3.3.

2 Emitindo GRD

Escolha a opção Emitir GRD, no menu Operações, para criar e imprimir GRD.

Surgirá a seguinte tela:

• Clique o mouse sobre o botão para inserir os dados.

• Digite a sigla ou o nome do órgão de destino do documento, ou clique o mouse

sobre o botão para localizar o órgão.

42
 Surgirá a seguinte tela:

• Digite parte do nome ou o nome completo do órgão.

• Ao digitar parte do nome do órgão serão visualizadas as opções correspondentes ao

nome procurado. O usuário deverá selecionar o órgão.

• Clique no botão para confirmar o procedimento.

• De volta à tela Emissão de GRD, digite o número do registro. Ao pressionar a tecla

<Tab> o registro será levado para o grid Documento para nova GRD.

• Informe a quantidade de cópias da GRD.

• Se quiser, selecione os documentos no grid Documentos sem GRD. Caso não visualize
o registro, utilize a barra de rolagem.

• Clique o mouse sobre o botão e leve o registro para o grid Documento para
nova GRD.

• Para cancelar o procedimento clique no botão .

Os documentos que estarão relacionados na GRD deverão estar no grid Documento

para nova GRD.

3.3.3 Reimprimindo GRD

Escolha a opção Reimprimir GRD, no menu Operações, para reimprimir GRD.

43
Surgirá a seguinte tela:

• Digite o ano da GRD e pressione a tecla <Tab>.

• Clique no botão para acessar a relação e selecione o número desejado.

• No campo Número da GRD pode-se escolher o número na 1.ª opção ou digitá-lo

na 2.ª.

• Será visualizado o registro do documento, no grid Documentos da GRD.

• Clique no botão para visualização da GRD. Surgirá a tela de impressão.

• Pode-se utilizar o botão para configurar a impressora. Clique no botão

para imprimir. Para voltar à tela anterior, clique no botão .

44
 3.4 Cancelando Trâmite

Escolha a opção Cancelar Trâmite, no menu Operações, para cancelar o trâmite do

documento e de documentos circulares. Surgirão telas distintas.

Surgirá a seguinte tela para cancelamento de trâmite de documento:

Para incluir o número do registro, clique no botão .

45
 Digite o número do registro do documento. Clique no botão para acessar a tela
Busca de Documento.

• Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.

• Para mostrar o documento na tela, clique no botão .

• Para visualizar o documento na tela Cancelar Trâmite, clique no botão .

• Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

• Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Pressione a tecla <Tab>para visualizar os demais dados.

46
 Observe que na tela Cancelar Trâmite nos campos de/para deverão entrar apenas as
siglas.

O número da guia deverá ser o mesmo da GRD.

Ao clicar o mouse sobre o botão para gravar, o cancelamento do trâmite do

documento será confirmado.

Surgirá a seguinte tela no caso de cancelamento de trâmite circular:

Para incluir o número do registro, clique o mouse sobre o botão .

47
 Digite o número do registro do documento circular. Clique no botão para acessar
a tela Busca de Documento.

Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.

Para mostrar o documento na tela, clique no botão .

Para visualizar o documento na tela Cancelar Trâmite, clique no botão .

Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Pressione a tecla <Tab>para visualizar os demais dados.

Caso queira cancelar todos os trâmites de um documento circular, habilite o campo

correspondente na tela.

Ao clicar o mouse sobre o botão para gravar, o cancelamento do trâmite do

documento circular será confirmado.

48
 3.5 Anexando/Apensando Documentos

Clique no botão ou escolha a opção Anexar/Apensar, no menu Operações,

para anexar e/ou apensar documento.

Surgirá a seguinte tela:

• Selecione o tipo de juntada, Anexação ou Apensação.

• Digite o número do registro do documento principal ao qual será anexado/apensado

outro documento. Pode-se clicar no botão para acessar a tela Busca de
Documento.

49
 Surgirá a seguinte tela:

Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.

Para visualizar o documento na tela, clique no botão .

Para visualizar o número do documento na tela de juntada, clique no botão .

Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Pressione a tecla <Tab>.

Caso digite um registro de documento que não esteja em sua posse, aparecerá a
mensagem Documento não disponível para operação.

De volta à tela Juntada clique no botão para incluí-la. Será visualizado o

número do registro à esquerda da tela.

O documento que será anexado/apensado não poderá ser digitado, deverá ser buscado
na tela de Busca de Documento, clicando no botão .

