Módulo Introdução básica sobre

02 processo e documento
eletrônico
Introdução básica sobre processo administrativo

A lei nº 14.141 de 27 de março de 2006, dispõe sobre o processo

administrativo na administração pública.

Entende-se por processo administrativo todo conjunto de documentos, ainda que não
autuados, que exijam decisão.

Será composto pelo conjunto de documentos, requerimentos, atas,

pareceres e informações.
Processo

Deve ser iniciado por uma autoridade, ou seja, o agente público ou

através de um requerimento pelo interessado, sendo pessoa física
ou jurídica.

Além disso, distingue-se entre processo normal (de uso recorrente do serviço público) ou
especial (aqueles disciplinados por normas próprias, diferenciando-se das aplicáveis ao
processo comum).
Os processos administrativos comuns não dependem de uma forma determinada, salvo se a lei
exigir.
Os agentes públicos devem obedecer, dentre outros, aos princípios de primazia no atendimento
ao interesse público, economicidade, eficiência, legalidade, motivação, razoabilidade,
proporcionalidade, moralidade, impessoalidade e publicidade.
Pode-se utilizar o meio eletrônico para formação, instrução e decisão de processos
administrativos, assim como publicar atos, informações ou comunicações. Além de produzir
documentos públicos e registro de informações de processos encerrados. Entretanto, deve-se
assegurar que:
Sejam indicados os níveis de acesso;

Tenha a segurança e o sigilo dos dados pessoais;

Tenha a identificação do usuário que consultou o processo ou que realizou a alteração
de dados e
Haja o detalhamento do histórico de transações eletrônicas.
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Como iniciar um processo SEI

Acesse o SEI e faça o login do seu usuário.

Atente-se à unidade selecionada antes de iniciar um novo processo

1. Clique em "Menu".
2. Passe o cursor em "Iniciar processo".
3. Temos duas opções:
O processo "comum", que é criado vazio deve, antes de colocar documentos instrutórios, ser é
necessário o preenchimento do documento "termo de abertura de processo".
E iniciar processo com "formulário padronizado", inicia com dados estruturados a depender da
sua finalidade.
Vamos ao processo comum

Nesta tela temos acesso ao "Tipo de processo". A lista abaixo informa os tipos de processos
mais usuais da sua unidade, indicando assim, a natureza e objetivo de tal processo.
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É possível pesquisar o tipo de processo digitando o seu título, como no exemplo apresentado.
Caso não encontre o tipo de processo, clique em "exibir todos os tipos", o símbolo e será
mostrado todos os tipos de processos usados em diversas unidades. Para retornar a lista da
sua unidade, clique no sinal de subtração .

4. Para o nosso exemplo, iremos iniciar um processo do tipo "pagamentos: compras".

5. Os próximos passos serão inserção de informações mais detalhadas sobre o processo.

Tipo do processo: Novamente é informado o tipo de processo, tendo a possibilidade de

modificar clicando na seta apontada para baixo.
Especificação: Completamos com informações sobre o processo, ou sobre o seu objeto.
Classificação por assuntos: Orienta a uma categorização por tipos de assuntos tratados nos
processos. mantenha o que já estiver preenchido.

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Interessados: inserimos a quem se refere o processo, a um servidor específico ou unidade, a

pessoa física ou jurídica.

É importante completar esse campo, facilitando a pesquisa do processo através do

interessado indicado.
Observações: permitem a inserção de informações adicionais para o setor desta unidade,
colaborando para a celeridade do processo.
Nível de acesso: agora devemos escolher o "nível de acesso", garantindo a segurança de dados
e controle de quais unidades podem consultar tal processo.
Sigiloso: quando a lei permitir, o usuário deverá selecionar o nível de acesso.
Restrito: há a visibilidade de seus documentos na unidade em que estiver aberto. A escolha
da restrição deve ser pautada por uma hipótese legal.
Públicos: podem ser acessados por qualquer usuário da unidade. Para este exemplo
usaremos o acesso público.

6. Após colocar todas as informações necessárias, clique em "salvar".

Quando o processo for criado, um número de protocolo será gerado. Este será o número do
processo. O número de protocolo ficará visível na coluna de processos gerados pela a unidade
enquanto estiver aberto, em sua sua tela de controle de processos.

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Incluir um documento (interno ou externo)

É preciso lembrar que os documentos criados ou inseridos no SEI sempre têm vínculo a um
ou mais processos. Os mesmos não podem ficar isolados.

Após iniciarmos o processo, podemos inserir os documentos necessários para a realização do

processo.
Há a possibilidade de produzir um tipo de documento ou inserir um externo. Primeiro veremos
um documento interno.

