Manual de Utilização

SuiteCRM
1.0

Rio de Janeiro 04 de novembro de 2020

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 Link para acesso: https://crmdev.isbet.org.br

Fluxo de Trabalho

O fluxo de trabalho é o caminho pelo qual espera-se que uma proposta seja
gerada no CRM. Abaixo, é apresentado o fluxo de trabalho com a relação
de atividades possíveis dentro de cada etapa. Basicamente existem 3
grandes etapas que são: Cadastro de uma empresa, Cadastro de uma
oportunidade e finalmente o cadastro de uma proposta.
Obrigatoriamente, para geração de uma proposta, deve ser cumprido o
preenchimento dessas 3 etapas. No entanto, algumas atividades dentro
cada etapa, não necessariamente precisam ocorrer. Por exemplo: podemos
ter o cadastro de uma empresa sem ter a necessidade de que haja a
existência de uma reunião e etc .

•Cadastro de Reuniões, Ligações.

1 •Cadatro de Anotações
•Cadastro de Documentos
Cadastro de •Cadastro de Contatos
Empresa •Cadastro de Oportunidade

•Cadastro de Reuniões, Ligações.

2 •Cadastro de Anotações
Cadastro de •Cadastro de Documentos
•Cadastro de Contatos
Oportunidade •Cadastro de Propostas

3 •Cadastro de
Documentos
Cadastro de
Proposta

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 Troca de senha
A primeira tarefa a fazer no CRM é você alterar sua senha. Para isso, acesse o menu
superior do lado direito, e clique no botão “Perfil”.

Serão apresentadas as informações do usuário, em seguida clique no menu “Senha”.

Para realizar a troca da senha é necessário preencher os campos listados na imagem

abaixo e clicar no botão “Salvar”.

• Não coloque senha simples, como 123456 ou data de aniversário

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 1.Empresa
A primeira etapa do fluxo de trabalho é realizar o cadastro da empresa antes de iniciar
o processo de oportunidade e proposta.

Acesse ao menu superior e clique “Comercial” em seguida “Empresas”.

Será apresentada uma lista com as empresas já cadastradas que estão vinculadas ao
usuário ou a sua unidade. Esse critério dependerá do seu perfil no sistema.

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Para agilidade na busca, basta clicar no botão que está realçado de amarelo na imagem
abaixo:

Pode-se optar por filtro rápido ou filtro avançado. Para realizar a busca deve preencher
o campo que deseja, e clicar em seguida no botão “Pesquisar”.

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Caso a empresa pesquisada não exista, acessar ao menu do lado esquerdo clique em ”
Criar Empresa”.

Para realizar o cadastro da empresa é necessário preencher os campos obrigatórios, e

clicar no botão “Salvar”. Certifique se para que o CNPJ esteja correto e já não esteja
cadastrado.
O Campo “Atribuído a” deverá inserir a pessoa do Isbet que estará responsável pela
empresa (normalmente um vendedor ou responsável na unidade). Por padrão esse
campo é indicado automaticamente pelo usuário que está preenchendo os dados, no
entanto pode ser alterado.
O Campo “Colaboradores” é quantidade de colaboradores que a empresa possui.

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Após cadastrar a empresa é possível criar reuniões, ligações e escrever e-mail, através
do subpainel “Atividades”. Exemplo: Utilize esta funcionalidade, nos casos de se precisar
marcar uma reunião para conhecer melhor a empresa ou apresentar o Isbet, ou seja, o
primeiro contato.
Clique em cima da seta, veja:

É possível criar anotações, através do subpainel “Histórico”. Caso haja alguma

observação, ou algum rascunho que exija necessidade de registro.

Também é possível registrar documentos relacionado a empresa, por exemplo,

exigências, risco da empresa, certificações, outros controles. Através do subpainel
“Documentos” clicar no botão “Criar”.
Para realizar o download do arquivo, clique no símbolo do olho ao lado do nome do
arquivo.

Acessando pelo módulo de empresa, todos os documentos relacionados a mesma, ficarão

listados aqui, seja certificação, propostas e etc. No entanto, para a criação de uma proposta
sugerirmos realizá-la por meio da tela de oportunidade, o qual será mencionada mais a frente.

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É possível criar contatos da empresa, por exemplo: funcionário do RH ou financeiro da
empresa. Através do subpainel “Contatos”. Preencha o maior número de informações
possíveis do contato (nome, email, telefone e etc.). Sempre mantenha eles atualizados.

E finalmente, caso exista uma oportunidade de negócio junto a empresa cadastrada, é

possível criar oportunidades. Através do subpainel “Oportunidades” e clicar no botão
“Criar”. Mais a frente será definido que o seria uma oportunidade.

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 2.Oportunidades
Uma oportunidade é a possibilidade de realização de um negócio. Não necessariamente
ela será concretizada, mas se existe alguma possibilidade real de se negociar qualquer
venda, isso deve ser registrado no CRM.
Para realizar a etapa da oportunidade é necessário que exista a empresa anteriormente
cadastrada, conforme demonstrado anteriormente.

Para criar uma oportunidade no CRM, acesse ao menu superior e clique “Comercial” em
seguida “Oportunidades”.

Serão apresentadas uma lista com as oportunidades já cadastradas. Dependendo do seu

perfil no sistema, serão apresentadas somente as oportunidades que você cadastrou ou
de sua unidade.

