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Definição do processo:
O SPED Contábil é a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes, mas de forma
digital.
Neste documento será demonstrado todo o passo a passo para geração do arquivo no TOTVS Gestão Contábil.
Desenvolvimento/Procedimento
Obs.: O Parâmetro "Considerar para o Centro de Custo" definirá se a vinculação do Plano Referencial com o
Plano Contábil será feita pelo Centro de Custo ou pela Conta Gerencial;
Acessar: Cadastros / Contábil / Processos: Classificação Automática da Natureza da Conta para emissão
do SPED
Informe a primeira Conta do Grupo de Contas e a Natureza da conta para emissão do SPED que você deseje
aplicar para todo o grupo.
Lembretes:
1. Todas as contas contábeis que serão levadas para o SPED Contábil devem estar com a Natureza informada.
2. O sistema não fará a classificação automática para as contas contábeis que tiverem com a data de inclusão em
branco.
3. Para o SPED é necessário informar qual a data de inclusão da conta contábil, somente serão consideradas as
Contas Contábeis com data de inclusão anterior ou igual ao período da geração da escrituração.
Por exemplo: Para o ano base de 2019 a data de inclusão das contas deverá ser menor ou igual a 01/01/2019.
Para preencher o campo deve acessar 'Processos/Atualização da Data de Inclusão' ou ainda, editar a conta e
na aba 'Informações' preencher a data.
Para importação do Plano Referencial da Receita Federal com o Plano Contábil da empresa, favor verificar o link
abaixo de como proceder com a exportação e importação do plano.
Após definir a Natureza de cada conta, Data de Inclusão e importar o Plano Referencial, deverá ser feito o
relacionamento do Plano de Contas Contábil com o Plano de Contas Referencial.
Selecione a conta referencial que deseje associar, ao editá-la, será aberto o cadastro da mesma, contendo três
abas: Identificação, Associação do Plano Contábil e Associação com Contas Gerenciais ou Associação com
Centro de Custos (esta última será definida nos parâmetros - conforme Item 1 deste manual).
Na aba 'Associação do Plano Contábil' para realizar a associação, deve-se marcar a Conta Contábil que
corresponda à Conta Referencial já selecionada e com o ícone "Seta para direita" incluir para a janela 'Contas
Contábeis Selecionadas'.
Pode selecionar uma ou mais contas do Plano de Contas Contábil para uma do Plano de Contas Paralelo.
Importante: A associação deve ser feita somente para contas analíticas.
3.1. Associação Dinâmica do Centro de Custo / Conta Gerencial ao Plano de Contas Paralelo
É possível, de forma automática, realizar a associação dos Centros de Custos ou Contas Gerenciais às Contas
Referenciais, dentro de um determinado período.
Esta associação verificará às respectivas Contas Contábeis movimentadas (que possuam lançamentos) e que já
estejam associadas ao Plano Referencial.
Depois de associar todas as contas contábeis, execute o processo para fazer a associação dinâmica.
Informe a última data do período para que o sistema identifique os Centros de Custos/Contas Gerenciais
utilizados nos lançamentos neste período, e possa realizar a associação dinâmica.
Atenção: Este processo refaz as associações, sendo assim, todas as associações no Plano Referencial informado
serão excluídas.
Importante: Se desejar limpar as associações, deverá acessar o Cadastro do Centro de Custo ou Plano de
Contas Gerencial e desmarcar a flag "Enviar para o SPED Contábil" e depois executar a associação dinâmica.
Obs.: Orientamos que este processo primeiramente seja feito em base de teste.
Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou da sociedade empresária que, legalmente,
tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto Secretaria da Receita Federal do Brasil e Secretaria
de Estado da Fazenda que jurisdicionam o estabelecimento do empresário/sociedade empresária.
Obs.: Se a empresa não possuir cadastro em Secretaria da Receita Federal do Brasil/Secretaria de Estado da
Fazenda, deverá incluir a Instituição 00, e o Código Cadastral 0000.
5.Participantes:
Considerações:
Partidas originadas do RM Saldus não terão o campo Participante atualizado automaticamente por este
processo, esta atualização deverá ser feita manualmente pelo usuário;
Inicialmente este processo atualizará as contabilizações originadas de sistemas que já migraram para o novo
modelo de BackOffice;
O processo de geração do SPED Contábil somente será executado se o status de todos os Participantes
cadastrados na base estiver igual à ‘Atualizado’;
A exclusão de um Participante somente poderá ser realizada se ele não estiver associado a nenhuma partida.
Caso seja necessário excluir algum cadastro de Participante que esteja associado a alguma partida, execute
primeiramente o processo ‘Remover vínculo do Participante com o Lançamento Contábil’. Após a remoção
do vínculo, o Participante poderá ser excluído.
7. Demonstração Contábil:
Este processo permite criar a estrutura da Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA) ou a
Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL).
Caso deseje gerar os registros (J200, J210 e J215) favor acessar o processo através do link:
RMCTB008_Demonstrações Contábeis.
8- Escriturações Contábeis:
Obs.: Aqui, estamos dando exemplo da forma Livro Diário (completo, sem escrituração resumida).
