UNIVERSIDADE KATYAVALA BWILA

FACULDADE DE ECONOMIA
DEPARTAMENTO DE ECONOMIA E GESTÃO

ESTRUTURA E BASE DE DADOS

IMPORTÂNCIA E FUNÇÃO DO ACCESS.

ELABORADO POR: ROSSANA PEDRO

 3º ANO
 PERÍODO: REGULAR
 ESPECIALIDADE: GESTÃO DE EMPRESAS

DOCENTE
__________________________
BENEDITO MORAIS

BENGUELA, JANEIRO DE 2024.

1
 ÍNDICE
INTRODUÇÃO.................................................................................................................3
OBJECTIVO.....................................................................................................................4
FUNDAMENTAÇÃO DO TEMA....................................................................................5
DEFINIÇÃO E CONCEITUALIZAÇÃO:................................................................5
MICROSOFT ACCESS....................................................................................................5
PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ACCESS.......................................................................6
1. Tabelas...................................................................................................................6
2. Relacionamentos....................................................................................................7
3. Consultas................................................................................................................7
4. Formulários............................................................................................................7
5. Relatórios...............................................................................................................7
6. Macros....................................................................................................................8
7. Módulos..................................................................................................................8
OUTRAS FUNÇÕES DO ACCESS.................................................................................9
 Persistência dos componentes.............................................................................9
 Redução de erros e inconsistências.....................................................................9
 Maior produtividade...........................................................................................9
 Controle e segurança...........................................................................................9
 Melhores tomadas de decisão.............................................................................9
IMPORTÂNCIA DO MICROSOFT ACCESS...............................................................10
IMPORTÂNCIA E FUNÇÃO DO MICROSOFT ACCESS EM ORGANIZAÇÕES
EMPRESARIAIS............................................................................................................10
Armazenamento Eficiente de Dados:.......................................................................11
Facilidade de Gerenciamento:..................................................................................11
Relacionamento entre Dados:..................................................................................11
Geração de Relatórios e Consultas:..........................................................................11
Automatização de Tarefas:.......................................................................................11
Segurança dos Dados:..............................................................................................11
Integração com Outras Aplicações Microsoft:.........................................................11
Desenvolvimento Rápido de Aplicações:................................................................12
CONCLUSÃO.................................................................................................................13
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................14

2
 INTRODUÇÃO

A gestão eficiente e organizada de dados é crucial para o sucesso de qualquer

empreendimento ou projecto. Nesse contexto, o Microsoft Access emerge como uma
ferramenta poderosa e versátil, desempenhando um papel fundamental na facilitação do
armazenamento, manipulação e análise de informações. Ao proporcionar uma interface
intuitiva e acessível, o Access torna-se uma ponte entre usuários e seus bancos de dados,
permitindo que até mesmo aqueles sem profundo conhecimento em programação
possam criar e gerenciar sistemas de informações robustos.

A capacidade do Access em oferecer soluções personalizadas, desde pequenos

bancos de dados para tarefas quotidianas até aplicações mais complexas para empresas,
ressalta sua versatilidade. Além disso, sua integração fluida com outros aplicativos do
Microsoft Office, como Excel e Word, amplia ainda mais suas funcionalidades,
proporcionando uma experiência completa de gerenciamento de dados.

O tema é crucial no contexto empresarial e organizacional, considerando o papel

fundamental desempenhado por esse sistema de gerenciamento de banco de dados. O
Access é essencial para a eficiente organização, armazenamento e análise de dados
empresariais, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.
Sua capacidade de estabelecer relações entre conjuntos de dados, automatizar tarefas,
gerar relatórios personalizados e garantir a segurança dos dados torna-o uma ferramenta
versátil e indispensável para optimizar processos operacionais. Além disso, o Access
facilita a integração com outras aplicações Microsoft, promovendo a colaboração entre
equipes e impulsionando a adaptação rápida às mudanças no ambiente de negócios. Em
resumo, compreender a importância e função do Microsoft Access é crucial para
empresas que buscam maximizar a eficiência, a precisão e a competitividade por meio
de uma gestão eficaz de dados.

