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SUMÁRIO

1. Introdução ao Microsoft Teams ................................................................03

1.1 Realizando o primeiro acesso .............................................................03
1.2 Principais recursos da plataforma .......................................................03

2. Compreendendo em profundidade as funções do Teams .....................05

2.1 Equipe .................................................................................................05
2.2 Canais .................................................................................................06
2.3 Guias ...................................................................................................07
2.4 Chat .....................................................................................................08
2.5 Agendamento e participação de reuniões ...........................................09
2.6 Enviar e ler mensagens no Chat (aparelho celular) ….........................11

2.7 Agendamento e participação de reuniões …........................................15

2.8 Funcionalidades em uma reunião do Teams …...................................17

3. Conhecendo as ferramentas específicas do Teams ................................22

3.1 Whiteboard ............................................................................................22
3.2 Wiki ........................................................................................................24
3.3 Tasks .....................................................................................................28
3.4 Turnos ...................................................................................................32

4. Colaboradores .............................................................................................44

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 1. INTRODUÇÃO AO MICROSOFT TEAMS

O Microsoft Teams é a ferramenta oficial do teletrabalho na Prefeitura de

São Paulo por ser uma aplicação que permite a colaboração em tempo real ao
reunir, em um só lugar, uma série de ferramentas de comunicação e de
organização.

1.1 Realizando o primeiro acesso

1.1.1 Acessando o Teams no aplicativo para Windows:

• Clique no ícone para iniciar o aplicativo

• Digite seu e-mail e clique em Avançar.
• Insira a senha. Aperte Enter.

1.1.2 Acessando o Teams Pelo Navegador – Versão Online:

• Digite o endereço teams.microsoft.com na barra de pesquisa e tecle
Enter.
• Em seguida, digite o e-mail e clique em avançar.
• Digite a senha e tecle Enter.

1.1.3 Acessando o Teams pelo celular:

• Realize o download do aplicativo acessando a loja de aplicativos do
celular e buscando por Microsoft Teams.

• Feito o download, clique no ícone e no botão Entrar.

• Digite o e-mail e a senha para avançar.

1.2 Os recursos principais da plataforma são:

Equipe: Grupo de pessoas, conversas, arquivos e ferramentas. Dentro de

uma equipe, é possível acessar um canal, onde acontecem as discussões
daquela equipe.

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 Calendário: Através do calendário, que está sincronizado ao Outlook, é
possível ver os compromissos e agendar reuniões.

Chamadas: Interessante para conversas mais rápidas. Possui menos

ferramentas do que o recurso Reuniões e não necessita de agendamento.

Feed de Atividades: No feed, é possível encontrar um resumo das

mensagens não lidas, menções, etc. As notificações são identificadas por um

círculo vermelho ao lado do ícone .

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 2. COMPREENDENDO EM PROFUNDIDADE AS FUNÇÕES DO TEAMS

2.1 Equipe

Uma equipe é o espaço no qual um grupo de pessoas se reúne para trabalhar

em conjunto. Dentro de uma equipe, é possível criar canais - que são os espaços
de colaboração dessa equipe.

2.1.1 Como criar uma equipe:

• No lado esquerdo da página inicial, clique em criar uma equipe ou
ingressar nela

• Em seguida, clique na opção criar uma equipe

• Escolha, dentre as opções disponíveis, a melhor para o seu objetivo. Há

a possibilidade de iniciar uma equipe do zero, de importar de outro grupo
do Office existente ou de escolher um novo modelo

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 • Defina a privacidade da equipe, se deseja que seja pública ou privada.

• Em seguida, nomeie sua equipe, convide os membros digitando os nomes

desejados e clique em continuar. Estará pronta de acordo com as
definições escolhidas.

2.2 Como inserir um convidado

Adicionar convidados à sua equipe pode ser útil quando você precisa colaborar,
via Teams, com alguém que não possua a licença Microsoft da Prefeitura de São
Paulo. Para isso, a pessoa que será adicionada como convidada deverá possuir
uma conta da Microsoft (com endereço Hotmail ou Outlook).

2.2.1 Para inserir um convidado na equipe:

• Clique em equipe e selecione aquela em que deseja adicionar o

convidado;

• Selecione o menu de opções e clique na opção adicionar membro;

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 • Insira o endereço de e-mail do convidado;
• Adicione o nome do convidado e clique em Adicionar.

