INTRODUÇÃO

BITRIX24

O Bitrix24 é uma plataforma completa de colaboração social, comunicação e

ferramentas de gestão. São várias as funcionalidades dessa poderosa plataforma
empresarial.

Nesse Manual, veremos apenas algumas das principais funções que serão
utilizadas na Jani-King do Brasil.

1
 A PLATAFORMA
PRIMEIRO ACESSO

1.1 Iniciando
O usuário, ao ser adicionado na plataforma Bitrix24, pelo administrador,
receberá um email com o seguinte título e mensagem:

Título: Você foi adicionado ao site da intranet

Mensagem: “Junte-se a mim em nossa nova intranet. Este é um lugar onde todos
podem colaborar em projetos, coordenar tarefas e horários, e construir a nossa base
de conhecimento, mas é fácil de usar, também.

https://janikingdo.bitrix24.com.br/

Para acessar, use seu e-mail como login e esta senha: XXXXXX”

NOTA: caso o email não esteja na sua caixa de entrada, verifique a caixa de Spam ou
quarentena.

1.2 Tela de Login

Ao clicar no link fornecido, através do email, a seguinte imagem será

exibida:

Digite o seu email e senha fornecida pelo Bitrix24 e clique em fazer login.

NOTA: para agilizar futuros acessos, salve o link “https://janikingdo.bitrix24.com.br/”

em favoritos no seu navegador.
 EDITAR PERFIL

1.3 Como Editar o Perfil

Logo após o primeiro acesso, é importante que o usuário edite o seu perfil.
Para isso, siga os seguintes passos:

a) Clique no ícone, ao lado do relógio, conforme a imagem:

b) Ao clicar, a seguinte imagem será exibida: vá em “Editar Meu Perfil”.

c) Preencha os campos exibidos na tela: adicione foto, cidade, número do

Skype e etc.

NOTA: tenha em mente que a plataforma é um ambiente de trabalho, portanto

adicione uma foto compatível com esse tipo de ambiente.
 1.31 Como Alterar Email e/ou Senha
É possível, caso o usuário queira, modificar o email e/ou a senha de acesso à
plataforma:

a) Após clicar em “Editar meu Perfil”, conforme descrito no item 1.3, clique
em “Editar Meu BITRIX24 Passaport”.

b) Na tela, conforme figura abaixo, clique em “Editar perfil”.

c) Na tela, conforme figura abaixo, escolha “alterar email” ou “alterar senha”.

Preencha os campos, conforme solicitado, e clique em salvar.

TELA INICIAL (Front Page)

1.4 Principais Funções

A. Ao clicar sobre o ícone, o usuário terá acesso a todas as funções da plataforma.

Para retornar a tela anterior, clique no “X”.

B. Essa tela, na
plataforma, mostra todas as ações de todos usuários, literalmente o fluxo de
atividades, também, chamada de timeline. Semelhantemente ao facebook, ou
qualquer outra rede social, o usuário poderá “curtir” e/ou “comentar”.

C. Sempre que o usuário receber uma nova tarefa, uma numeração correspondente
ao número de tarefas ficará visível.

Ao clicar sobre o ícone “Tarefas”, o usuário terá acesso a todas as suas “Tarefas”.
Os maiores detalhes, sobre essa ferramenta, serão tratados no capítulo 2.

D. Sempre que o usuário receber um novo “Bate-papo e Chamada”, uma numeração

correspondente ao número de tarefas ficará visível.

Ao clicar sobre o ícone “Bate-papo e Chamada”, o usuário poderá ler e enviar

mensagens:

Na tela “Bate-papo e Chamada”, temos:

1. O usuário que lhe enviou a mensagem

2. Local para selecionar o usuário que você deseja enviar uma mensagem

3. O conteúdo da mensagem recebida

4. O usuário poderá selecionar o “status” como: online, ausente ou não pertube

5. Local para inserir o conteúdo da mensagem (anexar arquivos e etc) a ser enviada
para um determinado usuário.

E. Ao clicar sobre o ícone “Grupos de Trabalho”, o usuário poderá solicitar, ao

administrador, a participação de um determinado grupo específico.

F. Ao clicar sobre o ícone “Calendário”, o usuário terá acesso a sua agenda de

trabalho.

1. O usuário poderá alternar o modo de visualização para Mês, Semana e Dia.

2. Ao clicar em adicionar, o usuário poderá adicionar, em sua agenda, tarefas ou

eventos a serem cumpridos.

3. É possível sincronizar a agenda com dispositivos externos. Maiores detalhes sobre

o APP Bitrix24 será tratado no capítulo 4
4. Área de visualização das tarefas ou eventos inseridos na agenda.

