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1.

DOTPROJECT

O dotProject um software livre de gerenciamento de projetos, que com um conjunto simples de funcionalidades e caractersticas, implementao corporativos. O acesso ao dotProject feito atravs de um navegador Web, e executado em servidor de rede, o que facilita sua utilizao que independe do sistema operacional ou instalao na mquina do usurio. Com suas funcionalidades, ele permite o acompanhamento de processos de maneira rpida e eficaz permitindo que diferentes usurios possam dar sua contribuio a diferentes projetos, anexando arquivos, dando sequncia as atividades, etc. 1.1. Acesso ao dotProject O dotProject est disponvel no site do IFPR, j na pgina inicial www.ifpr.edu.br na opo Projetos ou no link http://projetos.ifpr.edu.br/. 1.2. Tela Inicial o da tornam Gesto um de software Projetos indicado em para ambientes

Ao acessar o dotProject a primeira tela disponvel ser a Agenda do dia.

1.

Funo principal da tela permite a visualizao das

Atividades (em andamento, sendo em dia ou atrasadas), Projetos (em que o usurio tem atividades designadas) e Eventos (agendados ao dia).Esta tela permite ainda que o usurio visualize as atividades em datas anteriores ou posteriores a data atual, alm de outras maneiras que sero apresentadas na sequncia. 2. Barra de funes do usurio. Estas funes facilitam o Ajuda: funo padronizada pelo dotProject, gerenciamento da acesso do prprio usurio. encaminha para fruns de discusso com outros usurios, e desenvolvedores do sistema. Indicamos que qualquer tipo de dvida o usurio pode entrar em contato pelo email da Coordenao de Planejamento de Projetos gestaodeprojetos@ifpr.edu.br Em Meus dados o usurio pode visualizar seus dados cadastrados, seus projetos e informaes organizadas atravs do Grfico de Gantt, seus relatrios, permisses e perfis cadastrados,

alm da opo Alterar a senha que deve ser utilizada sempre quando for necessrio. A opo A fazer, assim como na tela inicial trs a visualizao das atividades em andamento designadas ao usurio. A aba My gantt, permite a visualizao do Grfico de Gantt de atividades do usurio, onde constam todas as atividades designadas ao usurio, organizadas atravs do tempo. 3. seguir. 1.3. Alterar senha Clicando na opo Hoje o sistema retornar tela Barra de mdulos do dotProject que sero explicados inicial do dotProject.

Aps o primeiro acesso indicado que o usurio altere a senha.

Para alter-la o usurio deve clicar na opo Meus dados. Na tela seguinte, clique na opo Alterar senha localizada no canto superior esquerdo. Abrir a tela Alterar senha de usurio, redefina a senha e envie.

2.

MDULOS

2.1. Projetos

Este mdulo tem a funo e visualizar todos os projetos que o usurio tem acesso. Os projetos podem ser filtrados por responsabilidade ou unidade e esto organizados atravs de abas baseadas no status do projeto, e podem ser ordenados e listados seguindo as opes de colunas disponveis. 2.1.1. Criar projeto No mdulo projetos clique na opo Novo projeto .

Na tela Novo projeto preencha os campos corretamente.

1. 2. 3. pertence; 4. 5. 6.

Nome do projeto (obrigatrio): Nome completo do Responsvel pelo projeto: Usurio designado

projeto. indicado que cada projeto tenha um nome nico; coordenao do projeto; Unidade (obrigatrio): unidade a qual o projeto Data Inicial: Data de incio do projeto; Data de encerramento prevista: Data de

encerramento prevista no projeto. Prioridade (obrigatrio): so trs tipos de prioridade low: baixa; normal: mdia; high: alta o usurio deve escolher a prioridade de acordo com o projeto, o padro normal, se o usurio escolher High ou Low aparecer na coluna P da visualizao do projeto setas especiais no projeto listado. 7. 8. Cdigo (obrigatrio): sigla do nome do projeto. Identificador de cor (obrigatrio); Alterar cor: a cor do

projeto deve estar ligada as linhas estratgicas pr-estabelecidas.

9.