2.3 Canais

Ao criar uma equipe, é gerado automaticamente o canal geral. No entanto, é

possível criar mais canais, dividindo-os por assuntos (planejamento,
comunicação, eventos, etc).

2.3.1 Como criar um canal na equipe:

• Na aba da equipe desejada, abra o menu mais opções e clique em

adicionar canal

• Digite o nome, a descrição e defina o nível de privacidade.

• Em seguida, clique em Adicionar.

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2.4 Guias

Dentro de um canal, existe a função de adicionar guias, onde é possível

organizá-lo integrando diversos aplicativos e conteúdos. A cada novo canal,
duas guias são criadas automaticamente: Postagens e Arquivos.

2.4.1 Para adicionar guias:

• No canal selecionado, clique em adicionar uma guia, simbolizada pelo

ícone na parte superior da página.

• Selecione o aplicativo ou arquivo desejado e clique em Salvar.

Observação: Para transformar arquivos Excel, PowerPoint, Word e PDF em uma

Guia, inicialmente eles precisam ter sido carregados na guia Arquivos
anteriormente. Para adicionar um site, a URL deve começar com um prefixo
“https”.

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2.5 Chat – Para o computador

2.5.1 Começar um chat com uma pessoa, grupo ou time:

• Na barra lateral da página inicial do Teams, à esquerda, é possível ver

uma aba chamada Chat . Clique para abrir.

• Na aba, aparecerão as conversas recentes. Para iniciar uma nova

conversa, selecione novo chat na parte superior à esquerda;

• Digite o(s) nome(s) ou e-mail(s) que desejar no campo Para.

• Em seguida, digite sua mensagem.
• Clique em Enviar

Observação: Note que, abaixo da caixa de mensagem, existe o ícone . Ao

clicar nele, é possível formatar o texto a ser enviado. Ao clicar, abrirá uma caixa
semelhante à do aplicativo Word.

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2.5.2 Marcar mensagem como importante ou urgente:

• No chat, abaixo da caixa de mensagem, há o ícone .

• Ao clicar, será possível adicionar à mensagem as opções IMPORTANTE!

ou URGENTE!

• Ao enviar, a pessoa será notificada a cada 20 minutos até que ela leia a
mensagem. Use este recurso somente em casos de real necessidade.

2.5.3 Anexar arquivos:

• Abaixo da caixa de mensagem, selecione o ícone Anexar Arquivos ;

• Selecione o arquivo no OneDrive ou, se preferir, carregue diretamente de

seu computador;

• Clique no arquivo escolhido e em seguida selecione Abrir.

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2.5.4 Como fazer uma menção a alguém em um chat coletivo:

• Abra o chat e digite, iniciando com @, o nome da pessoa que deseja

chamar atenção. Exemplo: @Tuany Alves;
• Selecione-a no menu e clique para escolher;
• O nome da pessoa mencionada aparecerá em tom de azul.

2.5.5 Responder mensagem específica no chat:

• Pouse o mouse acima da mensagem que deseja responder;

• Ao lado direito das reações, selecione os três pontinhos para abrir o

menu;
• Clique em Resposta;

• Instantaneamente, você será redirecionado para a caixa de mensagens.

Basta digitar o texto pretendido e clicar em Enviar

Observação: ao clicar na notificação, a pessoa mencionada será levada

diretamente àquele ponto do chat.

2.6 Enviar e ler mensagens no Chat (aparelho celular):

Aderir ao chat do MS Teams auxilia na produtividade do teletrabalho, e a eliminar

a enorme quantidade de mensagens e grupos no WhatsApp pessoal.

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Cabe salientar a importância de concentrar no Teams as discussões de trabalho.
Inclusive, a possibilidade se dá também pelo celular. Essa alternativa é
importante para não perder o controle das mensagens no perfil pessoal, tendo
fácil acesso posteriormente.

Ao abrir o aplicativo no celular:

• Na aba inferior da tela, toque na aba Chat.

• Na parte superior da tela, na barra pesquisar, digite o nome da pessoa

com quem deseja conversar.

O histórico de conversas será apresentado em uma lista, logo abaixo da barra

de pesquisa.

