Apostila

Resumo 1Doc
Vídeo – como funciona a plataforma.
Módulo 1

O 1Doc é armazenado em nuvem (pode ser acessado de qualquer computador ou celular)

Dados podem ser alterados no menu minha conta
Usuários : Não compartilhar senhas!
A plataforma 1Doc se assemelha muito ao e-mail.

Lupa ao lado do 1Doc : serve para procura rápida, preenchendo os dados necessários para a busca.

Menus:
Inbox – para outros Setores/ Para você
Inbox de SMAJ – DF – área de trabalho para todos (abertos e fechados)
Inbox Pessoal – área de trabalho para mim

(O Inbox ( SMAJ) armazena arquivos recebidos pelo Setor e por você ( Inbox Pessoal)
armazenam documentos pra você.

+ Novo – contem os serviços para acesso para registrar no sistema:

• Memorando
• Circular
• Oficio
• Protocolo
• Ouvidoria
• Pedido de e- SIC
• Fiscalização
• Proc. Administrativo
• Análise de Projeto
• Protocolo RH
• Certidão
• Alvarás
• Habite-se.
(No menu Novo cria-se novos documentos)

Listar:

• Memorando
• Circular
• Oficio
• Protocolo
• Ouvidoria
• Pedido de e- SIC
• Fiscalização
• Proc. Administrativo
• Análise de Projeto
• Protocolo RH
• Certidão
• Alvarás
• Habite-se.
(O Menu listar mostra novos documentos que chegam ao seu setor)

Estrutura:

• Organograma ( Todos os Setores da Prefeitura)

• Contatos ( caso tenha acesso, terá acesso aos contatos)
• Fila de assinaturas ( para assinaturas e correções)

(O Menu Estrutura é onde se encontra o Organograma e nele os Setores em suas Secretarias e

outros).

Do outro lado da tela no 1Doc consta o Menu pessoal onde tem o sino de notificação, menu +
(mais), irá constar seu nome e abaixo do menu pessoal você consegue visualizar as pessoas online. (
em tempo real, facilita a resposta por identificar que a pessoa se encontra no ambiente online.

Do outro lado da plataforma temos um sino de notificação que traz informações que precisam
de sua atenção, vencimentos próximos e mais informações que precisam ser consultadas para
rápida resolução. Informações aviso em meu cadastro

Do outro lado da plataforma também tem o menu pessoal Mais utilizado para ver informações e
ter acesso ao chat e central de ajuda.

Na caixa de entrada constará 4 abas

- Em aberto ( documentos que chegaram a você)

- Caixa de saída ( documentos que você enviou)
- Favoritos (documentos favoritados por você)
- Arquivados ( aqueles que você arquivou)

Os documentos estão dispostos em listagem com informações e os números serão gerados

automaticamente. ex. números de memorando.

Além dos Menus, há também coloração diferente :

cinza escuro não foi lido pelo setor

cinza claro lido por alguém do Setor mas que não foi você
branco não foi lido por você

Colunas na área de trabalho abaixo dos menus:

A primeira coluna mostra o numero do documento também chamada como módulo; (especifica qual
o tipo de documento; mostra a numeração que será gerada de forma totalmente automática, a data e
horário do documento gerado).

A segunda coluna mostra quem enviou, caso seja externo, nome e e-mail do contato.
A terceira coluna mostra os participantes, ou seja, quais setores fazem parte do documento que foi
gerado. Ainda na terceira coluna mostra duas informações importantes: o ícone de visualização de
Setores que arquivaram e pararam de acompanhar ainda em cinza e o ícone de cor laranja no Setor
que indica que está aberto somente em seu Setor.
A quarta coluna traz o assunto, um pequeno resumo da redação do documento e a quantidade de
despacho que é indicada pelo índice ultima atividade. (a ultima que recebeu). Neste ultimo índice é
mostrado anexo e assinatura digital e prazo.

