Manual de operação

Sistema OpenProject

1. Introdução
Openprojet é um aplicativo disponível na Web, opensource de distribuição gratuita, capaz
de auxiliar no gerenciamento de projetos através da subdivisão em tarefas permitindo
controle do produto final.

O Gestor do projeto é uma pessoa responsável pelo gerenciamento de cada uma das
etapas do projeto com permissão de acesso para criação de tarefas, fases e inclusão de
membros.

No OpenProject você pode criar projetos para colaborar com os membros da sua equipe,
rastrear problemas, documentar e compartilhar informações com as partes interessadas,
organizar coisas. Um projeto é uma forma de estruturar e organizar seu trabalho no
OpenProject.

Seus projetos podem estar disponíveis publicamente ou internamente.

1.1. Acessando o sistema

O sistema está disponível a partir do endereço ​https://projetos.fea.usp.br​, e o usuário
deverá clicar em fazer login no canto superior direito para se autenticar.

usar o seu número usp como usuário e a mesma senha do portal da FEA.

1.1.1. Procedimento para criar uma nova senha

Caso não se recorde da senha entrar em ​www.fea.usp.br

clicar em entrar no menu superior

clicar em “Recuperar a senha”

Digitar o seu endereço de email da USP nos campos, e em seguida clicar em “ENVIAR
NOVA SENHA”

Verificar o seu endereço de email e siga as instruções para criação da nova senha.
2. Visão Geral de Navegação

figura 1

1- Área para seleção do projeto

- Permite selecionar o projeto que o usuário deseja interagir.

2- Retorna a tela inicial

- Idem figura 1.

3- Pesquisar
- Pesquisa de termos em projetos, pacotes de trabalho, Notícias, documentos, etc

4- Permite selecionar, pacotes de trabalho, Notícias e Relatório de Custos

- Estes itens serão abordados mais à frente;

5- Permite selecionar “Minha Página” , “ Minha Conta” e “ Desconectar”

- Minha página: Permite definir qual o conteúdo estará disponível em sua página, esta
página pode ser otimizada para você.
- Para otimizar a página, clicar no símbolo + no canto superior direito, em
seguida selecionar a área que deseja ocupar, clicando novamente sobre o
símbolo mais na posição desejada, em seguida selecionar o tipo de conteúdo
(widget) que deseja inserir.
- Também é possível remover um widget clicando no canto superior direito do
widget no símbolo representado por 3 pontos “...”
- Outra alternativa é mover o Widget para outra posição bastando selecionar e
arrastar o canto superior esquerdo do Widget representado pelo símbolo de 6
pontos.

- Minha conta: Permite alterar as configurações de sua conta, tais como: Nome,
sobrenome, idioma, fuso horário, senha, tipo de email que deseja receber a respeito
dos projetos no qual está envolvido e sua imagem de perfil.
- Em email notifications, é possível selecionar a quantidade de email que
deseja receber a respeito dos projetos, as opções são: receber notificações:
Para qualquer evento em todos os meus projetos, somente para as coisas
 que eu acompanho ou participo, só para as coisas que estou designado,
somente para as coisas que eu sou dono e por fim não deseja ser notificado
de nada.
- Caso deseja ser notificado das alterações que eu faço marcar a caixa abaixo.

3. Criação de Projetos
- Na tela Principal no item 1 “selecionar um projeto”, é possível clicar em “+ Projeto”
permitindo criar um novo projeto.

- Esta opção irá direcioná-lo para uma página semelhante a figura 2.

Figura 2 - Criação de um Novo Projeto

- Está pagina permite definir:

- Nome do Projeto;
- Se este projeto é um subprojeto de outro descrito no OpenProject, permitindo
selecionar o projeto pai;
- Um campo de descrição do projeto;
- Um identificador do projeto, (nome com as seguintes características -
Tamanho entre 1 e 100 caracteres. Apenas letras minúsculas (a-z), números,
hífens e sublinhados são permitidos, deve-se começar com uma letra
minúscula. )
- Se o projeto deve ser público, isto é todos da Internet terão acesso ao projeto
e seus detalhes;
 - O status do projeto possuem as seguintes opções: Sob controle, Em risco
e/ou Fora de controle;
- Descrição do estado do projeto

4. Configuração de Projetos
Após criar o projeto podemos ver o nome do projeto exibido no canto superior
esquerdo, é possível a qualquer momento alterar o projeto clicando sobre
este nome no canto superior esquerdo, selecionando qual projeto desejo
alterar ou visualizar.

A página inicial dos projetos é a página de criação de pacotes de trabalho que

permite definir os marcos e diferentes fases e as tarefas individuais do nosso
projeto.

O pacote de trabalho nada mais é do que um módulo, existem vários módulos

no openproject e dependendo das características do projeto podemos
adicionar um ou mais módulos.

No capítulo seguinte iremos descrever sucintamente todos os módulos

disponíveis no openproject.

Os módulos disponíveis neste projeto podem ser visualizados clicando na

seta para a esquerda, no menu vertical esquerdo.

