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Apresentao

A Virtual Vision trabalha desde 2001 no desenvolvimento de aplicaes para empresas e instituies pblicas,
visando a melhoria dos processos e contribuindo para o melhor aproveitamento do tempo dos profissionais que
utilizam nossos sistemas.
O netDoc Sistema de Protocolo com Workflow e Arquivologia, uma das nossas ferramentas que possui uma
srie de ferramentas integradas que auxiliam no trmite de documentos, reais ou virtuais.
Com o netDoc, possvel criar documentos, tramit-los sem a utilizao de impresso em papel, anexar arquivos.
Estes podem ser compartilhados e cooperados atravs de verses. Os documentos podem ser tramitados com o
critrio de confidencialidade, dando privacidade ao contedo do documento apenas aos envolvidos. Criao de
documentos circulares, processos. possvel definir todo o processo de arquivologia baseado na regulamentao
do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivologia).

ndice
Acessando o sistema
Menu no topo
Conhecendo MENUS e SUB MENUS
- Menu da rea administrativa
- Opes do menu
Conhecendo o sistema e suas funes
- Interessados
- Permisses
- Anotaes
- Artefatos
-Tramitaes
-Circulares
- Pendncias
-Funes extras
Tramitando um documento
rea de trabalho
- Caixa de entrada
- Caixa de sada
- Posse
- Pendncias
- Circular
Excell da posse e Excell da caixa de entrada
Encerrados
Retornar de entidade externa
Retornar de unidade inativa
Guia de recebimento de tramitaes (GRT)

Pesquisa
Pesquisa geral
Pesquisa avanada/Tipo
Pesquisa textual
Pesquisa pendncias concludas
Artefatos de pesquisa

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Acessando o sistema

Sistema totalmente web, suportado pelos navegadores: Opera, Mozilla Firefox, Safari e Chorme.
Vamos agora acessar o sistema:

Exemplo:
Servidor Web Local
http://187.87.133.44:8080/garanhun_nd/
Servidor Web via Internet
http://garanhuns.vvision.com.br/

Usurio:

Campo de identificao
rea inicial de identificao de usurios. Composto por dois campos:
Usurio: [cpf].
Senha: [composta de letras ou nmeros com no mnimo 4 caracteres. Senha padro: 12345].
Boto: [login] clique para submeter os seus dados e acessar o sistema.

Aps o acesso,

Para sair do sistema clique no boto SAIR.

Tela de boas vindas

Menu no topo
Na rea central do sistema estar sendo exibido a logo da empresa ou instituio a qual ele est licenciado.

Identificao do usurio com nome da ferramenta, login e nome completo do usurio. No primeiro acesso, o
usurio dever clicar sobre seu nome e ir acessar a tela abaixo, devendo mudar seus dados, senha e adicionar
foto. (Deixar os campos de dados sempre atualizados).

Conhecendo MENUS e SUB MENUS


Menu da rea administrativa

Clicando em Novo documento essa tela ir se abrir.

Nesta rea o usurio dever selecionar: TIPO DO DOCUMENTO e UNIDADE DE ORIGEM, na qual ele est lotado,
ou tem autorizao para criar documentos.

Aps selecionar TIPO DO DOCUMENTO e UNIDADE DE ORIGEM clique em Prosseguir.

Surgir uma nova caixa para alocao do nmero do documento. Clique no boto Gerar Nmero do Documento.
(Note que este boto s ser exibido se o usurio tiver autorizao para criar esse tipo de documento para essa
unidade).
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Aps clicar

Selecione a Unidade de Cadastramento e o Assunto.

Adicione os dados e salve o documento.

Caso tenha alguma dvida sobre o documento consulte a Ajuda, uma janela pop up ir se abrir.

Opes do menu
Documento
o Novo documento
o rea de trabalho
o Encerrados
o Circulares
Caixa de entrada
Caixa de sada
o Retorno de entidade externa
o Retorno de unidade inativa
o Guia de recebimento de tramitaes
o Criar processo/dossi
o Criar volume
o GED
Pesquisa
o Pesquisa geral
o Pesquisa avanada/tipo
o Pesquisa textual
o Pendncias concluda
o Artefatos de pesquisa
Sair

Conhecendo o Sistema e suas funes:


Documento
o Novo documento
Interno

Inicialmente aparecer um tela com duas opes TIPO e UNIDADE ORIGEM destacada como na imagem abaixo:

Assim que for feita a escolha clique em [Prosseguir].