1. Vamos clicar no primeiro ícone: "incluir documento".

2. Aqui temos acesso a tipos de documentos que podem ser incluídos.

3. Para o nosso exemplo, iremos inserir um documento de contrato teste e preenchemos com as
informações adicionais.

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Texto inicial: podemos iniciar um documento com um texto pré-definido de acordo com o tipo
de assunto tratado.
Documento modelo: importamos um tipo de documento a qual o usuário o classificou como
favorito.
Texto padrão: temos a possibilidade de escolher modelos já produzidos e salvos para serem
usados em processos que devam seguir um padrão de informações. Para o nosso caso,
iremos escolher o texto "teste".
Nenhum: não há uma estrutura de texto pré-definida, ficando a cargo do usuário formular
suas informações no corpo do documento.
Descrição: informe sobre o que se trata o documento.
Nome na árvore: este campo não é obrigatório, mas há possibilidade de inserir uma
nomenclatura que ficará visível na árvore do processo.
Interessado: Caso haja um interessado, sendo um usuário específico, pessoa física ou jurídica,
indicamos neste campo.
Classificação por assuntos: como vimos anteriormente, a classificação segmenta o processo de
acordo com seu tipo. Caso este campo fique em branco, será vinculado a classificação do
documento ao indicado pelo o tipo de processo.

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Observações desta unidade: informação adicional para outros usuários de sua unidade.
Nível de acesso: por último, informe o nível de acesso, levando em consideração ao que vimos
anteriormente. Podemos então restringir acesso a documentos específicos, mesmo que o
processo esteja como público.

Para este exemplo, manteremos como público.

4. Após preencher os campos, clique em "salvar".

Pronto, seu documento foi criado e podemos observar sua referência na árvore do processo.
Vamos agora inserir um documento externo.

1. Voltaremos para a "raiz" da árvore do do processo clicando em seu número de protocolo e,

novamente, vamos em "Incluir documento".

2. Escolha a opção "externo" ou digite no campo de pesquisa, caso não visualize essa opção.

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Tipo de documento: Selecione o tipo de documento que será inserido.

Data do documento: Indique a data a qual o documento foi produzido.
Número e nome na árvore: Preencha com o número do documento e seu nome, estas
informações ficarão visíveis na árvore do processo.
Formato: Temos a opção "nato-digital", quando o documento foi produzido digitalmente e
"digitalizado nesta unidade", quando o processo passou do suporte físico ao digital, sendo então
necessária a indicação do tipo de conferência efetuada.

3. Preencha aos campos conforme o necessário. Após isso, clique em "escolher ficheiro" e
selecione o arquivo externo para ser anexado.

4. Verifique que o documento foi anexado por completo.

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5. Após anexar, clique em "salvar".

Pronto! o documento externo foi anexado ao processo.

Editar um documento

A ferramenta "editor de conteúdo", possibilita a modificação do texto inserido em documentos

internos gerados em um processo no SEI.

É preciso destacar que, podemos editar apenas documentos internos que não foram
assinados por um outro usuário ou, quando há assinatura do usuário logado, quando a
marcação da caneta de assinatura estiver na cor amarela.

1. Para editar, acesse o processo e clique no documento que será editado.

2. Em seguida, selecione o Ícone "editar conteúdo".

3. Clique no campo de texto. Há possibilidade do uso de diversificadas ferramentas para a

formatação de seu texto.

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4. Após finalizar sua edição, clique em "salvar" e feche a janela de edição.

5. O documento teve seu texto editado, podendo já ser visualizado.

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Assinar um documento

Os documentos internos produzidos no SEI, podem ser assinados eletronicamente através das
credenciais do usuário, assegurando, assim, a autenticidade das informações do documento e
sua veracidade.

1. Para assinar, faça o login no SEI, acesse o processo e selecione o documento que deve ser
assinado.
2. Após selecionar, clique no ícone "assinar documento".

3. Preencha com as suas credenciais e clique em "assinar".

O documento já está assinado. Enquanto a caneta aparecer ao lado do nome na árvore do

processo, significa que não foi visualizado por outro usuário nesta unidade, podendo ser
editado, mas requerendo assinatura novamente. Quando outro usuário visualizar o processo ou
o mesmo é enviado à outra unidade, a marcação de assinatura é indicada pela caneta ,
limitando algumas ações como a edição.

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Como excluir ou cancelar um documento

A opção de exclusão de documento se efetiva no momento da criação de um documento, até

mesmo quando assinado pelo usuário logado, desde que ainda não seja visualizado ou assinado
por outro usuário.
1. Selecione o documento que será excluído. Para o nosso exemplo, será um documento externo
que acabou de ser inserido ao processo e que não foi visualizado por outro usuário.
2. Clique no ícone "excluir".

3. Confirme a exclusão.

4. Seu documento foi excluído. Mas lembre-se que a ação de exclusão fica detalhada no
histórico de ações do processo.

Em situações em que o documento não pode ser excluído, mas desejamos retirar a sua
informação do processo, quando autorizado, usamos a opção "cancelar documento".

A opção de cancelamento de um documento é visível após a concessão de acesso pelo

Núcleo de Sistemas. Para solicitar um suporte, as informações devem ser enviadas pelo
Administrador Local ao canal de atendimento.
1. Após liberado a ação de cancelar um documento, precisamos acessar o processo e abrir o
documento que será cancelado.
2. Clique no ícone "cancelar documento".

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3. Informe o motivo do cancelamento e, ao final, clique em "salvar".

4. O documento foi cancelado. Entretanto, o mesmo não é retirado da árvore do processo. O

ícone de cancelamento será indicado, como se mostra no exemplo, e não temos mais a
possibilidade de abrir o documento.

5. Além disso, a informação sobre o cancelamento e quem efetivou a ação estarão visíveis no
histórico completo do processo.

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