MANUAL VEXPENSES

(simples)

Vexpense é um sistema de gestão de despesas que atua de forma completa e integrada.

Pelo aplicativo ou via site os colaboradores inserem a foto (arquivo ou pdf), os dados da
despesa, geram relatórios para suas conciliações e a plataforma gera automaticamente o
lançamento no sistema. Agilizando a prestação de contas e a conciliação bancária.

Acesso:
Link Site
Login: Email Opus
Senha: OP1510us (padrão)

Na grande maioria, quem será responsável pelo registro e conciliação do cartão de crédito
são os assistentes administrativos dos detentores dos cartões. Portanto ao logar a plataforma,
via app ou sistema, verificar se está realizando ações para o cartão desejado:

Sugerimos, sempre, criar um relatório para as faturas do cartão do mês:

Ao selecionar “adicionar relatório”:

● Preencher o nome da fatura com o vencimento;
● Adicionar um CC padrão, correspondente ao setor, ou evento;
● Não selecionar “vincular ao adiantamento”;
● Não preencher “projeto”, necessário somente se houver rateio na criação da despesa
(exemplo adiante);
● Forma de pagamento “Cartão Corporativo”;
● Observações, preencher se achar necessário, principalmente se o detentor tiver mais
de um cartão de crédito, ou se houver mais usuários responsáveis pelo registro e
conciliação do cartão.
● Salvar
Criado a fatura, clicar em ações e adicionar despesas.
Preenchimento da despesa:

● Obrigatório anexar o documento ou PDF

● Descrever o Item
● Mencionar o valor (mesmo do pagamento)
● Selecionar a NFO
● Selecionar a data (mesmo do pagamento)
● Selecionar o CC
● Observações se achar necessário
● Salvar

Quando a despesa precisar de rateio, ou seja, a mesma compra equivale para mais setores
ou eventos, antes de salvar a despesa “Selecionar Projetos”.
***Dica, clicar na quantidade dos eventos/ setores que será necessário realizar a divisão. Ex.
Uber rateado em todos os setores - quantidade 10, clicar 10x “Selecionar Projeto” para
depois, selecionar os CCs e colocar o valor correto em cada “caixa” aberta.
Exemplo:

No exemplo acima o rateio foi realizado para dois CCs, considerando ser metade do valor -
50% para cada. Lembre-se: os valores e porcentagem podem ser alterados.

O total do relatório trará a soma das despesas adicionadas;

Na aba Conciliação vai trazer todos os extratos importados do banco, aqui você vai abrir o
extrato que corresponde ao relatório criado ou do mês vigente para conciliação:
Como exemplo, criamos um relatório de novembro com o vencimento em dezembro (fatura
dezembro importado). Ao selecionar o extrato correspondente, automaticamente, o sistema
já entendeu que a despesa de TIKTOK criada é deste extrato, conforme data e valor
mencionados.

A importância de criar relatórios para cada extrato e de registrar as despesas corretamente

(data e valor).

Ao abrir a conciliação você vai confirmando se as despesas estão conciliadas corretamente,

aqui chamamos de meet, se não tiverem, desconsiderar para voltar a conciliação do extrato.
Após concluída toda a conciliação bancária (todos os itens do extrato estarão em verde),
retornar para a aba relatórios, clicar em ações e enviar para aprovação.

Vai seguir um fluxo de aprovação determinado, se no decorrer das aprovações for encontrado
alguma divergência serão avisados para os devidos ajustes na plataforma.

Quando todas as aprovações estiverem finalizadas o sistema, em horário específico, vai

importar informações para o Totvs transformando os lançamentos em AS - Aquisição de
Serviço. Se este lançamento ficar bloqueado por falta de orçamento, serão comunicados para
realizar as suplementações, o mais breve, para que o processo financeiro seja executado por
completo.

Observações:
● Atentar aos processos e prazos mencionados na Política de Responsabilidade do
Cartão de Crédito;
● Não é necessário aguardar a importação do arquivo do extrato para incluir os
relatórios e despesas;
 ● A utilização do App no celular otimiza mais o processo, com o documento em mãos é
possível tirar uma foto e a inteligência artificial registrará a despesa conforme
informações. Claro, é importante a conferência;
● Caso receba uma despesa para registro e não souber em qual fatura entrará (mês)
pode-se criar despesa avulsa para conciliação posterior;
● Atentar aos prazos de lançamento para despesas/ custos dos eventos. Os CCs na
plataforma possuem o mesmo prazo de fechamento do sistema Totvs. E caso, não
esteja disponível para registro no Vexpenses, seguir com o processo padrão de
solicitação de abertura ou vinculação na plataforma;
● Qualquer necessidade ou ajuda contatar o setor de T.I ou Controladoria.

***********************Sugerimos baixar o manual em sua área de trabalho e anotar as

particularidades do seu setor ou cartão.

E caso tenha alguma sugestão de melhoria, envie um e-mail para Controladoria, com cópia
para o T.I, para entender a necessidade.

Obrigada a todos.
Abraço.