G. Ao clicar sobre o ícone “Bitrix24 Drive”, o usuário terá acesso ao armazenamento

na nuvem. A quantidade de espaço para o armazenamento dependerá do tipo de
plano contratado pelo administrador. Maiores detalhes serão tratados no capítulo 3

H. Ao clicar sobre o ícone “Email”, o usuário terá acesso a sua caixa postal sem
precisar abandonar a plataforma.

I. Ao clicar sobre o ícone “CRM”, o usuário terá acesso: Gestão completa do ciclo de
vendas, Registros ilimitados, Permissões de acesso, Cotações e Cobranças, Catálogo
de produtos, E-mail marketing integrado, Central de Atendimento, Painéis/Relatórios,
Importação/Exportação, Integração com website da empresa, Automação de
processos e fluxos de trabalho.

NOTA: maiores detalhes serão tratados no capítulo 5

J. Ao clicar sobre o ícone “Empresa”, o usuário terá acesso a todos os funcionários

ligados à empresa.

1. A lista de todos os funcionários da empresa

2. A estrutura básica da empresa

3. Tela que registra o nome de todos os funcionários, incluindo email e departamento.

L. Ao clicar sobre o ícone “Horário e Relatórios”, o usuário terá acesso ao relatório de

ausência do funcionário

1. Filtrar o tipo de ausência do funcionário

2. Filtrar o nome do departamento

M. Ao clicar sobre o ícone “Aplicações”, o usuário terá acesso a alguns aplicativos
disponíveis pelo Bitrix24

N. Para que o usuário possa visualizar o ícone “Mensagem” é necessário clicar no

ícone “Fluxo de Atividades”, identificado, neste manual, como B.

1. Área de digitação da mensagem

2. Local para anexar à mensagem: arquivos, vídeos e etc.

3. Local em que é possível selecionar o destinatário

4. Botão de envio ou cancelamento da mensagem

NOTA: a mensagem enviada aparecerá, na tela de “Fluxo de Atividades”, tanto para o

emissor quanto para o receptor da mensagem.

O. Para que o usuário possa visualizar o ícone “Tarefa” é necessário clicar no ícone
“Fluxo de Atividades”, identificado, neste manual, como B.

1. Local para inserir o assunto

2. Local para inserir a mensagem de forma detalhada

3. Local para anexar arquivos e etc.

4. Local para inserir o destinatário, observadores e participantes da tarefa

5. Local para inserir o prazo, planejamento de tempo e opções sobre a tarefa

6. Local que oferece diversas opções de configurações da tarefa

7. Botão de envio ou cancelamento

NOTA 1: a tarefa enviada aparecerá, na tela de “Fluxo de Atividades”, tanto para o
emissor quanto para o receptor da mensagem.

NOTA 2: maiores detalhes sobre o envio e recebimento de tarefas serão tratados no

capítulo 2.

P. Para que o usuário possa visualizar o ícone “Eventos” é necessário clicar no ícone
“Fluxo de Atividades”, identificado, neste manual, como B.

1. Local para inserir o nome do evento

2. Local para anexar arquivos, vídeos e etc.

3. Local para definir o dia e a hora para o início e término do evento

4. Local para definir o fuso horário

5. Local para definir o lembrete

6. Local para inserir onde será realizado o evento

7. Local para selecionar as pessoas que irão participar do evento

8. Botão de envio ou cancelamento

NOTA 1: o evento criado será exibido: na tela de “Fluxo de Atividades”, tanto para o
emissor quanto para o receptor da mensagem; e, ainda, no canto superior, lado direito
da tela. Uma mensagem, para a caixa de email, também, será enviada.

Q. Para que o usuário possa visualizar o ícone “Votação” é necessário clicar no ícone
“Fluxo de Atividades”, identificado, neste manual, como B.
1. Local para inserir o texto inicial

2. Local para anexar arquivos, vídeos e etc.

3. Local para selecionar as pessoas que irão participar da votação

4. Local para inserir a pergunta

5. Local para inserir as respostas, caso necessário

6. Ao passar o mouse, sobre essa área, um “x” surgirá possibilitando, assim, o

cancelamento (perguntas e/ou respostas)

7. Ao selecionar essa opção, é possível fazer perguntas de múltiplas escolhas

8. Local em que é possível adicionar mais perguntas à votação

9. Botão de envio ou cancelamento

NOTA 1: a votação enviada aparecerá, na tela de “Fluxo de Atividades”, tanto para o

emissor quanto para o receptor da mensagem. Uma mensagem, para a caixa de
email, também, será enviada.

