2021

Curso Técnico de Contabilidade

TOConline – Área Comercial

Maio de 2021
Índice

O programa TOConline.......................................................................................3
1. Separador Empresa......................................................................................4

1.1. Configuração dos dados da empresa....................................................5

2. Entidades....................................................................................................12

2.1. Clientes................................................................................................ 12

2.2. Fornecedores.......................................................................................15

3. Itens............................................................................................................19

3.1. Produtos...............................................................................................19

3.2. Serviços............................................................................................... 23

4. Vendas........................................................................................................25

4.1. Orçamentos..........................................................................................25

4.2. Faturas.................................................................................................27

5. Compras..................................................................................................... 31

5.1. Fatura de compra.................................................................................32

5.2. Nota de encomenda a fornecedor........................................................34

6. Gestão de stocks........................................................................................36

7. Painel de bordo...........................................................................................40
O programa TOConline

O TOConline é um software de gestão online que simplifica os

processos de faturação de empresas e profissionais, facilitando a comunicação
com o contabilista. Para entrar, basta aceder ao link http://ensino.toconline.pt.
 1. Separador Empresa

O separador Empresa permite aceder ao Painel de Bordo da empresa, bem

como às suas Configurações. Através deste menu é possível aceder às
funcionalidades relativas à atividade da empresa, nomeadamente às áreas
relacionadas com as entidades e itens, bem como de importação e exportação
de dados de ficheiros SAF-T (PT). Para além disso, permite comunicar
documentos de transporte e venda à Autoridade Tributária.

A imagem seguinte ilustra as funcionalidades oferecidas por este

separador:
1.1. Configuração dos dados da empresa

No separador Empresa > Configurações > Dados da Empresa, é

permitido o acesso às configurações da empresa, podendo ser aqui
definidos parâmetros como os seus dados, necessários para oferecer
informação detalhada para o ficheiro SAF-T, os estilos de impressão dos
documentos, as séries de documentos, as famílias e unidades de medida a
associar a produtos e serviços, configuração dos grupos de despesas e
serviços, rubricas da empresa e centros de custo, bem como utilizadores,
caixas a utilizar, fornecedores de referências multibanco, senhas da
empresa para acesso direto a entidades externas e outras definições
avançadas.

O botão Dados da Empresa permite introduzir todas as informações e

elementos necessários à parametrização dos dados da empresa.

Os elementos a introduzir consistem, conforme a empresa que criei

nesta UFCD, no número de identificação fiscal e no nome da empresa
(campos obrigatórios), tais como devem constar, na prática, no registo da
entidade na OCC.
 Deve ser cadastrada a designação da empresa, permitindo também, na
prática, inserir o nome da entidade quando esta difere do que foi definido no
registo da entidade na OCC, uma vez que esta não é possível de editar.

Regista-se também o código da atividade, identificando o seu CAE

principal. No caso da empresa criada nas sessões, este código foi o 85591
– Formação Profissional.

Pode também colocar-se o número de Registo Comercial e da respetiva

Conservatória do Registo Comercial, o tipo de sociedade, o capital social, e
dados como o alvará ou cédula profissional.

O botão Alterar Logótipo permite inserir um logótipo, que passa a ser

apresentado em todos os documentos e relatórios emitidos pela empresa.

No Separador IVA, pode indicar-se o regime de IVA no qual a entidade

se encaixa: mensal, trimestral ou isento. É possível definir também um valor
Pró-Rata e ativar o Regime de IVA de Caixa.
 [Regime de IVA mensal: para sujeitos passivos cujo volume de negócios
tenha sido, no ano anterior, igual ou superior a 650.000€. As declarações
devem ser entregues até ao dia 10 do segundo mês seguinte àquele a que
se refere a declaração.

Regime de IVA trimestral: para sujeitos passivos com volume de

negócios inferior a 650.000€ no ano anterior. As declarações devem ser
entregues até ao dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre a que se
refere a declaração.

Isento de IVA: trabalhadores independentes inseridos no regime

simplificado, ou abrangidos pelo Art.º 9º ou Art.º 53º do CIVA.