Aparecer uma outra opo para Gerar o Nmero do documento que deve ser automtico.

Dados iniciais informados ento aparecero essas opes:

Nmero do documento e tipo do documento; Confira se em "Nmero [Tipo]" est aparecendo um nmero de
documento. Caso no aparea significa que a unidade em que voc trabalha no pode criar esse tipo de
documento ou o documento externo.
Nmero do netDoc; Nmero sequencial dado pelo sistema.
Unidade de Origem; Unidade a qual a sua est subordinada.
Unidade de Cadastramento; Local onde o documento vai ser gerado [departamento]. Est diretamente ligado ao
local que o usurio est lotado.
Assunto; Informe um assunto sobre o que tratado o documento. Caso seu assunto no aparea na lista, digite
algo.
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Situao; Situao a qual os documentos se encontram, neste caso Em tramitao.


Material Impresso e/ou Anexo; Selecione o tipo de arquivo. Se ele anexo (via internet), se apenas impresso
(fsico) ou ambos.
Documento Confidencial; Selecione essa opo caso o seu documento seja confidencial. Ao selecionar essa opo
somente quem estiver nas Permisses poder ver o documento.
Dados; Dados do documento. Cada documento possu campos diferentes.

Interessados; Pessoa, empresa, rgo do governo ou outra entidade diretamente afetada pelas decises tomadas
em relao ao assunto do Documento.

Para adicionar um interessado clique na aba Interessados. Depois clique em Novo Interessado, uma janela
pop up ir se abrir.

Clique em Cadastrar Novo Interessado ou faa uma pesquisa. Para fazer uma pesquisa adicione o nome do
pesquisado em Nome e clique em Pesquisar. Resultados de pesquisa s iro retornar resultados se o
interessado j tiver sido cadastrado outra vez.
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Selecione um usurio ou clique nos campos e adicione os dados. Para preencher algum campo basta dar dois
cliques rpidos com o mouse no campo. Aps selecionado o (s) usurio (s) clique em Salvar Novo, depois em
Fechar. Clique em Inserir Outro caso queira adicionar outro interessado.

Voc tambm pode modificar o Tipo do Interessado.

Permisses; As permisses esto diretamente ligadas escolha de um Documento confidencial. Ao selecionar a


opo Documento confidencial somente os usurios que estiverem dentro das Permisses podero visualizar
o documento.

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Para adicionar uma permisso clique em Adiciona Pessoa, uma janela pop up ir se abrir.

Somente usurios cadastrados no sistema podem ser adicionados nas permisses. Para adicionar digite um nome
em Nome (Obs.: As letras devero ser maisculas e sem acentuao). Voc tambm pode procurar pelo
nmero da Matrcula ou pela Unidade Administrativa. Depois de alimentado os campos da pesquisa clique em
Consultar.
Quando o usurio que voc deseja adicionar aparecer, basta clicar sobre o nome dele. A linha ficar azulada, isso
significa que ele foi adicionado. Voc pode adicionar outra permisso clicando em Inserir Outro. Aps
terminado basta clicar em Fechar.

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Anotaes; As anotaes so feitas para informar sobre algo especfico do documento.

Para adicionar uma anotao basta clicar em Nova Anotao, uma caixa ir se abrir. Basta digitar a anotao no
campo Nota.
Artefatos; Nos artefatos estaro presentes todos os arquivos que vo junto com o documento.

A primeira coisa a ser adicionada nos artefatos dever ser o documento, aquele que voc adicionou os campos na
aba Dados. Note que quem dever fazer esse procedimento de anexar o arquivo deve ser aquele que precisa
colocar a assinatura no documento. Para fazer isso clique em Modelos, uma janela pop up ir se abrir.

Aps aparecer uma mensagem dizendo que seu modelo foi anexado, ele j aparecer nos artefatos.

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Nos artefatos voc deve anexar todos os arquivos que precisam constar no documento.
Para adicionar artefatos que esto no computador voc deve clicar em Adiciona Artefato.

Uma pequena janela ir se abrir, nela voc deve adicionar o nome do artefato, a extenso e o tipo, e depois clicar
em Adicionar Arquivo, uma janela pop up ir se abrir. Certifique-se de que seu navegador no esteja
bloqueando a abertura de janelas pop up.

Clique ento em Localizar e procure pelo arquivo no seu computador.

Quando adicionar o arquivo clique em Enviar. Certifique-se que o arquivo est aparecendo e que a extenso
est correta.