R. Para que o usuário possa visualizar o ícone “Mais” é necessário clicar no ícone
“Fluxo de Atividades”, identificado, neste manual, como B.

1. Ao selecionar “Arquivo”, a seguinte tela será exibida:

A. Local para selecionar arquivos oriundos do computador

B. Local para selecionar arquivos oriundos do Drive Bitrix24.

NOTA: maiores detalhes sobre o Drive Bitrix24 serão tratados no capítulo 3.

C. Local para selecionar arquivos oriundos de unidades externas

D. Local para selecionar software’s oriundos do computador, porém é necessário
instalar um aplicativo.

E. Ao selecionar “enviar”, surgirá a tela de mensagem, siga os procedimentos

descritos no item “N”.

2. Local de envio de documentos para apreciação

3. Local de envio de anúncios (o anúncio quando criado, será exibido no canto

superior, lado direito da tela.

4. Local de envio de processos, porém depende de aplicativos instalados no

computador

S. Para que o usuário possa visualizar o ícone “Todos Eventos” é necessário clicar no
ícone “Fluxo de Atividades”, identificado, neste manual, como B. Esse botão funciona
como uma espécie de filtro daquilo que o usuário optar em visualizar na tela “Fluxo de
Atividades” ou timeline.

1. Ao selecionar essa função, a tela exibirá todas as postagens recentes. Vide o item
B.

2. Ao selecionar essa função, a tela exibirá todas as ações relativas às tarefas.

3. Ao selecionar essa função, a tela exibirá todas as postagens que você selecionou
como favorito. Para selecionar postagens como favoritos, clique na estrela conforme
indicado na
imagem.

4. Ao selecionar essa função, a tela exibirá todas as tarefas criadas por você.

5. Ao selecionar essa função, a tela exibirá todos os anúncios criados por você. Para
criar anúncios, vide o item “R”, número 3.
6. Ao selecionar essa função, a tela exibirá todos os processos de negócios criados
por você. Sobre os processos, vide o item “R”, número 4.

7. Ao selecionar essa função, é possível localizar qualquer

postagem de qualquer usuário da plataforma.

A. Escolha para qual usuário a pesquisa deverá ser realizada

B. Caso marque esta caixa, todas as postagens do usuário feitas nos comentários,
também, serão exibidas

C. Se selecionar “para”, a pesquisa especificará as postagens do usuário autor para o

usuário receptor

D. Campo para definir a data para a pesquisa

E. Clique em selecionar (a pesquisa será realizada) ou em resetar (apagar todos os

campos preenchidos para a pesquisa)

NOTA: para realizar uma pesquisa geral basta preencher o campo “A”; caso queira ser
mais abrangente, marque o item “A” e “B”; e caso queira ser mais específico, marque
os itens “A”, “B”, “C” e “D”

8. Caso marque esta caixa, todas as mensagens que fazem menção ao usuário, de
alguma forma, serão movidas para o topo

9. Caso marque esta caixa, suas tarefas serão ocultadas na tela de “Fluxo de
Atividades”

T. Esta é a caixa de sinalização:

A. Tarefas em andamento (ao clicar sobre “em andamento”, as tarefas serão

exibidas)

B. Números de tarefas que estão em andamento

C. Números de observações em relação às tarefas

NOTA: maiores detalhes sobre o envio e recebimento de

tarefas serão tratados no capítulo 2.
U. Esta é a caixa de sinalização:

A. Tarefas auxiliada por mim (ao clicar sobre “Auxiliando”, as tarefas serão
exibidas)

B. Números de tarefas auxiliadas que estão em andamento

C. Números de tarefas auxiliadas que estão em andamento, mas ainda não foram
concluídas

NOTA: maiores detalhes, sobre o envio e recebimento de tarefas, serão tratados no

capítulo 2.

V. Esta é a caixa de sinalização:

A. Tarefas criadas por mim (ao clicar sobre “Criadas por mim”, as tarefas serão
exibidas)

B. Números de tarefas criadas por mim que estão em andamento

C. Números de tarefas criadas por mim que estão em andamento, mas ainda não
foram concluídas

NOTA: maiores detalhes, sobre o envio e recebimento de

tarefas, serão tratados no capítulo 2.

X. Esta é a caixa de sinalização:

A. Tarefas seguidas por mim (ao clicar sobre “Seguindo”, as tarefas serão
exibidas)

B. Números de tarefas seguidas por mim que estão em andamento

C. Números de tarefas seguidas por mim que estão em andamento, mas ainda não
foram concluídas

NOTA: maiores detalhes, sobre o envio e recebimento de tarefas, serão tratados no

capítulo 2.