2.6.1 Para criar um novo chat ou grupo:

• No canto inferior direito da tela, clique no balãozinho roxo ;

• Em seguida, insira o(s) nome da(s) pessoa(s) com quem deseja iniciar um
chat ou grupo;

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 • Digite a sua mensagem e clique em Enviar .

2.6.2 Para compartilhar arquivos e mídias:

• Toque no ícone , localizado ao lado esquerdo da caixa de texto;

• Dentre as opções que aparecerão, encontre a desejada (anexar, mídia,

localização, etc.) e clique para selecionar o arquivo a ser compartilhado.

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2.6.3 Para organizar os chats:
• No canto superior direito da tela, clique no ícone filtrar ;

• Você será capaz de filtrar as conversas não lidas, aquelas que foram
silenciadas e os chats de reunião.

• Pressione o dedo acima da conversa desejada para escolher se deseja

marcar a mensagem como não lida, se deseja silenciá-la, fixá-la ou ocultá-
la

2.6.4 Para responder uma mensagem específica:

• Deslize para a direita a mensagem que deseja responder diretamente;
• A caixa de resposta abrirá instantaneamente. Basta digitar a mensagem
desejada e clicar em Enviar .

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2.7 Agendamento e participação de reuniões

Agendar e participar de uma reunião (Desktop/Área de trabalho)

2.7.1 Para agendar uma reunião:

• Na aba esquerda do Microsoft Teams, selecione o ícone Calendário

• Selecione o botão Nova Reunião, que se encontrará no lado superior

direito da página

• Preencha os detalhes adicionando os participantes, a data, o horário e a

descrição da reunião a ser marcada;
• No lado superior direito, clique em Salvar.

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Observação: ao agendar uma reunião no Outlook, ela aparecerá no calendário
do Teams e vice-versa, pois ambos estão automaticamente sincronizados.

2.7.2 Para ingressar em uma reunião pelo calendário:

• Na aba esquerda, selecione o ícone do Calendário ;

• Encontre a reunião agendada em que deseja participar e selecione o
botão Ingressar;

Também é possível ingressar em uma reunião através de um link. Caso tenha

recebido um, basta clicar para ser direcionado ao aplicativo, caso esteja
instalado. Caso não possua o aplicativo instalado no computador, é possível

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participar de uma reunião pelo Teams utilizando o navegador de internet - para
isso, selecione a opção Ingressar na Web.

2.7.3 Configurações no hall de entrada da reunião:

• Antes de ingressar de fato na reunião, é possível escolher as
configurações de áudio e vídeo desejadas;
• Você poderá escolher se ingressará com câmera e microfone desligados
ou abertos. Além disso, poderá escolher onde será a saída de áudio e
regular o volume.
• Após selecionar suas configurações, clique em Ingressar agora.

Nota: em uma reunião, a depender da quantidade de participantes, pode ser que

você não esteja visualizando todos ao mesmo tempo. Para ajustar, selecione o

ícone mais opções na bandeja inferior da tela e clique em Galeria Grande

(Visualização).

2.8 Funcionalidades em uma reunião do Teams

Ao participar de uma reunião, alguns recursos estão disponíveis para auxiliar na

discussão. A seguir, listaremos algumas dessas ferramentas:

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2.8.1 Compartilhamento de tela
• Para iniciar o compartilhamento, clique no ícone de seta, localizado ao
lado das opções de câmera e microfone.

• Tela (Área de trabalho): ao escolher a opção tela, você mostrará toda a

sua tela, inclusive notificações. É ótimo caso precise compartilhar várias
janelas.
• Janela: ao selecionar apenas uma janela, você poderá mostrar somente
uma aba específica, mantendo ocultas o restante das aplicações.
• PowerPoint: ao apresentar um PowerPoint, é possível que as demais
pessoas na reunião interajam com os slides em seu próprio ritmo. Basta
clicar na bandeja de compartilhamento e selecionar, na aba PowerPoint,
o arquivo que deseja compartilhar.

A seguir, veja como aparenta a página de compartilhamento que engloba todas

as opções acima:

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2.8.2 O que fazer se você for o apresentador de um PowerPoint: essa
ferramenta, além de permitir a interação individual com os slides, também
permite que os demais participantes tomem o controle da apresentação para si.
Para evitar ser interrompido durante sua apresentação, há duas maneiras de
gerenciar o controle:
Durante o agendamento:
• Após agendar uma reunião pelo calendário e enviar os convites,
selecione editar;

• Selecione Opções de reunião;

• Escolha quem serão as pessoas aptas a serem apresentadoras e

clique em Salvar.