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Se aparecer a mensagem que o arquivo foi includo com sucesso, significa que ele j est presente nos artefatos.

Voc ainda pode adicionar o despacho por essa tela clicando em Adiciona Despacho ou esperar para adicionar
na hora de tramitar.

Para apagar um arquivo basta clicar com o mouse sobre ele, quando ele ficar azulado basta clicar em Apagar
Arquivo. Para baixar um arquivo basta clicar na seta para baixo, e depois justificar porque voc est baixando
esse arquivo.
Tramitaes;
A aba tramitaes feita para que o usurio possa saber por onde aquele arquivo passou. No caso de voc ter
acabado de criar esse documento, nenhuma tramitao ser listada.

Para saber todas as tramitaes basta clicar em Lista Tramitaes, uma lista de tramitaes ser carregada. Por
essa aba voc pode tramitar o documento, bastando clicar em Tramitar. Esse boto tem a mesma funo do
boto tramitar ao lado de Local Atual.

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Circulares;
A circular um documento destinado a muitos integrantes de uma instituio. As circulares esto atreladas a um
documento. Quando voc quiser que vrias partes da instituio vejam um documento basta enviar uma circular
por esse documento.
Para enviar uma circular acesse o documento e clique na aba Circulares.

Nesse momento voc tem duas opes. Pode clicar em Lista Circulares para visualizar as circulares que foram
passadas por esse documento, ou pode clicar em Enviar Circular para enviar uma circular, ao clicar uma janela
pop up ir se abrir. Certifique-se de que seu navegador no esteja bloqueando a abertura de janelas pop up.

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Nessa janela voc pode digitar uma Mensagem, selecionar as unidades para quem deseja enviar, e depois clicar
em Salvar, pronto, voc j enviou uma circular.

Se tudo ocorrer bem aparecer uma mensagem informando que a circular foi notificada com sucesso.
Para visualizar uma circular basta clicar em Lista Circulares. E para cancelar a mesma basta clicar no X abaixo de
Cancelar.

Voc ainda pode ver para onde a circular foi enviada e que unidades j a receberam.

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Pendncias;
As pendncias devem ser adicionadas quando o documento tiver um tempo para ser resolvido. Voc pode
adicionar uma pendncia pela aba Pendncias ou na hora de tramitar um documento.

Para adicionar uma pendncia clique em Adicionar Pendncia, uma pequena janela ir se abrir. Digite nela os
dados da pendncia.

Para adicionar a pendncia basta clicar em Adicionar Pendncia.

Pronto, sua pendncia foi adicionada.


Funes extras;
Alm dessas funes existem outras que esto presentes nos botes arredondados.

Apensar; O apensamento o ato de anexar um arquivo a outro, quando este deve servir de elemento elucidativo
ou subsidirio para instruo daquele, continuando ambos com existncia prpria e independente. , portanto,
uma unio de processos em carter temporrio. Note que ao clicar nesse boto somente documentos que
estejam em sua posse podero ser anexados.

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Anexar; Juno de documentos, uma vez anexado no pode ser separado. Note que ao clicar nesse boto
somente documentos que estejam em sua posse podero ser anexados.

Gerar Processo; O processo o termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de
documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao
administrativa ou judiciria. Note que nem todo mundo pode gerar um processo. Caso voc possa ir aparecer
uma opo na caixa ao lado de Tipo de Documento

Modelos; Como j foi dito neste manual os modelos so o documento com as informaes que voc adicionou no
campo Dados. Voc pode tambm visualizar o modelo bastando clicar em Visualizar.

Log; O log mostra todas as informaes daquele documento, quem o acessou e o que fez.

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Arquivamento; O arquivamento serve para quando o documento tambm tiver documentos fsicos que precisam
ser guardados.

Salvar; sempre importante ao fazer qualquer ao salvar o documento, para que por algum motivo ele no se
perca ou perca os dados.
Tramitando um documento;
Depois de criar ou receber um documento voc pode tramitar para outra unidade ou usurio. Para tramitar basta
clicar no boto Tramitar, uma janela pop up ir se abrir. Certifique-se de que seu navegador no esteja
bloqueando a abertura de janelas pop up.

Na janela que se abre adicione primeiro o despacho, clicando em Despachos e selecionando DESPACHO
PADRAO.

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No documento que se abre adicione algo abaixo ou ao lado de contedo. Aqui voc vai especificar
detalhadamente o que deve ser feito com esse arquivo.