Y. Este é o dispositivo de sinalização. O sino emitirá um som sempre que houver uma
notificação, exibindo, também, uma numeração correspondente ao número de
notificações.

NOTA: caso o usuário clique no sino, e visualize a notificação, o número

desaparecerá.

Z. Este é o local de envio/visualização rápido das mensagens de bate-papo. Será

exibido, uma numeração correspondente ao número de mensagens recebidas.

NOTA: caso o usuário clique no “24”, e visualize a mensagem, a numeração

desaparecerá.
 2
TAREFAS
CRIAR & ENVIAR TAREFAS

Essa é uma das ferramentas mais interessantes oferecida pela plataforma.

Com essa

ferramenta é possível criar, enviar e receber todo e qualquer tipo de tarefa.

2.1 Como criar e Enviar Tarefas

Como vimos no capítulo 1, existem vários botões, distribuídos pela

plataforma, que são capazes de criar tarefas. Dessa forma, ficará a critério do usuário
escolher a melhor maneira. Nesse capítulo, utilizarei a forma que parece ser a mais
simples e rápida para criar, enviar e receber as tarefas.

Na caixa “Minhas Tarefas”, clique no botão +, conforme indicado na tela.

A seguinte tela será exibida:

1. Insira o título da tarefa

2. Caso a tarefa possua alta prioridade, marque esta caixa

3. Descreva a tarefa com mais detalhes

4. Clique neste botão e utilize a formatação de texto

5. Caso necessário, anexe arquivos e/ou utilize outras ferramentas

6. Por configuração padrão, a plataforma pré-seleciona o “usuário logado” como o
responsável pela tarefa, mas não há nenhuma alteração caso seja removido o criador
da tarefa (clique no item A, para a remoção), como responsável, e adicione apenas,
como responsável (clique no item B, para adicionar o responsável), a pessoa à qual a
tarefa será delegada.

A. Remover o “usuário logado” como responsável

B. Adicionar a pessoa à qual a tarefa será delegada (pessoa responsável)

C. Esse
botão

funciona da seguinte forma: o “usuário logado” está delegando uma tarefa a si mesmo
(colocando-se como único responsável), e selecionando alguém como o criador dessa
tarefa. Isso pode ser útil quando o colaborador quer realizar algum tipo de serviço
(iniciativa própria), mas precisa do aval de outra pessoa ou responsável imediato

NOTA: na seguinte situação, exposta acima, é obrigatório que o usuário, que delegou
uma tarefa a si mesmo, inicie a sua execução. Detalhes sobre iniciar a execução da
tarefa, será visto no item 2.2, deste capítulo.

D. Ao utilizar essa opção, o criador da tarefa estará adicionando outros usuários para
observar a execução da tarefa
E. Ao utilizar essa opção, o criador da tarefa estará adicionando outros usuários para
participar da execução da tarefa

7. Insira o prazo para a realização da tarefa

A. Essa opção define o prazo da tarefa: data e hora.

B. Essa opção fornecerá o início e o término da tarefa (para o prazo, use a opção A)

C. Em “opções”, caso necessite, o criador da tarefa poderá definir alguns critérios:

a. Se marcada essa caixa, o criador da tarefa poderá a qualquer momento alterar o

prazo.

b. Se marcada essa caixa, o prazo para a entrega da tarefa não incluirá

os fins de semana (podendo também utilizar a opção “personalizar”).

c. Se marcada essa caixa, o criador da tarefa terá que efetuar a

aprovação após o executante da tarefa concluí-la.

d. Se marcada essa caixa, a tarefa será inclusa em favoritos do criador da tarefa.

e. Essa opção somente é válida para tarefas criadas para si mesmo (vide item 6, letra
C).
NOTA: todo executante da tarefa, poderá adicionar a
sua tarefa ao plano de dia de trabalho (maiores
detalhes sobre essa ação, será abordado no tópico 2.2 (recebimento de tarefa).
f. Se marcada essa caixa, a opção, “ Derivar datas de tarefas das datas de subtarefas”,
significa que: as datas de início e fim planejadas, para esta tarefa, serão calculadas com
base nas datas especificadas para a subtarefa. A data de início será definida, para a data
de início mais antiga, em todas as subtarefas; a data de término será definida para a última
data de término dessas subtarefas.

g. Se marcada essa caixa, a opção, “Auto completar tarefa quando todas as subtarefas
são concluídas (e vice-versa)” significa que: quando a tarefa conter subtarefas, e essas
forem concluídas, automaticamente a tarefa, também, será concluída.

