na Árvore” permite a inclusão de 50 caracteres . As

informações inseridas neste campo identificarão o documento na árvore do processo.
Ao gerar o documento externo, o sistema combina o tipo do documento escolhido com
o número/nome preenchido:
O campo “Tipo de Conferência” será preenchido em casos de documentos em su-

porte papel digitalizados:
Deverá ser selecionado o nível de acesso do documento, fazer o upload do arquivo

e confirmar os dados:
Para cada documento externo é possível anexar somente um arquivo.
O permite realizar a substituição de um arquivo importado para o sistema como do-

cumento externo enquanto não houver acesso ao processo por usuário de unidade diferen-
te da que efetuou a operação. Basta acessar a tela “Alterar Registro de Documento Externo”
por meio do ícone, clicar no ícone na “Lista de Anexos”,
confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no botão “Confirmar Dados”:
5.9 Excluir Documentos
É possível excluir documentos externos e documentos gerados no sistema que

sejam desnecessários ao processo, clicando no ícone
Esta operação tem por fim eliminar documentos que ainda não se estabilizaram
como oficiais e, portanto, não afetam direitos e/ou obrigações. Ainda assim, o sistema
efetua o registro de documentos excluídos e o histórico da operação fica disponível na
consulta ao andamento do processo.
Em regra, o ícone ficará visível apenas quando o procedimento de exclu-

são for permitido. A exclusão de documentos se diferencia da exclusão de processos
porque um processo pode estar aberto para várias unidades no momento da criação
de um documento. Por isso, a exclusão obedece algumas regras:
a. Documento gerado e não assinado pode ser excluído pela unidade elabo-
radora. Documento que ainda não foi assinado é considerado minuta e pode
ser excluído, ainda que tenha sido incluído em bloco de reunião e, assim,
visualizado por outras unidades;
b. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser

excluído pela unidade elaboradora. A caneta de indicação de assinatura fica
em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de
outra unidade ou quando o processo é enviado para outra unidade
c. Um documento excluído deixa de aparecer na árvore de documentos

do processo.
5.10 Cancelar Documento
O ícone deve ser utilizado em documento já estabilizado como oficial

e que, por alguma determinação oficial, dever ser cancelado. Por exemplo, caso tenha
sido verificada sua nulidade.
Esta é a funcionalidade do que opera o tradicional instituto do “Desentranhamento”

e, assim, exige ato formal de autoridade competente determinando o cancelamento
do documento.
Para efetuar a operação, basta clicar no documento e depois no ícone:
O sistema abrirá uma tela onde deverá ser informado o motivo do cancelamento.
Com o cancelamento, o documento permanece indicado na árvore de documentos

do processo, porém, com ícone próprio de cancelado, sem ser mais possível acessar
seu conteúdo:
6 Assinaturas
6.1 Restrição à Visualização de Minutas
Enquanto não for assinado eletronicamente, um documento produzido no sistema

é considerado uma minuta e só pode ser visualizado por usuários da unidade elabora-
dora, ainda que o processo esteja aberto para outras unidades. Enquanto o documento
estiver como minuta, é possível sua visualização por usuários de outras unidades por
meio de Bloco de Reunião (apenas visualização, não permite alterar nem assinar a
minuta). O uso do Bloco de Assinatura permite que usuário de unidade diferente da
elaboradora do documento possa visualizar, editar e assinar o documento.
6.2 Assinatura de Documento Interno
É possível a assinatura digital no sistema, fazendo uso de login e senha ou token.