Situao: indica a fase em que se encontra o projeto, Estratgicas (obrigatrio): linhas pr-

sendo definidas por: planejamento, execuo ou encerramento; 10. Linhas estabelecidas pelo IFPR, so elas: Ampliao das relaes de cooperao, insero Desenvolvimento da cincia e da tecnologia, com Excelncia da gesto institucional; Indissociabilidade do ensino, pesquisa e extenso; Otimizao da infraestrutura fsica e tecnolgica; Valorizao, capacitao e qualificao do servidor; Verticalizao do ensino com foco na inovao e na social e acessibilidade comunitria; foco no incentivo ao empreendedorismo;

sustentabilidade; 11. Importar atividades de: esta funo permite que o usurio importe de outros projetos suas respectivas atividades. Scale Imported Tasks (Marcar atividades importadas): Esta opo sinaliza as atividades importadas de outros projetos. 12. Selecionar contatos: Selecionar contatos que sero teis ao projeto. Selecionar departamento: Selecionar departamento em que seus colaboradores participaro do projeto. 13. URL: permite disponibilizar um endereo de IP ou site Web relacionado ao projeto. Local/URL: local de teste do projeto, se houver algum, podendo ser em domnio web ou mesmo um local fsico para referncia. 14. O que?: Por qu?: Como?:

Onde?: 15. Linha estratgica: 16. Meta estratgica: Depois de preenchidos os dados, clique em enviar. O sistema voltar tela Projetos onde j constar o projeto cadastrado. Para editar ou adicionar novos projetos basta seguir o mesmo processo. 2.1.2. Adicionar atividades ao projeto Para adicionar atividades ao projeto o usurio deve clicar no nome do projeto ao qual pretende vincular a atividade, como indicado abaixo:

Ento na tela Visualizar projeto, clique na opo Nova Atividade:

A tela Adicionar atividade dividida em dois quadros:

No primeiro quadro preencha: Nome da atividade: nome da atividade a ser realizada. Prioridade: baixa, normal e alta. Progresso: porcentagem de realizao da atividade. Marco: Selecione esta opo se a atividade ter como

funo definir a procedncia das atividades seguintes. No Grfico de Gantt do projeto esta atividade ser sinalizada de forma diferente das demais. Clique em salvar. No segundo quadro h cinco abas e todas devem ser preenchidas. Aba detalhes:

Responsvel pela atividade: usurio designado ao Acesso: esta opo define quais usurios podero

comando desta atividade. visualizar e editar esta atividade. H quatro tipos de acesso: Pblico disponvel a todos os usurios com acesso ao projeto; Participante disponvel a todos os usurios designados a atividade; Protegido disponvel a todos os usurios designados e aos usurios da mesma empresa; Privado disponvel apenas ao criador da atividade; web Endereo da Web: pode-se disponibilizar um link na atividade Departamentos: selecione o relacionado

departamento que ser o principal responsvel pela atividade. Atividade pai: se houver, selecione a atividade que Oramento previsto: informe o oramento previsto Descrio: faa uma breve descrio sobre esta Aba datas: necessariamente deve anteceder esta atividade. para atividade. atividade.

Nesta aba deve-se informar a durao da atividade.

Primeiro informe a data inicial, seguido das horas ou dias de durao e clique em Calcular: Data de Encerramento, o sistema ir calcular automaticamente a data e hora final da atividade.

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possvel informar a data manualmente, apenas preenchendo a os campos de hora e data. Aba dependncias:

O rastreamento de dependncia est como desligado Marque a opo fase quando houver tarefas filhas da

por padro, ative apenas se necessrio. atividade atual. A atividade pai definir sua data inicial e a data de concluso atravs das atividades filhas. Se selecionar no rastreie esta atividade remover todas as dependncias desta atividade mesmo que outras definies sejam feitas. Para tornar uma tarefa dependente selecione a tarefa na caixa Todas as tarefas e clicando nas setas abaixo das caixas mover as atividades para Dependncias de tarefa. Marcar a opo Determinar a data de incio baseado na dependncias far com que a data inicial da atividade seja recalculada seguindo a base das atividades anteriores a essa.

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Aba recursos humanos: Selecione os usurios que sero responsveis pela

execuo e acompanhamento desta atividade. Clique no nome do usurio, escolha a porcentagem relativa responsabilidade na atividade e clique em >. Para retirar um usurio da lista de designados basta selecionar o usurio e clicar em <. Aba outros recursos: Ainda no aplicado a esta verso do dotProject.

Para concluir basta clicar em salvar. O dotProject voltar para a tela visualizar projeto onde j constar a atividade criada. Para editar ou criar novas atividades basta seguir o mesmo processo. 2.2. Atividades

Este mdulo tem a funo de visualizar todas as atividades a quais o usurio tem acesso, podendo ser separadas por um submenu(1), por unidades(2), alm de vrios filtros(3) que facilitam a visualizao das atividades sendo que o filtro padro deste mdulo Minhas atividades Inacabadas , que viabiliza um maior controle sobre as atividades ainda no concludas. H tambm a possibilidade utilizar o campo de busca(4) para procurar com maior preciso a atividade desejada. Este mdulo traz tambm um importante modo de controle de atividades, destacando