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 OBJECTIVO

Os objectivos são metas ou propósitos específicos que um estudo visa alcançar,

no entanto, de acordo com Gil (2002):* Ele define objetivos como "metas
intermediárias que se deseja atingir no desenvolvimento do trabalho de pesquisa". Essas
metas intermediárias desmembram o objetivo geral em etapas mais específicas e
mensuráveis para guiar o processo de pesquisa.

GERAL:

 Analisar a importância e função do Access.

ESPECÍFICOS:
 Definir e fundamentar os conceitos que dão sustentabilidade ao tema;
 Descrever as principais funções e a importância do Access;
 Saber a importância e função do Access em organizações empresariais.

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 FUNDAMENTAÇÃO DO TEMA

DEFINIÇÃO E CONCEITUALIZAÇÃO:
O Access é uma ferramenta que faz parte do Microsoft Office Profissional,
ferramenta esta que é um gerenciador de banco de dados. Nesta ferramenta é possível
criar tabelas de dados, estabelecer a conexão entre tabelas, efectuar consultas, gerar
formulários e relatórios, entre outros.
Segundo (Rose, 2014) o Access é uma poderosa ferramenta para gerenciamento
de bancos de dados, permitindo aos usuários criar e gerenciar informações em uma
interface fácil de usar
Desde a criação de banco de dados até produção de relatórios personalizados e a
integração de outros softwares, o Access é uma ferramenta valiosa para empresas e
indivíduos que precisam gerenciar grandes quantidades de dados.
Ralston (2013) destaca que o Microsoft Access permite que usuários sem
conhecimento técnico em programação criem bancos de dados eficientes com
facilidade, através de uma interface gráfica intuitiva e recursos de arrastar e soltar.
Colligan (2013) afirma que o Microsoft Access oferece uma interface de usuário
intuitiva e uma ampla gama de recursos que podem ajudá-lo a criar, gerenciar e analisar
seus dados de maneira eficiente e eficaz.
De acordo com Griffith (2007), o Microsoft Access oferece uma variedade de
ferramentas de desenvolvimento, como o Visual Basic for Applications (VBA), que
permite que os usuários personalizem seus bancos de dados e automatizem processos
complexos.

MICROSOFT ACCESS

De forma sucinta, o Microsoft Access é um programa que auxilia na gestão

de bancos de dados e possibilita a análise de grandes quantidades de informações, além
de gerenciar dados relacionados de maneira mais eficaz do que o Excel ou outros
softwares da categoria.
É importante notar que ele não está presente em todas as versões do Microsoft
Office, portanto, ao planear a compra, deve-se verificar qual pacote o inclui, no caso de
ser um software necessário para suas tarefas.

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 Por meio desse programa, os usuários podem utilizar um conjunto de
ferramentas que tornam possível desenvolver, organizar e actualizar soluções de dados
de forma completa e personalizada. Essas acções ajudam desde programadores com
vasto conhecimento até usuários sem experiência na área.
O Access também auxilia no desenvolvimento de bancos de dados actualizados
que abrangem o ambiente web e garantam, ao mesmo tempo, a retrocompatibilidade e a
compatibilidade posterior com fontes de informações por meio do tradicional recurso
de banco de dados.
Isso é feito com ferramentas típicas da internet, como as páginas web dinâmicas
e a linguagem XML (eXtensible Markup Language).
Ferguson, S. (2016), Pense em um banco de dados como um conjunto de
arquivos relacionados. Cada arquivo contém informações sobre um assunto específico,
como produtos, clientes ou pedidos. Em vez de manter as informações separadas em
vários arquivos, você pode conectá-las em um único banco de dados e permitir que os
usuários visualizem, editem e trabalhem com os dados de várias maneiras. Além disso,
abordaremos as principais vantagens e desvantagens, e forneceremos dicas úteis
para ajudar você a aprimorar as suas habilidades no uso do Software.

PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ACCESS

O Access é composto por sete componentes principais: tabelas, relacionamentos,
consultas, formas, relatórios, macros e módulos.
Enumerando as principais funções do Access:

1. Tabelas
As tabelas são os contêineres para o armazenamento das informações inseridas
no banco de dados. Caso essa função não esteja configurada da maneira correcta, com
os relacionamentos certos, os bancos de dados podem ficar lentos, dar resultados
incorrectos ou reagirem de maneira inesperada.
Uma tabela que possui dados se parece um pouco com um quadro do Microsoft
Word ou uma planilha do Excel, quando estão abertas. Da mesma forma que os demais
aplicativos de planilhas, as tabelas do Access possuem linhas e colunas.
Cada uma das colunas terá um título na parte superior e cada uma das linhas
representará um registo diferente.

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2. Relacionamentos
De forma resumida, um relacionamento é um laço criado entre as tabelas.
Ele junta quadros que possuem elementos associados.
Para que isso seja feito, há um campo em cada tabela ligando a outra que
possua os mesmos valores.

3. Consultas
São formas de manipular os dados para exibi-los em um relatório ou
formulário. As consultas podem classificar, agrupar, filtrar, actualizar ou excluir
dados, unir tabelas, entre outras funções. As possibilidades são imensas. A
linguagem utilizada para a consulta no banco de dados do Microsoft Access é a
SQL (Structured Query Language).
Apesar da integração com o SQL, nos estágios iniciais de aprendizagem
do Access, não é necessário saber utilizar a linguagem, visto que o programa
escreve os comandos em SQL após o usuário dizer o que deseja fazer, por meio
do modo Design da tela de consultas.

4. Formulários
Os formulários são a principal interface por onde os usuários podem inserir
informações em um banco de dados, e os responsáveis por essa tarefa precisam,
regularmente, interagir com essa interface. Para facilitar a execução das tarefas, o
programador pode, inclusive, configurar os formulários para exibirem dados
específicos, como uma espécie de filtro.
Por meio do uso das consultas, propriedades, macros e VBA (Visual Basic for
Applications), a capacidade de incluir, editar e excluir informações também pode ser
configurada. Além disso, os formulários podem ser desenvolvidos de forma a lidarem
com informações específicas, de acordo com a necessidade de uso.

5. Relatórios
Os relatórios são o resultados da manipulação das informações inseridas nos
bancos de dados do Access. Ao contrário dos formulários, não podem ser editados e
destinam-se a ser usados para o envio de dados para outro dispositivo, como
impressoras e fax ou, ainda, para outros softwares, como o Microsoft Excel ou Word.

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6. Macros
Macros são um meio automático do Access executar uma série de ações para o
banco de dados. O Access fornece uma selecção de acções que são realizadas na ordem
que os usuários inserem.
Macros podem abrir formulários, fazer consultas, alterar dados de um campo ou
até mesmo executar outras macros. Existem muitas possibilidades.

7. Módulos
Usuários avançados do Microsoft Access tendem a utilizar a linguagem VBA em
vez das macros. Isso é possível graças aos módulos, que são a base da linguagem de
programação suportada pelo Access e outros aplicativos da suíte Office.
É na tela de módulos que o usuário pode gravar o Visual Basic for Applications.

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 OUTRAS FUNÇÕES DO ACCESS

 Persistência dos componentes

Todos os itens listados acima são persistentes; isso quer dizer que as alterações são
salvas ao mover elementos entre os componentes e não quando o banco de dados é
fechado, como ocorreria em um documento do Office Word, por exemplo.

 Redução de erros e inconsistências

Manter uma versão das informações com o nível de precisão disponível no
Access proporciona um banco de dados mais consistente e limpo do que pode ser visto
em tabelas do Excel, por exemplo.
Isso evita duplicidades, erros em números, nomes e e-mails dos clientes e
possibilita a obtenção de resultados mais precisos.