OBS: Na plataforma 1Doc os documentos são organizados de forma hierárquica e setorial.

O Organograma inserido na base foi enviado pela Organização solicitante do 1Doc.

Necessidade de verificação quando se acessa pela primeira vez o 1Doc, verificar se você se
encontra em seu Setor, se não, entrar em contato com Administrador de sua base.

 Lembre-se: A comunicação nunca acontece de forma pessoal, é sempre um Setor se

comunicando com o outro.

Acessando o Organograma através do Menu estrutura: é possível entender melhor a organização de

sua base.

Observe que existem Setores Pai e filhos, os filhos sempre são subordinados aos pais.

Esta relação de hierarquia significa que os setores pais podem consultar os documentos de seus
filhos. Para isto basta alterar no canto superior esquerdo o setor que você quer consultar os
documentos. (botão trocar de setor). Já os Setores filhos somente irão visualizar o que chegar a eles,
não sendo possível descer ou subir na hierarquia, a menos que sejam pai de algum setor.

Quanto à visualização: É importante lembrar que mesmo trazendo o documento para o meio
digital, a visualização deve continuar como no papel, o documento só estará visível para os Setores
envolvidos.

Funções para trazer agilidade para seu ambiente de trabalho virtual:

Rascunho: presente em alguns módulos como por exemplo novo memorando que permite a
digitação e modificação de algum documento e retome posteriormente para envia-lo, após redigir
um documento ou ainda criar dentro do rascunho, abaixo terá o botão salvar rascunho e fechar. Para
acessar o rascunho e enviar ou pesquisar o que foi escrito basta acessar a caixa rascunho ultima
caixinha dentro dos menus. Você pode salvar seus textos que mais utiliza em rascunhos para o envio
posterior ( copia e cola)

Modelo: você pode listar um modelo para redigir seu documento ou ainda para inserir novo modelo
acesse a aba administração- botão no final com símbolo ‘‘
no final da caixa de rascunho, podendo
inserir um novo modelo, compartilhar com a Organização ou somente com seu Setor.

Marcadores: eles podem ser criados e anexados conforme o primeiro botão da aba d rascunhos (
marcadores) pode inserir dentro do próprio documento ou criando –o. ou no menu pessoal em
administração opção marcadores. Com a opção novo marcador pode-se aplicar a hierarquia ou
cores. Pode –se filtrar através dos marcadores.
Para procurar um documento utilize a # assim consegue procurar de forma mais rápida.

Aba menção: pode ser utilizada para mencionar um documento dentro de outro ou citar pessoal
através da # , acessar ou consultar.
Para encontrar pessoas dentro de um documento, digitar @ e escolher seu contato interno desejado.
Fazendo isso o documento também ficará na caixa de entrada pessoal do contato mencionado. É
bem utilizado este municionamento, por exemplo você pode enviar ao Setor X e mencionar o
secretário que é do setor Y. Assim não precisa enviar com cópia aos Setores, é só mencionar as
pessoas em seus respectivos Setores.

Permissões: Algumas vezes é necessário dar permissão para que um usuário redija algum
documento em seu nome. Através dela pode fornecer uma forma dos documentos, a serem gerados
em seu nome sem que ele próprio precise redigi-lo. Primeiramente é necessário que um usuário gere
sua própria contra senha. Ao gerar sua própria contra senha ele dá permissão para que enviem
documentos gerados em seu nome, com assinatura eletrônica.