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 Durante a reunião:
• Clique em Mostrar Participantes e, à direita dos nomes de quem deseja

limitar, selecione mais opções ;

• Clique em tornar participante para que a pessoa consiga somente
navegar entre os slides.

Observação: Se você não quiser que as pessoas sejam capazes de navegar

independentemente através de um arquivo PowerPoint que você está
compartilhando, selecione (o ícone está ao lado de Parar de apresentar).

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2.8.3 O que fazer se você for o participante da reunião:
• Para não interromper o apresentador, navegue para frente e para trás
utilizando as setas do teclado ou no lado inferior esquerdo da tela;

• Para exibir os slides em grade, selecione o ícone deslizar ou aperte a

tecla G do teclado;
• Selecione para o apresentador para sincronizar o modo de exibição a
qualquer momento.

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 3. CONHECENDO AS FERRAMENTAS DO TEAMS

3.1 Quadro de Comunicações (Whiteboard)

O Quadro de Comunicações (Whiteboard) funciona como uma lousa digital

interativa. É possível utilizá-lo diretamente pelo aplicativo na área de trabalho ou
em reuniões com 3 ou mais pessoas. É ótimo para quando se quer esboçar
ideias ou planejar projetos em conjunto, pois todos poderão utilizar as funções
ao mesmo tempo. Além disso, conta com post-its, canetas, marcadores
coloridos, etc.

Observação: Para ter acesso completo a todas as ferramentas disponíveis, é

indicado utilizar o aplicativo instalado no computador (já vem instalado na maior
parte dos computadores com sistema Windows 10 e 11, basta encontrar na aba
de aplicativos da área de trabalho).

A seguir, demonstraremos o uso do Quadro de Comunicações durante as

reuniões do Teams, cujas funções são mais compactas, porém bastante
funcionais para o compartilhamento de trabalho em videochamadas.

3.1.1 Como abrir um novo Quadro de Comunicações durante uma reunião:

• Após iniciar uma reunião, clique no ícone de compartilhamento de tela

para encontrar o Whiteboard ;

• Clique em Microsoft Whiteboard para iniciar.

Uma vez aberto o quadro, você pode utilizá-lo para:

• Desenhar e pintar;
• Escrever textos;
• Circular pontos e indicar setas;
• Anexar notas autoadesivas;
• Anexar hiperlinks, convertendo em pré-visualização;
• Anexar documentos, slides e imagens na tela;
• Votar em grupo utilizando reações.

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 Imagem: Ilustração do quadro inicial de ferramentas no aplicativo da área de trabalho.

Imagem: Ilustração do quadro inicial de ferramentas no Teams

Após finalizar a reunião, os esboços feitos durante a chamada serão salvos

automaticamente na nuvem do MS Teams. Para encontrá-los, vá para o chat da
reunião específica. Haverá uma guia chamada Quadro de Comunicação. Clique
para abrir.

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3.2 Wiki

Todos os canais já vêm com uma guia wiki, que funciona como um caderno
digital. É uma ótima ferramenta para alinhamento e compartilhamento de
informações entre o time.

3.2.1 Para adicionar uma nova guia wiki inteira

• Selecione adicionar uma guia ao lado dos outros nomes de guias no
canal;

• Selecione a wiki na Galeria de guias. Se não estiver disponível na página

inicial, procure na barra de pesquisa;

• Nomeie a guia e clique em salvar;

• A guia wiki aparecerá na aba de guias. Basta começar a escrever.

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Cada documento é chamado de página. Às páginas, podem ser adicionadas
diferentes seções.

Para navegar entre páginas e seções, utilize o sumário à esquerda da tela,

simbolizado pelo ícone de sumário .

3.2.2 Como criar uma página da Wiki:

• Com o sumário expandido, clique em Nova página na parte inferior da

tela, à esquerda.

3.2.3 Para adicionar uma seção:

• Selecione a página em que deseja adicionar a nova seção e clique no
ícone adicionar uma nova seção aqui;

• Para adicionar mais seções, basta clicar no mesmo botão quantas vezes
precisar. O ícone estará distribuído ao longo da página inteira.