8. O criador da tarefa, também, possui a opção do botão “Mais”. Por se tratar de opções de
nível avançado, não será delineado todas as funções disponíveis em “Mais”.

9. Por fim, o criador da tarefa terá 3 (três) opções:

 Adicionar Tarefa: significa enviar a tarefa para o executante.

 Adicionar Tarefa e Criar Outra: significa enviar a tarefa para o executante e

automaticamente abrir, novamente, a tela para criar uma nova tarefa.

 Cancelar: significa desistir de criar a tarefa.

RECEBIMENTO DE TAREFAS

2.2 Como executar as tarefas propostas na plataforma

O executante da tarefa precisa estar atento, a alguns detalhes importantes,

para que a tarefa seja completa de forma eficaz.

2.21 Recebimento da Tarefa

A plataforma fornece diversos avisos sobre o recebimento de tarefas.
Usaremos, como exemplo, uma tarefa (Leitura do Manual de Processos) enviada por
Marta Beatriz para mferreiramfa02.

A. Este é o sino, descrito no capítulo 1, deste manual, sinalizado com a letra Y.

Sempre que houver uma nova tarefa, o usuário será notificado, através de um alarme
sonoro e um aviso numérico. Lembrando que caso o usuário clique no sino, e visualize
a notificação, o número desaparecerá.

B. Na tela de “Fluxo de Atividades”, o usuário, também, receberá uma notificação

acerca de quem enviou-lhe a tarefa, o título da tarefa e arquivos anexado, caso haja.

C. Será exibido um número correspondente a tarefa recebida.

2.21 Como abrir a Tarefa

Existem várias maneiras disponíveis para o usuário abrir uma determinada
tarefa:

1. Clique no sino:

2. A seguinte tela será exibida:

A. O remetente da tarefa

B. O título da tarefa

Clique no título da tarefa (letras em azul), item “B”

3. A seguinte tela será exibida:

A. Título da tarefa

B. Tipo de Prioridade

C. Botão para adicionar a tarefa em favoritos (esse botão também está disponível na
tela de “Fluxo de Atividades”)

D. Botão para curtir a tarefa (esse botão também está disponível na tela de “Fluxo de
Atividades”)

E. O executante da tarefa poderá adicionar um roteiro de trabalho a ser seguido. Ao

clicar em “add”, a seguinte tela será exibida:

a. Em
“coisas para
fazer”, o executante poderá escrever um roteiro para a execução da tarefa (um
checklist).

b. Após escrever esse roteiro, o executante confirma ou cancela, a ação, usando os

respectivos botões.

F. O executante da tarefa poderá adicionar quantos passos forem necessários,

utilizando o botão “separator”.

G. O nome do arquivo anexo.

NOTA: não clique nas letras em azul.

H. Ao clicar no botão “Mais”, o executante terá várias opções para ter acesso ao
conteúdo do anexo:
a. Ao clicar em “Visualizar”, a seguinte tela será exibida:

Selecione “Na nuvem”, para visualizar o documento.

NOTA: não utilize a opção “Visualizar” para Planilhas de Custo, ou quaisquer outros
tipos de planilhas que contenham links internos, pois, devido a esses links na planilha,
ocorrerão erros na visualização.

b. Ao clicar em “Editar”, a seguinte tela será exibida:

Selecione “Na nuvem”, para editar o documento.

NOTA: não utilize a opção “Editar” para Planilhas de Custo, ou quaisquer outros tipos
de planilhas que contenham links internos, pois, devido a esses links na planilha,
ocorrerão erros na visualização.

c. Ao clicar em “Salvar para Bitrix24 Drive”, a seguinte tela

será exibida:

NOTA 1: o usuário poderá selecionar “ir para o arquivo” ou acessar diretamente,

através do menu, lado esquerdo da tela, item G do capítulo 1, o Bitrix24 Drive.

NOTA 2: maiores detalhes sobre armazenamento, no sistema Bitrix24 Drive, será

tratado no capítulo 3.

d. Ao clicar em “Baixar para máquina local”, o arquivo será

salvo em seu computador.

e. Ao clicar em “Parâmetros de manuseio do documento”, a

seguinte tela será exibida:
NOTA 1: o usuário poderá escolher “Localmente” ou na “Nuvem”. Sugerimos que seja
escolhida a opção “Na nuvem” para que documentos - exceto Planilhas de Custo, ou
qualquer outro tipo de planilha que contenha links internos - sejam visualizados ou
editados na nuvem, utilizando o
Google Docs.

NOTA 2: maiores detalhes, sobre o Google Docs, serão tratados no capítulo 3.

