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Criação ou alteração de usuário

19 de janeiro de 2022 15:43

Para cadastrar um usuário no Unico Auto é necessário ter um e-mail disponível ou o número
de celular do colaborador para que o mesmo receba o convite e preencha os dados pessoais
e crie uma senha. Abaixo mostraremos o passo a passo de como realizar o cadastro.

Para dar início, é necessário clicar no ícone de engrenagem (1) conforme abaixo e logo em
seguida o sistema irá expandir o menu, posicione o mouse sobre o campo “Gestão de
usuários”(2) e em seguida clique em “Convidar Usuários” (3).

Ao clicar em “Convidar Usuários”, o sistema irá apresentar a tela abaixo:

O primeiro passo é definir se o colaborador terá acesso a todos os estabelecimentos do

Grupo (Filial) ou alguns estabelecimentos selecionados (Grupo) ou apenas um único
estabelecimento (Estabelecimento).

Feito isso basta apenas clicar na opção desejada.

Quando selecionada a opção “Grupo” ou “Estabelecimento” o sistema irá apresentar os

campos abaixo:

Quando o tipo de usuário for “Grupo”, o usuário em questão terá acesso a 1 ou mais
estabelecimentos como é mostrado na imagem abaixo.

Mas quando o tipo de usuário for “Estabelecimento”, o usuário em questão terá acesso
apenas a 1 grupo de estabelecimento e 1 estabelecimento como é mostrado abaixo.
Após os preenchimentos acima, aparecerá as permissões dos usuários de acordo com as
suas funções.

OBS: Os perfis de usuários e suas permissões são cadastrados e predefinidos após o

mapeamento durante a implantação, caso seja necessário alterar as permissões ou criar
novas funções iremos explicar o passo a passo no capítulo “nome do capítulo com
link”.
E sempre estaremos disponíveis para tirar dúvidas em nosso atendimento (email e telefone).

Ao clicar em “Funções de usuário” (1) como é mostrado na imagem abaixo, o sistema

apresentará a lista de funções disponíveis. Caso precise editar a função é só clicar
em “Editar funções” (2).
Com a função do usuário escolhida, permissões irão aparecer na tela.

AS FUNCIONALIDADES DE CADA PERMISSÃO:

Alterar função: Permite que o usuário altere a função em que precisa atuar, ex: de
Gerente para Vendedor.

Alteração de senha: Permite que o próprio usuário altere sua senha no sistema quando
necessário.

Anexar Formulário: Permite que o usuário possa anexar formulários aos processos em
andamento.

Aprovação de documento: Permite que o usuário aprove documento nos fluxos de

aprovações de notas.

Assinatura digital: Permite que o usuário assine documentos digitalmente escrevendo

sobre eles.

Atribuição de recurso perfil: Permite que o usuário atribua recursos como esses da lista
para outros usuários, função de gestor do sistema.

Atualização de processos: Permite visualizar o andamento dos processos em forma de

lista.

BPM no card do processo: Permite visualizar o andamento dos fluxos BPM e com
impressão em PDF.

Cadastro de indexadores: Permite cadastrar os indexadores em processos BPM e

informar o título. Ex: valor, texto, números.

Cadastro de notificação de Upload: Permite cadastrar uma notificação vinculada ao

indexador do processo GP. Ex: data de nascimento.

Cadastro de estabelecimentos: Permite cadastrar o estabelecimento após o cadastro do

grupo do estabelecimento e a pessoa jurídica. (Os clientes/usuários e unico | auto têm
acesso).

Cadastro de filial: Permite cadastro de uma empresa nova ( Acesso interno unico | auto).

Cadastro de grupo de processos: Permite o cadastro de um grupo de processo. Ex:

Grupo financeiro.

Cadastro de lista: Permite cadastrar as listas que são vinculadas aos indexadores, tipo
lista ou checkbox.
Cadastro de pessoas jurídicas: Permite cadastrar um CNPJ novo do cliente.

Cadastro de tipos de documentos: Permite cadastrar documentos e selecionar se possui

assinatura digital ou colaboração

Cadastro de tipos de processos: Permite cadastrar processos. Ex: Processo de notas de

pagamento.

Cadastro/Alteração/Exclusão - Perfil de Usuário: Permite cadastrar, alterar e excluir um

perfil de usuário.

Cadastro/Alteração/Exclusão - Tipo de Documento: Permite além de cadastrar, alterar

e excluir um tipo de documento.

Cancelar documentos: Permite o cancelamento de documentos sem excluir a informação

do banco de dados.

Captura de Scanner: Não está disponível na versão Workspace, mas permite escanear
um documento dentro do unico | auto.

Captura de documentos: Permite anexar documentos armazenados no computador.

Checklist: Não é mais utilizado.

Conferir em lote: Permite selecionar vários documentos e conferir de uma só vez.

Convidar para colaborar: Permite enviar um convite para o cliente final para anexar
documentos por SMS ou E-mail.

Dashboard de aprovações: Ainda só está disponível na versão legado, mas permite

visualizar as aprovações dos processos em dashboards.

Dashboard de processos: Permite visualizar o andamento dos processos em

dashboards.

Editar processo sit. final: Permite editar um processo já finalizado.

Editar documentos: Permite editar o indexador do documento.

Editar documento em lote: Permite selecionar vários documentos, mas é necessário ser
do mesmo tipo de documento, e editar de uma vez só.
Editar indexador com restrição de datas: Permite editar documentos com restrição.

Editar processo: Permite editar os indexadores do processo.

Excluir anexo: Permite excluir os anexos do documento.

Excluir documento: Permite a exclusão de documentos.