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3.2.4 Para excluir uma página da Wiki

• Vá para o sumário à esquerda e selecione a página que deseja deletar;

• Clique na barra de opções à direita;
• Em seguida, clique em excluir e confirme.

Para excluir uma seção, localize o título, dentro da página, e clique na barra de
opções à direita. Em seguida, clique em excluir e confirme.

3.2.5 Para reordenar uma página

• Expanda o sumário localizado à esquerda;

• Clique no menu de opções da página que deseja deslocar e selecione

as opções mover para cima ou mover para baixo.

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3.2.6 Para reordenar uma seção

Localize-a dentro da página e clique na barra de opções à direita. Em seguida,

seleciona mover para cima ou mover para baixo.

3.2.7 Como mencionar alguém em uma seção

Se desejar notificar um colega em alguma seção, utilize o comando

@nomedapessoa + enter para isso. A pessoa receberá uma notificação em seu
feed de atividades e, ao clicar, será levada diretamente ao local da menção.

3.2.8 Como Iniciar um chat em uma seção

Além de marcar a pessoa diretamente no corpo do texto, há também a

opção de iniciar uma conversa paralela na guia lateral da própria seção.

Para iniciar uma conversa na seção, basta clicar no balãozinho à direita

do título:

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Ao clicar, o chat da wiki abrirá imediatamente na barra lateral direita:

3.3 Tasks
O aplicativo Tasks no MS Teams junta as tarefas individuais do To Do e
do Outlook com as tarefas em equipe do Planner, de modo que o usuário possa
gerenciá-las em listas. Assim que o Tasks for integrado ao Teams, as
ferramentas adicionadas são:

• Minhas tarefas: inclui as listas de tarefas dos aplicativos To Do e Outlook,

além das tarefas designadas pelo Planner.
• Planos compartilhados: inclui as atividades do Planner que foram
adicionadas ao Teams.

3.3.1 Utilidades do aplicativo Tasks:

• Adicionar planejamentos a um canal do Teams;

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 • Editar múltiplas tarefas por meio de uma lista;
• Receber notificações sobre as tarefas do Planner.

3.3.2 Para adicionar o aplicativo Tasks ao Teams:

Há várias maneiras de se adicionar um aplicativo ao MS Teams. Uma delas é

pesquisar Tasks na barra Pesquisar, disponível no topo da aplicação, e
selecioná-lo.

3.3.3 Monitoramento de tarefas

A seção Minhas tarefas apresenta as tarefas que foram criadas ou designadas

ao usuário: tudo o que consta na lista cabe apenas ao usuário. Esta seção reflete
um pouco do que é encontrado no aplicativo To Do, como:

• Tarefas: Uma lista de tarefas adicionadas pelo usuário no Outlook ou no

To Do;
• Importante: Uma lista de todas as tarefas no To Do (incluindo as
designadas) que foram marcadas como importantes;
• Planejado: Inclui todas as tarefas do To Do (abrangendo as designadas)
que possuem uma data de entrega, listadas por data para que o usuário
possa planejar seus horários;
• Atribuído a mim: Inclui todas as tarefas do Planner que foram designadas
ao usuário.
• Monitorar os planos compartilhados: A seção Planos compartilhados
apresenta os planos que foram adicionados diretamente a um canal do
Teams. A lista apresenta as equipes e canais, bastando clicar sobre o
ícone correspondente para encontrar as tarefas criadas. É possível

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 visualizar as tarefas em Quadros, Gráficos, Agenda ou Lista, esta última
disponível apenas no Tasks.

• Lista de tarefas: Ferramenta única do Tasks, apresenta tarefas e as

informações associadas em linhas e colunas. Permite que o usuário altere
várias tarefas ao mesmo tempo, o que não era possível fazer no Planner
ou To Do. Permite, também, que o usuário filtre suas tarefas.

3.3.4 Como alterar várias tarefas ao mesmo tempo

1. Selecione uma tarefa clicando em algum lugar na linha que não seja o
nome da tarefa.
2. Pressione e segure a tecla SHIFT para selecionar múltiplas tarefas
consecutivas, ou pressione e segure a tecla CTRL para selecionar
múltiplas tarefas não consecutivas.
3. Acima das listas de tarefas, na esquerda, é possível escolher entre
Andamento, Prioridade e Data de conclusão.

