NORMA TÉCNICA NT-CTINF-01/2019

CRIAÇÃO E USO DE GRUPOS DE E-MAIL

Status:​ Em vigor

A Coordenadoria de Tecnologia da Informação, responsável pela coordenação

executiva de Informática e comunicação de dados da Universidade, em
conformidade com as diretrizes gerais estabelecidas pelo Comitê Superior de
Tecnologia da Informação (CSTI), criou o Grupo de Estudos das normas para o
G-Suite, o qual define a seguinte ​NORMA TÉCNICA:

1. RESUMO

Este documento estabelece normas e procedimentos para a criação e uso de

grupos de e-mail para o domínio ​@unesp.br​.

2. PALAVRAS-CHAVE

Grupos, domínios, Internet, lista de e-mails, lista de distribuição.

3. DEFINIÇÕES

3.1. Ao longo deste documento as Diretorias Técnicas de Informática, Áreas

de Informática, ou Seção Técnica de Informática das unidades serão
referenciados simplesmente como DTIs.
3.2. As DTIs são responsáveis pelo atendimento ao usuário no nível 1.
3.3. A ESU Google é a equipe de suporte ao usuário de nível 2.
3.4. A Unesp possui um domínio principal para e-mails: o @unesp.br. Sendo
assim, doravante, os novos grupos serão criados apenas neste domínio.
3.5. Os grupos disponíveis são divididos em três tipos:
3.5.1. Lista de e-mail​: deverá ser utilizada para comunicação com
grupos, departamentos, seções e similares para envio de
informes ou contatos mais amplos. Além de seus participantes,
qualquer remetente pode postar para esta lista, ou poderá ficar
restrita apenas a remetentes do domínio ​"unesp.br"​.
3.5.2. Lista informativa​: destinada ao envio de informes para
públicos específicos, sendo permitido o envio de email apenas
por determinados participantes.
3.5.3. Lista de discussão​: apenas seus participantes possuem
permissão de postagem. Esta lista poderá ter participantes que
 atuem como moderadores, responsáveis pela aprovação das
mensagens, a critério do solicitante da lista. A postagem poderá
ser permitida também aos não-participantes, desde que sua
moderação esteja habilitada. A moderação é obrigatória
somente para não-participantes.
3.5.4. A função de moderador da Lista de discussão deve ser
desempenhada por ao menos um usuário do domínio
@unesp.br, não podendo ser conta compartilhada.

4. DEFINIÇÃO DE ESCOPO E PADRONIZAÇÃO DOS NOMES

4.1. O padrão de nome dos grupos é
<nome-do-grupo>.<sigla-da-unidade>@unesp.br.
4.2. O endereço das assessorias e pró-reitorias ligadas à Reitoria, deve ser
definido apenas com o nome do grupo seguido de @unesp.br.
4.3. Para grupos criados com membros de diferentes unidades dentro de
uma mesma cidade o padrão deverá ser
<nome-do-grupo>.<cidade>@unesp.br.
4.4. Para grupos cujo escopo seja global, ou envolva múltiplas unidades,
será dispensado o uso da identificação da unidade, deve ser definido
como <nome-do-grupo>@unesp.br.
4.5. Em caso de duplicidade em <nome-do-grupo>, deve ser mantido o
grupo pré-existente e acordado um outro nome ao novo grupo.

5. DA CRIAÇÃO E GESTÃO DOS GRUPOS

5.1. A criação e a gestão dos grupos deverão ser feitas de forma

padronizada, utilizando o Sistema de Gestão de Serviços de Rede (o
GSRedes).
5.2. A criação e a gestão dos grupos ficarão sob responsabilidade dos
profissionais das DTIs e deverá seguir o fluxo abaixo:
5.2.1. O usuário faz a solicitação à DTI.
5.2.2. A DTI trata a solicitação.
5.2.3. A DTI notifica o usuário de que o serviço está concluído.
5.2.4. O prazo máximo de atendimento de cada solicitação é de 1
(um) dia útil.
5.3. A criação e gestão do grupo definido no item 4.3 é de responsabilidade
da ESU do Google.
5.4. Para os grupos com escopo que envolvam múltiplas unidades, como
definido no item 4.4, a DTI de uma das unidades envolvidas deverá
solicitar a criação do grupo à ESU-Google, com a devida comprovação
da formação do grupo (portaria de criação, etc) para que fique
devidamente justificado e registrado.
5.5. A ESU-Google poderá prestar suporte aos profissionais das DTIs das
unidades em casos especiais, não contemplados no GSRedes,
seguindo o fluxo a seguir:
 5.5.1. DTI envia um e-mail com a solicitação à ESU-Google
(esu-google@unesp.br).
5.5.2. ESU-Google trata o pedido e avisa a DTI via sistema de
chamados.
5.5.3. Se for o caso, a DTI notifica o usuário de que o serviço está
concluído.
5.5.4. O prazo máximo de atendimento de cada solicitação definido
pela ESU-Google é de 1 (um) dia útil.
5.6. As DTIs são responsáveis pelo encerramento de listas nos seguintes
casos:
5.6.1. solicitação do usuário responsável pela criação do grupo;
5.6.2. inatividade do grupo por um período de 1 (um) ano.

