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Curso intensivo do

Microsoft 365 para empresas


Reúna os seus colaboradores e a informação disponível
com um conjunto de aplicações de produtividade potente
e seguro que o ajuda a gerir e expandir o seu negócio.
Curso intensivo do Microsoft 365 para empresas 2

Índice

3 4
Introdução Trabalhe de forma
mais produtiva

6 8
Trabalhe melhor Desenvolva o seu negócio
em conjunto

10 12
Proteja os seus dados Simples de gerir
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Introdução

O crescimento do negócio depende do a pensar na forma como as empresas trabalham


máximo desempenho dos seus colaboradores. hoje: com equipas remotas e locais, colaboração
Isto implica assegurar que têm as ferramentas simultânea em vários projetos e fusos horários,
certas para colaborar e ser produtivos a partir e pessoas que trabalham a partir de todo o tipo
de qualquer lugar. Mas também é necessário de dispositivos diferentes.
garantir que a produtividade não é estimulada
às custas da segurança da sua empresa e dos O Microsoft 365 permite lidar com todos estes
dados dos seus clientes. desafios, fornecendo uma solução integrada que
combina a produtividade das aplicações Office
O Microsoft 365 permite que atinja o com capacidades avançadas de segurança e de
equilíbrio certo, com produtividade a partir gestão de dispositivos.
de praticamente qualquer lugar e sempre em
segurança. O Microsoft 365 foi concebido Neste e-book, aprenderá como o Microsoft 365
pode ajudar a sua empresa a prosperar e a crescer.
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1.
Trabalhe de forma mais
produtiva
Obtenha ferramentas de IA e a capacidade de armazenar,
aceder e partilhar ficheiros a partir de qualquer lugar
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Cenário 1 Cenário 2

Utilize a IA para o ajudar a trabalhar Poupe tempo com um acesso


de forma ainda mais inteligente mais fácil aos ficheiros
O poder da cloud permite que explore serviços Os proprietários das pequenas empresas gastam
inteligentes do Microsoft 365 para produzir mais de 33 horas por mês a realizar tarefas
melhores resultados e poupar tempo, de modo administrativas, tempo que poderia ser melhor
a concentrar-se nas prioridades mais importantes empregue em atividades mais valiosas, como
do seu negócio. Um exemplo é o Estruturador vendas e desenvolvimento do negócio.¹ O
do PowerPoint, que utiliza inteligência artificial OneDrive para Empresas reduz o desperdício
(IA) para o ajudar a criar slides apelativos com de tempo, tornando o acesso aos ficheiros rápido
apenas um clique. Enquanto está a adicionar e fácil. Pode partilhar ficheiros e colaborar em
o conteúdo a um slide, o Estruturador funciona documentos com qualquer pessoa, dentro ou fora
em segundo plano através da cloud para alinhar da sua organização. Com 1 TB de armazenamento,
o seu conteúdo com esquemas habilmente também há muito espaço para os seus ficheiros
concebidos, para que qualquer pessoa na sua e pode procurar ficheiros e pastas em qualquer
empresa possa fazer apresentações de qualidade dispositivo, a partir de qualquer lugar. Procura
profissional. No Microsoft Excel, a IA alimenta a uma versão anterior de um ficheiro? Clique com
nova funcionalidade Ideias, que oferece sugestões o botão direito do rato no nome do ficheiro para
e insights adaptados ao seu trabalho, como obter um histórico de até 25 versões.
identificar automaticamente tendências, padrões
¹ "The top admin tasks holding back small
e valores atípicos num conjunto de dados.
businesses", CA Today, maio de 2016.

Como funciona
Evite problemas de controlo de versões 3. Em vez de um ficheiro estático
causados pela troca de ficheiros por e-mail. (e possivelmente desatualizado), é anexada
ao seu e-mail uma ligação do OneDrive
para a versão mais recente do ficheiro.
1. Guarde um ficheiro editado no OneDrive. Para maior segurança, clique nessa ligação
para Alterar permissões e permitir que
2. Abra um novo e-mail no Outlook e, apenas determinadas pessoas editem
em seguida, selecione Inserir e Anexar ou visualizem o ficheiro.
ficheiro. Em seguida, selecione o ficheiro
que pretende enviar de entre os ficheiros Como é anexada uma ligação do OneDrive,
os ficheiros são mantidos fora da sua caixa de
guardados recentemente no OneDrive. entrada e todos trabalham com a versão mais
recente.
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2.
Trabalhe melhor em conjunto
Converse por chat, participe em reuniões e colabore
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Cenário 1 Cenário 2