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 4. Na barra de mais opções, é possível escolher entre Data de Conclusão,
Bucket, Rótulo, Mover tarefa, Copiar link para tarefa e Excluir. As opções
podem variar de acordo com a lista que estiver aberta.

3.3.5 Como Filtrar tarefas

As tarefas podem ser filtradas por data de conclusão e prioridade, e um

Plano compartilhado pode ser filtrado por rótulo, bucket e atribuição. Tais filtros
são utilizados para encontrar tarefas ou para delimitar os grupos de tarefas a
serem alteradas.

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3.3.6 Monitoramento de notificações das tarefas do Planner

O aplicativo Tasks fornece notificações sobre as tarefas do Planner, que

vão aparecer no feed de atividades do Teams, tanto na versão desktop quanto
na mobile. As notificações chegam quando:

• Alguém designa uma tarefa ao usuário;

• Alguém designa uma tarefa urgente ao usuário;
• Alguém marcou uma tarefa designada ao usuário como urgente;
• Alguém marcou uma tarefa designada ao usuário como não urgente;
• Alguém alterou o progresso de uma tarefa designada ao usuário;
• Alguém removeu o usuário de uma tarefa anteriormente designada.

3.4 Turnos

O aplicativo turnos funciona como uma agenda digital compartilhada, na qual

é possível verificar os turnos trabalhados por cada membro da equipe. Ademais,
essa ferramenta permite o gerenciamento do próximo dia, semana ou mês,
garantindo adaptações às necessidades encontradas.

3.4.1 Ferramentas Disponíveis

Agendas: Criar, editar e gerenciar uma agenda com turnos no Microsoft Teams.
Uma agenda exibe dias na parte superior, os membros da equipe aparecem à
esquerda e os turnos atribuídos aparecem no calendário.

Grupos: Nomeia um grupo como um tipo de trabalho ou local para manter seus
grupos organizados.

Turnos: Escolha onde adicionar um turno. Crie-o do zero ou copie um existente.

Turnos abertos: Cada agenda tem uma linha de turnos abertos. Adicione turnos
livres à sua agenda que qualquer pessoa pode solicitar.

Relógio de Hora: Permite que sua equipe entre e saia de um turno com um
dispositivo móvel.

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Solicitações: Revisar solicitações de folga, trocas de turno ou ofertas.

Compartilhar: Depois de terminar com um cronograma, compartilhe-o com sua

equipe para que todos se atualizem.

3.4.2 Como abrir o aplicativo Turnos

Você encontrará o Turnos (ou Shifts) na barra do lado esquerdo do Teams

junto de outros aplicativos. Basta clicar nele para começar a trabalhar em seu

cronograma. Se você não vir isso, clique em Mais aplicativos e encontre-o na

lista.

3.4.3 Para adicionar um turno do zero

• Na linha da pessoa a qual você está atribuindo o turno, na data que você

deseja, clique em > Adicionar turno ou clique duas vezes no turno

vazio.

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 • Preencha as informações do turno em questão. Considere escolher uma
cor de tema para organizar a agenda.

• Por padrão, o nome do turno é sua hora de início e término. Em Rótulo

personalizado, dê um nome ao turno para que seja fácil contar além de
outros turnos.
• Adicione anotações para o turno, como "tarefas a serem realizadas".
• Adicione pausas ou almoço na seção Adicionar Atividades, na parte
inferior direita da tela.
• Escolha Salvar para salvar sem compartilhar. Ou escolha a opção
Compartilhar se estiver pronto para salvar e compartilhar o turno com a
equipe.

3.4.4 Para basear um novo turno em um já existente

• Vá para a linha da pessoa a qual você atribuirá o turno.

• Na data que você deseja, clique em e escolha a mudança na lista. Se

a lista for longa, você poderá pesquisar o que deseja.

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3.4.5 Para copiar um turno para outro lugar na agenda

Em um turno existente, clique em > Copiar e, em seguida, vá para o

lugar que você deseja colocar o turno e clique em > Colar.

Dicas:

• Acelere sua cópia usando os atalhos do teclado: Ctrl+C para copiar e

Ctrl+V para colar.
• Selecione vários turnos de uma só vez. Para isso, há duas maneiras:
a. Selecione um turno, segure a tecla Shift e use as teclas de seta.
b. Clique e arraste o cursor usando um mouse (ou outro dispositivo
apontador).