Pró-rata (%): percentagem de IVA dedutível nos casos em que o sujeito

passivo efetua operações com direito à dedução ao mesmo tempo que
efetua operações que não conferem esse direito.

IVA de caixa: permite entregar o IVA ao Estado após o recebimento dos

valores relativos às faturas pagas pelos clientes, adiando o pagamento até
este momento. Tem o limite de um ano a partir da data de emissão da
fatura.]
 O separador Opções de Stocks permite optar pela finalização de
documentos com stocks negativos.

Insere-se também os contactos e as moradas. Para além da morada da

sede, podem ser inseridas moradas adicionais, como de lojas, armazéns ou
filiais.
 Em Opções de Salários, pode optar-se por exibir a profissão no recibo de
vencimento.

Em Dados Fiscais, é possível indicar o NIF do representante fiscal da

entidade, bem como do contabilista certificado responsável. Insere-se também
o serviço de finanças em que a entidade se enquadra, bem como o NISS da
empresa.
 Em Horas de Trabalho, escolhe-se o número de dias e horas semanais, o
valor das horas de trabalho suplementar e noturno.
 No separador Subsídios, é possível definir o valor e o funcionamento do
processamento do subsídio de alimentação, que pode ser pago em numerário,
ticket refeição ou géneros.

Os campos Subsídio de Férias e de Natal permitem selecionar o mês de

pagamento, a forma de pagamento – sem duodécimos, com duodécimos a
50% ou com duodécimos a 100% - e a opção por estes processamentos num
recibo independente.

É também possível optar por inserir valores de ajudas de custo e

deslocações, que já apresentam, por omissão, o valor legalmente definido para
ajudas de custo para trabalhadores por conta de outrem.
 2. Entidades
O submenu Entidades permite o acesso à criação e gestão dos cadastros
de clientes, fornecedores e outras entidades.

2.1. Clientes
Para criar um novo cliente, deve clicar-se em Empresa > Entidades >
Clientes > + Criar novo cliente.

Inclui-se os dados de identificação e contacto do cliente, identificando se

é sujeito passivo (importante para a comunicação de documentos de transporte
e emissão de documentos), está isento de IVA ou se opta pelo regime de IVA
de caixa.

Em Dados de Morada, identifica-se a sede do cliente. Pode, também

introduzir-se moradas adicionais (que podem ser utilizadas na emissão de
documentos de transporte e de venda) clicando no símbolo +.
 Ao colocar o visto em Morada de Descarga, esta passa a estar
disponível na emissão de documentos de transporte.

Podem introduzir-se as observações necessárias no separador

Observações.
 Em Informações Adicionais, pode selecionar-se o prazo de vencimento a
conceder ao cliente, enquadrar o cliente em termos de retenção na fonte,
selecionar a moeda utilizada nas transações com o cliente, o modelo de
impressão e o preço de venda aplicável ao cliente.

Em Valores por omissão para recibos, pode escolher-se o método de

pagamento utilizado pelo cliente.

Em Outros endereços de e-mail, podem ser inseridos endereços de

email alternativos.

Após a criação de cada cliente, este é adicionado à tabela de listagem

de clientes, detalhando os seus dados e permitindo editá-los.
 2.2. Fornecedores
Para criar um novo cliente, deve clicar-se em Empresa > Entidades >
Fornecedores > + Criar novo fornecedor.

Inclui-se os dados de identificação e contacto da entidade fornecedora,

bem como do seu representante, identificando se a mesma é sujeito passivo,
se está isenta de IVA, se vai recorrer à autofaturação (situação em que o
cliente fatura ao invés do fornecedor) e se é aplicável à declaração Modelo 10
– que se destina a declarar os rendimentos sujeitos a imposto, isentos e não
sujeitos, que não sejam ou não devam ser declarados na DMR.