50
 Surgirá a seguinte tela:

Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.

Para visualizar o documento na tela, clique no botão .

Para visualizar o número do documento na tela de juntada, clique no botão .

Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Ao clicar o mouse sobre o botão para gravar, a juntada será efetuada.

Se o documento não estiver registrado no sistema, habilite o campo documento avulso,

na tela Juntada.

Digite um resumo para o documento avulso, contendo o tipo, origem, número e data
do documento.

Ao clicar o mouse sobre o botão para gravar, a juntada será efetuada.

3.6 Resolve Pendências

Escolha a opção Resolve Pendências, no menu Operações, para resolver pendência

marcada no trâmite.

51
 Surgirá a seguinte tela:

Clique no botão para listar as pendências.

Escolha a opção desejada: A Receber ou A Enviar.

A Receber – serão visualizados os documentos pendentes que estão esperando resposta.

Exemplo:

O órgão SE/DPE enviou para o Datasus e não recebeu resposta, como no exemplo a
seguir.

52
 A Enviar – serão visualizados os documentos que necessitam de resposta.

Exemplo:

O órgão Datasus recebeu do órgão SE/DPE e não enviou resposta, como no exemplo
abaixo.

Selecione o documento cuja pendência foi resolvida e clique no botão para

gravar.

Caso todas as pendências já tenham sido resolvidas, escolha a opção Marcar Todas.

Os documentos pendentes serão visualizados no grid.

53
4 CONSULTAS

4.1 Documentos

Clique no botão ou escolha a opção Documentos, no menu Consultas, para

efetuar a consulta de documentos.

Surgirá a seguinte tela:

A pesquisa poderá ser efetuada por um campo ou mais, e quanto maior for o número
de informações (campos preenchidos), melhor será a performance do sistema.

Digite o tipo do documento ou clique no botão para buscar o documento.

54
Surgirá a seguinte tela:

• Digite o nome ou parte do nome do tipo do documento. Clique no botão

.

• Selecione o tipo do documento e clique no botão para

confirmar a operação.
• Digite o número do documento original. Pode-se clicar no botão para buscar o
número do documento.

Surgirá a seguinte tela:

• Digite o número ou parte dele e clique no botão .

55
 • Selecione o número do documento original e clique no botão
para confirmar a operação.

• Digite o número do registro SIPAR, não sendo necessário colocar o dígito

verificador.

• Digite o Órgão do documento. Pode-se clicar no botão para localizá-lo, na tela

Busca Órgão.

• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.

• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a sigla ou parte dela. Clique no botão .

• Selecione o órgão do documento original e clique no botão

para confirmar a operação.

• Digite no campo Procedência o nome ou parte dele para que a pesquisa seja
realizada foneticamente, ou seja, por palavras com grafia diferente que tenham a
mesma sonoridade.

Exemplos:

Se digitar LUIS, o sistema retornará todos os respectivos nomes, escritos com S e com Z.

Se digitar SEÇÃO, o sistema retornará todos os respectivos nomes: SEÇÃO, SESSÃO,

CESSÃO.

56
 • Digite o campo Interessado para que a pesquisa seja realizada foneticamente, ou
seja, por palavras com grafia diferente que tenham a mesma sonoridade.

Exemplo:

Se digitar LUIS, o sistema retornará todos os respectivos nomes, escritos com S e com
Z, com ou sem acento.

• Digite o assunto pelo qual o documento foi classificado. Pode-se clicar no botão
para localizá-lo.

Surgirá a seguinte tela:

• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Código.

• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do assunto ou parte dele; se for por
Código, digite o número ou parte dele. Clique no botão .

• Selecione o assunto de classificação do documento original e clique no botão

para confirmar a operação.

• Preencha com um período provável de registro do documento.

57
 • Digite o resumo ou parte dele. Após a execução da consulta, surgirá o botão
para exibir o resumo completo, conforme exemplo a seguir.

Após preencher o(s) campo(s) de pesquisa, clique o mouse sobre o botão

e surgirão todos os dados do documento na tela, como no exemplo abaixo.

O campo Referência só estará preenchido quando um documento fizer referência a outro.

Exemplo:

O tipo de documento Agenda que foi pesquisado está fazendo uma referência à Ata,
que é um documento avulso.

Serão visualizados no grid os interessados principal e secundários, além da

procedência do documento.