Para agilidade na busca basta clicar no botão que está sublinhado de amarelo na
imagem abaixo:

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Pode-se optar por filtro rápido ou filtro avançado. Para realizar a busca deve preencher
o campo que deseja, e clicar no botão “Pesquisar”.

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Caso a oportunidade não seja localizada, no menu do lado esquerdo clique em “Nova
Oportunidade”.

Para realizar o cadastro da oportunidade é necessário preencher os campos

obrigatórios, e clicar no botão “Salvar”.

No campo “Unidade” deve ser indicado a(s) unidade(s) que irá valer a oportunidade cadastrada,
pode ser mais de uma unidade. Para selecionar mais de uma unidade aperte a tecla “Shift” e
selecione com o mouse. Exemplo: Sou da unidade Salvador porém essa oportunidade também
pode-se aplicar a unidade Goiânia. Sendo assim, selecione ambas as oportunidades.

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Após o cadastro também é possível criar reuniões ligações e escrever e-mail, através do
subpainel “Atividades”. Todas as ações neste contexto se referem à oportunidade.
Exemplo: se uma reunião é criada na oportunidade, a pauta desta reunião seria sobre a
oportunidade que foi criada especificamente.

É possível criar anotações para a oportunidade, através do subpainel “Histórico”. Caso

houver alguma observação, ou algum rascunho.

Também é possível registrar documentos relacionado a oportunidade, por exemplo:

certificações, outros controles. Através do subpainel “Documentos” clicar no botão
“Criar”.

Para realizar o download do aquivo criado, clique no simbolo do olho ao lado do nome do
arquivo.

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É possível criar contatos. Através do subpainel “Contatos”.

É possível criar propostas. Através do subpainel “Proposta”.

Por meio deste painel, será apresentada todas as propostas já criadas vinculadas à esta
oportunidade. Caso precise criar uma nova proposta, esse é o passo que sugerirmos
para criação de uma proposta.

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 3.Propostas
A etapa de proposta é a última do fluxo de trabalho no CRM. Conforme apresentado, é
necessário existir uma oportunidade relacionada para realizar a proposta.

Acesse ao menu superior e clique “Comercial” em seguida “Propostas”.

Serão apresentadas uma lista com as propostas já cadastradas de todas as

empresas/oportunidades.

Para agilidade na busca, basta clicar no botão que está sublinhado de amarelo na
imagem abaixo:

Pode-se optar por filtro rápido ou filtro avançado. Para realizar a busca deve preencher
o campo que deseja, e clicar no botão “Pesquisar”.

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No menu do lado esquerdo clique em “Criar Cotação”.

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Para realizar o cadastro da proposta é necessário preencher os campos obrigatórios, e
clicar no botão “Salvar”.

Uma vez criada a proposta, deve-se obrigatoriamente anexar o documento em pdf ou

word (doc ou docx), excel (xls ou xlsx) referente a proposta enviada para o cliente. Além
da proposta, pode-se anexar outros documentos necessários que também foram
envaido ao cliente. Para isso, por meio do subpainel “Documentos” clicar no botão
“Criar”.

Uma vez enviada a proposta cadastra e o documento enviado e registrado no sistema é

possível que em seguida existam alterações necessárias demandas pelo cliente. Assim, em
documento é possivel criar revisões. Por exemplo você formaliza um documento com o valor
de R$ 1.000,00 cria a primeira revisão, mas por algum motivo o cliente exigiu que exista uma
cláusula de confecialidade que precisa ser adicionada. Dessa forma, faça o download do
documento enviado no CRM apenas crie uma nova revisão (não crie outro documento no
CRM). Veja na imagem acima o nome do documento é “Proposta 1” e nome do arquivo é
“email_empresas.xlsx”, vou incluir uma nova revisão para o documento. Clique em cima do
nome do documento que queira realizar o cadastro da revisão.

Atráves do subpainel “Revisões do Documento” clicar no botão “Criar”.

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Eu criei a 3 revisão do documento “Proposta 1”.

Voltando a tela da proposta, veja que atualizou a coluna “nome do arquivo”, ele atualiza para
a ultima revisão do documento.

Para realizar o download do aquivo, clique no simbolo do olho ao lado do nome do arquivo.

No entato, se houve uma alteração de escopo da proposta, em função da mudança de número

de jovens/estagiários, valores e etc, ou seja, itens que fazem parte do escopo de uma proposta,
neste caso, você deve reprovar a proposta anterior (não o documento) e criar uma outra com
as alterações demandadas pelo cliente. Em seguida, realizar novamente o procediemento de se
anexar os devidos documentos.

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 Anotações
Acesse ao menu superior e clique “Atividade” em seguida “Anotações”.

Deverá apresentar uma lista com as anotações já cadastradas.

Para mais agilidade na busca, clique no botão de filtro.

Deverá apresentar a seguinte janela.

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No menu do lado esquerdo clique em “Nova Anotação ou Anexo”.

Para realizar o cadastro da anotação é necessário preencher os campos obrigatórios, e

clicar no botão “Salvar”.

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 Reuniões
Para criar uma nova reunião, acesse ao menu superior e clique “Atividade” em seguida
“Reuniões”.

Deverá apresentar uma lista com as reuniões já cadastradas.

No menu do lado esquerdo clique em “Nova Reunião”.

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Para realizar o cadastro da reunião é necessário preencher os campos obrigatórios, e
clicar no botão “Salvar” ou pode clicar no botão “Enviar Convites“ que deverá salvar e
enviar os convites.

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