Em Dados de Morada, identifica-se a sede do fornecedor. Podem ser

inseridas moradas adicionais clicando no símbolo +.
 Em Dados de Morada, identifica-se a sede do fornecedor. Podem ser
inseridas moradas adicionais clicando no símbolo +. Podem também ser
introduzidas observações internas.
 Em Informações Adicionais, pode selecionar-se o prazo de pagamento,
selecionar a moeda utilizada nas transações com o fornecedor e o modelo de
impressão.

Em Valores por omissão para recibos, pode escolher-se o método de

pagamento a utilizar. É também inserida a conta bancária do fornecedor e
outros contactos.
 Após a criação de cada fornecedor, este é adicionado à tabela de
listagem de fornecedores, detalhando os seus dados e permitindo editá-los.
 3. Itens
O submenu Itens permite o acesso à criação e gestão das fichas de
produtos e serviços, bem como a categorização de despesa.

3.1. Produtos
Para criar um novo produto, deve clicar-se em Empresa > Itens > Produtos
> + Criar produto. De notar que também são aqui efetuados acertos de
quantidade, definições de stock e importações de produtos.

É possível importar uma lista de produtos fazendo o download de uma folha

Excel e preenchendo-a de acordo com os critérios pedidos. Para este efeito,
basta clicar em Importar produtos ao invés de Criar produto.
 Clicando no símbolo da seta, é feito o download da folha Excel.

Após o preenchimento da folha Excel com os produtos pretendidos, e de

acordo com os critérios pedidos, clica-se em Importação de novos produtos e
seleciona-se o ficheiro.
 Para testar esta funcionalidade preenchi a minha folha de Excel com
apenas um produto, que foi importado com sucesso.

No menu Criar novo produto pode definir-se, no Separador Dados

Gerais, um código a ser atribuído ao produto, a família de produtos ao qual
este deve ser associado, o nome ou descrição, a unidade de medida, o código
de barras, bem como a inserção de notas ou observações internas acerca do
produto. Também é possível classificar o mesmo como mercadoria.
 No campo Taxa de IVA, pode definir-se a taxa aplicável ao produto
(normal, reduzida, intermédia ou isenta).

No separador Preços de Venda é definido o preço do produto e se este

preço inclui, ou não, IVA. Podem ser considerados até três preços de venda
para o mesmo produto. Apesar disso, no momento de emitir documentos de
compra, venda e transporte o preço pode ser alterado.

No campo Opções de stocks, é permitido ativar o controlo de stock para

o produto, bem como definir um stock de segurança - que gera um alerta se
este ficar abaixo do stock mínimo - e um stock de reposição, que permite definir
o stock de reposição do produto. Pode também preencher-se o campo
Estrutura de custos indicativa.

Após a criação de cada produto, este é adicionado à tabela de listagem

de produtos, detalhando os seus dados e permitindo editá-los.
 3.2. Serviços
O procedimento de criação de um serviço é semelhante ao apresentado da
criação de um produto.
Para criar um novo serviço, deve clicar-se em Empresa > Itens > Serviços >
+ Criar serviço.

É possível importar uma lista de serviços efetuando o mesmo procedimento

que o explicado na importação de produtos, através do download de uma folha
Excel preenchida de acordo com critérios predefinidos. Para este efeito, basta
clicar em Importar serviços ao invés de Criar serviço, clicar no símbolo da seta
– que procede ao download da folha Excel. Esta, depois de preenchida com os
serviços pretendidos, permite a importação dos serviços.

No menu Criar serviço, pode definir-se, no Separador Dados Gerais, um

código a ser atribuído ao serviço, a família de serviços ao qual este deve ser
associado, o nome ou descrição, a unidade de medida, o código de barras,
bem como a inserção de notas ou observações internas acerca do produto.
Também é possível classificar o mesmo como ativo.
 No campo Taxa de IVA, pode definir-se a taxa aplicável ao produto
(normal, reduzida, intermédia ou isenta).

No separador Preços de Venda é definido o preço do serviço e se este

preço inclui, ou não, IVA. Podem ser considerados até três preços de venda
para o mesmo serviço.