Gerando contrassenha: basta clicar em seu menu pessoal ( com seu nome acima na aba), clique em
minha conta, clique em aba de contrassenha, após configure a quantidade de quantos documentos
podem ser emitidos, clique no botão gerar. Quando a pagina terminar de carregar aparecerão
instruções para o uso de sua contrassenha. Só devendo ser fornecida para pessoas de sua confiança.
Agora para utilizá-la caso haja alguém no setor, com contrassenha cadastrada e ativa, aparecerá
mensagem alterar remetente com contrassenha. Ao clicar neste botão, aparecerá uma nova janela
com o nome dos usuários que tem a contra senha ativada. Deve-se então escolher uma pessoa que
vai ser o emissor do documento que você está redigindo, o campo solicitando uma senha aparecerá
e nele você deve colocar a contrassenha fornecida pelo funcionário que será o emissor do
documento. Após preencher a senha clique em “autenticar” caso esteja correta a contrassenha
aparecerá uma mudança no campo De do documento e que está sendo redigido por quem usou a
contrassenha.

Menu usuário: pode ser alterado conforme necessidade e permissão, que pode ser nível 1, 2 ,3 ou
administrador.
Nível 1- Chefes de Setor ou pessoas de confiança.
Nível 2 – São os usuários operacionais do setor.
Nível 3 – São os Estagiários/ funcionários em treinamento.
Administradores: responsáveis pelo Sistema na Organização

Material de Apoio dentro da Central de ajuda:

Opção conteúdo: vídeos e textos para ajuda
Novidades: irá mostrar as ultimas atualizações

As alterações de perfil e assinatura podem ser alterados em minha conta. Podendo ser também
colocado mais segurança através de códigos para seu celular na aba autenticação dupla.

Quanto aos chamados com os atendentes, você pode consultar chamados antigos através do
menu minha conta. Ver histórico de atendimento em minha conta.

Alguns Setores podem editar e excluir contatos externos, geralmente por padrão Setores que tem
interação com publico externo como Ouvidoria e Protocolo tem acesso a esta função.

Caso seu Setor não tenha esta permissão e você necessite, entre em contato com um usuário
Administrador.
Menu estrutura- todos os contatos externos e internos são exibidos: nesta tela além editar e excluir
também é possível incluir uma lista de contato em lote ou até mesmo classificá-lo.
Suba seus contatos de acordo com o arquivo CSV no mesmo menu – aba CSV. Para criar listas
clique em “Nova Lista” e insira os contatos dentro dela. Após clicando em ações é possível editar
informações de seus contatos.
Exclusão de contato: para exclusão não poderá ter nenhum contato vinculado. Neste caso quando
pertinente poderá ser excluído através do ícone lata de lixo como a de um e-mail.

Na gestão de contatos também é interessante a mesclagem de contatos. (ícone P acima) pode se

agrupar 2 contatos. Dado adeus à canetas e carimbos, podendo serem assinados digitalmente na
plataforma.

https://santacruzdoriopardo.1doc.com.br/b.php?s=santacruzdoriopardo&pg=o/login&erro=t

Vídeo
Assinaturas eletrônicas/ relatórios:

A assinatura poderá constar em documento ao enviar ou receber documento dentro da plataforma 1

Doc.
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica onde é utilizado a tecnologia PAdES.
Na plataforma 1Doc é possível a gravação da assinatura digital sendo emitida pela própria
plataforma ou caso tenha um certificado digital emitido pelo ICP – Brasil. Tecnicamente não existe
diferença entre as duas forma de assinar na plataforma. Em ambas será gerado um documento
assinado digitalmente apenas utilizando diferentes tipos de certificado digital.
Nos módulos que tiver habilitado assinatura digital dois blocos serão exibidos: _ minha assinatura
caso precise assinar e _ solicitar assinaturas caso precise que outros envolvidos assinem.

Usuários internos: É todos seus colegas que também tem acesso a plataforma e que precisarão
assinar, alguma letras do nome da plataforma irá sugerir opções de usuários.

Usuários externos: Também poderão assinar mas através da central de atendimento.

Documentos a assinar: Observe que documentos com anexos poderá pedir assinatura nos dois ou
em somente em algum.