Excluir processo: Permite excluir o processo.

Exportar Excel: Permite exportar os indexadores do processo em Excel.

Formulário Dinâmico: Permite cadastrar os indexadores do formulário.

Formulário Antigo: Permite cadastrar indexadores e templates.

Gestão de Workflows: Permite criar e editar processos BPM.

Gestão de usuários: Permite acessar ao menu “Ficha de usuários”, “Convidar

usuário”, verificar os “Convites enviados” e editar os já cadastrados.

Implantação/Cadastro: Esta permissão na versão Workspace virou “Cadastro”, e

permite acessar os menus: “Processos”, “Formulários”, “Cadastro de empresas” e
etc…

Implantação/Sistema: Na versão Workspace virou “Cadastro”.

Incluir anexo de documento: Permite incluir um anexo dentro de um documento.

Inserir formulário: Não é utilizada mais.

Ler código de barras: Permite que o sistema identifique um código de barra escaneado
no sistema.

Liberar vencimento por SLA: Permite liberar a assinatura após o vencimento do SLA

Login no app: Liberar acesso ao app

Mapa de processos - Documento: Permite mudar o tipo de pesquisa, na tela inicial, de

documentos para processos.

Menu Implantação: Na versão Workspace virou “Cadastro”.

Menu assinatura: Não é muito usado por ter sido feito específico para um cliente.

Menu capturar documentos: Na versão WorkSpace virou o (+) que permite iniciar um
processo.

Menu dashboard: Permite visualizar os indicadores e o andamento dos processos.

Menu processos: Na versão WorkSpace virou o botão home.

Menu relatórios: Menu de consulta de relatório e importação XML.

Mover documento: Permite mover documentos entre processos.

Mover documento de estabelecimento: Permite mover documentos entre

estabelecimentos.

Mover documentos entre Tipos de Processo: Permite mover documentos entre os

processos.

Mover múltiplos documentos: Permite mover vários (2 ou mais) documentos entre

processos.

Mover múltiplos documentos de estabelecimento: Permite mover vários (2 ou mais)

documentos entre estabelecimentos.

Mover processo de estabelecimento: Permite mover o processo (conjunto de

documentos) entre estabelecimentos.

Notificação de processo: Permite o usuário ser notificado de acordo com o processo

definido.

Notificação: Permite notificações no sistema.

Perfil Workflow: Permite criação de tarefa vinculada nos perfis workflow dos processos
GP.

Reservar processo: Permissão para reservar o processo por tempo determinado do tipo
de processo GP (a partir do tempo limite só o colaborador que reservou consegue editar o
processo).

Resolver pendência de documento: Permite resolver uma pendência através do botão

“Resolver Pendência”.
 Tela de Documentos: Na versão Workspace, as informações ficam na tela inicial
(“Home”).

Tela de Estabelecimento x IP: Funcionalidade TI.

Tela Filial x IP: Funcionalidade TI.

Tela de Grupo de Estabelecimento x IP: Funcionalidade TI.

Tela importação de XML: Na versão Workspace, essa permissão está no “Menu

Relatório”. E permite importar de forma manual XML e DANFE desde que o certificado
digital esteja configurado.

Tela de Relatórios Agendados: Na versão Workspace, essa permissão está no “Menu

Relatório”. E permite a visualização de relatórios.

Template de visualização: Permite criar um novo template e visualizar os já existentes.

Visualizar documento: O usuário consegue visualizar os documentos anexados no

processo.

Workspace: O usuário só tem acesso a versão nova na plataforma do unico | auto.

Workspace com chaveamento: O usuário tem acesso a versão nova da Vianuvem

(Workspace) e a versão legado.
Logo abaixo das opções de permissões haverá mais 3 permissões necessárias.

Permitir acesso de IP externo: Permite que o colaborador acesse o sistema fora dos
domínios da rede da empresa. (necessário configurar com a equipe de T.I durante a
implantação.

Permitir que o usuário consulte documentos que não são de sua conferência:
Permite que o colaborador consulte notas fiscais ou outros documentos anexados por
participantes dos fluxos do processo.

Permitir que o usuário consulte processo de outros usuários: Permite que o

colaborador pesquise e veja todos os processos de outros usuários dos quais eles têm os
processos em comum nos perfis e estabelecimentos.
Após escolher e assinar todas as permissões para o usuário em questão, é necessário
 preencher os dados do colaborador para o envio do convite.

Abaixo, é onde definimos o login do colaborador e para qual e-mail ou telefone iremos
enviar o convite para cadastro no sistema.

Ao digitar um login desejado o sistema irá informar se esse login está disponível para uso,
quando disponível o ícone de cor verde irá aparecer confirmando a disponibilidade.]

Preencha o nome do colaborador e insira um e-mail ou número de celular, feito isso

basta apenas clicar em enviar convite.

2. COMO VERIFICAR SE O CADASTRO FOI FEITO?

Após o envio do convite, é possível verificar se o colaborador se cadastrou no sistema unico |

auto. É necessário clicar no ícone de engrenagem (1) conforme abaixo e logo em seguida o
sistema irá expandir o menu, posicione o mouse sobre o campo “Gestão de usuários”(2) e
em seguida clique em “Convites enviados” (3)
A partir do clique em “Convites enviados”, abrirá a página abaixo:

Para verificar, insira o e-mail para qual o convite foi enviado e pesquise no campo destacado
abaixo:

Entre em contato conosco:

Caso o usuário não tenha se cadastrado ainda, o convite ficará em vermelho como mostra a
via Chat via Email
imagem acima, porém se o usuário já estiver cadastrado ficará em verde conforme abaixo:

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