Após a criação de cada serviço, este é adicionado à tabela de listagem de

serviços, detalhando os seus dados e permitindo editá-los.
 4. Vendas
O separador Vendas possibilita a criação de diferentes tipos de documentos
referentes ao processo de venda.

No separador Orçamentos, é possível criar orçamentos e faturas pró-

forma.
Em Documentos de Transporte, podem criar-se guias de remessa, guias
de transporte, guias de movimentação de ativos, guias de devolução e guias de
consignação. Também é possível fazer a comunicação de guias.
Em Documentos de Venda, é possível criar faturas, faturas simplificadas,
faturas-recibo, notas de crédito e de débito, comunicação de débitos diretos,
avenças, bem como arquivar ficheiros e comunicar o e-fatura.

4.1. Orçamentos
Após aceder à área de Vendas > Orçamentos, pode criar-se um orçamento
ou fatura pró-forma.
 Deve selecionar-se o botão “+”, podendo depois optar-se pelo tipo de
documento a criar. Neste caso, será emitido um orçamento.

São preenchidos os dados do orçamento, nomeadamente a data da sua

realização e a data até qual os dados nele inscritos permanecem válidos. Deve
selecionar-se a moeda de transação e inserir-se os dados do cliente.
 Em Linhas, são identificados os produtos ou serviços a serem vendidos.
As linhas permitem pesquisar o código do produto ou serviço prestado
previamente inserido na base de dados, sendo os dados automaticamente
preenchidos ao selecionar o item.

Após a criação do orçamento, este é adicionado à tabela de listagem de

orçamentos.

4.2. Faturas
Após aceder à área de Vendas > Faturas, pode criar-se uma fatura, fatura-
recibo, fatura simplificada, nota de crédito ou nota de débito.
 Deve selecionar-se o botão “+”, podendo depois optar-se pelo tipo de
documento a criar. Neste caso, será emitida uma fatura.

Deverá selecionar-se a moeda com que pretende emitir o documento e

inserir os dados do cliente. Se o cliente já estiver registado, os seus dados são
preenchidos automaticamente após inscrição do nome ou NIF. Por outro lado,
caso o cliente ainda não esteja registado, ficará automaticamente inscrito na
tabela de clientes. É também possível realizar uma fatura para um Consumidor
Final – para isto, basta não preencher os dados do cliente.
 Para efeitos de IVA, é permitido introduzir o país ou região de
localização da operação.

No preenchimento da fatura, devem ser discriminados os produtos ou

serviços a serem vendidos. As linhas permitem pesquisar o código do produto
ou serviço prestado previamente inserido na base de dados, sendo os dados
automaticamente preenchidos ao selecionar o item.
 No campo Resumo de IVA é calculado o valor a descontar, tendo em
conta a base de incidência aplicável.

Após a criação da fatura, esta é adicionada à tabela de listagem de

faturas. Aquando a sua finalização, pode ser enviada ao cliente por e-mail.
 5. Compras
O separador Compras permite aceder às encomendas, compras,
registos e validação das despesas da entidade e dos seus colaboradores.

No separador Encomendas, é possível emitir notas de encomenda a

fornecedores, bem como faturas pró-forma.

Em Guias, pode registar-se documentos de transporte de fornecedores e

emitir guias de devolução, bem como comunicar os mesmos à Autoridade
Tributária.

Em Faturas, é possível registar faturas de compra, de despesa e de

autofaturação, notas de crédito e débito de fornecedores e notas de
lançamento a crédito e a débito de fornecedores (nota: estas notas de
lançamento servem para regularizar a conta corrente do fornecedor).

Simultaneamente, é possível registar e consultar as despesas referentes

à entidade e seus colaboradores, bem como o mapa de deslocações, a
emissão de pagamentos a fornecedores e a análise das contas correntes.

Em Stocks pode verificar-se as existências em inventário, o consumo

interno e os produtos a encomendar, bem como efetuar acertos de stock.