Para assinar deve-se clicar no documento na árvore do processo e selecionar o ícone
.
Um documento pode ter tantas assinaturas quanto forem necessárias.
A assinatura será feita selecionando-se a função na barra de rolagem do campo

“Cargo/Função” e preenchendo-se o campo “senha” ou via token. A assinatura digital
será exibida na parte final do documento. Também é possível obter informações sobre
as assinaturas clicando no ícone da caneta:
Pode acontecer de um usuário, por força do exercício de uma função, necessitar assinar
documentos em sua unidade, atribuindo ora seu cargo, ora sua função. Neste caso, bastará
fazer a devida seleção na barra de rolagem do campo “Cargo/ Função” e assinar o documento.
6.3 Assinaturas por Usuários de outras Unidades
O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja

assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora.
O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos, com ou sem visualiza-
ção de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar bloco de assinatura
para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído
para o usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de
um bloco de assinatura antes da disponibilização. É possível incluir em um bloco de
assinatura vários documentos de um processo ou de vários processos de uma unidade.
Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.
Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e

selecionar o ícone na barra de menu do documento:
O sistema abre a tela “Incluir em Bloco de Assinatura”. Exibe um quadro com a
relação de documentos daquele processo que podem ser incluídos em bloco de assinatu-
ra. Devem ser selecionados os documentos a serem incluídos e selecionar um dos blocos
disponíveis na barra de rolagem da opção “Bloco”, ou clicar em “Novo” para criar um bloco.
Ao selecionar a opção “Novo”, o sistema abre a tela “Novo Bloco de Assinatura”

onde deverá ser preenchido o campo descrição e informadas as unidades para dispo-
nibilização do bloco.
Ao salvar informações, o sistema retorna para a tela anterior e disponibiliza o bloco

criado na barra de rolagem do campo “Bloco”. Deverão ser selecionados os documentos
da lista e clicar na opção incluir.
Ainda nesta tela, é possível selecionar a opção “Ir para Blocos de Assinatura”.
O sistema exibirá um quadro contendo a relação de todos os blocos de assinatura
da unidade.
O ícone serve para possibilitar a assinatura dos documentos do bloco para usuários
da unidade geradora, antes da disponibilização.
O ícone permite a visualização de documentos do bloco.
O ícone permite a disponibilização do bloco para as unidades em

que determinados usuários deverão assinar documentos do bloco.
O ícone serve para concluir blocos de assinatura que foram assinados,

foram retornados e, portanto, já concluíram o seu propósito.
O ícone permite alterar dados do bloco de assinatura, tais como número, descrição
e unidades de disponibilização.
O ícone serve para excluir blocos de assinatura que não possuam docu-
mentos incluídos.
Após disponibilizar o bloco, é possível acompanhar a assinatura dos documentos

por meio do ícone .
O sistema mostra um quadro com a relação de documentos do bloco e as respecti-

vas assinaturas.
6.4 Assinar Documentos em Bloco de Assinatura
Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de

destino do bloco devem selecionar a opção “Blocos de Assinatura” no menu principal:
O próximo passo é verificar os blocos de assinatura disponibilizados para a unidade
(aparecerá a indicação “disponibilizado” na linha do bloco).
Basta clicar no ícone e todos os documentos serão assinados

de uma vez.
Também é possível visualizar o conteúdo de cada documento que deverá ser assinado
ao clicar no ícone .
Ao abrir o quadro do bloco de assinaturas, estarão organizados por colunas os links

de cada documento e de cada processo.
Ao clicar no link, abre-se outra página que disponibilizará a visualização do documento,
mantendo aberta a página que contém o quadro do bloco.
Para assinar documento a documento, basta acessar a página anterior e clicar no

ícone .
Caso seja preferível visualizar documento a documento e assinar vários de uma vez,
também é possível clicar em cada link (várias páginas serão abertas, mostrando cada
documento) e retornar à página que contém o quadro do bloco, clicar na caixa de seleção
dos documentos que deseja assinar e clicar na opção .
Abrirá uma janela mostrando os dados da pessoa logada no sistema e solicitando o

preenchimento do campo senha ou uso de certificado digital. Ao efetuar o procedimento,
os documentos serão assinados.
Embora não seja possível disponibilizar um bloco de assinatura para a unidade geradora,
o sistema dá a opção de assinatura antes da disponibilização do bloco (também com um
só clique). O ícone indica que a opção de assinatura do bloco está
disponível também para usuários da unidade:
6.5 Duplicar Processo
A funcionalidade de duplicação pode ser usada quando é necessário utilizar os do-

cumentos de um processo como modelos para um novo processo, por meio do ícone:
Não se confunde com uma cópia do processo porque, ao serem duplicados, os
documentos perdem as assinaturas. O sistema gera um novo NUP para o processo
duplicado assim como gera nova numeração para os documentos. Todas as assinaturas
e ciências são perdidas.
O sistema duplica documentos externos, mas não duplica e-mails que fazem parte da
árvore de documentos do processo e minutas de outras unidades (as minutas produzidas
na unidade que efetua a duplicação são duplicadas).
Para duplicar um processo, basta selecionar o processo a ser duplicado, clicar no