Quanto ao tipo de assinatura – certificado digital, você pode escolher entre um ou outro,
dependendo da escolha pode não ser uma assinatura, mas sim um botão de confirmação –
autenticação por ADFS conforme configuração habilitada. Após assinatura realizada você perceberá
que aparecerá um ícone verdinho ao lado na listagem de documentos assinados.

Para acessar um documento assinado basta entrar no documento e clicar em “verificar” ou no menu
suspenso.
Observe que dois arquivos são gerados: de verificação e assinado digitalmente.
O acesso da página verificação tem como finalidade permitir o receptor da cópia possa confirmar a
veracidade do que foi recebido bem como acessar o arquivo PAdES que permite a validação
eletrônica das assinaturas.
Na lateral do documento estará a tarja com a verificação e a ultima folha sempre será a verificação
das assinaturas, onde clicando pode –se acessar também o formato PADES.
Lembrando que a versão de verificação é a cópia do arquivo assinado digitalmente com manifesto
de assinantes incluído como ultima pagina, sendo a versão ideal para a impressão (poderá imprimir)
Retornando ao documento, a opção co - assinar permite que rapidamente você inclua sua assinatura
no documento. Clicando no ícone de setinha pode –se solicitar mais assinaturas.

Acessar relatórios – menu pessoal – relatórios

O primeiro relatório é de indicadores - porcentagem e gráficos

Ícones quadradinhos no relatório:

Ícone Eficiência: são todos os resolvidos.

Lembre-se é sempre importante arquivar após emissão ou leitura de documento. Para assim gerar
seus índices de resolução.

Ícone Engajamento: é a porcentagem de documentos lidos em seu Setor.

Ícone Qualidade: é uma nota de 0 a 100 que pode ser atribuída a cada documento.

Já o relatório “indicadores (atual)” compara as mesmas métricas apresentadas anteriormente com os

totais da base.

No relatório de uso é medido a periocidade de uso por cada pessoa do setor (ou seja, sua produção
no Setor).

Alguns Relatórios a extração do formato PDF ou XLS, através destes ícones será possível baixa-los

Atenção: dependendo de sua base e nível de permissão diversos relatórios podem ser exibidos.

Vídeo
Memorando – modulo 2

Novo memorando

Preencha conforme sua necessidade, o assunto deve ser fácil de lembrar depois, ou encontra-lo.

Na opção para: deve ser escolhido ou preenchido para onde irá enviar o memorando.

Caso tenha mais de uma opção preencha aos cuidados de______________, porém isto não quer
dizer que só um usuário selecionado irá ver o documento, uma ver que a comunicação na
plataforma é Setorial. Um memorando também pode ser marcado como privado, e neste caso
somente os Setores ou pessoas envolvidas terão acesso, não sendo possível encaminhar e envolver
outros.

Para enviar um memorando para mais Setores ao mesmo tempo pode ser utilizada a função de
cópia.

Você pode listar quem quer que receba, além disso pode marcar se é urgente.

Em alguns casos pode se encaminhar um memorando hibrido. Ou seja algo físico que não será
possível anexar caixas, impressoras, pastas e outros. Quando isso acontecer será necessário marcar a
opção acompanha um documento físico. Assim a plataforma vai gerar uma folha para ser impressa
que deve acompanhar o item que será enviado. Fazendo isso o memorando ficará marcado que
acompanha algo físico deixando explicito para quem vai receber. Depois desses passos basta digitar
a redação do documento. Não é necessário incluir data ou número, a plataforma faz isto de
modo totalmente automático. A assinatura eletrônica já está no espaço e neste caso não é
necessário assinar digitalmente. Os anexos podem ser realizados em qualquer arquivo com
limite de 100 anexos por interação e 64Mb.
Em situações que necessitem conferencia de prazo posterior, o prazo pode ser incluído neste
momento. O memorando é enviado em tempo real e já aparece na caixa de destinatário. Clique em
cima dele para acessá-lo. Dependendo a sua configuração no menu pessoal, você pode ser avisado
por e-mail quando chegar. Para responder a um memorando enviado para você clique no botão
abaixo responder.
No espaço do Memorando você poderá acompanhar na primeira coluna, quem realizou a leitura e os
envolvidos. Desta forma não é necessário solicitar retorno, pois num clique, olhando a área do
memorando você já vai saber como está o andamento.