Mantenha a sua equipa em sintonia Utilize caixas de correio partilhadas


para satisfazer as necessidades dos
Com o Microsoft Teams, todos os membros clientes atuais e potenciais
de um projeto podem conversar por chat,
O Microsoft Outlook pode ajudá-lo a satisfazer
participar em reuniões e colaborar. O Teams
as necessidades dos clientes usando uma caixa
reúne as pessoas e informações num espaço
de correio e um alias partilhados, como
de trabalho partilhado com chat de grupo,
"help@contoso.com" ou "sales@contoso.com".
chamadas e reuniões online. Além disso, tem
Com o Outlook, é fácil um grupo de
acesso às aplicações incorporadas do Office,
trabalhadores monitorizar e enviar e-mails
para que possa rever e editar ficheiros do
a partir do alias partilhado. Quando alguém
Word, Excel e PowerPoint no Teams. Com as
no grupo responde a uma mensagem enviada
aplicações do Teams para dispositivos móveis,
para a caixa de correio partilhada, o e-mail
pode permanecer ligado à sua equipa a partir
apresentado é o do endereço partilhado, e não
de praticamente qualquer lugar. No Teams,
do utilizador em questão. Também pode ter
pode interagir com mais de 250 aplicações
um calendário partilhado associado à caixa
empresariais, incluindo Trello, Evernote,
de correio (por exemplo, um Suporte ou um
Adobe, GitHub e Zendesk.
Calendário de vendas dedicado).

Como funciona
Precisa de rever um documento, uma folha
de cálculo ou uma apresentação com um
colega ou cliente em tempo real?

1. No Teams, inicie um chat com um colega Graças ao Teams, podemos explorar


e, em seguida, uma chamada de voz. exatamente o que o seu nome
indica: trabalho em equipa. Em toda
2. Assim que a chamada começar, selecione a minha carreira, nunca vi pessoas
Partilhar Ecrã e, em seguida, escolha o adiantar trabalho em tantos projetos
documento que pretende rever em conjunto.
diferentes de forma tão rápida,
3. Agora, podem ambos ver o documento utilizando uma única ferramenta.
ao mesmo tempo.
Julia Hawkins,
4. Se pretender que mais pessoas participem
Presidente e Diretora de Receitas da Future
na sessão de revisão no Teams, selecione
Convidar mais pessoas. of StoryTelling
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3.
Desenvolva o seu negócio
Obtenha mais clientes, acompanhe e desenvolva relações,
e simplifique processos
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Cenário 1 Cenário 2

Mantenha a proximidade Simplifique o agendamento


com os clientes
As empresas que dependem da prestação de
Ainda gere os dados dos clientes numa serviços através de agendamento de compromissos
folha de cálculo? O Microsoft 365 pode (como consultórios médicos, empresas de
ajudá-lo a desenvolver as relações consultoria e escritórios de advogados) necessitam
com o Microsoft Bookings, um serviço de uma forma fiável de gerir o processo de reserva.
concebido especialmente para as pequenas O Microsoft Bookings fornece uma interface fácil
empresas. O Microsoft Bookings pode para os colaboradores e clientes. Além de agendar
ajudar a simplificar o agendamento e os compromissos automaticamente, o Bookings
compromissos, para que possa poupar tempo, oferece aos colaboradores a flexibilidade de
diminuir as faltas de comparecência e oferecer agendar, reagendar, cancelar ou modificar de outra
aos seus clientes mais comodidade e controlo. forma os compromissos com base em chamadas
telefónicas perdidas e e-mails de clientes. O
Bookings também ajuda os gestores a modificar
listas de equipas, especificar serviços e preços,
definir horários e integrar as listas de clientes
existentes.

Como funciona
Agende compromissos com os clientes com O Microsoft Bookings é uma aplicação online
o Bookings. Em seguida, pode publicar e móvel, e é excelente para pequenas empresas
a sua página do Bookings no seu Web site: que prestam serviços a clientes numa base
de agendamento de compromissos.

1. No painel de navegação do Bookings,


selecione a Página de reservas.

2. Verifique se as políticas de agendamento


estão corretas e selecione Guardar
e publicar.

3. Selecione Abrir a página publicada


para ver a sua página num browser.
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4.
Proteja os seus dados
Ajude a proteger contra ameaças externas e fugas de
informação com privacidade e conformidade incorporadas
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Cenário 1 Cenário 2

Controle o acesso a documentos Defenda-se do ransomware e malware


e informações com a proteção contra ameaças
A mobilidade é uma coisa boa, mas apenas Ameaças sofisticadas podem enganar até os
se mantiver os seus dados seguros. O colaboradores vigilantes. O Microsoft 365 foi
Microsoft 365 permite que defina políticas concebido com segurança de nível empresarial
para ajudar a controlar o acesso ao e-mail e atualizações automáticas para que nunca precise
e aos documentos da sua organização para de se preocupar com o fim do suporte. Cada
aplicações e dispositivos móveis suportados. utilizador recebe automaticamente as atualizações
Em caso de perda ou roubo de um dispositivo, de segurança mais recentes do Microsoft 365
poderá eliminar todos os dados da empresa e do Windows 10 para proteger os dados da sua
remotamente. empresa contra ameaças emergentes, desde
ao malware ao phishing, até ao ransomware.
Por exemplo, se os seus colaboradores tiverem
dispositivos Surface e subscrições do Microsoft 365,
poderão trabalhar e colaborar em movimento,
sem nenhum custo para a segurança.