Agora h trs maneiras de tramitar. Voc pode enviar para uma unidade interna, clicando apenas em Selecionar
Destino e selecionando a unidade. Pode enviar para uma entidade externa, clicando em Entidade Externa e
selecionando a entidade. Ou pode enviar para um usurio especfico de uma unidade interna clicando em
Selecionar Destino e depois em Selecionar Usurio.

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Unidade interna

Entidade externa

Para usurio de entidade interna.


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Note que voc pode gerar uma pendncia para esse documento bastando colocar uma Data Limite para que ele
seja resolvido.
Por fim basta clicar em Tramitar, que seu documento j ser tramitado.

rea de Trabalho;
A rea de trabalho a rea principal do sistema. Nela esto presentes todos os documento que voc enviou,
recebeu, e os que pertencem a voc. H duas formas de acessar a rea de trabalho, clicando na logo do NetDoc
ou em Documento >> rea de Trabalho.

Essa sua rea de trabalho, cada aba representa uma coisa.

Note que h imagens nas trs primeiras colunas. A primeira coluna representa o tipo do arquivo, que pode ser
uma folha quando um documento, ou um P quando um processo. Na segunda pode vir com o cadeado aberto
ou fechado, se aberto significa que o documento pblico, se fechado significa que confidencial. E na terceira
coluna pode vir um clipe, uma pasta, ou um clipe e uma pasta. O clipe significa que h somente material anexo
(enviado pela internet), e a pasta significa que h arquivo impresso (fsico).

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Caixa de Entrada;
Na caixa de entrada esto presentes todos os documentos que foram enviados para voc ou para a sua unidade,
e voc ainda no recebeu.

H duas formas de receber um documento. Voc pode marcar na caixa correspondente ao documento, na coluna
Ok, e depois clicar em Receber. Ou pode receber no prprio documento.

Para isso basta clicar em Receber Documento. Note que aqui voc tambm pode ver o despacho e gerar uma
GRT caso v um documento ou material fsico.
Se o documento no para voc e nem para a sua unidade, voc pode tambm cancelar a tramitao. Para isso
basta ou clicar no X na caixa de entrada, ou clicar em Cancelar Tramitao no documento.
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Caixa de Sada;
Na caixa de sada esto presentes todos os documentos que voc tramitou e algum ainda no o recebeu.

Aqui voc tambm pode cancelar a tramitao, bastando clicar no X relacionado ao documento, ou acessando o
documento e clicando em Cancelar Tramitao.

Posse;
Na posse esto todos os documentos seus. Os que estavam na sua Caixa de Entrada e voc recebeu, ou os que
voc criou e no tramitou para algum lugar.

Documento marcados de azul, como na imagem acima, significa que a tramitao foi cancelada, seja por voc ou
por algum para quem voc enviou o documento.

Pendncias;
Pendncias esto ligadas aos documentos com data limite.

As pendncias em A Resolver esto relacionadas aos documentos que esto na sua Caixa de Entrada ou na sua
Posse.
As pendncias em Aguardando Soluo so as que voc criou e tramitou o documento para algum.
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Voc pode tambm detalhar uma pendncia, bastando clicar no documento correspondente na aba Detalhar,
uma janela pop up ir se abrir.

No detalhamento das pendncias voc pode adicionar um documento que voc criou e um comentrio, como
tambm pode encerrar a pendncia.
Circular;
A circular um documento destinado a muitos integrantes de uma instituio. As circulares esto atreladas a um
documento. Quando voc quiser que vrias partes da instituio vejam um documento, basta enviar uma circular
por esse documento.
Por aqui voc pode visualizar todas as circulares que foram enviadas para a sua unidade.

Sempre que uma circular chegar para a sua unidade ela aparecer assim. Em Origem/Destino aparece de onde ela
veio e para onde foi, no caso a unidade Destino ser sempre a qual voc est lotado. Voc pode aceitar a circular
clicando no smbolo de Ok, ou ignorar clicando no X.
Depois de aceita ela aparecer assim.

Aqui voc pode clicar no nmero do documento e visualizar o documento, encaminhar para outras unidades, ou
apagar a circular da sua caixa.
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Excell da Posse e Excell da Caixa de Entrada;


No menu de documento voc tem essas duas opes. Elas servem para baixar um documento no formato Excell
mostrando todos os arquivos da sua posse ou da sua caixa de entrada.