Lembrete: Memorando é um fluxo de comunicação interna e adequado para comunicação entre os

Setores.

Sempre que seu Setor quiser se comunicar com outro Setor será utilizado este fluxo como alguns
exemplos de memorando pontual como uma solicitação de compra, encaminhar NF para pagamento
ou questionamentos diversos entre os Setores. Outro ponto importante é que ele pode ter
diversos nomes como Comunicado Interno ou Oficio Interno. Por isso considere as mesmas
orientações caso sua base tenha alterado a nomenclatura.

Vídeo
Modulo 03
Circular

A circular também é um documento interno e diferente do memorando tem caráter informativo e

pode ser enviado para diversos setores desde o inicio, a numeração da circular é compartilhada com
o memorando, pois ambos são documentos de comunicação interna.

Enviar circular: Clique em novo – circular – preencha as informações desejadas assim como
feito em memorando, é necessário informar o título, preencher a redação (texto que irá dentro da
circular). Dentro da primeira coluna que aparece com as opções, é possível marcar diversos setores.
Esta seleção pode ser feita unilateralmente ou em lote, marcado todos de uma só vez. Ou ainda
pode-se selecionar os setores de uma hierarquia através deste ícone. A opção de urgência também
pode ser selecionada. É possível indicar a data, ou seja, até tal data será arquivada para todos os
setores. Outro ponto diferente do memorando uma vez que tem caráter informativo, ela pode não
aceitar resposta ficando apenas visível para os setores que formos enviados. Completando as
informações e clicando em enviar, em apenas alguns minutos a circular foi enviada para vários
setores. Ao verificar o assunto e o conteúdo caso não haja necessidade de interação, basta arquivar,
pois a própria plataforma acusará o recebimento não sendo necessário retornar com “confirmar” ok
ou ciente. Lembre-se que ao abrir você automaticamente será marcado nos usuários que já
visualizaram. Em alguns casos que a opção de caráter informativo foi marcada, não serão possível
respostas e você deverá somente ler e arquivar. Se uma resposta for necessária a opção de responder
pode ser selecionada. E esta é uma opção que o usuário precisa marcar ao emitir, quando o
destinatário escolhe responder, ele pode escolher uma resposta somente para o emissor ou aberto a
todos os envolvidos na circular. Para acessar a circular arquivada é só acessar a caixa de arquivados.
Vídeo
Módulo 4
Oficio

Todo documento emitido de um setor para um ente externo, seja fornecedor, outro órgão de governo
ou todos os destinatários que não fazem parte do organograma, serão enviados através de oficio,
uma das facilidades quando informado o e-mail de contato, é que o usuário externo receberá o
oficio por e-mail e a plataforma realizará o rastreamento de maneira automática, deste modo você
ficará sabendo já viu e se já clicou no oficio que você enviou. Para enviar como em todos os outros
módulos, é necessário clicar em novo oficio ( dentro do menu novo) depois do assunto a informação
do destinatário deverá ser preenchida, lembre-se que será um contato externo. A plataforma possui
a função de auto complete, ou seja, completa o restante de apenas algumas letras digitadas caso o
contato externo já tenha sido cadastrado por outro setor, não sendo necessário recadastra-lo, mas se
não há cadastro, poderá ser realizado neste momento. Para o primeiro cadastro indicar se é uma
pessoa física ou jurídica.

Quanto mais informações no cadastro, melhor. O e-mail deve ser obrigatório para facilitar o
trabalho na hora de responder ou enviar documento.

Quando não há e-mail informado pelo contato externo, redija o oficio mesmo assim na plataforma
para não se perder o numero e base de dados, imprima e envie manualmente por correio ou outros.