Clique duas vezes na linha do grid para ver a especificação de cada um.

Exemplo:

58
 Os dados de todas as tramitações do documento aparecerão no grid em ordem
decrescente, ou seja, a última tramitação será visualizada na primeira linha.

Clique duas vezes na linha do grid para ver o resumo do despacho de cada uma das
tramitações.

Exemplo:

Para imprimir as tramitações do documento clique no botão .

Aparecerá a seguinte tela:

Ao clicar o mouse sobre o botão , surgirá o detalhamento da Última

Tramitação, e no botão , surgirá o detalhamento de todas as tramitações.

59
 Clique no botão para imprimir e no botão para fechar.

Na tela principal existem botões para acessar detalhes referentes ao documento

pesquisado. Verifique se os mesmos estão disponíveis.

Para visualizar os anexos/apensos, clique no botão .

Aparecerá a seguinte tela:

Surgirá o número do registro que está sendo pesquisado.

O botão dará acesso a mais informações sobre o número do

documento selecionado.

Clique no botão para visualizar o tipo, o número do documento original

e a data em que foi autuado, como no exemplo.

Para imprimir os dados do documento, clique no botão .

60
 Aparecerá a seguinte tela:

Clique o mouse sobre o botão para visualizar somente o registro que está
aparecendo na tela e no botão para visualizar os demais documentos pesquisados.

Clique no botão para imprimir e no botão para voltar à tela anterior.

4.2 Recebidos/Expedidos

Para consultar os documentos Recebidos e Expedidos pelo Órgão de Origem, escolha

a opção Recebidos/Expedidos, no menu Consultas.

Surgirá a seguinte tela:

A pesquisa poderá ser efetuada por um campo ou mais, e quanto maior o número de
informações (campos preenchidos), melhor a performance do sistema.

Digite o órgão de origem. Pode-se clicar no botão para buscar o órgão.

61
Surgirá a seguinte tela:

• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.

• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a mesma ou parte dela. Clique no botão .

• Selecione o órgão e clique no botão para confirmar a operação.

• De volta à tela Consulta Recebidos e Expedidos, digite o órgão de destino. Pode-se

clicar no botão para buscar o órgão.

Surgirá a seguinte tela:

62
 • Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.

• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a mesma ou parte dela. Clique no botão .

• Selecione o órgão e clique no botão para confirmar a operação.

Digite o Tipo de Despacho. Pode-se clicar o mouse sobre o botão para selecionar
o despacho desejado.

Digite o Resumo do Despacho ou parte dele.

Na Data de Envio, preencha com um período provável de envio do documento. Este

campo é obrigatório.

Clique no botão para efetuar a consulta dos documentos.

Surgirá a tela Consulta Documentos para pesquisar os documentos.

63
 4.3 Documentos Não Recebidos

Escolha a opção Documentos Não Recebidos, no menu Consulta, para consultar os

documentos encaminhados pelo Órgão de Origem e não recebidos no sistema, pelo Órgão de
Destino.

Surgirá a seguinte tela:

O sistema mostrará os dados na tela.

Habilite a opção Circular para consultar os documentos circulares.

No grid serão visualizados: Órgão de Destino, Tipo de Documento, Número do

Documento e Data de Envio.

Clique em para obter uma prévia do relatório. Para imprimir, clique no

botão .

Para voltar à tela anterior, clique o mouse sobre o botão .

64
 4.4 Documentos a Receber

Escolha a opção Documentos a Receber, no menu Consulta, para consultar os

documentos encaminhados pelo Órgão de Destino e não recebidos no sistema, pelo Órgão de
Origem.

Surgirá a seguinte tela:

O sistema mostrará os dados na tela.

Habilite a opção Circular para consultar os documentos circulares.

No grid serão visualizados: Órgão de Origem, Tipo de Documento, Número do

Documento e Data de Envio.

Clique em para obter uma prévia do relatório. Para imprimir, clique no

botão .

Para voltar à tela anterior, clique sobre o botão .

65
 4.5 Pendências

Escolha a opção Pendências, no menu Consulta, para consultar os documentos em

que, na tramitação, foi marcada uma data de retorno para resposta.

Surgirá a seguinte tela:

66
 Digite a sigla do órgão que se deseja gerar a consulta. Pode-se clicar no botão
para acessar a tela Busca Órgão.

• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.

• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a mesma ou parte dela. Clique no botão .