Por fim, em Relatórios, podem ser consultados os relatórios de compras

e de stocks.
 5.1. Fatura de compra

Após aceder à área de Compras > Separador faturas, pode criar-se uma
nova fatura de compra, de autofaturação, de despesa, nota de crédito ou débito
de fornecedor ou nota de lançamento a crédito ou débito de fornecedor.

Deve selecionar-se o botão “+”, podendo depois optar-se pelo tipo de

documento a criar. Neste caso, será emitida uma fatura de compra.
 Deverá selecionar-se a data do documento, a moeda com a qual é
realizada a transação e os dados do fornecedor. É possível escolher o país ou
região da operação para efeitos de localização da tributação do IVA.

Em Linhas, são discriminados os produtos, permitindo pesquisar o

código do produto ou serviço prestado previamente inserido na base de dados,
sendo os dados automaticamente preenchidos ao selecionar o item.

Após a criação da fatura, esta é adicionada à tabela de listagem de

faturas. Aquando a sua finalização, pode ser enviada ao cliente por e-mail.
 5.2. Nota de encomenda a fornecedor

Após aceder à área de Compras > Separador encomendas, pode criar-se

uma nova nota de encomenda ou fatura pró-forma.

Deve selecionar-se o botão “+”, podendo depois optar-se pelo tipo de

documento a criar. Neste caso, será emitida uma nota de encomenda de
fornecedor.

Deve selecionar-se a data do documento, a moeda com a qual é

realizada a transação e os dados do fornecedor. Escolhe-se também o país ou
região da operação para efeitos de localização da tributação do IVA.
 Em Linhas, são definidos os produtos a encomendar. Pesquisando o
código do produto ou serviço a ser prestado, previamente inserido na base de
dados, os dados são automaticamente preenchidos ao selecionar o item.

Após a criação da fatura, esta é adicionada à tabela de listagem de

faturas.
 6. Gestão de stocks
Ao iniciar o TOConline, surge uma janela de ajuda com o módulo Gestão
de Stocks.

Desta forma, o TOConline sugere a inserção da contagem inicial de

stocks no Documento de Inventário Inicial, a indicação de ser, ou não,
pretendido permitir a existência de stocks negativos e a definição de produtos
para os quais não é necessário controlar stocks.

Assim, para aceder ao submenu Stocks, basta clicar no botão Compras

> Stocks.
 Neste submenu podem ser controladas as existências, movimentos e
acertos de stock, aceder a mapas de controlo e definir produtos a encomendar.

Acedendo a Compras > Stocks > Acertos de Stock, surge o inventário

inicial, que é gerado na ativação do módulo de stocks e corresponde à
quantidade dos mesmos à data da ativação do módulo.

A descrição das quantidades não é obrigatória, pelo que também é

possível começar a faturar sem o lançamento inicial.

Para agilizar o preenchimento do inventário, existe a possibilidade de

descarregar um ficheiro Excel para contagem, semelhante ao modelo Excel
anteriormente mostrado.
 Em + Acerto de Quantidade > Carregar inventário, surge a opção “Novo
acerto de quantidades”. Pede-se que seja colocada a data do acerto, só sendo
possível criar um acerto por dia. Se for selecionada data para a qual já tenha
havido um acerto, entrar-se-á em modo edição. Os mesmos passos são
aplicáveis ao botão + Definição de stocks.

Após Continuar, basta pesquisar pelo código ou descrição dos produtos

em acerto, atribuindo-lhes novas quantidades.
 Em + Inventário Final > Carregar inventário, surge a opção “Novo
inventário final. Pede-se que seja selecionado o ano para o qual se pretende
gerar o inventário final, sendo indicadas as quantidades em stock dos produtos
à data do final do ano para posterior envio à Autoridade Tributária.
 7. Painel de bordo

O Painel de Bordo é apresentado clicando no botão Empresa. Demonstra a

posição das compras, vendas e resultados, bem como uma previsão do valor
de IVA a pagar ou receber durante o exercício.

Este painel é atualizado através da emissão de documentos de venda e do

registo de documentos de compra e despesa, sendo de especial importância
para verificar e controlar os movimentos ao longo do exercício.