O sistema foi configurado para trabalhar de uma forma ágil, por padrão,
sendo habilitado apenas 2 módulos, Pacotes de trabalho e Linha do tempo,
mas nada impede que o usuário habilite novos módulos em seu projeto.
4.2. Configuração do projeto
Clicar sobre configuração de Projeto, e teremos a tela abaixo que permite
configurar, iremos tratar dos tópicos mais relevantes;

Figura 3 - Configuração do projeto

Os principais menus disponíveis são abaixo descritos:

4.2.1. Informações: Todas as informações sobre a descrição do

projeto;
4.2.2. Módulos: Permite selecionar os módulos que serão utilizados no
projeto. Por padrão já estão habilitados no sistema os módulos:
Controle de Pacote de trabalho e controle de tempo;

O item módulos será descrito no capítulo seguinte, através

deste menu é possível habilitar ou desabilitar novos módulos;
Após habilitar ou desabilitar módulos eles serão visualizados no
menu do projeto;
Para habilitar ou desabilitar módulos, entrar no projeto ->
Configurações do Projeto -> Módulos;
 4.2.3. Tipos de pacotes de Trabalho: Você pode vários tipos de
pacote de trabalho no sistema como exemplo citamos: Tarefas,
Erros, Idéias, Riscos, Recursos.
Em -> Administração -> Pacotes de trabalho -> Tipos, você
pode adicionar ou editar os tipos de pacote de trabalho.
Você verá uma lista de todos os tipos de pacotes de trabalho no
sistema, atualmente estão disponíveis os tipos task (tarefa),
milestone (marco) , Phase (fase), Feature (recurso), Epic
(épico), User Story (história de usuário), Bug (defeito).
4.2.4. Atividades de Controle de Tempo: O controle de tempo é
definido como um módulo que permite aos usuários registrar o
tempo em pacotes de trabalho. Uma vez que o módulo de
controle de tempo é ativado, o tempo pode ser registrado por
meio do menu de ação de um pacote de trabalho. Navegue até
-> Configurações do projeto -> Atividades (controle de tempo) .
Selecione as atividades que deseja ativar para controle de
tempo em seu projeto. Pressione o botão azul Salvar para
aplicar suas alterações.

4.3. Membros
Através do item de menu Membros é possível adicionar as pessoas que irão
participar do projeto e os papéis de cada um.
As funções de cada membro são abaixo descritos:
- leitor -> usado para clientes e fornecedores;
- Administrador de Projeto -> permite que os usuários façam alterações
no projeto tais como adicionar e excluir módulos, convidar usuários;
- Membros que irão realizar tarefas no projeto e concluir atividades;

4.4. Pacotes de Trabalho

O item pacote de trabalho permite criar o plano de trabalho do projeto atual;
O usuário pode clicar no link inferior para criar um novo pacote de serviço ou
clicar no botão verde acima conforme figura 4;
 Figura 4 - pacote de Trabalho

Ao clicar no botão inferior ele define todas as tarefas do tipo task que são o
tipo padrão de tarefas, mas podemos alterar o tipo entre as possibilidades
previamente definidas: ​task (tarefa), milestone (marco) , Phase (fase),
Feature (recurso), Epic (épico), User Story (história de usuário), Bug
(defeito).
- Task é o tipo padrão, Milestone, pode ser usado para um marco
importante do projeto, Fase são atividades relevantes como
uma mudança do tipo de atividade a ser executada, Feature são
recursos adicionais etc.
- Do lado direito de cada tarefa, ao passar o mouse no icone “… “
existe a possibilidade de definir uma atividade filha (subtarefa),
conforme figura 5;

Figura 5 - Pacotes de Trabalho - Criar atividade Filha

 - No menu superior ao clicar em tabela, conforme figura 6,
selecione Gantt

Figura 6 - Gráfico de Gantt

Nesta tela será possível alterar o Status da tarefa, Atribuir uma tarefa a uma
pessoa (antes é necessário definir os membros conforme descrito em 4.3), e
definir a prioridade clicando sobre a linha nos campos definidos.

Na engrenagem é possível definir outros campos a serem apresentados

nesta tela, os principais são data de Início e finalização da tarefa, ao inserir
estas datas para cada pacote de trabalho, uma representação gráfica é
apresentada no gráfico de Gantt.

Ao abrir a visão detalhada (símbolo ao lado de cada pacote de

trabalho ) teremos o conteúdo descrito na conforme figura 7, será possível
definir vários itens do pacote de trabalho.

No item de menu “Visão geral” os principais são:

Tempo gasto, e data de início e finalização;

Figura 7 - Visão Geral

 No item de menu “Relações”:
Será possível definir uma atividade Pai, uma atividade filho existente ou +
criar novo filho;

Figura 8 - Menu Relações

4.4.1. Clicar em Tabela, Gantt para verificar de forma gráfica todas as

informações a respeito do projeto;

Figura 8 - Gráfico de Gantt 2