Como funciona
Em caso de perda ou roubo do dispositivo
pessoal de um colaborador ou se este já
não trabalhar para si, os dados da empresa
poderão estar em risco. Eis como eliminar
Não seria possível protegermos os
os dados da empresa remotamente do
dispositivo pessoal de um colaborador.
nossos servidores da mesma forma
que a Microsoft. Assinamos Contratos
1. No Centro de Administração, clique no cartão de Confidencialidade extremamente
Dispositivos.
estritos com bancos e corporações que
2. Procure o utilizador pretendido para ver todos garantem a confidencialidade das suas
os seus dispositivos.
informações. Estar protegidos pelas
3. Selecione o dispositivo cujos dados deseja firewalls da Microsoft dá-nos uma
eliminar remotamente, clique em Remover
segurança muito mais forte.
dados da empresa e confirme.
Emma Bannister,
A próxima vez que o utilizador iniciar sessão numa
Diretora Executiva da
aplicação do Office nesse dispositivo, será notificado
Presentation Studio
de que os dados da sua empresa foram removidos.
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5.
Simples de gerir
É fácil configurar e gerir os utilizadores, dispositivos
e dados, o que lhe permite ganhar tempo
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Cenário 1 Cenário 2

Faça a gestão dos utilizadores Aceda a aplicações e dados


e dispositivos num só lugar com Início de Sessão Único
O Centro de Administração do Microsoft 365 O Microsoft 365 facilita a utilização de
é o seu centro de controlo para o Microsoft várias aplicações e dispositivos para os seus
365, oferecendo um único local para configurar colaboradores. Com o Início de Sessão Único,
políticas de segurança e gerir dispositivos os colaboradores só precisam de memorizar
e aplicações. O Assistente de Configuração um início de sessão em todas as aplicações,
condensa 45 definições de segurança de nível dispositivos Windows 10 e serviços, o que ajuda
empresarial em 15 menus pendentes e botões de a poupar tempo e dinheiro em suporte de TI
alternar fáceis de entender. Pode definir políticas sem comprometer a segurança. (Os estudos de
para dispositivos móveis e Windows 10, como investigação demonstram que um adulto médio
exigir um PIN ou uma impressão digital para gere mais de 25 contas online com combinações
aceder a ficheiros num dispositivo móvel. de nome/palavra-passe e algumas grandes
² "Best Practices: Selecting, Deploying, and organizações gastam mais de 1 milhão de
Managing Enterprise Password Managers", dólares anualmente só em suporte relacionado
Forrester, janeiro de 2018. com a palavra-passe.)²

Como funciona
Precisa de políticas diferentes para
colaboradores que têm funções diferentes
(por exemplo, marketing, finanças ou RH)?

1. No Centro de Administração, selecione


Adicionar política no cartão Políticas.

2. Indique a política e selecione o tipo de


política. Por exemplo, selecione Configuração
de Dispositivos com o Windows 10.

3. Pode selecionar opções diferentes para uma


equipa específica. Por exemplo, pode pretender
permitir a um grupo de colaboradores fazer
o download de aplicações da Loja Windows,
mas não a outro.
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Escolha o plano ideal


para o seu negócio
O Microsoft 365 é uma subscrição que inclui O Microsoft 365 ajuda-o a:
aplicações premium do Office, serviços de
gestão de TI potentes e segurança avançada • Criar o seu melhor trabalho com o Word,
que podem ajudá-lo a executar e expandir Excel, PowerPoint e Outlook.
o seu negócio. Ao escolher o plano e o preço
• Conversar por chat, participar em reuniões
certo do Microsoft 365 para a sua empresa,
e colaborar com o Microsoft Teams.
pode manter a flexibilidade e escalabilidade
conforme as necessidades mudem — por • Armazenar, aceder e partilhar os seus
exemplo, adicionando ou transferindo postos ficheiros em qualquer lugar com 1 TB
de trabalho para novos colaboradores. de armazenamento do OneDrive.

• Trabalhar a partir de qualquer local com


aplicações do Office em qualquer dispositivo.
Veja planos e preços
• Proteger a sua empresa com medidas de
segurança de nível empresarial e suporte 24/7.

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