Manual Sistema

Documentalista

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Índice

1. Acesso ao sistema..........................................3
2. Dados da empresa..........................................4
3. Dashboard......................................................5
4. Cadastros........................................................5
3.1 Clientes.....................................................6
3.2 Veículos....................................................7
3.3 Status........................................................8
3.4 Serviços.....................................................8
3.5 Taxas.........................................................9
3.6 Indicadores...............................................9
5. Ordem de Serviço..........................................10
6. Financeiro......................................................11
6.1. Recebimentos.........................................11
6.2. Despesas.................................................12
6.3. Todas as Movimentações.......................13
6.4. Contas.....................................................13
7. Relatórios.......................................................14
7.1. Clientes...................................................14
7.2. Veículos...................................................15
7.3. Ordem de Serviço....................................15
7.4. Vistorias...................................................16
7.5. Financeiro................................................16
8. Novos campos.................................................16
9. Criar Alertas....................................................17

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1. Acesso ao sistema
Para acessar o sistema Documentalista, basta digitar o endereço
https://documentalista.com.br no seu navegador de internet e depois clicar
no botão Entrar, ao lado superior direito da tela.

Os dados de acesso ao sistema serão informados pelo usuário

administrador da sua empresa.
Para acessar informe o e-mail e senha fornecidos pelo administrador.

Caso não lembre sua senha, poderá clicar em Esqueceu sua senha?, abaixo
do botão Entrar.

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Basta preencher seu e-mail já cadastrado para receber uma nova senha.

2. Dados da empresa
No menu superior, ao lado direito da tela, temos os dados da sua empresa.
Basta clicar sobre o seu nome para abrir o menu.

Ao clicar em Seu Perfil você terá acesso aos seus dados de usuário. Poderá
alterar o nome, e-mail e senha.
Clicando em Ajuda terá acesso ao vídeo Bem vindo ao Documentalista e ao
Manual do Sistema para download em PDF.
Em Filiais é possível verificar ou editar o(s) cadastro(s) da(s) sua(s)
empresa(s). Cada filial terá uma base, e o usuário administrador terá acesso
a todas as Filiais. As informações poderão ser Sincronizadas entre as bases,
matriz e filial e vice e versa.
Para criar uma nova filial para sua empresa, solicite através do e-mail:
atendimento@documentalista.com.br
Logo abaixo em Preferências, temos os relatórios de Serviços e Financeiro.

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Na aba Permissões é possível criar diferentes tipos de permissões,
definindo as rotinas que cada Grupo de Usuários terão acesso.
Em Usuários é possível consultar, editar e adicionar novos usuários a sua
empresa. O e-mail informado será o mesmo e-mail que o usuário terá
acesso ao sistema. Também é possível definir qual a Filial e Grupo de
Usuários que este usuário terá acesso. Para criar os grupos clique em Grupo
de Usuários.
E para Sair (deslogar) do sistema é só clicar na última opção deste menu.

3. Dashboard
Ao acessar o sistema, na página inicial, você terá acesso ao Dashboard.
Este painel trará os principais indicadores da sua empresa.
Serão apresentados os seguintes gráficos: Clientes, Ordens de serviço,
Serviço por OS, Indicadores por OS, Transações prevista/efetuadas e Fluxo
de caixa.
O usuário terá acesso aos gráficos conforme a permissão dada pelo usuário
administrador do sistema.

4. Cadastro
No menu superior em Cadastros temos: Clientes, Veículos, Status, Serviços,
Taxas e Indicadores.

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4.1 Clientes
Clicando em Cadastros > Clientes você poderá consultar um cliente já
cadastrado ou cadastrar um novo.
Para realizar uma consulta de cliente, basta digitar o nome no campo de
busca.

Para cadastrar um novo cliente, clique no botão +Novo no canto superior

direito.
Preenchendo os dados no campo CPF e Nome, o sistema irá verificar se já
existe cadastro com os dados informados, se houver, o sistema traz o
resultado com o cadastro já existente, caso contrário, o sistema não
apresentará nenhum resultado. Para continuar o cadastro do novo cliente
é só clicar nas setas para abrir os demais campos.
Após preencher os campos, clique no botão Salvar para finalizar o cadastro.
Para editar o cadastro de cliente, pesquise o cliente e clique em Editar.