I. O usuário poderá
ler/adicionar
comentários, visualizar o
histórico e tempo
decorrido da tarefa.

J. Ao clicar em “More”, a seguinte tela será exibida:

a. Caso o executante queira copiar a tarefa na íntegra, incluindo o anexo, para

repassá-la a algum outro usuário.

b. Caso o executante queira criar uma subtarefa e repassá-la a algum outro usuário.
NOTA: o novo usuário que está recebendo uma subtarefa, terá acesso, na íntegra,
incluindo o anexo, a tarefa original.

Por exemplo: a tarefa inicial (Leitura do Manual de Processos) foi enviada por Marta
Beatriz para mferreiramfa02. Porém, mferreiramfa02 criou uma subtarefa para Marcelo
Ferreira.

Marcelo Ferreira ao receber a subtarefa (Favor verificar

isso) será notificado da mesma forma que foi mferreiramfa02.
Ao clicar no sino, será visualizada a subtarefa. Clique no
título da subtarefa, letras em azul.

Clique novamente no título da subtarefa, letras em azul.

A tela será exibida. Ao clicar no título da tarefa original
(Leitura do Manual de Processos), Marcelo Ferreira,
que recebeu uma subtarefa, terá acesso, na íntegra, a todo
conteúdo da tarefa inicialmente endereçada à mferreiramfa02.

A tarefa original na íntegra. Ao passar o mouse por cima dos “bonecos”, conforme é
sinalizado na imagem, é possível visualizar que a tarefa possui múltiplos responsáveis.

c. Em “Adicionar ao plano de dia de trabalho”, o executante da tarefa poderá organizar

melhor a sua própria rotina. Ao fazer isso, será exibido, ao lado do relógio, uma
numeração correspondente as tarefas adicionadas ao plano de trabalho.

Ao clicar no ícone,
ao lado do relógio, a
seguinte tela será
exibida:

d. Essa opção poderá ser usada, no momento em que o criador da tarefa especificou
erradamente o responsável pela execução. Dessa forma, é possível que o responsável
executante delegue a tarefa para a pessoa correta.
e. Essa opção, quando selecionada, faz com que a tarefa seja adiada.

L. O responsável em executar a tarefa

deverá, sempre que receber uma
determinada tarefa, clicar em “iniciar a
execução”.

NOTA: caso o responsável clique erradamente no botão “Concluir”, é possível clicar

em “More” e, em seguida, no botão “Resume”.

2.22 Como Concluir a Tarefa & Aprovar a Tarefa Concluída

Toda tarefa precisará ser concluída pelo responsável pela execução e, em
seguida, aprovada pelo criador da tarefa. Para concluir uma determinada tarefa, clique
em “Concluir”.

NOTA: caso o responsável clique erradamente no botão “concluir”, é possível, reverter

a operação, clicando em “More” e, em seguida, no botão “Resume”.

Quando o
responsável pela
execução da
tarefa, terminar a
tarefa e clicar no
botão “Concluir”,
as seguintes telas
serão exibidas:

Na tela onde está a tarefa:

Na tela de Fluxo de
Atividades:
NOTA: a tarefa foi concluída pelo responsável pela execução, mas ainda “requer
atenção do criador”, que significa aprovar a tarefa.

Na tela de “plano de dia de trabalho”, item c, da letra J, que fica ao lado do relógio:
observe o traço sobre a tarefa, indicando que a mesma fora concluída.

Após a conclusão da tarefa, por parte do responsável

em executá-la, resta aguardar a verificação
(aprovação), por parte de quem criou a tarefa.

NOTA 1: Caso, a tarefa não tenha sido feita a contento, o criador da tarefa não irá
aceitar a conclusão (aprovar). Dessa forma, a tarefa retornará para o responsável pela
execução.

NOTA 2: Caso, a tarefa tenha sido feita a contento, o criador da tarefa irá finalizar a
conclusão (aprovar). Dessa forma, as seguintes telas serão exibidas:

Na tela de notificações (acesso através do sino)

Na tela de “Fluxo de Atividades”

NOTA: quando a tarefa for aprovada pelo criador da

tarefa, o status da tarefa será exibido como “Tarefa
fechada”.

MONITORAR AS TAREFAS CRIADAS E RECEBIDAS

2.3 Como Monitorar o Andamento das Tarefas
No decorrer do fluxo de trabalho diário, será absolutamente normal o usuário
possuir várias tarefas em sua plataforma: tarefas recebidas e tarefas criadas. É de
suma importância que o usuário, quando responsável pela criação da tarefa, esteja
ciente do andamento das soluções que estão sendo dadas à tarefa proposta. Não
basta apenas delegar, tem que, também, monitorar. De igual forma, é necessário que
o usuário, quando responsável pela execução da tarefa, saiba exatamente como
monitorar as suas ações nas soluções propostas às tarefas.