 Maior produtividade
Como meio de aumentar a produtividade, se um indivíduo faz uma alteração em
um único registo no banco de dados, é necessário que todos os outros usuários e fatores
relacionados com aquele registo consigam notar a mudança.
Ao utilizar Excel, por exemplo, seria necessário alterar todas as ocorrências de
um registo. Isso causaria uma grande queda na produtividade.

 Controle e segurança
Bancos de dados proporcionam um local específico para o armazenamento,
protecção e controle das informações. Com o Microsoft Access, é possível criptografar
os dados do arquivo com senha.
Além disso, com informações presentes em um único banco de dados, é possível
ter maior controle sobre o acesso à informação.

 Melhores tomadas de decisão

Possuir uma única e padronizada fonte de dados permite que o responsável
possua maior e melhor visão, facilitando o processo de tomada de decisões com base em
relatórios e análises de bancos de dados.

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 Também é importante notar que usuários familiarizados com planilhas de Excel
poderão encontrar recursos semelhantes no Microsoft Access, somados às poderosas
novas ferramentas para o gerenciamento de dados.

IMPORTÂNCIA DO MICROSOFT ACCESS

O Microsoft Access é uma importante ferramenta de gerenciamento de

informações que permite aos usuários criar bancos de dados para armazenar vários tipos
de informações para referência, relatório e análise. É um programa flexível que permite
o desempenho de tarefas simples do usuário final, bem como operações de missão
crítica.

Os usuários do Microsoft Access podem criar tabelas, consultas, formulários e

relatórios e conectá-los com macros. Os usuários avançados podem usar a linguagem de
programação e seu ambiente de desenvolvimento integrado associado para escrever
soluções ricas com controle de usuário e manipulação avançada de dados.

Seu conceito original permitia que os usuários finais acessassem dados de várias
fontes. Outros recursos incluem a importação e exportação de dados para vários
formatos e sua capacidade de vincular, visualizar, consultar, editar e relatar dados em
seu local existente. Outro benefício importante do Access é sua compatibilidade com a
linguagem de consulta estruturada, que permite aos usuários misturar e usar tanto VBA
quanto macros para formulários e lógica de programação. O Access também oferece
consultas e tabelas que podem ser referenciadas a partir de outros programas. O
Microsoft Access é membro do pacote de aplicativos do Microsoft Office incluído nas
edições profissionais e superiores. Também pode ser integrado a outras tecnologias,
como Microsoft Excel, Outlook, Word, PowerPoint e controles ActiveX.

IMPORTÂNCIA E FUNÇÃO DO MICROSOFT ACCESS EM

ORGANIZAÇÕES EMPRESARIAIS

Como já é sabido, o Microsoft Access é um sistema de gerenciamento de banco

de dados relacional que desempenha um papel crucial nas organizações empresariais,
proporcionando uma variedade de benefícios e funcionalidades. Aqui estão algumas das
razões pelas quais o Access é considerado importante e suas funções nas empresas:

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Armazenamento Eficiente de Dados:
O Access permite às organizações armazenar grandes volumes de dados de
maneira eficiente e organizada. Isso inclui informações sobre clientes, fornecedores,
inventários, transacções e muitos outros dados comerciais essenciais.

Facilidade de Gerenciamento:
A interface intuitiva do Access facilita a criação e gerenciamento de bancos de
dados, tornando-o acessível até mesmo para usuários sem conhecimento avançado em
programação ou administração de banco de dados.

Relacionamento entre Dados:

O Access é projectado para criar relações entre diferentes conjuntos de dados.
Isso é fundamental para empresas que precisam entender as interacções entre clientes,
produtos, funcionários e outros elementos fundamentais para suas operações.