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Além de alterar/incluir novos dados, é possível incluir o veículo e anexar
documentos relacionados a este cliente. Para isto, clique nas abas que estão
no final desta tela.

4.2 Veículos
No menu Cadastros > Veículos, poderá consultar um veículo já cadastrado
ou cadastrar um novo clicando em +Novo no campo superior direito.
O sistema Documentalista é integrado com o Denatran, com isto, ao
cadastrar um novo veículo informando o número da placa, algumas
informações são preenchidas automaticamente, como: modelo do veículo,
ano de fabricação, cor, cidade e chassi. Esse procedimento ajuda a evitar
erros e otimiza o seu tempo. Depois é só preencher as informações
adicionais e salvar.

Para registrar a transferência de um veículo para um novo proprietário

clique no botão Transferência. Basta preencher os dados e salvar.
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4.3 Status
Em Status é possível criar diferentes Status para acompanhar o andamento
dos serviços.
No menu Cadastros > Status, clique em +Novo para criar um novo Status.

No campo Descrição informe o nome do novo status e no campo Cor

escolha uma cor para personalizar o novo Status. Cada Status poderá ter
uma cor diferente.

4.4 Serviços
No menu Cadastros > Serviços serão listados todos os serviços já
cadastrados no sistema.
Para criar um novo serviço clique em +Novo, informe a descrição do serviço,
o valor (honorário + taxas, digitar manualmente) e depois selecione as
taxas, se houver.
Para finalizar o cadastro clique no botão Salvar.

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Antes de criar um novo serviço é importante criar as taxas que compõem
esse serviço.

4.5 Taxas
No menu clique em Cadastros > Taxas para listar todas as taxas já
cadastradas.
Para criar uma nova taxa clique em +Novo, informe a descrição da taxa, o
valor e uma Tag (pode ser número ou letras), esse campo é opcional. Depois
é só clicar no botão Salvar para finalizar o cadastro.
Para editar uma taxa já cadastrada basta clicar no botão Editar

4.6 Indicadores
No menu Cadastros > Indicadores, serão listadas todas as empresas
Indicadoras (Parceiras) já cadastradas. Para editar basta clicar no botão “i”
(informações) e depois em Editar. Para um novo cadastro clique em +Novo.
Preencha as informações do seu parceiro e depois clique no botão Salvar
para finalizar o cadastro.

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5. Ordens de Serviços
No menu superior em Ordens de Serviços, serão listadas todas as ordens de
serviços já cadastradas.
Para cadastrar uma nova Ordem de Serviço clique em +Novo, preencha os
campos em branco, selecione o serviço e o status. Após salvar será possível
adicionar outras taxas e serviços na mesma OS.
Quando estiver criando uma nova Ordem de Serviço é possível cadastrar
um novo cliente e um novo veículo clicando no botão +.
Importante: o valor do serviço deve ser a soma dos honorários + taxas.

Para editar uma Ordem de Serviço já cadastrada, basta clicar no botão

Editar na tela principal de Ordens de Serviço. Além de alterar e incluir novos
dados é possível anexar Documentos assim como Status e Serviços.

Ao lado direito em Financeiro é possível visualizar o valor total, valor

pendente, Honorário, Despesas e os Pagamentos já realizados. Também
será possível lançar o pagamento parcial ou total desta Ordem de Serviço
clicando no botão Adicionar Pagamento.

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O lançamento do pagamento poderá ser à vista ou parcelado.

6. Financeiro
No menu Financeiro teremos as abas Recebimentos, Pagamentos, Todas as
Movimentações e Contas.
Acompanhe seu fluxo de caixa através dessas rotinas.

6.1 Recebimentos
Em Financeiro > Recebimentos serão apresentados os recebimentos
efetivados e os pendentes. Poderá filtrar por um período, categoria e/ou
status. Na parte superior da tela, selecione a conta que deseja consultar os
recebimentos.
Também poderá criar um novo recebimento clicando em +Novo.

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Para dar baixa em um ou mais recebimentos, selecione-os e depois clique
em Dar Baixa, ao dado direito da tela.