2.3.1 Monitorando as Tarefas: criadas e recebidas

A caixa “MY TASKS” (Minhas Tarefas) oferece um extrato completo, para

todo usuário da plataforma, das tarefas: criadas, auxiliadas, seguidas e recebidas.

Nesta caixa, o número, na cor preta, representa o total de

tarefas que o usuário possui e, que ainda, não foram finalizadas.
Nesta caixa, o número na cor vermelha, representa a quantidade de observações
(alertas) que o usuário possui para as tarefas.

A. Tarefas em andamento

B. Tarefas que estão sendo auxiliadas pelo usuário

C. Tarefas criadas pelo usuário

D. Tarefas seguidas pelo usuário

Em “Minhas Tarefas”, quando o usuário clica “Em Andamento”, a seguinte

imagem é exibida:

a.
Esse botão equivale à “Em andamento”, na caixa “Minhas Tarefas”
b. Esse botão equivale à “Auxiliando”, na caixa “Minhas Tarefas”

c. Esse botão equivale à “Criadas por mim”, na caixa “Minhas Tarefas”

d. Esse botão equivale à “Seguindo”, na caixa “Minhas Tarefas”

e. Ao clicar nesse botão, o usuário terá acesso ao histórico de todas as tarefas,

incluindo as que foram concluídas

f. Ao clicar nesse botão, o usuário terá acesso ao relatório completo

g. Nesse
campo, temos acesso a descrição das observações (alertas) referente ao número
vermelho na caixa “Minhas tarefas” (vide item 2.3.1, neste capítulo).

h. Ao clicar nesse botão, o usuário terá acesso a uma série de ferramentas, que já
foram descritas neste manual:
i. O usuário, ao passar o mouse por cima do ícone, poderá visualizar o status da tarefa
ou, ainda, iniciar a execução de uma tarefa (esta é uma alternativa para a operação
descrita no tópico 2.21, item 3, letra L.

j. O usuário, ao passar o mouse por cima do ícone, poderá visualizar o grau de

prioridade da tarefa (a bolinha vermelha indica alta prioridade). O grau de prioridade é
definido ao criar a tarefa (vide o tópico 2.21, item 3, letra B).

l. Nessa área, o usuário poderá visualizar o nome da tarefa, prazo de entrega, nome
do usuário que criou a tarefa e outros itens (clicando na catraca, canto direito da tela, é
possível configurar os itens a serem exibidos).

m. O usuário, ao passar o mouse na área abaixo da catraca, poderá visualizar uma

bandeirinha. Ao clicar na bandeirinha é possível finalizar a tarefa (esta é uma
alternativa para a operação descrita no item 2.22)
 3
DRIVE BITRIX24 & GOOGLE DOCS
DRIVE BITRIX24

3.1 Como Armazenar na Nuvem

O sistema de armazenamento na nuvem é um dos meios mais seguros que

possuímos atualmente. A plataforma Bitrix24 oferece um sistema de armazenamento
que dependerá do plano adquirido.
Ao clicar em “Bitrix24 Drive”, a seguinte tela será exibida:

A.

Clique para acessar o drive de armazenamento

B. A unidade de armazenamento do usuário (apenas o usuário logado conseguirá

visualizar).

C. Unidade de armazenamento da empresa (arquivos ficarão disponíveis para todos

os usuários)

D. Aplicativo para o desktop disponível para download

E. Botão para realizar o upload de arquivos oriundos do computador

F. Botão para criar um novo documento. Ao clicar em “Novo Documento”, a seguinte

tela será visualizada:

NOTA: maiores detalhes sobre o Google Docs, será

tratado, neste capítulo, no tópico específico.
G. Botão para criar pastas para armazenar os arquivos

H. Botão para alterar o modo de visualização das pastas

I. Espaço onde ficam disponíveis as pastas. Ao clicar sobre a área, à qual estão as
pastas, é possível visualizar algumas opções, no canto direito superior da tela: editar,
copiar e excluir.

J. Ao clicar neste botão, será possível visualizar algumas ferramentas

a. Ao clicar neste botão, será possível visualizar o conteúdo da pasta.