ícone .
O sistema abrirá a tela “Duplicar Processo”. A tela contém um campo para preenchi-
mento do nome do interessado e um quadro pré-selecionando todos os documentos
que poderão ser duplicados. Devem-se selecionar os documentos que serão duplica-
dos ou manter a pré-seleção com as duplicações possíveis. Clicar em duplicar.
Comissão Especial SEI/SEAD
Secretaria de Estado da Administração do RN
https://treinamento.sei.rn.gov.br/

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GOVERNO DO ESTADO

Maria de Fátima Bezerra

Antenor Roberto Soares de Medeiros

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO - SEAD

Maria Vírginia Ferreira Lopes

George Luiz Rocha da Câmara

José Ediran Magalhães Teixeira

COMISSÃO ESPECIAL SEI/SEAD

Tatiane Alves Santana

2. Iniciando Operações no SEI 6

3. Operações Básicas com Processos 17

5. Operações Básicas com Documentos 40

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal

O é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de

c. Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos

d. Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos

e. Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo

Para acessar o , o usuário deve utilizar seu login e senha:

2.2 Barra de Ferramentas

O possui uma barra de ferramentas no topo da página:

Segue abaixo a descrição de cada item da Barra:

É a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um conjunto

2.4 Tela “Controle de Processos”

Segue a descrição detalhada das funcionalidades destes ícones:

Para acessar o conteúdo de um processo, basta clicar sobre o respectivo número.

2.5 Tela do Processo

Ao clicar em um dos processos listados na tela de “Controle de Processos” será apre-

A tela do processo apresenta os mesmos ícones da tela “Controle de Processos” (com

Um documento selecionado recebe uma marcação em azul. O sistema abre uma

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um

Ao abrir um processo ou criar um documento no , deverá ser indicado o nível de acesso.

Há três níveis de acesso possíveis: sigiloso, restrito e público. Os níveis de restrição de

Um processo sigiloso, além do campo “Hipótese legal”, apresenta a relação de

Deve ser escolhida uma das opções: “Secreto”, “Ultrassecreto” ou “Reservado” e

1. Ao inserir um documento restrito em um processo público, o processo

2. Ao criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os docu-

3. Processos sigilosos não são recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa.

4. Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa.

6. Para alterar o nível de acesso de “Restrito” ou “Público” para “Sigiloso”, o

7. Processos e documentos restritos são identificados por uma chave amarela ao

8. Processos e documentos sigilosos são identificados por uma chave vermelha.

Todos os documentos do processo são organizados por ordem de inclusão, na vertical,

3.2 Iniciar Processo

Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opção “Iniciar Processo” no

Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone ao lado de “Escolha

O próximo passo é o preenchimento de dados de cadastro do processo.

Quando se tratar de um novo processo, deve se deixar marcada a opção “Automático”.

Com exceção dos campos “Protocolo informado” e “Data de Autuação”, o sistema

O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para

O campo “Interessados” deve ser preenchido com a denominação de pessoa física ou

“Observações desta unidade” é um campo de livre preenchimento, onde devem ser

Seleção do “Nível de Acesso” é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo as-

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Especificação”,

2. A inclusão de um novo tipo de processo deverá ser solicitada à unidade

3.3 Tipos de Processo

Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela

É possível alterar o tipo de um processo em trâmite. Basta selecionar o número na tela

1. Um processo sigiloso não pode ser incluído em blocos ou em acompanha-

2. Processos sigilosos não podem ser anexados a outros processos. No entanto,