Na coluna Pago o sistema irá informar a data que foi efetuado a baixa do
recebimento. Se o recebimento ainda estiver pendente ficará como Não.
Para alterar esse recebimento é só clicar em Editar.
Logo abaixo do botão Dar Baixar você terá o Resumo do período, com o
total dos recebimentos efetivados e os recebimentos em aberto.

6.2 Despesas
Em Financeiro > Despesas serão apresentadas as despesas pagas e as não
pagas.
Selecione uma conta na parte superior da tela para realizar a pesquisa.
Poderá filtrar por um período, categoria e/ou status.
É possível criar novas despesas clicando em +Novo. Exemplo: luz, água,
aluguel, condomínio, entre outros.
Para dar baixa em uma ou mais despesas selecione-as e depois clique em
Dar Baixa, ao dado direito da tela.

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Na coluna Pago o sistema irá mostrar a data que foi informada no momento
da baixa da despesa. Se ainda estiver pendente ficará como Não.
Para alterar essa despesa é só clicar em Editar.

6.3 Todas as Movimentações

No menu Financeiro > Todas as Movimentações serão apresentadas todas
as despesas e receitas, pagas e não pagas, recebidas e não recebidas.
Na parte superior selecione a conta que deseja visualizar as
movimentações.
Nesta tela também é possível Dar Baixa nas parcelas pendentes.
Ao lado direto da tela terá o Resumo dos valores recebidos e pagos do
período.

6.4 Contas
No menu Financeiro > Contas já terá cadastrada a conta Caixa gaveta onde
lançará os recebimentos em dinheiro ou cheque. Para criar novas contas
(Bancos) clique no botão +Novo, preencha o nome da conta e clique em
Salvar.
Para registrar uma transferência entre contas, clique no botão Transferir
dinheiro.

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Para editar o nome de uma conta já cadastrada, clique em Editar.

Clicando no botão “i” o sistema trará o saldo dos Efetivados, Pendentes e

Previstos.

7. Relatórios
No menu Relatórios você terá os seguintes relatórios:
Clientes, Veículos, Ordem de Serviço, Vistorias e Financeiro.

7.1 Relatório Clientes

Em Relatórios > Clientes é possível pesquisar um cliente informando o
nome no campo de busca ou fazer uma pesquisa selecionando um Serviço.
Para gerar o relatório selecione os clientes manualmente ou clique no botão
Selecionar Tudo. Depois é só clicar em PDF para gerar o relatório.

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7.2 Relatórios Veículos
Em Relatórios > Veículos é possível pesquisar um veículo informando o
modelo do veículo, a marca, o nome do cliente ou a placa. Também é
possível pesquisar selecionando um Serviço ou o Final da Placa.

Para gerar um relatório clique no botão Selecionar Tudo depois em PDF.

Nesta mesma tela é possível registrar a Transferência ou cadastrar um
+Novo veículo.

7.3 Relatório Ordem de Serviço

Em Relatórios > Ordem de Serviço é possível gerar um relatório filtrando
por um período, serviço, indicador, pagamentos, taxas e status. Clique em
Selecionar tudo ou selecione manualmente para depois gerar o arquivo em
CSV, PDF ou XLSX.
Nesta tela também é possível cadastrar um nova Ordem de Serviço.

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7.4 Relatório Vistorias
Em Relatórios > Vistorias é possível gerar relatórios para acompanhar as
datas de entregas/vistorias. Para gerar um relatório informe um período,
um serviço, indicador, pagamentos, taxas e/ou status. Selecione as ordens
de serviços e depois clique em PDF, abaixo de Gerar relatório – Vistorias.

7.4 Relatório Financeiro

Em Relatórios > Financeiro é possível gerar um relatório filtrando a conta,
o período, categorias, recebimentos, despesas ou ambos. Depois clique em
Imprimir para gerar o arquivo.

8. Adicionar Campo
Nos cadastros de Clientes, Veículos e Ordem de Serviços é possível criar
novos campos.

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No final de cada cadastro clique em Informações Adicionais > Adicionar
Campo. Preencha o nome do campo, o tipo e depois clicar em adicionar.

9. Criar Alertas
Ao editar o cadastro de um Cliente, Veículo ou uma Ordem de Serviço é
possível criar um alerta.
Na parte superior da tela clique em Alertas, preencha o motivo, a data e a
Tag (opcional), depois é só salvar.

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