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atravs de cores o andamento das atividades(5), na imagem acima temos o exemplo de duas atividades com atraso de concluso. 2.2.1. Novo registro de atividade Registros so atualizaes do andamento das atividades. Estes registros so a maneira que os usurios designados atividade iro monitorar e atualizar cada etapa da atividade. 2.2.2. Como fazer o novo registro? Escolha a atividade que ser feito o novo registro, na tela Visualizar Atividade clique na aba novo registro:

Para efetuar corretamente o registro preencha os campos: atividade; Notifica o criador: atravs de e-mail o criador da Descrio: faa uma breve descrio do registro que Enviar registro para: selecione os contatos que atividade recebe a notificao do novo registro; est sendo efetuado. recebero a notificao de novo registro de atividade. No necessrio o preenchimento dos outros campos. Clique em atualizar atividade, o sistema mudar para a aba Registros de atividades onde j constar o novo registro. Data: a data do dia do registro; Progresso: indique a porcentagem de concluso da

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2.3. Calendrio

mdulo

Calendrio exibe diversas

funes.

visualizao padro o calendrio mensal, mas pode ser alterado para semanal opo margem esquerda do calendrio; visualizao diria selecionando o dia desejado (encaminha a tela inicial do dotProject). Se selecionar alguma atividade o sistema encaminhar para a tela Visualizar atividade. H dois tipos de filtro no mdulo calendrio: Unidade, e filtro de evento.

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2.4. Arquivos

O mdulo arquivos permite a visualizao de todos os arquivos anexados a projetos do dotProject, separados por diversos tipos de documentos e podendo ser filtrados por unidades. 2.4.1. Anexar arquivo

Os arquivos podem ser anexados atravs do mdulo Arquivos, clicando na opo Novo arquivo no canto superior direito da tela. Aparecer a tela Adicionar arquivo. Preencha os seguintes campos:

vinculado;

Verso: indica qual a verso do documento; Categoria: escolha o tipo de documento a ser Projeto: escolha o projeto que o arquivo est

adicionado;

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anexado;

Atividade: escolha a atividade em que o arquivo ser Descrio: faa uma breve descrio do documento; Verso final: se escolhido este campo no sero mais Escolha quais usurios recebero a notificao do

permitidas novas verses deste documento; novo arquivo anexado. Escolha o arquivo a ser anexado, e clique em salvar . H tambm a possibilidade de anexar o documento diretamente atravs da atividade. Na tela Visualizar atividade selecione a aba Arquivos, e selecione a opo Anexar um arquivo:

Aparecer a tela Adicionar arquivo, preencha os campos citados acima e clique em salvar. O dotProject voltar para tela Visualizar atividade onde j constar o arquivo anexado. 2.5. Fruns

O mdulo fruns permite que o usurio crie fruns de discusso vinculados a projetos especficos. Estes tpicos podem

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conter dvidas, sugestes ou podem divulgar notificaes sobre o projeto. 2.5.1. Criar novo frum Para criar um novo frum, clique na opo novo frum:

Ento na tela Adicionar Frum preencha todos os campos e clique em enviar. Como cada frum relacionado a um projeto individual, indicado que o responsvel e o moderador sejam usurios relacionados ao projeto, de preferncia os Gestores do projeto.

2.5.2.

Adicionando tpicos

Selecione o frum em que ir fazer o novo tpico, ento na prxima tela clique em Iniciar novo tpico:

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Aparecer a caixa Enviar Mensagem preencha os campos Assunto e Mensagem e clique em enviar. O sistema redirecionar para a pgina de descrio do frum onde j constar o tpico criado.

Depois de criado o tpico o usurio tem a opo gerar um documento em PDF com o resumo do frum (1), de enviar resposta ou adicionar um novo tpico ao frum (2). Sempre que algum usurio postar alguma resposta ou tpico o responsvel pelo frum receber por e-mail a notificao da postagem. 2.6. ProjectDesigner

O mdulo ProjectDesigner trs uma visualizao geral dos projetos: todas suas informaes, todas suas atividades e o Grfico de Gantt completo. Para a visualizao basta selecionar o projeto desejado no filtro projeto.

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2.6.1.

Visualizao do Grfico de Gantt

O Grfico de Gantt do dotProject mostra todas suas atividades e marcos alinhados atravs do tempo, e mostra a porcentagem de execuo da atividade.

1. Marco 2. Atividade em andamento 3. Atividade completa 4. Atividade iniciar

Os marcos so sinalizados por um losango na cor Bord e o ttulo da atividade destacado em vermelho. As atividades so representadas por barras brancas com listras azuis e as barras ficam azuis-escuras medida que forem sendo completadas.

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2.6.2.

Visualizao das atividades

Assim

como

em

outros

mdulos

do

dotProject

ProjectDesigner permite uma viso completa das atividades de um projeto especfico. A principal funo desta visualizao o destaque das atividades atravs das seguintes cores:

Esse destaque facilita o controle e a cobrana da execuo das atividades.