Geração de Relatórios e Consultas:

Uma das funções mais poderosas do Access é a capacidade de criar relatórios e
consultas personalizados. Isso permite que as empresas analisem dados de maneira
eficaz, gerando insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

Automatização de Tarefas:
O Access permite a automatização de processos por meio do uso de macros e
scripts VBA (Visual Basic for Applications). Isso simplifica tarefas repetitivas e
aumenta a eficiência operacional.

Segurança dos Dados:

O Access oferece recursos avançados de segurança que permitem às
organizações controlar o acesso aos dados. Isso é crucial para proteger informações
sensíveis e garantir conformidade com regulamentações de privacidade.

Integração com Outras Aplicações Microsoft:

O Access pode ser facilmente integrado com outras aplicações Microsoft, como
Excel, Word e Outlook. Isso simplifica o compartilhamento de dados entre diferentes
plataformas e melhora a colaboração entre equipes.

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Desenvolvimento Rápido de Aplicações:
A capacidade de criar aplicativos personalizados rapidamente é uma
característica distintiva do Access. Isso é valioso para empresas que precisam de
soluções específicas e adaptáveis às suas necessidades em constante evolução.

Em resumo, o Microsoft Access desempenha um papel fundamental nas

organizações empresariais, proporcionando uma plataforma flexível e eficiente para o
gerenciamento de dados. Sua capacidade de armazenar, relacionar, analisar e apresentar
informações de forma acessível faz dele uma ferramenta valiosa para otimizar processos
e impulsionar o sucesso organizacional.

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 CONCLUSÃO

Em suma, o Microsoft Access nas organizações empresariais tem uma

importância indiscutível, pois desempenha um papel vital no gerenciamento eficiente e
estratégico de dados. Sua capacidade de armazenar informações de maneira organizada,
estabelecer relações significativas entre conjuntos de dados e facilitar a análise por meio
de relatórios personalizados fazem dele uma ferramenta indispensável para a tomada de
decisões informadas.

Além disso, a facilidade de uso, a capacidade de automação de tarefas, a

segurança robusta dos dados e a integração com outras aplicações Microsoft conferem
ao Access uma versatilidade única. A agilidade no desenvolvimento de aplicações
personalizadas destaca-se como um diferencial, permitindo que as organizações se
adaptem rapidamente às mudanças nas demandas do mercado.

Ao adoptar o Microsoft Access, as empresas não apenas garantem uma gestão

eficaz de informações cruciais, mas também promovem a eficiência operacional, a
colaboração entre equipes e a inovação contínua. Em um ambiente empresarial
dinâmico, o Access se destaca como uma ferramenta indispensável para impulsionar o
sucesso organizacional, proporcionando uma base sólida para o crescimento e a
adaptação às demandas em constante evolução do mundo dos negócios.

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 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Abreu, A., de Carvalho, V., & Azevedo, A. (2011). Microsoft Access 2010.

2. BarCharts, Inc. (2013). Microsoft Access 2013 Advanced Quick Reference

Guide. QuickStudy.

3. Barrows, S. (2016). Microsoft Access 2016 Step by Step. Microsoft Press.

4. Boyce, J. (2007). Microsoft Access 2007 Bible. John Wiley & Sons.

5. Caldeira, F. (2004). Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados

Microsoft ACCESS.

6. Carey, J. (2013). Microsoft Access 2013: Comprehensive. Cengage Learning.

7. Coelho, J. (2011). Introdução à base de dados utilizando Microsoft Access.

8. Cohen, D. (2010). Access 2010 Solutions, Tips, Tricks, and Secrets from
Microsoft Access MVPs. Apress.

9. Colligan, M. (2013). Microsoft Access 2013 Plain & Simple. Microsoft Press.

10. Couch, D. (2012). Microsoft Access 2010 VBA Macro Programming. McGraw-
Hill Osborne Media.

11. Ferenhof, H. A., & Fernandes, R. F. (2016). Desmistificando a revisão de

literatura como base para redação científica: método SSF. Revista ACB, 21(3),
550.

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