Encerrados;
Em encerrados voc pode fazer uma consulta sobre os documentos que foram dados como encerrados.

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Retornar de Entidade Externa;


Serve para retornar um documento que foi enviado para uma entidade externa.

Retornar de Unidade Inativa;


Serve para retornar um documento de uma unidade que foi desativada.

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Guia de Recebimento de Tramitaes;


Serve para que voc possa comprovar que algum material fsico foi entregue.

Voc pode pesquisar por um documento, utilizando o perodo que ele foi tramitado e o seu destino. Pode marcar
tambm Envio Externo se ele foi enviado para uma entidade externa. Depois de adicionado os detalhes, basta
clicar em Executa Consulta.
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Para imprimir a GRT do documento, basta selecionar a caixa na coluna esquerda e clicar em Imprimir. Um
arquivo pedir para ser baixado, esse arquivo a GRT.
Pesquisa;
Pesquisa uma forma de lhe ajudar a encontrar um documento perdido ou at mesmo enviado ou no por voc.
Voc tem vrias formas de pesquisar o documento desejado.

Ao clicar em Pesquisa sero abertos os tipos de pesquisa que poder fazer.

Pesquisa Geral; Ao clicar ser aberta uma pgina como mostra a figura a seguir onde contm vrias formas de se
fazer uma pesquisa.

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Ao preencher os campos clique em Executa Consulta, e logo abaixo aparecero os resultados da pesquisa
realizada.

Na opo Gera Excell, o sistema ir gerar uma planilha no excell com os resultados da pesquisa que foi realizada.

Pesquisa Avanada/Tipo;

Ao clicar ser aberta uma lista com os documentos e seus tipos.

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Clicando no tipo de documento desejado abrir a seguinte janela. Ao preencher os campos clique em Executa
Consulta. E logo aparecero os resultados da pesquisa.

Pesquisa Textual
Na Pesquisa Textual, alm de poder localizar um documento atravs de seu nmero, assunto, tipo, origem, entre
outros filtros, tem como finalidade permitir com que se faa uma pesquisa por um texto contido no documento.
Como mostra a figura abaixo.

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Pesquisa Pendncias concludas;


Em pendncias concludas, mais uma forma de localizar o documento desejado. Porm s iro aparecer as
pendncias que j foram dadas como concludas.

Ao clicar em Pendncias Concludas ir aparecer a seguinte janela, onde se pede a data inicial e data final para a
execuo da consulta. Ao colocar as datas, clique em Executa Consulta e os resultados da pesquisa iro aparecer
logo abaixo.

Artefatos de Pesquisa;
Artefatos de Pesquisa tem como finalidade dar um auxlio na criao do documento, tal como leis, licitaes,
entre outros. O usurio tanto poder baixar o artefato como tambm poder adicionar um novo artefato de
pesquisa para que sirva como ajuda para outros usurios nas criaes de documentos.
Clique em Pesquisa e depois Artefatos de Pesquisa:

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Abrir a seguinte tela:

Nesta tela tem os filtros de Descrio, Nome, Extenso, Tipo de Artefato, Data, Enviar e Baixar. Caso deseje
visualizar um dos artefatos clique na opo Baixar.
Para adicionar um novo artefato de pesquisa, clique em Novo, e abrir a seguinte janela.

Neste campo em aberto digite uma descrio para seu artefato, em seguida d dois cliques com o boto esquerdo
do mouse sobre o campo Nome e adicione um nome para seu artefato. Depois selecione a Extenso, ou seja, o
tipo de documento que vai ser anexado aos artefatos de pesquisa.

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Em seguida adicione o Tipo de Artefato. Aps o preenchimento dos campos clique em Salvar.

Aps o salvamento ser criada a data automaticamente. Clique na opo Anexar Arquivo.

Abrir a seguinte aba, nela clique em localizar para adicionar o arquivo desejado.

Depois de localizado clique em enviar.

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Feito isso o novo Artefato de Pesquisa est adicionado e pronto para ser baixado assim que solicitado.

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Verso 5.0

Sistema Desenvolvido pela:


Virtual Vision
G & F Comrcio de Informtica Ltda ME
04.721.065/0001-87
Av. Agamenon Magalhes, 2615 - Sala 1105 Edf. Burle Marx
Boa Vista Recife/PE 50.050-290
81 3125 5556

Responsvel Tcnico:
Endson Fonseca
Luciano Pereira

Superviso:
Grimalde Carvalho

Em: Novembro/2013
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