Quanto ao oficio, poderá ser respondido por e-mail, na plataforma constará que foi
respondido pelo e-mail. Para confirmar se seu destinatário recebeu o oficio por e-mail clique
em e-mail entregue, lido e clicado, para verificar as informações. Outra dica é ativar o menu
pessoal em minha conta, as notificações de envio.

Vídeo
Módulo 5
Protocolo

O módulo protocolo é responsável pela entrada de requerimentos administrativos dentro da

instituição, portanto sempre que um requerente for o beneficiário direto, o módulo direto é o
protocolo, caso o pedido seja uma denuncia ou um pedido para o bem comum “o módulo
atendimento” é o indicado. É indicado que esse módulo tenha visualização externa, para que os
requerentes possam localizar com mais facilidade.

Lembre-se os protocolos através da plataforma 1Doc podem ser solicitados através de

requerimentos 24 horas por dia, ou seja o espaço no sistema fica acessível 24 h.
Cidadão/Empresa/Contribuinte pode abrir/requerer diretamente de casa.

Caso o usuário/ cidadão queira abrir protocolo presencialmente, o usuário do sistema poderá lhe
atender abrindo o protocolo através do sistema. Preencher com o nome do solicitante.

No campo assunto, se o assunto não existir procure o administrador de sua base para a inserção.
Sempre indicar no menu como é o atendimento: por telefone, e- mail, presencial. Caso o solicitante
apresente algum tipo de documentação para anexar, digitalize e inclua em anexo no protocolo.
Fornecer o código de entrada do protocolo para que o solicitante possa acompanhar de casa a
tramitação. O solicitante poderá acessar externamente a central de atendimento e fazer sua própria
solicitação/requerimento ou enviar oficio a central de atendimento localizada no site da Prefeitura.
Na central de atendimento o solicitante/ usuário externo deverá fazer um cadastro inicial para poder
circular entre as opções. O mesmo irá encontrar uma lista suspensa de assuntos onde poderá
escolher. Quanto mais informações, melhor será a qualidade do pedido.

Aplicativo da 1Doc é somente para realização de acessos externos, tem layout responsivel e
funciona para todos os usuários internos.

No caso do protocolo o requerente tem acesso de identificação de quem leu o protocolo, se receber
protocolo errado que seria para outro Setor, mas veio para o seu, é só clicar em encaminhar e
realizar o encaminhamento escolhendo o setor de destino, mas coloque no campo redação o motivo
do encaminhamento e já pode encaminhar.

Reavaliação do anexo poderá abri-lo reavaliar, no caso de recusa, informar o porquê foi recusado.

Vídeo
Módulo 6
Atendimento

Como a entidade trabalha as questões de atendimento

Reclamações e elogios.

Ouvidoria:
Sem sigilo: com informações do cidadão/ requerente para retorno ao mesmo, solicitar email e
telefone.
Sigiloso: não havendo nenhuma informação do solicitante, será acionado o Setor competente e
arquivado. Sem retorno.
Preencha o campo prioridade.
Data e horário serão automaticamente, não sendo é possível inserir.
O modulo de atendimento é transparente e o solicitante acompanhará todos os despachos, toda
movimentação será notificada ao solicitante.

Vídeo
Módulo 7
Processo Administrativo

Mesmo sendo um documento interno, difere do memorando por diversos quesitos, a numeração é
diferente, cada agrupamento de assuntos terá sua sequencia. Etapas podem ser selecionadas para
que uma ordem seja seguida. Para enviar, clique em novo – processo administrativo. Verificar quais
são as etapas e cumpra a que compete ao seu Setor e arquive para que o próximo envolvido também
realize sua etapa.

Vídeo
Módulo 8
Orientações finais

Para acessar o curso basta ir em minha conta – cursos EAD

Resumo criado por: Deolinda Menoni

21/09/2023