6. Casos omissos devem ser encaminhados ao CSTI, pelo responsável pela

DTI, ou se for o caso, pelo Diretor da unidade.

7. ANEXOS​: Tabelas de Siglas e Modelos de Fluxo dos Processos em BPMN.

8. APROVAÇÃO

Esta norma técnica entrará em vigor a partir da data de sua publicação, sendo que o
período para adequação dos itens criados anteriormente e que estiverem em
desacordo com a mesma será de 90 (noventa) dias corridos.

Norma Técnica aprovada pelo CSTI em reunião de 12/12/2019.

 ANEXO I

TABELA DE PADRONIZAÇÃO PARA SIGLAS DE GRUPOS

Faculdade de Ciências e Letras - Assis assis

Administração Geral - Bauru bauru
Administração Geral - Botucatu btu
Centro de Aquicultura da Unesp caunesp
Centro de Documentação e Memória da UNESP cedem
Centro de Raízes e Amidos Tropicais cerat
Centro de Estudos de Venenos e Animais Peçonhentos cevap
Instituto de Biociências - Litoral Paulista clp
Colégio Técnico Agrícola cta
Faculdade de Ciências Agrárias e Tecnológicas dracena
Editora UNESP editora
Faculdade de Arquitetura, Artes e Comunicação faac
Faculdade de Ciências - Bauru fc
Faculdade de Ciências Agronômicas fca
Faculdade de Ciências Agrárias e Veterinárias fcav
Faculdade de Ciências Farmacêuticas fcf
Faculdade de Ciências e Letras - Araraquara fclar
Faculdade de Ciências e Tecnologia fct
Faculdade de Engenharia - Bauru feb
Faculdade de Engenharia - Guaratinguetá feg
Faculdade de Engenharia - Ilha Solteira feis
Faculdade de Medicina - Botucatu fmb
Faculdade de Medicina Veterinária - Araçatuba fmva
Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia fmvz
Faculdade de Odontologia Araçatuba foa
Faculdade de Odontologia Araraquara foar
Faculdade de Ciências Humanas e Sociais franca
Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu hcfmb
Instituto de Artes ia
Instituto de Biociências - Botucatu ibb
Instituto de Biociências, Letras e Ciências Exatas ibilce
Instituto de Biociências - Rio Claro ibrc
Instituto de Biotecnologia ibtec
Instituto de Ciência e Tecnologia - São José dos Campos ict
Instituto de Estudos Avançados do Mar ieamar
Instituto de Física Teórica ift
Instituto de Geociências e Ciências Exatas igce
Instituto Confúcio na Unesp institutoconfucio
Instituto de Pesquisa Em Bioenergia ipben
Instituto de Pesquisas Meteorológicas ipmet
Instituto de Políticas Públicas e Relações Internacionais ippri
Instituto de Química iq
Cursos de Engenharia Industrial Madeireira e Engenharia de Produção itapeva
Faculdade de Filosofia e Ciências marilia
Núcleo de Computação Científica ncc
Núcleo de Educação à Distância nead
Curso de Geografia ourinhos
Cursos de Engenharia Agronômica e Engenharia de Pesca registro
Cursos de Turismo e de Engenharia de Energia rosana
Instituto de Ciência e Tecnologia - Sorocaba sorocaba
Faculdade de Ciências e Engenharia tupa
TV Unesp tv
 Anexo 2

Modelo de Fluxo do Processo de Criação de Grupo de e-mail

Modelo de Fluxo de Processo para exclusão do grupo