Outra forma de visualizar o conteúdo da pasta, é dar dois cliques com o mouse sobre
a pasta.

b. Ao clicar neste botão, será possível compartilhar a pasta, juntamente com todo
conteúdo, com vários usuários da plataforma. É possível, também, compartilhar
apenas um arquivo com os usuários.

c. Ao clicar neste botão, será possível copiar uma pasta ou apenas um arquivo e colá-
lo em outro local.

d. Ao clicar neste botão, será possível mover uma pasta ou arquivo de um local para
outro.

e. Ao clicar neste botão, será possível renomear a pasta ou arquivo.

f. Ao clicar neste botão, será possível excluir o arquivo para a lixeira.

L. Antes de utilizar este botão, será necessário selecionar uma pasta (clicando sobre o
retângulo do lado esquerdo das pastas ou clicando sobre a área em que estão as
pastas). Ao clicar neste botão, será possível renomear as pastas ou arquivos e,
também excluí-los para a lixeira.

M. Quando a pasta ou arquivo forem selecionados, é possível mover ou copiar

(alternativa ao item c e d da letra J).

N. Quando o item “M” for realizado, o usuário poderá selecionar a pasta de destino
para mover ou copiar a pasta ou arquivo.

O. Após ter realizado os passos descritos em “M” e “N”, clique em aplicar.

P. Alternativa para o procedimento descrito na letra “E”.

Q. Ao clicar nesse botão, o usuário terá acesso ao conteúdo da lixeira. Apague o

conteúdo da lixeira sempre que necessário.
GOOGLE DOCS
3.2 Como Utilizar o Google Docs

O Google Docs é uma suíte de aplicativos online, bastante semelhante ao

Microsoft Office e ao OpenOffice.org/BrOffice.org. O serviço da Google possui editor
de textos, editor de planilhas eletrônicas e editor de apresentação de slides. Dessa
forma é possível fazer tudo isso, sem precisar sair da plataforma Bitrix24.
Ao entrar no Bitrix24 Drive (vide o tópico 3.1) é possível visualizar, editar ou
criar os arquivos (vide o tópico 3.1).

Para visualizar ou editar um documento:

Ao clicar sobre o título do arquivo (letras na cor azul), a seguinte tela será visualizada:

Escolha a opção “Na nuvem” e clique em “Salvar”, a seguinte tela será exibida:

Clique em “Editar em Google Docs”. Abrirá uma nova janela no seu navegador, insira
a senha do google Docs (caso seja necessário). Retorne a janela anterior (local onde
está aberta a plataforma Bitrix24) e clique em salvar.
NOTA 1: é necessário que o usuário possua uma conta no Google. O Escritório
Regional utilizará a conta: documentosjk@janikingbrasil.com.br

NOTA 2: não utilize a opção “Visualizar” ou “Editar” para Planilhas de Custo, ou

quaisquer outros tipos de planilhas que contenham links internos, pois, devido a esses
links na planilha, ocorrerão erros na visualização.

Para criar um documento:

Clique em
“Novo
Documento”, a seguinte será exibida:

Selecione o tipo de documento a ser criado. Abrirá uma nova janela no seu navegador.
Após criar o documento, retorne na janela anterior (local onde está aberta a plataforma
Bitrix24) e selecione “Salvar como”.

Nomeie o arquivo e clique em “Salvar”.

4
 APLICATIVO BITRIX24
COMO UTILIZAR O APP BITRIX24

4.1 Iniciando

Bitrix24 é uma intranet social, um espaço de trabalho unificado para sua

empresa. O serviço melhora o intercâmbio de informações internas e comunicações,
disponibilizando um conjunto completo de ferramentas de negócios em uma única
interface intuitiva.
A versão para smartphone suporta o fluxo de atividades, comentários sobre
postagens, preferências, notificações, mensagens instantâneas e notificações
enviadas, bem como o diretório da empresa e grupos de trabalho.

É possível baixar o aplicativo na APP Store (Iphone ou Ipad) ou na Google

Play (dispositivos que utilizam o android).

4.2 Instalação

Após realizar o download, abra o aplicativo e clique em permitir notificações

Insira o seu email e senha (o mesmo utilizado na plataforma) e clique em “Login”

Marque a caixa, sinalizado na imagem

 Permita o acesso ao microfone, clicando em “OK”

4.2 Navegando no Aplicativo

Para ter acesso ao menu principal, clique no botão, conforme indicado na

imagem, ou coloque o dedo no canto esquerdo da tela e arraste-o para direita.

Menu Principal
NOTA: o aplicativo, naturalmente, possui algumas limitações, quando comparado com
a plataforma, mas suas funções são extremamente necessárias, intuitivas e práticas.
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CRM
CRIAR, ENVIAR E RECEBER TAREFAS