• Selecione o órgão e clique no botão para confirmar a operação.

• Habilite a opção A Receber para obter a relação dos documentos que foram
enviados pelo órgão e ainda não foram respondidos, ou a opção A Enviar para
obter a relação dos documentos que foram recebidos e ainda não foram
respondidos.

• Selecione uma das opções em Pendências Resolvidas. Se a resposta já foi

encaminhada/recebida, marque Sim, caso contrário, Não.

• Digite a data início e a data fim do período que se deseja a pesquisa.

• O resumo do documento selecionado aparecerá no grid.

• O sistema mostrará no grid: Número do Registro, Órgão, Tipo de Documento,

Número do Documento, Despacho, Data da Resposta, Data Resolvida e Assunto.

• Para efetuar a consulta dos documentos, clique no botão .

67
 • Para obter uma prévia do relatório, clique no botão . Para imprimir,
clique no botão .

• Para voltar à tela anterior, clique no botão .

5 RELATÓRIOS

5.1 Estatísticas

Escolha a opção Estatística, no menu Relatórios para visualizar os relatórios do sistema.

Surgirá a seguinte tela:

Selecione o tipo de relatório e após preencher o período desejado.

Clique no botão para ver o relatório.

Clique no botão para imprimir o relatório.

68
Produção: este relatório mostra a produção documental de todo o sistema.

Preencha o período desejado.

Clique no botão para ver o relatório.

Clique no botão para imprimir o relatório.

Assunto: este relatório refere-se a classificação de documentos.

Digite o órgão, preencha o período que deseja visualizar.

Clique no botão para ver o relatório.

Clique no botão para imprimir o relatório.

69
 Tipo: este relatório refere-se a tipologia dos documentos.

Digite o órgão, preencha o período que deseja visualizar.

Clique no botão para ver o relatório.

Clique no botão para imprimir o relatório.

5.2 Órgão

Escolha a opção Órgão, no menu Relatórios para visualizar os órgãos cadastrados no

sistema, surgirá a seguinte tela:

A tela apresenta as seguintes opções:

• Ativos – os órgãos que estão disponíveis no sistema;

• Inativos – os órgãos que estão desabilitados no sistema.

Após a escolha de um dos títulos, o usuário deverá optar pela forma de apresentação do
relatório:
• Órgão: a exibição do relatório será pela descrição do órgão;
• Sigla: a exibição do relatório será pela sigla do órgão;
• Código: a exibição do relatório será pela numeração que foi incluído no sistema.

Clique no botão para ver o relatório.

Clique no botão para imprimir o relatório.

70
 5.3 Código de Documento

Escolha a opção Código de Documento, no menu Relatórios para visualizar os códigos

de classificação.

Aparecerá a seguinte tela:

Clique no botão para ver o relatório.

Surgirá a seguinte tela:

Clique no botão para desistir da ação.

5.4 Tabela de Temporalidade

Escolha a opção Tabela de Temporalidade, no menu Relatórios para visualizar os

códigos de classificação com a sua temporalidade.

Surgirá a seguinte tela:

71
 Digite o número do código do assunto que deseja visualizar.

Surgirá a seguinte tela:

Clique no botão para ver o relatório.

Clique no botão para desistir da ação.

5.5 Impressão de Etiquetas

Escolha a opção Etiqueta Capa, no Menu Relatórios, para imprimir etiqueta para capa
de processo. Essa opção só aparecerá para usuário que tenha perfil autuador e gestor.

Surgirá a seguinte tela:

Digite o número do registro do documento e clique na tecla <Tab>; o registro passará

para o grid Etiquetas a serem impressas.

Selecione o número do registro no grid Documentos e clique no botão para levar o

registro para o grid Etiquetas a serem impressas. Para cancelar a operação, clique no botão
.

72
Os documentos que terão as etiquetas impressas deverão constar no grid.

Clique no botão para imprimir a etiqueta.

Para cancelar a operação, clique no botão .

73
 EDITORA MS
Coordenação-Geral de Documentação e Informação/SAA/SE
(Revisão, normalização e editoração)
MINISTÉRIO DA SAÚDE
SIA, Trecho 4, Lotes 540/610 – CEP: 71200-040
Telefone: (61) 233-2020 / 1774 Fax: (61) 233-9558
E-mail: editora.ms@saude.gov.br
Brasília-DF, março de 2003
OS 0216/2003

74