Número de Ordem do Instrumento de Escrituração: Esse campo é feito para a empresa ter um controle dos
livros, podendo enumerá-los;
Descrição: Pede-se colocar uma descrição para o livro que será gerado.
Obs:. Essa parametrização esta disponível somente para a forma de escrituração igual a Razão Auxiliar.
Aba: Signatários
Nessa janela serão informados os signatários, ou seja, as pessoas que assinarão o livro. Serão duas ou mais
pessoas. Sendo, obrigatória, a assinatura do Contador e mais um de escolha da empresa. (Ex. Diretor,
Supervisor e etc.).
Importante: Na aba Dados Adicionais (Layout 2.0), os campos E-mail, Telefone, Ano de Expedição, Estado
expedidor, Data de validade da certidão de regularidade profissional do contabilista e Número sequencial CRC
(UF/Ano/Número), passam a ser obrigatórios quando na Identificação do signatário o mesmo for Qualificado
como Contador.
9- Pré - Validador:
Este processo visa identificar quais as possíveis inconsistências do arquivo, tais quais seriam visualizadas
somente na validação pelo Programa Validador da Receita Federal.
Lembrando que a Apuração do Resultado já deve ter sido realizada através do Processo de Transferência de
Grupos Contábeis, ou seja, as contas de resultado devem ter saldo inicial e final zerados.
Importante: Antes de avançar o processo informe qual a versão do Layout o arquivo deverá ser gerado.
Parâmetros do Processo:
Plano Referencial: Informe o Plano de Contas Referencial utilizado para o ano base;
Lembrando que para a ECD este registro NÃO é obrigatório, porém na geração da ECF se torna obrigatório,
sendo assim, oriento a fazer a associação já na ECD.
Indicador do tipo de ECD: Informar se a empresa possui SCP ou não;
Filial Matriz: Informar a filial que será gerado a ECD;
Tipo de Escrituração: Informar se a escrituração é Centralizada ou Descentralizada;
Situação Especial: Preencher conforme situação especial existente para o período base do SPED gerado. Existem
as seguintes situações: (Nenhum, Abertura, Cisão, Fusão, Incorporação e Extinção);
Não Enviar histórico de alteração dos registros I050 e I100: Se houve alteração manual no cadastro das Contas
Contábeis e do Centro de Custo/Conta Gerencial, o sistema irá gerar um Histórico de alteração das mesmas.
Deve-se marcar esta opção caso não deseje enviar este histórico de alterações;
Selecionar Coligada/Filial: Caso seja preciso criar um filtro referente à Filial quando o Tipo de Escrituração for
Centralizada. É de responsabilidade da empresa a utilização do filtro por Filial;
Forma de Escrituração: Neste campo informa-se o tipo do Livro que será gerado (conforme já criado
anteriormente na etapa 8 deste manual);
Lembretes:
1- Para cada Transferência de Grupos Contábeis deve existir um Histórico de Fechamento diferente. Devem ser
incluídos todos os Históricos de Fechamento utilizados para as transferências realizadas dentro do período
informado na Escrituração Contábil.
Informações Complementares:
Indicador de Finalidade da Escrituração: A partir do layout 5.0 (ano base 2016) e também para anos anteriores
somente teremos as opções de Escrituração Original e Substituta. Novas regras de substituição (ver item 1.12
do Manual da ECD);
DMPL / DLPA:
Estrutura da Demonstração: Neste campo o usuário deverá selecionar uma estrutura de DMLP ou DLPA já
criada anteriormente através do menu de Demonstração Contábil. Esta informação irá compor os
registros J200, J210 e J215 do SPED.
Conforme a necessidade de envio, podem ser selecionadas as opções de Enviar somente Fatos Contábeis que
tenha valor processado bem como Mostrar código do Fato Contábil juntamente com a descrição (registro
J200).
Pré - validador
Caso já tenha executado este processo de acordo com o item 9 deste manual, deve-se marcar para NÃO
executar, caso contrário marque que sim e execute o processo.
Nesta parametrização é possível definir como o bloco J100 e J150 serão gerados.
Obs.: Verificar as demais parametrizações e marque as opções de acordo com a necessidade da empresa.
Nesta tela devem ser informados os registros pela qual a empresa irá optar em demonstrar no arquivo da ECD.
Registro J800 – Outras Informações e J801
Nesta tela deve adicionar algum arquivo que deseja ser complementado ao arquivo do SPED Contábil, tais
como pareceres, outras demonstrações, entre outros arquivos que sejam relevantes para o entendimento da
situação da empresa. Somente arquivos com a extensão '.RTF' (Texto Rico do Word) serão selecionados.
Quando a escrituração contábil for substituta este registro deverá ser preenchido.
Nesta tela deverá marcar o signatário responsável legal da empresa junto as bases da Receita Federal.
Execute o processo e ao final deverá escolher o caminho que o arquivo deverá ser salvo.
11.Validação do Arquivo
Com o arquivo gerado, este deverá ser validado no Programa Validador da escrituração, disponível no site
da Receita Federal.