3.4.6 Como adicionar um turno livre

Adicione um turno aberto agora e atribua-o a alguém mais tarde como
parte do seu planejamento de agenda ou compartilhe-o com a equipe para que
as pessoas possam solicitá-lo.

1. Na linha Abrir turnos na data para a qual você está criando o turno, clique

em , em seguida, selecione + Adicionar turno para começar do zero ou

selecione um turno existente da lista para basear o novo.
2. Preencha as informações do turno, incluindo o número de slots que você
deseja disponibilizar. Para encontrar o número de slots, deslize o ícone
Abrir turno para On.

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 3. Dê um nome ao turno para que seja fácil dizer isso além de outros turnos.
Por padrão, o nome do turno é a hora de início e término.
4. Adicione atividades como pausas ou almoço.
5. Escolha Salvar para salvar sem compartilhar ou Compartilhar se estiver
pronto para salvar e compartilhar o turno aberto com a equipe.

Observações: Se você quiser editar o turno depois de compartilhar com a

equipe, aqui estão algumas coisas para lembrar:

o Se você alterar o número de slots disponíveis, precisará escolher

Compartilhar. Você não pode salvar suas alterações e compartilhá-
la mais tarde.
o Se você alterar a hora de início ou término do turno, todas as
solicitações pendentes para esse turno serão recusadas
automaticamente quando você compartilhá-lo novamente com a
equipe.

3.4.7 Para compartilhar uma agenda com sua equipe

Ao fazer alterações na agenda, você poderá escolher quando compartilhar
essas alterações com a equipe.

É possível mudar os quadros de turno na agenda até que você tenha todos os
horários corretos.

Todas as alterações feitas serão notadas com um asterisco (*) — também há um

asterisco no botão Compartilhar com equipe, apenas para lembrar você de
compartilhar as atualizações com colegas.

• Clique em Compartilhar com a equipe.

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 • Certifique-se de que o período selecionado seja o que você deseja
compartilhar.
• Decida se deseja notificar toda a equipe ou somente as pessoas afetadas
pelas alterações.
• Clique em Compartilhar.

3.4.8 Como abrir um cronograma diferente

Veja como abrir uma agenda diferente se você estiver em mais de uma equipe:

1. No canto superior esquerdo do Turnos, selecione Menu.

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 2. Clique em Nova Agenda e escolha a equipe que você deseja começar
a trabalhar na outra agenda.

3.4.9 Como copiar um cronograma

1. Selecione Copiar Agenda no canto superior direito do aplicativo.

2. Escolha as datas de início e término do período que você deseja copiar.

3. Selecione Shift notes, Time off, Activities ou Open shifts se quiser incluí-
las.
4. Selecione Copiar e uma agenda duplicada aparecerá abaixo da agenda
copiada.

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3.4.10 Como gerenciar seus turnos
Acompanhe todos os próximos turnos em um cronograma de equipe.

• Clique em Mais opções e, em seguida, Turnos.

• Serão exibidos os turnos da semana atual.
• Escolha os botões Dia, Mês ou Semana acima da lista de datas para
restringir ou expandir o modo de exibição.

Observação: Se você for um gerente ou administrador, verá os turnos de

todos da semana atual.

3.4.11 Crie um cronograma

Em turnos, todas as equipes do Teams recebem um cronograma para
trabalhar e você pode criar uma agenda de todas as equipes das quais você é
proprietário.

Se essa for a primeira vez que você usa o Turnos e suas equipes ainda
não tiverem cronogramas, não se preocupe, vamos orientá-lo durante o
processo de criação e dar algumas dicas sobre como usar o aplicativo.

No aplicativo, você pode criar um cronograma para uma equipe do Teams

que ainda não possui um:

• Vá para o canto superior esquerdo do aplicativo e clique no menu .

• Selecione Criar equipe e escolha a equipe para a qual você deseja criar
um cronograma.
• Verifique se o fuso horário está correto para os turnos que você deseja
agendar e, em seguida, clique em Criar.

3.4.12 Como importar uma agenda para o aplicativo Turnos

Importe os dados de um agendamento existente para começar a gerenciar

tudo no Shifts.

39
 • Se você ainda não tiver feito isso, abra o Turnos e crie a agenda da equipe
desejada. É para isso que você estará importando seus dados. Se isso já
foi feito, abra essa agenda no Shifts para começar.

• No canto superior direito, selecione Mais opções > Agenda de

Importação.
• Baixe o arquivo de exemplo e leia as instruções contidas nele.
• Usando o exemplo como guia, coloque os dados do cronograma em um
arquivo do Excel. Isso é o que você carregará no Turnos.
• Depois de adicionar os dados e verificar se tudo está correto, selecione
Carregar arquivo.
• Ao concluir a importação, verifique se o cronograma está correto no Shifts.
Selecione Compartilhar com a equipe quando estiver pronto para que
todos possam vê-lo.

Observação: Se desejar, você pode até mesmo adicionar os dados ao arquivo

de exemplo. Apenas lembre-se de excluir as informações de exemplo antes de
carregar o arquivo.

3.4.13 Para visualizar o cronograma da equipe

Confira quem tem uma mudança de turno em um determinado dia.

• Vá para Mais opções no lado esquerdo do aplicativo e escolha Turnos.

• Você pode alterar as datas que está visualizando com os botões na parte
superior do quadro.

A partir daí, você pode selecionar um turno para ver os detalhes, trocá-lo ou
oferecer a outra pessoa.

40
3.4.14 Para abrir um cronograma diferente
Veja como abrir um agendamento diferente se você estiver em mais de
uma equipe.

1. Navegue até o Menu no lado esquerdo do aplicativo e escolha Turnos.

2. Encontre as agendas disponíveis na lista ou crie uma Nova Agenda para
a equipe que desejar. Basta clicar em Nova Agenda na barra inferior
esquerda

3.4.15 Para organizar turnos por grupo

Em um novo cronograma, comece com um grupo sem nome, dê um nome
a ele e adicione pessoas e mude para ele. Você pode adicionar grupos adicionais
conforme necessário e dar a eles todos os nomes. Os nomes de grupo ajudam
a organizar seus membros de equipe por função ou departamento na agenda.
Por exemplo, um hotel pode ter os seguintes grupos: "Recepção", "Serviço de
Quarto" e "Manobrista".

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 É melhor criar grupos antes de começar a adicionar pessoas à agenda.
As pessoas e seus turnos não podem ser movidos de um grupo para outro.

Para adicionar um grupo:

• Clique em Adicionar grupo e digite um nome para o grupo.

Para nomear ou renomear um grupo:

• Clique em Inserir nome do grupo ou no nome de um grupo existente e

digite um novo nome.

Depois de criar seus grupos, você estará pronto para adicionar pessoas a
eles.

3.4.16 Adicionando pessoas à agenda

Organize sua agenda por grupos para que você possa adicionar pessoas
ao grupo padrão.

• Localize o grupo ao que você deseja adicionar alguém e clique em

Adicionar pessoas ao grupo .

• Digite seu nome ou e-mail e selecione-os na lista.

• Selecione Adicionar.
• Continue adicionando pessoas, se necessário, e selecione Fechar
quando terminar.

Observações: Um cronograma pertence a uma equipe Teams, portanto, você só

pode adicionar membros dessa equipe à agenda. Se você não encontrar a
pessoa que deseja adicionar, use o link Gerenciar Equipe para torná-la membro
ou proprietário da equipe. (Os proprietários podem criar e atualizar
agendamentos.)

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As alterações feitas na equipe podem não estar disponíveis imediatamente no
aplicativo Turnos, portanto, se você não encontrar o novo membro da equipe que
deseja adicionar à agenda, aguarde um pouco e tente novamente.

Para saber mais

Confira o Treinamento em vídeo do Microsoft Teams, disponibilizado pela

Microsoft.

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 4. COLABORADORES

Conteúdo:
• Julia Tadei Oliveira
• Ana Carolina Fiocchi Perez
• Tuany Alves Nascimento
• Kauan Weslley Nicholas de Souza
• Lourenço Pablo Silva Ferreira

Diagramação:
• Ana Luiza Peixoto

Revisão:
• Ana Carolina Teixeira

Ficou com alguma dúvida sobre o tema? Não deixe de entrar em contato
com a Supervisão Geral de Teletrabalho pelo e-mail
teletrabalho@prefeitura.sp.gov.br

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